Nómina Toast: Obtener ayuda con los números de seguro social

En este artículo:

• Información sobre el número de seguro social (SSN)
• Verificar o actualizar SSN
• Revisar todos/SSN faltantes
• Recursos adicionales

Información sobre el número de seguro social (SSN)

Si un empleado recibe un mensaje en un dispositivo POS de Toast mientras intenta registrar su entrada, ¡no ignores este mensaje! Nómina Toast requiere su número de seguro social para declarar sus impuestos de manera correcta y precisa. Los gerentes pueden ver el Centro de impuestos en Nómina Toast para agregar rápidamente los SSN faltantes para cada empleado.

Los números de seguro social (SSN) exactos de los empleados son esenciales para la declaración de impuestos a nivel de empleador y empleado. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o penalizaciones financieras.

Toast reconoce estos SSN como no válidos:

• Un SSN que comienza con "9", "000" o "666"
• Un SSN con los dos dígitos centrales de “00”
• Un SSN donde los últimos cuatro dígitos son “0000”
• Un SSN con una secuencia numérica como 123-45-6789 o 987-65-4321

El sistema de Nómina Toast recopila los números de seguro social del empleado durante el proceso de incorporación. Los salarios de los empleados registrados en la nómina se informan a la Administración del Seguro Social (SSA) y otras agencias tributarias mediante el SSN que se ingresa en Nómina Toast. El SSN figura en las declaraciones de impuestos trimestrales del empleador y en los documentos de fin de año que un empleado podría recibir, como un formulario W-2.

Algunas agencias tributarias estatales no aceptarán declaraciones de impuestos con SSN faltantes. Además, algunos no aceptarán presentaciones con SSN claramente falsos, como 123-45-6789. Este tipo de inexactitudes podrían resultar en la imposibilidad de presentar multas por cada SSN faltante, o presentar la declaración con retraso o de manera imprecisa. Los cargos se pueden evaluar al empleador en declaraciones de impuestos faltantes, demoradas o inexactas.

A nivel de los empleados, los salarios se informan a la SSA mediante el SSN, que aparece en el formulario W-2 y se utiliza para declarar impuestos anuales. Un SSN impreciso puede dificultar la declaración de estos impuestos. La SSA también utiliza el SSN de tu empleado para proporcionar un crédito de ingresos para futuros beneficios del Seguro Social. Además, los salarios se informan a las agencias estatales de desempleo utilizando el SSN del empleado. Sin el SSN correcto, estos salarios no se pueden informar correctamente y esto podría causar un problema si el empleado alguna vez necesita solicitar el seguro de desempleo.

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Verificar o actualizar SSN

Si quieres verificar los números de seguro social de tu personal, la Administración del Seguro Social ha reunido dos métodos que pueden ayudarte. Para comenzar, regístrate y solicita un código de activación antes de usar cualquiera de los métodos. Nómina Toast recomienda verificar los SSN de tus empleados para brindarles asistencia con la elaboración precisa de informes salariales, la declaración de impuestos y la generación del formulario W-2.

Los empleados pueden actualizar su propio SSN siguiendo las instrucciones de Nómina Toast: Verificar o actualizar mi número de seguro social (SSN).

Se te notificará cuando falte el número de seguro social de un empleado antes de la declaración de impuestos de cada trimestre. Referencia a Nómina Toast: Gestionar impuestos sobre nómina para obtener más información.

El gerente directo de un empleado y todos los usuarios de RR. HH.+ pueden actualizar el SSN de un empleado siguiendo estos pasos:

1. Ve al perfil del empleado en la pestaña Equipo o en la barra de búsqueda de empleados de búsqueda.
2. Selecciona la pestaña Perfil y, luego, selecciona elbotón Editar en la parte superior del cuadro Información personal.
   
   
   
   
3. Localiza el campo Número de seguro social en la página y modifícalo en consecuencia. SeleccionaGuardar cambios en la parte inferior de la página para actualizar.
   1. En el raro caso de que cambies un SSN y selecciones Guardar cambios, pero vuelva al SSN original, intenta cerrar sesión y volver a iniciarla. Deberías ver tu cambio aplicado.
   2. Si ves Ingresa un número de Seguro Social válido o No pudiste guardarlo, consulta Obtener ayuda con el error de Nómina Toast: Ingresa un número de seguro social válido para obtener más detalles.

 

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Revisar todos/SSN faltantes

Para verificar los SSN de todos los empleados, elabora un informe personalizado:

1. Ve a Informes > Personalizado.
2. Selecciona Agregar+ para agregar un nuevo informe personalizado.
   
   
   
    
3. Titula este informe como quieras y elige el menú desplegable de la plantilla de atributos del empleado. Presiona Guardar para comenzar.
4. Para crear el informe, agrega Nombre, Apellido y SSN. Selecciona el ícono + para cada campo que quieras agregar al informe.
5. Haz clic en el botón azul Cola para ejecutar el informe en Excel.

De lo contrario, puedes buscar los SSN faltantes solo en la página de datos faltantes (o en el Centro de impuestos, no mostrado):

1. Los usuarios de RR. HH.+ pueden ir a Configuración > Nómina.
2. Desplázate hasta la sección Datos del empleado y busca cualquier entrada de SSN.
   
   
   
   
3. Selecciona el ícono de lápiz a la derecha del empleado para navegar directamente a su perfil personal.
4. En el perfil del empleado, selecciona Editaren la sección Información personal.
   
   
   
   
5. Completa el campo Número de seguro social y selecciona Guardar cambios en la parte inferior.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: Verificar o actualizar mi número de seguro social (SSN)
• Nómina Toast: Política de información del número de seguro social (SSN)
• Nómina Toast: Revisar datos faltantes
• Nómina Toast: Actualizar información del formulario W-4
• Nómina Toast: Lista de verificación de fin de año

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.