Toast Payroll: Obtenga ayuda con las enmiendas del formulario W-2

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Solución rápida: ¿Actualización o enmienda?
• Corregir un error de nombre o dirección (actualización)
• Corregir un error de SSN (enmienda)
• Corregir errores de salarios, propinas, deducciones o impuestos (enmienda)
• Cronograma de enmiendas y qué esperar
• Antes de comunicarse con Atención al cliente
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Rol de usuario HR+ en Toast Payroll. Los empleados no pueden solicitar una actualización o enmienda del formulario W-2 por sí mismos; un usuario HR+ del empleador debe enviar la solicitud.

Lo que logrará: Identifique si el error del Formulario W-2 necesita una actualización gratuita o una enmienda pagada, reúna la información que necesita Atención al Cliente y envíe una solicitud que cubra a cada empleado, trimestre y FEIN afectado.

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Solución rápida: ¿Actualización o enmienda?

Utilice esta tabla para identificar el tipo de solicitud correcto para el error que ve en el Formulario W-2. Cada fila asigna un síntoma a su tipo de solicitud, costo y tiempo típico.

Importante: Una actualización y una enmienda no son lo mismo. Una actualización modifica información no fiscal (nombre, dirección) en el Formulario W-2 y generalmente es gratuita. Una enmienda corrige información que afecta la declaración de impuestos (SSN, salarios, deducciones, impuestos) y tiene una tarifa fija de $250 por solicitud. Enviar el tipo de solicitud incorrecto retrasará la corrección.

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Corregir un error en el nombre o la dirección (actualización)

Si el nombre o la dirección particular del empleado aparecen impresos incorrectamente en el formulario W-2, solicite una actualización en lugar de una enmienda. Una actualización no tiene costo en la mayoría de los casos.

1. El empleado corrige su nombre o dirección en su propio perfil. Consulte Toast Payroll: Actualizar nombre, dirección o número de teléfono. Este paso debe realizarse antes de la solicitud de actualización; Atención al cliente no puede iniciar una actualización hasta que la información corregida esté en Toast Payroll.
2. Como usuario de HR+, comuníquese con Atención al cliente seleccionando el botón azul de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluya:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Una nota indicando que el perfil del empleado ha sido actualizado y qué fue lo que se actualizó

Resultado esperado: Los formularios W-2 actualizados se generan todos los viernes alrededor de las 5 p.m. ET y se cargan en la página de Formularios de impuestos del empleado, bajo la sección Impuestos y documentos de su perfil. El empleado también puede acceder al formulario actualizado en la aplicación MyToast.

Nota: Las actualizaciones son procesadas manualmente por el equipo de Impuestos de Toast Payroll. Toast no puede garantizar que toda actualización enviada en una semana determinada esté disponible el viernes inmediatamente siguiente. Durante la temporada de W-2, la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud.

Importante: Si el nombre impreso en el Formulario W-2 original es significativamente diferente del nombre que debería aparecer (por ejemplo, un cambio de nombre legal), una actualización puede no ser suficiente; en su lugar, podría ser necesaria una enmienda. Envíe los detalles a Atención al Cliente y ellos confirmarán qué proceso aplica.

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Corregir un error de SSN (enmienda)

Si el número de Seguro Social (SSN) en el Formulario W-2 es incorrecto o falta, Toast Payroll debe emitir una enmienda; el Formulario W-2 no puede actualizarse para un cambio de SSN. Los antecedentes sobre cómo Toast Payroll maneja los SSN faltantes o no válidos se encuentran en Toast Payroll: Política de información sobre el número de Seguro Social (SSN).

1. Importante: Cuando se solicita una enmienda al Formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), es posible que Toast Payroll deba eliminar todos los Formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y reprocesar correctamente los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, usted y sus empleados podrían perder el acceso a los Formularios W-2 durante el período de enmienda, lo cual también puede coincidir con el período de presentación de impuestos individuales. Si tiene preguntas al respecto, hable con un agente de Atención al Cliente antes de enviar su enmienda.
2. El empleado navega a su propio perfil en Toast Payroll y vuelve a ingresar el SSN correcto. Consulte Toast Payroll: Verificar o actualizar mi número de Seguro Social (SSN). Esto debe hacerse antes de la solicitud de enmienda; Toast Payroll no puede iniciar la enmienda hasta que el SSN corregido esté en el sistema.
3. Como usuario de HR+, comuníquese con Atención al cliente seleccionando el botón azul de chat en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluya:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Confirmación de que el empleado ha actualizado su SSN en Toast Payroll
   • El trimestre o los trimestres y el año o los años en los que el SSN aparecía incorrectamente; por ejemplo, "Q1–Q3 de 2024"
4. Por seguridad, no incluya el SSN completo del empleado en el mensaje de chat.

