Planificar tu política de fondo común de propinas

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Toast Classroom - Gestor de propinas

En este artículo:

• Introducción a Gestor de propinas de Toast
• Ordenar tus reglas de fondo común de propinas
• Preguntas y respuestas sobre la creación de una política de fondo común de propinas
  • Consideraciones generales
  • ¿Cómo registran los empleados las ventas en tu restaurante?
  • ¿Se crea un fondo común con las propinas y gratificaciones de tu restaurante a lo largo del día, por período de servicio (turno) o por pedido?
  • ¿Pagas las gratificaciones obligatorias o los cargos de envío a tus empleados?
  • ¿Tus empleados reciben propinas en función de los montos de ventas, por un porcentaje específico o según el estilo de pago?
    • Empleados asalariados
  • ¿Qué da mejor resultado en tu restaurante: puntos o porcentajes?
• Configuración de caja común
• Configuraciones de tareas dependientes de la región o del horario
• Configuración de tipo de restaurante
• Configuraciones específicas de la tarea
• Empleados y tareas genéricos para grupos grandes y mesas compartidas
  • Configuración de Toast Web
  • Proceso para empleados durante eventos con mesas compartidas
• Vista previa de la política de propinas

Introducción a Gestor de propinas de Toast

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

Este artículo contiene consideraciones para crear una política de fondo común de propinas. Los usuarios que deseen crear, modificar o actualizar una política de propinas necesitarán el permiso de Toast Web 6.6 Configuración de operaciones del restaurantes. Esta información también puede ser útil para traducir tu política actual, ya que incluye sugerencias y presenta situaciones posibles. Si buscas instrucciones paso a paso, consulta Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast.

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Ordenar tus reglas de fondo común de propinas

Antes de leer el resto de la información sobre las reglas de compartir propinas y el fondo común de propinas, se debe considerar el siguiente concepto: el orden de las reglas del fondo común de propinas en la página de tu política de fondo común de propinas afecta los cálculos de la política.

Por lo tanto, si tu política de propinas utiliza más de una regla de fondo común de propinas (es decir, seleccionaste + Agregar fondo común al menos una vez), ten en cuenta que estos fondos comunes son independientes unos de otros y no se miran entre sí para los cálculos.

Sugerimos estructurar tus reglas de fondo común de propinas utilizando las ideas a continuación para optimizar tu política:
 

• En tu política de propinas, si una tarea debe aportar y recibir propinas, considera el orden de las reglas en cómo se distribuyen las propinas totales correspondientes. ¿Aportan sus propinas antes de dar propinas a su personal de apoyo? Esto puede potencialmente dejar al personal de apoyo sin propinas. ¿Como resultado del orden de las reglas reciben sus propinas, las dan y las vuelven a recibir?
• Las reglas más cercanas a la parte superior típicamente contendrán pequeños porcentajes de aporte. Hacia la parte inferior, los porcentajes de aporte suelen ser más grandes. En el ejemplo a continuación, dar propina al ayudante de mesero antes de agregar la propina al fondo común ayuda a asegurar que el trabajo del ayudante de mesero reciba su parte de la propina antes de agrupar las propinas restantes.
• No olvides usar el botón Vista previa en la parte superior de la página para probar tu política y el orden de las reglas con tus propios datos reales. No es necesario guardar la política para poder generar la vista previa.

En el ejemplo anterior, el aportador de la caja de la barra da el 2 % de las ventas de alimentos a la tarea receptora “Ayudante de mesero”, y el resto de las propinas de la caja de la barra se agrega al fondo común del cual reciben su propina las tareas receptoras “Bartender” y “Ayudante de barra”. Estas tarjetas están en el orden correcto porque Toast tomará el 2 % de las ventas de alimentos de las propinas del aportador de la caja de la barra para la tarea receptora Ayudante de mesero antes de dividir el resto del total de propinas de la caja de la barra entre las tareas receptoras Bartender y Ayudante de barra. Esto asegura que la tarea receptora “Ayudante de mesero” reciba su propina antes de que el fondo común quede vacío.

