Nómina Toast: Primeros pasos con el tiempo fuera del trabajo (TAFW)

En este artículo:

• Resumen de TAFW
• Antes de comenzar
• Para gerentes
  • Configurar o modificar niveles y políticas de TAFW
  • Gestionar solicitudes de TAFW
    • Gestionar solicitudes de TAFW desde el panel
    • Gestionar solicitudes de TAFW desde el panel de TAFW
  • Ver TAFW del empleado
  • Comprender las columnas de saldo de TAFW
  • Actualizar saldos de TAFW manualmente
  • Informes de TAFW
• Para empleados
  • Consulta tus saldos de TAFW
  • Solicitar tiempo libre
  • Actualizar o cancelar una solicitud de TAFW
  • Solicitar notificaciones de TAFW
• Artículos relacionados

Resumen de TAFW

El tiempo fuera del trabajo (TAFW) es el sistema de gestión del tiempo libre pagado (PTO), las vacaciones y las licencias por enfermedad de Nómina Toast. Te permite hacer un seguimiento y gestionar el tiempo libre de los empleados, incluidos los saldos acumulados, solicitar aprobaciones y ajustar saldos, directamente en Nómina Toast.

Los niveles son las pólizas (también llamadas planes) que ofrecen tiempo libre, por ejemplo, Enfermo por mandato estatal, Toma de fuerza por hora y Toma de fuerza salarial. Cada nivel de TAFW (también llamado plan de tiempo fuera) tiene su propio conjunto de tipos de cubos ofrecidos. Solo se puede asignar un nivel de TAFW a un empleado.

Los tipos de cubos son las categorías de tiempo que tu empresa ofrece: por ejemplo, toma de fuerza, vacaciones, licencia por enfermedad, duelo, jurado, licencia parental, etc. Cada seguimiento de cubo se equilibra por separado.

Las reglas definen cómo se acumula un balde. Cada tipo de cubo tiene su propio conjunto de reglas. Las reglas de un fondo común incluyen, entre otras, el tipo de acumulación (por hora trabajada, por período de pago, con cargo frontal, etc.), la tasa de acumulación, los límites máximos de saldo máximo de horas acumuladas y las reglas de arrastre.

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Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast (se requiere Nómina Toast Pro para TAFW)

Permisos necesarios:

• Rol de RR. HH.+ o Gerente para gestionar TAFW como gerente
• Acceso de empleados para ver saldos y enviar solicitudes

Lo que lograrás: Al final de esta guía, los gerentes podrán gestionar las solicitudes de TAFW, ver y actualizar los saldos de los empleados y ejecutar los informes de TAFW. Los empleados podrán ver sus saldos y enviar, actualizar o cancelar solicitudes de tiempo libre.

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Para gerentes

Configurar o modificar niveles y políticas de TAFW

Puedes asignar un empleado a un nuevo nivel de TAFW por tu cuenta, pero crear un nuevo nivel de TAFW, agregar un fondo común o cambiar una tasa de acumulación requiere atención al cliente. Estos cambios no son autoservicio en Nómina Toast.

Cuándo contactar al servicio de atención al cliente para la configuración del nivel TAFW:

• La configuración de TAFW por primera vez
• Agregar un nuevo depósito de TAFW (toma de fuerza, vacaciones, licencia por enfermedad u otro)
• Crear o modificar las reglas de un nivel (tipo de acumulación, tasa de acumulación, límites máximos, reglas de prórroga, etc.)
• Cambiar qué empleados están asignados a un nivel (si se necesitan cambios en bloque)

Antes de ponerte en contacto con el servicio de atención al cliente, ten listo lo siguiente:

• Código de tu empresa
• El nombre de cada nivel de TAFW y cubo que deseas configurar o cambiar (por ejemplo, cubo enfermo del nivel de personal por hora)
• El tipo de acumulación de cada depósito: por hora (por hora trabajada), por período de pago, por aniversario (suma fija en la fecha del aniversario) o por anticipado (suma fija al inicio del período)
• La tasa de acumulación o el monto de la suma fija para cada cubeta (por ejemplo, 0,0385 horas por hora trabajada o 40 horas por año)
• Si hay un límite máximo de horas acumuladas totales
• Reglas de prórroga al final del año (por ejemplo, prórroga de hasta 40 horas o ninguna prórroga)
• Cualquier empleado específico afectado

Cumplimiento estatal y local: Si tu restaurante se encuentra en un estado o ciudad con leyes obligatorias de licencia por enfermedad pagada, es posible que debas seguir reglas de acumulación específicas. Consulta Nómina Toast: Configuraciones predeterminadas de licencias de enfermedad pagadas de TAFW para configuraciones predeterminadas por jurisdicción.

Asignación de niveles a los empleados: Después de que el servicio de atención al cliente configure los niveles TAFW, puedes asignar empleados individuales a un nivel TAFW por tu cuenta. Consulta Nómina Toast: Asigna un empleado a un nivel de TAFW para los pasos.

