Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas del formulario W-2

En este artículo:

• Resumen de enmiendas
• Errores de nombre y dirección
• Errores en el número de seguro social (SSN)
• Errores de ingresos, deducciones e impuestos
• Cronograma y expectativas de la enmienda

Resumen de enmiendas

Si a un empleado W-2 actual o anterior se le pagaron salarios a través de Nómina Toast durante un año calendario, Toast generará un formulario W-2 para esa persona y enviará este archivo al IRS*.

Siempre se recomienda que las personas lean su formulario W-2 y comprueben si hay algún posible error. Un error común en un formulario W-2 es cuando los salarios en el formulario no coinciden con los salarios que se muestran en los talones de pago de los empleados. En este caso, se anima a los empleados a que hablen con su empleador o con un profesional de impuestos para dar los próximos pasos.

Si hay una discrepancia en un formulario W-2, puedes trabajar con Nómina Toast para corregirla. Las discrepancias generalmente se dividen en dos categorías: 

1. Correcciones W-2: Las inconsistencias en los números de seguro social (SSN), ganancias, propinas, deducciones u otra información de pago pueden requerir un formulario W-2 corregido. En Nómina Toast, este proceso requiere una modificación.
2. Actualizaciones del formulario W-2: En los casos en que la información cambia, pero no afecta la declaración de impuestos, Nómina Toast puede actualizar un formulario W-2 con la información actualizada una vez que se incorpora en el sistema de Nómina Toast. Esto se aplica principalmente a las actualizaciones en los nombres o las direcciones; sin embargo, cambios significativos en el nombre de un empleado W-2 pueden requerir una corrección o enmienda.

Las correcciones y actualizaciones del formulario W-2 solo se realizarán en copias electrónicas de los formularios W-2, pero se pueden imprimir si se desea. Una vez que se haya actualizado la copia electrónica del formulario W-2, el empleado podrá declarar sus impuestos federales y estatales, siempre que la información de sus formularios W-2 se haya editado en consecuencia. Es responsabilidad del empleado asegurarse de que toda la información sea precisa antes de presentar la declaración, para evitar tener que corregir su declaración de impuestos individual. Para obtener más información, visita Nómina Toast: Entiende tu formulario W-2.

* Si una empresa termina sus servicios con Nómina Toast y Gestión de equipos durante el año, Toast no generará formularios W-2 para la empresa.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional.  Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.

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Errores de nombre y dirección

Si un empleado W-2 nota que su nombre y/o dirección personal están impresos incorrectamente en su formulario W-2, puede actualizar la información en el sistema de Nómina Toast y solicitar un formulario W-2 actualizado. Sigue los pasos a continuación para solicitar un formulario W-2 actualizado:

1. Los empleados deben corregir cualquier discrepancia en su perfil. Esto debe hacerse antes de actualizar el formulario W-2.
2. Posteriormente, un usuario de RR. HH.+ debe comunicarse con el servicio de atención al cliente de Nómina Toast para solicitar una actualización del formulario W-2.
   1. Los empleados no pueden solicitar actualizaciones del formulario W-2 a Nómina Toast.
   2. Nota: Si el nombre impreso en un formulario W-2 original es significativamente diferente del nombre que debería aparecer, es posible que se requiera una enmienda en lugar de una actualización.

Cuando envíes una solicitud de actualización del formulario W-2, comunícate con nosotros seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Incluye los siguientes detalles:

• El nombre o número de empleado;
• El código de la empresa; y
• Qué información se actualizó en Nómina Toast.

Los formularios W-2 actualizados se cargan en la página Formularios fiscales de un empleado en la sección Impuestos y documentos de su perfil y se pueden imprimir o usar para presentar según sea necesario.  En la mayoría de los casos, las actualizaciones no están sujetas a ningún cargo. Los formularios W-2 actualizados se generan todos los viernes alrededor de las 5 p. m. (EST). Sin embargo:

• Estos ajustes son procesados manualmente por el equipo de impuestos de Nómina Toast.
• No hay garantía de que cada solicitud de actualización enviada esté disponible el viernes siguiente. Según el momento de la solicitud y el volumen de perfiles afectados, la finalización puede extenderse más allá de la semana en que se recibe la solicitud.
• Concédele a nuestro equipo tiempo suficiente para atender las solicitudes de actualización durante la ajetreada temporada W-2.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional.  Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.

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Errores relacionados con el número de seguro social (SSN)

Si un empleado W-2 recibe su formulario W-2 y nota que su SSN es incorrecto o falta, los empleadores pueden solicitar que Toast genere un formulario W-2 actualizado (en esta instancia, el formulario W-2 no se puede actualizar) para el empleado en Nómina Toast siguiendo estos pasos: 

1. Primero, el empleado debe navegar a su perfil y volver a ingresar su número de seguro social correcto.
2. Una vez que se actualice en el sistema de Nómina Toast, el empleador de RR. HH.+ debe ponerse en contacto con Nómina Toast.
   1. Los empleados no pueden solicitar enmiendas al formulario W-2 a Nómina Toast.

 Cuando te comuniques con Nómina Toast a través del botón de asistencia azul en la esquina inferior derecha de cualquier página, incluye la siguiente información:

• El nombre o número del empleado;
• El código de la empresa;
• Confirmación de que el empleado actualizó su número de seguro social en el sistema de Nómina Toast; y
• Especifica en qué trimestre de cada año se indicó incorrectamente el número de seguro social (por ejemplo: Q1 - Q3 de 2024).

Cuando Nómina Toast reciba esta información, el equipo del servicio de atención al cliente comparará la solicitud con lo que figura en el sistema. A partir de febrero de 2026, las enmiendas conllevan una tarifa de USD 250 por solicitud. Una solicitud puede incluir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo esté incluido en una solicitud. La solicitud se procesará una vez que aceptes el cargo.

Nota: Las solicitudes pueden tardar hasta 10-12 semanas en completarse, y Toast no puede garantizar que la fecha de finalización sea antes de que se cumplan los plazos de presentación. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo.

Una vez que se procese la solicitud y se complete la modificación, Toast notificará al empleador por correo electrónico. En ese momento, los empleados pueden encontrar el formulario W-2 corregido en la aplicación MyToast o en la página de formularios fiscales del empleado en su perfil.

Obtén más información en Nómina Toast: política de información del número de seguro social (SSN).

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional.  Comunícate con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento específico.

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Errores de ingresos, deducciones e impuestos

Al revisar su formulario W-2, un empleado puede: 

• Observa una discrepancia en sus ganancias, propinas, deducciones y/o impuestos informados. Puede ser demasiado, muy poco, o faltar ganancias, propinas, deducciones o impuestos.
• Tener perfiles duplicados de Nómina Toast y recibir dos formularios W-2, pero su número de seguro social correcto solo se puede aplicar a uno.
• Nota que los códigos de ingresos o de deducciones no están correctamente configurados.

Los usuarios de RR. HH.+ pueden solicitar un formulario W-2 corregido a Nómina Toast siguiendo estos pasos: 

1. Primero, identifica todas las discrepancias antes de solicitar formularios W-2 corregidos. Toast no puede aceptar varias solicitudes del formulario W-2 para el mismo empleado durante el mismo período de presentación.
2. Un usuario de RR. HH.+ de la empresa del empleado debe comunicarse con Nómina Toast para enviar una solicitud.
   1.  Los empleados no pueden solicitar correcciones del formulario W-2 a Toast.

Cuando te comuniques con Toast a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast, incluye la siguiente información: 

• El nombre o número del empleado;
• El código de empresa del empleado;
• los importes específicos incorrectos y cuáles deberían ser; y
• Año(s) al(a los) que se aplica esta actualización.

Cuando Toast reciba esta información, el equipo del servicio de atención al cliente comparará la solicitud con lo que figura en el sistema. A partir de febrero de 2026, las enmiendas conllevan una tarifa de USD 250 por solicitud. Una solicitud puede incluir cualquier cantidad de empleados, trimestres y FEIN, siempre que todo esté incluido en una solicitud. La solicitud se procesará una vez que el cliente haya aceptado pagar el cargo.

Nota: Las solicitudes pueden tardar hasta 10-12 semanas en completarse, y Toast no puede garantizar que la fecha de finalización sea antes de que se cumplan los plazos de presentación. A partir de abril de 2026, las enmiendas ya no están sujetas a meses de bloqueo. 

Una vez que se procese la solicitud, Toast notificará al empleador por correo electrónico. En ese momento, el empleador y el empleado pueden encontrar el formulario W-2 corregido en la página Formularios fiscales del empleado en la sección Impuestos y documentos de su perfil.

Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional.  Para recibir asesoramiento específico, comunícate con un abogado u otro profesional.

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Cronograma y expectativas de la enmienda

1. Un empleador se comunica con Toast diciendo que un formulario W-2 o W-3 es incorrecto.
   1. Si se trata de un nombre, dirección o información inexacta sobre el SSN, el empleador debe hacer las correcciones necesarias en el perfil del empleado en el sistema de Nómina Toast.
   2. Si se trata de una enmienda salarial, el empleador debe especificar a Toast qué es incorrecto sobre los salarios. El empleador no necesita hacer correcciones.
2. Una vez que el empleador confirme el cargo de USD 250, Toast procederá con la enmienda.
3. Pueden pasar de 10 a 12 semanas antes de que se complete la enmienda. Esto se debe en parte a que el IRS solo aceptará enmiendas en papel y su procesamiento tarda más tiempo.
4. Al final del período de tiempo de enmienda, el empleador recibirá un correo electrónico de Toast. Este correo electrónico anuncia la compleción de la enmienda y alerta al negocio que un formulario W-2 y/o formulario W-3 enmendado se ha cargado en el sistema de Nómina Toast y Gestión de equipos y puede ser utilizado inmediatamente por el empleado o empleador.

Un ejemplo con fechas ficticias se muestra a continuación: 

1. Un empleado se da cuenta de que su SSN es incorrecto en su formulario W-2 del 19 de enero.
2. El empleador fija el SSN, se pone en contacto con Toast y confirma la tarifa de enmienda el 25 de enero.
3. Esta enmienda tomará de 10 a 12 semanas, es decir, alrededor de mediados o finales de abril. Una vez completados, los formularios de impuestos modificados se subirán a Nómina Toast y a la aplicación MyToast.
4. Toast no puede poner una fecha específica en la compleción de una enmienda.

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