Última actualización: 27 oct 2026, 3:53 p.m.
Aprenda a agregar, editar y eliminar empleados en Toast Web. La edición de salarios de empleados, permisos, códigos de acceso a POS y seguridad de contraseñas también se cubren en este artículo.
| Algunos de los procesos, páginas e información aquí relacionados con los perfiles y permisos de los empleados se actualizarán pronto. Si su experiencia no coincide con la información de este artículo, visite Actualizaciones de permisos de empleados y puestos en Toast Web. |
Se aplica a: Toast Web
Si usa Toast Payroll, agregue y edite empleados en Toast Payroll en su lugar para que las hojas de asistencia, las propinas y los pagos se sincronicen correctamente. Consulte Toast Payroll: Sincronizar información con Toast Web.
Permisos necesarios:
Lo que logrará: Agregue un nuevo empleado a Toast Web con el tipo de cuenta correcto, edite el perfil o los permisos de un empleado existente, o archive a un empleado que ya no trabaja para usted.
Nota: Los perfiles de Toast Web tienen dos propósitos. Un código de acceso al POS (contraseña) permite que un empleado registre su entrada y use los dispositivos Toast. Una cuenta de Toast Web permite que un empleado inicie sesión en toasttab.com para ver informes, cambiar menús o realizar otras funciones administrativas. La mayoría del personal por hora solo necesita un código de acceso al POS; otorgue una cuenta de Toast Web solo a propietarios, gerentes, administradores, contadores o cualquier persona que necesite acceso al back-end. Para obtener más información sobre la diferencia entre un perfil y una cuenta, consulte Iniciar sesión en Toast: Crear una cuenta.
Utilice esta tabla para saltar a los escenarios más comunes que ocurren:
| Síntoma u objetivo | Causa más común | Solución rápida |
|---|---|---|
| Agregar un empleado sin requerir una dirección de correo electrónico | Establezca Invitar a crear cuenta en No para que solo usen el POS | |
| Necesita otorgar a un empleado todos los permisos o duplicar a otro empleado | Toast no clona el acceso automáticamente; asigne el mismo puesto o puestos en las mismas ubicaciones | Consulte Actualizar permisos de empleado en Toast Web y Obtener ayuda con los permisos de usuario para Toast POS |
| Error de permisos: Dice que no tengo permisos aunque usted sea el propietario | Ya debe Omitir todos los permisos que intenta asignar, además de 8.2 Permisos de usuario | Consulte Obtener ayuda con los permisos de usuario para Toast POS |
| No se puede archivar a un empleado: error de usuario principal | El usuario principal de su restaurante no puede ser archivado | El propietario o el administrador del restaurante debe comunicarse primero con Atención al Cliente para cambiar al usuario principal |
| El nuevo empleado no puede iniciar sesión en Toast Web después de la invitación | La invitación caducó (siete días), el correo electrónico es incorrecto o la invitación llegó a la carpeta de correo no deseado | Consulte Reenviar una invitación por correo electrónico y Otorgar o eliminar el acceso a Toast Web para empleados existentes |
| El nuevo empleado no puede registrar su entrada en el POS | Falta el código de acceso al POS, el perfil del empleado está caducado o invitado, o hay un perfil duplicado | Consulte Resolver problemas de reloj checador y acceso al POS |
| Heredar frente a anular: ¿cuál debería usar? | Los permisos heredados provienen del puesto; la anulación establece un permiso a nivel de empleado individual | Consulte la entrada de preguntas frecuentes ¿Cuál es la diferencia entre los permisos de herencia y anulación? |
| Un cliente de Toast Payroll necesita eliminar a un empleado | Termine el contrato del empleado en Toast Payroll; el perfil de Toast Web se archiva automáticamente en un plazo de dos horas | Consulte Terminar o archivar a un empleado en Toast Web o Toast Payroll |
Hay dos formas de agregar un empleado a Toast Web:
Para agregar un nuevo empleado en Toast Web:
Resultado esperado: El nuevo empleado aparece en la página Empleados con un estado de Activo (no se necesita cuenta) o Invitado (esperando a que el empleado acepte la invitación). Si asignó un código de acceso al POS, el empleado puede registrar su entrada en el POS una vez que se ejecute la siguiente sincronización de datos.
