Nómina Toast: Nuevos empleados contratados (Guía para empleadores)

Consideraciones antes de contratar empleados
- Puntos clave del flujo de trabajo de nuevos empleados
- Solicitar clasificación SSN y EEO-1
Contratar un empleado
- Invitar a un empleado de Nómina Toast a crear una cuenta de Toast Web
Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado (nueva página)
Recursos adicionales

Consideraciones antes de contratar empleados

Puntos clave del flujo de trabajo de nuevos empleados

Los empleados pueden ser contratados desde un dispositivo móvil.
Los empleadores deben completar todos los pasos del flujo de trabajo de nuevos empleados que se enumera a continuación a la vez. El flujo de trabajo no se puede pausar; esto ayuda a evitar perfiles incompletos y duplicados.
Durante la incorporación, se pueden agregar varios trabajos o grupos de pago al perfil de un empleado.
Los números de seguro social y las direcciones de correo electrónico ahora pueden omitirse durante los pasos de la nueva contratación, pero esta omisión opcional solo debe usarse cuando sea absolutamente necesario, ya que puede limitar severamente los beneficios que un empleado obtiene de Nómina Toast.
- Los empleados contratados sin dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión en el sistema, completar sus propios pasos, agregar una cuenta de depósito directo, completar sus formularios I-9 y W-4, acceder a un talón de pago o recuperar documentos de fin de año como un formulario W-2.
- Los empleados contratados sin número de seguro social pueden resultar en declaraciones de impuestos incompletas o inexactas y en informes de nuevos empleados. También pueden causar avisos fiscales que resulten en penalizaciones, intereses o cargos. Consulta Nómina Toast: política de información del número de seguro social (SSN) para obtener más detalles.

Solicitar clasificación SSN y EEO-1

Nómina Toast permite a los usuarios personalizar dos funciones de la nueva experiencia de contratación de empleados: requerir un número de seguro social (SSN) y/o una clasificación EEO-1. Estas configuraciones son para toda la empresa y se aplican a los usuarios que fueron contratados después de que se seleccionaron las configuraciones. Para personalizar estas opciones, ve a Configuración > Nueva contratación > Configuración. Cuando termines, no olvides presionar Guardar en la parte inferior de la página.

La clasificación EEO-1 es en gran medida útil para los empleadores de California (entre otros) a quienes se les puede solicitar que informen esta información.
Los SSN inexactos o faltantes pueden resultar en declaraciones de impuestos inexactas, declaraciones de impuestos no aceptadas por las agencias y/o sanciones financieras. Por esta razón, recomendamos encarecidamente dejar la configuración como Sí para evitar posibles consecuencias.

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Pasos de flujo de trabajo de nueva contratación

