Nómina Toast: Obtener ayuda con los números de seguro social

Última actualización: 8 oct 2026, 3:46 p.m.

Aprende la importancia de contar con SSN precisos para presentar correctamente los impuestos y cómo verificar y editar los números de seguro social que faltan o son imprecisos.
Nómina Toast excluirá a los empleados y su salario de ciertas declaraciones si les falta un número de seguro social (SSN). Obtén más información sobre cómo funciona esto y por qué Nómina Toast realizó este cambio en Nómina Toast: Política de información del número de seguro social (SSN).

 

En este artículo:

 

Información sobre el número de seguro social (SSN)

Si un empleado recibe un mensaje en un dispositivo POS de Toast mientras intenta registrar su entrada, ¡no ignores este mensaje! Nómina Toast requiere su número de seguro social para presentar sus impuestos de manera correcta y precisa. Los gerentes pueden ver el Centro de Impuestos en Nómina Toast para agregar rápidamente los SSN faltantes para cada uno de tus empleados.


Los números de seguro social (SSN) exactos para los empleados son esenciales para la declaración de impuestos a nivel de empleador y empleado. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o penalizaciones financieras.

 

Toast reconoce estos SSN como no válidos:

 

  • Un SSN que comienza con "9", "000" o "666"
  • Un SSN con los dos dígitos centrales de “00”
  • Un SSN donde los últimos cuatro dígitos son “0000”
  • Un SSN con una secuencia numérica como 123-45-6789 o 987-65-4321

 

El sistema de Nómina Toast recopila los números de seguro social del empleado durante el proceso de incorporación. Los salarios de los empleados registrados en la nómina se informan a la Administración del Seguro Social (SSA) y otras agencias tributarias mediante el SSN que se ingresa en Nómina Toast. El SSN figura en las declaraciones de impuestos trimestrales del empleador y en los documentos de fin de año que un empleado podría recibir, como un formulario W-2.


Algunas agencias tributarias estatales no aceptarán declaraciones de impuestos sin SSN. Además, algunos no aceptarán presentaciones con SSN claramente falsos, como 123-45-6789. Este tipo de inexactitudes podrían resultar en la imposibilidad de presentar la declaración correspondiente a ese trimestre, penalizaciones por cada SSN faltante, o presentar la declaración con retraso o de manera imprecisa. Los cargos se pueden evaluar al empleador en declaraciones de impuestos faltantes, demoradas o inexactas.


A nivel de empleados, los salarios se informan a la SSA mediante el SSN que aparece en el formulario W-2 y se utiliza para declarar impuestos anuales. Un SSN inexacto puede dificultar la declaración de estos impuestos. La SSA también usa el SSN de tu empleado para proporcionar un crédito de ingresos para futuros beneficios del Seguro Social. Además, los salarios se informan a las agencias estatales de desempleo utilizando el SSN del empleado. Sin el SSN correcto, estos salarios no se pueden informar correctamente y esto podría causar un problema si el empleado alguna vez necesita solicitar desempleo.


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Verificar o actualizar SSN

Si quieres verificar los números de seguro social de tu personal, la Administración del Seguro Social ha reunido dos métodos que pueden ayudarte. Para comenzar, regístrate y solicita un código de activación antes de usar cualquiera de los métodos. Nómina Toast recomienda verificar los SSN de tus empleados para brindar asistencia con la precisión en los informes salariales, la declaración de impuestos y la generación del formulario W-2.


Los empleados pueden actualizar su propio SSN siguiendo las instrucciones que aparecen en Nómina Toast: Verificar o actualizar mi número de seguro social (SSN).


Se te notificará cuando falte el número de seguro social de un empleado antes de cada trimestre de declaración de impuestos. Referencia Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina para obtener más información.


El gerente directo de un empleado y todos los usuarios de RR. HH.+ pueden actualizar el SSN de un empleado siguiendo estos pasos:

 

  1. Ve al perfil de Nómina Toast del empleado en la pestaña Equipo o en la barra de búsqueda de empleados.
    1. Cuando selecciones Equipo en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.
  2. Selecciona lapestañaProfile Perfil y, luego, selecciona elbotónEdEdititar en la parte superior del mosaico Información personal.

    Perfil personal con el botón Editar resaltado

  3. Localiza el campo Número de seguro social en la página y modifícalo en consecuencia. SeleccionaGuardar cambiosen la parte inferior de la página para actualizar.
    1. En el raro caso de que cambies un SSN y selecciones Guardar cambios, pero vuelva al SSN original, intenta cerrar sesión y volver a iniciarla. Deberías ver el cambio aplicado.
    2. Si ves Ingresa un número de Seguro Social válido o no pudiste guardarlo, consulta Obtener ayuda con el error de Nómina Toast: Ingresa un número de seguro social válido para obtener más detalles.

 

Editar un campo del número de seguro social
 

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Revisar todos/SSN faltantes

Para verificar los SSN de todos los empleados, ejecuta un informe personalizado:

 

  1. Inicia sesión en payroll.toasttab.com y ve a Informes > Personalizado.
    1. Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.
  2. Selecciona Agregar+ para agregar un nuevo informe personalizado.


    Agregar un informe personalizado
     
  3. Titula este informe como quieras y elige el menú desplegable de la plantilla de atributos del empleado. Presiona Guardar para comenzar.
  4. Para crear el informe, agrega Nombre, Apellido y SSN. Selecciona el ícono + para cada campo que quieras agregar al informe.
  5. Haz clic en el botón azul Cola para ejecutar el informe en Excel.

 

De lo contrario, puedes buscar SSN faltantes solo en la página de Datos faltantes (o en el Centro fiscal, no mostrado):

 

  1. Los usuarios de RR. HH.+ pueden abrir Nómina Toast y navegar a Configuración > Nómina.
    1. Descubre cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast visitando Nómina Toast en Toast Web.
  2. Desplázate hasta la sección Datos del empleado y busca cualquier entrada de SSN.

    Sección de datos del empleado de la página de datos faltantes

  3. Selecciona el ícono de lápiz de la derecha del empleado para navegar directamente a su perfil personal.
  4. En el perfil del empleado, selecciona Editaren la sección Información personal.

    Perfil personal con el botón Editar resaltado

  5. Completa el campo Número de seguro social y selecciona Guardar cambios en la parte inferior.

 

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Recursos adicionales

 

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.