Última actualización: 11 ago 2026, 1:36 p.m.
Un informe de nuevos empleados es un informe obligatorio a nivel federal que transmite información relacionada con los empleados y el empleador a las agencias estatales correspondientes. La información de este informe comprende el Directorio Nacional de Nuevos Contratados. Entre otras cosas, la Oficina de Cumplimiento de Manutención de Menores (OCSE) utiliza esta base de datos para localizar a los padres en casos de manutención de menores. Un beneficio potencial para los empleadores es la reducción y prevención del desempleo fraudulento y los pagos de indemnizaciones laborales. Más información de la OCSE.
Nómina Toast presenta este informe dos veces al mes en tu nombre. Como nota adicional, los empleadores que no denuncien a los nuevos empleados pueden enfrentar sanciones. La ley federal ordena que las sanciones estatales por no presentarse no pueden superar los USD 25 por nuevo empleado, a menos que exista una conspiración entre el empleador y el empleado, en cuyo caso la sanción no puede superar los USD 500 por nuevo empleado. También pueden imponerse sanciones civiles no monetarias.
Es importante destacar que, si un empleado no tiene un SSN, Nómina Toast no lo incluirá en el informe. Los números de identificación de contribuyente individual (ITIN) y de extranjero residente permanente (tarjeta verde) no pueden reemplazar un SSN en este caso. Revisa Nómina Toast: Obtén ayuda con los números de seguro social para agregar SSN o verificar los SSN en tu base de datos de Nómina Toast.
Si un nuevo empleado no tiene un SSN o es un empleado con visa de no residente (no residente) en EE. UU., puede completar el formulario SS-5, llamar al 1-800-772-1213 o visitar una oficina local del Seguro Social para solicitar un SSN. Los empleadores tienen 20 días calendario para informar la nueva contratación a partir de la fecha en que la persona recibe su SSN. Obtén más información aquí.
Según la OCSE, la ley federal estipula que se deben incluir siete elementos diferentes para cada nuevo empleado en los informes de nuevos empleados:
Algunos estados pueden tener requisitos adicionales, que se pueden encontrar aquí. Nómina Toast envía informes a los 50 estados más DC en tu nombre basándose en la información del sistema de Nómina Toast. Como recordatorio, los empleados sin SSN no se incluyen en este informe.
Nómina Toast también requiere la fecha de nacimiento de cada nuevo empleado para completar los informes de nuevos empleados, incluso en estados donde la fecha de nacimiento no es uno de los elementos obligatorios a nivel federal. Si la fecha de nacimiento de un nuevo empleado no aparece en Nómina Toast, ese empleado no se incluirá en el informe de nuevos empleados presentado ante el estado, lo que puede llevar a un aviso de empleado desaparecido, informes atrasados o penalizaciones. Asegúrate de ingresar la fecha de nacimiento de cada nuevo empleado antes de tu próximo ciclo de informes.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.