Toast Payroll: Obtenga ayuda con los números de seguro social

En este artículo:

• Información sobre el número de seguro social (SSN)
• Verificar o actualizar SSN
• Revisar todos/SSN faltantes
• Recursos adicionales

Información sobre el número de seguro social (SSN)

Si un empleado recibe un mensaje en un dispositivo Toast POS mientras intenta registrar su entrada, ¡no ignore este mensaje! Toast Payroll requiere su número de seguro social para presentar sus impuestos de manera precisa y correcta. Los gerentes pueden ver el Centro de impuestos en Toast Payroll para agregar rápidamente cualquier SSN faltante para cada uno de sus empleados.

Los números de seguro social (SSN) precisos de los empleados son esenciales para la presentación de impuestos a nivel de empleador y empleado. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o sanciones financieras.

Toast reconoce estos SSN como inválidos:

• Un SSN que comienza con "9", "000" o "666"
• Un SSN con los dos dígitos centrales "00"
• Un SSN donde los últimos cuatro dígitos son "0000"
• Un SSN con una secuencia numérica como 123-45-6789 o 987-65-4321

El sistema Toast Payroll recopila los números de seguro social de los empleados durante el proceso de incorporación de empleados. Los salarios de los empleados registrados en la nómina se reportan a la Administración del Seguro Social (SSA) y a otras agencias tributarias utilizando el SSN que se ingresa en Toast Payroll. El SSN aparece en las declaraciones de impuestos trimestrales del empleador y en los documentos de fin de año que un empleado podría recibir, como el Formulario W-2.

Algunas agencias estatales de impuestos no aceptarán declaraciones de impuestos con SSN faltantes. Además, algunas no aceptarán declaraciones con SSN claramente falsos como 123-45-6789. Estos tipos de inexactitudes podrían resultar en la imposibilidad de presentar la declaración para ese trimestre, multas por cada SSN faltante, o presentar la declaración tarde o de manera inexacta. Se pueden imponer tarifas al empleador por declaraciones de impuestos faltantes, tardías o inexactas.

A nivel de empleado, los salarios se reportan a la SSA usando el SSN que aparece en el Formulario W-2 y que se utiliza para presentar los impuestos anuales. Un SSN inexacto puede dificultar la presentación de estos impuestos. La SSA también utiliza el SSN de su empleado para proporcionar un crédito de ganancias para futuros beneficios del Seguro Social. Además, los salarios se reportan a las agencias estatales de desempleo usando el SSN del empleado. Sin el SSN correcto, estos salarios no pueden reportarse correctamente y esto podría causar un problema si el empleado alguna vez necesita solicitar el desempleo.

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Verificar o actualizar el SSN

Si desea verificar los números de seguro social de su personal, la Administración del Seguro Social ha reunido dos métodos que pueden ayudarle. Comience registrándose y solicitando un código de activación antes de usar cualquiera de los métodos. Toast Payroll recomienda verificar los SSN de sus empleados para ayudar con el reporte preciso de salarios, la presentación de impuestos y la generación del Formulario W-2.

Los empleados pueden actualizar su propio SSN siguiendo las instrucciones en Toast Payroll: Verifique o actualice mi número de Seguro Social (SSN).

Se le notificará cuando falte el número de Seguro Social de un empleado antes de la presentación de impuestos de cada trimestre. Referencia Toast Payroll: Administre los impuestos de nómina para obtener más información.

El/los gerente(s) directo(s) de un empleado y todos los usuarios de RR. HH.+ pueden actualizar el SSN de un empleado siguiendo estos pasos:

1. Navegue al perfil del empleado usando la pestaña Equipo o la barra de búsqueda Buscar empleados.
2. Seleccione la pestañaPerfil y luego seleccione el botónEditar en la parte superior del mosaico Información personal .
   
   
   
   
3. Localice el campoNúmero de Seguro Social en la página y ajústelo según corresponda. SeleccioneGuardar cambios en la parte inferior de la página para actualizar.
   1. En el caso poco frecuente de que cambie un SSN y seleccione Guardar cambios, pero este vuelva al SSN original, intente cerrar la sesión y volver a iniciarla. Debería ver su cambio aplicado.
   2. Si ve Por favor, introduzca un número de Seguro Social válido o No se pudo guardar el número de Seguro Social, consulte Obtenga ayuda con el error de Toast Payroll: Por favor, introduzca un número de Seguro Social válido para obtener más detalles.

 

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Revisar todos/SSN faltantes

Para verificar los SSN de todos los empleados, ejecute un informe personalizado:

1. Navegue a Informes > Personalizado.
2. SeleccioneAgregar+ para añadir un nuevo informe personalizado.
   
   
   
    
3. Titule este informe como desee y elija la plantilla Atributos del empleado en el menú desplegable. Presione Guardar para comenzar.
4. Cree su informe agregando Nombre, Apellido, y SSN. Seleccione el icono + para cada campo que desee agregar al informe.
5. Haga clic en el botón azul Cola para ejecutar el informe en Excel.

De lo contrario, puede buscar solo los SSN faltantes usando la página Datos faltantes (o el Centro de impuestos, no se muestra):

1. Los usuarios de HR+ pueden navegar a Configuración > Nómina.
2. Desplácese hasta la sección Datos del empleado y busque cualquier entrada de SSN.
   
   
   
   
3. Seleccione el icono de lápiz a la derecha del empleado para navegar directamente a su perfil personal.
4. Desde el perfil del empleado, seleccione Editar en la sección Información personal.
   
   
   
   
5. Complete el campo Número de seguro social y seleccione Guardar cambios en la parte inferior.

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Recursos adicionales

• Toast Payroll: Verificar o actualizar mi número de seguro social (SSN)
• Toast Payroll: Política de información sobre el número de seguro social (SSN)
• Toast Payroll: Revisar datos faltantes
• Toast Payroll: Actualizar información del formulario W-4
• Toast Payroll: Lista de verificación de fin de año

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento.