Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas fiscales

En este artículo:

• Conceptos básicos de cuentas fiscales
  • Cuentas fiscales locales
• Actualizar una cuenta de retención fiscal estatal
• Actualizar una cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal
• Actualizar una cuenta de licencia familiar y médica pagada por el estado
• Recursos adicionales

Conceptos básicos de la cuenta fiscal para Nómina Toast

Los usuarios de RR. HH.+ pueden ver la página Cuentas fiscales en Configuración > Nómina > Cuentas fiscales. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde. Esta página contiene los números de cuenta fiscal estatal y local (si corresponde) de tu empresa e información relacionada para cualquier estado en el que operes.

Usa esta página para actualizar la información de tu cuenta fiscal. En muchos casos, los restaurantes recibirán notificaciones fiscales por correo postal o electrónico. Verifícalas atentamente. Si recibes un nuevo número de cuenta fiscal, actualiza el campo Solicitado en esta página y agrega el número de cuenta y la fecha de entrada en vigor. Además, actualiza la frecuencia de pago, los cambios en la tasa de desempleo y/u otras fechas de entrada en vigencia de las que la agencia tributaria te notifique. Recibirás una notificación en tu panel y en el Centro Fiscal si falta esta información antes de la declaración de impuestos del trimestre.

Si crees que a la página le faltan cuentas fiscales de nómina que deba presentar Nómina Toast, comunícate con nosotros a través del punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.

La mayoría de los estados tendrán dos mosaicos: uno para la retención y otro para el desempleo, pero ten en cuenta que algunos estados no requieren una cuenta de retención (indicada con una “N/D” en la primera columna del primer cuadro de Nómina Toast: Registrarse para Cuentas Tributarias Estatales) ya que no cobran impuesto sobre la renta. Algunos estados también pueden tener mosaicos adicionales para elementos como impuestos locales y/o cuentas fiscales de licencia familiar y médica pagada (PFML).

Nota: Si ves un marcador rosa de Solicitado en cualquier cuenta fiscal, esta es una notificación importante para recuperar la información faltante. Muchas jurisdicciones ya no aceptan declaraciones o depósitos electrónicos con EIN fiscal en un estado de Solicitado o con números de seguro social faltantes. Si no se remedia, las empresas pueden recibir penalizaciones, tarifas de interés y/o repercusiones adicionales por parte de las agencias gubernamentales. Nómina Toast no se hace responsable de la información incompleta o inexacta.

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Cuentas fiscales locales

Nómina Toast también incluye los impuestos locales de cada jurisdicción en la página Cuentas fiscales. Puedes gestionar tus cuentas fiscales locales por estado, incluso agregar números de cuentas fiscales locales y actualizar las frecuencias de pago. Esto puede ser útil cuando recibas un aviso fiscal por correo electrónico o en papel de tu autoridad fiscal local. Usa los mismos conceptos que se enumeran a continuación para ayudarte a gestionar estas cuentas fiscales locales.

No todos los clientes de Nómina Toast están sujetos a impuestos locales. Habla con las autoridades fiscales locales, una autoridad fiscal acreditada o un profesional de impuestos para confirmar tu situación. Nómina Toast: Obtener ayuda con impuestos locales puede ayudarte a obtener más información.

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Actualizar una cuenta de retención fiscal estatal para Nómina Toast

Nómina Toast necesita dos datos clave sobre tus cuentas de retención fiscal estatales:

• Número de cuenta
• Frecuencia de pago

Si estás en estado Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta de retención fiscal estatal, la agencia estatal de retención fiscal te emitió lo siguiente:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el Número de cuenta que recibiste y una Fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

Para actualizar tu frecuencia de pago a lo que emite la agencia de retención fiscal estatal:

• Selecciona Actualizar frecuencia depagopara editar rápidamente solo la frecuencia de pago (la frecuencia con la que Nómina Toast debe remitir las retenciones fiscales estatales) si recibes una frecuencia de pago actualizada del estado y la fecha de entrada en vigor.
  • En casos excepcionales, puede haber una discrepancia entre tu planificación de depósitos real y lo que se muestra en Toast. Este es un problema que se muestra en la página de la cuenta fiscal, no un verdadero error. No dudes en contactarnos si necesitas más confirmación.
• Selecciona Ver historial para mostrar una auditoría de los cambios realizados en estos datos.

Al seleccionar el ícono de lápiz, se abrirá una lista más grande de artículos que debes verificar o editar:

• Nombre legal: No se puede editar.
• Estado: Debe cambiarse de Solicitado a Registrado una vez que se asigna un número de cuenta fiscal al negocio.
• Número de cuenta: Si acabas de recibir un número de cuenta que solicitaste, introdúcelo aquí, actualiza la fecha de entrada en vigor y cambia el estado a Registrado. Si vas a cambiar el número que ya existe aquí, es vital que te comuniques con nosotros para asegurarte de que las declaraciones de impuestos anteriores sigan siendo precisas. Selecciona el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para contactarnos.
• Fecha de entrada en vigor: Actualiza esta fecha cada vez que se edite la información adyacente. La fecha de entrada en vigencia debe coincidir con la fecha de entrada en vigencia de la información que recibiste de la agencia.
• Frecuencia de pago: Los estados asignarán una frecuencia de pago a los negocios que operan allí para indicar con qué frecuencia deben enviarse las retenciones fiscales a la agencia. Si un estado te contacta con una nueva frecuencia de pago, actualiza este campo y la fecha de entrada en vigencia en consecuencia.

