Última actualización: 1 jul 2026, 11:56 a.m.
Obtén información sobre cómo agregar, editar y eliminar empleados en Toast Web. La edición de salarios, permisos, códigos de acceso al POS y seguridad de contraseñas de los empleados también se cubre en este artículo.
| Pronto se actualizarán algunos de los procesos, páginas e información aquí relacionados con los perfiles y permisos de los empleados. Si tu experiencia no coincide con la información de este artículo, visita Actualizaciones de permisos de empleado y trabajo en Toast Web. |
Se aplica a: Toast Web
Si usas Nómina Toast, agrega y edita empleados en Nómina Toast para que las plantillas horarias, las propinas y los pagos se sincronicen correctamente. Consulta Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web.
Permisos necesarios:
Lo que lograrás: Agrega un nuevo empleado a Toast Web con el tipo de cuenta adecuado, edita un perfil o permisos de empleado existentes, o archiva a un empleado que ya no trabaja para ti.
Nota: Los perfiles de Toast Web tienen dos objetivos. Un código de acceso al POS (código de acceso) permite a un empleado registrar la entrada y usar los dispositivos Toast. Una cuenta de Toast Web le permite a un empleado iniciar sesión en toasttab.com para ver informes, cambiar menús u otras funciones de backend. La mayoría del personal por hora solo necesita un código de acceso al POS: otorga una cuenta de Toast Web solo a propietarios, gerentes, administradores, contadores o cualquier persona que necesite acceso al backend. Para obtener más información sobre la diferencia entre un perfil y una cuenta, consulta Iniciar sesión en Toast: Crea una cuenta.
Usa esta tabla para saltar a los escenarios más comunes que ocurren:
| Síntoma u objetivo | Causa más común | Solución rápida |
|---|---|---|
| Agregar un empleado sin solicitar una dirección de correo electrónico | Configura Invitar a crear cuenta en No para que solo usen el POS | |
| Debes darle a un empleado todos los permisos o reflejar a otro empleado | Toast no clona automáticamente el acceso; asigna las mismas tareas en las mismas ubicaciones | Consulta Actualizar permisos de empleado en Toast Web y obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast |
| Error de permisos: Dice que no tengo permisos aunque seas el propietario | Ya debes Omitir todos los permisos que intentas asignar, más 8.2 Permisos de usuario | Consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast |
| No se puede archivar un empleado. Error de usuario principal | El usuario principal de tu restaurante no se puede archivar | El propietario o el administrador del restaurante debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente para cambiar primero el usuario principal |
| El nuevo empleado no puede iniciar sesión en Toast Web después de la invitación | La invitación venció (siete días), se envió un correo electrónico incorrecto o cayó en spam | Consulta Reenviar una invitación por correo electrónico y conceder o eliminar acceso a Toast Web para empleados existentes |
| El nuevo empleado no puede registrar su entrada en el POS | Falta el código de acceso al POS, el perfil del empleado vencido o invitado, o el perfil duplicado | Consulta Resolver problemas de reloj de tiempo y acceso al POS |
| Heredar vs. anular, ¿cuál debería usar? | Los permisos heredados provienen de la tarea; la anulación establece un permiso a nivel de empleado individual | Consulta la entrada de preguntas frecuentes ¿Cuál es la diferencia entre heredar y anular permisos? |
| El cliente de Nómina Toast debe eliminar a un empleado | Despedir al empleado en Nómina Toast; el perfil de Toast Web se archiva automáticamente en dos horas | Ver Despedir o archivar a un empleado en Toast Web o Nómina Toast |
Hay dos formas de agregar un empleado a Toast Web:
Para agregar un nuevo empleado en Toast Web:
Resultado previsto: El nuevo empleado aparece en la página Empleados con el estado Activo (no se necesita cuenta) o Invitado (esperando a que el empleado acepte la invitación). Si asignaste un código de acceso al POS, el empleado puede registrar su entrada en el POS una vez que se ejecute la próxima sincronización de datos.
