Gestionar la Sincronización de Contabilidad de Ventas

En este Artículo: 

• Cuentas Conectadas
  • Códigos GL 
  • Clases 
  • Proveedores 
  • Clientes
• Artículos Relacionados

Nota: Antes de revisar este artículo, asegúrate de revisar y seguir los pasos en Comenzar con la Sincronización de Contabilidad de Ventas para las instrucciones de configuración.

Ahora que has configurado la Sincronización de Contabilidad de Toast, aprende a gestionar:

• Conexiones Contables
  • Cuentas Conectadas
  • Códigos GL
  • Clases
  • Vendedores
  • Clientes

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Sincronización de Contabilidad de Ventas: Conexiones de Contabilidad

Para acceder a las conexiones de contabilidad en Toast Web, navega a Productos financieros > Contabilidad > Conexiones. Aquí, podrás gestionar tus cuentas de QuickBooks Online conectadas a Toast Web.

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Cuentas Conectadas

Cuando una nómina ha sido enviada y sincronizada con QuickBooks Online, verás entradas aquí ordenadas por tu cuenta de QuickBooks Online. Consulta rápidamente el estado de conexión y los grupos de pago asociados aquí.

• Toma nota del campo estado de conexión de QuickBooks aquí. Debería decir Conectado.
• Selecciona el icono de lápiz para editar para conectar o desconectar grupos de pago de esta cuenta de QuickBooks Online.
• Selecciona el menú de tres puntos (desbordamiento) para reconectar o restablecer la conexión. Es posible que necesites hacer esto cuando haya un lapso en la facturación, cuando ocurran algunos errores de QuickBooks Online, o cuando cambies tus credenciales de QuickBooks Online (correo electrónico y/o contraseña).
  

Si deseas vincular una nueva cuenta de QuickBooks Online a Toast Payroll, navega a Finanzas > Contabilidad > Conexiones y selecciona Añadir cuenta de QuickBooks Online.

Si esta página está vacía, no se ha publicado ninguna nómina de este grupo de pago (o aún necesita realizarse una sincronización manual).

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Códigos GL

Si es aplicable, comienza seleccionando una cuenta de QuickBooks del menú desplegable en la esquina superior izquierda para encontrar una lista de códigos GL en tu cuenta de QuickBooks Online. Utiliza el Mostrar menú desplegable para ver Solo activos, Solo inactivos, o Todos los códigos GL (el predeterminado es Solo activos). Luego utiliza la barra de búsqueda para localizar rápidamente el código o tipo de cuenta que necesitas.

Cada columna aquí contiene información importada de tu cuenta de QuickBooks Online. Puedes seleccionar el ícono de lápiz de edición para actualizar un código GL o sus propiedades; esto también actualizará el código en tu cuenta de QuickBooks Online. De manera similar, selecciona +Agregar código GL para crear un nuevo ítem en Toast y QuickBooks Online. Si tienes nuevos códigos GL en tu cuenta de QuickBooks Online, puedes traerlos fácilmente a Toast seleccionando Sincronizar desde QuickBooks Online.

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Clases

También podrías ver una tercera pestaña en esta página si tu negocio tiene clases configuradas en QuickBooks Online. Esta página utiliza las mismas funciones que la pestaña de códigos GL, por lo que puedes acceder fácilmente a tus clases y editar sus propiedades. Cualquier edición realizada en tus clases en Toast Web se sincronizará con tu cuenta de QuickBooks Online.

El seguimiento de clases es una opción para los clientes que utilizan QuickBooks Online. Las clases son diferentes a los códigos GL y generalmente son utilizadas por clientes con múltiples ubicaciones. Visita Comienza con el seguimiento de clases (enlace externo) para más detalles.

Hay un problema potencial si tu cuenta de QuickBooks Online tiene clases configuradas por trabajo en lugar de por ubicación. La sincronización de contabilidad de nómina predetermina la sincronización de ubicaciones a clases, por lo que el sistema puede no ser capaz de emparejar las cosas correctamente. Aquí hay tres opciones:

1. Reorganiza tu seguimiento de clases por ubicación en lugar de por trabajos.
2. Actualiza tu cuenta de QuickBooks Online para usar el seguimiento por ubicación en lugar del seguimiento por clases.
3. Omitir el seguimiento de clases por completo. Sin embargo, asumes el riesgo de errores con la sincronización.

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Proveedores

En la pestaña de Proveedores de conexiones contables, puedes gestionar proveedores para categorizar gastos para tus informes.

1. Selecciona cómo vas a agregar tu nuevo proveedor:
   1. Si estás agregando un proveedor por primera vez, selecciona el Agregar proveedor ( botón azul).
   2. Si estás agregando a tu lista existente, selecciona el + Agregar proveedor enlace.
2. Ingresa el Nombre del proveedor y Dirección y selecciona Guardar. 
   
   
   En cualquier momento, puedes editar el proveedor seleccionando el icono de lápiz. Si deseas eliminar un proveedor, selecciona el icono de ojo y Desactivar. Nota: Una vez que el proveedor esté desactivado, no se puede asignar a los elementos de línea a menos que se reactive. 
   
   

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Clientes

La pestaña de Clientes se puede usar para categorizar quién te debe dinero por tu negocio.

1. Selecciona cómo vas a agregar tu nuevo cliente:
   1. Si estás agregando un cliente por primera vez, selecciona el Agregar cliente ( botón azul).
   2. Si estás agregando a tu lista existente, selecciona el + Agregar cliente enlace.
2. Ingresa el nombre del cliente y la dirección y selecciona Guardar.
   
   
   En cualquier momento, puedes editar el proveedor seleccionando el icono de lápiz. Si deseas eliminar un cliente, selecciona el icono de ojo y Desactivar.Nota:Una vez que el cliente esté desactivado, las entradas del diario pueden no publicarse hasta que esos códigos GL sean reasignados.
   
   

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