Última actualización: 9 oct 2026, 4:31 p.m.
Cómo agregar nuevos empleados en Toast Payroll, gestionar correos electrónicos de incorporación, direcciones de correo electrónico faltantes, documentos, códigos de acceso y depósito directo.
Para crear un nuevo empleado en Toast Payroll, navegue a Equipo y seleccione + Agregar miembro del equipo para iniciar el flujo de trabajo de nuevas contrataciones. (Cuando seleccione Equipo en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visite Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web para aprender cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.) Ingresará la información básica, los trabajos y el pago, los beneficios y los documentos de incorporación del empleado, luego seleccione Agregar al equipo para finalizar su parte. Para ver el recorrido paso a paso completo, consulte Toast Payroll: Empleados de nueva contratación (Guía para el empleador).
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Sí, puede crear varios empleados nuevos a la vez utilizando una función de importación durante la incorporación a Toast Payroll. Trabaje con su consultor de incorporación para importar varios empleados y luego envíeles el enlace en Toast Payroll: Guía para nuevos empleados importados para que puedan completar sus perfiles. Los empleados que no completen sus perfiles no pueden iniciar sesión ni recibir el pago mediante depósito directo.
Antes de que un empleado pueda completar su incorporación, usted debe ingresar la siguiente información al crear su perfil:
También debe cargar cualquier documento de la empresa que desee que el empleado firme, como un manual de la empresa o un documento específico del estado. Para obtener detalles sobre cómo asignar más de un puesto, consulte Toast Payroll: Asignar o cambiar puestos o ubicaciones de empleados.
El empleado recibe su correo electrónico de incorporación automáticamente después de que usted selecciona Agregar al equipo para finalizar su parte del flujo de trabajo de contratación. Este correo electrónico de \"bienvenida\" se envía a la dirección de correo electrónico que usted ingresó y dirige al empleado a establecer una contraseña, crear su cuenta de Toast y completar sus propios pasos de incorporación.
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Si su nuevo empleado no recibió su correo electrónico de incorporación, primero pídale que revise su carpeta de correo no deseado o spam. Si la dirección de correo electrónico se ingresó incorrectamente y el empleado aún no ha utilizado el correo electrónico de bienvenida original, navegue al perfil de Toast Payroll del empleado y seleccione Perfil > Cuenta de usuario > Actualizar para corregir la dirección. Si es necesario volver a enviar el correo electrónico, consulte Toast Payroll: Reenviar correo electrónico de incorporación para nuevos empleados.
Nota: El correo electrónico de \"bienvenida\" original no se puede reenviar. En su lugar, se puede enviar un correo electrónico de \"invitación\" por separado desde la página del equipo.
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Si su nuevo empleado no puede iniciar sesión desde el correo electrónico de incorporación, la causa más común es que está intentando acceder por más de un punto de entrada o que su perfil aún no está activo. Indique al empleado que inicie sesión únicamente desde el enlace en su correo electrónico de incorporación y, a continuación, cree una contraseña cuando se le solicite. Si aún no puede iniciar sesión, confirme que el empleado esté activo y aparezca en su página de Equipo y, a continuación, envíe un correo electrónico de invitación desde la página de Equipo. Para obtener detalles, consulte Toast Payroll: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado. Si el problema persiste, comuníquese con Atención al cliente de Toast.
Sí, puede agregar a un empleado que no tiene dirección de correo electrónico, pero Toast recomienda encarecidamente que cada empleado tenga una. En el paso Información básica del flujo de trabajo de contratación de nuevos empleados, seleccione No para ¿Proporcionará una dirección de correo electrónico? Los empleados agregados sin una dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión, completar el Formulario I-9 o el Formulario W-4, configurar un método de pago, ver recibos de nómina ni acceder a documentos de fin de año, como el Formulario W-2. Para obtener todos los detalles, consulte Toast Payroll: Empleados sin direcciones de correo electrónico.
Sí, puede agregar la dirección de correo electrónico de un empleado más tarde si no la tenía cuando lo contrató. Vaya al perfil del empleado y seleccione Cuenta de usuario en la pestaña Perfil y, a continuación, agregue la dirección de correo electrónico. (Obtenga información sobre cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll visitando Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web.) Después de agregar el correo electrónico, siga Toast Payroll: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado para enviar al empleado un enlace para completar su incorporación.
Para completar la incorporación de un empleado sin dirección de correo electrónico, usted completa los pasos requeridos en su nombre. Puede ingresar la información de depósito directo del empleado, completar su Formulario W-4 a partir de una copia impresa navegando al perfil del empleado y seleccionando Impuestos y documentos > Formularios fiscales, y cargar una copia impresa del Formulario I-9. (Aprenda cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll visitando Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web.) Para conocer el proceso completo, incluido cómo marcar al nuevo empleado como completo después, consulte Toast Payroll: Empleados sin direcciones de correo electrónico.
Para cargar documentos que desea que firmen sus nuevos empleados, tiene dos opciones. Durante el flujo de trabajo de nuevos empleados, puede adjuntar un documento en el paso Documentos, y solo el empleado que se está contratando actualmente lo verá. Para entregar un documento a todos los nuevos empleados, consulte Toast Payroll: Cargar documentos para nuevos empleados.
Un nuevo empleado firma los documentos de la empresa después de iniciar sesión en Toast Payroll. En su panel de control durante la incorporación de empleados, el empleado selecciona el elemento de la lista de verificación Firmar documentos de la empresa, lo que lo lleva a una página para ver y firmar los documentos.
Nota: Los documentos que no requieren una firma electrónica se marcan como completos cuando el empleado los abre, pero no se guardan en el perfil del empleado.
Sí, puede cargar una copia impresa de un Formulario I-9 en Toast Payroll. Primero, haga que el empleado complete los pasos restantes de su parte de la incorporación. Luego navegue a Equipo > Incorporación, seleccione el lápiz de edición para el empleado y elija Marcar a este nuevo empleado como completo para eliminarlo del flujo de trabajo de nuevos empleados. (Cuando selecciona Equipo en Toast Payroll, debería ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visite Navegar por Toast Payroll dentro de Toast Web para aprender cómo funciona la nueva navegación de Toast Payroll.) Finalmente, siga Toast Payroll: Cargue un archivo a la biblioteca de documentos de un empleado para cargar el Formulario I-9.
El código de acceso se crea en Toast Web cuando agrega un nuevo empleado en Toast Payroll, porque Toast Payroll sincroniza el nuevo perfil con Toast Web. El código de acceso al POS (también conocido como PIN o código de registro) se establece en el paso Trabajos y pago del flujo de trabajo de contratación de nuevos empleados en Toast Payroll. De forma predeterminada, coincide con el número de empleado y se puede cambiar en ese paso antes de terminar su parte. Después de eso, el código de acceso no se puede editar en Toast Payroll, solo en Toast Web.
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Para cambiar un código de acceso después de que el empleado ha sido contratado en Toast Payroll, realice el cambio en Toast Web, ya que el código de acceso ya no se puede editar en Toast Payroll. Consulte la sección Editar un perfil de empleado en Toast Web de Agregar y administrar empleados en Toast Web.
Para saber qué empleados están configurados para depósito directo en Toast Payroll, navegue a Configuración > Nómina > Depósito directo. (Si no ve Configuración en el lado izquierdo de la pantalla, seleccione Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Toast Payroll.) La parte superior de la página enumera a los empleados con información de depósito directo incompleta, y puede enviarles una notificación por correo electrónico desde esta página. La segunda sección enumera a cada empleado que está configurado correctamente. Para obtener más detalles, consulte Toast Payroll: Obtenga ayuda con las cuentas de depósito directo.
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Siempre que el apellido del empleado esté escrito correctamente en su perfil, la razón más común por la que aparece incorrectamente en estos formularios es porque su apellido no tiene guiones. Si se ingresa más de un nombre en el campo Apellido durante el proceso de contratación (o en cualquier momento posterior), asegúrese de usar guiones (-) para separar cada nombre y no incluir espacios en este campo. De lo contrario, su apellido completo aparecerá incompleto en los recibos de pago y en su Formulario W-2.
La pantalla \"es posible que ya tenga un perfil\" significa que Toast Payroll detectó un perfil existente con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar. Revise los perfiles sugeridos. Si uno coincide con la persona que está contratando, selecciónelo para consolidar los registros y evitar un duplicado. Si ninguno coincide, seleccione Continuar creando un nuevo perfil. Para obtener detalles sobre los tipos de insignias, consulte Toast Payroll: Detección de perfiles duplicados en Toast.
Si su nuevo empleado es un exempleado y su incorporación no se completa, lo más probable es que un perfil duplicado o antiguo esté bloqueando el nuevo. Durante el flujo de trabajo de contratación, revise la pantalla "es posible que ya tenga un perfil" y seleccione el perfil coincidente para consolidar los registros en lugar de crear un duplicado. Si no puede resolver el conflicto usted mismo, comuníquese con Atención al Cliente de Toast.
Si el campo de SSN muestra "Este SSN ya está en uso", seleccione X en la esquina superior derecha, luego seleccione Descartar y salir para cerrar el flujo de trabajo sin guardar. Siga Toast Payroll: Resuelva los números de Seguro Social (SSN) duplicados para identificar el perfil duplicado y resolverlo antes de reiniciar el flujo de trabajo de contratación.
Sí, puede procesar la nómina para un nuevo empleado incluso si no ha terminado la incorporación. El empleado puede completar sus pasos más tarde sin afectar la nómina. Sin embargo, un empleado que no ha terminado la incorporación no puede recibir pagos mediante depósito directo hasta que su información bancaria esté registrada, y es posible que su retención de impuestos no esté configurada correctamente sin un Formulario W-4 completo.
Antes de que pueda pagarle a un nuevo empleado, este debe completar su parte de la incorporación. Esto incluye el Formulario W-4, el Formulario I-9 y la selección de un método de pago, como el depósito directo. Para cada paso que realice el empleado, consulte Toast Payroll: Incorporación de empleados (Guía para el empleado).
Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.