Nómina de Toast: Comience con el Tiempo Fuera del Trabajo (TAFW)

En este Artículo:

• Descripción General de TAFW
• Antes de Comenzar
• Para Gerentes
  • Configurar o Modificar los Niveles y Políticas de TAFW
  • Gestionar Solicitudes de TAFW
    • Gestionar Solicitudes de TAFW Desde el Tablero
    • Gestionar Solicitudes de TAFW Desde el Tablero de TAFW
  • Ver TAFW de Empleados
  • Entender las Columnas de Saldo de TAFW
  • Actualizar Manualmente los Saldos de TAFW
  • Informes de TAFW
• Para Empleados
  • Ver Sus Saldos de TAFW
  • Solicitar Tiempo Libre
  • Actualizar o Cancelar una Solicitud de TAFW
  • Notificaciones de Solicitudes de TAFW
• Artículos Relacionados

Descripción General de TAFW

El Tiempo Fuera del Trabajo (TAFW) es el sistema de gestión de tiempo libre pagado (PTO), vacaciones y licencias por enfermedad de Toast Payroll. Te permite rastrear y gestionar el tiempo libre de los empleados, incluyendo saldos de acumulación, aprobaciones de solicitudes y ajustes de saldo, directamente en Toast Payroll.

Niveles son las políticas (también llamadas planes) que ofrecen tiempo libre, por ejemplo, Licencia por Enfermedad Mandatada por el Estado, PTO por Hora y PTO por Salario. Cada Nivel de TAFW (también llamado Plan de Tiempo Libre) tiene su propio conjunto de tipos de cubos ofrecidos. Solo se puede asignar un Nivel de TAFW a un empleado.

Tipos de Cubos son las categorías de tiempo libre que tu empresa ofrece, por ejemplo, PTO, vacaciones, tiempo por enfermedad, duelo, servicio de jurado, licencia parental, etc. Cada cubo rastrea saldos por separado.

Reglas definen cómo se acumula un cubo. Cada tipo de cubo tiene su propio conjunto de reglas. Las reglas de un cubo incluyen, pero no se limitan al tipo de acumulación (por hora trabajada, por período de pago, acumulación anticipada, etc.), la tasa de acumulación, límites máximos de saldo en horas acumuladas y reglas de transferencia.

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Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll (se requiere Toast Payroll Pro para TAFW)

Permisos necesarios:

• Rol de HR+ o Gerente para gestionar TAFW como gerente
• Acceso del empleado para ver saldos y enviar solicitudes

Lo que lograrás: Al final de esta guía, los gerentes podrán gestionar las solicitudes de TAFW, ver y actualizar los saldos de los empleados, y generar informes de TAFW. Los empleados podrán ver sus saldos y enviar, actualizar o cancelar solicitudes de tiempo libre.

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Para Gerentes

Configurar o Modificar los Niveles y Políticas de TAFW

Crear un nuevo nivel de TAFW, agregar un bucket, o cambiar una tasa de acumulación requiere atención del Servicio al Cliente. Estos cambios no son autogestionados en Toast Payroll.

Cuándo contactar al Servicio al Cliente para la configuración del nivel de TAFW:

• Configurar TAFW por primera vez
• Agregar un nuevo bucket de TAFW (PTO, vacaciones, tiempo por enfermedad, u otro)
• Crear o modificar las reglas de un nivel (tipo de acumulación, tasa de acumulación, límites máximos, reglas de transferencia, etc.)
• Cambiar qué empleados están asignados a un nivel (si se necesitan cambios masivos)

Antes de contactar al Servicio al Cliente, tenga lo siguiente listo:

• Su código de empresa
• El nombre de cada Nivel y bucket de TAFW que desea configurar o cambiar (por ejemplo, bucket de Enfermedad del Nivel de Personal por Hora)
• El tipo de acumulación para cada bucket: por hora (por hora trabajada), por período de pago, aniversario (suma global en la fecha de aniversario), o pre-cargado (suma global al inicio del período)
• La tasa de acumulación o cantidad de suma global para cada bucket (por ejemplo, 0.0385 horas por hora trabajada, o 40 horas por año)
• Si hay un límite máximo en las horas acumuladas totales
• Reglas de transferencia al final del año (por ejemplo, transferir hasta 40 horas, o sin transferencia)
• Cualquier empleado específico que esté afectado

Cumplimiento estatal y local: Si su restaurante se encuentra en un estado o ciudad con leyes de licencia por enfermedad pagada obligatoria, la configuración de TAFW puede necesitar seguir reglas específicas de acumulación. Vea Toast Payroll: Configuraciones predeterminadas de licencia por enfermedad pagada de TAFW para configuraciones predeterminadas por jurisdicción.

