Última actualización: 14 abr 2026, 10:10 a.m.
| A partir de las declaraciones del primer trimestre que vencen en abril de 2024, Nómina Toast excluirá a los empleados y sus salarios de ciertas declaraciones si les falta un número de seguro social (SSN). Obtén más información sobre cómo funciona y por qué Nómina Toast realizó este cambio en Cómo Nómina Toast gestiona SSN faltantes o no válidos. |
Un número de seguro social (SSN) es un número de 9 dígitos que se emite a ciudadanos y residentes de EE. UU. con fines de identificación, en particular con fines impositivos.
Los salarios de los empleados registrados en la nómina se informan a la Administración del Seguro Social y otras agencias tributarias mediante el SSN. El SSN figura en las declaraciones de impuestos estatales trimestrales del empleador y en los documentos de fin de año que un empleado podría recibir, como un formulario W-2. Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias fiscales estatales y/o sanciones financieras para los empleadores.
A nivel de los empleados, los salarios se informan a la Administración del Seguro Social mediante el SSN, que aparece en el formulario W-2 y se utiliza para declarar impuestos anuales. Un SSN ausente o impreciso puede dificultar la declaración de estos impuestos. Los salarios también se informan a las agencias estatales de desempleo utilizando el SSN del empleado. Sin el SSN correcto, estos salarios no se pueden informar correctamente y esto podría causar un problema si el empleado alguna vez necesita solicitar el seguro de desempleo.
En nombre de tu negocio, Nómina Toast informa los salarios de tus empleados y sus impuestos retenidos en las declaraciones de impuestos de nómina trimestrales y anuales. Todas las agencias fiscales federales y estatales confían en los números de seguro social para estos procesos de informes salariales; por lo tanto, Nómina Toast necesita un SSN válido registrado en el perfil de cada empleado. Sin esta información, es posible que tu restaurante y tus empleados tengan errores en los informes de salarios e impuestos.
Hay tres formas de obtener números de seguro social en los perfiles de los empleados:
Si un empleado no tiene un SSN en su perfil de Nómina Toast, se notifica a los empleadores a través de lo siguiente:
Toast continúa explorando cómo podemos aumentar el conocimiento y ayudar a los clientes a recopilar información sobre los SSN.
La fecha límite para asegurarse de que Nómina Toast tenga la información necesaria del SSN para la declaración es el tercer día hábil siguiente al cierre del trimestre. Nómina Toast presenta los impuestos de nómina y declaraciones ante las agencias fiscales correspondientes para todos los clientes activos. Al enviar una declaración a una agencia tributaria, la mayoría de las agencias tributarias darán confirmación de aceptación o rechazo de las declaraciones.
Si un empleado falta o tiene un SSN no válido en Nómina Toast en el momento de las declaraciones trimestrales o anuales, a continuación se detallan las medidas tomadas para varias declaraciones con el fin de garantizar mejor el éxito de la declaración cuando sea posible.
Un SSN no válido en este contexto se define como:
Nómina Toast espera que se rechacen las siguientes declaraciones si incluye a un empleado con un SSN faltante:
Nómina Toast seguirá intentando presentar la declaración ante la agencia, pero espera que la agencia rechace la declaración completa, junto con todos los empleados incluidos. Nómina Toast intentará notificar a los operadores cuando la agencia rechace una solicitud debido a que falta información del SSN.
Los empleados que falten SSN y cobren salarios por desempleo en los siguientes estados no se incluirán en el impuesto del seguro de desempleo (SUTA) que Nómina Toast declara en nombre de sus clientes:
Nómina Toast eliminará estos empleados y salarios de la declaración. Esto no afectará las otras presentaciones trimestrales o anuales realizadas en nombre del cliente dentro de ese estado, en otros estados o a nivel federal. Los empleados que fueron excluidos de la declaración podrían ver denegados los beneficios de desempleo estatales si presentan su solicitud. Los clientes pueden ver los detalles de la declaración en su paquete fiscal trimestral. Puedes obtener más detalles sobre qué empleados fueron excluidos poniéndote en contacto con el servicio de atención al cliente.
Este es un cambio en la política que comienza con las presentaciones realizadas en el primer trimestre de 2024. En años y trimestres anteriores, Nómina Toast envió una solicitud que incluía a estos empleados y toda la solicitud sería rechazada, lo que afecta a todos los empleados que la presentaron. El cambio en el proceso para excluir a los empleados con SSN ausentes o no válidos y sus salarios aumenta las probabilidades de que la agencia acepte la declaración y, por lo tanto, ayuda a mitigar las sanciones por falta de declaración o demora. Esto permite a los empleados que tienen SSN acceder a posibles beneficios de desempleo.
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Los registros de empleados con SSN faltantes recibirán un formulario W-2 en Nómina Toast que contiene “000-00-0000” en el campo SSN del formulario. El SSN “000-00-0000” también será utilizado por Nómina Toast al presentar el Formulario W-2 ante el IRS en nombre de los clientes.
Si bien este tipo de declaración es aceptada por el IRS, si no se tiene el SSN real y exacto de un empleado, es posible que sea más difícil para este presentar declaraciones de impuestos personales.
Los empleadores tienen tres opciones para validar los SSN con fines de informes salariales:
Si un SSN es incorrecto o se agregó a un perfil de empleado después de la fecha límite trimestral (tres días hábiles después del fin del trimestre), se necesita una enmienda para informar con precisión los salarios de ese trimestre a las agencias. Esto es cierto independientemente del método de declaración descrito anteriormente. Se aplicarán cargos por enmienda. Ponte en contacto con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para comenzar el proceso.
Cuando te comuniques con Nómina Toast, incluye la siguiente información:
Cuando Nómina Toast reciba esta información, el equipo del servicio de atención al cliente comparará la solicitud con lo que figura en el sistema. A partir de febrero de 2026, las enmiendas incluyen una tarifa fija de USD 250 por solicitud. Una solicitud puede incluir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo esté incluido en una solicitud. La solicitud se procesará una vez que el cliente haya aceptado pagar el cargo.
Nota: Las solicitudes de enmienda tardan entre 10 y 12 semanas en completarse, y Toast no puede garantizar que la fecha de finalización sea antes de que se cumplan los plazos de presentación. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.
Una vez procesada la solicitud, Nómina Toast notificará al empleador por correo electrónico. En ese momento, el empleador y el empleado pueden encontrar información actualizada en la sección Impuestos y documentos de su perfil de nómina.
Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Nómina Toast no es responsable de ninguna penalización que resulte de la falta de información. El contenido de este artículo está sujeto a cambios. Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico y actualizado.