Última actualización: 8 abr 2026, 10:10 a.m.
Un informe de nuevos empleados es un informe federal que transmite información relacionada con los empleados y el empleador a las agencias estatales correspondientes. La información de este informe comprende el Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones. Entre otras cosas, la Oficina de Cumplimiento de Manutención de Menores (OCSE) utiliza esta base de datos para localizar a los padres en los casos de manutención de menores. Un beneficio potencial para los empleadores es la reducción y prevención del desempleo fraudulento y los pagos de compensaciones laborales. Obtén más información en el OCSE.
Nómina Toast presenta este informe dos veces al mes en tu nombre. Como nota secundaria, los empleadores que no denuncien a los nuevos empleados pueden enfrentar penalizaciones. La ley federal exige que las sanciones estatales por no denunciar no puedan superar los USD 25 por nuevo empleado, a menos que haya una conspiración entre el empleador y el empleado, en cuyo caso la sanción no puede superar los USD 500 por nuevo empleado. También pueden imponerse sanciones civiles no monetarias.
Es importante destacar que, si un empleado no tiene un SSN, Nómina Toast no incluirá al empleado en el informe. En este caso, los números de identificación personal del contribuyente (ITIN) y de residencia permanente de extranjero (tarjeta verde) no pueden reemplazar un SSN. Revisar Nómina Toast: Obtén ayuda con los números de seguro social para agregar SSN o verificar los SSN en tu base de datos de Nómina Toast.
Si un nuevo empleado no tiene un SSN o es un empleado con visa de no residente (no residente ni ciudadano) de EE. UU., puede completar el Formulario SS-5, llamar al 1-800-772-1213 o visitar una oficina local del Seguro Social para solicitar un SSN. Los empleadores tienen 20 días calendario para informar a la nueva persona contratada a partir de la fecha en que recibe su SSN. Más información aquí.
Según la OCSE, la ley federal estipula que se deben incluir 7 elementos diferentes para cada nueva contratación en los informes de nuevas contrataciones:
Es posible que algunos estados tengan requisitos adicionales, que puedes encontrar aquí. Nómina Toast envía informes a los 50 estados más DC en tu nombre basándose en la información del sistema de Nómina Toast. Recuerda que los empleados sin SSN no se incluyen en este informe.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.