Asignando niveles a los empleados: Después de que el Servicio al Cliente configure sus Niveles de TAFW, puede asignar empleados individuales a un Nivel de TAFW usted mismo. Vea Toast Payroll: Asigne un Empleado a un Nivel de TAFW para los pasos.

Para asignar un nivel predeterminado a un puesto para que los nuevos empleados se inscriban automáticamente, consulte Toast Payroll: Asigne un Nivel de TAFW Predeterminado a un Puesto.

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Gestionar Solicitudes de TAFW

Puede aprobar o rechazar solicitudes de TAFW desde el panel principal de Toast Payroll (a través de notificaciones) o desde el Panel de TAFW.

Gestionar Solicitudes de TAFW Desde el Panel

1. Inicie sesión en Toast Payroll y vaya al panel principal.
2. Localice la lista deNotificaciones. Las solicitudes de TAFW pendientes aparecen como notificaciones en esta lista.
   
   
   
   
3. Seleccione la notificación de TAFW en la que desea actuar. Elija Aprobar, Rechazar, o Marcar como Nuevo de las opciones que aparecen.

Resultado esperado: El estado de la solicitud se actualiza y el empleado recibe una notificación de la decisión.

Importante: Apruebe o rechace las solicitudes de TAFW antes de procesar la nómina. Las horas de TAFW aprobadas se incluyen en el procesamiento de nómina. Las solicitudes no aprobadas no se pagan.

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Gestionar solicitudes de TAFW desde el panel de TAFW

1. Navegue aTiempo>Tiempo libreen Toast Payroll.
   
   
   
   
2. Utilice la vista de Calendario para ver solicitudes por fecha, o seleccione Lista para ver todas las solicitudes en una lista.
3. Para reducir la vista, seleccione el botón Filtrar en la esquina superior izquierda. Filtrar por empleado, categoría, rango de fechas o estado.
4. Seleccione una solicitud para abrirla. Elija Aprobar o Rechazar.

Resultado esperado: El estado de la solicitud se actualiza. Las solicitudes mostradas en naranja están pendientes; las solicitudes mostradas en verde están aprobadas.

Importante: Apruebe o rechace las solicitudes de TAFW antes de procesar la nómina. Las horas de TAFW aprobadas se incluyen en el procesamiento de nómina. Las solicitudes no aprobadas no se pagan.

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Ver TAFW del empleado

Para revisar los saldos de TAFW, asignaciones o historial de solicitudes de un empleado específico:

1. Navegue a la página Equipo en Toast Payroll, o use la función Buscar para encontrar al empleado.
2. Seleccione el nombre del empleado para abrir su perfil.
3. Seleccione la pestaña Tiempo Libre.

La pestaña Tiempo Libre incluye:

• Un calendario que muestra el tiempo libre solicitado.
• Detalles del Plan Actual — la asignación actual de nivel TAFW del empleado y los saldos disponibles actualmente para los buckets de TAFW.
• Historial de Acumulación — un registro de acumulaciones anteriores.
• Solicitudes — todas las solicitudes de TAFW enviadas y su estado de aprobación.

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Entender las Columnas de Saldo TAFW

Los saldos de TAFW se muestran en cuatro columnas en Toast Payroll. La siguiente tabla define cada columna:

Para una explicación detallada de la lógica de cálculo de acumulación, el comportamiento de transferencia y los escenarios de corrección de saldo, consulte Toast Payroll: Entender los saldos de tiempo fuera del trabajo.

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Actualizar manualmente los saldos de TAFW

Utilice actualizaciones manuales de saldo para corregir discrepancias, aplicar un bono único o ajustar saldos después de una ausencia.

1. Navegue a la página Equipo en Toast Payroll y seleccione al empleado cuyo saldo desea actualizar.
2. Seleccione la pestaña Tiempo Libre.
3. Seleccione el lápiz de edición amarillo en el bucket que desea ajustar (por ejemplo, PTO, Vacaciones o Tiempo por Enfermedad).
   
   
   
   
4. En elEditar Saldoventana emergente, ingrese los siguientes campos:
   1. Seleccione la fecha que desea modificar. Esto puede establecerse como cualquier día, pero para fines de seguimiento, generalmente se elige la fecha actual.
   2. Ingrese el número de horas y si desea aumentar o disminuir el saldo total de ese bucket de TAFW.
   3. Ingrese una descripción para el ajuste (opcional)
   4. Actualizar Tomado:Cuando esto se establece comoSí, Toast Payroll deducirá las horas de las columnas Ganado y Tomado. Establezca esto enSícuando un empleado haya utilizado horas de TAFW, pero esas horas no se han reflejado en Toast Payroll.Nota:Toast no recomienda establecer esto comoNocuando esté aumentando el saldo total.
      
      
      
      
5. Seleccionar Finalizar

El saldo se actualiza de inmediato. Actualiza tu página para reflejar el saldo actualizado.

