Nómina Toast: Lista de verificación para comenzar con el año

Resumen de fin de año
Antes de comenzar
Fechas de fin de año importantes
Antes de tu última nómina del año
Buscar, distribuir y corregir formularios W-2
Completar presentación de ACA
Buscar información del contratista (1099)
Actualizar información de la cuenta fiscal después de un aviso fiscal
Prepárate para el Año Nuevo
Preguntas frecuentes
Artículos relacionados

Resumen de fin de año

La temporada de fin de año significa gestionar las obligaciones de nómina, impuestos y Ley de Cuidado de la Salud Asequible (ACA) al mismo tiempo. Esta lista de verificación es tu punto de partida: te indica qué hacer antes de tu última nómina del año, qué sucede en cada fecha clave y qué artículo es responsable de los pasos detallados para cada tarea.

Tu centro principal durante la temporada es el Tax Center, que se encuentra en Impuestos en Nómina Toast. Ocupa tareas relacionadas con empleados, fin de año y formulario W-2. Visítanos a menudo en noviembre y diciembre para completar las tareas disponibles. Para ver cómo ayuda el Tax Center al finalizar el año, consulta Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina.

Nota: Esta lista de verificación no incluye todo, y no todos los elementos se aplican a todos los empleadores. Este contenido se publica con fines informativos y no es asesoramiento legal, fiscal ni de recursos humanos. Consulta a tu equipo de RR. HH. o a un asesor profesional para confirmar los requisitos de fin de año aplicables a tu negocio.

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Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

Rol de usuario de RR. HH.+ en Nómina Toast para tareas de fin de año del empleador (cuentas fiscales, declaración de ACA, descarga en bloque de formularios W-2). Los empleados pueden completar su propio perfil y tareas del formulario W-2 desde su propio inicio de sesión.

Lo que lograrás: Completa las tareas que deben realizarse antes de la última nómina del año. Luego, localiza y distribuye documentos de fin de año y prepara tu cuenta para el nuevo año de nómina.

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Fechas de fin de año importantes

Estas fechas se aplican al año de nómina de 2025, que se presenta a principios de 2026. Usa esta tabla para definir qué sucede cuando y quién se ve afectado.

Para esta fecha	Haz estas cosas, si corresponde	Notas
Antes de tu última nómina del año	Confirma el Método de Envío Formulario W-2 de cada empleado; envía las nóminas fuera del ciclo; registra la vida útil del grupo, la paga por enfermedad de terceros (3PSP), las primas de salud de la empresa S, los beneficios impositivos marginales y los costos de atención médica de los grandes empleadores (más de 250) (recuadro 12DD)	Ve a Impuestos para confirmar la configuración del Formulario W-2 Envío. Crear y enviar nóminas fuera de ciclo. Ponte en contacto con el servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast para registrar las ganancias de fin de año, como la vida útil del grupo y 3PSP.
6 de enero de 2026 (tres días hábiles después del cierre del trimestre)	Completa tareas abiertas en el Tax Center; agrega ganancias o deducciones únicas; elige formularios W-2 en papel impresos por Toast o Imprimir por tu cuenta; confirma los números de Seguro Social, nombres y direcciones exactos para empleados actuales y anteriores; solicita cualquier anulación	Ve a Impuestos para completar cada tarea del Tax Center. Los empleados actuales y anteriores deben confirmar su propio SSN, nombre y dirección en sus perfiles. Este es un paso vital para obtener un formulario W-2 preciso. La información recibida después de esta fecha no se reflejará en tus declaraciones de impuestos del cuarto trimestre ni en las anuales.
9 de enero de 2026	Completa las declaraciones de ACA si usas el módulo Nómina Toast Beneficios clásicos	Ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios médicos > Solicita la declaración de ACA y completa todos los elementos de la lista de verificación de ACA.
19 de enero de 2026 (en o después)	Recuperar formulario W-2	El formulario W-2 está listo, incluso para los empleados anteriores. Los empleadores recuperan copias en bloque de los impuestos. Los empleados recuperan los suyos propios de MyToast o Nómina Toast.
31 de enero de 2026	Distribuye formularios W-2 en papel a los empleados que optaron por el papel, incluidos los antiguos empleados	Este es el plazo límite de la SSA para entregar o sellar formularios en papel.

Nota: Confirma las fechas límite exactas de enero de tu año de declaración, ya que los plazos cambian ligeramente cada año según el calendario.

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Antes de tu última nómina del año

Algunos artículos deben estar en una nómina dentro del año calendario para aparecer en el formulario W-2 de 2025. Completa estos cambios antes de enviar tu última nómina del año.

Confirmar el Método de Envío W-2 de cada empleado (en papel o electrónico) navegando a Impuestos. Método de Envío bloqueado después de tu última nómina del año.
Registra los ingresos adicionales de fin de año que pertenezcan al Formulario W-2 —vida útil del grupo, prestaciones por enfermedad de terceros, primas de seguro de salud del seguro social y beneficios marginales imponibles— comunicándote con el servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul ubicado en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
Crea y envía las nóminas fuera del ciclo que necesites (por ejemplo, una bonificación con impuestos separados o un cheque de pago final) usando Nómina Toast: Configurar y configurar nóminas fuera del ciclo.

Resultado previsto: Cada configuración de ingresos y Envío anual se registra antes de tu última nómina, por lo que aparece correctamente en el Formulario W-2 de 2025.

Para ver el conjunto completo de tareas del plazo de fin del trimestre (anulaciones, verificación de SSN y cheques de cuentas fiscales), consulta Nómina Toast: Lista de verificación de cuarto de final. Para los procedimientos de ingresos de fin de año individuales, consulta Nómina Toast: Registrar beneficios vitalicios a plazo del grupo, Nómina Toast: Gestionar pagos por enfermedad de terceros al finalizar el año, Nómina Toast: Registra las primas del seguro de salud de S-Corp y Nómina Toast: Registrar beneficios marginales imponibles.

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Busca, distribuye y corrige formularios W-2

El formulario W-2 (W2) de 2025 está disponible en Nómina Toast y la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026. Esto incluye a los ex empleados, que acceden a sus formularios de la misma manera que los empleados activos.

Cómo encuentran los empleados un formulario W-2. En 2026, los empleados activos podrán usar la aplicación MyToast y navegar hasta Pagar > Formularios de impuestos. Los empleados anteriores, o cualquier persona en una computadora, pueden iniciar sesión en Nómina Toast y seleccionar Impuestos y documentos en el panel, o seleccionar el enlace Descargar en el banner azul en la parte superior de la página. Asegúrate de usar la aplicación MyToast, no la aplicación Toast Now o Toast - Restaurantes locales.

Cómo distribuyen los empleadores los formularios W-2 en papel. Si algún empleado optó por el papel, ve a Impuestos a partir del 19 de enero de 2026 y selecciona el botón 2025 Papel W-2s para descargar un PDF en bloque e imprimirlo. Solo distribuyes formularios en papel a los empleados que optaron por el papel; todos los demás obtienen su propia copia electrónica.

Si el formulario W-2 es incorrecto. Se corrige un error relacionado con el nombre o la dirección con una actualización, y se corrige un error relacionado con el SSN, el salario o los impuestos con una enmienda. Ambos son solicitados por un usuario de RR. HH.+. Para conocer la decisión de actualización contra enmienda, la tarifa y cómo solicitarla, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas del formulario W-2.

Para obtener instrucciones completas del formulario W-2 (encontrar, descargar, imprimir, distribuir, leer los recuadros y acceder a los empleados anteriores), consulta Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2.

Nota: Para mantener la seguridad de la información del empleado, Toast no puede enviar por correo electrónico ni por correo postal un formulario W-2 directamente a un empleado. Los formularios están disponibles en MyToast y Nómina Toast para que los obtenga el empleado.