Si estas dos reglas se intercambiaran y el fondo común del 100 % estuviera en alguna posición por encima del fondo común del 2 %, el gestor de propinas aportaría el 100 % de las propinas del aportador de la caja de la barra a las tareas receptoras “Bartender” y “Ayudante de barra” y luego buscaría el 2 % de las propinas para aportar a la tarea receptora “Ayudante de mesero”. Sin embargo, no quedarían propinas después de que ya se aportara el 100 %, por lo que Toast no tendría nada que aportar a la tarea receptora “Ayudante de mesero”.

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Preguntas y respuestas sobre la creación de una política de fondo común de propinas

El gestor de propinas utiliza la configuración de ajustes y datos de Toast Web para hacer los cálculos. Consulta las siguientes preguntas para crear o implementar tu política de fondo común de propinas actual.

Consideraciones generales

1. Desglosa el objetivo: Comienza definiendo claramente el resultado final que quieres lograr. ¿Qué reglas específicas quieres alcanzar? ¿Cuáles son las reglas específicas que ya podrías usar? ¿Tienes funciones avanzadas como mesas compartidas, banquetes o eventos, o dividir propinas entre personas en ciertas partes de tu restaurante? Una vez que tengas un objetivo claro, es más fácil dividirlo en reglas más pequeñas y manejables.
2. Investiga diferentes enfoques: A menudo hay más de una forma de alcanzar un objetivo. Pruébalos tú mismo y usa la función de vista previa de la política de propinas; no hay problema en probarla. Toast no admite reglas de propina “si” o “promedio”, por lo que es posible que debas probar diferentes configuraciones para lograr tu objetivo o acercarte lo más posible a él.
3. Identifica hitos clave: ¿Has resuelto todas las propinas que produce tu negocio? Asegúrate de que todas las propinas se distribuyan de acuerdo con tus reglas previstas.
4. Céntrate en pasos procesables: Primero, configura tu sistema para el Gestor de propinas de Toast. Luego, crea una regla de propinas que comience con una fuente principal de propinas en tu restaurante (por ejemplo, propinas para meseros o bartenders). Una vez completada, continúa desglosando tu política de propinas con reglas secundarias. Usa perfiles genéricos para lograr los objetivos de distribución de propinas de los pedidos digitales y asegúrate de que el 100 % de las propinas de los perfiles genéricos se distribuyan para que no queden en manos de un perfil falso. 
5. Adaptarse sobre la marcha: Las cosas no siempre van según lo planeado. Prepárate para ajustar tus pasos a medida que encuentres obstáculos o descubras nueva información. Concéntrate en el progreso, no en la perfección.

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¿Cómo registran los empleados las ventas en tu restaurante?

El gestor de propinas distribuye las propinas según la tarea en la que los empleados registran la hora de entrada. Al configurar tu política, deberás seleccionar las tareas para que aporten un cierto porcentaje de propinas, gratificaciones o categorías de ventas. No selecciones propinas y gratificaciones además de categorías de ventas en la misma regla del fondo común de propinas, ya que sería redundante.

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¿Se crea un fondo común con las propinas y gratificaciones de tu restaurante a lo largo del día, por período de servicio (turno) o por pedido?

Utiliza la tabla a continuación para ayudar a decidir qué intervalo de fondo común de propinas funciona mejor con la política de fondo común de propinas de tu restaurante. Considera qué condiciones necesitas y cuál es la mejor opción según la funcionalidad descrita en cada columna. El gestor de propinas te permite seleccionar un intervalo por ubicación; no puedes aislar intervalos específicos para políticas de fondo común de propinas específicas.

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¿Pagas las gratificaciones obligatorias o los cargos de envío a tus empleados?

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¿Tus empleados reciben propinas en función de los montos de ventas, por un porcentaje específico o según el estilo de pago?

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¿Qué da mejor resultado en tu restaurante: puntos o porcentajes?

Puntos y porcentajes con Gestor de propinas de Toast ofrece una mirada más detallada de la diferencia entre las dos configuraciones, algunos ejemplos de cada configuración y una tabla de consideraciones para ayudarte a decidir si usar puntos o porcentajes.

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Configuración de caja común

Las cajas comunes son usuales en restaurantes que tienen varios empleados que registran ventas en una sola caja de efectivo (por ejemplo, bartenders, banquetes o cajeros de comida rápida). Si tu restaurante utiliza esta configuración, descubre cómo alinear mejor tus prácticas con el gestor de propinas.

Para configurar esta caja para pedidos digitales, consulta Gestor de propinas de Toast y pedidos digitales.
 

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados y selecciona + Agregar nuevo empleado para crear un empleado genérico.
   1. Para los usuarios de Nómina Toast, esta configuración es una excepción a la idea de que todos los empleados se deben ingresar en Nómina Toast en lugar de Toast Web. Esto se debe a que los empleados genéricos no recibirán pago y no requieren una planilla horaria ni asignación.
2. Nombra a este empleado genérico en función del rol o la responsabilidad que tenga la entidad, algo como “Caja de efectivo” o “Caja de la barra”.
3. Asigna a este empleado genérico un código de acceso al POS y compártelo con los empleados que registrarán ventas en esa caja.
4. Deja la opción Trabajos y pago en blanco por ahora y selecciona Agregar.
5. Busca este empleado y selecciona el ícono del lápiz para abrir sus permisos.
   1. Configura este empleado genérico con lo siguiente como mínimo: 1.2 Modo “pedido rápido”, 1.6 Aplicar pagos en efectivo, 1.12 Datos de ventas en la revisión del turno y 3.12 Revisión del turno.
6. En este punto, hay dos formas diferentes de manejar la asignación de una tarea a este empleado genérico:
   1. Crea una tarea que sea exclusiva para este empleado genérico y asígnasela. Esta tarea no debe ser la misma que ninguna de tus otras tareas ni debe asignarse a empleados reales. Si eliges esta opción, tus empleados también tendrán que registrar la entrada de este empleado genérico cuando comience a cobrar ventas. Esto se debe a que el gestor de propinas necesita los datos de entrada de tiempo (si no provienen de pedidos digitales o empleados asalariados) para calcular el cobro y la distribución de las propinas y gratificaciones.
      1. Ve a Empleados > Gestión de empleados > Tareas y selecciona + Agregar tarea > Crear nueva tarea.
      2. Agrega un Título de la tarea único, selecciona por hora como Base salarial y marca ¿Recibió propina? como Sí. Este empleado debe ingresar las propinas en efectivo al cierre.
      3. Selecciona Guardar y regresa a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
      4. Selecciona el ícono del lápiz en el empleado genérico y marca la casilla de la tarea que acabas de crear. Selecciona Guardar.
   2. Deja la tarea del empleado genérico en blanco. Así, las ventas que haga se registrarán bajo la tarea predeterminada de “Asalariado” o “Pedidos digitales y la tarea aportadora “Asalariado”. Si eliges esta opción, cualquier otra venta cobrada por entidades “asalariadas” (empleados genéricos adicionales, gerentes o cualquier persona que no registre su entrada, pero tome pedidos) se distribuirá con este rol. Esto significa que si tienes un empleado genérico de caja de barra sin una tarea asignada, su tarea predeterminada “asalariada” lo agrupará con las otras ventas mencionadas.
7. En lo que sigue, continuaremos con la opción A, un empleado genérico con una tarea exclusiva. El empleado genérico se llama “Caja de eventos” (no se muestra) y registra su entrada en la tarea exclusiva “Evento”. Esa tarea aporta el 100 % de sus propinas (la configuración sugerida para los empleados genéricos) a los empleados que registraron su entrada en las tareas “Mesero de evento”, “Ayudante de evento” y “Barra de evento”.
   
   
   
   
8. Toast recomienda usar puntos (no porcentajes) para distribuir las propinas de las cajas comunes. Esto se debe a que si uno o más de los receptores del fondo común no trabaja ese día, el sistema intentará devolver ese dinero al aportador. En este caso, como el aportador no es humano, se genera un error porque todo el dinero cobrado por perfiles no humanos debe obligatoriamente distribuirse en el gestor de propinas.

