Nómina Toast: Obtener ayuda con el tiempo fuera del trabajo (TAFW)

En este artículo:

Solucionar TAFW: Prácticas recomendadas
Preguntas frecuentes sobre el tiempo fuera del trabajo (TAFW)
TAFW y LOA, terminación y recontratación

Solucionar problemas TAFW: Prácticas recomendadas

Cuando se solucionan problemas de tiempo fuera del trabajo, la mejor práctica es confirmar que el empleado esté asignado al nivel correcto y que tenga la configuración de posición correcta, dependiendo de si es por hora o salario.

Verifica los Detalles del Plan Histórico en la página de tiempo fuera de casa de un empleado para ver si su nivel de TAFW cambió recientemente, ya que esto afectará sus saldos y su disponibilidad de tiempo fuera de casa.
Usa el informe de saldos TAFW como ayuda para hacer ajustes manuales en los saldos TAFW de los empleados. La mejor práctica es ejecutar el informe antes y después de realizar cualquier cambio.

Volver al inicio

Preguntas frecuentes sobre el tiempo fuera del trabajo (TAFW)

¿Por qué desaparecieron las horas después de cambiar los niveles de TAFW?

Cuando cambia el nivel de TAFW de un empleado, sus depósitos actuales se ponen a cero y aparecen nuevos depósitos en función del nuevo nivel de TAFW. El empleado comenzará a acumular horas en función del nuevo nivel de TAFW. Si el nivel se acumula solo una vez al año, el empleado no acumulará esas horas hasta la fecha de acumulación.

Las horas que estuvieron en los contenedores anteriores del empleado se mostrarán en la pestaña Historial de acumulación de la página Tiempo libre del empleado. Deberás agregar manualmente estas horas a los nuevos depósitos del empleado si es necesario.

Agregué manualmente horas, pero no aparecen en un grupo. ¿Adónde van?

Cuando agregues manualmente horas a través de la pestaña Detalles del plan de la página Tiempo libre de un empleado, el sistema te pedirá una fecha para cuando deberían entrar en vigencia estas horas. Estas horas solo se mostrarán si la fecha cae dentro de las fechas de inicio y finalización del período, que también se encuentran en la pestaña Detalles del plan.

- - Si se ingresa una fecha que sea anterior a la fecha de inicio del período, esas horas nunca aparecerán en el fondo común del empleado.
  - Si se ingresa una fecha que es posterior a la fecha de finalización del período, esas horas se verán una vez que se restablezca el TAFW, lo que llevará a que esa fecha caiga dentro de las nuevas fechas de inicio y finalización del período.

¿Por qué un empleado no acumula horas cuando debería?

- - Para verificar si el empleado está asignado a un nivel con un tipo activo, ve a Perfil del empleado > Tiempo libre > Plan de tiempo fuera del local
  - Verifica la configuración del código de ingresos para Acumulación de TAFW elegible.
    - Estos códigos de ingresos son los más comunes para ser elegibles para la acumulación de TAFW
      - Regular, Salario, Horas extra, Horas extra dobles
      - Puedes marcar o anular esta configuración solo en un código de ganancia existente
      - Nota: Algunos clientes solicitan específicamente
        
        Horas extra/dobles horas extra para no cumplir con los requisitos de acumulación de TAFW
        
        Otros códigos de ingresos poco comunes que cumplen o no con los requisitos para la acumulación de impuestos de TAFW
  - Si el empleado es asalariado:
    - Verifica esta configuración:
      - Perfil del empleado > Puesto > Editar
        
        ¿La plantilla horaria está vinculada a la nómina?

¿Por qué no apareció una solicitud de TAFW en la nómina o en la plantilla horaria de un empleado?

La razón más común de esto es que no se aprobó una solicitud de TAFW antes de aprobar plantillas horarias y/o comenzar una nómina. Sin aprobar una solicitud de TAFW, no se considerará “tomada” y tampoco afectará los contenedores de TAFW de un empleado. Si una solicitud cae en este escenario y ahora quieres agregar retroactivamente una solicitud de TAFW para un empleado, consulta la siguiente pregunta.

¿Puedo registrar solicitudes de TAFW pasadas (retroactivamente)?

Sí. Los empleados pueden enviar solicitudes de TAFW anteriores en Nómina Toast. Además, los empleadores que gestionan solicitudes de TAFW pueden enviar solicitudes de TAFW anteriores en nombre de otros empleados.

El envío de solicitudes de TAFW con fecha pasada generalmente ocurre cuando un empleado se pierde un día por enfermedad y necesita registrar o archivar el día de enfermedad tomado en una fecha u hora posterior. Sin embargo, es importante tener en cuenta que si el período de pago que cubre la fecha de solicitud de tiempo libre de tu empleado ya se publicó, las horas de solicitud se deducirán de su derecho a licencia. Para que tu empleado reciba su pago, las horas de licencia deben agregarse manualmente a una nómina futura. Ve al perfil del empleado y selecciona Tiempo libre > Solicitudes. Selecciona el balde de TAFW apropiado con el ícono de lápiz de edición. En la ventana emergente, selecciona Disminuir saldo general y activa Actualización tomada en Sí. Completa el resto de los detalles en consecuencia y selecciona Finalizar.

¿Puedo eliminar un nivel de TAFW pero conservar el fondo común?

Todos los contenedores de TAFW (incluidos los contenedores de transferencia) se muestran a los empleados según el nivel de TAFW al que están asignados. Si bien puedes agregar manualmente buckets de transferencia mediante importación, el bucket “principal” debe estar en el nivel de TAFW recién asignado para el empleado. Por ejemplo, si un empleado se encuentra actualmente en el nivel A de TAFW con 20 horas de PTO (Prórroga), y es movido al nivel B de TAFW, sus cubos de TAFW se actualizarán con cubos de nivel B, y solo podemos importar el cubo de PTO (Prórroga) si el nivel B también tiene un cubo de PTO (Prórroga).

Si un empleado se mueve a un nivel sin cubos, no podremos agregar cubos de transferencia para el empleado. Una opción sería agregar grupos en su nivel Ninguno que nunca se acumulen; de esta manera, la mayoría de los empleados en este nivel no tienen horas de TAFW, pero se pueden agregar manualmente horas si es necesario.

¿Cuál es el proceso para actualizar los buckets de TAFW después de un desembolso de PTO?

Después de agregar un desembolso de PTO en el paso Ganancias del empleado de la nómina (ya sea manualmente o mediante importación), también es posible que desees ajustar los saldos del empleado en el panel TAFW del empleado. Para hacerlo, ve al perfil del empleado > Tiempo libre > Editar lápiz. Si necesitas actualizar a numerosos empleados (15 o más), podemos ayudarte importando el ajuste.

Nota: El bucket de un empleado solo se puede actualizar si aún está asignado a un nivel TAFW.

Cuando se solicita un TAFW, ¿sale automáticamente del contenedor? ¿O sale del fondo común cuando se paga en nómina?

Saldrá automáticamente; si se niega, volverá a su balde (saldo total).

¿Por qué se aprobó una solicitud de tiempo fuera del trabajo sin una revisión del gerente?

Si no se configura un flujo de trabajo de aprobación de tiempo fuera del trabajo (Configuración > Flujo de trabajo > Tiempo fuera del trabajo), las solicitudes de los empleados se aprobarán automáticamente.

¿Cómo solicita un empleado tiempo libre para una fecha después de su restablecimiento de TAFW?

Un empleado puede solicitar tiempo libre después de su restablecimiento de TAFW. Las horas no se mostrarán como próximas ni afectarán las horas en su grupo actual. Una vez que se restablezca el depósito, las horas se mostrarán como próximas y se restarán del total del nuevo depósito.

Si se crea un depósito de transferencia en el reinicio, esta solicitud no utilizará el depósito de transferencia, pero seguirá utilizando el nuevo depósito principal.

Cuando se elimina la solicitud de TAFW de un empleado, ¿qué sucede con esas horas?

Cuando un empleado solicita inicialmente tiempo libre en el módulo TAFW de Nómina Toast, marca la pestaña Detalles del plan (perfil empleado > Tiempo libre > desplázate hacia abajo hasta Detalles del plan actual).

Las horas se restan de uno de sus contenedores de saldo disponible (dependiendo del tipo que haya seleccionado en su solicitud) y ahora se mostrarán en la próxima columna correspondiente a ese tipo. Cuando se elimina una solicitud, las horas se eliminan de la columna Próximas, lo que aumenta la cantidad que se muestra en el fondo común de saldo disponible.

¿Qué significa si las horas no vuelven al contenedor después de eliminar una solicitud?

Lo más probable es que esto signifique que el nivel de TAFW del empleado cambió desde que realizó la solicitud real. En este caso, el paquete que solicitó ahora se mostraría en la pestaña Detalles del plan histórico y contendría horas que ya no están disponibles para el empleado.

Para confirmarlo, marca la pestaña Solicitudes. Cambia el filtro de estado de Aprobado a Eliminado. Esto te mostrará qué nivel de beneficio tenía el empleado al solicitar las horas. Si el nivel listado coincide con el nivel en la pestaña Detalles del plan histórico, esto significa que regresaron a su grupo anterior.

¿Por qué veo “caso de licencia por enfermedad de la ciudad de Nueva York” en la pestaña Historial de acumulación?

Con ciertos requisitos previos, la pestaña Historial de acumulación en el perfil de Nómina Toast de un empleado puede mostrar un error de codificación que menciona un “caso de licencia por enfermedad de la ciudad de Nueva York”. Este es un error interno que se puede ignorar con seguridad.

¿Se pueden personalizar las tasas de acumulación para empleados individuales?

Las tasas de acumulación de nivel TAFW son universales para todos los empleados asignados a ese nivel según su antigüedad. No podemos personalizar las tarifas para empleados específicos dentro del nivel. Si necesitas que uno o varios empleados acumulen sus propinas a tasas únicas, entonces necesitamos crear un nuevo nivel TAFW para ese empleado con su información de acumulación específica. Ponte en contacto con nosotros a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para crear un nuevo nivel TAFW.

Si necesitas una tarifa de pago diferente a la que se le paga a un empleado por las horas de TAFW, puedes ir al perfil del empleado > Empleo > Recurrente > Agregar+.

1. - Selecciona un ingreso (será un código de ingresos por enfermedad, de toma de fuerza o de cualquier otro tipo que haya configurado específico para sus tipos de TAFW)
  - Configura la nueva Tarifa y, luego, la Frecuencia de cuenta como la frecuencia con la que se le paga al empleado.
  - Selecciona Guardar.

Nota: Si un empleado ya tiene un código de ingresos configurado para “Enfermo/PTO” u otro tipo de TAFW con una tarifa diferente a la que necesitas, debe tener fecha de finalización para que no recibas dos rubros por tiempo libre en sus talones de pago.

¿A qué páginas de TAFW tiene acceso un rol de gerente predeterminado?

Los empleados con el rol de seguridad de gerente predeterminado (estático) no tienen acceso al módulo TAFW (Tiempo > Tiempo libre), pero sí a la página TAFW de cualquier empleado que les informe (perfil de empleado > Tiempo libre). Se pueden configurar flujos de trabajo para que los roles de seguridad de los gerentes reciban alertas sobre las solicitudes de TAFW, lo que les permitirá aprobar una solicitud de tiempo libre directamente desde la función ToDo en su propio panel de Nómina Toast.

Volver al inicio

TAFW y LOA, terminación y recontratación

¿Cómo funciona TAFW para empleados despedidos y recontratados?

Empleados despedidos

- - Si el empleado va a ser despedido, el desembolso de TAFW se puede incluir como un paso en el proceso de despido. Para personalizar la plantilla de terminación e incluir el desembolso de TAFW, ve a Configuración > Cambios de estado y, luego, sigue las instrucciones de Nómina Toast: Crear plantillas de terminación y motivos.
    - Si deseas pagar a los empleados sin despedirlos, deberás hacerlo manualmente. Puedes agregar las horas directamente a la nómina y, luego, restar manualmente de los fondos de TAFW a través de la pestaña Detalles del plan actual para cada empleado (perfil empleado > Tiempo libre). Si deseas usar un código de ganancia de TAFW diferente para etiquetarlo como desembolso, es posible que los administradores de Toast deban crearlo.
  - Cuando un empleado es despedido, ya no acumulará horas adicionales a menos que acumulen en función de las horas trabajadas y cobren DESPUÉS de su despido.
  - Los montos que ya acumularon se seguirán mostrando en su panel de TAFW y en los informes para fines de desembolso.

Empleados recontratados

- - Si el empleado es recontratado en un nivel de TAFW diferente, perderá las horas acumuladas anteriormente y comenzará a acumular según las reglas de su nuevo nivel.
  - Si se recontrata al empleado en su nivel de TAFW original, sus horas acumuladas anteriormente permanecerán en su saldo de TAFW según sus fechas de vencimiento anteriores.

Al desembolsar TAFW a través del módulo de terminación, ¿el desembolso puede conectarse a un ciclo fuera de línea?

La respuesta corta es no. Al completar el paso TAFW de una plantilla de terminación, tendrás una lista de fechas de liquidación donde se puede adjuntar el desembolso:

- - Las nóminas fuera de ciclo no se completarán en esta lista; en su lugar, la lista solo mostrará la fecha de liquidación (no el nombre) de los calendarios de nómina normales creados para el grupo de pago designado del empleado.
  - Para adjuntar el desembolso a un ciclo fuera de ciclo, puedes usar este paso para calcular simplemente cuánto debería ser y, luego, agregarlo manualmente a la hoja de cálculo fuera de ciclo según sea necesario.

¿La licencia de ausencia (LOA) siempre detiene la acumulación de tiempo fuera del trabajo (TAFW)?

Sí. El estado de LOA evitará que el empleado acumule cualquier TAFW. En este momento, no hay forma de generar automáticamente las acumulaciones de TAFW para los empleados que están actualmente en licencia. Sería necesario agregarlo manualmente si deseas que los empleados en LOA acumulen horas de TAFW durante ese tiempo.

Volver al inicio

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.