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Completar presentación de ACA

Si utilizas el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast, completa las declaraciones de la Ley de Cuidado de la Salud a Bajo Precio (ACA), incluido el Formulario 1095-C, ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios médicos > Solicitar declaración de ACA y completa todos los elementos de la lista de verificación de ACA.

Resultado previsto: Tus artículos de la lista de verificación de ACA están completos antes de la fecha límite de presentación de ACA.

Para informes ACA, períodos de medición y detalles 1095-C, consulta Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre declaración de impuestos y fin de año.

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Encontrar información del contratista (1099)

Nómina Toast no declara impuestos para contratistas 1099, pero puedes encontrar las cifras que un contratista debe presentar. Para configurar, pagar o cambiar un contratista, incluido el cambio de un empleado existente de W-2 a 1099, consulta Nómina Toast: Gestionar contratistas 1099.

Nota: Un 1099-NEC informa lo que le pagaste a un contratista a través de la nómina. Una 1099-K es una declaración separada del procesamiento de pagos con tarjeta de tu restaurante y no es un documento de nómina. Si buscas el extracto de ventas con tarjeta de tu restaurante, consulta Entender formulario 1099-K.

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Actualizar información de la cuenta fiscal después de un aviso fiscal

Los clientes de Nómina Toast son responsables de mantener actualizada la información fiscal. Esto incluye tu número de cuenta de retención fiscal estatal y su frecuencia de pago, y tu número de cuenta del seguro de desempleo estatal (SUTA) y su tasa. Las tasas imprecisas pueden causar una variación de impuestos en la declaración trimestral o un aviso fiscal.

Si recibes un aviso de una agencia tributaria, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales para verificar o actualizar la información de tu cuenta fiscal. Para obtener más detalles en la página Cuentas fiscales, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con cuentas fiscales.

Resultado previsto: Los números, las tasas y las frecuencias de pago de tu cuenta fiscal estatal son precisos en Nómina Toast.

Nota: Si tu estado tiene una reducción de crédito FUTA (California solo en 2026), prepárate para una mayor variación del cuarto trimestre en tu paquete fiscal del primer trimestre.

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Prepárate para el Año Nuevo

Después de enviar toda la información aplicable de 2025, prepara tu cuenta para el nuevo año de nómina.

Forma W-2 timing y el One Big Beautiful Bill. La One Big Beautiful Bill incluye disposiciones sobre “no impuestos sobre propinas” y “no impuestos sobre horas extra”, que permiten deducciones de impuestos individuales para empleados elegibles en sus declaraciones de impuestos sobre la renta de las personas de 2025 presentadas en 2026. Nómina Toast lista estos montos de propina y prima por horas extra en los perfiles de empleados, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Para más información, vea Nómina Toast: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extra. Consulta a un contador o profesional fiscal para obtener asesoramiento.

Actualizaciones de salario mínimo. Revisa las tarifas estatales y locales del salario mínimo y actualiza los empleados afectados antes de la fecha de entrada en vigencia. Muchos cambios entran en vigencia el 1 de enero y el 1 de julio. Consulta tu sitio web estatal o local del Departamento de Trabajo para conocer los requisitos. Para conocer las tarifas actuales, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con los salarios mínimos de 2026. Para conocer los pasos para actualizar a un empleado, consulta Nómina Toast: Haz un cambio en el pago.

Fiestas de la empresa. Si planeas ofrecer el pago de las vacaciones de año nuevo, actualiza las vacaciones de tu empresa. Para ver los pasos, consulta Nómina Toast: Agregar feriados de la empresa.

Resultado previsto: Las tasas de salario mínimo, los feriados de la empresa y la información de la cuenta fiscal están listos para el nuevo año de nómina.

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo están disponibles los formularios W-2?

Los formularios W-2 están disponibles en Nómina Toast y la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026, incluso para ex empleados. Los empleados encuentran su formulario en la aplicación MyToast en Pagar > Formularios de impuestos o iniciando sesión en Nómina Toast. Para obtener detalles completos, consulta Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2.