Nómina Toast: Lee tu paquete fiscal trimestral

En este artículo:

• Antes de comenzar
• Busca tu paquete fiscal trimestral
• Revisa y verifica tu paquete fiscal trimestral
• Busca los formularios 940, 941 y 944 en tu paquete
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

• Acceso al área Informes en Nómina Toast, con informes de declaración de impuestos activados

Lo que lograrás: Busca tu paquete fiscal trimestral más reciente o histórico y, luego, revisa cada parte para confirmar que los impuestos se hayan declarado correctamente.

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Busca tu paquete fiscal trimestral

Un paquete impositivo trimestral es un conjunto de documentos que contiene todos los documentos y declaraciones fiscales presentados por Nómina Toast ante agencias tributarias estatales y federales en tu nombre. Los formularios federales 940, 941 y (si corresponde) 944 se incluyen en el paquete impositivo trimestral.

Cuando un paquete fiscal está disponible, se envía un correo electrónico de notificación a la última persona que envió la nómina. Los paquetes fiscales trimestrales suelen estar disponibles la tercera semana completa del mes siguiente al cierre del trimestre. Si no ves un paquete justo después del cierre del trimestre, lo más probable es que todavía no se haya cargado.

Para encontrar tu paquete impositivo trimestral más reciente o cualquier paquete histórico, inicia sesión en payroll.toasttab.com y ve a Informes > Presentación de impuestos. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.) Usa los menús desplegables Año y FEIN para establecer el año y el identificador fiscal correctos. Luego, selecciona el botón de flecha azul junto al trimestre que necesitas para ver y descargar los archivos.

También puedes comunicarte con tu paquete más reciente desde el Tax Center. En Nómina Toast, selecciona Impuestos en el menú de navegación de la izquierda y, luego, selecciona el botón de descarga del paquete fiscal. Para obtener más información sobre el Tax Center, consulta Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina. (Si no ves Impuestos en el lado izquierdo de la pantalla, selecciona Nómina en la barra de navegación de Toast Web a la izquierda para que aparezca la barra de navegación de Nómina Toast).

Resultado previsto: El paquete fiscal trimestral seleccionado se descarga en PDF y puedes guardarlo para tus registros.

Nota: Si un paquete que esperas no está en Informes > Presentación de impuestos, o no aparece ningún paquete, consulta “¿Por qué no está disponible mi paquete fiscal trimestral para descargar?” en la sección Preguntas frecuentes a continuación.

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Revisa y verifica tu paquete fiscal trimestral

Toast recomienda revisar tu paquete fiscal trimestral en cuatro partes, en este orden:

1. Página de resumen
2. Recapitulación y variaciones de la conciliación
3. Declaraciones y declaraciones de impuestos
4. Archivo de impuestos de la empresa (incluye una marca roja en problemas de declaración)

Paso 1: Página de resumen

La primera página proporciona un glosario de los términos de actividad fiscal del trimestre. Revisa la descripción en el centro de esta página. Las cifras de las páginas siguientes son indicadores de pagos en exceso o insuficientes que pueden haber causado variaciones, y se acreditarán o debitarán de tu cuenta bancaria.

Paso 2: Resumen y variantes de la conciliación

Tu variación impositiva general se encuentra en la esquina superior derecha de la segunda página del paquete fiscal trimestral. Una variación es la diferencia entre lo que se debe a las agencias tributarias y el monto cobrado durante el procesamiento de nómina estándar. Todas las variaciones impositivas, ya sea un crédito o un débito, afectan a tu cuenta MID de mes, aproximadamente entre el 19 y el 25, en el mes que sigue al final del trimestre.

Si no se necesita efectivo adicional, el Resumen de conciliación muestra un saldo cero para los cobros.

Si se necesita efectivo adicional, el monto que se muestra se debita de tu cuenta.

La mitad inferior de la página concilia el monto de impuestos que debes con los montos retenidos y remitidos a las agencias fiscales federales y estatales. Las columnas son:

• La columna Pasivo muestra lo que se debe en función de los salarios y las tasas impositivas de esos impuestos.
• En la columna Depósitos figura la cantidad de fondos recaudados durante el trimestre mediante nómina que se remitirán a los organismos.
• La columna Ajuste previo muestra los créditos o saldos pendientes del impuesto asociado.
• La columna Variación muestra la diferencia entre las columnas Pasivo, Depósitos y Ajuste previo.
• El tipo de depósito describe cómo se incluye la variación en la variación impositiva trimestral general, ya sea un crédito en tu cuenta bancaria o un débito en tu cuenta bancaria.