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Configuraciones de tareas dependientes de la región o del horario

Si tienes empleados que trabajan en regiones específicas de los restaurantes o a una hora específica y te gustaría que esos fondos comunes se mantuvieran separados de otros fondos comunes (por ejemplo, no depender de los intervalos de día de trabajo completo, período de servicio o pedido), considera crear tareas que reflejen esas necesidades. Algunos ejemplos:

• Las tareas “Bartender diurno”, “Bartender de preparación” y “Bartenders nocturnos” permiten que estos diferentes roles distribuyan propinas entre los diferentes momentos del día. Un ejemplo de esto es si un bartender de preparación recibe una porción de las propinas distribuidas por ayudar a los bartenders diurnos y nocturnos a prepararse para sus turnos (períodos de servicio).
• Los patios son un gran ejemplo de mantener fondos comunes dentro de un grupo específico de empleados regionalizados. Si en tu planificación tienes meseros de patio, bartenders de patio y ayudantes de patio, puedes crear fondos comunes que no se crucen con las tareas de interior.

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Configuración de tipo de restaurante

Servicio de ventanilla

Podría ser un fondo común de propinas relativamente simple. Si todo tu personal registra la propina en la misma tarea, como cajero, puedes usar una sola regla de propina con cajero como tarea aportadora y tarea destinataria. En este ejemplo, puedes configurar el origen del fondo común para que sea el 100 % de todas las propinas o de todas las ventas (nunca ambas) y, luego, usar la opción Proporcionalmente por horas trabajadas. Si usas Nómina Toast, consulta la sección Pagar propinas en efectivo del Gestor de propinas con Nómina Toast. Nota: El Gestor de propinas de Toast no puede agrupar propinas en un período de tiempo mayor que un día.

Restaurantes con bar

Los restaurantes de servicio completo (para sentarse) con bar suelen tener servicio de almuerzo y cena. Estos dos períodos de servicio podrían tener sus propias reglas de propinas para bartenders.

El servicio de bar AM (almuerzo) podría ofrecer salarios más altos para los bartenders, ya que podrían trabajar solos durante este turno. Si un bartender trabaja por su cuenta, sin ayudantes de bar ni ningún otro tipo de apoyo, distribuiría las propinas (p. ej., repartidor de comida), es posible que ni siquiera tenga una regla de propinas en la que sea el aportador durante el servicio de almuerzo. En su lugar, pueden ser solo destinatarios de una propina en un fondo común de meseros u otro personal que sea aportador. 

Por otro lado, el servicio de bar de las tardes (cena) podría incluir a varios bartenders en un solo turno y también podría incluir ayudantes de bar u otro personal de apoyo. En este caso, los bartenders pueden tener más de una regla de propinas y el orden de las reglas será vital. Consulta la sección Pedir las reglas del fondo común de propinas para obtener una explicación de este concepto.

• La primera regla de propina podría enviar una parte de las propinas o ventas del bartender aportador a su personal de apoyo receptor.
• Una segunda regla de propinas podría incluir a los bartenders como receptores de las propinas distribuidas a los meseros u otros aportadores en función de un porcentaje de las ventas en el bar del aportador.
• Por último, una tercera regla podría agrupar a todos los bartenders tanto como aportadores como receptores con el 100 % de las propinas o las ventas (nunca ambas). Dado que esta es la tercera regla, el fondo común incluiría a) el resto de todas las propinas de las tardes en el bar después de las propinas en la regla uno más b) las propinas que recibieron de la regla dos.
  • En algunas políticas podrían modificarse las reglas 1 y 2.

Discotecas

El servicio de botellas en bares y clubes puede usar una configuración donde las propinas se repartan solo dentro de las mismas tareas que las reciben, por lo que una regla de propinas podría usar la misma tarea de aportador y receptor. Tu política también podría incluir propinas para el personal de apoyo (bailarines, seguridad, asistentes de mesero, etc.) o incluso podría compartir propinas entre varios trabajos que reciben propinas directamente. Cuando las propinas compartidas y las propinas en fondo común se combinan en una política de propinas, mantente siempre al tanto del orden de las reglas de propinas. La sección Ordenar las reglas del fondo común de propinas puede ofrecer más detalles.

Banquetes/Grandes grupos/eventos

Un aspecto importante a tener en cuenta es el de las propinas frente a las gratificaciones y cómo se configura tu política para distribuirlas. Algunos estados tienen leyes adicionales sobre gratificaciones, así que asegúrate de familiarizarte con ellas antes de aplicar una política de propinas con gratificación incluida. Banquetes, grandes grupos y eventos a menudo conllevan cargos de servicio que pueden dirigirse a los empleados del restaurante (gratificación obligatoria) o al restaurante en sí (cargo de servicio retenido por el empleador).

Podrías usar empleados y tareas genéricos para separar las ventas, las propinas y los cargos de servicio de estos banquetes, grandes grupos y eventos del resto de tu negocio, ya que pueden ser atípicos de las operaciones normales de un restaurante.

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Configuraciones específicas de la tarea

Servidores y cócteles

Resulta que los restaurantes que utilizan meseros y/o tareas de coctelero suelen ver la mayor variación en cómo pueden configurar su política de propinas. Hay varias opciones entre las que un restaurante puede elegir y esta lista no incluye todas. Algunos ejemplos:

• En los restaurantes que operan un sistema de ventanilla única con cajeros, las propinas pueden dividirse en partes iguales o proporcionales entre todos los trabajos elegibles.
• En los restaurantes de servicio completo (sentados), los meseros suelen abrir y cerrar las cuentas ellos mismos y reciben las propinas directamente, con solo una o dos tareas de apoyo que reparten.
• Si hay varias secciones en un restaurante (comedor, salón, patio, etc.) donde las propinas deben permanecer con tareas personalizadas asociadas a cada sección, puede haber varias reglas de propinas que contengan las tareas personalizadas como aportadores y destinatarios.

Si tienes problemas para decidir cuál debería ser tu política de propinas, la función de vista previa te permite usar los propios datos históricos de propinas de tu restaurante para mostrarte los cálculos y resultados de una posible política de propinas que estás probando.

Ayudantes de bar y ayudantes de mesero

Las tareas de ayudante de bar y ayudante de mesero solo pueden aparecer en una regla de propinas como destinatario, ya que normalmente no reciben propinas directamente de los clientes. Es posible que reciban una propina en función de las propinas totales del bartender o mesero en lugar de las ventas totales.

Sumarios

Una tarea receptora de sumiller puede recibir una parte de todas las categorías de venta de vino de cualquier tarea aportadora que venda vino. Si son asalariados, es posible que una tarea de sumiller no aparezca directamente en un fondo común de propinas (fuera de la tarea de pedidos digitales y asalariados).

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Configuración de Toast Web

1. Usaremos el ejemplo de “meseros que comparten un grupo grande o salón de banquete” mencionado anteriormente.
2. Comienza por crear una tarea genérica con un nombre como Banquete 1. La tarea genérica debe tener todos los mismos permisos de los empleados (en este ejemplo, meseros) que la utilizarán y también debe estar marcada como tarea con propinas. Esta tarea no necesita una tasa salarial, así que deja el campo Pago predeterminado en blanco.
3. Si aún no lo hiciste, crea una segunda tarea con un nombre como Mesero de banquete 1. Esta es la tarea en la que los meseros que trabajan en el banquete registrarán su entrada. Esta tarea también debe tener todos los mismos permisos de los empleados que la utilizarán y debe estar marcada como una tarea con propinas. Asigna una tasa salarial apropiada a esta tarea.
   1. Haz lo mismo con cualquier otra tarea pertinente, como “Ayudante de banquete” o “Ayudante de mesero de banquete”. Así, estos trabajadores quedarán separados de otras tareas que no se relacionan con el banquete.
4. Ahora, crea un empleado genérico con un nombre como Genérico de banquete (no se muestra a continuación). Este empleado genérico debe tener un código de acceso exclusivo al POS y debe estar asignado a la tarea genérica creada en el paso 1.
   1. Para los usuarios de Nómina de Toast, esta es una excepción a la idea de que todos los empleados se deben ingresar en Nómina Toast y no en Toast Web. Esto se debe a que los empleados genéricos no recibirán un pago.
5. A continuación, asigna a cada mesero que pueda trabajar en un banquete la nueva tarea que creaste en el paso 2. Haz lo mismo con cualquier otra tarea que también hayas creado.
6. A continuación, crearemos la política de propinas. Ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas. Utilizando la orientación de las diferentes secciones anteriores y Primeros pasos con Gestor de propinas de Toast, crea las primeras tarjetas para compartir el dinero de la tarea genérica del paso 1 entre las tareas que participan en este banquete, como ayudantes de mesero de banquete y ayudantes de banquete.
7. En una nueva regla, agrega la tarea genérica del paso 1 como aportadora y agrega la tarea real del paso 2 como receptora. Esta regla debe crearse con un aporte del 100 % para la tarea genérica del paso 1 con el fin de pasar el monto restante de dinero a los empleados reales y retirarlo del empleado genérico.
8. En cada regla, debajo de Configuración avanzada, puedes decidir configurar la opción ¿Cómo se dividen las propinas entre los receptores del fondo común? como En partes iguales, independientemente de las horas trabajadas.
9. Guarda tu trabajo una vez completado. Consulta el siguiente ejemplo (dos imágenes) y luego desplázate hacia abajo para ver las instrucciones para empleados durante un banquete.
   