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Actualizar una cuenta del impuesto del seguro de desempleo estatal para Nómina Toast

Nómina Toast necesita dos datos clave sobre tus cuentas de retención fiscal estatales:

• Número de cuenta
• Tasa(s) de desempleo

Si estás en estado Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta del seguro de desempleo estatal, la agencia estatal del impuesto del seguro de desempleo te emitió lo siguiente:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el Número de cuenta que recibiste y una Fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

Para actualizar tus tasas impositivas del seguro de desempleo:

• En su lugar, puedes seleccionar Actualizar tasas impositivas para actualizar rápidamente la tasa de desempleo y el año de entrada en vigor que Nómina Toast debe usar al declarar impuestos.
• Selecciona Ver historial para mostrar una auditoría de los cambios realizados en estos datos.
• Nota: Verifica el aviso fiscal para ver si la tasa aparece como un porcentaje. Si no, es importante convertir correctamente esta tasa en un porcentaje. Por ejemplo, si la agencia enumera una tasa de 0,027, puedes encubrirla en un porcentaje del 2,7 %.
• Nota: Si tu tarifa SUTA ha sido incorrecta durante un período prolongado, ponte en contacto con Nómina Toast para que podamos determinar si las anulaciones y los registros recurrentes pueden resolver esto o si debes corregir esto con el estado.

Por lo general, las tasas de desempleo son emitidas anualmente por la agencia. Es vital que Nómina Toast tenga una tasa precisa para realizar cálculos de nómina y declaraciones de impuestos exactos.

Al seleccionar el ícono de lápiz, se abrirá una lista más grande de artículos que debes verificar o editar:

• Nombre legal del negocio: No se puede editar.
• Estado: Debe cambiarse de Solicitado a Registrado una vez que se asigna un número de cuenta fiscal al negocio.
• Número de cuenta (solo se ve cuando se registra el estado): Si acabas de recibir un número de cuenta que solicitaste, ingrésalo aquí, actualiza la fecha de entrada en vigencia y cambia el estado a Registrado. Si vas a cambiar el número que ya existe aquí, es vital que te comuniques con nosotros para asegurarte de que las declaraciones de impuestos pasadas sean precisas. Selecciona el punto de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para ponerte en contacto con nosotros.
• Fecha de entrada en vigor (solo se ve cuando se registra el estado): Actualiza esta fecha cada vez que se edite la información adyacente.
• Desempleo patronal: Los estados asignarán una tasa del impuesto del seguro de desempleo (SUTA) a los negocios que operan allí. Si un estado te contacta con una nueva tarifa, actualiza ese campo y la fecha de entrada en vigor en consecuencia.
  • Puedes ver otros campos aquí para ciertos estados, como Colorado.

Actualizar una cuenta de licencia familiar y médica pagada por el estado para Nómina Toast

Algunos estados tienen programas de licencia familiar y médica pagada, también conocida como PFML y, a veces, FLI. Según el Departamento de Trabajo, la licencia familiar y médica remunerada se refiere a políticas que permiten a los trabajadores recibir reemplazo salarial cuando toman un tiempo prolongado fuera del trabajo por razones que cumplen con los requisitos, como vincularse con un nuevo hijo, recuperarse de su propio estado de salud grave o cuidar de un ser querido con un estado de salud grave. Consulta con las agencias estatales, un contador o un profesional de impuestos para obtener más información sobre el programa de licencia familiar y médica de tu estado. También puedes usar el Kit de herramientas de RR. HH. de Toast para obtener ayuda con los programas estatales de licencia remunerada.

Nómina Toast necesita dos datos clave para tus cuentas fiscales PFML estatales:

• Número de cuenta
• Exenciones para las que podrías calificar

Si tienes el estado Solicitado y necesitas agregar tu número de cuenta PFML estatal emitido por la agencia estatal:

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Edita el campo Estado a Registrado.
5. Ahora agrega el Número de cuenta que recibiste y una Fecha de entrada en vigencia.
6. Selecciona Guardar.

La configuración de la cuenta fiscal de la PMFL incluirá una lista de exenciones para las que puedes calificar. Estos vienen en forma de casillas de verificación en la parte inferior de una cuenta fiscal de la PMFL.

1. Ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales.
2. Selecciona un FEIN en el menú desplegable de la parte superior, si corresponde.
3. Selecciona el ícono de lápiz en la esquina superior derecha de la cuenta fiscal que deseas editar.
4. Desplázate hacia abajo para encontrar las exenciones aplicables al programa PFML de este estado. Selecciona una casilla de verificación si deseas activar una exención.
5. Selecciona Guardar.

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Recursos adicionales

• Nómina Toast: Gráfico de registro por estado
• Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre el número de cuenta fiscal estatal
• Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.