Obtenga ayuda con las discrepancias de propinas en los informes

En este artículo:

• Antes de empezar
• Pasos generales
• Solución rápida
• Si una revisión de turno está abierta o se dejó abierta
• Si un empleado fue registrado automáticamente como fuera de turno
• Si las propinas se ajustaron después de que se cerró la revisión de turno
• Si la retención de propinas no coincide con lo que esperaba
• Si faltan propinas de un pedido futuro en el resumen de ventas
• Si está comparando los totales del Gestor de propinas de Toast con otros informes
• Si las propinas no se sincronizan de Toast Web a Toast Payroll
• Preguntas frecuentes
• Antes de ponerse en contacto con Atención al cliente
• Artículos relacionados

Antes de empezar

Se aplica a: Toast Web, Toast Payroll, Gestor de propinas de Toast (cuando se usa), Política de distribución de propinas (cuando se usa)

Permisos necesarios:

• 4.1 Informes de ventas — para abrir los informes de Resumen de ventas, Gestión de propinas y Pedidos
• 4.3 Informes de mano de obra — para abrir los informes de gestión de Turnos y Registro de tiempo

Lo que logrará: Identifique por qué dos informes de Toast muestran totales de propinas diferentes y aplique la solución correcta, o recopile la información adecuada antes de comunicarse con Atención al cliente.

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Pasos generales

Cuando los totales de propinas no coinciden entre dos informes, siga estos pasos generales:

1. Confirme que ambos informes utilicen el mismo rango de fechas, ubicación y hora de corte de día comercial.
2. Identifique qué dos informes está comparando (por ejemplo, Exportación de nómina vs. Resumen de mano de obra, o Gestor de propinas de Toast vs. Resumen de ventas). La solución correcta depende del par.
3. Use la tabla de solución rápida a continuación para hacer coincidir su problema con la causa más común.
4. Si la causa es una revisión de turno abierta, un cierre de sesión automático o un ajuste de propina realizado después de que se cerró un turno, siga la sección correspondiente en el árbol de decisiones a continuación.
5. Si la comparación involucra al Gestor de propinas de Toast o Toast Payroll, salte a la sección correspondiente para ver qué artículo canónico contiene la explicación.

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Solución rápida

Use esta tabla para hacer coincidir su síntoma con la causa más común y la solución más rápida.

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Si una revisión de turno está abierta o se dejó abierta

Si se deja abierta una revisión de turno, o si un empleado nunca registra su entrada para completar una, las propinas recolectadas durante ese período no aparecerán en la exportación de nómina.

Confirme si un turno se dejó abierto

1. Navegue a Toast Web > Informes > Laboral > Turnos, configure el rango de fechas para un solo día y seleccione la ubicación.
2. Seleccione Actualizar.
3. Busque la sección Turnos abiertos. Si un empleado aparece allí, su revisión de turno está incompleta.

Resultado esperado: Verá una lista de todos los turnos abiertos para ese día hábil.

Nota: El rango de fechas en la parte superior de esta página debe configurarse para un solo día; de lo contrario, los turnos abiertos no se mostrarán.

Cierre la revisión de turno abierta

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo cerrar una revisión de turno abierta, consulte la sección Realizar correcciones en una revisión de turno que se dejó abierta de Obtener ayuda con el cajón de efectivo y la revisión de turno.

Requerir revisiones de turno en el futuro

Para asegurarse de que los empleados deban completar una revisión de turno:

1. En Toast Web, navegue a Equipo > Configuración > Configuración avanzada de revisión de turno.
2. En Revisión de turno > Requerir revisión de turno, seleccione Requerido.
3. Seleccione Guardar y luego Publicar.

Resultado esperado: Los turnos futuros no se pueden dejar abiertos sin una revisión de turno.

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Si un empleado fue registrado automáticamente al salir

Cuando Toast registra automáticamente la salida de un empleado y la revisión del turno no se completa después, es posible que falten las propinas de ese turno en la Exportación de nómina.

Verificar registros de salida automática

1. En Toast Web, navegue a Informes > Laboral > Gestión de entradas de tiempo.
2. Ajuste el rango de fechas y la(s) ubicación(es) según sea necesario.
3. Si el interruptor de salida automática muestra un número al lado, actívelo para ver a los empleados afectados.

Resultado esperado: Usted verá a los empleados a quienes Toast les registró automáticamente la salida para el rango de fechas seleccionado.

Corregir la entrada

1. Edite el campo Hora de salida directamente en la página de Gestión de entradas de tiempo para reflejar la hora de salida correcta.
2. Si la salida del empleado se registró automáticamente dentro de la misma semana laboral, siga las instrucciones en la sección Realizar correcciones a una revisión de turno que quedó abierta de Obtener ayuda con el cajón de efectivo y la revisión de turno.

