Toast Nómina: Obtenga ayuda con las enmiendas del Formulario W-2

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Solución rápida: ¿Actualización o enmienda?
• Corregir un error de nombre o dirección (actualización)
• Corregir un error de SSN (enmienda)
• Corregir errores de salario, propina, deducción o impuestos (enmienda)
• Cronograma de enmienda y qué esperar
• Antes de contactar al servicio al cliente
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Aplica a: Toast Nómina

Permisos necesarios:

• Rol de usuario HR+ en Toast Nómina. Los empleados no pueden solicitar una actualización o enmienda del Formulario W-2 por sí mismos; un usuario HR+ en el empleador debe enviar la solicitud.

Lo que lograrás: Identifica si el error del Formulario W-2 necesita una actualización gratuita o una enmienda pagada, recopila la información que necesita el Servicio al Cliente y envía una solicitud que cubra a cada empleado, trimestre y FEIN afectado.

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Solución rápida: ¿Actualización o Enmienda?

Utiliza esta tabla para identificar el tipo de solicitud correcto para el error que ves en el Formulario W-2. Cada fila relaciona un síntoma con su tipo de solicitud, costo y tiempo típico.

Importante: Una actualización y una enmienda no son lo mismo. Una actualización actualiza la información no fiscal (nombre, dirección) en el formulario W-2 y generalmente es gratuita. Una enmienda corrige información que afecta la declaración de impuestos (SSN, salarios, deducciones, impuestos) y tiene una tarifa fija de $250 por solicitud. Enviar el tipo de solicitud incorrecto retrasará la corrección.

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Corregir un error en el nombre o la dirección (Actualizar)

Si el nombre o la dirección del empleado están impresos incorrectamente en el Formulario W-2, solicite una actualización en lugar de una enmienda. Una actualización no tiene costo en la mayoría de los casos.

1. El empleado corrige su nombre o dirección en su propio perfil. Ver Toast Payroll: Actualizar nombre, dirección o número de teléfono. Este paso debe realizarse antes de la solicitud de actualización; el servicio al cliente no puede iniciar una actualización hasta que la información corregida esté en Toast Payroll.
2. Como usuario de HR+, comuníquese con el servicio al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluir:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Una nota que indique que el perfil del empleado ha sido actualizado y qué se actualizó

Resultado esperado: Los Formularios W-2 actualizados se generan todos los viernes alrededor de las 5 p.m. ET y se cargan en la página de Formularios de Impuestos del empleado en la sección de Impuestos y Documentos de su perfil. El empleado también puede acceder al formulario actualizado en la aplicación MyToast.

Nota: Las actualizaciones son procesadas manualmente por el equipo de impuestos de Toast Payroll. Toast no puede garantizar que cada actualización enviada en una semana determinada estará disponible el viernes inmediatamente siguiente. Durante la temporada de W-2, la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud.

Importante: Si el nombre impreso en el Formulario W-2 original es significativamente diferente del nombre que debería aparecer (por ejemplo, un cambio de nombre legal), una actualización puede no ser suficiente; en su lugar, puede ser necesario un enmienda. Envíe los detalles al Servicio al Cliente y ellos confirmarán qué camino se aplica.

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Corregir un error de SSN (Enmienda)

Si el Número de Seguro Social (SSN) en el Formulario W-2 es incorrecto o falta, Toast Payroll debe emitir una enmienda; el Formulario W-2 no puede ser actualizado para un cambio de SSN. Información sobre cómo Toast Payroll maneja SSNs faltantes o inválidos se encuentra en Toast Payroll: Política de Información del Número de Seguro Social (SSN).

1. Importante: Cuando se solicita una enmienda del Formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), Toast Payroll puede necesitar eliminar todos los Formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y reprocesar con éxito los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, usted y sus empleados pueden perder acceso a los Formularios W-2 durante el tiempo de enmienda, que también puede coincidir con el tiempo de presentación de impuestos individuales. Si tiene preguntas sobre esto, hable con un agente de Atención al Cliente antes de enviar su enmienda.
2. El empleado navega a su propio perfil en Toast Payroll y vuelve a ingresar el SSN correcto. Vea Toast Payroll: Verificar o Actualizar Mi Número de Seguro Social (SSN). Esto debe hacerse antes de la solicitud de enmienda; Toast Payroll no puede comenzar la enmienda hasta que el SSN corregido esté en el sistema.
3. Como usuario de HR+, comuníquese con el servicio al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluir:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Confirmación de que el empleado ha actualizado su SSN en Toast Payroll
   • El(los) trimestre(s) y año(s) donde el SSN fue listado incorrectamente; por ejemplo, "Q1–Q3 de 2024"
4. Por seguridad, no incluya el SSN completo del empleado en el mensaje de chat.