Importante: A partir de febrero de 2026, las enmiendas al Formulario W-2 tienen una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que se envíe junta. La enmienda se procesa una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa.

Resultado esperado: Cuando la enmienda esté completa, Toast Payroll notificará al usuario de HR+ por correo electrónico. El Formulario W-2 corregido estará disponible en la aplicación MyToast y en la página de Formularios de impuestos del empleado en su perfil. Consulte Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (para empleados) para saber dónde lo obtienen los empleados.

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Corregir errores de salario, propinas, deducciones o impuestos (enmienda)

Si el Formulario W-2 muestra ganancias, propinas, deducciones o impuestos incorrectos (demasiado, muy poco o faltantes), Toast Payroll debe emitir una enmienda. Esto también cubre perfiles duplicados de Toast Payroll donde el empleado recibió dos Formularios W-2 y solo uno tiene el SSN correcto, y casos donde un código de ganancia o deducción no está configurado correctamente.

Identifique todas las discrepancias antes de solicitar un Formulario W-2 corregido. Toast Payroll no puede atender múltiples solicitudes de enmienda del Formulario W-2 para el mismo empleado durante el mismo período de presentación, así que envíe todo lo que necesite cambiarse en una sola solicitud.

1. Importante: Cuando se solicita una enmienda al Formulario W-2 durante la temporada de presentación de fin de año (diciembre - abril), es posible que Toast Payroll deba eliminar todos los Formularios W-2 del FEIN afectado para poder enmendar y reprocesar correctamente los materiales del Formulario W-2. En otras palabras, usted y sus empleados podrían perder el acceso a los Formularios W-2 durante el período de enmienda, lo cual también puede coincidir con el período de presentación de impuestos individuales. Si tiene preguntas al respecto, hable con un agente de Atención al Cliente antes de enviar su enmienda.
2. Como usuario de HR+, contacte a Atención al cliente seleccionando el botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluya:
   • El nombre del empleado o el número de empleado
   • El código de la empresa
   • Los montos específicos que son incorrectos y cuáles deberían ser
   • El año o los años a los que esto aplica

Importante: A partir de febrero de 2026, las enmiendas al Formulario W-2 tienen una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que se envíe junta. La enmienda se procesa una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa.

Resultado esperado: Cuando la enmienda esté completa, Toast Payroll notificará al usuario de HR+ por correo electrónico. El Formulario W-2 corregido estará disponible en la página de Formularios de impuestos del empleado en la sección de Impuestos y documentos de su perfil.

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Cronograma de enmiendas y qué esperar

Las enmiendas al Formulario W-2 tardan de 10 a 12 semanas en completarse. La mayor parte de ese tiempo es por el IRS: solo aceptan enmiendas en papel, y las enmiendas en papel tardan más en procesarse que las declaraciones electrónicas. Toast Payroll no puede garantizar una fecha de finalización específica ni que la finalización ocurra antes de cualquier fecha límite de presentación de impuestos personales. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.

Un cronograma típico de enmienda se ve así:

1. Día 1. El usuario de HR+ nota el error en el Formulario W-2 y contacta a Toast Payroll a través del botón de chat azul. Si el error es en el nombre, la dirección o el SSN, el empleador primero corrige el perfil del empleado. Si el error es en los salarios, no se necesita corrección del perfil.
2. Día 1–2. Atención al cliente confirma la tarifa fija de $250. Una vez que el usuario de HR+ acepta la tarifa, Toast Payroll comienza la enmienda. El acceso al Formulario W-2 puede eliminarse para todos los empleados W-2 dentro del FEIN afectado
3. Semanas 1–12. Toast Payroll procesa la enmienda y presenta la corrección en papel ante el IRS.
4. Fin de la línea de tiempo. El usuario de HR+ recibe un correo electrónico de Toast Payroll confirmando que la enmienda se ha completado. El Formulario W-2 corregido (y, si corresponde, el Formulario W-3) se carga en el sistema de Toast Payroll y Gestión de equipos y puede ser utilizado por el empleado o el empleador de inmediato. Si se eliminó el acceso al Formulario W-2 para los empleados W-2, se restaurará en esta fecha.

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Antes de comunicarse con Atención al cliente

El paso de presentación real requiere a Atención al cliente; solo Atención al cliente puede enviar la actualización o enmienda al equipo de Impuestos de Toast Payroll. Para agilizar el chat, tenga todo listo antes de abrirlo:

• Confirme primero que el perfil del empleado se haya corregido en Toast Payroll (para errores de nombre, dirección o SSN). Los errores salariales no requieren un cambio de perfil.
• Tenga a mano el nombre o número de empleado, el código de la empresa y el año o los años y el trimestre o los trimestres afectados.
• Para errores salariales, anote los montos incorrectos específicos y cuáles deberían ser.
• Identifique cada discrepancia que desee corregir para ese empleado; Toast Payroll no puede procesar múltiples enmiendas para el mismo empleado en el mismo período de presentación.
• Para una enmienda de SSN, no incluya el SSN completo del empleado en el mensaje del chat.
• Esté preparado para aceptar la tarifa fija de $250 por solicitud antes de que se pueda presentar la enmienda.

Resultado esperado: Atención al Cliente confirmará la tarifa y luego enviará el caso al equipo de Impuestos de Nómina de Toast. Recibirá un correo electrónico cuando la enmienda esté completa.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta una enmienda del Formulario W-2?

A partir de febrero de 2026, una enmienda del Formulario W-2 tiene una tarifa fija de $250 por solicitud. Una solicitud puede cubrir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo se envíe junto. La enmienda se procesa una vez que el usuario de HR+ ha aceptado la tarifa.

También se pregunta como:

• • ¿Cuánto cuesta una enmienda de W-2?
  • ¿Cuál es la tarifa por una W-2 enmendada?
  • ¿Hay algún cargo por corregir una W-2?

¿Cuánto tiempo toma una enmienda del Formulario W-2?

Una enmienda del Formulario W-2 toma de 10 a 12 semanas en completarse. La mayor parte de ese tiempo es en el IRS, que solo acepta enmiendas en papel. Toast Payroll no puede garantizar que la fecha de finalización sea antes de cualquier fecha límite de presentación de impuestos personales.

También se pregunta como:

• • ¿Cuándo estará lista mi W-2 enmendada?
  • ¿Cuánto tiempo falta para que se corrija mi W-2?

¿Puedo verificar el estado de una enmienda del Formulario W-2 que ya envié?

Espere de 10 a 12 semanas a partir del día en que aceptó la tarifa y esté atento al correo electrónico de Toast Payroll que confirma que la enmienda se ha completado. No vuelva a enviar la solicitud; las solicitudes duplicadas no aceleran el procesamiento. Si no ha recibido el correo electrónico de confirmación después de 12 semanas, comuníquese con Atención al cliente con la referencia del caso original.

También se pregunta como:

• • ¿Puedo verificar mi enmienda del W-2?
  • Seguimiento de mi W-2 enmendado
  • ¿Ya está lista mi enmienda del W-2?

¿Puede un empleado solicitar su propia enmienda o actualización del formulario W-2?

No. Los empleados no pueden solicitar una actualización o enmienda del formulario W-2 directamente a Toast Payroll. Un usuario de HR+ en el empleador debe enviar la solicitud. Si un empleado nota un error, debe informarlo a su gerente o al equipo de recursos humanos. Consulte Toast Payroll: Administre la experiencia del Formulario W-2 para saber qué pueden hacer los empleados y los usuarios de HR+.

También se pregunta como:

• • ¿Puede el empleado solucionar esto por sí mismo?
  • ¿Necesito ser de recursos humanos para enmendar un W-2?

¿Toast Payroll genera formularios W-2 para empresas que han finalizado los servicios de Toast?

Si una empresa termina los servicios con Toast Payroll y Gestión de equipos durante el año, Toast no generará formularios W-2 para esa empresa. Los formularios W-2 para ese año calendario deben ser producidos por el próximo proveedor de nómina de la empresa.

Necesito una enmienda para un formulario W-4, una orden de retención de ingresos o una declaración estatal: ¿cubre esto este artículo?

No. Este artículo cubre solo el formulario W-2. Para cambios en el formulario W-4, consulte Toast Payroll: Actualizar la información del formulario W-4: los empleados actualizan el formulario W-4 en su propio perfil y los cambios se aplican solo a futuras nóminas. Para modificaciones a la Orden de Retención de Ingresos (IWO) o a la manutención de menores, comuníquese con Atención al Cliente a través del botón de chat azul en Toast Payroll. Para enmiendas de presentación estatal (por ejemplo, NYS-45 o Formulario W-3), comuníquese con Atención al Cliente.

También se pregunta como:

• • W-4 enmendado
  • IWO enmendada
  • Amended NYS-45
  • Enmienda del Formulario W-3

¿Dónde aparecerá el Formulario W-2 corregido después de que se termine la enmienda?

El Formulario W-2 corregido se carga en la página de Formularios de impuestos del empleado en la sección de Impuestos y documentos de su perfil y también está disponible en la aplicación MyToast. Consulte Toast Payroll: Encuentre su Formulario W-2 (para empleados) para conocer los pasos exactos que sigue un empleado para recuperarlo.

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Este contenido es para fines informativos y no pretende ser asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni de ningún otro tipo profesional. Comuníquese con un abogado u otro profesional para obtener asesoramiento específico.