Nómina Toast: Comience con el tiempo fuera del trabajo (TAFW)

En este artículo:

Conceptos básicos de Tiempo Fuera del Trabajo (TAFW)
TAFW como gerente
TAFW como empleado

Conceptos básicos de Tiempo Fuera del Trabajo

El tiempo fuera del trabajo (TAFW) es una ausencia remunerada del trabajo proporcionada por su empresa. TAFW permite diferentes tipos de tiempo fuera, conocidos como categorías, que pueden incluir vacaciones, personales, enfermedad, PTO y duelo. Los ajustes y saldos de TAFW se basan en la política de la empresa y las solicitudes de TAFW generalmente requieren la aprobación del gerente.

Los usuarios de Toast Payroll Pro tienen acceso a esta función. Si deseas actualizar a Toast Payroll Pro, contáctanos a través del punto azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll.

TAFW como Gerente

Añadir o Editar Niveles/Políticas de TAFW

Para editar un nivel/política de TAFW existente o crear uno nuevo, contáctanos a través del punto azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Nuestros representantes trabajarán contigo para actualizar tu información.

Gestionar Solicitudes de TAFW desde el Tablero de Nómina

Si un de TAFW no está configurado a través de Configuraciones > Flujo de trabajo, todas las solicitudes de TAFW serán aprobadas automáticamente.

Cuando un empleado que te reporta envía una solicitud de TAFW, podrías recibir un correo electrónico que te notifica sobre la solicitud (dependiendo de la configuración de la empresa). Por razones de seguridad, el correo electrónico no te dará los detalles específicos, pero te informará que inicies sesión y revises la solicitud.

Cuando recibas un correo electrónico, inicia sesión en Toast Payroll y busca la solicitud en la lista de Notificaciones en el tablero. Si no se han configurado correos electrónicos para las notificaciones de TAFW, puedes ver tus solicitudes iniciando sesión y revisando la lista de Notificaciones en el tablero.

Aquí verás cualquier solicitud que esté esperando aprobación. Para acceder a los detalles de la solicitud, selecciónala. Puedes Aprobar o Rechazar esta solicitud, o seleccionar Marcar como Nueva para mantener la notificación en tu tablero y revisarla más tarde. Las solicitudes aprobadas aparecerán en la hoja de tiempo de un empleado de manera similar a como lo hacen las entradas de tiempo. El tipo de TAFW se indicará en la hoja de tiempo. Asegúrate de aprobar cualquier solicitud aplicable antes de aprobar las hojas de tiempo y comenzar/enviar la nómina.

Gestionar Solicitudes de TAFW desde el Tablero de TAFW

Otra forma de gestionar las solicitudes de TAFW de sus empleados es a través del Tablero de TAFW. Navegue a Tiempo > Tiempo Libre.

Puede ver las solicitudes en dos modos diferentes seleccionando Calendario o Lista en la esquina superior derecha. Dentro de la vista de Lista, puede aprobar o denegar múltiples solicitudes a la vez seleccionando las casillas de verificación a la derecha y presionando Aprobar Seleccionados o Denegar Seleccionados. Las solicitudes aprobadas aparecerán en la hoja de tiempo de un empleado de manera similar a como lo hacen las entradas de tiempo. El tipo de TAFW se indicará en la hoja de tiempo. Asegúrate de aprobar cualquier solicitud aplicable antes de aprobar las hojas de tiempo y comenzar/enviar la nómina.

Las solicitudes en naranja aún están pendientes de aprobación. Las solicitudes en verde ya han sido aprobadas. Seleccione el botón Filtrar en la esquina superior izquierda y reduzca su vista por Estado, Ubicación o Reportes Directos.

Ver TAFW del Empleado

Para ver el saldo y el historial de TAFW de un empleado, use la página Equipo o la barra de búsqueda de empleados para localizar a este empleado. Desde su perfil, seleccione la pestaña Tiempo Libre.

Vea y gestione lo siguiente desde el tablero de TAFW del empleado:

Los saldos disponibles actuales para las categorías de TAFW.
Un calendario que muestra el tiempo libre solicitado.
La pestaña Solicitudes ofrece todas las solicitudes de TAFW pendientes.
La pestaña Historial de Acumulación muestra cuánto TAFW se ganó por período de pago.
La pestaña Detalles del Plan Actual (lea más justo abajo).

Leer Saldos de TAFW

Bajo la pestaña Detalles del Plan Actual hacia el final de la página, verá varios saldos mostrados para cada tipo de TAFW. Cada saldo se muestra en horas, no en días.

Ganado: la cantidad de TAFW que se le ha dado o acumulado al empleado.
Tomado: la cantidad de TAFW que un empleado ha tomado.
Próximo: la cantidad de TAFW que se ha solicitado, pero que aún no ha sido aprobada y/o tomada. El tiempo permanecerá en estado de Próximo hasta que se tome o se niegue la solicitud.
Saldo Disponible: la cantidad de TAFW disponible para solicitar que no está en Próximo o Tomado. Dependiendo de la política de la empresa, esto podría mostrarse como un saldo negativo.

