Toast Nómina: Asignar o Cambiar Trabajos o Ubicaciones de Empleados

En este Artículo:

• Antes de Comenzar
• Pasos Generales
• Solución Rápida
• Resumen de Trabajos y Posiciones de Toast Nómina
• Cuándo Agregar una Posición Secundaria vs Otro Trabajo
• Agregar un Trabajo al Perfil de un Empleado
• Cambiar el Trabajo de un Empleado
• Eliminar un Trabajo del Perfil de un Empleado
• Agregar una Posición Secundaria
• Eliminar una Posición Secundaria
• Actualizar Tarifas de Pago para una Posición Secundaria vs un Trabajo
• Resolución de Problemas
• Preguntas Frecuentes
• Artículos Relacionados

Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Rol de seguridad de RRHH

Lo que lograrás: Agrega, cambia o elimina un trabajo, una posición secundaria o un grupo de pago en el perfil de Toast Payroll de un empleado para que pueda registrar su entrada en el rol y ubicación correctos, y ser pagado desde el grupo de pago correcto.

Volver al inicio

Pasos de resumen

• Decide si el empleado necesita un nuevo trabajo, una nueva posición secundaria o ambos. Utiliza la tabla de solución rápida a continuación.
• En Toast Payroll, navega al perfil del empleado y selecciona + Agregar trabajo o Agregar+ en la página de posiciones, dependiendo de qué camino se aplique.
• Establece los campos requeridos, incluyendo el Código de razón al editar una posición, y selecciona Guardar o Enviar.
• Para cambios en la tarifa de pago, dirígete a la herramienta correcta: Herramienta de cambio de pago para el trabajo principal, la pestaña de trabajos para trabajos secundarios.
• Los cambios se sincronizan con Toast Web de inmediato.
• Si tu cambio no se guarda o ves un error, consulta la sección Solución de problemas.

Volver al inicio

Solución rápida

Utilice esta tabla para dirigir el procedimiento correcto según lo que el empleado necesite.

Volver al inicio

Resumen de trabajos y posiciones de nómina Toast

Estos cuatro términos aparecen a lo largo del resto de este artículo. Utilice las definiciones a continuación para coincidir con el camino correcto.

• Trabajo: En Toast Payroll, los trabajos (roles) son la forma en que el restaurante clasifica el trabajo de un empleado. Por ejemplo, Anfitrión, Bartender, BOH, Lavaplatos. Estos trabajos controlan la capacidad de un empleado para registrar su entrada y salida de trabajos específicos en un dispositivo Toast. También especifican qué tarifa se le paga al empleado por cada trabajo que realiza.
• Posición: Un conjunto de atributos como si un empleado es a tiempo parcial o elegible para horas extras, o a qué nivel de tiempo libre o beneficios pertenece. Para un desglose completo de los campos de posición y códigos de razón, consulte Toast Payroll: Actualizar Posiciones.
• Posición Secundaria: Lo mismo que una posición, pero se utiliza cuando un empleado trabaja en más de un grupo de pago. La posición secundaria contiene los atributos del empleado para la posición trabajada en el grupo de pago secundario.
• Grupo de Pago: Porciones de su organización agrupadas para el procesamiento de pagos de nómina, o grupos de empleados que comparten una fecha de pago, frecuencia o método común. Se utiliza con mayor frecuencia cuando dos o más FEIN están procesando pagos. Para la guía completa del concepto, consulte Toast Payroll: Revisar Grupos de Pago.

Volver al inicio

Cuándo Agregar una Posición Secundaria vs Otro Trabajo

Una posición secundaria controla de qué grupo(s) de pago se le pagará a un empleado. Solo agregue una posición secundaria si su cuenta tiene múltiples grupos de pago y el empleado será pagado de más de un grupo de pago. Tienes un grupo de pago para cada nómina que tu empresa ejecuta (por ejemplo, gestión semanal, personal quincenal). Cuando los miembros del personal trabajan en una nueva ubicación, pueden necesitar tanto una nueva posición secundaria como un nuevo trabajo añadido a su perfil.

Utiliza estos tres escenarios para decidir.

Escenario 1: El empleado tiene múltiples trabajos o trabaja en múltiples ubicaciones en el mismo grupo de pago

Si los trabajos o ubicaciones se pagan del mismo grupo de pago, agrega un trabajo en Toast Payroll y asigna al empleado al trabajo. No agregues una posición secundaria. Agregar una posición secundaria cuando el grupo de pago es el mismo activará el error "Más de una posición por grupo de pago" — consulta la sección de solución de problemas a continuación.

Escenario 2: El empleado trabaja en ubicaciones pagadas de diferentes grupos de pago

Si las ubicaciones se pagan de diferentes grupos de pago, agrega una posición secundaria. La posición secundaria es lo que permite que el empleado sea pagado del grupo de pago adicional.

Escenario 3: El empleado trabaja en múltiples ubicaciones con múltiples trabajos a través de diferentes grupos de pago

Si las ubicaciones se pagan de diferentes grupos de pago y el empleado tiene diferentes trabajos en esas ubicaciones, agregue una posición secundaria para cada grupo de pago del que planea pagar, luego agregue los trabajos relevantes bajo esas posiciones. La posición secundaria permite que el empleado sea pagado del grupo de pago mientras el trabajo registra su tiempo.

Cuando los empleados trabajan en múltiples ubicaciones:

• Cada ubicación puede tener diferentes jurisdicciones fiscales y requisitos de informes.
• Utilice grupos de pago separados para un cálculo de impuestos preciso y para el informe del Formulario W-2.
• Evite mover manualmente horas entre grupos de pago, ya que esto puede causar problemas de cumplimiento fiscal.

Volver al inicio

Agregar un trabajo al perfil de un empleado

Cuando un empleado tiene múltiples roles dentro del restaurante, agregue un trabajo para cada rol bajo el grupo de pago del que se le pagará (ver Escenario 1).

Por ejemplo, un empleado que puede fichar como cajero o gerente de capacitación en la ubicación de Chicago, ganando $16 por hora como cajero y $22 por hora como gerente de capacitación, tendría dos trabajos en su perfil de Toast Payroll. El trabajo especifica qué tarifa gana el empleado por cada rol.

Para agregar un trabajo:

1. En Toast Payroll, navegue al perfil del empleado, desplácese hacia abajo y seleccione + Agregar trabajo.

    

   

    

2. Complete los campos requeridos y seleccione Guardar.
   • El campo de ID de exportación no se utiliza típicamente.
   • Si no ve el trabajo que le gustaría agregar, el trabajo debe ser creado primero en Toast Web. Vea Crear y Editar Trabajos (Roles) para Toast POS.

    

   

Resultado esperado: El nuevo trabajo aparece en el perfil del empleado en Toast Payroll y se sincroniza con el perfil web del empleado en Toast dentro de 30 minutos. El empleado ahora puede registrar su entrada bajo este trabajo en un dispositivo Toast.

Volver al inicio

Cambiar el Trabajo de un Empleado

1. En Toast Payroll, navegue al perfil del empleado y seleccione el > ícono de caret a la derecha del trabajo que desea actualizar.

    

   

    

2. Seleccione el lápiz de edición para la posición que contiene ese trabajo. Si el empleado tiene más de una posición, identifique la correcta comparando el campo Nivel 3 - Trabajo.

    

   

    

3. Agregue un Motivo en la parte superior. La actualización de posición funciona bien aquí.
4. Actualice el campo de Trabajo en el medio de la página y seleccione Enviar hacia la parte inferior.

Resultado esperado: El trabajo en el perfil del empleado se actualiza. Si el pago del empleado también debe cambiar, vea Toast Payroll: Hacer un Cambio de Pago.

Volver al inicio

Eliminar un Trabajo del Perfil de un Empleado

1. Navegue al perfil del empleado y seleccione la pestaña Trabajos de la página de Empleo.
2. Seleccione el ícono de papelera para el trabajo que desea eliminar de este empleado, luego seleccione Eliminar en el emergente. Si el trabajo que deseas eliminar es el que está vinculado a la posición principal (el primer trabajo listado), primero debes editar la posición:
   1. Navega a la pestaña Posición a la izquierda.
   2. Selecciona Editar en la siguiente página.
   3. Agregue un Motivo en la parte superior. La actualización de posición funciona bien aquí.
   4. Actualice el campo de Trabajo en el medio de la página y seleccione Enviar hacia la parte inferior. Si el salario del empleado también debe cambiar, consulta Toast Payroll: Realiza un cambio de salario.

    

   

    

Resultado esperado: El trabajo se elimina del perfil de Toast Payroll del empleado y el cambio se sincroniza con Toast Web de inmediato.

Volver al inicio

Añadir una Posición Secundaria

Si un empleado trabaja en una ubicación o en un rol que se paga de un grupo de pago separado, se debe agregar una posición secundaria. La posición secundaria le da al empleado la capacidad de ser pagado de este nuevo grupo de pago (ver Escenario 2). Esto suele ocurrir cuando el empleado forma parte de dos FEIN diferentes bajo el mismo código de empresa.

Para agregar una posición secundaria:

1. Navega al perfil del empleado y selecciona el ícono> de caret a la derecha de su trabajo principal.

    

   

    

2. SeleccionaAñadir+en la siguiente página.

    

   

    

   Nota: Si no ves el botón Añadir+, consulta No veo la opción para agregar o mi cambio no se guardará a continuación.

    

3. Complete los campos requeridos y seleccione Guardar. Para una guía sobre cómo completar cada campo, consultaToast Payroll: Actualizar posiciones.

    

   

    

4. Tenga en cuenta que la información de la posición secundaria no se muestra en la página de trabajos; solo se muestra la información de la posición primaria del empleado. La página de trabajos es la que se comunica con Toast Web, mientras que los detalles de la página de detalles de posición permiten a Toast Payroll emparejar el(los) trabajo(s) con el grupo de pago adecuado (Toast Payroll utiliza el FEIN de los trabajos para emparejarlo con el FEIN que se encuentra en la página de detalles de posición).

Resultado esperado: La posición secundaria aparece en el perfil del empleado bajo la posición primaria existente. El empleado ahora puede ser pagado del grupo de pago adicional.

Añadir una posición secundaria con trabajos adicionales (Multi-FEIN, Multi-Trabajo)

Si el empleado trabaja bajo múltiples FEINs con diferentes trabajos (ver Escenario 3), necesitará múltiples posiciones y múltiples trabajos:

1. Comience por añadir una posición secundaria para el grupo de pago/FEIN alternativo.
2. Si el empleado también necesita la capacidad de fichar en o fuera de una nueva ubicación, añada un nuevo trabajo para cada rol que el empleado desempeñe en esta nueva ubicación. Navegue al perfil del empleado > Trabajos pestaña > Añadir+. Añada un trabajo separado para cada rol.

Resultado esperado: El empleado tiene las posiciones secundarias correctas para cada grupo de pago y un trabajo para cada rol que desempeña en cada grupo de pago.

Volver al inicio

Eliminar una posición secundaria

Si un empleado tiene más de una posición pero ya no trabajará en una ubicación o grupo de pago secundario, puede desactivar su posición secundaria. Las posiciones primarias no pueden ser desactivadas. Para intercambiar cuál posición es primaria primero, consulte Toast Payroll: Cambiar una posición secundaria a una posición primaria.

1. Navegue al perfil del empleado y seleccione el ícono de caret > a la derecha de su trabajo primario.
2. Seleccione el botón Editar para la posición apropiada (no puede ser la posición primaria).
3. Ingrese un motivo. La actualización de posición puede funcionar mejor en esta situación.
4. Inmediatamente debajo del menú desplegable de motivos, seleccione la casilla de verificación etiquetada Desactivar posición.

    

   

    

5. Seleccione Enviar en la parte inferior de la página.

Resultado esperado: La posición secundaria está desactivada en el perfil del empleado. El empleado ya no puede ser pagado desde ese grupo de pago.

Volver al inicio

Actualizar tasas de pago para una posición secundaria frente a un trabajo

Las tasas de pago se dirigen a dos lugares diferentes dependiendo de cuál tasa de trabajo esté actualizando.

• Trabajo primario (el primer trabajo en el perfil de un empleado): Las tasas de pago para un trabajo primario deben cambiarse utilizando la herramienta de cambio de pago. Vea Toast Payroll: Hacer un Cambio de Pago.
• Trabajos secundarios: Las tasas de pago para todos los trabajos secundarios se pueden cambiar directamente en la pestaña de trabajos. Edite el trabajo relevante y actualice la nueva tasa.

Para actualizar múltiples tasas de empleados a la vez o para actualizaciones masivas de tasas secundarias, consulte Toast Payroll: Haga un cambio de pago.

Volver al inicio

Resolución de problemas

No veo la opción para agregar o mi cambio no se guardará

Si falta el botón Agregar+ en la página de posición, o el botón + Agregar trabajo falta en el perfil del empleado, las causas más comunes son:

• Su rol de usuario en Toast Payroll no tiene permiso para agregar o editar posiciones. Contacte al administrador de Toast Payroll de su empresa.
• La configuración que permite asignar múltiples posiciones no ha sido activada. Contacte al servicio de atención al cliente para obtener asistencia.

Si ninguno de los anteriores aplica, chatee con el servicio de atención al cliente a través del punto azul de chat en la esquina inferior derecha de la página.

Error: Más de una posición por grupo de pago

Si ve el error "No puede haber más de una posición por grupo de pago" al agregar una posición secundaria, significa que la posición que está intentando agregar está vinculada a un grupo de pago que el empleado ya tiene. Cada empleado solo puede tener una posición por grupo de pago.

Para corregir el error:

• Si el segundo rol comparte el mismo grupo de pago que la posición existente, no agregue una posición secundaria. Agregue un trabajo bajo la posición existente en su lugar.
• Si el segundo rol se paga de un grupo de pago diferente, confirme que el grupo de pago seleccionado en la ventana emergente Agregar posición es diferente del grupo de pago de la posición existente.

Para más información sobre este error, consulte Obtenga ayuda con el error de nómina: Más de una posición por grupo.

El sistema no me permite cambiar el grupo de pago o el FEIN

Si no puede cambiar el grupo de pago o el FEIN principal de un empleado en la página de detalles de la posición, las causas comunes incluyen:

• Cambiar el grupo de pago directamente no es compatible en Toast Payroll. Para cambiar el grupo de pago de un empleado, debe actualizar la posición (el grupo de pago está determinado por la posición). Vea Toast Payroll: Revisar el grupo de pago.
• El empleado se está moviendo entre FEINs. Utilice el código de razón Transferencia Interempresarial en lugar de Actualización de Posición porque esto abrirá el campo FEIN para editar. Vea Toast Payroll: Transferencias Interempresariales.

Volver al inicio

Preguntas Frecuentes

¿Cómo cambio la posición secundaria de un empleado a su posición primaria?

Para cambiar la posición secundaria de un empleado a su posición primaria, desactive la secundaria existente, edite la primaria para que coincida con la desactivada y vuelva a agregar la primaria original como una nueva secundaria. El procedimiento completo está documentado en Toast Payroll: Cambiar una posición secundaria a una posición primaria.

También preguntado como:

• ¿Cómo cambias un trabajo secundario a un trabajo primario?
• ¿Cómo cambiar una posición secundaria a una posición primaria?
• ¿Cómo cambio la posición primaria de un empleado con su posición secundaria?

¿Cómo muevo permanentemente a un empleado de una ubicación a otra?

Para mover permanentemente a un empleado entre ubicaciones:

• Si las ubicaciones comparten el mismo grupo de pago, agregue un trabajo en la nueva ubicación y elimine el trabajo en la ubicación antigua.
• Si las ubicaciones están en diferentes grupos de pago, intercambie cuál posición es primaria usando Toast Payroll: Cambie una posición secundaria a una posición primaria, luego elimine la posición que ahora es secundaria para la ubicación en la que ya no trabaja.
• Si las ubicaciones están bajo diferentes FEINs, use Toast Payroll: Transferencias Interempresariales.

También preguntado como:

• ¿Cómo transfieres a un empleado de su tienda primaria a su tienda secundaria?
• ¿Necesito despedir a alguien de una ubicación que es su posición principal y hacer que la posición secundaria sea su principal?

¿Puede un empleado estar en más de un grupo de pago?

Sí, un empleado puede ser pagado de más de un grupo de pago, pero requiere una posición secundaria para el grupo de pago adicional. La posición principal determina un grupo de pago; cada posición secundaria agrega otro. Vea Añadir una posición secundaria arriba.

¿Cuál es la diferencia entre un trabajo, una posición y un grupo de pago?

Un trabajo es un rol del que el empleado puede registrar su entrada y salida en un dispositivo Toast (Cajero, Bartender, etc.) y tiene una tarifa de pago. Una posición es un conjunto de atributos del empleado (tiempo parcial/tiempo completo, elegibilidad para horas extras, nivel TAFW, nivel de beneficios). Un grupo de pago es un grupo de empleados que comparten una fecha de pago, frecuencia y método, y está vinculado a la posición. Vea el Resumen arriba, Toast Payroll: Revise los grupos de pago y Toast Payroll: Actualice las posiciones para las guías de concepto completas.

También preguntado como:

• ¿Debo ingresar una posición o un trabajo primero en nómina?
• ¿Debo elegir secundaria 1 en la página de posición cuando es una posición secundaria o dejarla como principal?

¿Necesito añadir una posición secundaria cuando mi empleado solo trabaja en múltiples ubicaciones?

No necesariamente. Si todas las ubicaciones en las que trabaja el empleado son pagadas de el mismo grupo de pago, solo necesita añadir un trabajo — no se requiere posición secundaria. Una posición secundaria solo es necesaria cuando el empleado es pagado de diferentes grupos de pago. Vea Escenario 1 y Escenario 2 arriba. Agregar una posición secundaria en el mismo grupo de pago activará el Error de más de una posición por grupo de pago.

¿Cómo agrego una tarifa horaria secundaria para un empleado existente?

Para agregar una tarifa horaria secundaria, agregue un trabajo para el rol secundario a la tarifa que el empleado gana por ese rol. Cada trabajo tiene su propia tarifa. Vea Actualizar tarifas de pago para una posición secundaria frente a un trabajo arriba para qué herramienta usar al cambiar la tarifa más tarde.

Volver al inicio

Artículos relacionados

• Nómina Toast: Revisar grupos de pago
• Nómina Toast: Actualizar posiciones
• Nómina Toast: Hacer un cambio de pago
• Nómina Toast: Cambiar una posición secundaria a una posición primaria
• Nómina Toast: Transferencias entre empresas
• Obtener ayuda con errores de nómina: Más de una posición por grupo
• Nómina Toast: Sincronizar información con Toast Web

Volver al inicio

Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.