Todos los empleados activos se enumeran en la pestaña Activo de la página Empleados, con una de estas etiquetas en la columna Estado:
Los empleados inactivos se enumeran en la pestaña Archivados de la página Empleados. Consulta Archivar (eliminar) un empleado en Toast Web para obtener más detalles.
Cuando creas un perfil de empleado con Invitar a crear configurado en Sí, el estado del empleado se muestra como Invitado y Toast le envía un correo electrónico para establecer una contraseña. Si el correo electrónico se pierde o se extravía:
Resultado previsto: Se envía un nuevo correo electrónico de invitación. El temporizador de vencimiento se restablece a siete días.
Si el correo electrónico aún no llega:
Para obtener más información sobre la solución de problemas de invitaciones, incluidos los rechazos de correo electrónico de la serie 550 y el mensaje de error No válido o en uso documentado en Otorgar o eliminar acceso a Toast Web para empleados existentes, consulta Otorgar o eliminar acceso a Toast Web para empleados existentes.
Nota: Si usas Toast Web y Nómina Toast, el nuevo diseño de Toast Web es similar al de Nómina Toast. Para confirmar en qué sistema estás, verifica la URL: Toast Web está en toasttab.com y Nómina Toast está en payroll.toasttab.com.
Para abrir el perfil de un empleado en Toast Web:
La página del perfil tiene estas pestañas:
Importante: Si este empleado también tiene un perfil en Nómina Toast, verás una notificación amarilla en la pestaña Tareas y permisos. Realiza cambios de trabajo y pago en Nómina Toast para evitar problemas de sincronización y guardado. La edición de los permisos de Toast Web y POS de Toast todavía se realiza en esta página. Selecciona Ir a Nómina Toast para navegar a la pantalla de inicio de sesión de Nómina Toast. Si estás seguro de que deseas editar la tarea y pagar directamente en Toast Web, selecciona la casilla de verificación para anular la advertencia. Consulta Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web para ver las reglas de sincronización completas.
Para actualizar el nombre, nombre elegido, dirección de correo electrónico, número de teléfono o código de acceso al POS (código de acceso) de un empleado:
Resultado previsto: La información actualizada aparece en la pestaña Resumen. Los cambios en el código de acceso al POS se aplican en el POS después de la próxima sincronización de datos.
Nota: Si el empleado ya activó su cuenta de Toast Web, (no un gerente) debe actualizar su propia dirección de correo electrónico o contraseña desde la página Mi Cuenta. Consulta Iniciar sesión en Toast: Actualiza tu cuenta para ver esos pasos.
Los permisos suelen estar vinculados a los trabajos a los que se asigna a un empleado. Por ejemplo, una tarea de bartender tiene un conjunto de permisos predeterminados que un empleado hereda cuando se le asigna esa tarea. En la mayoría de los casos, edita los permisos de la tarea en lugar de los individuales. Consulta la sección Actualizar los permisos de una tarea de Crear y editar tareas (roles) para el POS de Toast.
Es una buena idea revisar y actualizar periódicamente los permisos de los empleados para que ninguna tarea o empleado tenga más acceso del que necesita.
Para actualizar los permisos de un empleado individual:
Resultado previsto: Los permisos efectivos del empleado reflejan la anulación. El empleado debe cerrar sesión y volver a iniciar sesión para que el cambio se aplique en el POS.
Nota: Si ves el error de Toast Lo sentimos, no puedes editar permisos que no tienes (documentados en Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast), un error prohibido o falta el botón Anular, no Omites todos los permisos que estás intentando asignar. Pídele a un administrador o propietario que posea los permisos faltantes que realice el cambio, o pídele que otorgue primero los permisos faltantes a tu perfil. Para la solución completa de problemas, incluido el escenario “Soy el propietario, pero-dice-que-no-tengo permisos”, que refleja el acceso de otro empleado, y el mensaje Alguien necesita desbloquear esto, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast.
Para actualizar la tarea o el rol de un empleado en Toast Web:
Resultado previsto: Los trabajos seleccionados aparecen en el perfil del empleado. El empleado hereda los permisos para cualquier tarea recién asignada.
