Informes del Gestor de propinas de Toast

En este artículo:

• Resumen del Gestor de propinas
• Antes de revisar los informes
• Niveles del informe de gestión de propinas
• Informe de gestión de propinas: nivel superior
  • Descargar el informe de nivel superior
• Informe de gestión de propinas (por día)
  • Descargar el informe por día
• Informe de gestión de propinas - Recibo del empleado
• Resumen de ventas y Gestor de propinas de Toast

Resumen del gerente de propinas

Gestor de propinas de Toast es una solución automatizada, integrada y personalizable para la creación de fondos comunes de propinas. En función de la configuración de tu restaurante, puede calcular y distribuir las propinas y gratificaciones que se reciben.

El gestor de propinas tiene dos componentes:

• Fondo común de propinas: En Toast Web, crearás tus reglas configurando las entradas en la página de la política del fondo común de propinas. Algunos ejemplos incluyen qué trabajos aportan y reciben propinas, qué horas forman parte de ciertos períodos de tiempo y qué tipos de propinas y gratificaciones deben incluirse.
• Informe de gestión de propinas: El resultado de la configuración de Fondo común de propinas es un informe que se puede integrar directamente en Nómina Toast o descargar. Este informe incluye recibos de empleados, que son un desglose de los cálculos del fondo común de cada empleado.

El gobierno federal establece regulaciones sobre los fondos comunes de propinas en la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). Los gobiernos estatales y locales también pueden tener sus propias regulaciones. Antes de configurar fondos comunes de propinas o acciones para tu restaurante en Toast Web, debes consultar a un profesional de recursos humanos y considerar las leyes federales, estatales y locales al definir la política de propinas y las reglas de distribución de tu restaurante.

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Antes de revisar informes

Antes de usar el informe de gestión de propinas, debes tener el permiso 4.1 Sales Reports en Toast Web para ver cualquier nivel de informe de gestión de propinas. Además, primero debes completar varios pasos.

• Para los clientes que no pertenezcan a Nómina Toast, esto incluye lo siguiente:
  • Comprar Gestor de propinas de Toast
  • La configuración de la página Política del fondo común de propinas para esta ubicación
  • Tener datos de ventas y entradas de tiempo que tu política del Gestor de propinas de Toast pueda usar para que aparezcan en tu informe
• Para los clientes de Nómina Toast, esto incluye lo siguiente:
  • Comprar Gestor de propinas de Toast
  • La compra de Nómina Toast y el trabajo con tu director de proyectos para configurar tu base de datos de nómina
  • La configuración de la página Política del fondo común de propinas para esta ubicación
  • Asigna tu integración del Gestor de propinas a tu base de datos de Nómina Toast
  • Tener datos de ventas y entradas de tiempo que tu política del Gestor de propinas de Toast pueda usar para que aparezcan en tu informe

Además, es una práctica recomendada confirmar que todos tus datos sean exactos.

• Entradas de tiempo: Revisa las entradas de tiempo de tus empleados y realiza las modificaciones necesarias. Confirma que todos los empleados registraron su entrada y salida con las tareas, fechas y horas correctas.
• Cálculos del fondo común de propinas: Confirma que tienes las reglas correctas en la página de la política del fondo común de propinas. Si no aprobaste ni enviaste ninguna fecha a nómina en el informe de gestión de propinas, puedes hacerlo. Regresa a la página Política del fondo común de propinas para editar los aportadores, destinatarios, montos o fuentes de propinas o gratificaciones. Al guardar, actualizará instantáneamente el informe de gestión de propinas.

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Informe de gestión de propinas

En este artículo, se explica cómo acceder al informe de gestión de propinas, donde puedes ver tres niveles diferentes y descargar datos de cada nivel. Para ver pasos de solución de problemas, consulta Obtener ayuda con Gestor de propinas de Toast.

Dentro del informe Gestión de propinas, hay diferentes formas de ver los mismos datos:

• En la página de destino (Informes > Trabajo > Gestión de propinas) está la vista Nivel superior de las propinas y gratificaciones totales en función del rango de fechas seleccionado y el estado de la política de fondo común de cada día.
• Una vez que selecciones una fecha del informe de nivel superior, verás una vista más estrecha Por día. Este es el desglose de los empleados que registraron su entrada y las propinas y gratificaciones que obtuvieron antes y después del fondo común.
• Selecciona un empleado en la vista “Por día” para ver información aún más limitada por empleado o por puesto, dependiendo del filtro que selecciones. Esto se conoce como la vista Recibo del empleado.