Actualizar Saldos de TAFW

En ciertos casos, puede que desee actualizar manualmente el saldo de un tipo de TAFW. Esto puede suceder cuando se importan saldos, se regala TAFW extra a un empleado, o el módulo no se utilizó para TAFW que ya ha ocurrido.

Navegue al perfil del empleado y seleccione la pestaña Tiempo Libre.
Desplácese hacia abajo hasta la pestaña Detalles del Plan Actual.
Elija el lápiz de edición para el grupo apropiado de TAFW.
Ingrese los siguientes detalles:
1. Seleccione el fecha que le gustaría modificar. Esto se puede establecer como cualquier día, pero para fines de seguimiento, generalmente se elige la fecha actual.
2. Ingrese el número de horas y si le gustaría incrementar o disminuir el saldo general de ese grupo de TAFW.
3. Deje una descripción si lo desea, pero esto es opcional.
4. Actualizar Tomado: Cuando esto se establece como Sí, Toast Payroll deducirá las horas de ambas columnas, Ganadas y Tomadas. Establezca esto en Sí cuando un empleado haya utilizado horas de TAFW, pero esas horas no se han reflejado en Toast Payroll. Nota: Toast no recomienda establecer esto como No cuando esté aumentando el saldo general.
Seleccione Finalizar para aplicar estos cambios.

Informes de TAFW

Para encontrar informes útiles para la gestión de TAFW, navegue a Informes > Estándar. Busque cada informe a continuación.

Informe de Historial de Acumulación de TAFW: Este informe proporciona información completa sobre acumulaciones y deducciones manuales para todos los empleados. Encontrará este informe útil al referirse a los montos de saldo históricos, ya que se puede filtrar por rango de fechas. Atención: este puede ser un informe muy intensivo en datos y comienza a ejecutarse cuando se selecciona el título en la biblioteca de informes, así que intente seleccionarlo solo una vez.
Informe de Saldos de TAFW (Por Rango de Fechas): Este es el informe más utilizado y proporcionará una visión detallada de todos los saldos actuales de TAFW en toda la empresa. Utilice el informe de Rango de Fechas para ver solo los detalles dentro de ese período de tiempo. El informe de Saldos también incluye información histórica de saldos. Incluso puede filtrar a los empleados que no tienen información de saldo.
Informe de Solicitudes y Cambios Manuales de TAFW: Abra este informe para obtener detalles completos sobre el tiempo libre solicitado, así como cualquier cambio manual, incluido el usuario que realizó el cambio.

TAFW como Empleado

Ver su TAFW

Si desea solicitar tiempo libre o ver su saldo actual de tiempo libre, y navegue a Mi Perfil > Tiempo Libre. Ver y gestionar lo siguiente desde el panel de TAFW:

Los saldos disponibles actuales para sus categorías de TAFW.
Un calendario que muestra su tiempo libre solicitado.
La pestaña Solicitudes ofrece todas las solicitudes de TAFW pendientes.
La pestaña Historial de Acumulación muestra cuánto TAFW se ganó por período de pago.
La pestaña Detalles del Plan Actual (lea más justo abajo).

Leer Saldos de TAFW

Bajo la pestaña Detalles del Plan Actual, verá varios saldos mostrados para cada tipo de TAFW. Cada saldo se muestra en horas, no en días.

: la cantidad de TAFW que se le ha otorgado o acumulado.

Solicitar TAFW

Navegue a Mi Perfil > Tiempo Libre.
Seleccione el botón Solicitar en la esquina superior derecha de la página.
Seleccione la(s) fecha(s) de su solicitud y el tipo de TAFW que le gustaría usar. Luego seleccione Siguiente.
1. Cuando desee tomar solo un día, seleccione ese día en el calendario dos veces.
2. Cuando desee tomar más de un día consecutivo, seleccione el primer día de su TAFW y luego el último día.
Ingrese las horas de cada día(s) que le gustaría estar ausente. Vea las horas totales solicitadas y el saldo restante después de su solicitud en la parte inferior de este paso. Luego, seleccione Siguiente.
Ingrese cualquier nota o comentario que le gustaría incluir con la solicitud. El gerente aprobador verá estas notas. Selecciona Siguiente.
Revise su solicitud y seleccione Enviar.

Después de enviar su solicitud, se enviará a la persona adecuada para su aprobación. Las horas estarán en estado Pendiente hasta que sean aprobadas. Una vez que la solicitud sea aprobada, las horas aparecerán en estado Aprobado.

Actualizar una Solicitud de TAFW

Ya sea que una solicitud haya sido aprobada o no, deberá ser eliminada para poder actualizarla. TAFW ya tomado no se puede actualizar.

Navegue a Mi Perfil > Tiempo Libre.
Desplácese hacia abajo hasta la pestaña Solicitudes y localice la solicitud que desea actualizar.
Seleccione el icono de papelera para eliminar la solicitud.
Siga para enviar una nueva solicitud, si es necesario.

Notificaciones Cuando TAFW es Aprobado o Denegado

Cuando su solicitud de TAFW sea aprobada o denegada, recibirá una notificación por correo electrónico con los resultados. También puede ver una notificación en el panel de nómina (la pantalla que ve después de iniciar sesión). Abra el correo electrónico o seleccione la notificación del panel para ver los resultados y ver una nota del gerente aprobador, si dejó una.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.