Nota: Si la tarea que necesitas todavía no existe, créala primero. Consulta Crear y editar tareas (roles) para el POS de Toast.
Los salarios suelen estar vinculados al trabajo al que se asigna a un empleado, en lugar de al individuo. Por ejemplo, un trabajo de bartender tiene un salario predeterminado que el empleado hereda cuando se le asigna ese trabajo. En la mayoría de los casos, edita el salario predeterminado a nivel de puesto en lugar de anular un salario individual. Consulta la sección Actualizar salarios de un puesto de Crear y editar trabajos (roles) para POS de Toast.
Para anular o actualizar el salario de un empleado individual para una tarea específica:
Resultado previsto: La anulación del salario aparece en la pestaña Tareas y permisos del empleado. Los cálculos de pago utilizan la anulación a partir de la fecha de entrada en vigencia.
Nota: Programar una fecha futura de entrada en vigencia solo está disponible para restaurantes con Nómina Toast. Sin Nómina Toast, los cambios salariales tanto para las personas como para los trabajos no se pueden programar y se aplican inmediatamente después de guardar.
Al archivar a un empleado, este se elimina de la lista de empleados activos y queda desactivado. Ya no pueden iniciar sesión en Toast Web ni usar dispositivos Toast, pero siguen apareciendo en los informes laborales para los informes históricos. El permiso 4.9 Información del empleado es necesario para archivar o restaurar a un empleado.
Importante: Si usas Nómina Toast, despide al empleado en Nómina Toast. Esto archiva el perfil de Toast Web asignado automáticamente en dos horas. La única razón típica para archivar solo en Toast Web (cuando tienes Nómina Toast) es si un empleado tiene perfiles duplicados de Toast Web. Consulta Dar de baja o archivar un empleado en Toast Web o Nómina Toast.
¿Necesitas "desinvitar" a un empleado de Toast Web? Si creaste una cuenta de empleado con acceso de backend, pero quieres evitar que acceda a Toast Web, archiva su cuenta y luego recrea el perfil sin una dirección de correo electrónico. Si usas Nómina Toast, revisa la asignación del empleado después de desarchivarlo. Consulta Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados. Como alternativa, para restringir el acceso al backend sin archivarlo, cambia la dirección de correo electrónico asociada a un marcador de posición. Esto elimina la capacidad del empleado para iniciar sesión en Toast Web y, al mismo tiempo, preserva su perfil de empleado y su acceso al POS.
Para archivar un perfil de empleado en Toast Web:
Resultado previsto: El empleado se elimina de la pestaña Activo y aparece en la pestaña Archivado. Ya no puede iniciar sesión en Toast Web ni usar el código de acceso al POS.
Importante: Si recibes un mensaje de error al intentar archivar a un empleado, puede deberse a que estás intentando archivar al usuario principal de tu restaurante. El usuario principal no se puede archivar. Para solicitar un cambio en tu usuario principal, el propietario o administrador del restaurante debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente.
Los empleados archivados con horas trabajadas siguen apareciendo en los informes si están dentro del rango de fechas seleccionado, pero no están disponibles en las opciones de filtro de empleados. Si deseas usar el filtro de empleados para buscar a una persona por su nombre, puedes desarchivar temporalmente a ese empleado y ver el informe.
Si vas a Informes > Mano de obra > Gestión de entradas de tiempo y filtras el informe según las fechas deseadas, verás entradas de tiempo para todos los empleados, incluidos los archivados.
Los empleados archivados también siguen apareciendo en el informe de plantillas horarias, que se pueden editar. El informe de gestión de propinas también muestra la información archivada de los empleados y aún la envía a Nómina Toast. Nota: Si un empleado archivado en Nómina Toast también ha sido dado de baja (lo cual es típico), la sincronización de propinas da como resultado un error.
Los empleados archivados se pueden reactivar para restablecer su acceso al POS y a Toast Web.
Resultado previsto: El empleado regresa a la pestaña Activo con sus permisos anteriores y su código de acceso al POS. Si usas Nómina Toast, verifica la asignación después de la restauración. Consulta Nómina Toast: Gestionar asignación de empleados.
Para generar una lista de empleados activos como un archivo .csv, selecciona Exportar todos los empleados desde la página principal Empleados. El archivo incluye nombres de empleados, información de contacto, tareas asignadas, códigos de acceso al POS y más.
Resultado previsto: Un archivo .csv se descarga automáticamente.
Para agregar un empleado sin requerir una dirección de correo electrónico, configura el botón Invitar a crear como No cuando crees el perfil. El personal por hora que solo registra la entrada y usa el POS no necesita un correo electrónico ni una cuenta de Toast Web. Consulta Agregar un nuevo empleado en Toast Web para conocer todos los pasos.
Los permisos heredados provienen de la tarea asignada al empleado: aparecen como casillas de verificación grises y se aplican automáticamente. Los permisos anulados se establecen manualmente a nivel de empleado individual: aparecen como casillas de verificación azules y difieren de los predeterminados de la tarea. Usa Anular cuando un empleado necesite acceso más allá de sus tareas predeterminadas o cuando necesites restringir un permiso específico para una persona. Para obtener orientación completa, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast.
Toast no admite clonar o duplicar automáticamente un perfil de empleado. Para que coincida con el acceso de otro empleado, asigna las mismas tareas en las mismas ubicaciones. Usar permisos basados en el puesto (en lugar de anulaciones individuales) hace que esto sea coherente y más fácil de mantener. Para otorgar cada permiso a una persona, debes Omitir cada permiso tú mismo más 8.2 Permisos de usuario. Para obtener orientación paso a paso, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para el POS de Toast.
Cuando veas el error de Toast Lo sentimos. No puedes editar permisos que no tienes, un error prohibido o un botón de activación de anulación faltante. La cuenta iniciada no Omite todos los permisos del empleado que se está editando, incluso si eres el propietario. Ya debes tener todos los permisos que tiene el otro empleado, más 8.2 Permisos de usuario. Para ver los pasos completos de solución de problemas, incluido el escenario en el que tienes permisos en varias ubicaciones y necesitas permisos a nivel de grupo, consulta Obtener ayuda con los permisos de usuario para POS de Toast.
Si aparece un error al archivar a un empleado, la causa más común es que sea el usuario principal de tu restaurante. El usuario principal no se puede archivar. Para solicitar un cambio en tu usuario principal, el propietario o administrador del restaurante debe ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente. Si usas Nómina Toast, una solicitud de archivar un perfil de propietario también requiere asistencia del servicio de atención al cliente porque la reactivación implica cambios a nivel de cuenta.
Comienza con estas cuentas:
Si usas Nómina Toast, agrega nuevos empleados en Nómina Toast. Una vez que contratas a alguien en Nómina Toast, Toast crea automáticamente un perfil asignado de Toast Web y mantiene los dos perfiles sincronizados (entradas de tiempo, propinas, trabajos, pago, estado). Para eliminar a un empleado, déjalo en Nómina Toast. El perfil de Toast Web asignado se archiva automáticamente en dos horas. Consulta Dar de baja o archivar a un empleado en Toast Web o Nómina Toast y Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web.
En Nómina Toast, el identificador de empleado (número de empleado) es un identificador único que se genera automáticamente cuando contratas a alguien y se sincroniza con Toast Web como identificador de empleado. Si cambias el número de empleado en Nómina Toast después de la contratación, el código de acceso al POS en Toast Web no se actualiza automáticamente. Para configurar o cambiar un ID de empleado de Toast Web para un empleado existente, edita su pestaña Perfil en Toast Web. Para obtener detalles completos sobre Nómina Toast, consulta Nómina Toast: Centro de Gestión de Empleados.
Si ya cumpliste con los pasos anteriores y el problema persiste, recopila esta información antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente. Los siguientes escenarios suelen requerir intervención a nivel de cuenta que no puede resolverse mediante autoservicio:
Ten listo lo siguiente: