Prepárate para operar en modo sin conexión durante interrupciones o interrupciones del servicio

En este artículo:

• Tu POS en modo sin conexión
• Revisar configuración y permisos de pago
  
  • Procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta
  • Asignar permisos de procesamiento de tarjetas sin conexión/en segundo plano
  • Riesgos de recibir pagos con tarjeta durante interrupciones
• Verifica tu configuración de red y conexión a internet
• Opcional: Crear una opción gastronómica sin conexión
• Configurar autorización de Puesto de pedidos para modo sin conexión
• Capacitar al personal para modo sin conexión

Tu POS en modo sin conexión

Modo sin conexión se activa automáticamente cuando tus dispositivos Toast pierden la conexión a internet, la red local o nuestros servidores en la nube. Nuestra resiliencia integrada sin conexión proporciona el soporte invisible necesario para mantener seguros el envío y los pagos de la cocina, independientemente de las interrupciones de la red. Después de 40 segundos sin conexión, verás un banner en la parte superior de la pantalla que explica lo que está pasando y lo que todavía puedes hacer.

En este artículo, se brinda información sobre algunas configuraciones que puedes revisar con anticipación para asegurarte de que el procesamiento de pagos y los flujos de trabajo de toma de pedidos funcionen como quieres cuando tu dispositivo funciona sin conexión.

Para verificar el estado de todos los sistemas Toast y suscribirte a alertas por SMS o correo electrónico en tiempo real, consulta status.toasttab.com.

Para obtener información general sobre lo que puedes esperar durante una interrupción, consulta Usar Toast en modo sin conexión.

Para obtener más información sobre lo que puedes hacer una vez que tu POS vuelva a estar en línea, consulta Recuperarse y volver a estar en línea después de una interrupción o interrupción.

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Revisar configuración de pago y permisos para modo sin conexión

Procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta

Hay dos opciones para gestionar los pagos con tarjeta de crédito y débito durante una interrupción de la conexión o interrupción de la conexión: 

• Toma los pagos en segundo plano y procésalos cuando vuelvas a estar en línea. Esta es la configuración predeterminada recomendada.
• No aceptar pagos con tarjeta en absoluto.

Toast recomienda ampliamente que dejes los pagos con tarjeta en segundo plano activados para mantener tu negocio operativo en caso de que entres en modo sin conexión. Sigue las instrucciones que se indican a continuación para revisar tu configuración (para ello, se requiere el permiso de 6.3 Configuración de pagos). 

Nota: Debes activar el procesamiento en segundo plano para pagos con tarjeta mientras tu POS está en funcionamiento. No puedes ajustar esta configuración mientras tu dispositivo está en modo sin conexión.

1. En Toast Web, ve a Pagos > Métodos de pago > Opciones de pago. Desplázate hacia abajo hasta la sección Crédito.
2. Selecciona la configuración deseada para la autorización de tarjetas durante interrupciones del servicio.
   
   • Seguir aceptando pagos con tarjeta sin esperar la autorización (recomendado)
     
     Sabemos lo importante que es mantener operaciones fluidas para tus clientes. Esta opción predeterminada garantizará que las transacciones con tarjeta se acepten en modo sin conexión y se almacenen en segundo plano en tu dispositivo. Tus clientes no notarán nada diferente. Cuando vuelvas a estar en línea, las transacciones se enviarán para la autorización de la red de tarjetas. 
     
     Más información sobre los riesgos a continuación.
   • No aceptar pagos con tarjeta (esperar a que la autorización esté disponible). Usa esta configuración si te parece bien operar solo en efectivo durante una interrupción del servicio. No podrás recibir ningún pago con tarjeta mientras tu dispositivo esté en modo sin conexión.
3. Si seleccionaste Continuar aceptando pagos con tarjeta sin esperar la autorización (recomendado), considera configurar lo siguiente:
   
   • Límite de transacciones (opcional): En modo sin conexión, los gerentes deben anular cualquier transacción individual que supere este límite.
   • ¿Omitir siempre la autorización en el POS, independientemente de las interrupciones de la conexión? Si la velocidad del procesamiento de los pagos es importante (p. ej., si el bar está muy concurrido), puedes optar por recibir todos los pagos sin esperar la autorización en tu POS. Existe el riesgo de que las tarjetas se rechacen una vez que los clientes ya se hayan ido.
4. Guarda y publica cualquier cambio.

Mira cómo se activa el procesamiento de tarjetas de crédito en segundo plano para la funcionalidad de modo sin conexión.

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Asignar permisos de procesamiento de tarjetas sin conexión/en segundo plano

El permiso 1.15 para procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano permite a los usuarios recibir pagos con tarjeta de crédito y débito sin conexión que superen el límite de transacciones establecido en Toast Web. Recomendamos asignar este permiso a cualquier tarea (generalmente, gerentes) que implique recibir pagos o gestionar a otros empleados que reciben pagos.

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Tareas.
2. Selecciona la tarea que debería poder aprobar pagos con tarjeta sin conexión de cualquier valor.
3. Desplázate hacia abajo hasta la sección Permisos de usuario predeterminados y asegúrate de que el permiso 1.15 Procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano esté activado.
4. Guardar y publicar los cambios realizados. 
5. Repite los pasos 1-4 para cualquier otro trabajo que deba activarse con este permiso.

Si es necesario, puedes agregar o eliminar este permiso para una persona específica yendo al perfil de ese empleado y seleccionando Anular para 1.15 Procesamiento de tarjetas de crédito sin conexión/en segundo plano (más información: Agregar y gestionar empleados en Toast Web).

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Riesgos de recibir pagos con tarjeta durante interrupciones

Hay riesgos asociados con recibir pagos durante una interrupción o interrupción del servicio porque los pagos no se pueden autorizar hasta que se restablezca la conexión de red. Esto significa que es posible que un pago que se procesó durante una interrupción sea denegado cuando el sistema vuelva a estar en línea. 

• Eres responsable de cualquier pago rechazado, caducado o disputado mientras operas en modo sin conexión.
• Es recomendable verificar el nombre del titular y la fecha de vencimiento de la tarjeta, especialmente cuando se está en modo sin conexión.
  
  • Si lo deseas, puedes crear una opción gastronómica personalizada para recopilar los nombres y números de teléfono de los clientes cuando tomas pedidos en modo sin conexión. De esta manera, si el pago con tarjeta de un cliente se rechaza una vez que tu sistema vuelve a estar en línea, tienes una forma de contactarlo para solicitar el pago. Consulta más abajo. 
• Toast no recomienda registrar manualmente los números de tarjeta y luego ingresarlos como una transacción de tarjeta sin presencia física (CNP). Si es necesario, recuerda que debes tener el número de CVV para procesar pagos retroactivamente. También debes proteger los datos del titular de la tarjeta para cumplir con la normativa PCI (obtén más información: Descripción general del cumplimiento de la PCI).
• Es posible que las autorizaciones de pago ya no sean válidas si ha transcurrido demasiado tiempo (determinado por las redes de tarjetas) desde el momento en que se produjo la transacción, en algunos casos, tan solo 24 horas después de la fecha de la transacción. Toast recomienda que los restaurantes resuelvan cualquier problema de conectividad de red que pueda interferir con la captura de pagos lo antes posible para prevenirlo. Después de este período, la autorización puede caducar y hacer que el pago sea rechazado, lo que genera una pérdida para el negocio a menos que pueda recuperar el monto del cliente.
  
  • Usar una conexión de respaldo celular puede ayudar a evitar que se rechacen pagos debido a autorizaciones vencidas.

Si esto te preocupa, puedes establecer un límite de transacciones para los pagos realizados sin conexión o desactivar por completo las autorizaciones de tarjetas durante interrupciones del servicio.

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Verifica tu configuración de red y conexión a Internet

Revisa la configuración y las recomendaciones de configuración a continuación para reducir la posibilidad de una interrupción de tu red o conexión a internet:
 

1. Asegúrate de que tus terminales estén configuradas solo para usar Ethernet o Wi-Fi. Si tus terminales Toast están configuradas para usar Ethernet y Wi-Fi, es posible que experimenten problemas de conectividad. Para evitarlo, recomendamos desactivar el Wi-Fi en todas las terminales. 
2. Asegúrate de que todos los dispositivos estén conectados a la red segura de Toast. Si tu dispositivo está conectado a tu red a través de un cable Ethernet o USB-C, asegúrate de que la configuración de red del dispositivo sea Ethernet. En el caso de los dispositivos inalámbricos, asegúrate de estar conectado a la red _Toast a través de Wi-Fi. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo revisar estas configuraciones, consulta nuestro artículo Verificar tu conexión a Internet. 
3. Revisa la configuración de red y la ubicación del punto de acceso inalámbrico. Vea nuestro video sobre preparación básica del lugar para revisar los requisitos de internet, alimentación y cableado. Además, consulta nuestro video Requisitos para conectividad inalámbrica a fin de asegurarte de que tus puntos de acceso inalámbrico estén correctamente configurados para ser compatibles con tus dispositivos portátiles Toast Go®. 
4. Verifica la velocidad de tu internet. Toast recomienda una velocidad de internet de 15 Mbps de descarga y 5 Mbps de carga. Usa www.speedtest.net para probar la velocidad de carga y descarga de tu red. Lee el artículo Prueba tu velocidad de Internet para obtener más información. 
5. Considera una solución de respaldo celular. Toast recomienda usar una solución de respaldo celular para evitar pagos rechazados debido a autorizaciones vencidas. Habla con tu profesional de TI o con un consultor de redes para obtener más información.
6. Olvida otras redes en todos los dispositivos portátiles. Si tus dispositivos portátiles Toast Go® se conectaron a otras redes Wi-Fi en el pasado, es posible que intenten reconectarse a esas redes cuando se desplacen por varias áreas de servicio. Para evitar que esto suceda e interrumpir el servicio, recomendamos olvidar otras redes en tus dispositivos. Sigue nuestro artículo Olvidar una red en un dispositivo Toast para obtener instrucciones detalladas. 

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Opcional: Crear una opción gastronómica “sin conexión”

Toast te ofrece la flexibilidad de configurar opciones gastronómicas personalizadas y ajustar cómo se comportan y qué información del cliente recopila en tu dispositivo Toast. Esta opción puede ser útil en modo sin conexión, ya que puedes recopilar la información de contacto del cliente que necesites en caso de interrupción del servicio. 

Por ejemplo, puedes configurar una nueva opción gastronómica llamada “Comida en el local - modo sin conexión” y elegir el comportamiento de Envío (para recoger el nombre y el número de teléfono) o el comportamiento de Comida para llevar (para recoger el nombre, el número de teléfono y la dirección). Luego, puedes elegir esta opción gastronómica cuando tu restaurante esté en modo sin conexión para obtener información del cliente y contactarlo en el caso de que su tarjeta de crédito rechace el pago cuando el sistema vuelva a estar en línea. Para obtener más información, consulta Configurar opciones gastronómicas personalizadas.

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Configurar autorización de Puesto de pedidos para modo sin conexión

Si tu negocio utiliza Puestos de pedidos Toast, al crear un perfil de usuario de “Servidor del Puesto de pedidos”, el dispositivo podrá volver a iniciar sesión automáticamente y retomar el proceso donde lo dejó en caso de que tu Puesto de pedidos se desconecte. No tendrás que volver a iniciar sesión manualmente en el Puesto de pedidos si el sistema se bloquea o pierde la conexión. El Puesto de pedidos asignará todas las cuentas y operaciones de auditoría específicas del Puesto de pedidos a este usuario.

Nota: Si utilizas el Sistema de pantallas de cocina Toast (KDS), tu terminal del Puesto de pedidos debería estar en la misma red que tus dispositivos KDS. De esta manera, tu Puesto de pedidos podrá seguir enviando tickets al Sistema de pantallas de cocina (KDS) en caso de que tus dispositivos entren en modo sin conexión durante una interrupción del servicio o una interrupción de la conexión.

1. En Toast Web, ve a Empleados > Gestión de empleados > Empleados.
2. Selecciona + Agregar nuevo empleado.
3. Ingresa los siguientes campos obligatorios:
   
   • En el caso de Invitación a crear cuenta, asegúrate de que la configuración esté configurada como No.
   • Nombre: Ingresa "Puesto de pedidos" en este campo
   • Apellido: Ingresa “Servidor” en este campo
   • Código de acceso: Ingresa un código de acceso numérico en este campo
   • Nota: Una persona real no está vinculada a este perfil de empleado, por lo que no necesitas ingresar información en los campos restantes.
4. Selecciona Agregar para terminar de agregar el empleado.
5. Ve a Atención al público > Soluciones gastronómicas móviles > Configuración Puesto de pedidos.
6. Desplázate hacia abajo hasta la sección Servidor Puesto de pedidos. Usa el menú desplegable para seleccionar “Servidor, Puesto de pedidos” (el perfil de empleado que acabas de crear).
7. Guarda y publica los cambios.

Si tu restaurante tiene las propinas activadas y configuraste la autorización de Puesto de pedidos siguiendo los pasos anteriores, no es necesario que realices una revisión del turno para este usuario específico del Puesto de pedidos.

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Capacitar al personal para modo sin conexión

Usa los siguientes videos de capacitación para empleados y gerentes sobre el modo sin conexión a fin de preparar al personal para manejar el POS durante el modo sin conexión.

Capacitación para gerentes: Brinda a tu equipo un resumen sobre cómo operar en modo sin conexión con este video de cuatro minutos. 

Capacitación de empleados: Obtén información sobre qué hacer cuando tu restaurante tiene una interrupción del servicio y pasa al modo sin conexión.

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