Toast Payroll: Nuevos Empleados (Guía para Empleadores)

En este Artículo:

• Antes de Comenzar
• Configurar SSN y Ajustes de EEO-1
• Pasos del Flujo de Trabajo para Nuevos Empleados
  • Paso 1: Iniciar Sesión y Comenzar el Flujo de Trabajo para Nuevos Empleados
  • Paso 2: Ingresar Información Básica
  • Paso 3: Revisar Detección de Perfiles Duplicados
  • Paso 4: Ingresar Trabajos y Sueldos
  • Paso 5: Configurar Beneficios
  • Paso 6: Seleccionar Documentos de Incorporación
  • Paso 7: Revisar y agregar al equipo
  • Paso 8: Asignar un Código Ocupacional Estándar (Estados Seleccionados)
• ¿Qué sucede después de agregar al empleado?
• Invitar a un empleado a crear una cuenta en Toast Web
• Preguntas Frecuentes
• Artículos Relacionados

Antes de Comenzar

Aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:Gerente yHR+ roles de seguridad

Lo que lograrás: Agregar un nuevo empleado a Toast Payroll y activar el correo electrónico de incorporación del empleado para que pueda completar su parte del proceso.

Revisa estos puntos antes de comenzar:

• Puedes completar el flujo de trabajo de nuevo empleado en un dispositivo móvil.
• Debes completar todos los pasos del flujo de trabajo de nuevo empleado en una sola sesión. El flujo de trabajo no se puede pausar; esto previene perfiles incompletos y duplicados.
• Puedes agregar múltiples trabajos al perfil de un empleado durante la incorporación.
• Los campos de SSN y dirección de correo electrónico se pueden omitir durante la incorporación, pero esto solo debe hacerse cuando sea absolutamente necesario. Omitir estos campos limita severamente lo que el empleado puede hacer en Toast Payroll:
  • Los empleados añadidos sin una dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión, completar sus propios pasos de contratación, agregar una cuenta de depósito directo, llenar el Formulario I-9 o el Formulario W-4, ver recibos de pago o acceder a documentos de fin de año como el Formulario W-2 o el Formulario 1095-C.
  • Los empleados añadidos sin un número de seguro social (SSN) pueden resultar en declaraciones de impuestos incompletas o inexactas, errores en los informes de nuevos empleados y avisos fiscales con penalizaciones, intereses o tarifas.

Volver al inicio

Configurar ajustes de SSN y EEO-1

Toast Payroll te permite personalizar dos características de la experiencia de contratación de empleados: requerir un número de seguro social (SSN) y requerir una clasificación EEO-1. Estos ajustes son a nivel de empresa y se aplican a todos los empleados contratados después de que se guardan los ajustes.

Para configurar estos ajustes:

1. En Toast Payroll, navega a Ajustes > Nueva Contratación > Ajustes.
2. Selecciona tus opciones preferidas para Requerir SSN para la Incorporación de Empleados y Informe EEO-1.
3. Selecciona Guardar en la parte inferior de la página.

Notas importantes:

• La clasificación EEO-1 es principalmente requerida para empleadores de California y otros sujetos a requisitos de informes EEO-1. Para detalles sobre cómo se utiliza esta información en Toast Payroll, consulta Toast Payroll: Guía de Informe EEO-1.
• Toast recomienda encarecidamente mantener Requerir SSN para la Incorporación de Empleados configurado en Sí. Los SSN faltantes o inexactos pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, rechazos por parte de agencias fiscales o penalizaciones financieras. Para detalles, consulta Toast Payroll: Política de Información sobre el Número de Seguro Social (SSN).

Volver al inicio

Pasos del Flujo de Trabajo de Nueva Contratación

Los empleadores aprenderán cómo contratar a un nuevo empleado en Toast Payroll.

Paso 1: Inicie sesión y comience el flujo de trabajo de contratación de nuevos empleados

1. Vaya a payroll.toasttab.com e inicie sesión. ¿Necesita ayuda para iniciar sesión? Vea Toast Payroll: Iniciar sesión.
2. Seleccione Equipo en el menú de navegación.
3. Seleccione + Agregar miembro del equipo en la esquina superior derecha.

Volver al inicio

Paso 2: Ingrese información básica

El primer paso del flujo de trabajo solicita información básica y detalles de empleo.