Para asignar un nivel predeterminado a un puesto para que los nuevos empleados se inscriban automáticamente, consulta Nómina Toast: Asigna un nivel de TAFW predeterminado a una posición.

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Gestionar solicitudes de TAFW

Puedes aprobar o rechazar solicitudes de TAFW desde el panel principal de Nómina Toast (a través de notificaciones) o desde el panel de TAFW.

Gestionar solicitudes de TAFW desde el panel

1. Inicia sesión en Nómina Toast y ve al panel principal.
2. Localiza lalista de notificaciones. Las solicitudes de TAFW pendientes aparecen como notificaciones en esta lista.
   
   
   
   
3. Selecciona la notificación de TAFW sobre la que quieres actuar. Elige Aprobar, Rechazar o Marcar como nuevo entre las opciones que aparecen.

Resultado previsto: El estado de la solicitud se actualiza y el empleado recibe una notificación de la decisión.

Importante: Aprueba o rechaza las solicitudes de TAFW antes de ejecutar la nómina. Las horas de TAFW aprobadas se incluyen en procesamiento de nómina. Las solicitudes no aprobadas no se pagan.

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Gestionar solicitudes de TAFW desde el panel de TAFW

1. Ve a Tiempo>Tiempo libre en Nómina Toast.
   
   
   
   
2. Usa la vista Calendario para ver solicitudes por fecha o selecciona Lista para ver todas las solicitudes de una lista.
3. Para acotar la vista, selecciona el botón Filtro en la esquina superior izquierda. Filtra por empleado, grupo, rango de fechas o estado.
4. Selecciona una solicitud para abrirla. Elige Aprobar o Rechazar.

Resultado previsto: El estado de la solicitud se actualiza. Las solicitudes mostradas en naranja están pendientes; las solicitudes mostradas en verde están aprobadas.

Importante: Aprueba o rechaza las solicitudes de TAFW antes de ejecutar la nómina. Las horas de TAFW aprobadas se incluyen en procesamiento de nómina. Las solicitudes no aprobadas no se pagan.

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Ver TAFW del empleado

Para revisar los saldos de TAFW, las asignaciones o el historial de solicitudes de un empleado específico:

1. Ve a la página Equipo en Nómina Toast o usa la función Búsqueda para encontrar al empleado.
2. Selecciona el nombre del empleado para abrir su perfil.
3. Selecciona la pestaña Tiempo libre.

La pestaña Tiempo libre incluye lo siguiente:

• Un calendario que muestra el tiempo libre solicitado.
• Detalles del plan actual: la asignación del nivel de TAFW actual del empleado y los saldos disponibles actualmente para los depósitos de TAFW
• Historial de acumulación: un registro de las acumulaciones anteriores
• Solicitudes: todas las solicitudes TAFW enviadas y su estado de aprobación

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Comprender las columnas de saldo de TAFW

Los saldos de TAFW se muestran en cuatro columnas en Nómina Toast. La siguiente tabla define cada columna:

Para una explicación detallada de la lógica de cálculo de acumulación, el comportamiento de arrastre y los escenarios de corrección de saldo, consulta Nómina Toast: Comprender los saldos del tiempo fuera del trabajo.

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Actualizar saldos de TAFW manualmente

Usa las actualizaciones manuales de saldo para corregir discrepancias, aplicar una bonificación única o ajustar saldos después de una licencia.

1. Ve a la página Equipo en Nómina Toast y selecciona el empleado cuyo saldo deseas actualizar.
2. Selecciona la pestaña Tiempo libre.
3. Selecciona el lápiz de edición amarillo en la bandeja que deseas ajustar (por ejemplo, toma de fuerza, vacaciones o tiempo de enfermedad).
   
   
   
   
4. En la ventana emergente Editar saldo, ingresa los siguientes campos:
   1. Selecciona la fecha que quieres modificar. Se puede configurar como cualquier día, pero, para fines de seguimiento, generalmente se elige la fecha actual.
   2. Ingresa el número de horas y si quieres aumentar o reducir el saldo general de ese depósito de TAFW.
   3. Ingresa una descripción para el ajuste (opcional)
   4. Actualización tomada: Cuando se configura como Sí, Nómina Toast descontará las horas de las columnas Ganado y Tomado. Configura esta opción comoSícuando un empleado usó horas de TAFW, pero esas horas no se reflejaron en Nómina Toast. Nota:Toast no recomienda configurar esta opción comoNocuando estés aumentando el saldo general.
      
      
      
      
5. Seleccionar finalizar

El saldo se actualiza de inmediato. Actualiza la página para reflejar el saldo actualizado.

Resultado previsto: El saldo disponible del empleado refleja el ajuste. El cambio aparece en su historial de saldos con el motivo que ingresaste.

Para situaciones detalladas, como corregir una acumulación, eliminar horas o ajustar una licencia, consulta Nómina Toast: Haz ajustes en el tiempo fuera del trabajo (TAFW).

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Informes de TAFW

Nómina Toast incluye tres informes TAFW estándar. Para acceder a ellos, ve a Informes > Estándar y filtra los informes de TAFW.

Los siguientes informes están disponibles:

Importante: El informe de historial de acumulación puede requerir muchos datos para restaurantes con equipos grandes o con largos antecedentes de acumulación. Reduce el rango de fechas o filtra por empleado para mejorar el tiempo de carga.

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Para empleados

Consulta tus saldos de TAFW

1. Inicia sesión en Nómina Toast. Si necesitas ayuda para iniciar sesión, consulta Iniciar sesión en un producto o dispositivo de Toast.
2. Ve a Mi perfil > Tiempo libre.

Tu panel de TAFW muestra lo siguiente:

• Tu saldo disponible actual para cada cubeta (toma de fuerza, vacaciones, licencia por enfermedad u otro)
• Próximo tiempo libre aprobado que aún no se pagó
• Horas tomadas pagadas en ejecuciones de nómina anteriores
• Horas ganadas acumuladas hasta la fecha
• Tu historial de acumulación: un registro de cómo cambió tu saldo con el tiempo
• Solicitudes: todas las solicitudes TAFW enviadas y su estado de aprobación

Para ver una explicación de lo que significa cada columna de saldo, consulta Comprender columnas de saldo de TAFW más arriba.

Para una explicación detallada de cómo se calcula la acumulación, consulta Nómina Toast: Comprender los saldos del tiempo fuera del trabajo.

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Solicitar tiempo libre

1. Nota: Si estás llamando por enfermedad o tienes otro motivo por el que no puedes trabajar un día programado, es importante que hables con tu gerente al respecto. Infórmale sobre tu situación, pregúntale sobre la política de la empresa en días de enfermedad y pregúntale cómo deberías ausentarte de tus horarios programados. Agregar un día de enfermedad a este módulo puede no ser suficiente para completar esta solicitud según la política de tu empresa.
2. Inicia sesión en Nómina Toast. Si necesitas ayuda para iniciar sesión, consulta Iniciar sesión en un producto o dispositivo de Toast.
3. Ve a Mi perfil > Tiempo libre.
4. Selecciona Solicitud+ en la esquina superior derecha
5. Selecciona la(s) fecha(s) de tu solicitud y el tipo de TAFW que te gustaría usar. Luego, selecciona Siguiente.
   • Cuando quieras despegar solo un día, selecciona ese día en el calendario dos veces.
   • Cuando quieras despegar más de un día consecutivo, selecciona el primer día libre de tu TAFW y luego el último día.
     
     
     
     
6. Ingresa las horas de cada día que quieras desactivar. Consulta el total de horas solicitadas y el saldo restante después de tu solicitud en la parte inferior de este paso. Luego, selecciona Siguiente.
   
   
   
   
7. Ingresa las notas o comentarios que quieras incluir con la solicitud. El gerente aprobador verá estas notas. Selecciona Siguiente.
8. Selecciona Finalizar.

Resultado previsto: Tu solicitud se envía y tu gerente recibe una notificación. Las horas aparecerán como Próximas en tu saldo hasta que se aprueben y paguen. Si tu empleador no configuró un flujo de trabajo de aprobación, la solicitud se aprueba automáticamente.

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Actualizar o cancelar una solicitud de TAFW

Para cambiar una solicitud enviada, elimínala y vuelve a enviarla con la información correcta.

1. Ve a Mi perfil > Tiempo libre.
2. Selecciona la pestaña Solicitudes.
3. Localiza la solicitud que deseas cancelar. Selecciona el ícono de papelera junto a él.
   1. Nota:Solo puedes eliminar solicitudes que aún no se hayan pagado en una ejecución de nómina. En otras palabras, solo puedes eliminar solicitudes si la fecha solicitada es futura. Si el tiempo libre ya se procesó en nómina, no verás el ícono del tacho de basura, así que ponte en contacto con tu gerente para hacer un ajuste manual de saldo.
      
      
      
      
4. Confirma la eliminación.

Resultado previsto: Se elimina la solicitud y las horas ya no se muestran como próximas en tu saldo. Para enviar una solicitud corregida, sigue los pasos indicados en Solicitar tiempo libre.

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TAFW Solicitar notificaciones

Cuando tu gerente aprueba o rechaza tu solicitud de TAFW, recibes lo siguiente:

• Una notificación por correo electrónico enviada a la dirección de correo electrónico en tu perfil de Nómina Toast
• Una notificación en el panel visible cuando inicias sesión en Nómina Toast

Si no recibes una notificación después de enviar una solicitud, verifica que tu dirección de correo electrónico sea correcta en tu perfil de Nómina Toast y confirma con tu gerente que se configuró un flujo de trabajo de aprobación.

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