   
   
   

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Proceso para empleados durante eventos con mesas compartidas

1. Cualquier empleado que trabaje en el área compartida registrará su entrada en la tarea compartida de grupo grande o mesa compartida (en este ejemplo, Mesero de banquete 1, Ayudante de banquete y Ayudante de mesero de banquete).
2. El primero en llegar también registrará la entrada del empleado genérico (Genérico de banquete) en la tarea genérica (Banquete 1).
3. Estos empleados deben registrar sus propios pedidos (no compartidos) bajo su propio código de acceso al POS y registrar los pedidos del grupo grande o los pedidos compartidos bajo el código de acceso al POS del empleado genérico (Genérico de banquete). Esto separa los pedidos compartidos y a la vez permite que el empleado conserve los pedidos y las propinas que le pertenecen individualmente.
4. Al final del período de servicio, los empleados realizarán sus propias revisiones del turno individuales y una revisión del turno correspondiente al empleado genérico (Genérico de banquete).
5. Una vez que se apruebe el fondo común de propinas, los empleados verán en Nómina Toast un monto de propina asociado con sus pedidos compartidos.

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Vista previa de la política de propinas

Los usuarios ahora pueden crear o editar políticas de propinas y usar el botón Vista previa para ver cómo la política no guardada distribuiría las propinas en un día reciente de negocio. Esto te permite usar tus propios datos reales para determinar si la política es adecuada para tus objetivos de fondo común de propinas sin tener que publicar primero la política. Para usar esta función, debe haber al menos un fondo común de propinas ya creado.

1. Ve a Empleados > Gestión de nómina > Política del fondo común de propinas.
2. En la esquina superior derecha, selecciona Vista previa.
   
    
   
   
3. Aquí, selecciona un día en el pasado para aplicar la configuración actual del fondo común de propinas.
   1. Si seleccionaste Período de servicio como intervalo de fondo común de propinas, usa las pestañas para pasar de un período de servicio (turno) a otro de cada día.
4. El sistema ahora aplicará la configuración actual de tu política de fondo común de propinas a los datos de propinas de la fecha seleccionada. Esto te mostrará cómo se habrían distribuido las propinas y gratificaciones a los empleados que trabajaron ese día, lo que puede ser útil para verificar que en el fondo común estén incluidas las personas correctas y que se hayan contabilizado todas las propinas.
   1. También puedes seleccionar a un empleado para ver su recibo de propinas, lo que te permite analizar en más detalle cómo se calcularon los resultados.
5. Usa el botón Volver a la política para regresar a la página anterior y hacer ajustes según sea necesario. Regresa a esta página para ver esas actualizaciones en acción.
6. Una vez que obtengas el resultado deseado en la vista previa, selecciona Volver a la política en la parte superior de la página y selecciona Guardar para poner en efecto esta política.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.