Inicia sesión en payroll.toasttab.com y selecciona Equipo. Si necesitas ayuda para iniciar sesión, consulta Nómina Toast: Iniciar sesión.
Selecciona + Agregar miembro del equipo en la esquina superior derecha.
Se condensó este flujo de trabajo actualizado de nuevos empleados. El primer paso solicita información básica y detalles del empleo.
1. Los campos de la dirección de correo electrónico no son obligatorios; sin embargo, los empleados contratados sin dirección de correo electrónico no pueden iniciar sesión, completar un formulario I-9 o W-4, ver sus talones de pago o acceder a un posible formulario W-2 o formulario 1095-C hacia fin de año.
2. Por el momento, el número de identificación de empleado debe tener entre 4 y 8 dígitos, pero puede cambiarse a cualquier número después de la incorporación a través de Empleo > Puesto.
3. Los requisitos del campo Número de seguro social (SSN) se basan en la selección que hiciste en Configuración > Nueva contratación > Configuración.
  1. Los empleados contratados sin un SSN pueden resultar en declaraciones de impuestos incompletas o inexactas y en informes de nuevos empleados. También pueden causar avisos fiscales que resulten en penalizaciones, intereses y cargos para el restaurante.
  2. Los nuevos empleados establecidos como contratistas (1099) no verán el campo SSN.
  3. Si recibes un error que dice que este SSN ya está siendo utilizado por otro empleado, selecciona la X en la esquina superior derecha y selecciona Descartar y salir para volver a salir. Ahora sigue los pasos en Nómina Toast: Resuelve los números de seguro social (SSN) duplicados para localizar el SSN duplicado y toma medidas para corregir el error.
Este siguiente paso incluye preguntas sobre los roles laborales y las tasas salariales de este empleado.
1. La experiencia cambiará dependiendo de si se elige Por hora o Salario.
2. Selecciona el botón + Agregar tarea para agregar tareas adicionales para que este empleado registre su entrada.
3. El campo Código de acceso al POS se definirá de manera predeterminada como el campo Número de identificación del empleado en el paso anterior, pero se puede cambiar a cualquier número no asignado. Si eliminas el código de acceso al POS, el empleado no podrá acceder a un dispositivo POS de Toast.
4. La clasificación EEO-1 solo estará disponible cuando los usuarios tengan la selección configurada en Sí. Consulta Nómina Toast: Guía de informes EEO-1 para obtener detalles sobre cómo usar esta información en Nómina Toast.
5. Obtén más información sobre los roles de seguridad (permisos de Nómina Toast) en Nómina Toast: Gestionar roles de seguridad. Los nuevos empleados heredan los permisos de POS de su trabajo asignado.
¡NUEVO! Los clientes de Nómina Toast Pro ahora pueden gestionar la cobertura de beneficios de los empleados a través de SimplyInsured. Los empleados seguirán estos pasos para inscribirse. Si tu restaurante utiliza Nómina Toast Pro, solo necesitarás ingresar aquí los datos de la política de TAFW.
A continuación, selecciona qué documentos verá este empleado durante su incorporación. Sin una dirección de correo electrónico ingresada en el paso de información básica, los empleados no podrán ver estos documentos ni completar su propia parte de la incorporación.
1. Puedes agregar documentos PDF adicionales específicos para un solo empleado. Selecciona el botón + Cargar archivos o arrastra y suelta los archivos en el cuadro.
En el último paso, es una buena práctica revisar la información que ingresaste para garantizar la exactitud. Usa el lápiz de edición de una sección para hacer ajustes.
1. En la parte inferior de la página, obtén una vista previa de los pasos que un empleado completa para su parte de la incorporación.
2. Selecciona Agregar al equipo para completar tu parte del proceso de nueva contratación.
  1. Si ingresaste una dirección de correo electrónico para este empleado, Toast enviará automáticamente un correo electrónico al empleado con instrucciones sobre su parte del nuevo proceso de contratación, comenzando con la creación de una contraseña.
  2. Si no se ingresó un correo electrónico, una ventana emergente indicará que esto debe hacerse para que el empleado cree una contraseña y complete su parte de la incorporación.
  3. Si el empleado no puede encontrar el correo electrónico o es necesario reenviarlo, consulta Nómina Toast: Reenviar correo electrónico de incorporación de nuevo empleado.
Después de seleccionar Agregar al equipo, el empleado recibirá un correo electrónico de bienvenida en la dirección ingresada en el paso 3 anterior. Después de usar este correo electrónico para establecer una contraseña y crear una cuenta de Toast, deben usar Nómina Toast: incorporación de empleados (Guía para empleados) para completar sus pasos de incorporación. Posteriormente, toast.help/eployees contiene toda la información que necesita y las respuestas a preguntas sobre los talones de pago, los formularios W-2 o el uso del sistema de Nómina Toast en general.
1. Nómina Toast permite que la nómina se procese con un nuevo empleado, incluso si su incorporación está incompleta. Los empleados pueden terminar su porción más tarde sin afectar la nómina.
2. El correo electrónico y la contraseña del empleado se utilizan para iniciar sesión en Toast Web, Nómina Toast, la aplicación MyToast y otros productos Toast. Si tienes inquietudes sobre el nivel de acceso a Toast Web que tiene una persona, consulta los permisos de su perfil de Toast Web o su rol de seguridad en Nómina Toast.
3. Si el nuevo empleado no puede recibir el correo electrónico de bienvenida porque se ingresó una dirección de correo electrónico incorrecta, ya no tiene acceso a su cuenta de correo electrónico o simplemente necesita actualizarse, los empleadores pueden navegar al perfil de empleado en Nómina Toast, seleccionar Perfil > Cuenta de usuario y seleccionar Actualizar para cambiar la dirección de correo electrónico. Sin embargo, esto solo puede hacerse antes de que el nuevo empleado interactúe con su correo electrónico de bienvenida. De lo contrario, se deberá enviar un correo electrónico de invitación.
A partir de marzo de 2024, los empleados en los estados de Alaska, Indiana, Luisiana, Carolina del Sur, Washington y Virginia Occidental requieren una asignación de Código Ocupacional Estándar (SOC) para la recopilación de datos ocupacionales y la compensación laboral. Dado que esta opción no aparece durante el flujo de trabajo de la nueva contratación, los empleadores de empleados con una ubicación fiscal laboral (WTL) en uno de esos seis estados pueden decidir configurar esta opción después de completar los pasos anteriores. Consulta las instrucciones sobre cómo hacerlo en Nómina Toast: Usar códigos de clasificación ocupacional estándar (SOC). Si no se asigna un código a los empleados con un WTL en uno de esos seis estados, se establecerá de manera predeterminada el código SOC de 35-9000 trabajadores relacionados con la preparación y servicio de alimentos.

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Invitar a un empleado de Nómina Toast a crear una cuenta de Toast Web

Lo primero es lo primero, ¿cuál es la diferencia entre un perfil y una cuenta? En resumen, un perfil es una página web donde se almacena la información de una persona, pero una cuenta es un conjunto de credenciales de inicio de sesión (típicamente una dirección de correo electrónico y una contraseña) que ofrece a una persona acceso a una plataforma Toast (por ejemplo, Toast Web, Nómina Toast, la aplicación MyToast, etc.). Obtén más información sobre la diferencia entre perfiles y cuentas en Iniciar sesión en Toast: Crear una cuenta.

Después de que el empleador y el empleado hayan terminado sus pasos del proceso de nueva contratación en Nómina Toast, el empleado tendrá un perfil en Nómina Toast y una cuenta en Nómina Toast. También tendrá un perfil de Toast Web con un código de acceso al POS, pero no tendrá una cuenta de Toast Web. Esto significa que el empleado podrá acceder a Nómina Toast (en función de su rol de seguridad), pero, de manera predeterminada, no podrá acceder a Toast Web (seguirá pudiendo usar un dispositivo POS de Toast en función de los permisos que le permita su puesto). Invitar a un usuario a crear una cuenta de Toast Web es opcional y la mayoría de los restaurantes solo invitan a las personas que necesitan acceso a Toast Web para actualizaciones de menús y precios, informes, gestión de fidelidad y tarjetas de regalo, entre otros.

Si deseas invitar a tu empleado a crear una cuenta de Toast Web, consulta la sección Crear una cuenta Toast Web de Iniciar sesión en Toast: Crear una cuenta. Ten en cuenta que cuando invites a un empleado en Toast Web, no podrá usar su código de acceso al POS hasta que haya aceptado la invitación por correo electrónico y establecido su contraseña. Sin embargo, solo te llevará un minuto completarlo.

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Recursos adicionales

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.