Emitir un reembolso
Última actualización: 4 mar 2026, 10:42 a.m.
- Resumen de reembolsos, permisos y limitaciones
- Localizar una cuenta para reembolsar
- Emitir un reembolso con tarjeta de crédito o en efectivo a través del POS
- Reembolsos en cuentas de la casa, tarjetas de regalo y otros pagos
- Reembolsos por pagos diferidos
- Informes sobre reembolsos
- Emitir un reembolso en la misma cuenta más de una vez
La información en este artículo también será relevante si estás utilizando Toast Retail y tu cliente quiere devolver un artículo comprado. Obtén más información en este artículo de Toast Central: Primeros pasos con Toast Retail.
| Para clientes de Interac en Canadá, los reembolsos parciales no son posibles. Un reembolso completo es posible si se presenta antes de las 11:59 p. m. (EST) el mismo día de la transacción original. |
Resumen de reembolsos, permisos y limitaciones
Este video explica cómo emitir un reembolso en Toast Web, cómo emitir un reembolso en el POS y cómo rastrear reembolsos en los informes de Toast Web.
El proceso de reembolso te permite emitir reembolsos a los clientes utilizando tu POS de Toast o tu Toast Web. Los reembolsos solo son compatibles con cuentas de días anteriores. Las revocaciones de pagos con tarjeta de crédito, efectivo o tarjeta de regalo de Toast el mismo día se consideran anulaciones (consulta para más información). Hasta que se capture el pago, puedes anular artículos en el pedido. Después de que se capture el pago, debes reembolsar el pago en los artículos. Los artículos y cuentas ya no deben anularse antes ni después de que se emita un reembolso.
Para pagos con tarjeta de crédito, el pago se considera capturado cuando completa el proceso de captura de tarjeta de crédito. Los pagos con tarjeta de crédito anulados se muestran en Informes > Gestión de efectivo y pérdidas > Informe de pagos anulados.
Los pagos en efectivo y los pagos con tarjeta de regalo de Toast se consideran capturados al final de ese día hábil. El servicio de asistencia de Toast configura el corte del día hábil del restaurante para cada restaurante. El corte generalmente se establece a las 4:00 a. m. en tu zona horaria establecida.
Antes de que un empleado pueda emitir un reembolso, debe recibir permiso para buscar cuentas y reembolsar pagos. También hay limitaciones y recomendaciones sobre los tipos de pagos que admiten reembolsos y sobre cuándo puedes emitir reembolsos en efectivo y con tarjeta de crédito.
Los plazos de procesamiento de reembolsos pueden variar ligeramente dependiendo de la institución financiera. En general, los reembolsos se procesan en un plazo de 2 a 5 días hábiles después de que se realiza una solicitud.
Reembolsar cuentas en Toast puede involucrar varios flujos de trabajo, dependiendo de si estás utilizando el POS de Toast o Toast Web. El POS de Toast es ideal para transacciones en el restaurante y reembolsos en efectivo, mientras que Toast Web permite búsquedas y flujos de trabajo más detallados a través de la interfaz de backend.
¿Cuál es la diferencia entre anular y reembolsar?
- Anular: Revierte un pago el mismo día en que se realizó, antes de que sea capturado por el banco. Las transacciones anuladas se eliminan completamente del sistema. Si la transacción se ha anulado antes de que se autorizara el pago, no se le cobrará nada al cliente; sin embargo, dependiendo del banco, puede aparecer un monto parcial pendiente en su estado de cuenta.
- Reembolsar: Devuelve el pago a un cliente por transacciones capturadas después de que se ha cerrado la cuenta. Los reembolsos generalmente tardan de 1 a 3 días hábiles en procesarse.
Adicionalmente:
- Se pueden emitir reembolsos en cuentas que tienen pagos con tarjeta de crédito, efectivo o tarjetas de regalo Toast.
- Solo puedes emitir reembolsos en pagos en efectivo en la aplicación del POS de Toast. No puedes reembolsar pagos en efectivo desde Toast Web.
- Dependiendo de la institución financiera involucrada, los reembolsos pueden tardar de tres a cinco días hábiles en completarse.
- Tienes hasta 90 días después del cargo para emitir un reembolso.
- El servicio de asistencia de Toast recomienda encarecidamente que emitas reembolsos en efectivo en un dispositivo POS de Toast que esté asociado con una caja de efectivo. Esto permite que el reembolso aparezca en el informe de la caja de efectivo (consulta para obtener más información). Cuando emites un reembolso en efectivo en un dispositivo que no está asociado con una caja de efectivo, no hay un informe de caja de efectivo para registrar el reembolso. No habrá registro del reembolso en efectivo en tus informes.
- Los empleados aún deben tener el permiso Buscar cuentas para localizar una cuenta y deben tener el permiso Anular o reembolsar pagospara emitir un reembolso. Obtén más información sobre permisos en nuestra .
- Las notificaciones de reembolso procesadas se envían tanto al comerciante como al cliente, proporcionando transparencia y actualizaciones de estado. Se suele contactar a los clientes a través de correos electrónicos de confirmación que indican que se ha iniciado el reembolso.
Nota: Si estás utilizando Toast Retail, puedes seguir las instrucciones en este artículo para localizar una cuenta a través de tu dispositivo POS o Toast Web para emitir un reembolso. Si es necesario volver a agregar el artículo minorista a tu inventario, puedes usar “Edición Rápida” para ajustar la cantidad en consecuencia.
Localizar una cuenta para reembolsar
Para emitir un reembolso, primero debes localizar la cuenta original en tu POS o en tu Toast Web. Los reembolsos en efectivo solo se pueden reembolsar desde tu POS de Toast y no se pueden reembolsar en Toast Web.
Localizar una cuenta a través del POS de Toast
Si estás en el POS de Toast, comienza seleccionando el logo de Toast en la esquina superior hasta que aparezca la pantalla de inicio del POS de Toast y estés en el menú principal de la aplicación Toast. Bajo Actividades del gerente, selecciona Buscar cuentas y emitir reembolso.
Esto te llevará a la pantalla Búsqueda avanzada de cuentas.
Para localizar la cuenta:
- Selecciona la fecha de la cuenta en el calendario.
- Ingresa el número de la cuenta.
- Selecciona Buscar.
Alternativamente, si la cuenta se pagó con una tarjeta de crédito:
- Selecciona Buscar por tarjeta de crédito.
- Ingresa los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta de crédito y selecciona Buscar.
Localizar una cuenta a través de Toast Web
Para localizar una cuenta en el backend, comienza iniciando sesión en .
- Navega a Pagos > Transacciones y reembolsos > Buscar cuentas y emitir reembolso.
- Para localizar la cuenta:
- Selecciona la fecha en el calendario.
- Ingresa el número de cuenta.
- Selecciona Buscar.
Alternativamente, si la cuenta se pagó con una tarjeta de crédito:
- Selecciona Buscar por tarjeta de crédito.
- Ingresa los últimos cuatro dígitos del número de la tarjeta de crédito y selecciona Buscar.
Emitir un reembolso de tarjeta de crédito o en efectivo a través del POS
Hay dos formas de emitir un reembolso directamente desde el POS:
Opción 1:
- Después de localizar la cuenta, selecciona Reembolso y elige el tipo de reembolso que desees.
- Por artículo(s): Para reembolsar artículos específicos, .
- Toda la cuenta: Para reembolsar todos los artículos de una cuenta.
- Solo propina: Para reembolsar solo una propina de tarjeta de crédito (esto no incluye los cargos de servicio retenidos por el empleador). Para reembolsar tanto una gratificación como una propina, usa el reembolso por artículo(s).
- Solo impuesto: Para reembolsar solo el impuesto de una cuenta (por ejemplo, en el caso de una organización exenta de impuestos).
- Monto personalizado: Para reembolsar un monto específico de una cuenta que no está asociado con un artículo, cargo de servicio o monto de impuesto (por ejemplo, si solo quieres reembolsar USD 50 a un cliente).
Nota: La propina de tarjeta de crédito se puede reembolsar como parte de los tipos de reembolso. No estás limitado al tipo Solo propina si deseas reembolsar una propina en combinación con el reembolso de artículos, cargos de servicio o impuestos.
- Sigue los pasos en la ventana que aparece una vez que se selecciona el tipo de reembolso deseado. Por ejemplo, si seleccionas Por artículo(s), aparecerá una nueva pantalla, en la que se te pedirá que selecciones qué artículos se están reembolsando a tu cliente. Opcionalmente, puedes especificar la cantidad que se reembolsará por cada artículo. De manera predeterminada, se reembolsa la cantidad total.
Para habilitar el campo Cantidad, deselecciona la casilla junto al artículo y luego selecciónala nuevamente. Cuando se seleccione un artículo, aparecerán las opciones (-) y (+) a cada lado de la cantidad del artículo. También puedes escribir manualmente la cantidad que desees reembolsar (incluyendo decimales para reembolsos de artículos que no sean números enteros). Si ingresas una cantidad mayor que la cantidad original vendida a tu cliente, verás un mensaje de error que te impedirá continuar al siguiente paso. - Agrega el monto de la propina si también se va a reembolsar. El monto original de la propina aparecerá debajo de la caja. Selecciona Siguiente.
Después de que se emita un reembolso, la cuenta permanecerá cerrada y no aparecerá en el informe de pedidos no pagados.
Nota: Este flujo de trabajo no está disponible en cuentas restringidas. Las cuentas restringidas son cuentas que han alcanzado cierta antigüedad (de manera predeterminada, 90 días). Estas cuentas restringidas no se pueden recuperar en la aplicación del POS de Toast ni se pueden modificar. Por lo tanto, una vez que una cuenta supera los 90 días, no puedes revertir los pagos en ella. Para procesar un reembolso en cuentas que tienen una antigüedad restringida, contacta al servicio de atención al cliente de Toast.
- Después de localizar la cuenta, selecciona Actualizar.
- Selecciona el botón Pagar (USD).
- Selecciona el pago.
- Selecciona Reembolso y el tipo de reembolso que desees. Nota: Si no ves la opción Reembolso como se detalla en la imagen a continuación y ves Anular en su lugar, es porque el pago aún no se ha capturado. Procede a anular en lugar de reembolsar.
- Por artículo(s): Para reembolsar artículos específicos, .
- Toda la cuenta: Para reembolsar todos los artículos de una cuenta.
- Solo impuesto: Para reembolsar solo el impuesto de una cuenta (por ejemplo, en el caso de una organización exenta de impuestos).
- Solo propina: Para reembolsar solo una propina de tarjeta de crédito (esto no incluye los cargos de servicio retenidos por el empleador). Para reembolsar tanto una gratificación como una propina, usa el reembolso por artículo(s).
- Monto personalizado: Para reembolsar un monto específico de una cuenta que no está asociado con un artículo, cargo de servicio o monto de impuesto (por ejemplo, si solo quieres reembolsar USD 50 a un cliente)
- Sigue los pasos en la ventana que aparece una vez que se selecciona el tipo de reembolso deseado. Por ejemplo, si se selecciona Por artículo(s), aparecerá una nueva pantalla, en la que se te pedirá seleccionar qué artículos se están reembolsando a tu cliente. Opcionalmente, puedes especificar la cantidad que se reembolsará por cada artículo. De manera predeterminada, se reembolsa la cantidad total. Para habilitar el campo Cantidad, deselecciona la casilla junto al artículo y luego selecciónala nuevamente. En el campo Cantidad, establece la cantidad que se va a reembolsar.
- Agrega el monto de la propina si también se va a reembolsar. El monto original de la propina aparecerá debajo de la caja. Selecciona Siguiente.
- Agrega un comentario (opcional) y selecciona Siguiente.
- Revisa el monto del reembolso y selecciona Confirmar. Ten en cuenta que los reembolsos no se pueden revertir ni cambiar sin llamar al servicio de atención al cliente, así que asegúrate de confirmar que el monto del reembolso sea correcto y usa los para hacer los cambios necesarios.
Después de que se emita un reembolso, la cuenta permanecerá cerrada y no aparecerá en el informe de pedidos no pagados.