Nota: Una variación a menudo se debe a una tasa impositiva incorrecta, como una tasa de desempleo estatal (SUTA/SUI) que difiere de la tasa que el estado te asignó. Para revisar o actualizar una tasa, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales. Para obtener más información sobre cómo localizar tu tasa, consulta Nómina Toast: Encuentra tu tasa SUTA/SUI.

Paso 3: Revisar las declaraciones y declaraciones de impuestos

Las páginas que siguen al resumen de conciliación son copias de todas las declaraciones y declaraciones de impuestos del trimestre, en orden alfabético por estado. Las declaraciones federales son anteriores a las estatales y estos documentos constituyen la mayor parte de tu paquete fiscal.

Estos documentos se almacenan en Nómina Toast, pero Toast recomienda que los descargues para tus propios registros. Si usas un contador, es posible que necesite estos documentos.

Paso 4 - Archivo de impuesto de sociedades

Revisa esta sección para confirmar que tus declaraciones se hayan completado y que la información de ciertas columnas sea correcta. Si no lo es, podría resultar en sanciones o cargos de intereses por parte de las agencias fiscales. Para revisar esto, desplázate hasta el último documento de tu paquete fiscal trimestral.

1. Revisa la columna Número de identificación del empleador. Esta columna muestra una señal de alerta alrededor de la declaración. Si hay un mensaje en esta columna, Toast no pudo declarar correctamente un impuesto en particular.
   1. Si ya recibiste tu EIN, agrégalo a la página de Cuentas fiscales. Para obtener instrucciones, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas fiscales.
   2. Si aún no recibiste tu EIN, usa los enlaces de Nómina Toast: Regístrate en Cuentas Tributarias Estatales para localizarla y, luego, agrégala a la página Cuentas fiscales.
   3. Una vez que se haya agregado, solicita una “excepción de fin de trimestre” seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast. Incluye detalles sobre el trimestre o los trimestres afectados y qué cuenta recibió el estado de Solicitada.

2. Revisa la columna Tarifa (%) y verifica que las tarifas sean correctas. Para obtener ayuda para localizar tus tarifas, consulta Nómina Toast: Regístrate para cuentas fiscales estatales. Si una tasa no es correcta, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales dentro de Nómina Toast y edita la tasa apropiada.
3. Revisa la columna Frecuencia. Esta es la frecuencia con la que Nómina Toast remite las retenciones fiscales a las agencias tributarias. Si no es correcto, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales dentro de Nómina Toast para editar la frecuencia de pago.

Resultado previsto: Confirmaste que no hay mensajes de Aplicado para y que tus tarifas y frecuencias de pago son correctas, o que tomaste los pasos anteriores para resolver los problemas que encontraste.

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Busca los formularios 940, 941 y 944 en tu paquete

Los formularios de impuestos federales se encuentran dentro del paquete fiscal trimestral, no en un informe separado. Para encontrarlos, ve a Informes > Presentación de impuestos, establece el año y FEIN correctos, luego selecciona el botón de flecha azul para abrir el paquete. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.)

• El formulario 940 es la declaración anual del seguro de desempleo federal (FUTA). Se incluye solo en el paquete fiscal del cuarto trimestre y suele aparecer en la quinta página.
• El formulario 941 es la declaración federal trimestral del impuesto sobre la renta, el Seguro Social y Medicare. Se incluye en el paquete fiscal de cada trimestre y suele aparecer en torno a la sexta a la octava página.
• El formulario 944 es la versión anual del formulario 941, presentada por los empleadores más pequeños. Si Nómina Toast presenta el Formulario 944 por ti, se incluye en tu paquete fiscal del cuarto trimestre. Una empresa tendrá el formulario 941 o el formulario 944, pero no ambos.

Nota: Si no puedes encontrar el formulario 941 en el paquete trimestral, confirma que abriste el trimestre y el FEIN correctos y que ya no estás en las páginas de Resumen de conciliación para presentar las declaraciones federales. Para obtener más detalles sobre estos formularios, consulta Nómina Toast: Obtén ayuda con los formularios 940, 941 y 944.

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Preguntas frecuentes

¿Dónde puedo encontrar mi paquete fiscal trimestral?

Para ver tu paquete fiscal trimestral, ve a Informes > Presentación de impuestos en Nómina Toast.  (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.) Define el año y el FEIN correctos en los menús desplegables y, luego, selecciona el botón de flecha azul junto al trimestre que necesitas ver y descargar el paquete. También puedes llegar a tu paquete más reciente seleccionando Impuestos en el menú de navegación de la izquierda para abrir el Centro de impuestos.

También se le preguntó como:

• ¿Dónde puedo encontrar mis informes fiscales trimestrales?
• ¿A dónde debo ir para encontrar el paquete de declaración de impuestos trimestral?
• ¿Cómo descargo mi paquete fiscal trimestral?

¿Por qué no está disponible mi paquete fiscal trimestral para descargar?

Es posible que tu paquete fiscal trimestral todavía no esté disponible para descargar, porque los paquetes suelen cargarse la tercera semana completa del mes siguiente al trimestre. Si el trimestre cerró recientemente, vuelve a verificarlo después de ese punto. Si pasó la ventana de tiempo y aún falta un paquete para el que procesaste la nómina en Informes > Declaración de impuestos, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para que puedan confirmar si se debería haber emitido un paquete. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.)

También se le preguntó como:

• ¿Por qué falta mi paquete fiscal del primer trimestre?
• Mis paquetes trimestrales no aparecen en la sección de declaración de impuestos. ¿Qué debo hacer?
• El paquete no está, ¿cómo puedo obtenerlo?

¿Dónde está el formulario 941 de mi paquete fiscal trimestral?

El formulario 941 está dentro de tu paquete fiscal trimestral, incluido en el paquete de cada trimestre, y suele aparecer alrededor de la sexta a la octava página después de la sección Resumen de la conciliación. Para abrir el paquete, ve a Informes > Presentación de impuestos, establece el año y FEIN correctos, y selecciona el botón de flecha azul. Si necesitas el formulario 941 de varios trimestres anteriores, abre y descarga cada paquete fiscal trimestral durante los períodos que necesites. (Cuando selecciones Informes en Nómina Toast, deberías ver una URL que comienza con payroll.toasttab.com. Visita Nómina Toast en Toast Web para conocer cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast.)

También se le preguntó como:

• No tengo un 941 en mis paquetes trimestrales, ¿dónde está?
• No encuentro el formulario 941 en nuestro paquete fiscal trimestral.
• ¿Cómo obtengo mi 941 de trimestres anteriores?

¿Qué significa mi variación de impuestos y cuándo afectará mi cuenta?

Tu variación impositiva es la diferencia entre lo que debes a las agencias tributarias y lo que se recaudó durante el procesamiento de nómina estándar. Se muestra en la esquina superior derecha de la segunda página de tu paquete fiscal trimestral. La variación, ya sea un crédito o un débito, afecta a tu cuenta bancaria a MID de mes, aproximadamente entre el 19 y el 25, en el mes siguiente al final del trimestre. Una variación a menudo se debe a una tasa impositiva incorrecta, como una tasa SUTA/SUI que no coincide con la tasa asignada por tu estado.

También se le preguntó como:

• ¿Cuál es la recaudación de efectivo adicional en mi paquete fiscal?
• ¿Por qué se me debitó por una variación de impuestos?
• ¿Dónde veo mi variación en el primer trimestre?

¿Qué debo hacer si recibo un aviso de la agencia o si mi presentación fue rechazada?

Si recibiste un aviso de una agencia estatal o federal, o tu declaración trimestral fue rechazada, primero revisa la sección Archivo fiscal empresarial de tu paquete fiscal trimestral en busca de un mensaje Solicitado o una tasa, número de cuenta o frecuencia incorrectos, y corrígelo en la página Configuración > Nómina > Cuentas fiscales en Nómina Toast. (Descubre cómo funciona la nueva navegación de Nómina Toast visitando Navegar por Nómina Toast dentro de Toast Web). Si el problema no se resuelve en la página Cuentas fiscales, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast seleccionando el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página Nómina Toast. Para más información sobre declaraciones rechazadas, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con los rechazos de declaración de impuestos.

También se le preguntó como:

• Nuestras declaraciones de impuestos trimestrales fueron rechazadas. ¿Qué debo hacer?
• Recibí una carta del IRS sobre mis formularios.
• Mi declaración se presentó con la dirección incorrecta.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.