Resultado esperado: El saldo disponible del empleado refleja el ajuste. El cambio aparece en su Historial de Saldos con la razón que ingresaste.

Para escenarios detallados — incluyendo la corrección de un acumulado, la eliminación de horas o el ajuste por una ausencia — consulta Toast Payroll: Realiza ajustes al tiempo fuera del trabajo (TAFW).

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Informes de TAFW

Toast Payroll incluye tres informes estándar de TAFW. Para acceder a ellos, navega a Informes > Estándar y filtra por informes de TAFW.

Los siguientes informes están disponibles:

Importante: El Informe de Historial de Acumulación puede ser intensivo en datos para restaurantes con grandes equipos o largos historiales de acumulación. Reduce el rango de fechas o filtra por empleado para mejorar el tiempo de carga.

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Para Empleados

Ver Tus Saldos de TAFW

1. Inicia sesión en Toast Payroll. Si necesitas ayuda para iniciar sesión, consulta Iniciar sesión en un Producto o Dispositivo de Toast.
2. Navega a Mi Perfil > Tiempo Libre.

Tu panel de TAFW muestra:

• Tu saldo actual Disponible para cada categoría (PTO, vacaciones, tiempo por enfermedad u otro)
• Próximo tiempo libre aprobado que aún no ha sido pagado
• Horas Tomadas pagadas en ejecuciones de nómina anteriores
• Horas Ganadas acumuladas hasta la fecha
• Tu Historial de Acumulación — un registro de cómo ha cambiado tu saldo a lo largo del tiempo
• Solicitudes — todas las solicitudes de TAFW enviadas y su estado de aprobación.

Para una explicación de lo que significa cada columna de saldo, consulta Entender las Columnas de Saldo de TAFW arriba.

Para una explicación detallada de cómo se calcula la acumulación, consulta Toast Payroll: Entender los saldos de tiempo fuera del trabajo.

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Solicitar Tiempo Libre

1. Inicia sesión en Toast Payroll. Si necesitas ayuda para iniciar sesión, consulta Iniciar sesión en un Producto o Dispositivo de Toast.
2. Navega a Mi Perfil > Tiempo Libre.
3. Selecciona Solicitar+ en la esquina superior derecha
4. Selecciona la(s) fecha(s) de tu solicitud y el tipo de TAFW que te gustaría utilizar. Luego selecciona Siguiente.
   • Cuando desees tomar solo un día, selecciona ese día en el calendario dos veces.
   • Cuando desees tomar más de un día consecutivo, selecciona el primer día de tu TAFW y luego el último día.
     
     
     
     
5. Ingresa las horas de cada día que te gustaría solicitar como día libre. Consulta las horas totales solicitadas y el saldo restante después de tu solicitud en la parte inferior de este paso. Luego selecciona Siguiente.
   
   
   
   
6. Ingresa cualquier nota o comentario que te gustaría incluir con la solicitud. El gerente aprobador verá estas notas. Selecciona Siguiente.
7. Selecciona Finalizar.

Resultado esperado: Tu solicitud ha sido enviada y tu gerente recibe una notificación. Las horas aparecen como Próximas en tu saldo hasta que sean aprobadas y pagadas. Si tu empleador no ha configurado un flujo de trabajo de aprobación, la solicitud se aprueba automáticamente.

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Actualizar o Cancelar una Solicitud de TAFW

Para cambiar una solicitud enviada, elimínala y vuelve a enviarla con la información correcta.

1. Navega a Mi Perfil > Tiempo Libre.
2. Selecciona la pestaña Solicitudes.
3. Ubica la solicitud que deseas cancelar. Selecciona el ícono de la papelera junto a ella.
   
   
   
   
4. Confirme la eliminación.

Resultado esperado: La solicitud se ha eliminado y las horas ya no se muestran como Próximas en su saldo. Para enviar una solicitud corregida, siga los pasos en Solicitar Tiempo Libre arriba.

Nota: Solo puede eliminar solicitudes que aún no se han pagado en un ciclo de nómina. En otras palabras, solo puede eliminar solicitudes si la fecha solicitada está en el futuro. Si el tiempo libre ya se procesó en la nómina, comuníquese con su gerente para hacer un ajuste manual en el saldo.

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Notificaciones de Solicitud TAFW

Cuando su gerente aprueba o rechaza su solicitud de TAFW, usted recibe:

• Una notificación por correo electrónico enviada a la dirección de correo electrónico en su perfil de nómina de Toast.
• Una notificación en el panel visible cuando inicia sesión en Toast Payroll.

Si no recibe una notificación después de enviar una solicitud, verifique que su dirección de correo electrónico sea correcta en su perfil de nómina de Toast y confirme con su gerente que se ha configurado un flujo de trabajo de aprobación.

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de ningún otro tipo profesional. Por favor, comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoría.