Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas fiscales

En este artículo:

• Conceptos básicos de cuentas fiscales
  • Cuentas fiscales locales
• Actualizar una cuenta de retención fiscal estatal
• Actualizar una cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal
• Actualizar una cuenta de licencia familiar y médica pagada por el estado
• Recursos adicionales

Aspectos básicos de cuenta fiscal para Nómina Toast

Los usuarios de Recursos Humanos pueden ver la página Cuentas fiscales en Configuración > Nómina > Cuentas fiscales. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde. Esta página contiene los números de cuenta fiscal estatal y local de tu empresa (si corresponde) e información relacionada para cualquier estado en el que operes.

Usa esta página para actualizar la información de tu cuenta fiscal. En muchos casos, los restaurantes recibirán notificaciones fiscales por correo postal o electrónico. Revisa esto cuidadosamente. Si recibes un nuevo número de cuenta fiscal, actualiza el campo Solicitado en esta página y agrega el número de cuenta y la fecha de entrada en vigor. Además, actualiza la frecuencia de pago, los cambios en la tasa de desempleo u otras fechas de entrada en vigencia de las que la agencia tributaria te notifique. Recibirás una notificación en tu panel y en el Centro Fiscal si falta esta información antes de la declaración de impuestos de fin del trimestre.

Si crees que la página no tiene cuentas fiscales de nómina que deba presentar Nómina Toast, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

La mayoría de los estados tendrán dos mosaicos: uno para la retención y otro para el seguro de desempleo, pero ten en cuenta que algunos estados no requieren una cuenta de retención (indicada con un “N/D” en la primera columna del primer cuadro de Nómina Toast: Registrarse para Cuentas Tributarias Estatales) ya que no gravan el impuesto sobre la renta. Algunos estados también pueden tener mosaicos adicionales para elementos como impuestos locales y/o cuentas fiscales de licencia familiar y médica pagada (PFML).

Nota: Si ves un marcador rosa de Solicitado en alguna cuenta fiscal, esta es una notificación importante para recuperar la información faltante. Muchas jurisdicciones ya no aceptan declaraciones o depósitos electrónicos con EIN fiscal en un estado de solicitante y/o con números de seguro social faltantes. Si no se remedia, las empresas podrían enfrentar penalidades, intereses, tarifas y/o repercusiones adicionales por parte de agencias reguladoras. Nómina Toast no es responsable de la información incompleta o inexacta.

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Cuentas fiscales locales

Nómina Toast también incluye los impuestos locales de cada jurisdicción en la página de Cuentas fiscales. Puedes gestionar tus cuentas fiscales locales por estado, incluso agregando números de cuentas fiscales locales y actualizando las frecuencias de pago. Esto puede ser útil cuando recibas un aviso fiscal por correo electrónico o en papel de tu autoridad fiscal local. Usa los mismos conceptos que se enumeran a continuación para ayudarte a gestionar estas cuentas fiscales locales.

No todos los clientes de Nómina Toast están sujetos a impuestos locales. Habla con tus autoridades fiscales locales, un CPA o un profesional de impuestos para confirmar tu situación. Nómina Toast: Obtener ayuda con los impuestos locales puede ayudarte a obtener más información.

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Actualizar una cuenta de retención fiscal estatal para Nómina Toast

Nómina Toast necesita dos datos clave sobre tus cuentas de retención fiscal estatales:

• Número de cuenta
• Frecuencia de pago

Si te encuentras en el estado Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta de retención fiscal estatal que te emitió la agencia de retención fiscal estatal:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el número de cuenta que recibiste y una fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

Para actualizar tu frecuencia de pago a lo que emite la agencia de retención fiscal estatal:

• Selecciona Actualizar frecuencia de pago para editar rápidamente solo la frecuencia de pago (la frecuencia con la que Nómina Toast debe remitir las retenciones fiscales estatales) si recibes una frecuencia de pago actualizada del estado y la fecha de entrada en vigor.
  • En casos poco habituales, puede haber una discrepancia entre tu planificación de depósitos real y lo que se muestra en Toast. Este es un problema que se muestra en la página de la cuenta fiscal, no un verdadero error. No dudes en contactarnos si necesitas más confirmación.
• Selecciona Ver historial para mostrar una auditoría de los cambios realizados en estos datos.

Si seleccionas el ícono del lápiz, se abrirá una lista más larga de artículos que debes verificar o editar:

• Nombre legal: No se puede editar.
• Estado: Debe cambiarse de Solicitado a Registrado una vez que se asigna un número de cuenta fiscal al negocio.
• Número de cuenta: Si acabas de recibir un número de cuenta que solicitaste, ingresálo aquí, actualizá la fecha de entrada en vigencia y cambiá el estado a Registrado. Si vas a cambiar el número que ya existe aquí, es vital que contactes para asegurarte de que las declaraciones de impuestos anteriores sean precisas. Selecciona el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para contactarnos.
• Fecha de entrada en vigor: Actualiza esta fecha cada vez que se edite la información adyacente. La fecha de entrada en vigencia debe coincidir con la fecha de entrada en vigencia de la información que recibiste de la agencia.
• Frecuencia de pagos: Los estados asignarán una frecuencia de pago a los negocios que operan allí para indicar con qué frecuencia deben enviarse las retenciones fiscales a la agencia. Si un estado te contacta con una nueva frecuencia de pago, actualiza este campo y la fecha de entrada en vigor en consecuencia.

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Actualizar una cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal para Nómina Toast

Nómina Toast necesita dos datos clave sobre tus cuentas de retención fiscal estatales:

• Número de cuenta
• Tasa(s) de desempleo

Si estás en el estado de Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta del seguro de desempleo estatal que te emitió la agencia estatal del impuesto del seguro de desempleo:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el número de cuenta que recibiste y una fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

Para actualizar tu(s) tasa(s) de impuesto del seguro de desempleo:

• En su lugar, puedes seleccionar Actualizar tasas impositivas del empleo para actualizar rápidamente la tasa SUTA y el año de entrada en vigor que Nómina Toast debe usar al declarar impuestos.
• Selecciona Ver historial para mostrar una auditoría de los cambios realizados en estos datos.
• Nota: Verifica el aviso fiscal para ver si la tasa aparece como un porcentaje. Si no es así, es importante convertir correctamente esta tasa en un porcentaje. Por ejemplo, si la agencia lista una tasa de 0,027, puedes encubrirla en un porcentaje del 2,7 %.
• Nota: Si tu tarifa SUTA ha sido incorrecta durante un período prolongado, ponte en contacto con Nómina Toast para que podamos determinar si las anulaciones y los registros posteriores pueden resolver esto o si debes corregir esto con el estado.

Las tasas de desempleo generalmente las emite anualmente la agencia. Es vital que Nómina Toast tenga una tasa precisa para realizar cálculos de nómina y declaraciones de impuestos precisos.
 

Si seleccionas el ícono del lápiz, se abrirá una lista más larga de artículos que debes verificar o editar:

• Nombre legal del negocio: No se puede editar.
• Estado: Debe cambiarse de Solicitado a Registrado una vez que se asigna un número de cuenta fiscal al negocio.
• Número de cuenta (solo se ve cuando se registra el estado): Si acabas de recibir un número de cuenta que solicitaste, ingresálo aquí, actualizá la fecha de entrada en vigencia y cambiá el estado a Registrado. Si vas a cambiar el número que ya existe aquí, es vital que contactes para asegurarte de que las declaraciones de impuestos anteriores sean precisas. Selecciona el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para ponerte en contacto con nosotros.
• Fecha de entrada en vigor (solo se ve cuando se registra el estado): Actualiza esta fecha cada vez que se edite la información adyacente.
• Desempleo patronal: Los estados asignarán una tasa del impuesto del seguro de desempleo (SUTA) a los negocios que operan allí. Si un estado te contacta con una nueva tasa, actualiza ese campo y la fecha de entrada en vigor en consecuencia.
  • Es posible que veas otros campos aquí para ciertos estados, como Colorado.

Actualizar una cuenta de licencia familiar y médica pagada por el estado para Nómina Toast

Algunos estados tienen programas de licencia familiar y médica pagada, también conocida como PFML y, a veces, FLI. Según el Departamento de Trabajo, la licencia familiar y médica remunerada se refiere a políticas que permiten a los trabajadores recibir reemplazo salarial cuando toman un tiempo prolongado fuera del trabajo por razones que cumplen con los requisitos, como vincularse con un nuevo hijo, recuperarse de su propio estado de salud grave o cuidar de un ser querido con un estado de salud grave. Consulta con tus agencias estatales, un contador o un profesional de impuestos para obtener más información sobre el programa de licencia familiar y médica pagada de tu estado. También puedes usar el Kit de herramientas de RR. HH. de Toast para obtener ayuda con los programas estatales de licencias pagadas.

Nómina Toast necesita dos datos clave para tus cuentas fiscales PFML estatales:

• Número de cuenta
• Exenciones para las que podrías calificar

Si tienes el estado Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta PFML estatal emitido por la agencia estatal:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el número de cuenta que recibiste y una fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

La configuración de la cuenta fiscal de la PMFL incluirá una lista de exenciones para las que puedes calificar. Estos vienen en forma de casillas de verificación en la parte inferior de una cuenta fiscal de la PMFL.

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Desplázate hacia abajo para encontrar las exenciones aplicables para el programa PFML de este estado. Selecciona una casilla de verificación si deseas activar una exención.
5. Selecciona Guardar.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: Gráfico de registro por estado
• Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el número de cuenta fiscal estatal
• Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.