Resultado esperado: Las propinas y las horas del empleado aparecerán correctamente en la Exportación de nómina después de la siguiente sincronización.

Para obtener más información sobre cómo editar las entradas del reloj checador, consulte Editar entradas del reloj checador del empleado.

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Si las propinas se ajustaron después de cerrar la revisión del turno

Los ajustes de propinas realizados después de cerrar una revisión de turno no se reflejan en la revisión de turno cerrada. La Exportación de nómina refleja lo que había en la revisión del turno cuando se cerró, no los ajustes posteriores.

Encontrar ajustes de propinas realizados después del cierre

1. En Toast Web, navegue a Informes > Ventas > Pedidos.
2. Utilice los filtros para limitar la búsqueda a un día, turno y empleado específicos.
3. Cada pedido muestra los detalles finales de sus propinas. Compare estos con la revisión de turno cerrada para encontrar cualquier ajuste que haya ocurrido después de la revisión.

Resultado esperado: Usted ve los pedidos en los que los totales de propinas cambiaron después de que se cerró la revisión del turno.

Vuelva a abrir la revisión del turno (si es dentro de la misma semana comercial)

Si los ajustes se detectaron antes del final de la semana comercial, usted puede volver a abrir la revisión del turno para sincronizar los cambios. Consulte Reopen an Employee's Shift From Previous Days.

Si falta una propina para un empleado específico —no para todo el informe—, consulte Why are tips missing from my employee's shift review?.

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Si la retención de propinas no coincide con lo que usted esperaba

La retención de propinas es un porcentaje que su restaurante recupera de las propinas y gratificaciones con tarjeta de los empleados para cubrir el costo de las tarifas de procesamiento de tarjetas. Un porcentaje mal configurado —o las expectativas sobre lo que hace la función— es una de las causas más comunes de una discrepancia en las propinas.

Verifique su porcentaje de retención de propinas

1. En Toast Web, navegue a Team > Settings > Tip withholding.
2. Confirme que Enable house tip withholding esté seleccionado si tiene la intención de usar la función.
3. Confirme el valor en el campo Tip Withholding Percentage.

Resultado esperado: El porcentaje que se muestra coincide con lo que usted espera ver deducido en las revisiones de turno y los informes.

A qué se aplica la retención de propinas

• La retención de propinas se aplica tanto a los pagos con tarjeta de crédito como de débito; ambos tipos de tarjeta tienen tarifas de procesamiento.
• La retención de propinas se aplica a la gratificación con tarjeta de crédito (obligatoria o automática pagada con tarjeta), además de las propinas con tarjeta de crédito.
• La retención de propinas no debe aplicarse a otras formas de pago.
• La retención de propinas solo entra en vigor en un turno después de que se cierra la revisión del turno. Si una revisión de turno está abierta, el monto de la retención aún no se ha aplicado.

Dónde aparece la retención de propinas

• Revisión de turno — una vez que se cierra el turno, aparecen tanto el monto original de la propina como el monto de retención de propina; la entrada Pagar propinas en efectivo es igual a la propina original menos la retención.
• Cierre del día e impresión del informe Z — la retención aparece en la sección de Propinas entregadas por el servidor una vez que se cierran todas las revisiones de turno del día.
• Resumen de ventas — la retención aparece como un subconjunto del total de propinas y gratificaciones ganadas.
• Informe de turnos — para ver la retención por empleado por turno, navegue a Informes > Ventas > Resumen de ventas, seleccione la pestaña Turnos, seleccione Mostrar/ocultar columnas y marque Propinas retenidas.

Para conocer los pasos completos de configuración, capturas de pantalla y el comportamiento de Toast Payroll, consulte Optimizar la retención de propinas.

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Si faltan propinas para un pedido futuro en el Resumen de ventas

Las propinas atribuidas a pedidos futuros se comportan de manera diferente a las propinas del mismo día. Aparecen en dos lugares diferentes en dos momentos diferentes.

Cómo aparecen las propinas de pedidos futuros

• La propina aparece en la revisión de turno del día en que se realizó el pedido.
• El pago aparece en el Resumen de pagos en el informe de Resumen de ventas y en la sección de propinas de crédito/débito.
• La propina no aparece en el campo Propinas en la parte superior del informe de Resumen de ventas hasta el día en que se completa el pedido.

Qué verificar

1. En Toast Web, navegue a Informes > Ventas > Resumen de ventas.
2. Establezca el rango de fechas en el día en que se realizó el pedido.
3. Localice el Resumen de pagos y busque la propina en la sección de propinas de crédito/débito, no en el campo de Propinas de la línea superior.
4. Para ver la propina en el campo de Propinas de la línea superior, establezca el rango de fechas en el día en que se completó el pedido.