Todos los empleados activos aparecen en la pestaña Activo de la página Empleados, con una de estas etiquetas en la columna Estado:
Los empleados inactivos aparecen en la pestaña Archivado de la página Empleados. Consulte Archivar (eliminar) a un empleado en Toast Web para obtener más detalles.
Cuando crea un perfil de empleado con Invitar a crear cuenta configurado en Sí, el estado del empleado aparece como Invitado y Toast le envía un correo electrónico para establecer una contraseña. Si el correo electrónico se pierde o no se encuentra:
Resultado esperado: Se envía un nuevo correo electrónico de invitación. El temporizador de caducidad se restablece a siete días.
Si el correo electrónico sigue sin llegar:
Para obtener más información sobre la solución de problemas de invitaciones, incluidos los rechazos de correo electrónico de la serie 550 y el mensaje de error "Invalid or in Use" documentado en Conceder o eliminar el acceso a Toast Web para empleados existentes, consulte Grant or Remove Toast Web Access for Existing Employees.
Nota: Si utiliza tanto Toast Web como Toast Payroll, el diseño más reciente de Toast Web se parece a Toast Payroll. Para confirmar en qué sistema se encuentra, verifique la URL: Toast Web está en toasttab.com y Toast Payroll está en payroll.toasttab.com.
Para abrir el perfil de un empleado en Toast Web:
La página de perfil tiene estas pestañas:
Importante: Si este empleado también tiene un perfil de Toast Payroll, verá una notificación amarilla en la pestaña Trabajos y permisos. Realice cambios de trabajo y pago en Toast Payroll para evitar problemas de sincronización y guardado; la edición de los permisos de Toast Web y Toast POS todavía se realiza en esta página. Seleccione Ir a Toast Payroll para navegar a la pantalla de inicio de sesión de Toast Payroll. Si está seguro de que desea editar el trabajo y el pago directamente en Toast Web, seleccione la casilla de verificación para anular la advertencia. Consulte Toast Payroll: Sincronizar información con Toast Web para conocer las reglas de sincronización completas.
Para actualizar el nombre, el nombre elegido, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono o el código de acceso (código PIN) de un empleado:
Resultado esperado: La información actualizada aparece en la pestaña Descripción general. Los cambios en el código de acceso del POS surten efecto en el POS después de la siguiente sincronización de datos.
Nota: Si el empleado ya activó su cuenta de Toast Web, él (no un gerente) debe actualizar su propia dirección de correo electrónico o contraseña desde la página My Account. Consulte Log in to Toast: Update Your Account para conocer esos pasos.
Los permisos suelen estar vinculados a los puestos a los que se asigna a un empleado. Por ejemplo, un puesto de bartender tiene un conjunto de permisos predeterminados que un empleado hereda cuando se le asigna ese puesto. En la mayoría de los casos, edite los permisos del puesto en lugar de los del individuo; consulte la sección Update a job's permissions de Create and Edit Jobs (Roles) for Toast POS.
Es una buena idea revisar y actualizar periódicamente los permisos de los empleados para que ningún puesto o empleado tenga más acceso del necesario.
Para actualizar los permisos de un empleado individual:
Resultado esperado: Los permisos efectivos del empleado reflejan la anulación. El empleado debe cerrar sesión y volver a iniciarla para que el cambio surta efecto en el POS.
Nota: Si ve el error de Toast Sorry, you can't edit permissions you don't have (documentado en Get Help With User Permissions for Toast POS), un error de Prohibido, o falta el interruptor Override, usted no Omitir todos los permisos que intenta asignar. Pídale a un administrador o propietario que Omitir los permisos faltantes que realice el cambio, o que primero le otorgue los permisos faltantes a su perfil. Para una solución de problemas completa, incluido el escenario de soy-el-propietario-pero-dice-que-no-tengo-permisos, replicar el acceso de otro empleado y el mensaje Someone needs to unlock this for you, consulte Get Help With User Permissions for Toast POS.
Para actualizar el trabajo o rol de un empleado en Toast Web:
Resultado esperado: Los trabajos seleccionados aparecen bajo el perfil del empleado. El empleado hereda los permisos de cualquier trabajo recién asignado.
Nota: Si el trabajo que necesita aún no existe, créelo primero. Consulte Create and Edit Jobs (Roles) for Toast POS.
Los salarios generalmente están vinculados al trabajo al que se asigna un empleado en lugar de al individuo. Por ejemplo, un puesto de bartender tiene un salario predeterminado que el empleado hereda cuando se le asigna ese puesto. En la mayoría de los casos, edite el salario predeterminado a nivel de puesto en lugar de anular un salario individual; consulte la sección Actualizar los salarios de un puesto de Crear y editar puestos (roles) para Toast POS.
Para anular o actualizar el salario de un empleado específico para un puesto determinado:
Resultado esperado: El ajuste salarial aparece en la pestaña Empleos y permisos del empleado. Los cálculos de pago utilizan el ajuste a partir de la fecha de entrada en vigor.
Nota: La programación de una fecha de entrada en vigor futura solo está disponible para restaurantes con Toast Payroll. Sin Toast Payroll, los cambios salariales tanto para individuos como para puestos no se pueden programar y entran en vigor inmediatamente al guardar.
Archivar a un empleado lo elimina de su lista de empleados activos, desactivándolo efectivamente. Ya no pueden iniciar sesión en Toast Web ni usar dispositivos Toast, pero siguen apareciendo en los informes de mano de obra para fines de informes históricos. Se requiere el permiso 4.9 Información del empleado para archivar o restaurar a un empleado.
Importante: Si utiliza Toast Payroll, rescinda el contrato del empleado en Toast Payroll; esto archiva automáticamente el perfil de Toast Web asignado en un plazo de dos horas. La única razón típica para archivar solo en Toast Web (cuando tiene Toast Payroll) es si un empleado tiene perfiles duplicados en Toast Web. Consulte Terminar o archivar a un empleado en Toast Web o Toast Payroll.
¿Necesita \"cancelar la invitación\" de un empleado de Toast Web? Si creó una cuenta de empleado con acceso al back-end pero desea evitar que acceda a Toast Web, archive su cuenta y luego vuelva a crear el perfil sin una dirección de correo electrónico. Si utiliza Toast Payroll, verifique la asignación del empleado después de desarchivarlo; consulte Toast Payroll: Gestionar asignación de empleados. Alternativamente, para restringir el acceso al back-end sin archivar, cambie la dirección de correo electrónico asociada por un marcador de posición. Esto elimina la capacidad del empleado para iniciar sesión en Toast Web mientras conserva su perfil de empleado y acceso al POS.
Para archivar un perfil de empleado en Toast Web:
Resultado esperado: El empleado se elimina de la pestaña Activo y aparece en la pestaña Archivado. Ya no pueden iniciar sesión en Toast Web ni usar el código de acceso al POS.
Importante: Si recibe un mensaje de error al intentar archivar a un empleado, puede ser porque está intentando archivar al usuario principal de su restaurante. El usuario principal no puede ser archivado. Para solicitar un cambio en su usuario principal, el propietario o el administrador del restaurante debe comunicarse con Atención al Cliente.
Los empleados archivados con horas trabajadas siguen apareciendo en los informes si se encuentran dentro del rango de fechas seleccionado, pero no están disponibles en las opciones de filtro de empleados. Si desea utilizar el filtro de empleados para buscar a una persona por su nombre, puede desarchivar temporalmente a ese empleado y ver el informe.
Si navega a Informes > Laboral > Gestión de entrada de tiempo y filtra el informe según las fechas deseadas, verá las entradas de tiempo de todos los empleados, incluidos los archivados.
Los empleados archivados también siguen apareciendo en el informe de hojas de horas, y esas hojas de horas se pueden editar. El informe de Gestión de propinas también muestra la información de los empleados archivados y sigue enviándola a Toast Payroll. Nota: Si un empleado archivado en Toast Payroll también ha sido despedido (lo cual es típico), la sincronización de propinas resulta en un error.
Los empleados archivados pueden reactivarse para restaurar su acceso al POS y a Toast Web.
Resultado esperado: El empleado regresa a la pestaña Activo con sus permisos y código de acceso al POS anteriores. Si utiliza Toast Payroll, verifique la asignación después de restaurar; consulte Toast Payroll: Administrar asignación de empleados.
