Nómina Toast: Revisar datos faltantes

En este artículo:

• Resumen de datos faltantes
  • Tipos de datos faltantes
• Instrucciones de datos faltantes
  • Falta datos comerciales
  • Datos del empleado faltantes
• Cargos de datos faltantes
• Solución de problemas/preguntas frecuentes

Resumen de datos faltantes

La página de datos faltantes está disponible para que los empleadores revisen la información fiscal crítica que aún no se ingresó en Nómina Toast. Si faltan datos, es posible que la declaración de impuestos esté incompleta o sea rechazada. Para localizar esta página, ve a Configuración > Nómina.

En esta página, se muestra información faltante sobre el empleador y el empleado. Los datos faltantes del negocio ahora se pueden ingresar en Nómina Toast en la nueva página Cuentas fiscales. Colabora con tus empleados para ingresar información relacionada con ellos, como números de seguro social, directamente en sus perfiles.

Además, los usuarios de RR. HH.+ verán una alerta impositiva para actualizar su información fiscal federal, estatal o de empleados que falta antes de las próximas declaraciones de impuestos trimestrales. Este banner solo aparece cuando tienes tareas pendientes en el Centro de impuestos.

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Tipos de datos faltantes

La página de datos faltantes proporciona información sobre varios tipos de información faltante:

• Empleador
  • EIN (números de identificación del empleador)
    • Un EIN es un número de cuenta proporcionado por un estado que te permite retener, remitir y declarar impuestos. La autoridad fiscal del estado proporciona los EIN después de que te registras para una cuenta fiscal.
    • En general, recibirás EIN separados por retención estatal (si corresponde) y desempleo estatal.
    • Un EIN puede ser diferente de tu FEIN (Número de Identificación Federal del Empleador asignado por el IRS).
      

 

• Empleados
  • SSN (números de seguro social)
    • La Administración del Seguro Social asigna un SSN como medio de identificación y registro salarial para garantizar que los empleados puedan recibir beneficios del seguro social.
    • Las agencias tributarias estatales continúan implementando reglas estrictas en torno a los SSN faltantes. Muchas agencias evalúan las sanciones y los intereses por SSN faltantes en la declaración de impuestos.
  • Códigos PSD (códigos de subdivisión política)
    • Los códigos PSD solo son aplicables a los empleados que viven o trabajan en Pensilvania.
    • Pensilvania evalúa los impuestos locales que se determinan en función del código PSD de la dirección de residencia del empleado y la ubicación del impuesto del trabajo del empleador.

 

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Instrucciones de datos faltantes

Falta datos comerciales

• Una vez que recibas los EIN de tu negocio del estado, selecciona el ícono de lápiz correspondiente en la página de datos faltantes (la cuenta estará en un estado solicitado). Se te redirigirá a la página Cuentas fiscales para ingresar la información en Nómina Toast.
  • Si no tienes tu EIN a mano, encuentra sitios web de agencias tributarias estatales y locales en Nómina Toast: Regístrate para cuentas fiscales estatales. Pueden ayudarte a localizar tu EIN, posiblemente incluso en el sitio web. Además, puedes llamar al IRS al 800-829-4933 para reunir tu EIN.
• Si no se recibe un EIN faltante antes del 5 de enero del año siguiente, es posible que Nómina Toast no tenga la información necesaria para presentar correctamente ante varias agencias los impuestos trimestrales y/o anuales del año en curso. Muchas jurisdicciones ya no aceptan declaraciones electrónicas con el EIN fiscal en un estado con solicitud y/o con SSN ausentes o no válidos, por lo que las declaraciones con este estado pueden ser rechazadas.
• Las empresas pueden recibir sanciones, tarifas de interés y/o repercusiones adicionales por parte de agencias gubernamentales. Nómina Toast no se responsabiliza por la información incompleta o imprecisa, ni por el contenido de esta. Proporciona información del EIN antes del 5 de enero para evitar tales consecuencias y tener una experiencia de declaración de impuestos fluida.

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Datos del empleado faltantes

• Trabaja directamente con tus empleados para actualizar cualquier información faltante en sus perfiles.
• En la página de Datos faltantes, selecciona el ícono de lápiz a la derecha de la fila de datos faltante para redireccionarte al perfil del empleado donde puedes actualizar la información.
  • Los SSN se capturan en el perfil de un empleado seleccionando el ícono de lápiz junto a Básico en la pestaña Perfil.
  • Los códigos PSD (solo para Pensilvania) se capturan en el formulario de certificación de residencia en la página Impuestos y documentos > Formulario de impuestos. Tu empleado debe completar este formulario con su información personal apropiada.
    

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Faltan cargos de datos

Cuando los clientes tengan un identificador de cuenta fiscal estatal en un estado solicitado durante más de 30 días después de la primera fecha de liquidación de ese EIN, se les aplicará una tarifa mensual de USD 100 por código de empresa hasta que Nómina Toast reciba el identificador de cuenta fiscal estatal que falta. El estado Solicitado indica que Nómina Toast no tiene este número. Este cargo puede aplicarse a nuevos clientes y clientes existentes que agreguen una nueva ubicación o FEIN. Revisa la página Datos faltantes en Configuración > Nómina para localizar la información de la cuenta fiscal faltante.

Se notifica a los clientes cuando se avecina este cargo a través de correos electrónicos y mensajes en el producto programados regularmente. Se debitan USD 100 de la cuenta registrada el lunes siguiente a la fecha de cumplimiento de 30 días y aparecerá en un extracto bancario como MissEIN. Los débitos continuarán realizándose cada mes hasta que Nómina Toast reciba esta información.

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Solución de problemas/preguntas frecuentes

No puedo encontrar mi EIN. ¿Qué debería hacer?

• Intenta localizar cualquier documentación recibida de tu agencia tributaria estatal; puede tener el EIN.
• De lo contrario, ponte en contacto con la agencia tributaria para obtener tu EIN. Nómina Toast: Registrarte para una cuenta fiscal estatal puede ayudarte a localizar esas agencias. La mayoría de las agencias tributarias proporcionan directamente por teléfono el número de cuenta al propietario o encargado del negocio. La agencia también podría enviar un aviso fiscal al empleador con el EIN.
• Otra opción es comunicarse con la línea de impuestos comerciales y de especialidad del IRS al 800-829-4922 de lunes a viernes, de 7 a. m. a 7 p. m. (hora local).

El empleado al que le faltan datos ya no trabaja para mí. ¿Cómo puedo obtener esta información?

Comunícate con tu antiguo empleado para que ingrese su información en Toast. Si el empleado anterior no responde, documenta tus esfuerzos en un intento por recuperar la información faltante.

No pude ingresar mis datos faltantes en el sistema antes del plazo trimestral o anual. ¿Qué debería hacer ahora?

Habla con un asesor fiscal o de CPA para darte cuenta de las implicaciones específicas de tu negocio y cómo tomar esta decisión. Toast no puede brindar asesoramiento ni recomendaciones en esta situación. Si decides hacer enmiendas al formulario W-2, consulta Nómina Toast: Obtén ayuda con las enmiendas al formulario W-2 con detalles sobre cómo Toast puede ayudarte a lograrlo si decides utilizar los servicios de Nómina Toast de esta manera. Si ya recibiste aviso de una declaración de impuestos rechazada, este artículo puede ayudarte a seguir los próximos pasos.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional.  Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.