Fuera de este informe, estos datos también están disponibles en otros productos:

• MyToast App: Todos los empleados que reciben propinas pueden ver sus datos específicos en la pestaña Turnos de la aplicación MyToast.
• Nómina Toast: Puedes acceder a un desglose salarial detallado desde el informe Detalles del empleado de Nómina Toast. En este informe, se ofertas salarios, horas extras e ingresos por propina separados categorizados adecuadamente.

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Informe de gestión de propinas - Nivel superior

1. En Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas.
   
    
    
2. Usa el menú desplegable de fechas del calendario de la esquina superior izquierda y selecciona una fecha o un rango de fechas para ver la distribución de las propinas. Puedes seleccionar hasta un mes a la vez. Este informe tiene algunas limitaciones:
   1. El informe de propinas no te permitirá elegir fechas en el futuro. Esta es una baranda de protección para evitar la aprobación de propinas que aún se están recolectando activamente.
   2. No verás nada en este informe si no configuraste la página de política del fondo común de propinas o si no hay datos de entradas registradas o ventas.
   3. Esta página solo mostrará la ubicación seleccionada en la navegación principal. Cada informe de gestión de propinas se basa en la configuración específica del fondo común de propinas de cada ubicación.
3. El informe incluirá las siguientes columnas:
   1. Fecha: Fecha hábil del intervalo. Toast calcula el día hábil en función del tiempo de captura del pago (el valor predeterminado es de 4:00 a. m. a 4:00 a. m., aunque puede leer de 12:00 a. m. a 12:00 a. m. en el informe de gestión de propinas), por lo que los negocios nocturnos verán los fondos comunes de propinas de sus empleados el día que comenzó el período de servicio (turno).
   2. Empleados: La cantidad de empleados incluidos en el fondo común de propinas de ese día, incluso si tu intervalo del fondo común de propinas está configurado en Período de servicio.
   3. Propinas totales y gratificación: El monto total en dólares de las propinas y gratificaciones procesadas para esa fecha.
   4. Estado: Estado actual del intervalo de propina.
      • En curso: Suele aparecer para la fecha actual. Hay empleados que todavía no registraron su salida o el horario comercial de la ubicación aún no está completo. Estos cálculos no se consideran definitivos.
      • Listo: Los cálculos de estos fondos comunes están completos y listos para su revisión.
      • Aprobado: Una vez que apruebes las propinas en la vista Nivel superior y Por día, están bloqueadas. Ningún cambio de política o edición de turno las cambiará sin anular la aprobación del día.
      • Enviado a nómina: Una vez que se aprueben las propinas, los clientes de Nómina Toast verán esto si los fondos comunes de este día se enviaron a nómina y están bloqueados; no habrá cambios de política ni ediciones en los turnos que los modifiquen.
4. Puedes agregar más columnas para que se vean en este informe si seleccionas el botón Columnas.
   1. NUEVO! Hay una nueva opción de columna para el informe de nivel superior llamada Ajuste de propina aplicada. Esto incluirá cualquier entrada manual realizada en el campo Propinas adicionales (que no sean en efectivo) ganadas en un recibo de empleado.
      
       
      
      
5. En la esquina superior derecha, hay un botón. Según los módulos que hayas comprado o en qué parte de la configuración te encuentres, este botón aparecerá de forma diferente:
   1. Validar configuración: Si todavía no enviaste propinas a Nómina Toast o las aprobaste por primera vez, verás un botón de Validar configuración.
      1. Anteriormente, este botón se llamaba Configuración completa.
   2. Aprobar propinas: Para aprobar varios días a la vez, selecciona varias casillas de verificación antes de seleccionar este botón.
   3. Enviar a nómina: Este botón aparece si usas Nómina Toast y seleccionaste al menos un día en el estado Listo.

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Descargar el informe de gestión de propinas de nivel superior

1. Selecciona el rango de fechas o las casillas de verificación individuales para las fechas en las que te gustaría que se incluyeran en la exportación. Ahora selecciona el ícono de descarga en la esquina superior derecha. El resultado de este informe también incluye montos de propinas preagrupados y propinas desglosadas en categorías de origen específicas (propinas en efectivo, propinas que no sean en efectivo, etc.).
   1. ¡NUEVO! El informe descargado ahora incluirá una nueva columna llamada Ajustado. Se incluirán las entradas manuales realizadas en el campo Propinas adicionales (no en efectivo) de un recibo de empleado.
      
      
2. ¡NUEVO! Ahora puedes seleccionar filtros para tus datos de gestión de propinas y exportar un archivo .csv según tus selecciones.
   1. Selecciona el ícono de engranaje a su lado para abrir una barra lateral de filtros. En cualquier momento, puedes seleccionar Restablecer para restaurar todos los filtros a sus valores predeterminados o Aplicar para usar estos filtros en el informe descargado. A menos que borres la memoria caché o las cookies de tu navegador o uses un navegador diferente, estos filtros permanecerán activados hasta que los desactives.
      • Formato del nombre: Para que coincidan con otros informes de Toast, ahora puedes seleccionar el filtro Apellido, Nombre.
      • Organizar propinas por: Si tienes un empleado que trabaja en diferentes puestos en el mismo restaurante, puedes usar el filtro Empleado + puesto para desglosar sus propinas por el puesto en el que trabajó. Seleccionar Empleado aquí combinará todas sus propinas en un total, independientemente de los trabajos realizados.
      • Desglose por fechas: Esta es otra forma de combinar o desglosar la información. Puedes ver tus datos en total usando el filtro Suma de fechas o por días individuales seleccionando Desglose diario.
      • Selección de columnas: Selecciona cualquiera de las casillas de verificación para incluir esos datos en tu informe. Estos filtros son muy útiles si usas este informe para cargarlo en un sistema de nómina alternativo o si tu empleado desea descargar su recibo de empleado.

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Informe de gestión de propinas - Por día

1. En el nivel superior del informe de gestión de propinas (Informes > Trabajo > Gestión de propinas), selecciona cualquier lugar de la fila de la fecha (junto a la casilla de verificación) para acceder al informe y a los detalles del empleado para cada fecha específica.
2. Para la fecha seleccionada, verás una descripción general de alto nivel en la parte superior, que incluye lo siguiente:
   1. Fecha: La fecha comercial. Este nivel de informes solo se puede ver día tras día.
   2. Períodos de servicio (turnos)
      1. Si distribuyes las propinas utilizando el intervalo del fondo común de propinas del día completo o del pedido, este menú desplegable reflejará todo el día y no podrás actualizarlo, a menos que decidas distribuir las propinas por período de servicio.
      2. Si distribuyes propinas mediante el intervalo del fondo común de propinas del período de servicio, selecciona el período de servicio que quieres ver en el informe seleccionando el período de servicio en este menú desplegable. Puedes seleccionar más de una. Si quieres cambiar las opciones de este menú, actualiza los horarios y servicios en Informes > Configuración > Horarios y servicios.
   3. Organizar propinas por empleado/tarea: Este selector filtrará dinámicamente la página y te permitirá ver la información de otra manera. Si usas el intervalo del fondo común de propinas del período de servicio y activas este botón, se respetarán los períodos de servicio (turnos) que seleccionaste.
   4. Propinas y gratificaciones en fondo común: El segundo cuadro muestra el monto total en dólares de las propinas y gratificaciones que se distribuyeron en el intervalo seleccionado.
   5. Empleados en fondo común: El tercer mosaico indica el número de empleados incluidos en el intervalo.
3. Todos los empleados que ganaron propinas durante el intervalo de propinas se mostrarán más abajo en esta página. Los restaurantes podrán ver detalles como los siguientes:
   
   1. Período de servicio: Si usas el intervalo del fondo común de propinas del período de servicio, verás esta columna que indica el turno al que están asociadas las propinas. Si usas el intervalo del fondo común de propinas del día completo o del pedido, no verás esta columna.
   2. Tarea: El trabajo en el que el empleado registró su entrada.
   3. Horas trabajadas: La cantidad de horas trabajadas por un empleado en este día.
   4. Propinas y gratificaciones antes del fondo común: El valor en propinas/gratificaciones cobradas por el empleado directamente a través de las cuentas asignadas a él.
   5. Propinas y gratificaciones después del fondo común: El valor en propinas/gratificaciones que gana el empleado una vez que se aplican las reglas de la política de propinas.
      
       
       
4. Selecciona Columnas en la esquina superior derecha de este cuadro para agregar más información dinámicamente a este informe. Puedes desglosar columnas específicas de propinas y gratificaciones, agregar montos de retención de propinas y mucho más.
5. Por último, usa el botón Aprobar propinas de la esquina superior derecha para definir los montos de esta página. Una vez seleccionado, el botón cambiará para permitir al usuario anular la aprobación de propinas si es necesario.
   1. Si usas Nómina Toast, verás un botón Enviar a nómina en la misma esquina. Cambiará a botón No enviar de nómina una vez que se seleccione el botón Enviar a nómina

Notas:

• Los empleados pueden ver sus informes personales de propinas siempre que tengan activado el permiso 4.1 Informes de ventas. Puedes limitar su acceso para ver determinados informes desmarcando las opciones seleccionadas en Configuración de informes de reseña del turno; consulta más información en esta página sobre Personalizar configuración de reseña del turno.
• El informe del fondo común de propinas extiende la hora de inicio del primer período de servicio y la hora de finalización del último período de servicio para alinearse con la hora límite del día hábil a fin de contabilizar las propinas de los pedidos que puedan quedar fuera de los períodos configurados de servicio/hora. 
  
  

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Descargar el informe de gestión de propinas por día

1. En la esquina superior derecha, selecciona el ícono de descarga. Este botón generará un informe de la información de esta página. Si quieres descargar más información, puedes cambiar el selector de fechas de esta página o seguir leyendo para usar filtros.
   1. Antes de seleccionar el ícono de descarga, ahora puedes personalizar la información que aparecerá en el informe.
   2. Selecciona el ícono de engranaje a su lado para abrir una barra lateral de filtros. En cualquier momento, puedes seleccionar Restablecer para restaurar todos los filtros a sus valores predeterminados o Aplicar para usar estos filtros en el informe descargado. A menos que borres la memoria caché o las cookies de tu navegador o uses un navegador diferente, estos filtros permanecerán activados hasta que los desactives.
      1. Formato del nombre: Para que coincidan con otros informes de Toast, ahora puedes seleccionar el filtro Apellido, Nombre.
      2. Organizar propinas por: Si tienes un empleado que trabaja en diferentes puestos en el mismo restaurante, puedes usar el filtro Empleado + puesto para desglosar sus propinas por el puesto en el que trabajó. Seleccionar Empleado aquí combinará todas sus propinas en un total, independientemente de los trabajos realizados.
      3. Desglose: Esto es visible para las políticas que utilizan el intervalo del fondo común de propinas del período de servicio. Es otra forma de combinar o desglosar la información. Puedes ver tus datos en total usando el filtro de día completo o por períodos de servicio individuales seleccionando Por servicio.
   3. ¡NUEVO! El informe descargado ahora incluirá una nueva columna llamada Ajustado. Se incluirán las entradas manuales realizadas en el campo Propinas adicionales (no en efectivo) de un recibo de empleado.
      
       

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Informe de gestión de propinas - Recibo del empleado

1. En Toast Web, ve a Informes > Trabajo > Gestión de propinas. Usa el selector de fechas de la esquina superior izquierda si es necesario.
2. Dentro del informe, selecciona cualquier lugar dentro de la fila de la fecha (junto a la casilla de verificación) para revisar la vista Por día.
3. En la vista Por día, selecciona un empleado individual para abrir su recibo de empleado. Esto te permite echar un vistazo a fondo a los cálculos detrás de la política de propinas para validar el monto que calculó Toast.
   
    
   
   
4. Selecciona el ícono de v caret (indicado por la flecha anterior) para expandir el fondo común y ver cómo Toast llega a la cantidad final de propinas distribuidas a este empleado en este día. Para cada fondo común del que forma parte un empleado, Toast te mostrará un desglose matemático de lo que se aporta y lo que se recibe.
   1. Si deseas descargar la información del nivel de recibos del empleado, regresa a la vista de nivel superior y selecciona un día antes de seleccionar el ícono de descarga. Los detalles del recibo del empleado son parte de ese informe.
5. Selecciona Cerrar en la esquina inferior derecha para volver a la vista Por día del informe de gestión de propinas.

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Resumen de ventas y Gestor de propinas de Toast

El Resumen de ventas es un informe muy útil que viene bien con el Gestor de propinas de Toast. En Toast Web, ve a Informes > Ventas > Resumen de ventas para abrir este informe. Los cambios que realices en los campos Fecha, ubicación, empleados y horarios personalizados se aplicarán automáticamente.

La tabla de resumen de ingresos es un repaso rápido de cada fuente de datos de ventas. La línea de Propinas de esta tabla es un monto pre-fondo común; encontrarás los montos post-fondos comunes en los informes de Gestión de propinas mencionados anteriormente.

Más abajo, en el Resumen de ventas, verás la tabla Resumen de pagos. Es importante tener en cuenta que esta tabla puede no incluir pagos en tiempo real de pedidos futuros, pedidos actuales (abiertos), facturación de clientes, pedidos digitales de catering o pedidos digitales de terceros. Tampoco muestra ventas ni propinas de una fuente ajena al perfil (es decir, no hay ningún perfil de mesero seleccionado para la facturación al cliente).

La tabla Resumen de categorías de ventas se utiliza para identificar categorías de ventas dentro de las operaciones de servicio. Estos datos pueden ser útiles con las políticas de propinas que aportan propinas en función de los porcentajes de las categorías de ventas. Si ves que no hay categorías de ventas asignadas en la parte inferior de esta tabla, selecciona el hipervínculo Artículos para ver qué artículos necesitan una categoría de ventas asignada a ellos.

Por último, el cuadro de Resumen de cargos ofrece información sobre las gratificaciones obligatorias y los cargos de servicio conservados por el empleador en el intervalo de fechas seleccionado.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.