Nómina Toast: Revisar datos faltantes

En este artículo:

• Resumen de Datos Faltantes
  • Tipos de Datos Faltantes
• Instrucciones sobre Datos Faltantes
  • Datos Faltantes de la Empresa
  • Datos Faltantes de Empleados
• Cargos por Datos Faltantes
• Solución de Problemas/Preguntas Frecuentes

Resumen de Datos Faltantes

La página de Datos Faltantes está disponible para que los empleadores revisen información fiscal crítica que aún no se ha ingresado en Toast Payroll. Cuando faltan datos, puede resultar en declaraciones de impuestos incompletas o rechazadas. Ubique esta página navegando a Configuración > Nómina.

Esta página muestra tanto la información faltante a nivel de empleador como de empleado. Los datos faltantes de la empresa ahora se pueden ingresar en Toast Payroll en la nueva página de Cuentas Fiscales. Trabaje con sus empleados para ingresar información relacionada con los empleados, como números de seguro social, directamente en sus perfiles.

Además, los usuarios de HR+ verán una alerta fiscal para actualizar su información fiscal federal, estatal o de empleados faltante antes de las próximas declaraciones de impuestos trimestrales. Este banner solo aparece cuando tiene tareas pendientes en el Centro Fiscal.
 

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Tipos de Datos Faltantes

La página de Datos Faltantes proporciona información sobre varios tipos de información faltante:

• Empleador
  • EINs (Números de Identificación de Empleador)
    • Un EIN es un número de cuenta proporcionado por un estado que te permite retener, remitir y presentar impuestos. Los EIN son proporcionados por la autoridad fiscal de un estado después de que te registras para una cuenta fiscal.
    • En general, recibirás EIN separados para la retención estatal (si corresponde) y el desempleo estatal.
    • Un EIN puede ser diferente de tu FEIN (Número de Identificación de Empleador Federal asignado por el IRS).
       

 

• Empleados
  • SSNs (Números de Seguro Social)
    • Un SSN es asignado por la Administración del Seguro Social como un medio de identificación y registro de salarios para asegurar que los empleados puedan recibir beneficios de seguro social.
    • Las agencias fiscales estatales continúan implementando reglas estrictas sobre los SSNs faltantes. Muchas agencias evalúan multas e intereses por SSNs faltantes en las declaraciones de impuestos.
  • Códigos PSD (Códigos de Subdivisión Política)
    • Los Códigos PSD solo son aplicables a empleados que viven o trabajan en Pennsylvania.
    • Pennsylvania evalúa impuestos locales que se determinan en función del código PSD de la dirección de residencia del empleado y la ubicación del impuesto laboral del empleador.

 

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Instrucciones de Datos Faltantes

Datos de Negocios Faltantes

• Una vez que recibas los EIN de tu negocio del estado, selecciona el icono de lápiz en la página de Datos Faltantes (la cuenta estará en un estado de Solicitado). Serás dirigido a la página de Cuentas Fiscales para ingresar la información en Toast Payroll.
  • Si no tienes tu EIN a la mano, encuentra los sitios web de las agencias fiscales estatales y locales en Toast Payroll: Registro para cuentas tributarias estatales. Ellos pueden ayudarte a localizar tu EIN, posiblemente incluso en el sitio web. Además, puedes llamar al IRS al 800-829-4933 para obtener tu EIN.
• Si no se recibe un EIN faltante antes del 5 de enero del año siguiente, Toast Payroll puede no tener la información necesaria para presentar con éxito ante varias agencias los impuestos trimestrales y/o anuales del año actual. Muchas jurisdicciones ya no aceptan presentaciones electrónicas con el EIN fiscal en un estado Solicitado y/o con SSNs faltantes o inválidos, por lo que las presentaciones con este estado pueden ser rechazadas.
• Las empresas pueden enfrentar penalidades, tarifas de interés y/o repercusiones adicionales por parte de agencias reguladoras. Toast Payroll no se hace responsable por información incompleta o inexacta, ni por el contenido de la información. Proporciona la información del EIN antes del 5 de enero para evitar tales consecuencias y tener una experiencia de presentación de impuestos sin problemas.

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Datos de Empleado Faltantes

• Trabaja directamente con tus empleados para actualizar cualquier información faltante en sus perfiles.
• Desde la página de Datos Faltantes, selecciona el icono de lápiz a la derecha de la fila de datos faltantes para ser redirigido al perfil del empleado donde puedes actualizar la información.
  • SSNs se capturan en el perfil de un empleado seleccionando el icono de lápiz junto a Información Básica en la pestaña Perfil.
  • Los Códigos PSD (solo Pennsylvania) se capturan en el Formulario de Certificación de Residencia en la página Impuestos y Documentos > Formulario de Impuestos. Tu empleado debe completar este formulario con su información personal adecuada.
     

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Cargos por Datos Faltantes

Cuando los clientes tienen un ID de cuenta fiscal estatal en un estado Solicitado por más de 30 días después de la primera fecha de verificación de ese EIN, se les cobrará una $100 tarifa mensual hasta que Toast Payroll reciba el ID de cuenta fiscal estatal faltante. El estado Solicitado indica que Toast Payroll no tiene este número. Este cargo puede aplicarse a nuevos clientes y clientes existentes que están agregando una nueva ubicación y/o FEIN. Revisa la página de Datos Faltantes bajo Configuraciones > Nómina para localizar la información de cuenta fiscal faltante.

Los clientes son notificados cuando este cargo se aproxima a través de correos electrónicos programados regularmente y mensajes dentro del producto. Se debitan $100 de la cuenta registrada el lunes siguiente a los 30 días y aparecerá en un estado de cuenta bancario como MissEIN. Los débitos continuarán cada mes hasta que Toast Payroll reciba esta información.

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Solución de problemas/Preguntas frecuentes

No puedo encontrar mi EIN. ¿Qué debo hacer?

• Intenta localizar cualquier documentación recibida de tu agencia tributaria estatal; puede que tenga el EIN.
• De lo contrario, contacta a la agencia tributaria para obtener tu EIN. Nómina Toast: Registrarse para Cuentas de Impuestos Estatales puede ayudar a localizar esas agencias. La mayoría de las agencias tributarias proporcionarán directamente el número de cuenta a un propietario de negocio o persona de control por teléfono. La agencia también puede enviar un aviso fiscal al empleador con el EIN.
• Otra opción es contactar a la línea de Impuestos para Negocios y Especialidades del IRS al 800-829-4922 de 7 am a 7 pm hora local, de lunes a viernes.

El empleado que tiene datos faltantes ya no trabaja para mí. ¿Cómo puedo obtener esta información?

Contacta a tu ex empleado para que su información sea ingresada en Toast. Si el ex empleado no responde, documenta tus esfuerzos para intentar recuperar la información faltante.

No pude ingresar mis datos faltantes en el sistema antes de la fecha límite trimestral/anual. ¿Qué debo hacer ahora?

Habla con un CPA o asesor fiscal para entender las implicaciones específicas para tu negocio y cómo tomar esta decisión. Toast no puede proporcionar asesoramiento o recomendaciones en esta situación. Si decides que quieres hacer enmiendas a los Formularios W-2, consulta Toast Payroll: Obtén ayuda con las enmiendas del Formulario W-2 con detalles sobre cómo Toast puede ayudar con eso, si decides utilizar los servicios de Toast Payroll de esta manera. Si ya has recibido un aviso de un archivo de impuestos rechazado, este artículo puede ayudarte a tomar los siguientes pasos.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional.  Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.