1. Ingrese la dirección de correo electrónico del empleado. Este campo no es obligatorio, pero los empleados que se incorporen sin una dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión, completar el Formulario I-9 o el Formulario W-4, ver recibos de pago o acceder a documentos fiscales de fin de año. Si el empleado no tiene dirección de correo electrónico, consulte Toast Payroll: Empleados sin direcciones de correo electrónico para los pasos a seguir para completar su parte de la incorporación en su nombre.
2. Ingrese un número de ID de empleado. Este debe ser un número de 4 a 8 dígitos. Puede cambiarlo después de la incorporación navegando a Empleo > Posición.
3. Ingrese el número de seguro social (SSN) del empleado. Si este campo es obligatorio depende de la configuración de Requerir SSN para la incorporación de empleados en Configuraciones>Nueva contratación>Configuraciones.
   • Los empleados contratados sin un SSN pueden resultar en declaraciones de impuestos incompletas o inexactas, errores en los informes de nuevas contrataciones y avisos fiscales con penalizaciones, intereses o tarifas.
   • Los nuevos contratados asignados a la clasificación Contratista (1099) no verán el campo de SSN.
   • Si aparece el mensaje Este SSN ya está en uso por otro empleado, selecciona X en la esquina superior derecha, luego selecciona Descartar y salir para cerrar el flujo de trabajo. Sigue Toast Payroll: Resuelve Números de Seguro Social (SSN) Duplicados para localizar el duplicado y resolver el error antes de reiniciar el flujo de trabajo de nuevas contrataciones.

Volver al inicio

Paso 3: Revisar Detección de Perfiles Duplicados

Después de ingresar la información básica, Toast Payroll puede mostrar una pantalla indicando que esta persona puede ya tener un perfil.

1. Si aparece esta pantalla, revisa los perfiles sugeridos.
   • Si un perfil sugerido coincide con la persona que estás contratando, selecciona ese perfil para consolidar registros y evitar crear un duplicado.
   • Si ningún perfil sugerido coincide — la alerta puede ser activada por un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar — selecciona Continuar creando un nuevo perfil.

Para detalles sobre lo que significa cada tipo de insignia (Activo, Terminado, Archivado y otros), consulta Toast Payroll: Detección de Perfiles Duplicados en Toast.

Volver al inicio

Paso 4: Ingresa Trabajos y Sueldos

Este paso captura los roles laborales y las tasas salariales del empleado.

1. Selecciona Por hora o Salario según cómo se compensa a este empleado. Los campos mostrados cambiarán según esta selección.
2. Para asignar múltiples trabajos a este empleado para que registre su entrada, seleccione + Agregar trabajo.
3. Revise el Código de Acceso POS. Esto se establece por defecto en el ID del empleado ingresado en el Paso 3 y se puede cambiar a cualquier número que no esté ya asignado. Si se elimina el Código de Acceso POS, el empleado no podrá acceder a un dispositivo POS de Toast.
4. Si Informes EEO-1 está configurado en Sí en Configuraciones > Nueva Contratación > Configuraciones, seleccione la clasificación EEO-1 del empleado. Para más detalles, consulte Toast Payroll: Guía de Informes EEO-1.
5. Asigne el rol de seguridad del empleado en Toast Payroll. Los nuevos empleados también heredan permisos POS de su trabajo asignado. Para más detalles, consulte Toast Payroll: Roles de Seguridad y Referencia de Permisos de Acceso.

Volver al inicio

Paso 5: Configurar Beneficios

Este paso captura información sobre la política de beneficios y tiempo libre (TAFW).

1. Clientes de Toast Payroll Pro: La cobertura de beneficios del empleado se gestiona a través de SimplyInsured. El empleado completará su propia inscripción por separado. En este paso, ingrese solo los datos de la política TAFW. Para obtener detalles sobre el flujo de inscripción de SimplyInsured, consulte Toast Payroll: Administre los beneficios con SimplyInsured.
2. Todos los demás clientes: Ingrese la información de beneficios aplicable en los campos proporcionados.

Volver al inicio

Paso 6: Seleccione Documentos de Incorporación

Este paso determina qué documentos verá el empleado y se le pedirá que complete durante su parte de la incorporación.

1. Seleccione los documentos que este empleado revisará.

   Nota: Los empleados contratados sin una dirección de correo electrónico no podrán ver estos documentos ni completar sus propios pasos de incorporación.

2. Para adjuntar documentos específicos a este empleado, seleccione + Cargar archivos o arrastre y suelte archivos PDF en el cuadro de carga.

Volver al inicio

Paso 7: Revise y Agregue al Equipo

Este es el paso final del flujo de trabajo de nuevos empleados del empleador.

