Nómina Toast: Obtener ayuda con el tiempo fuera del trabajo (TAFW)

Última actualización: 17 sept 2026, 5:32 p.m.

Respuestas a preguntas comunes de TAFW en Nómina Toast: acumulaciones, saldos, niveles, solicitudes, desembolsos y cancelaciones.

En este artículo:

 

Nota: El tiempo fuera del trabajo (TAFW) está disponible para los usuarios de Nómina Toast Pro. El módulo TAFW permite a los empleados y gerentes hacer un seguimiento del tiempo de ausencia pagado, ganar dinero y usarlo en espacios como vacaciones, toma de fuerza, enfermos, personales y duelo. Para la configuración por primera vez, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

 

Niveles y políticas

¿Cómo creo o cambio un nivel o una política de TAFW?

Para crear un nuevo nivel o política de TAFW, o para cambiar una existente, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. No se realizan cambios de nivel ni de política desde el panel de TAFW. Cuando te comuniques, ten listos los detalles de tu política, como qué tipos de licencia debe incluir el nivel (vacaciones, toma de fuerza, enfermedad u otro), la tasa de acumulación, la frecuencia de acumulación, las reglas de transferencia y los límites. Para aprender cómo se combinan los niveles, tipos y reglas antes de comunicarte, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

 

También se le preguntó como:

  • ¿Cómo configuro una política de TAFW?
  • ¿Cómo edito mi nivel de TAFW?
  • ¿Puedes crear un nuevo nivel de TAFW para mí?

 

¿Se pueden personalizar las tasas de acumulación para empleados individuales?

Las tasas de acumulación no se pueden personalizar para empleados individuales dentro de un nivel. Las tasas de acumulación del nivel TAFW son universales para cada empleado asignado a ese nivel, en función de su permanencia en el cargo. Si necesitas que uno o más empleados acumulen con una tasa única, se debe crear un nuevo nivel de TAFW para ellos con su información de acumulación específica. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para crear un nuevo nivel de TAFW.

 

Si, en cambio, necesitas una tarifa de pago diferente por las horas que se le paga a un empleado por TAFW, ve al perfil del empleado > Empleo > Recurrente > Agregar más y completa lo siguiente:

  1. Selecciona un ingreso (será “Enfermo”, “PTO” o cualquier otro código de ingresos configurado para sus tipos de TAFW).
  2. Establece la nueva Tarifa y, luego, define la Frecuencia de cuenta en la frecuencia con la que se le paga al empleado.
  3. Selecciona Guardar.

 

Resultado previsto: La nueva tasa de pago aparece en la pestaña Recurrente del empleado y se aplica a los desembolsos futuros de TAFW por esos ingresos.

 

Nota: Si un empleado ya tiene un código de ingresos configurado para Enfermo, Toma de fuerza u otro tipo de TAFW a una tarifa diferente de la que necesitas, el existente debe tener fecha de finalización para que no recibas dos rubros por tiempo libre en sus talones de pago.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Puedo establecer una tasa de acumulación diferente para un empleado?
  • ¿Por qué todos los empleados de un nivel acumulan lo mismo?

 

¿Puedo eliminar un nivel de TAFW pero conservar el fondo de transferencia?

No puedes mantener un fondo de transferencia por tu cuenta sin su nivel principal. Todos los depósitos de TAFW, incluidos los depósitos de arrastre, se muestran a un empleado según el nivel de TAFW al que esté asignado. Si bien los buckets de arrastre se pueden agregar manualmente mediante importación, el bucket principal debe existir en el nivel recién asignado del empleado. Por ejemplo, si un empleado está en el nivel A con 20 horas de PTO (Prórroga) y es movido al nivel B, sus cubos se actualizan con cubos de nivel B, y el cubo de PTO (Prórroga) solo puede importarse si el nivel B también tiene un cubo de PTO (Prórroga).

 

Si un empleado es movido a un nivel sin cubos, no se pueden agregar cubos de arrastre para él. Una opción es agregar grupos que nunca se acumulan en el nivel Ninguno; la mayoría de los empleados en ese nivel no tienen horas de TAFW, pero las horas se pueden agregar manualmente si es necesario.

 

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Acumulaciones y saldos

¿Por qué las horas de un empleado no se acumulan cuando deberían?

Cuando un empleado no acumule horas según lo previsto, verifica la asignación de nivel y la configuración del código de ingresos. Ve a Perfil del empleado > Tiempo libre > Plan de tiempo libre y confirma que el empleado esté asignado a un nivel con un tipo activo. Luego, verifica la configuración del código de ingresos para Acumulación de TAFW elegible. Los códigos de ingresos más comúnmente establecidos como Aptos para Acumulación de TAFW son Regular, Salario, Horas extras y Horas extra dobles. Esta configuración puede marcarse o anularse solo en un código de ingresos existente, y algunas empresas solicitan específicamente que las horas extra y las horas extra dobles no sean elegibles para la acumulación de TAFW.

 

Si el empleado es asalariado, verifica también si la plantilla horaria está vinculada a la nómina. Para ello, ve a Perfil del empleado > Puesto > Editar y revisa la configuración ¿La plantilla horaria está vinculada a la nómina? .

 

También se le preguntó como:

  • ¿Por qué mi empleado no acumula toma de fuerza?
  • ¿El TAFW no se acumula para los gerentes?
  • La acumulación no está ocurriendo, ¿dónde verifico el plan?

 

¿Por qué desaparecieron las horas después de cambiar los niveles de TAFW?

Las horas desaparecen después de un cambio de nivel porque al cambiar el nivel TAFW de un empleado, se ponen a cero sus cajas actuales y se crean nuevas cajas basadas en el nuevo nivel. El empleado comienza a acumular puntos en función del nuevo nivel. Si el nuevo nivel se acumula solo una vez al año, el empleado no acumulará esas horas hasta la fecha de acumulación.

 

Las horas de los grupos anteriores se muestran en la pestaña Historial de acumulación de la página Tiempo libre del empleado. Si es necesario, agrega esas horas manualmente a los nuevos cubos del empleado. Para hacer un ajuste manual, consulta Nómina Toast: Haz ajustes en el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

 

También se le preguntó como:

  • ¿Las horas de mi empleado desaparecieron después de que cambié su nivel?
  • ¿A dónde fueron las antiguas horas de toma de fuerza después del cambio de nivel?

 

¿Por qué desapareció el saldo de TAFW de un empleado después de un cambio de posición?

Un saldo de TAFW puede desaparecer después de un cambio de posición porque una nueva posición puede no tener el mismo nivel de TAFW predeterminado, lo que puede mover al empleado a un nivel de No aplicable y eliminar sus saldos. Verifica el nivel del empleado yendo a Perfil del empleado > Tiempo libre > Plan de tiempo libre. Si el nivel No se aplica o es incorrecto, el empleado deberá reasignarse al nivel correcto y es posible que debas volver a agregar las horas faltantes. Para reasignar un nivel, consulta Nómina Toast: Asignar un empleado a un nivel de TAFW. Para establecer un nivel predeterminado para una posición a fin de que no se repita, consulta Nómina Toast: Asigna un nivel de TAFW predeterminado a una posición.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Todo el TAFW de mi empleado desapareció después de una transferencia?
  • ¿El TAFW desapareció después de un cambio de posición principal?
  • ¿Por qué el nivel que se muestra no es aplicable?

 

Agregué manualmente horas, pero no aparecen en un contenedor. ¿Adónde van?

Las horas agregadas manualmente que no aparecen en un contenedor suelen estar fuera del rango de fechas activo del contenedor. Cuando agregas manualmente horas en la pestaña Detalles del plan de la página Tiempo libre de un empleado, el sistema te pide una fecha para cuando deberían entrar en vigencia las horas. Las horas se muestran solo si esa fecha está dentro de las fechas de inicio del período y fin del período, que también se muestran en la pestaña Detalles del plan actual.

 

Si se ingresa una fecha que sea anterior a la fecha de inicio del período P, esas horas nunca aparecerán en el depósito del empleado. Si se ingresa una fecha posterior a la fecha de fin del período, esas horas aparecen una vez que se restablece el TAFW y esa fecha cae dentro de las nuevas fechas de inicio del período y fin del período.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Mi incorporación manual de TAFW no aparece?
  • ¿A dónde van las horas agregadas manualmente?

 

¿Cuánto tarda una incorporación manual en aparecer en Saldo disponible?

Aparece una acumulación manual en el saldo disponible después del reinicio nocturno del sistema, por lo que suele mostrarse al día siguiente en lugar de al instante. Confirma que la fecha de entrada en vigencia que ingresaste esté comprendida dentro de las fechas actuales de inicio y fin del período en la pestaña Detalles del plan; si está fuera de ese rango, las horas no se mostrarán en el contenedor actual.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Cuánto tarda mi edición manual de TAFW en mostrarse?
  • Agregué horas, ¿cuándo se actualizará el saldo?

 

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Solicitudes y aprobaciones

Cuando se solicita un TAFW, ¿sale del contenedor de inmediato o en el momento del desembolso?

TAFW sale del contenedor automáticamente cuando se realiza la solicitud, no cuando se paga en nómina. Las horas se restan del saldo disponible del empleado y pasan a la columna Próxima. Si se niega la solicitud, las horas vuelven al contenedor.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Solicitar TAFW deduce el saldo inmediatamente?
  • ¿Cuándo sale TAFW del contenedor?

 

Cuando se elimina la solicitud de TAFW de un empleado, ¿qué sucede con esas horas?

Cuando se elimina una solicitud de TAFW, las horas se eliminan de la columna Próxima y se vuelven a agregar al fondo de saldo disponible del empleado. Cuando se solicitó la hora por primera vez, las horas se restaron del fondo común de saldo disponible para el tipo seleccionado y se muestran en la columna Próxima. Eliminar la solicitud revierte eso. Puedes revisar esto en la pestaña Detalles del plan si vas a perfil del empleado > Tiempo libre > Detalles del plan.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Vuelven las horas de TAFW eliminadas?
  • ¿Qué sucede cuando elimino una solicitud de tiempo libre?

 

¿Qué significa si las horas no vuelven al contenedor después de eliminar una solicitud?

Si las horas no regresan al contenedor después de que se elimina una solicitud, lo más probable es que el nivel de TAFW del empleado haya cambiado desde que se realizó la solicitud. En ese caso, el fondo que solicitó aparece en la pestaña Detalles del plan histórico y contiene horas que ya no están disponibles para el empleado.

 

Para confirmar esto, marca la pestaña Solicitudes y cambia el filtro de estado de Aprobado a Eliminado. Aquí se muestra qué nivel tenía el empleado cuando solicitó las horas. Si ese nivel coincide con el nivel de la pestaña Detalles del plan histórico, las horas se devolvieron al contenedor anterior.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Las horas de TAFW eliminadas no regresaron?
  • ¿Por qué no subió mi saldo después de eliminar una solicitud?

 

¿Por qué se aprobó una solicitud de TAFW sin una revisión del gerente?

Una solicitud de TAFW se aprueba automáticamente cuando no hay un flujo de trabajo de aprobación configurado. Si un flujo de trabajo de aprobación de tiempo fuera del trabajo no está configurado en Configuración > Flujo de trabajo > Tiempo fuera del trabajo, cualquier solicitud de empleado se aprueba automáticamente. Para configurar un flujo de trabajo de aprobación que solicite la ruta a un gerente, consulta Nómina Toast: Personalizar flujos de trabajo.

 

También se le preguntó como:

  • ¿TAFW se aprobó automáticamente sin mí?
  • ¿Por qué mi solicitud de TAFW no va a un gerente?

 

¿Por qué no apareció una solicitud de TAFW en la nómina o en la plantilla horaria de un empleado?

Una solicitud de TAFW no aparece en la nómina ni en una plantilla horaria con mayor frecuencia porque no se aprobó antes de que se aprobaran las plantillas horarias o de que se iniciara la nómina. Hasta que se apruebe una solicitud, no se considera tomada y no afecta los grupos de TAFW del empleado. Si esto ocurre y quieres agregar la solicitud después de hecho, consulta la siguiente pregunta sobre el registro de solicitudes pasadas.

 

También se le preguntó como:

  • ¿El TAFW de mi empleado no está en nómina?
  • ¿El tiempo libre aprobado no se mostró en la plantilla horaria?

 

¿Puedo registrar solicitudes de TAFW en el pasado (retroactivamente)?

Sí, puedes registrar solicitudes de TAFW anteriores en Nómina Toast. Los empleados pueden enviar solicitudes con fechas anteriores, y los empleadores que gestionan TAFW pueden enviar solicitudes con fechas anteriores en nombre de otros empleados. Por lo general, esto sucede cuando un empleado se pierde un día por enfermedad y registra el día de enfermedad más tarde.

 

Si el período de pago que cubre la fecha de solicitud ya se ha contabilizado, las horas de solicitud se deducen del derecho a licencia, y las horas de licencia deben agregarse manualmente a una nómina futura para que el empleado pueda pagarse. Para hacerlo, ve al perfil del empleado y selecciona Tiempo libre > Solicitudes, selecciona el grupo de tareas de TAFW correspondiente con el ícono de lápiz de edición, y en la ventana emergente selecciona Disminuir saldo general y Actualizar tomado a Sí. Completa los detalles restantes y selecciona Finalizar.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Puedo agregar tiempo libre para una fecha pasada?
  • ¿Cómo ingreso el TAFW que un empleado olvidó solicitar?

 

¿Cómo solicita un empleado tiempo libre para una fecha después de su restablecimiento de TAFW?

Un empleado puede solicitar tiempo libre para una fecha posterior a su restablecimiento de TAFW. Las horas solicitadas no se mostrarán como próximas ni afectarán el grupo actual. Una vez que el grupo se restablece, las horas se muestran como próximas y se restan del total del nuevo grupo. Si se crea un depósito de transferencia en el restablecimiento, la solicitud no utilizará el depósito de transferencia, pero seguirá utilizando el nuevo depósito principal.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Solicitas tiempo libre después de la fecha de restablecimiento?
  • ¿Cómo solicito la toma de fuerza para el próximo año antes de que se restablezca?

 

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Desembolsos, cancelaciones y recontrataciones

¿Cómo desembolso TAFW para un empleado despedido?

Para pagar TAFW a un empleado despedido, puedes incluir el desembolso como un paso en el proceso de despido. Para personalizar la plantilla de despido e incluir un desembolso de TAFW, ve a Configuración > Cambios de estado y sigue las instrucciones en Nómina Toast: Crear plantillas y motivos de despido.

 

Si deseas pagar a los empleados fuera del despido, hazlo manualmente: agrega las horas directamente a la nómina y, luego, réstalas manualmente de los fondos de TAFW en la pestaña Detalles del plan para cada empleado en el perfil de empleado > Tiempo libre. Si quieres que otro código de ganancia de TAFW se etiquete como desembolso, es posible que Toast deba crearlo. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast a través del botón de chat azul que se encuentra en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

 

Nota: Cuando un empleado es despedido, ya no acumula horas adicionales, a menos que acumulen en función de las horas trabajadas y se paguen después de su despido. Los montos ya acumulados aún se muestran en su panel de TAFW y en los informes para fines de desembolso.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Cómo pago la toma de fuerza cuando despido a alguien?
  • ¿Deseas pagar el TAFW restante después de despedir a un empleado?

 

Al desembolsar TAFW a través del módulo de terminación, ¿el desembolso puede conectarse a un ciclo desactivado?

No, un desembolso de TAFW desde el módulo de terminación no puede conectarse a una nómina fuera de ciclo. Cuando completas el paso TAFW de una plantilla de despido, la lista de fechas de cuenta muestra solo las fechas de cuenta de los calendarios de nómina normales creados para el grupo de pago del empleado. Las nóminas fuera de ciclo no aparecen en esta lista. Para adjuntar el desembolso a un ciclo desactivado, usa este paso para calcular cuánto debería ser y, luego, agrégalo manualmente al ciclo desactivado según sea necesario.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Puede un desembolso de TAFW por terminación iniciar un ciclo de apagado?
  • ¿Por qué no aparece mi fuera de ciclo en las fechas de los cheques de pago?

 

¿Cuál es el proceso para actualizar los buckets de TAFW después de un desembolso de PTO?

Para actualizar los fondos de TAFW después de un desembolso con PTO, ajusta los saldos del empleado en su panel de TAFW después de agregar el desembolso al paso Ganancias del empleado de la nómina. Ve al perfil del empleado > Tiempo libre > Editar lápiz para hacer el ajuste. Si necesitas actualizar a 15 o más empleados, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para importar el ajuste.

 

Nota: El grupo de empleados solo puede actualizarse si aún está asignado a un nivel de TAFW.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Cómo puedo ajustar el TAFW después de pagar la toma de fuerza?
  • ¿Actualizar cajas después de un desembolso?

 

¿Cómo funciona TAFW para empleados despedidos y recontratados?

En el caso de los empleados despedidos, las horas acumuladas permanecen visibles para el pago, y los empleados recontratados conservan o pierden horas según el nivel al que regresen. Cuando un empleado es despedido, deja de acumular horas adicionales, a menos que acumulen en función de las horas trabajadas y se paguen después del despido; los montos ya acumulados aún se muestran en su panel de TAFW y en los informes.

 

Cuando se recontrata a un empleado, el resultado depende de su nivel. Si son recontratados en un nivel de TAFW diferente, pierden las horas acumuladas anteriormente y comienzan a acumular en función de las reglas del nuevo nivel. Si son recontratados en su nivel original de TAFW, sus horas acumuladas anteriormente permanecen en su saldo basado en sus fechas de vencimiento anteriores.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Qué le pasa a la toma de fuerza cuando recontrato a alguien?
  • ¿Un empleado despedido conserva su TAFW acumulado?

 

¿Una licencia de ausencia (LOA) siempre detiene la acumulación de TAFW?

Sí, una licencia de ausencia siempre detiene la acumulación de TAFW. El estado de LOA impide que el empleado acumule cualquier TAFW, y no hay forma de generar automáticamente acumulaciones de TAFW para los empleados que están de licencia. Si deseas que un empleado en LOA acumule horas de TAFW durante ese tiempo, las horas se deben agregar manualmente.

 

También se le preguntó como:

  • ¿LOA pausa la acumulación de toma de fuerza?
  • ¿Los empleados pueden acumular TAFW mientras están de licencia?

 

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Informes y acceso

¿Qué informe debo usar para revisar o ajustar los saldos de TAFW?

Usa el informe de saldos de TAFW para revisar saldos y obtener ayuda con los ajustes manuales. La práctica recomendada es ejecutar el informe antes y después de realizar cualquier cambio para confirmar el resultado. También puedes consultar los Detalles del plan histórico en la página Tiempo fuera de casa de un empleado para ver si su nivel de TAFW cambió recientemente, ya que un cambio de nivel afecta sus cajas y saldos. Para ver la lista completa de informes de TAFW, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

 

También se le preguntó como:

  • ¿Qué informe muestra los saldos de TAFW?
  • ¿Presentarse para verificar el tiempo libre acumulado?

 

¿A qué páginas de TAFW puede acceder un rol de gerente predeterminado?

Un rol de seguridad de gerente predeterminado no puede acceder al módulo TAFW en Tiempo > Tiempo libre, pero puede acceder a la página TAFW de cualquier empleado que les informe en perfil de empleado > Tiempo libre. Los flujos de trabajo se pueden configurar para que los roles de seguridad del gerente reciban alertas sobre las solicitudes de TAFW, lo que les permite aprobar una solicitud directamente desde la función Tarea pendiente en su propio panel de Nómina Toast. Para configurar esto, consulta Nómina Toast: Personalizar flujos de trabajo.

 

También se le preguntó como:

  • ¿Los gerentes pueden ver el panel de TAFW?
  • ¿Qué acceso a TAFW tiene un puesto de gerente?

 

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Preguntas frecuentes

¿TAFW aparecerá en las ganancias del turno o en los talones de pago?

Las horas de TAFW aparecen en la nómina una vez que se aprueba la solicitud y las horas fluyen a la plantilla horaria del empleado, y si los saldos de TAFW se muestran en los talones de pago depende de la configuración de tu empresa. Si quieres que los saldos de TAFW se agreguen a los talones de pago de los empleados por hora y asalariados, o no sabes con certeza cómo está configurada tu cuenta, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast a través del botón de chat azul ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

 

También se le preguntó como:

  • ¿TAFW se muestra en los talones de pago?
  • ¿Los saldos de tiempo libre Imprimirán en las cuentas?

 

¿Cómo anulo o elimino una solicitud de TAFW aprobada?

Para anular la aprobación o eliminar una solicitud de TAFW ya aprobada, abre la pestaña Solicitudes del empleado en perfil de empleado > Tiempo libre > Solicitudes y ubica la solicitud. Un usuario de RR. HH.+ puede eliminar una solicitud próxima seleccionando el ícono de papelera, que resta las horas del próximo depósito y las vuelve a agregar al depósito Disponible. Si la fecha solicitada ya pasó y la hora se marcó como Tomada, se necesita un ajuste manual; consulta Nómina Toast: Haz ajustes en el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

 

También se le preguntó como:

  • ¿Cómo anulo la aprobación de las horas de TAFW?
  • ¿Puedo eliminar una solicitud de tiempo libre aprobada?
  • ¿No puedo eliminar TAFW que ya estaba aprobado?

 

¿Por qué veo el “caso de licencia por enfermedad de la ciudad de Nueva York” en la pestaña Historial de acumulación?

El mensaje “Caso de licencia por enfermedad de la ciudad de Nueva York” en la pestaña Historial de acumulación es un aviso automatizado conocido que se puede ignorar de forma segura. Bajo ciertas condiciones, la pestaña Historial de acumulación en el perfil de Nómina Toast de un empleado puede mostrar este mensaje. No afecta los saldos del empleado.

 

Error en caso de licencia por enfermedad de Nueva York

 

También se le preguntó como:

  • ¿Qué significa el caso de licencia por enfermedad en la Ciudad de Nueva York en la historia de la acumulación?
  • ¿El mensaje del caso de licencia por enfermedad de la ciudad de Nueva York es un problema?

 

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