Nota: Si no especificas un valor de reembolso para el pago cuando reembolsas una cuenta de múltiples pagos, entonces, para emitir un reembolso contra ese método de pago más tarde, debes usar el método de reembolso de valor personalizado. Por ejemplo, emites un reembolso contra una cuenta de USD 40,00 que tiene dos pagos con tarjeta de crédito. Reembolsas USD 15,00 a una de las tarjetas de crédito, pero no reembolsas nada a la otra. Para emitir un reembolso a esa otra tarjeta de crédito, debes usar un reembolso de valor personalizado.
Emitir un reembolso de tarjeta de crédito a través de Toast Web
Para emitir un reembolso de tarjeta de crédito a través de Toast Web, sigue estos pasos:
- En Toast Web, navega a Pagos > Transacciones y reembolsos > Buscar cuentas y emitir reembolso.
- Selecciona la pestaña Buscar por tarjeta de crédito. Luego, ingresa los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta de crédito y selecciona Buscar.
- Después de localizar la transacción de tarjeta de crédito, selecciona Reembolso y elige el tipo de reembolso que desees.
- Por artículo(s): Para reembolsar artículos específicos, .
- Toda la cuenta: Para reembolsar todos los artículos de una cuenta.
- Solo propina: Para reembolsar solo una propina de tarjeta de crédito (esto no incluye los cargos de servicio retenidos por el empleador). Para reembolsar tanto una gratificación como una propina, usa el reembolso por artículo(s).
- Solo impuesto: Para reembolsar solo el impuesto de una cuenta (por ejemplo, en el caso de una organización exenta de impuestos).
- Monto personalizado: Para reembolsar un monto específico de una cuenta que no está asociado con un artículo, cargo de servicio o monto de impuesto (por ejemplo, si solo quieres reembolsar USD 50 a un cliente)
Nota: Las propinas de tarjeta de crédito se pueden reembolsar como parte de los tipos de reembolso. No estás limitado al tipo Solo propina si deseas reembolsar una propina en combinación con el reembolso de artículos, cargos de servicio o impuestos.
- Sigue los pasos en la ventana que aparece una vez que se selecciona el tipo de reembolso deseado. Por ejemplo, si se selecciona Cuenta completa, aparecerá una pantalla en la que se mostrará lo que se reembolsará, y podrás marcar y desmarcar elementos si es necesario.
- Agrega el monto de la propina si también se va a reembolsar. El monto original de la propina aparecerá debajo de la caja. Selecciona Siguiente.
- Agrega un comentario (opcional) y selecciona Siguiente.
- Revisa el monto del reembolso y selecciona Confirmar. Ten en cuenta que los reembolsos no se pueden revertir ni cambiar sin llamar al servicio de atención al cliente, así que asegúrate de confirmar que el monto del reembolso sea correcto y usa los botones de retroceso para hacer los cambios necesarios.
- Selecciona la opción de recibo que desees. Si se selecciona Correo electrónico o mensaje de texto, aparecerá una pantalla adicional para que puedas ingresar la información del cliente. Ten en cuenta que los recibos impresos no están disponibles si el reembolso se emite a través de Toast Web.
Después de que se emita el reembolso, la cuenta permanecerá cerrada y no aparecerá en el informe de pedidos no pagados.
Emitir un reembolso en una cuenta con múltiples pagos
Los montos de reembolso por artículo, por cuenta completa y solo de impuestos se pueden distribuir entre los pagos originales. Cada tipo de pago se puede reembolsar hasta su monto de pago original. Por lo tanto, si un cliente pagó USD 50 (con propina) con una tarjeta de crédito, solo podrá emitir un reembolso hasta esa cantidad.
En el ejemplo que se muestra a continuación, se está reembolsando la cuenta completa, por lo que la pantalla te mostrará qué tarjetas se reembolsarán y los montos de cada una. Además, podrás ingresar un monto de propina para cada tarjeta.
Nota: Los montos de reembolso no se pueden distribuir a “otros pagos”, cuentas de la casa o tarjetas de regalo de terceros. Los montos de reembolso solo se pueden distribuir a pagos en efectivo utilizando el flujo de trabajo del POS.
Reembolsos en cuentas de la casa, tarjetas de regalo y otros pagos
Tarjetas de regalo Toast: Los pagos realizados con tarjetas de regalo Toast de días anteriores se pueden reembolsar utilizando los pasos anteriores.
Tarjetas de regalo de terceros, cuentas de la casa y otros pagos: Para revertir los pagos, es necesario anularlos. Esto hará que la cuenta se reabra y que sea necesario aplicar un nuevo tipo de pago, anular artículos, anular la cuenta o aplicar un descuento para que la cuenta se cierre. Aquí puedes encontrar más información sobre cómo aplicar descuentos: .
Ver reembolsos en recibos de Toast
La información del reembolso se imprime en la parte inferior del recibo.
Dicha información incluye:
- Fecha del reembolso
- Artículos y montos del reembolso
- Total del reembolso
- Para reembolsos de artículos o de la cuenta completa, el pago que recibió el reembolso
Para más información sobre cómo se reflejarán los reembolsos en los informes, consulta .
Para una guía más detallada sobre cómo emitir reembolsos en Toast, consulta nuestra o visita a fin de obtener información adicional.
Reembolsos por pagos diferidos
Un pago diferido se refiere al dinero recibido por adelantado por la provisión de los bienes o servicios relacionados. En otras palabras, los ingresos no se reconocen en el momento del pago, sino solo cuando se cumple o se canjea la obligación subyacente.
Estos son algunos ejemplos:
- Pedidos futuros (como catering pagado por adelantado):
- Día del pedido: El pago total refleja el pago, pero no se reconocen ventas. Propinas = USD 0.
- Día del cumplimiento: Los ingresos se reconocen en Ventas por depósito cobradas, y las propinas (si las hay) también se reconocen.
- Artículos diferidos (tarjetas de regalo, vales y créditos de cuenta de la casa):
- Excluidos de las ventas netas cuando se venden. Los ingresos se reconocen solo cuando se canjean.
- En los informes, aparecen en categorías diferidas en el resumen de ventas y el resumen de contabilidad.
- Depósitos o créditos cobrados por adelantado (como depósitos de botellas o devoluciones de contenedores):
- El efectivo se cobra por adelantado, pero los ingresos se reconocen solo si (o cuando) el depósito no se devuelve.
- Si el cliente devuelve el artículo más tarde, el depósito se reembolsa en lugar de reconocerse como venta.
Debido a que los pagos diferidos están excluidos de las ventas hasta que se reconocen, los reembolsos de artículos diferidos requieren un manejo cuidadoso:
- Reembolso por artículo(s) o cuenta completa (recomendado):
- Asocia el reembolso directamente con el artículo diferido.
- Mantiene un informe correcto, ya que el artículo nunca se contó entre las ventas reconocidas en primer lugar.
- Reembolso por monto personalizado (no recomendado):
- Se resta de las ventas reconocidas a pesar de que el artículo diferido nunca se incluyó en las ventas.
- No maneja correctamente los impuestos asociados, ya que no está vinculado a la configuración de impuestos de un artículo.
- Esto puede llevar a informes inexactos y problemas de conciliación.
Orientación sobre el tipo de reembolso para artículos diferidos:
- Por artículo(s): Utilizar al reembolsar artículos diferidos específicos, cargos de gratificación obligatoria o cargos de servicio retenidos por el empleador.
- Toda la cuenta: Utilizar al reembolsar todos los artículos, incluidos los artículos diferidos, en la cuenta.
- Solo propina: Utilizar para reembolsar solo propinas de tarjeta de crédito (no aplicable a artículos diferidos).
- Solo impuesto: Utilizar al reembolsar solo el impuesto (por ejemplo, para un cliente exento de impuestos).
- Monto personalizado: Evitar para artículos diferidos, ya que reduce inexactamente las ventas y no tiene en cuenta el impuesto.
Informes sobre reembolsos
Ya sea que emitas un reembolso en Toast Web o en el POS, los informes se muestran de la misma manera. Navega hasta Informes y luego ve a Resumen de ventas. Cuando se carguen los datos de ventas, verás todas las ventas netas, incluidos los reembolsos emitidos del día.
Emitir un reembolso en la misma cuenta más de una vez
Si ya has emitido un reembolso parcial en la transacción de pago de una cuenta y necesitas reembolsar más o la totalidad del monto restante al cliente, comunícate con el servicio de atención al cliente para que se encargue de hacerlo.
