Toast Payroll: Lea su paquete de impuestos trimestral

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Encuentre su paquete de impuestos trimestral
• Revise y verifique su paquete de impuestos trimestral
• Encuentre los formularios 940, 941 y 944 en su paquete
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Aplica a: Toast Payroll

Permisos necesarios:

• Acceso al área de informes en Toast Payroll, con la presentación de impuestos habilitada

Lo que logrará: Encuentre su paquete de impuestos trimestral más reciente o histórico, luego revise cada parte para confirmar que sus impuestos se presentaron correctamente.

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Encuentra tu paquete de impuestos trimestral

Un paquete de impuestos trimestral es un conjunto de documentos que contiene todos los documentos y declaraciones de impuestos presentados ante las agencias fiscales estatales y federales en tu nombre por Toast Payroll. Los formularios federales 940, 941 y (cuando sea apropiado) 944 están incluidos en el paquete de impuestos trimestral.

Cuando un paquete de impuestos está disponible, se envía un correo electrónico de notificación a la última persona que presentó la nómina. Los paquetes de impuestos trimestrales suelen estar disponibles la tercera semana completa del mes siguiente al cierre del trimestre. Si no ves un paquete justo después del cierre del trimestre, lo más probable es que aún no se haya subido.

Para encontrar tu paquete de impuestos trimestral más reciente o cualquier paquete histórico, navega a Informes > Presentación de Impuestos. Utiliza los menús desplegables Año y FEIN para establecer el año correcto y el ID fiscal, luego selecciona el flecha azul junto al trimestre que necesitas ver y descargar los archivos.

También puedes acceder a tu paquete más reciente desde el Centro de Impuestos. En Toast Payroll, selecciona Impuestos en el menú de navegación de la izquierda, luego selecciona el botón de descarga del paquete de impuestos. Para más información sobre el Centro de Impuestos, consulta Toast Payroll: Gestionar Impuestos de Nómina.

Resultado esperado: El paquete de impuestos trimestral seleccionado se descarga como un PDF que puedes guardar para tus registros.

Nota: Si un paquete que esperas no está en Informes > Presentación de Impuestos, o no aparece ningún paquete, consulta "¿Por qué no está disponible mi paquete de impuestos trimestral para descargar?" en la sección de Preguntas Frecuentes a continuación.

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Revisa y Verifica tu Paquete de Impuestos Trimestral

Toast recomienda revisar su paquete de impuestos trimestral en cuatro partes, en este orden:

1. Página de resumen
2. Resumen de conciliación y variaciones
3. Declaraciones de impuestos y presentaciones
4. Archivo fiscal de la empresa (esto incluye una alerta sobre problemas de presentación)

Paso 1 - Página de Resumen

La primera página proporciona un glosario de términos de actividad fiscal para el trimestre. Revise la descripción en el centro de esta página. Las cifras en las páginas siguientes son indicadores de sobrepagos o subpagos que pueden haber causado variaciones, las cuales se acreditarán o debitarán de su cuenta bancaria.

Paso 2 - Resumen de Conciliación y Variaciones

Su variación fiscal general se encuentra en la esquina superior derecha de la segunda página del paquete de impuestos trimestral. Una variación es la diferencia entre lo que se debe a las agencias fiscales y la cantidad recaudada durante el procesamiento estándar de nómina. Todas las variaciones fiscales, ya sea un crédito o un débito, impactan su cuenta a mediados de mes, aproximadamente entre el 19 y el 25, en el mes que sigue al final del trimestre.

Si no se necesita efectivo adicional, el Resumen de Conciliación muestra un saldo cero para las recaudaciones.

Si se necesita efectivo adicional, la cantidad mostrada se debita de su cuenta.

La mitad inferior de la página concilia la cantidad de impuestos que debía con las cantidades retenidas y remitidas a las agencias fiscales federales y estatales. Las columnas son:

• La columna de Responsabilidad muestra lo que se debe según los salarios y las tasas impositivas para esos impuestos.
• La columna de Depósitos muestra la cantidad de fondos recaudados durante el trimestre a través de la nómina que se deben remitir a las agencias.
• La Ajuste Anterior muestra cualquier crédito o saldo pendiente para el impuesto asociado.
• La columna de Variación muestra la diferencia entre las columnas de Responsabilidad, Depósitos y Ajuste Anterior.
• La Tipo de Depósito describe cómo se incluye la variación en la variación total del impuesto trimestral, ya sea un crédito a su cuenta bancaria o un débito a su cuenta bancaria.

Nota: Una variación a menudo es causada por una tasa impositiva incorrecta, como una tasa de Desempleo Estatal (SUTA/SUI) que difiere de la tasa que el estado le asignó. Para revisar o actualizar una tasa, navegue a Ajustes > Nómina > Cuentas de Impuestos. Para más información sobre cómo localizar su tasa, consulte Toast Payroll: Encuentre su tasa SUTA/SUI.

Paso 3 - Revisar Declaraciones de Impuestos y Presentaciones

Las páginas que siguen al Resumen de Conciliación son copias de todas las declaraciones de impuestos y presentaciones del trimestre, en orden alfabético por estado. Las declaraciones federales vienen antes de las declaraciones estatales, y estos documentos constituyen la mayoría de su paquete de impuestos.

Estos documentos se almacenan en Toast Payroll, pero Toast recomienda que los descargue para sus propios registros. Si utiliza un contador, es posible que necesite estos documentos.

Paso 4 - Archivo Fiscal de la Empresa

Revise esta sección para confirmar que sus presentaciones se han procesado y que la información en ciertas columnas es correcta. Si no es así, podría resultar en multas o cargos por intereses de las agencias fiscales. Para revisar esto, desplácese hasta el último documento en su paquete de impuestos trimestrales.

1. Revise la Número de Identificación del Empleador (EIN)columna. Esta columna proporciona una alerta sobre la presentación de impuestos. Si hay unSolicitadomensaje en esta columna, Toast no pudo presentar con éxito un impuesto en particular.
   1. Si ya has recibido tu EIN, agrégalo a tu Cuentas de Impuestos página. Para instrucciones, consulta Toast Payroll: Obtén ayuda con las Cuentas de Impuestos.
   2. Si aún no has recibido tu EIN, utiliza los enlaces en Toast Payroll: Regístrate para las Cuentas de Impuestos Estatales para localizarlo, luego agrégalo a la página de Cuentas de Impuestos.
   3. Una vez que se haya agregado, solicita una "excepción de fin de trimestre" seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Toast Payroll. Incluye detalles sobre el trimestre o trimestres afectados y qué cuenta estaba en estado de Solicitado.

2. Revisa la Tasa (%) columna y verifica que las tasas sean correctas. Para ayuda localizando tus tasas, consulta Toast Payroll: Regístrate para las Cuentas de Impuestos Estatales. Si una tasa no es correcta, navega a Configuraciones > Nomina > Cuentas de Impuestos y edita la tasa apropiada.
3. Revisa la Frecuencia columna. Esto representa con qué frecuencia Toast Payroll remite impuestos retenidos a las agencias fiscales. Si no es correcto, navega a Configuraciones > Nomina > Cuentas de Impuestos para editar la frecuencia de pago.

Resultado esperado: Has confirmado que no hay mensajes de Solicitado y que tus tasas y frecuencias de pago son correctas, o has tomado los pasos anteriores para resolver cualquier problema que encontraste.

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Encuentra los Formularios 940, 941 y 944 en Tu Paquete

Los formularios fiscales federales se encuentran dentro del paquete de impuestos trimestral, no en un informe separado. Para encontrarlos, navega a Informes > Presentación de Impuestos, establece el Año correcto y el FEIN, luego selecciona el botón flecha azul para abrir el paquete.

• El Formulario 940 es la declaración anual federal de desempleo (FUTA). Se incluye solo en tu paquete de impuestos del Cuarto Trimestre y generalmente aparece alrededor de la quinta página.
• El Formulario 941 es la declaración federal trimestral para el impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Se incluye en el paquete de impuestos de cada trimestre y generalmente aparece alrededor de la sexta a la octava página.
• El Formulario 944 es la versión anual del Formulario 941, presentada por los empleadores más pequeños. Si Toast Payroll presenta el Formulario 944 por ti, se incluye en tu paquete de impuestos del Cuarto Trimestre. Una empresa tendrá ya sea el Formulario 941 o el Formulario 944, pero no ambos.

Nota: Si no puedes encontrar el Formulario 941 en el paquete de un trimestre, confirma que has abierto el trimestre y el FEIN correctos y que has desplazado hacia abajo más allá de las páginas de Resumen de Reconciliación hasta las declaraciones federales. Para más detalles sobre estos formularios, consulta Toast Payroll: Obtén ayuda con los formularios 940, 941 y 944.

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Preguntas Frecuentes

¿Dónde encuentro mi paquete de impuestos trimestral?

Encuentras tu paquete de impuestos trimestral navegando a Informes > Presentación de Impuestos en Toast Payroll. Establece el Año y el FEIN correctos usando los menús desplegables, luego selecciona el botón flecha azul junto al trimestre que necesitas ver y descargar el paquete. También puedes acceder a tu paquete más reciente seleccionando Impuestos en el menú de navegación de la izquierda para abrir el Centro de Impuestos.

También preguntado como:

• ¿Dónde encuentro mis informes de impuestos trimestrales?
• ¿A dónde voy para encontrar el paquete de presentación de impuestos trimestral?
• ¿Cómo descargo mi paquete de impuestos trimestral?

¿Por qué no está disponible mi paquete de impuestos trimestral para descargar?

Es posible que tu paquete de impuestos trimestral aún no esté disponible para descargar porque los paquetes generalmente se cargan en la tercera semana completa del mes siguiente al cierre del trimestre. Si el trimestre se cerró recientemente, vuelve a consultar después de ese momento. Si el plazo ha pasado y un paquete para el que procesaste la nómina aún falta en Informes > Presentación de Impuestos, contacta al Servicio al Cliente de Toast seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina de Toast para que puedan confirmar si se debió emitir un paquete.

También preguntado como:

• ¿Por qué falta mi paquete de impuestos del primer trimestre?
• Mis paquetes trimestrales no aparecen en la sección de presentación de impuestos, ¿qué debo hacer?
• El paquete no está allí, ¿cómo lo obtengo?

¿Dónde está el Formulario 941 en mi paquete de impuestos trimestral?

El Formulario 941 está dentro de tu paquete de impuestos trimestral, incluido en el paquete de cada trimestre, y generalmente aparece alrededor de la sexta a la octava página después de la sección de Resumen de Conciliación. Para abrir el paquete, navega a Informes > Presentación de Impuestos, establece el Año y el FEIN, y selecciona el flecha azul botón. Si necesitas el Formulario 941 para varios trimestres pasados, abre y descarga cada paquete de impuestos trimestral para los períodos que necesites.

También preguntado como:

• No tengo un 941 en mis paquetes trimestrales, ¿dónde está?
• No estoy encontrando el Formulario 941 en nuestro paquete de impuestos trimestral.
• ¿Cómo obtengo mi 941 para trimestres anteriores?

¿Qué significa mi variación de impuestos y cuándo se reflejará en mi cuenta?

Tu variación de impuestos es la diferencia entre lo que debías a las agencias fiscales y lo que se recaudó durante el procesamiento estándar de nómina, y se muestra en la esquina superior derecha de la segunda página de tu paquete de impuestos trimestral. La variación, ya sea un crédito o un débito, se refleja en tu cuenta bancaria a mediados de mes, aproximadamente entre el 19 y el 25, en el mes siguiente al cierre del trimestre. Una variación a menudo es causada por una tasa de impuestos incorrecta, como una tasa de SUTA/SUI que no coincide con la tasa asignada por tu estado.

También preguntado como:

• ¿Cuál es la recaudación adicional de efectivo en mi paquete de impuestos?
• ¿Por qué se me debitó por una variación de impuestos?
• ¿Dónde veo mi variación del primer trimestre?

¿Qué debo hacer si recibí un aviso de la agencia o si mi presentación fue rechazada?

Si recibiste un aviso de una agencia estatal o federal, o si tu presentación trimestral fue rechazada, primero revisa la sección Archivo Fiscal de la Empresa de tu paquete de impuestos trimestral para ver un mensaje de Solicitado o una tasa, número de cuenta o frecuencia incorrectos, y corrígelo en la página Configuraciones > Nomina > Cuentas de Impuestos . Si el problema no es algo que puedas resolver en la página de Cuentas de Impuestos, contacta a Atención al Cliente de Toast seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nomina de Toast. Para más información sobre presentaciones rechazadas, consulta Toast Nomina: Obtén ayuda con rechazos de presentaciones fiscales.

También preguntado como:

• Nuestras presentaciones fiscales trimestrales fueron rechazadas, ¿qué debo hacer?
• Recibí una carta del IRS sobre mis formularios.
• Mi declaración fue presentada con la dirección incorrecta.

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Este contenido es solo para fines informativos y no está destinado como asesoría legal, fiscal, de recursos humanos o de ningún otro tipo profesional. Por favor, contacta a un abogado u otro profesional para obtener asesoría.