Enviar una factura a tus clientes

En este artículo:

• Crear y enviar una factura a su cliente
• Ver facturas
• Administrar la configuración de facturas
• Recursos adicionales
   

Crear y enviar una factura a tu cliente

Para enviar una factura digital a tus clientes, sigue los pasos que aparecen a continuación:

1. Inicia sesión en Toast Web y ve a Pagos > Métodos de pago > Facturas de clientes.
2. Selecciona Crear factura en la esquina superior derecha de la pantalla.
3. En Buscar cliente, busca un cliente actual o seleccione + Crear cliente para ingresar información de un nuevo cliente. 
4. Selecciona una Opción de almuerzo/cena para que puedas hacer un seguimiento de todos los diferentes tipos de pedidos (como catering), y selecciona una Fecha y Hora para que puedas crear un pedido programado una vez que se cree esta factura. Esto permitirá a tu restaurante priorizar o gestionar pedidos grandes y de catering que se avecinan.
5. Ajusta el Tiempo de preparación si es necesario. Se te pedirá que selecciones cuánto tiempo antes de la fecha de vencimiento del pedido debe enviarse a cocinar el artículo.
6. A continuación, selecciona + Agregar artículo para agregar artículos del menú que te gustaría facturar a un cliente.
   • También aparecerán todos los modificadores adjuntos al artículo y los memos predeterminados.
   • Tendrás la opción de agregar instrucciones especiales si es necesario.
   • Haz clic y arrastra los artículos del menú en tu factura para reorganizarlos (esto también se puede hacer después de que se hayas pagado una factura). 
7. Si es necesario, selecciona + Agregar cargo de servicio o + Agregar descuento para personalizar aún más la factura.
8. Configura tu Programa de pagos, incluyendo el monto del pago y la fecha de vencimiento. Aquí es donde puedes agregar una solicitud de depósito si lo deseas.
9. Configura los Detalles de tu factura. Aquí es donde puedes hacer lo siguiente:
   1. Asignar un Mesero que recibirá propinas por este pedido (opcional).
   2. Permitir a los clientes agregar una propina al realizar un pago de factura.
   3. Permitir a los clientes pagar con tarjeta de crédito (o Apple Pay/Google Pay). Si esta configuración no está habilitada, los clientes tendrán que venir a tu restaurante para realizar un pago. 
   4. Marcar pedido como exento de impuestos: Esto excluirá los impuestos de la factura.
   5. Agregar un Memo.
   6. Agregar archivo adjunto de correo electrónico, como un archivo de imagen, que se adjuntará al correo electrónico de tu factura. La imagen no se puede agregar al PDF de la factura real. 
10. Selecciona Revisar factura. Podrás previsualizar (como PDF o como correo electrónico) la forma en que se verá la factura.
11. Realiza cambios si es necesario, para ello selecciona Editar, o Enviar factura para enviarla por correo electrónico. También tendrás la opción de imprimir la factura o descargarla como archivo PDF, si es necesario.

Notas:

• El botón Enviar factura se convertirá en el botón Enviar recordatorio en caso de que desees enviar otro correo a tu cliente para el pago. 
• Los impuestos no se calculan hasta que guardes el borrador de la factura.

Si solo deseas enviar a tu cliente un enlace a la página donde puede realizar el pago de su factura, sigue estos pasos: 

1. Regresa a la página de detalles de la factura.
2. En la sección Programa de pagos, selecciona Copiar enlace a la página de pago para copiar el enlace de pago de la factura.
3. Una vez copiado, puedes enviar el enlace de pago de la factura directamente al destinatario.

Si deseas eliminar un artículo de una factura después de haberla enviado a tu cliente, tendrás que anular el artículo de la factura. El artículo anulado seguirá apareciendo en la factura, pero tendrá una línea atravesada y el valor no se reflejará en el total de la factura.
 

Una vez que tu cliente seleccione Pagar esta factura en el correo electrónico que recibe, será redirigido a una página web donde podrá ingresar su información de tarjeta de crédito. 
 

Los pagos de facturas aparecerán en los informes como artículos vendidos, incluyendo el informe de Resumen de ventas. Las ventas y los pagos se informan cuando la factura o el pedido se cumple. Cualquier factura en el borrador no se mostrará en los informes. Aprende más sobre la generación de informes de facturas en este artículo de Toast Central: Informes para la facturación de Toast. 

 

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Ver facturas en Toast Web

En la página Facturas en Toast Web, puedes ver fácilmente una lista de todas tus facturas creadas y enviadas anteriormente.

Utiliza las pestañas para ver facturas, o utiliza la barra de búsqueda (y filtros para Fecha de creación y Fecha de vencimiento) para buscar clientes o facturas específicos.
 

Para ver una factura específica, selecciona la factura en cuestión para abrir la página de detalles de la factura. Si es necesario, puedes seleccionar Enviar recordatorio si el cliente aún no pagó.

También podrás anular la factura seleccionando Más opciones > Anular factura en la página de detalles de la factura si el cliente canceló el pedido, por ejemplo.

Puedes seleccionar Imprimir pedidos en la parte superior de la página Facturas para imprimir facturas o una lista de preparación como archivos PDF. La lista de preparación mostrará el artículo, los modificadores, la cantidad e información del pedido (nombre del cliente, hora de recogida).
 

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Administrar la configuración de facturas

Puedes cambiar fácilmente la configuración de las facturas seleccionando Configuración de la lista de navegación que aparece en el lado izquierdo de la página Facturas. Para obtener más información sobre las configuraciones disponibles para las facturas, consulta este artículo de Toast Central: Ajustar la configuración de tu factura.

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Recursos adicionales para la facturación