Importante: A partir de febrero de 2026, las enmiendas del Formulario W-2 tienen una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier número de empleados, trimestres y FEINs siempre que se presente junta. El proceso de enmienda se lleva a cabo una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa.

Resultado esperado: Cuando la enmienda esté completa, Toast Payroll notificará al usuario de HR+ por correo electrónico. El Formulario W-2 corregido está disponible en la aplicación MyToast y en la página de Formularios de Impuestos del empleado en su perfil. Ver Toast Payroll: Encuentra tu Formulario W-2 (Para Empleados) donde los empleados lo recuperan.

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Corregir Errores de Salario, Propina, Deducción o Impuesto (Enmienda)

Si el Formulario W-2 muestra ingresos, propinas, deducciones o impuestos incorrectos (demasiado, muy poco o faltante), Toast Payroll debe emitir una enmienda. Esto también cubre perfiles duplicados de Toast Payroll donde el empleado recibió dos Formularios W-2 y solo uno tiene el SSN correcto, y casos donde un código de ingreso o deducción no está configurado correctamente.

Identifica todas las discrepancias antes de solicitar un Formulario W-2 corregido. Toast Payroll no puede acomodar múltiples solicitudes de enmienda del Formulario W-2 para el mismo empleado durante el mismo período de presentación, así que envía todo lo que necesita cambiar en una sola solicitud.

1. Importante: Cuando se solicita una enmienda del Formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), Toast Payroll puede necesitar eliminar todos los Formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y reprocesar con éxito los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, usted y sus empleados pueden perder acceso a los Formularios W-2 durante el tiempo de enmienda, que también puede coincidir con el tiempo de presentación de impuestos individuales. Si tiene preguntas sobre esto, hable con un agente de Atención al Cliente antes de enviar su enmienda.
2. Como usuario de HR+, contacta al Servicio al Cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluir:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Los montos específicos que son incorrectos y lo que deberían ser
   • El año(s) al que se aplica esto

Importante: A partir de febrero de 2026, las enmiendas del Formulario W-2 tienen una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier número de empleados, trimestres y FEINs siempre que se presente junta. El proceso de enmienda se lleva a cabo una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa.

Resultado esperado: Cuando la enmienda esté completa, Toast Payroll notificará al usuario de HR+ por correo electrónico. El Formulario W-2 corregido está disponible en la página de Formularios de Impuestos del empleado en la sección de Impuestos y Documentos de su perfil.

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Línea de Tiempo de Enmienda y Qué Esperar

Las enmiendas del Formulario W-2 tardan de 10 a 12 semanas en completarse. La mayor parte de ese tiempo es del IRS; solo aceptan enmiendas en papel, y las enmiendas en papel tardan más en procesarse que las presentaciones electrónicas. Toast Payroll no puede garantizar una fecha de finalización específica o que la finalización se realice antes de cualquier fecha límite de presentación de impuestos personal. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.

Una línea de tiempo típica de enmienda se ve así:

1. Día 1. El usuario de HR+ nota el error en el Formulario W-2 y contacta a Toast Payroll a través del botón de chat azul. Si el error es un nombre, dirección o número de seguro social, el empleador primero corrige el perfil del empleado. Si el error son los salarios, no se necesita corrección del perfil.
2. Día 1–2. Atención al Cliente confirma la tarifa fija de $250. Una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa, Toast Payroll comienza la enmienda. El acceso al Formulario W-2 puede ser eliminado para todos los empleados W-2 dentro del FEIN afectado.
3. Semanas 1–12. Toast Payroll procesa la enmienda y presenta la corrección en papel ante el IRS.
4. Fin de la línea de tiempo. El usuario de HR+ recibe un correo electrónico de Toast Payroll confirmando que la enmienda está completa. El Formulario W-2 corregido (y, si corresponde, el Formulario W-3) se carga en el sistema de Toast Payroll y Gestión de Equipos y puede ser utilizado por el empleado o el empleador de inmediato. Si se eliminó el acceso al Formulario W-2 para los empleados W-2, se restaurará en esta fecha.

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Antes de Contactar a Atención al Cliente

El paso de presentación real requiere Atención al Cliente; solo Atención al Cliente puede enviar la actualización o enmienda al equipo de impuestos de Toast Payroll. Para acortar el chat, tenga todo listo antes de abrir el chat:

• Confirme que el perfil del empleado ha sido corregido en Toast Payroll primero (para errores de nombre, dirección o número de seguro social). Los errores salariales no requieren un cambio de perfil.
• Tenga el nombre o número de empleado del empleado, el código de la empresa y el año(s) y trimestre(s) afectados.
• Para errores salariales, anote los montos incorrectos específicos y lo que deberían ser.
• Identifique cada discrepancia que desea corregir para ese empleado; Toast Payroll no puede procesar múltiples enmiendas para el mismo empleado en el mismo período de presentación.
• Para una enmienda del SSN, no incluya el SSN completo del empleado en el mensaje del chat.
• Esté listo para aceptar la tarifa fija de $250 por solicitud antes de que se pueda presentar la enmienda.

Resultado esperado: El Servicio de Atención al Cliente confirmará la tarifa y luego enviará el caso al equipo de Impuestos de Nómina de Toast. Recibirá un correo electrónico cuando la enmienda esté completa.

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Preguntas Frecuentes

¿Cuánto cuesta una enmienda del Formulario W-2?

A partir de febrero de 2026, una enmienda del Formulario W-2 tiene una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier número de empleados, trimestres y FEINs siempre que todo se presente junto. La enmienda se procesa una vez que el usuario de HR+ ha aceptado la tarifa.

También preguntado como:

• • ¿Cuánto cuesta una enmienda del W-2?
  • ¿Cuál es la tarifa por un W-2 enmendado?
  • ¿Hay un cargo por corregir un W-2?

¿Cuánto tiempo toma una enmienda del Formulario W-2?

Una enmienda del Formulario W-2 toma de 10 a 12 semanas para completarse. La mayor parte de ese tiempo está en el IRS, que solo acepta enmiendas en papel. Toast Payroll no puede garantizar que la fecha de finalización caiga antes de cualquier fecha límite de presentación de impuestos personales.

También preguntado como:

• • ¿Cuándo estará listo mi W-2 enmendado?
  • ¿Cuánto tiempo hasta que mi W-2 esté corregido?

¿Puedo verificar el estado de una enmienda del Formulario W-2 que ya envié?

Permita de 10 a 12 semanas desde el día en que acordó la tarifa y esté atento al correo electrónico de Toast Payroll confirmando que la enmienda está completa. No reenvíe la solicitud; las solicitudes duplicadas no aceleran el procesamiento. Si no ha recibido el correo electrónico de confirmación después de 12 semanas, comuníquese con Atención al Cliente con la referencia del caso original.

También preguntado como:

• • ¿Puedo verificar el estado de mi enmienda del W-2?
  • Seguimiento de mi W-2 enmendado
  • ¿Está lista ya mi enmienda del W-2?

¿Puede un empleado solicitar su propia enmienda o actualización del Formulario W-2?

No. Los empleados no pueden solicitar una actualización o enmienda del Formulario W-2 directamente a Toast Payroll. Un usuario de HR+ en la empresa debe enviar la solicitud. Si un empleado nota un error, debe informarlo a su gerente o al equipo de recursos humanos. Ver Toast Payroll: Administre la Experiencia del Formulario W-2 para lo que los empleados y los usuarios de HR+ pueden hacer cada uno.

También preguntado como:

• • ¿Puede el empleado corregir esto por sí mismo?
  • ¿Necesito ser de recursos humanos para enmendar un W-2?

¿Genera Toast Payroll Formularios W-2 para empresas que han terminado los servicios de Toast?

Si una empresa termina los servicios con Toast Payroll & Team Management durante el año, Toast no generará Formularios W-2 para esa empresa. Los Formularios W-2 para ese año calendario deben ser producidos por el próximo proveedor de nómina de la empresa.

Necesito una enmienda para un Formulario W-4, una Orden de Retención de Ingresos o una presentación estatal; ¿cubre este artículo eso?

No. Este artículo cubre solo el Formulario W-2. Para cambios en el Formulario W-4, consulte Toast Payroll: Actualice la Información del Formulario W-4 — los empleados actualizan el Formulario W-4 en su propio perfil, y los cambios se aplican solo a las nóminas futuras. Para órdenes de retención de ingresos (IWO) o enmiendas de manutención infantil, comuníquese con el Servicio al Cliente a través del botón de chat azul en Toast Payroll. Para enmiendas de presentación estatal (por ejemplo, NYS-45 o Formulario W-3), comuníquese con el Servicio al Cliente.

También preguntado como:

• • W-4 enmendado
  • IWO enmendado
  • Amended NYS-45
  • enmienda del Formulario W-3

¿Dónde aparecerá el Formulario W-2 corregido después de que se complete la enmienda?

El Formulario W-2 corregido se carga en la página de Formularios de Impuestos del empleado en la sección de Impuestos y Documentos de su perfil y también está disponible en la aplicación MyToast. Ver Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (Para Empleados) para los pasos exactos que un empleado utiliza para recuperarlo.

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de cualquier otro tipo profesional. Por favor, comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoría específica.