Resultado esperado: Usted ve la propina en la sección de propinas de crédito/débito en la fecha del pedido y en el campo de Propinas de la línea superior en la fecha de finalización.

Para obtener más información, consulte Informes de pedidos/facturas futuros.

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Si está comparando los totales del Gestor de propinas de Toast con otros informes

El Gestor de propinas de Toast es el módulo de Toast para la agrupación y distribución de propinas. Los totales que muestra no son directamente comparables con el resumen de Ventas o la Exportación de nómina; miden cosas diferentes.

Por qué difieren los números

• El resumen de Ventas muestra el total previo a la agrupación: las propinas y gratificaciones brutas recaudadas antes de que se apliquen las reglas de distribución.
• El informe del Gestor de propinas de Toast muestra el total posterior a la agrupación: lo que cada empleado gana realmente después de que se aplica la política de agrupación de propinas.

Para comparar correctamente

1. En Toast Web, navegue a Informes > Laboral > Gestión de propinas.
2. Seleccione el rango de fechas y, a continuación, seleccione el icono de descarga para descargar el informe de Gestión de propinas.
3. El informe descargado incluye cifras tanto previas como posteriores a la agrupación, además de una columna de Ajuste de propina aplicado que captura cualquier entrada manual realizada en el campo Propinas adicionales (no en efectivo) ganadas en la página de cálculo de propinas de un empleado.
4. Compare el total previo a la agrupación en la descarga con la línea Propinas en la tabla de Resumen de ingresos del resumen de ventas.

Resultado esperado: Los totales previos a la agrupación coinciden entre la descarga del Gestor de propinas y la tabla de Resumen de ingresos del resumen de ventas. Los totales posteriores a la agrupación coinciden entre el informe del Gestor de propinas y lo que se pagó a los empleados.

Otra posibilidad

Si se aplica una propina a un pedido que no tiene un mesero asignado, el monto de la propina no aparecerá en los informes del Gestor de propinas, pero sí aparecerá en el Resumen de ventas (y otros informes). Esto puede causar discrepancias entre los dos informes. Para corregir esto:

1. En Toast Web, navegue a Informes > Ventas > Pedidos.
2. Utilice el selector de fechas para limitar este informe al momento en que ocurre la discrepancia y seleccione el botón Actualizar para refrescar la página.
3. Seleccione el encabezado de la columna Mesero para ordenar este informe por la persona asignada a cada cuenta. Esto le ayudará a localizar más fácilmente las cuentas sin nadie asignado.
4. Cuando encuentre uno, seleccione la fila para abrir la cuenta.
5. En la ventana emergente, seleccione volver a abrir cuenta y luego seleccione Enviar a dispositivos.
6. Ahora use un dispositivo POS para localizar esta cuenta en la Terminal de pago.
7. Abra la cuenta desde la Terminal de pago y seleccione el icono de avatar en la esquina superior izquierda para asignar un propietario a la cuenta.
8. Cierre la cuenta y espere de 30 a 60 minutos para permitir que el nuevo propietario de la cuenta se sincronice con los informes del Gestor de propinas de Toast.

Si los totales pre-agrupados aún difieren, regrese a la tabla de Solución rápida: la causa subyacente es uno de los escenarios de revisión de turno o ajuste de propinas anteriores, no un problema del Gestor de propinas de Toast.

Para obtener la comparación completa, todas las definiciones de columnas y la respuesta a "¿Por qué mis totales del Gestor de propinas de Toast no coinciden con mi resumen de ventas?", consulte Informes del Gestor de propinas de Toast.

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Si las propinas no se sincronizan de Toast Web a Toast Payroll

Si las propinas aparecen correctamente en Toast Web pero faltan o son incorrectas en Toast Payroll, el problema suele ser un error de sincronización o de vinculación, más que un problema de informes en Toast Web.

Causas comunes

• El puesto del empleado no está configurado como un puesto con propinas en Toast Web.
• Las propinas en efectivo declaradas no se ingresaron durante la revisión del turno.
• Las reglas de distribución del Gestor de propinas de Toast excluyeron al empleado.
• El perfil de Toast Web del empleado no está vinculado a su perfil de Toast Payroll.

Qué verificar primero

• En Toast Web, confirme que el puesto tenga la configuración Empleado con propinas habilitada en Equipo > Configuración > Puestos.
• En Toast Payroll, confirme que el perfil del empleado esté correctamente vinculado a su perfil de Toast Web. Consulte Gestor de propinas de Toast con Toast Payroll.

Para obtener el recorrido de diagnóstico completo, incluyendo la vinculación de códigos de ingresos, problemas de sincronización directa y exclusiones de grupos del Gestor de propinas de Toast, consulte Toast Payroll: Propinas que no se sincronizan desde Toast Web y Toast Payroll: Administre e integre propinas.

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Preguntas frecuentes

¿Por qué mi gratificación automática para un grupo grande no aparece en la revisión de turno?

La gratificación automática para un grupo grande es un cargo por servicio, no una propina. Los cargos por servicio solo aparecen en la revisión de turno bajo los códigos de ganancia de propinas cuando el cargo por servicio está configurado para Asignar al propietario del cheque. Para verificar:

1. 1. En Toast Web, navegue a Finanzas > Relacionado > Configuración > Cargos por servicio y tarifas.
   2. Seleccione el cargo por servicio por nombre.
   3. Revise la opción Asignar al propietario del cheque.

Para conocer los pasos de configuración completos, consulte Toast Payroll: Administre e integre propinas y Comience con los cargos por servicio y la propina obligatoria.

También se pregunta como:

• • Tengo una propina automática agregada a grupos de 8 o más personas, pero mi revisión de turno no refleja las propinas de grupos grandes. ¿Cómo soluciono esto?

¿Se descuenta la retención de propinas de la gratificación?

Sí. La retención de propinas se aplica a la gratificación con tarjeta de crédito además de a las propinas con tarjeta de crédito. No se aplica a los pagos en efectivo. Para obtener detalles completos sobre lo que cubre la retención de propinas, consulte Optimice la retención de propinas.

También se pregunta como:

• • ¿La retención de propinas se aplica a la gratificación obligatoria?
  • ¿Se descuenta de la propina la retención de propinas para cubrir el procesamiento de tarjetas de crédito?

¿Dónde se encuentra la retención de propinas en Toast Web?

La retención de propinas se configura en Toast Web navegando a Equipo > Configuración > Retención de propinas. Verá la opción Habilitar retención de propinas de la casa y el campo Porcentaje de retención de propinas una vez habilitado.

¿Por qué mis propinas en la Exportación de nómina no coinciden con las propinas en el Resumen de ventas o el Resumen laboral?

La Exportación de nómina es un informe estático: captura datos en el momento en que se generó la exportación, según las revisiones de turno cerradas y completadas. El Resumen laboral y el Resumen de ventas son informes en tiempo real basados en la información de los cheques cerrados. Si se edita un cheque o se completa un pago fuera de una revisión de turno después de que se generó la Exportación de nómina, el cambio aparece en los informes en tiempo real, pero no en la Exportación de nómina estática. Utilice la tabla Corrección rápida para encontrar la causa específica.

¿Por qué los totales de mi Gestor de propinas de Toast no coinciden con mi resumen de ventas?

La línea de Propinas del resumen de ventas en la tabla de Resumen de ingresos es un monto previo a la distribución. Los totales del informe de Gestión de propinas son posteriores a la distribución, una vez aplicadas las reglas de distribución. Descargue el informe de Gestión de propinas; incluye cifras tanto previas como posteriores a la distribución para que pueda compararlas directamente. Consulte Informes del Gestor de propinas de Toast.

¿Por qué faltan propinas en la revisión de turno de un empleado específico?

Si falta una propina para un empleado (no para todo el informe), la causa más común es una propina que se agregó o ajustó después de que se cerró la revisión de turno. Utilice la ruta Detalles del pedido > Ver historial de actualizaciones en cada pedido sospechoso para confirmar. Para ver el paso a paso, consulte ¿Por qué faltan propinas en la revisión de turno de mi empleado?.

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Antes de ponerse en contacto con Atención al cliente

Si su discrepancia implica un monto en dólares específico que no se concilia después de revisar las secciones anteriores, reúna la siguiente información para acelerar la resolución. La mayoría de las discrepancias de propinas que escalan requieren una investigación a nivel de cuenta que necesita este contexto.

• La fecha exacta o el rango de fechas, y la ubicación seleccionada cuando ejecutó cada informe.
• Las cifras exactas en dólares que esperaba frente a las cifras que se muestran en cada informe.
• Capturas de pantalla de ambos informes que está comparando; por ejemplo, la exportación de nómina y el resumen de ventas, o el informe del Gestor de propinas y el resumen de ventas.
• El nombre del empleado y el cargo si la pregunta es sobre un solo empleado. (Use el registro del empleado en Toast Web; no incluya información de identificación personal en su mensaje).
• Si las revisiones de turno relevantes están abiertas, cerradas o reabiertas.
• Si ya ha intentado alguno de los pasos en la tabla de Solución rápida.

Nota: Atención al cliente no puede volver a calcular las propinas por usted, pero con esta información pueden investigar problemas de tiempo, transacciones anuladas o configuraciones a nivel de cuenta que pueden ser la causa raíz.

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• Toast Payroll: Administre e integre propinas
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