Para generar una lista de empleados activos como un archivo .csv, seleccione Exportar todos los empleados desde la página principal de Empleados. El archivo incluye nombres de empleados, información de contacto, puestos asignados, ID de empleado y más. Nota: La lista de empleados exportada no incluye una columna de código de acceso al POS. Para ver o administrar los códigos de acceso al POS, abra el perfil individual del empleado (requiere 4.9 Información del empleado) en lugar de depender de la exportación.
Resultado esperado: Un archivo .csv se descarga automáticamente.
Para agregar a un empleado sin requerir una dirección de correo electrónico, configure el interruptor Invite to create account en No cuando cree el perfil. El personal por hora que solo registra su entrada y usa el POS no necesita un correo electrónico ni una cuenta de Toast Web. Consulte Add a New Employee in Toast Web para ver los pasos completos.
Los permisos heredados provienen del puesto asignado al empleado; aparecen como casillas de verificación grises y se aplican automáticamente. Los permisos anulados se configuran manualmente a nivel de empleado individual; aparecen como casillas de verificación azules y difieren de los valores predeterminados del puesto. Use Anular cuando un empleado necesite acceso más allá de los valores predeterminados de su puesto o cuando necesite restringir un permiso específico para una persona. Para obtener una guía completa, consulte Get Help With User Permissions for Toast POS.
Toast no admite la clonación ni la duplicación automática de un perfil de empleado. Para igualar el acceso de otro empleado, asígnele los mismos puestos en las mismas ubicaciones. El uso de permisos basados en el puesto (en lugar de anulaciones individuales) hace que esto sea consistente y más fácil de mantener. Para otorgar todos los permisos a una persona, usted debe Omitir todos los permisos, además de 8.2 Permisos de usuario. Para obtener una guía paso a paso, consulte Get Help With User Permissions for Toast POS.
Cuando vea el error de Toast "Lo sentimos, no puede editar permisos que no tiene", un error de "Prohibido" o le falte el interruptor de Anular, la cuenta con la que inició sesión no Omitir todos los permisos del empleado que se está editando, incluso si usted es el propietario. Usted ya debe tener todos los permisos que tiene el otro empleado, además de 8.2 Permisos de usuario. Para conocer los pasos completos de solución de problemas (incluido el escenario en el que tiene permisos en varias ubicaciones y necesita permisos a nivel de grupo), consulte Get Help With User Permissions for Toast POS.
Si recibe un error al archivar a un empleado, la causa más común es que el empleado es el usuario principal de su restaurante. El usuario principal no puede ser archivado. Para solicitar un cambio de su usuario principal, el propietario o el administrador del restaurante debe comunicarse con Atención al cliente. Si usa Toast Payroll, una solicitud para archivar un perfil de propietario también requiere la asistencia de Atención al cliente porque la reactivación implica cambios a nivel de cuenta.
Comience con estas verificaciones:
Si usa Toast Payroll, agregue a los nuevos empleados en Toast Payroll. Una vez que contrata a alguien en Toast Payroll, Toast crea automáticamente un perfil de Toast Web vinculado y mantiene ambos perfiles sincronizados (entradas de tiempo, propinas, puestos, pago, estado). Para eliminar a un empleado, despídalo en Toast Payroll; el perfil de Toast Web vinculado se archiva automáticamente en un plazo de dos horas. Consulte Despedir o archivar a un empleado en Toast Web o Toast Payroll y Toast Payroll: Sincronizar información con Toast Web.
En Toast Payroll, el ID de empleado (número de empleado) es un identificador único generado automáticamente cuando contrata a alguien, y se sincroniza con Toast Web como el ID de empleado. Si cambia el número de empleado en Toast Payroll después de la contratación, el código de acceso al POS en Toast Web no se actualiza automáticamente. Para establecer o cambiar un ID de empleado de Toast Web para un empleado existente, edite su pestaña Perfil en Toast Web. Para obtener detalles completos sobre el lado de Toast Payroll, consulte Toast Payroll: Centro de gestión de empleados.
Si ha seguido los pasos anteriores y el problema persiste, reúna esta información antes de ponerse en contacto con Atención al cliente. Los escenarios a continuación generalmente requieren una intervención a nivel de cuenta que no puede ser resuelta mediante autoservicio:
Tenga listo lo siguiente: