Última actualización: 14 jul 2026, 2:38 p.m.
Cómo agregar nuevos empleados en Nómina Toast, manejar correos electrónicos de incorporación, direcciones de correo electrónico faltantes, documentos, contraseñas y depósito directo.
Para crear un nuevo empleado en Nómina Toast, ve al Equipo y selecciona + Agregar miembro del equipo para iniciar el flujo de trabajo de nuevo empleado. Ingresarás la información básica del empleado, los trabajos y pagos, los beneficios y los documentos de incorporación, luego seleccionarás Agregar al equipo para finalizar tu parte. Para el recorrido completo paso a paso, consulta Nómina Toast: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores).
También se le preguntó como:
Sí, puedes crear varios empleados nuevos a la vez usando una función de importación durante la incorporación de Nómina Toast. Colabora con tu director de proyectos para importar varios empleados y, luego, envíales el enlace que aparece en Nómina Toast: Se importó la Guía de nuevos empleados para que puedan completar sus perfiles. Los empleados que no completan sus perfiles no pueden iniciar sesión ni recibir pagos mediante depósito directo.
Antes de que un empleado pueda completar su incorporación, debes ingresar la siguiente información al crear su perfil:
También debes cargar los documentos de la empresa que quieras que el empleado firme, como un manual de la empresa o un documento específico del estado. Para obtener detalles sobre cómo asignar más de una tarea, consulta Nómina Toast: Asignar o cambiar tareas o ubicaciones de los empleados.
El empleado recibe su correo electrónico de incorporación automáticamente después de que seleccionas Agregar al equipo para finalizar tu parte del flujo de trabajo de los nuevos empleados. Este correo electrónico de bienvenida se envía a la dirección de correo electrónico que ingresaste y dirige al empleado a establecer una contraseña, crear su cuenta de Toast y completar sus propios pasos de incorporación.
También se le preguntó como:
Si tu nuevo empleado no recibió su correo electrónico de incorporación, primero pídele que revise su carpeta de correo no deseado. Si la dirección de correo electrónico se ingresó incorrectamente y el empleado aún no utilizó el correo electrónico de bienvenida original, ve al perfil del empleado y selecciona Perfil > Cuenta de usuario > Actualizar para corregir la dirección. Si es necesario volver a enviar el correo electrónico, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado.
Nota: No se puede reenviar el correo electrónico de bienvenida original. Se puede enviar un correo electrónico de invitación por separado desde la página Equipo.
También se le preguntó como:
Si tu nuevo empleado no puede iniciar sesión desde el correo electrónico de incorporación, la causa más común es que esté intentando más de un punto de entrada o que su perfil aún no esté activo. Dirige al empleado a iniciar sesión solo desde el enlace en su correo electrónico de incorporación y, luego, crea una contraseña cuando se te solicite. Si aún no puede iniciar sesión, confirma que el empleado esté activo y aparezca en tu página del equipo. Luego, envía un correo electrónico de invitación desde la página del equipo. Para más detalles, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado. Si el problema continúa, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast.
Sí, puedes agregar un empleado que no tenga una dirección de correo electrónico, pero Toast recomienda encarecidamente que cada empleado la tenga. En el paso Información básica del flujo de trabajo de nuevos empleados, selecciona No para ¿Proporcionarás una dirección de correo electrónico? Los empleados agregados sin dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión, completar formularios I-9 o W-4, configurar un método de pago, ver talones de pago ni acceder a documentos de fin de año como el formulario W-2. Para obtener detalles completos, consulta Nómina Toast: Empleados sin dirección de correo electrónico.
Sí, puedes agregar la dirección de correo electrónico de un empleado más adelante si no la tenías cuando lo contrataste. Ve al perfil del empleado y selecciona Cuenta de usuario en la pestaña Perfil, luego agrega la dirección de correo electrónico. Después de agregar el correo electrónico, sigue Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado para enviarle un enlace y completar su incorporación.
Para completar la incorporación de un empleado sin dirección de correo electrónico, debes completar los pasos necesarios en su nombre. Puedes ingresar la información de depósito directo del empleado, completar su formulario W-4 desde una copia en papel. Para ello, ve al perfil del empleado, selecciona Impuestos y documentos > Formularios de impuestos y carga un formulario I-9 en papel. Para ver todo el proceso, incluida la forma de marcar al nuevo empleado como completo después, consulta Nómina Toast: Empleados sin dirección de correo electrónico.
Para cargar los documentos que quieres que firmen tus nuevos empleados, tienes dos opciones. Durante el flujo de trabajo del nuevo empleado, puedes adjuntar un documento en el paso Documentos, y solo el empleado actualmente contratado lo verá. Para entregar un documento a todos los nuevos empleados, consulta Nómina Toast: Carga documentos para los nuevos empleados.
Un nuevo empleado firma los documentos de la empresa después de iniciar sesión en Nómina Toast. En su panel durante la incorporación del empleado, el empleado selecciona el elemento de la lista de verificación Firmar documentos de la empresa, que lo lleva a una página para ver y firmar los documentos.
Nota: Los documentos que no requieren firma electrónica se marcan como completos cuando el empleado los abre, pero no se guardan en el perfil del empleado.
Sí, puedes cargar una copia en papel de un formulario I-9 en Nómina Toast. Primero, haz que el empleado complete los pasos restantes de su parte de incorporación. Luego, ve a Equipo > Incorporación, selecciona el lápiz de edición para el empleado y elige Marcar a este nuevo empleado como completo para eliminarlo del flujo de trabajo de nuevo empleado. Por último, sigue a Nómina Toast: Carga un archivo en la biblioteca de documentos de un empleado para cargar el formulario I-9.
El código de acceso se crea en Toast Web cuando agregas un nuevo empleado en Nómina Toast, porque Nómina Toast sincroniza el nuevo perfil con Toast Web. El código de acceso al POS (también conocido como PIN o código de entrada) se establece en el paso Tareas y pago del flujo de trabajo del empleado recién contratado. De manera predeterminada, coincide con el número de empleado y se puede cambiar en ese paso antes de que termines tu porción. Después de eso, el código de acceso no se puede editar en Nómina Toast, solo en Toast Web.
También se le preguntó como:
Para cambiar un código de acceso después de que se contrate al empleado en Nómina Toast, haz el cambio en Toast Web porque el código de acceso ya no se puede editar en Nómina Toast. Consulta la sección Editar un perfil de empleado en Toast Web de Agregar y gestionar empleados en Toast Web.
Para saber qué empleados están configurados para el depósito directo, en Nómina Toast ve a Configuración > Nómina > Depósito directo. La parte superior de la página lista a los empleados con información sobre depósitos directos incompletos. Puedes enviarles una notificación por correo electrónico desde esta página. La segunda sección lista a cada empleado que se configuró correctamente. Para más detalles, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas de depósito directo.
También se le preguntó como:
La pantalla “Ya puede tener un perfil” significa que Nómina Toast detectó un perfil existente con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similares. Revisa los perfiles sugeridos. Si uno coincide con la persona que estás contratando, selecciónalo para consolidar los registros y evitar una duplicación. Si ninguna coincide, selecciona Continuar creando un nuevo perfil. Para obtener detalles sobre los tipos de insignias, consulta Nómina Toast: Duplicar detección de perfil en Toast.
Si tu nuevo empleado es un ex empleado y su incorporación no se completará, lo más probable es que un perfil duplicado o antiguo bloquee al nuevo. Durante el flujo de trabajo del nuevo empleado, revisa la pantalla “Es posible que ya tengas un perfil” y selecciona el perfil coincidente para consolidar los registros en lugar de crear un duplicado. Si no puedes resolver el conflicto por tu cuenta, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast.
Si el campo SSN muestra "Este SSN ya está en uso", selecciona X en la esquina superior derecha y, luego, selecciona Descartar y salir para cerrar el flujo de trabajo sin guardar. Seguir Nómina Toast: Resuelve números de seguro social (SSN) duplicados para identificar el perfil duplicado y resolverlo antes de reiniciar el flujo de trabajo de los nuevos empleados.
Sí, puedes ejecutar la nómina de un nuevo empleado incluso si no ha terminado la incorporación. El empleado puede completar sus pasos más adelante sin afectar la nómina. Sin embargo, un empleado que no haya terminado la incorporación no podrá recibir pagos por depósito directo hasta que su información bancaria esté archivada, y es posible que su retención fiscal no se configure correctamente sin un formulario W-4 completado.
Antes de que puedas pagarle a una nueva contratación, el empleado debe completar su parte de la incorporación. Esto incluye los formularios W-4 e I-9, y seleccionar un método de pago como el depósito directo. Para cada paso que realiza el empleado, consulta Nómina Toast: Incorporación de empleados (Guía para empleados).
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.