1. Revise toda la información ingresada para verificar su precisión. Seleccione el ícono de lápiz de edición junto a cualquier sección para hacer correcciones.
2. En la parte inferior de la página, previsualice los pasos de incorporación que se le pedirá al empleado que complete.
3. Seleccione Agregar al equipo para completar su parte del proceso de nuevos empleados.

Resultado esperado: El perfil del empleado se crea en Toast Payroll. Si se ingresó una dirección de correo electrónico, Toast envía automáticamente al empleado un correo electrónico de "bienvenida" con instrucciones para establecer una contraseña y completar su parte del proceso de incorporación. Si no se ingresó una dirección de correo electrónico, aparecerá un mensaje emergente indicando que el empleado debe ser invitado por separado antes de que pueda crear una contraseña y completar sus pasos.

Volver al inicio

Paso 8: Asignar un Código Ocupacional Estándar (Estados Seleccionados)

A partir de marzo de 2024, los empleados con una ubicación de impuesto laboral (WTL) en Alaska, Indiana, Luisiana, Carolina del Sur, Washington o Virginia Occidental requieren una asignación de Código Ocupacional Estándar (SOC) para la recolección de datos ocupacionales y el reporte de compensación laboral. Esta opción no aparece durante el flujo de trabajo de nuevos empleados y debe completarse por separado después de agregar al empleado a su equipo.

1. Después de completar el Paso 8, siga las instrucciones en Toast Payroll: Utilice los Códigos de Clasificación Ocupacional Estándar (SOC) para asignar un código SOC al empleado.

¿Qué pasa si no asigno un código SOC? Los empleados con un WTL en uno de estos seis estados que no tengan un código asignado se clasificarán automáticamente como 35-9000 Otros Trabajadores de Preparación de Alimentos y Servicio Relacionados.

Consulte los recursos de la agencia estatal a continuación para la búsqueda de códigos ocupacionales:

• Alaska SOC Codes
• Indiana SOC Codes
• Louisiana SOC Codes
• South Carolina SOC Codes
• Códigos SOC de Washington
• Códigos SOC de Virginia Occidental

Volver al inicio

¿Qué sucede después de que agregas al empleado?

Después de seleccionar Agregar al equipo, lo siguiente ocurre automáticamente:

• El empleado recibe un correo electrónico de "bienvenida" a la dirección ingresada en el Paso 3. Utilizan este correo electrónico para establecer una contraseña, crear una cuenta de Toast y completar su parte de la incorporación usando Toast Payroll: Incorporación de Empleados (Guía del Empleado).
• La nómina puede procesarse de inmediato. Toast Payroll permite que la nómina se procese para un nuevo empleado incluso si su incorporación está incompleta. El empleado puede terminar sus pasos más tarde sin afectar la nómina.
• Las credenciales del empleado funcionan en todos los productos de Toast. Su correo electrónico y contraseña proporcionan acceso a Toast Payroll (según su rol de seguridad), la aplicación MyToast y otros productos de Toast. Para empleados que también necesitan acceso a Toast Web, consulte Invitar a un Empleado a Crear una Cuenta de Toast Web a continuación.

Si se ingresó la dirección de correo electrónico incorrecta: Navegue al perfil del empleado en Toast Payroll y seleccione Perfil > Cuenta de Usuario > Actualizar para cambiar la dirección de correo electrónico. Esto solo se puede hacer antes de que el empleado actúe sobre su correo electrónico de "bienvenida". Una vez que el empleado haya utilizado el correo electrónico de bienvenida, necesitará enviar un correo electrónico de invitación en su lugar. Consulte Toast Payroll: Reenviar Correo Electrónico de Incorporación de Nuevo Empleado para más detalles.

Una vez que el empleado complete sus pasos de incorporación, diríjalos a Toast Payroll: Recursos para Empleados para respuestas a preguntas sobre recibos de pago, formularios W-2 y el uso de Toast Payroll.

Volver al inicio

Invitar a un Empleado a Crear una Cuenta de Toast Web

Después de que el empleador y el empleado hayan completado el proceso de contratación, el empleado tendrá:

• Un perfil y cuenta de Toast Payroll: acceso a Toast Payroll según su rol de seguridad.
• Un perfil de Toast Web con un código de acceso de POS: acceso a los dispositivos de Toast POS según los permisos de su trabajo.

El empleado no tendrá automáticamente una cuenta de Toast Web. Se necesita una cuenta de Toast Web para acceder a Toast Web para tareas como actualizaciones de menú y precios, informes, y gestión de lealtad y tarjetas de regalo. Invitar a un empleado a crear una cuenta de Toast Web es opcional: la mayoría de los restaurantes solo hacen esto para empleados que necesitan acceso para gestionar la configuración de Toast Web.

Importante: Cuando invites a un empleado a Toast Web, no podrá usar su código de acceso de POS hasta que haya aceptado la invitación por correo electrónico y establecido su contraseña. Esto generalmente toma alrededor de un minuto para completarse.

Para invitar a un empleado a crear una cuenta de Toast Web, consulta la sección Crear una cuenta de Toast Web en Iniciar sesión en Toast: Crear una cuenta.

Perfil vs. cuenta: Un perfil es donde se almacena la información de un individuo. Una cuenta es la combinación de correo electrónico y contraseña que da acceso a una plataforma de Toast. Un empleado puede tener un perfil sin una cuenta de Toast Web.

Volver al inicio

Preguntas Frecuentes

El empleado no recibió su correo electrónico de incorporación. ¿Qué debo hacer?

Después de que selecciones Añadir al equipo, Toast envía automáticamente un correo electrónico de "bienvenida" a la dirección ingresada en el Paso 3. Si el empleado no puede encontrarlo:

1. Pídeles que revisen su carpeta de spam o correo no deseado.
2. Si la dirección de correo electrónico se ingresó incorrectamente y el empleado aún no ha actuado sobre el correo electrónico de bienvenida original, navega a su perfil, selecciona Perfil > Cuenta de Usuario > Actualizar, y corrige la dirección.
3. Si el empleado ya utilizó el correo electrónico de bienvenida o el correo necesita ser reenviado, consulta Toast Payroll: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado.

Nota: El correo electrónico de "bienvenida" enviado durante la incorporación no puede ser reenviado. Se puede enviar un correo electrónico de "invitación" por separado desde la página del equipo. Consulta Toast Payroll: Reenvía el correo electrónico de incorporación de nuevo empleado para obtener todos los detalles.

¿Puedo omitir el SSN durante la incorporación?

Sí, puedes omitir el campo de SSN si Requerir SSN para la incorporación de empleados no está configurado en Sí en Configuraciones > Nueva Contratación > Configuraciones. Sin embargo, Toast recomienda encarecidamente recopilar los SSN de todos los empleados. Los empleados contratados sin un SSN pueden resultar en declaraciones de impuestos incompletas o inexactas, datos de nuevas contrataciones no reportados y avisos fiscales con multas, intereses o tarifas. Para más detalles, consulte Toast Payroll: Política de Información del Número de Seguro Social (SSN).

¿Qué significa la pantalla "puede que ya tenga un perfil"?

Esta pantalla aparece cuando Toast Payroll detecta un perfil existente con un nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono similar. Revisa los perfiles sugeridos: si uno coincide con la persona que estás contratando, selecciónalo para consolidar registros y evitar un duplicado. Si ninguno coincide, selecciona Continuar creando un nuevo perfil. Para detalles sobre los tipos de insignias y lo que cada una significa, consulta Toast Payroll: Detección de Perfiles Duplicados en Toast.

El empleado no tiene una dirección de correo electrónico. ¿Todavía puedo agregarlos?

Sí. Ver Toast Payroll: Empleados sin direcciones de correo electrónico para instrucciones sobre cómo completar los pasos de incorporación del empleado en su nombre, incluyendo la presentación de un formulario I-9 en papel y el llenado de su formulario W-4.

El campo del SSN muestra "Este SSN ya está en uso." ¿Qué debo hacer?

Seleccione X en la esquina superior derecha, luego seleccione Descartar y salir para cerrar el flujo de trabajo sin guardar. Siga Toast Payroll: Resolver números de seguro social duplicados (SSNs) para identificar el perfil duplicado y tomar medidas antes de reiniciar el flujo de trabajo de nuevos empleados.

Volver al inicio

Artículos relacionados

• Toast Payroll: Incorporación de empleados (Guía del empleado)
• Toast Payroll: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevos empleados
• Toast Payroll: Obtener ayuda con nuevos empleados
• Toast Payroll: Empleados sin direcciones de correo electrónico
• Toast Payroll: Detección de perfiles duplicados en Toast
• Toast Payroll: Recursos para empleados
• Toast Payroll: Dar acceso a un no empleado
• Manual de USCIS para empleadores: Verificación del formulario I-9
• Preguntas frecuentes sobre el formulario W-4 para empleados y empleadores del IRS

Volver al inicio

Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado a ser asesoría legal, fiscal, de recursos humanos, ni de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacte a un abogado u otro profesional para obtener asesoría específica.