Editar entradas de registros de entrada y salida de los empleados

En este artículo:

• Información general sobre gestión de entradas de tiempo
  • Cómo funcionan las entradas de tiempo en Toast Web
  • Gestión de entradas de tiempo y navegación de informes y permisos
  • Informe de gestión de entradas de tiempo
  • Detalles del turno
  • Editar los descansos y las entradas de registros de entrada y salida de los empleados
    • Desde la terminal de POS
    • Desde la página de gestión de entradas de tiempo
    • Desde los detalles del turno de entrada de tiempo
    • Desde el informe de entradas de tiempo
  • Crear un turno
• Agregar un turno en el informe de entradas de tiempo

Resumen de gestión de entradas de tiempo

Revisar y editar las horas trabajadas por tu empleado y usar esos datos para enviar la nómina es un flujo de trabajo fundamental en Toast Web. Ahí es donde la nueva función “Gestión de entradas de tiempo de Toast” puede ayudarte. Al proporcionar información más confiable relacionada con las entradas de tiempo de un empleado en los “Detalles del turno” simplificados, el sistema te ayuda a gestionar los costos de mano de obra de la siguiente manera: 

• Gestiona los costos de mano de obra con informes de descansos no tomados y datos de las variaciones en la planificación.
• Compara datos entre días y ubicaciones para mejorar la toma de decisiones y la eficiencia operativa.
• Ahorra tiempo con funciones como la edición en línea para que puedas dedicar tu valioso tiempo a otros temas operativos.

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Cómo funcionan las entradas de tiempo en Toast Web

Cuando un empleado registra la entrada y la salida de un turno o descanso en el POS de Toast (o si se configuró un reloj bidireccional a través de la aplicación Sling o Puesto de pedidos), se crea al instante una entrada de tiempo en Toast Web. Luego, puedes acceder a él a través del informe Gestión de entradas de tiempo. Algunas consideraciones a tener en cuenta al revisar:

• Todas las cuentas bajo el nombre de un empleado se deben cerrar para que el empleado pueda registrar la salida en la terminal de POS.
  • El turno abierto de un empleado se puede cerrar manualmente desde la página de gestión de entradas de tiempo si completó la revisión del turno o si el turno se cerró mediante el registro automático de salida nocturno.
  • Si se edita una entrada de tiempo para un empleado que completó la revisión del turno, el turno se volverá a abrir y es necesario volver a hacer la revisión del turno.
• Si eliminas la entrada de tiempo de un empleado, no solo se reabrirá la revisión del turno, sino que también se eliminarán las entradas de efectivo recolectado y propinas distribuidas del empleado del informe de historial de la caja de efectivo.
• Si el sistema registra la salida de alguno de tus empleados, se consideran "registros automáticos de salida". Corregir los registros automáticos de salida puede ayudar a tu negocio a mantener datos precisos sobre los horarios de entrada y salida de los empleados.
• Si el empleado registra la salida de su turno sin registrar primero su descanso, por lo general, no habrá un horario de “salida registrada” capturado para el descanso. El sistema no considera que un registro de salida del turno sea un registro de salida de descanso.

Nota: Si usas Nómina Toast, familiarízate con cómo Toast Web y Nómina Toast manejan las entradas de tiempo mediante su integración. Nómina Toast: gestionar plantillas horarias tiene más información.

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Gestión de entradas de tiempo y navegación de informes y permisos

• Para acceder al informe editable de gestión de entradas de tiempo en Toast Web, selecciona Gestión de entradas de tiempo en el menú Acciones rápidas de la página de inicio o ve a Informes > Trabajo > Gestión de entradas de tiempo.
• Para acceder a los datos históricos de entradas de tiempo e información sobre salarios y pagos de tu restaurante, ve a Informes > > Trabajo > > Informes de entradas de tiempo.
• Para ver las entradas de tiempo, los usuarios deben tener una cuenta y un perfil en Toast Web y el permiso 4.3 Elaboración de informes de mano de obra.
• Para hacer cambios en las entradas de tiempo, un usuario debe tener una cuenta y un perfil en Toast Web y el permiso 3.14 Editar entradas de tiempo.
  • Si el informe de entradas de tiempo está en blanco pero el usuario tiene estos permisos, puedes borrar la memoria caché del navegador para solucionarlo.
  • Para obtener más información sobre cómo agregar o editar permisos para un usuario, consulta Asignar permisos de acceso de usuario.

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Informe de gestión de entradas de tiempo

• El menú desplegable del rango de fechas es igual a otros informes y ajustará las entradas de tiempo que podrás ver.
  • Puedes ver los turnos de los últimos 12 meses. También puedes seleccionar fechas preestablecidas, por ejemplo, Últimas 2 semanas, 3 meses, 6 meses, etc.
  • Si necesitas ver datos más antiguos que un año, usa el informe de entradas de tiempo (selecciona el enlace debajo del calendario) para ver entradas de tiempo de hasta 25 meses.
• Si necesitas acceder o descargar entradas de tiempo o información de registro de entradas que sean más antiguas que dos años, comunícate con el servicio de atención al cliente a través de la aplicación Toast Now.
• El menú desplegable Ubicación dentro de la página de gestión de entradas de tiempo te permite seleccionar todas las entradas de tiempo dentro de un grupo de restaurantes o ubicación para los que tengas los permisos adecuados. Puedes seleccionar varias ubicaciones a la vez. Esta función está separada del menú desplegable de ubicaciones de todo el sistema.
• El menú desplegable Seleccionar empleado te permite ubicar empleados específicos. Si el rango de fechas seleccionado tiene turnos para empleados archivados, se mostrarán en esta lista en gris.
• El botón Columnas te permite agregar o eliminar información en la página.
  • Se eliminaron cuatro artículos de este filtro de datos: Pago de horas regulares, Pago de horas extra, Pago total y Salario. Para ver estos campos, accede al informe de entradas de tiempo. Ve a Informes > Trabajo > Informes de entradas de tiempo.
• Aparecen tres botones en la esquina superior derecha (visita la sección de abajo para + Agregar entrada):
  • El ícono de flecha circular actualiza la página de los datos más recientes directamente desde tus dispositivos POS.
  • El ícono de engranaje abre la página “Configuración del informe”. Por ahora, puedes cambiar el espaciado y el tamaño de la fuente. 
  • El ícono de descarga descargará la información que se encuentre en la página (con los filtros aplicados).

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Detalles del turno

Obtén una visión más detallada del turno de tu empleado en el menú “Detalles del turno”. Para ver los detalles del turno, selecciona el turno de un empleado haciendo clic en la fila junto a su nombre en la página Administración de entradas de tiempo. Algunas funciones de esta vista incluyen:

• Horas planif.: si tu ubicación está conectada con un socio de integración de planificación, el campo Horas planif. mostrará la información del empleado para el turno correspondiente. ¿Te interesa explorar esta función? ¡Prueba Sling by Toast gratis!
  
  • Los campos Hora de entrada planif. y Hora de salida planif. son extensiones de esta función y solo se completarán al conectar una integración de planificación. Si no se completan o son incorrectos, el error proviene de la integración del software de planificación y no en Toast.
• Horas regulares: refleja las horas trabajadas por el empleado, sin incluir las horas extra diarias.
• Horas extras estimadas: este horario se basa en la fecha de inicio de la semana laboral y la configuración de las reglas de horas extra en Toast Web (no en Nómina Toast ni en otras integraciones de nómina).
• Propinas: estas son las propinas recolectadas por el empleado a través de sus ventas. El campo “Propinas” refleja los importes antes de incluirlos en el fondo común (el informe del Gestor de propinas de Toast incluye los valores luego de incluirlos en el fondo común, si corresponde). Si el turno del empleado sigue abierto, es posible que estos montos no sean definitivos.
  • Esta sección solo se mostrará si la tarea correspondiente del turno es una tarea con propina.
• Descansos: Para que los descansos tomados y no tomados aparezcan en los detalles de tu turno, asegúrate de que el seguimiento de los descansos esté configurado.
  • Si la opción Seguir descansos no tomados está activada para este tipo de descanso, Detalles del turno también mostrará los descansos que tu empleado no tomó, pero que era elegible para tomar.
  • Si la configuración de aceptación de descanso del empleado está activada para este tipo de descanso, en esta página también se mostrará la respuesta de confirmación de descanso del empleado.

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Editar los descansos y las entradas de registros de entrada y salida de los empleados

Hay varias maneras de editar las entradas, las salidas, los descansos y los montos declarados de las propinas de los empleados de acuerdo con los turnos trabajados. Nota: Si ajustas manualmente una entrada o descanso, la plataforma Toast recalcula los intervalos de tiempo para esa entrada o descanso y registra los descansos no tomados en función de esos intervalos recalculados. Si se activan las confirmaciones de descanso, no se pueden registrar para los descansos ingresados manualmente en Toast Web.

Desde la terminal de POS

Para actualizar las entradas de tiempo de los empleados correspondientes a la semana laboral actual en el POS, los gerentes deben ir al menú principal de la aplicación Toast y seleccionar Revisar los turnos de los empleados en la sección Actividades del gerente.

Nota: Los turnos creados en Toast Web en lugar de en el POS no aparecerán en la función Revisar turnos de empleados de tu POS. 



En esta pantalla, verás los turnos activos en la parte superior y los turnos cerrados debajo; además, para cada empleado se mostrará la información sobre pagos totales, efectivo en mano y propinas que no son en efectivo.

Para ajustar una entrada de tiempo en el POS, sigue estos pasos:

1. Ve a Actividades del gerente > Revisar turnos de los empleados en el POS. 
2. Selecciona el turno que quieres ajustar y haz los cambios que necesites.
   1. En los turnos activos, puedes hacer un cambio en la hora de registro de entrada o seleccionar Registrar salida para registrar la salida del empleado. Antes de que los empleados puedan registrar su salida, es necesario cerrar los turnos. De esta manera, al seleccionar el botón Registrar salida, se te redirigirá automáticamente a la pantalla de revisión del turno.
   2. En los turnos cerrados, puedes registrar la salida de un empleado, ajustar la hora de entrada o de salida, declarar las propinas en efectivo o eliminar el horario de salida registrado. Si no se completa la revisión del turno, el botón Declarar propinas en efectivo no estará disponible.
      1. Para reabrir un turno, selecciona Eliminar junto a la hora de registro de salida y, luego, selecciona Guardar cambios.
3. Asegúrate de seleccionar Guardar cambios si se han realizado ajustes. 

Nota: No podrás eliminar los horarios de entrada o salida registrados en tu propio turno. 

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Desde la página de gestión de entradas de tiempo 

• La columna Anomalías muestra las irregularidades detectadas en los datos de los turnos y aparece automáticamente cuando los gerentes revisan los turnos completados.
• La función más interesante de la nueva experiencia es la edición de entradas de tiempo en línea. Al pasar el cursor sobre los campos Hora de entrada, Hora de salida o Propinas en efectivo decl. (declaradas) de esta página, puedes completar un cuadro en blanco o modificar un cuadro ya completado. Esta es la forma más sencilla de editar o actualizar una entrada de tiempo.
• Algunas consideraciones a tener en cuenta al editar o agregar datos de esta página:
  • Completa un cuadro en blanco o edita uno que ya esté completo.
  • El horario debe ingresarse en un formato de 12 horas.
  • Selecciona la marca de verificación adyacente o presiona Intro en el teclado para guardar los ajustes realizados.

 
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Desde los detalles del turno de entrada de tiempo

Si necesitas editar otros campos que no están disponibles a través de la edición en línea, selecciona la fila del turno y haz clic en cualquier lugar fuera de los campos editables.

• Revisa las horas planificadas y compáralas con los datos de las entradas y salidas registradas. Para evaluar el cumplimiento de los horarios, puedes comparar las horas del turno planificado del empleado con las horas que realmente trabajó. Esto también te ayudará a anticipar mejor y crear las planificaciones en consecuencia.
• Para eliminar un turno y sus entradas de tiempo de la página de gestión de entradas de tiempo, abre los detalles del turno y selecciona el botón Eliminar en la esquina inferior izquierda.
• Agregar o editar datos de las entradas y salidas registradas de los descansos
• Agregar o editar propinas en efectivo declaradas
• Editar la asignación de la tarea del turno

 
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Desde el informe de entradas de tiempo

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Crear un turno

• Para crear una nueva entrada de tiempo, selecciona + Agregar entrada. Una vez que hayas agregado los detalles del turno, selecciona Guardar entrada.
  • Al agregar nuevas entradas de tiempo, ten en cuenta el período de pago de tu empresa. Si las horas de un período de pago se enviaron o procesaron a través de tu sistema de nómina, esas horas no se incluirán en el cheque de pago del empleado.
  • Si recibes un error indicando que ya se creó una tarjeta de tiempo para un empleado, pero no puedes verla en la página de gestión de entradas de tiempo, puede deberse a que el empleado registró su entrada a la medianoche o antes del día anterior y trabajó durante el día que estás consultando. Para ver la entrada de tiempo, expande el filtro de fechas para incluir el día anterior y deberías poder verlo.
• El sistema configurará automáticamente la ubicación en la que iniciaste sesión en Toast Web, pero ahora puedes cambiarla sin tener que volver y corregir el filtro o la ubicación.
• Cuando creas un turno, las opciones del menú desplegable dependen de las selecciones que hayas hecho. Por ejemplo, cuando seleccionas una ubicación, solo los empleados que tengan un perfil en esa ubicación aparecerán en el menú desplegable Empleados. De manera similar, cuando eliges un empleado, solo las ubicaciones donde su perfil está activo aparecerán en el menú desplegable Ubicación.
• No puedes agregar un turno de empleado si no existe en una ubicación o si no se le asignó una tarea. Las tareas solo aparecerán si el empleado seleccionado está asignado a esas tareas. Para asignar una tarea a un empleado, lee la sección Actualizar tareas del empleado de Agregar empleados y salarios para el POS de Toast.
• Toast Web cuenta con controles que impiden agregar una entrada de tiempo no válida, por ejemplo:
  • Los turnos no pueden durar más de 24 horas.
  • El horario de salida debe ser posterior al horario de entrada.
  • El monto de las propinas en efectivo debe ser válido (solo números y puntuación; no es necesario ingresar el signo $).
  • Los turnos que creas para un solo empleado no se pueden superponer. Si el empleado ya está trabajando de 6:00 p. m. a 10:00 p. m. pero, además, trabaja en otro puesto de 3:00 p. m. a 6:00 p. m., debes hacer que el primer turno termine a las 5:59 p. m. o que el segundo turno comience a las 6:01 p. m.
    • Sin embargo, esta superposición no se aplica a Sling by Toast donde las entradas sí se pueden superponer.

 

 

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Agregar un turno en el informe de entradas de tiempo

1. En el informe de entradas de tiempo, selecciona + Agregar entrada.
2. En el menú desplegable, selecciona un empleado y completa el resto de los detalles del turno según sea necesario.
   1. Si corresponde, también debes seleccionar la ubicación del restaurante correspondiente en el menú desplegable.
3. Selecciona Guardar entrada para finalizar.

Nota: Si recibes un error indicando que ya se creó una tarjeta de tiempo para un empleado, pero no puedes verla en el informe de entradas de tiempo, puede deberse a que el empleado registró su entrada a la medianoche o antes del día anterior y trabajó durante el día que estás consultando. Para ver la entrada de tiempo, expande el filtro de fechas para incluir el día anterior y deberías poder verlo.

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