Última actualización: 25 feb 2026, 10:54 a.m.
| A partir del primer trimestre de 2024, Nómina Toast excluirá a los empleados y sus salarios de ciertas declaraciones si no tienen un número de seguro social (SSN). Obtén más información sobre cómo funciona y por qué Nómina Toast realizó este cambio en Cómo Nómina Toast gestiona SSN ausentes o no válidos. |
Un número de seguro social (SSN) es un número de 9 dígitos que se emite a ciudadanos y residentes estadounidenses con fines de identificación, en particular con fines impositivos.
Los salarios de los empleados registrados en la nómina se informan a la y otras agencias tributarias mediante el SSN. El SSN figura en las declaraciones de impuestos estatales trimestrales del empleador y en los documentos de fin de año que un empleado podría recibir, como el formulario W-2. Los SSN incorrectos o ausentes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias tributarias estatales y/o penalizaciones financieras para los empleadores.
A nivel de empleados, los salarios se reportan a la Administración del Seguro Social mediante el SSN, que aparece en el formulario W-2 y se usa para declarar impuestos anuales. Un SSN ausente o impreciso puede dificultar la declaración de estos impuestos. Los salarios también se reportan a las agencias de desempleo estatales utilizando el SSN del empleado. Sin el SSN correcto, estos salarios no se pueden informar correctamente y esto podría causar un problema en caso de que el empleado alguna vez tenga que solicitar el desempleo.
En nombre de tu negocio, Nómina Toast informa los salarios de tus empleados y sus impuestos retenidos en las declaraciones de impuestos de nómina trimestrales y anuales. Todas las agencias tributarias federales y estatales confían en los números de seguro social para estos procesos de informes salariales; por lo tanto, Nómina Toast necesita un SSN válido registrado en el perfil de cada empleado. Sin esta información, es posible que tu restaurante y tus empleados tengan errores en los informes de salarios e impuestos.
Hay tres formas de obtener números de seguro social en los perfiles de los empleados:
Si un empleado no tiene un SSN en su perfil de Nómina Toast, se le notifica a los empleadores a través de lo siguiente:
Toast continúa explorando cómo podemos aumentar el conocimiento y ayudar a los clientes a recopilar información sobre los SSN.
La fecha límite para asegurarte de que Nómina Toast tenga la información necesaria del SSN para la declaración es el tercer día hábil siguiente al cierre del trimestre. Nómina Toast presenta impuestos de nómina y declaraciones ante las agencias tributarias correspondientes para todos los clientes activos. Al presentar una declaración ante una agencia tributaria, la mayoría de las agencias tributarias darán confirmación de aceptación o rechazo de la declaración.
Si un empleado falta o tiene un SSN no válido en Nómina Toast en el momento de las declaraciones trimestrales o anuales, a continuación se detallan las medidas tomadas para varias presentaciones con el fin de garantizar el éxito de la presentación cuando sea posible.
Un SSN no válido en este contexto se define como:
Nómina Toast espera que se rechacen las siguientes declaraciones si se incluye a un empleado con un SSN faltante:
Nómina Toast igualmente intentará presentar la declaración ante la agencia, pero espera que la agencia rechace la declaración completa, junto con todos los empleados incluidos. Nómina Toast intentará notificar a los operadores cuando la agencia rechace una presentación por falta de información del SSN.
Los empleados que no tengan un SSN y cobren salarios por desempleo en los siguientes estados no se incluirán en la declaración de impuestos de la Ley Estatal de Impuesto al Desempleo que Toast hace en nombre de sus clientes:
Nómina Toast eliminará estos empleados y salarios de la declaración. Esto no afectará a las otras presentaciones trimestrales o anuales realizadas en nombre del cliente dentro de ese estado, en otros estados o a nivel federal. A los empleados que fueron excluidos de la declaración se les podrían negar los beneficios de desempleo estatales si presentan la solicitud. Los clientes pueden ver los detalles de la declaración en su . Puedes obtener más detalles sobre qué empleados fueron excluidos poniéndote en contacto con el servicio de atención al cliente.
Este es un cambio en la política que comienza con las presentaciones realizadas durante el primer trimestre de 2024. En años y trimestres anteriores, Nómina Toast envió una declaración que incluía a estos empleados y toda la declaración sería rechazada, lo que afecta a todos los empleados que la presentaron. El cambio en el proceso para excluir a los empleados con SSN ausentes o no válidos y sus salarios aumenta las probabilidades de que la agencia acepte la declaración y, por lo tanto, ayuda a mitigar las penalizaciones por falta de presentación o por demora. Esto permite a los empleados que tienen un SSN acceder a posibles beneficios de desempleo.
A los registros de empleados con SSN faltantes se les emitirá un formulario W-2 en Nómina Toast que contiene "000-00-0000" en el campo SSN del formulario. El SSN “000-00-0000” también será utilizado por Nómina Toast al presentar el Formulario W-2 ante el IRS en nombre de los clientes.
Si bien el IRS acepta este tipo de presentación, no tener el SSN real y exacto de un empleado puede dificultarles la presentación de declaraciones de impuestos personales.
Los empleadores tienen tres opciones para validar los SSN con fines de informes salariales:
Si un SSN es incorrecto o se agregó a un perfil de empleado después de la fecha límite trimestral (tres días hábiles después del cierre del trimestre), es necesario realizar una enmienda para informar con precisión los salarios de ese trimestre a las agencias. Esto es cierto independientemente del método de declaración descrito anteriormente. Ponte en contacto con para comenzar el proceso. Se aplicarán cargos de enmienda.
Cuando te comuniques con Nómina Toast por correo electrónico, incluye la siguiente información:
Cuando Nómina Toast reciba esta información, el equipo de atención al cliente comparará la solicitud con lo que figura en el sistema. A partir de febrero de 2026, las enmiendas conllevan una tarifa de USD 250. Una solicitud puede incluir cualquier número de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo esté incluido en una solicitud. La solicitud se procesará una vez que el cliente acepte pagar la tarifa.
Nota: Las solicitudes de enmienda tardan hasta 10-16 semanas en completarse y Toast no puede garantizar que la fecha de finalización sea anterior a los plazos de presentación. Además, debido a las presentaciones trimestrales, Nómina Toast se encuentra en un período de apagón en el primer mes de cada trimestre (enero, abril, julio y octubre). Si una solicitud se envía durante uno de estos meses, se abordará en el orden en que se recibió cuando finalizó el apagón.
Una vez que se procese la solicitud, Nómina Toast se lo notificará al empleador por correo electrónico. En ese momento, el empleador y el empleado pueden encontrar información actualizada en la sección Impuestos y documentos de su perfil de nómina.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Nómina Toast no es responsable de ninguna penalización que resulte de la información faltante. El contenido de este artículo está sujeto a cambios. Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico y actualizado.