Nómina Toast: Lista de verificación para comenzar con el fin de año

En este artículo:

• Resumen de fin de año
• Antes de comenzar
• Fechas de fin de año importantes
• Antes de tu última nómina del año
• Buscar, distribuir y corregir formularios W-2
• Completar presentación de ACA
• Buscar información del contratista (1099)
• Actualizar información de la cuenta fiscal después de un aviso fiscal
• Prepárate para el Año Nuevo
• Preguntas frecuentes
• Artículos relacionados

Resumen de fin de año

La temporada de fin de año significa gestionar las obligaciones de nómina, impuestos y atención médica asequible (ACA) al mismo tiempo. Esta lista de verificación es tu punto de partida: te indica qué hacer antes de tu última nómina del año, qué sucede en cada fecha clave y qué artículo se encarga de los pasos detallados para cada tarea.

Tu centro principal durante la temporada es el Tax Center, que se encuentra en Impuestos en Nómina Toast. Tiene tareas relacionadas con empleados, fin de año y formulario W-2. Visítanos a menudo en noviembre y diciembre para completar las tareas disponibles. Para ver cómo ayuda el Tax Center al finalizar el año, consulta Nómina Toast: Gestionar impuestos sobre nómina.

Nota: Esta lista de verificación no incluye todo, y no todos los artículos se aplican a todos los empleadores. Este contenido se publica con fines informativos y no es asesoramiento legal, fiscal ni de recursos humanos. Consulta a tu equipo de RR. HH. o a un asesor profesional para confirmar los requisitos de fin de año que se aplican a tu negocio.

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Antes de comenzar

Se aplica a: Nómina Toast

Permisos necesarios:

• Rol de usuario de RR. HH.+ en Nómina Toast para tareas de fin de año del empleador (cuentas fiscales, declaración de impuestos ACA, descarga de formularios W-2 en bloque). Los empleados pueden completar su propio perfil y tareas del formulario W-2 con su propio inicio de sesión.

Lo que lograrás: Completa las tareas que deben realizarse antes de la última nómina del año. Luego, localiza y distribuye los documentos de fin de año y prepara tu cuenta para el nuevo año de nómina.

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Fechas de fin de año importantes

Estas fechas se aplican al año de nómina de 2025, que se presenta a principios de 2026. Usa esta tabla para definir qué sucede cuando y quiénes se ven afectados.

Nota: Confirma las fechas límite exactas de enero para tu año de declaración, ya que los plazos cambian ligeramente cada año según el calendario.

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Antes de tu última nómina del año

Algunos artículos deben estar en una nómina dentro del año calendario para aparecer en el formulario W-2 de 2025. Completa estos requisitos antes de enviar tu última nómina del año.

• Confirma el Método de Envío W-2 de cada empleado (en papel o electrónico) navegando a Impuestos. El método de Envío bloquea después de tu última nómina del año.
• Registra las ganancias adicionales de fin de año que pertenezcan al Formulario W-2 —vida útil del grupo, prestaciones por enfermedad de terceros, primas del seguro de salud del S-corp y beneficios marginales imponibles— contactando al servicio de atención al cliente a través del botón de chat azul en la esquina inferior derecha de cualquier página de Nómina Toast.
• Solicita la nómina fuera del ciclo que necesites (por ejemplo, una bonificación con impuestos separados o un cheque de pago final) poniéndote en contacto con el servicio de atención al cliente a través del mismo botón de chat azul.

Resultado previsto: Cada configuración de ingresos y Envío de fin de año se registra antes de tu última nómina, por lo que aparece correctamente en el formulario W-2 de 2025.

Para ver el conjunto completo de tareas del plazo de fin del trimestre (anulaciones, verificación de SSN y cheques de cuentas fiscales), consulta Nómina Toast: Lista de verificación de fin de trimestre. Para los procedimientos de ingresos de fin de año individuales, consulta Nómina Toast: Registrar beneficios vitalicios a plazo del grupo, Nómina Toast: Gestionar pagos por enfermedad de terceros al finalizar el año, Nómina Toast: Registra las primas del seguro de salud de S-Corp y Nómina Toast: Registrar beneficios marginales imponibles.

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Busca, distribuye y corrige formularios W-2

El formulario W-2 (W2) de 2025 está disponible en Nómina Toast y la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026. Esto incluye a los ex empleados, quienes acceden a sus formularios de la misma manera que los empleados activos.

Cómo encuentran los empleados un formulario W-2. En 2026, los empleados activos pueden usar la aplicación MyToast y navegar hasta Pagar > Accesar a formularios fiscales. Los empleados anteriores, o cualquier persona en una computadora, pueden iniciar sesión en Nómina Toast y seleccionar Impuestos y documentos en el panel, o seleccionar el enlace Descargar en el banner azul en la parte superior de la página. Asegúrate de usar la aplicación MyToast, no la aplicación Toast Now.

Cómo distribuyen los empleadores los formularios W-2 en papel. Si algún empleado optó por el papel, ve a Impuestos a partir del 19 de enero de 2026 y selecciona el botón W-2 en papel para descargar un PDF en bloque e imprimirlo. Solo distribuyes formularios en papel a los empleados que optaron por el papel; todos los demás obtienen su propia copia electrónica.

Si el formulario W-2 es incorrecto. Un error de nombre o dirección se corrige con una actualización y un error de SSN, salario o impuestos se corrige con una enmienda. Ambos son solicitados por un usuario de RR. HH.+. Para conocer la decisión de actualización contra enmienda, la tarifa y cómo solicitarla, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas al formulario W-2.

Para obtener instrucciones completas del formulario W-2 (encontrar, descargar, imprimir, distribuir, leer los recuadros y acceder a ex empleados), consulta Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2.

Nota: Para mantener la seguridad de la información del empleado, Toast no puede enviar por correo electrónico ni por correo postal un formulario W-2 directamente a un empleado. Los formularios están disponibles en MyToast y Nómina Toast para que los recupere el empleado.

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Completar presentación de ACA

Si utilizas el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast, completa las declaraciones de la Ley de Cuidado de la Salud a Bajo Precio (ACA), incluido el Formulario 1095-C, ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios médicos > Solicitar declaración ACA y completa todos los elementos de la lista de verificación de ACA.

Resultado previsto: Los artículos de la lista de verificación de ACA se completaron antes de la fecha límite de presentación de ACA.

Para informes de ACA, períodos de medición y detalles de 1095-C, consulta Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre presentación de impuestos y fin de año.

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Buscar información del contratista (1099)

Nómina Toast no declara impuestos para contratistas 1099, pero puedes encontrar las cifras que un contratista debe presentar. Para configurar, pagar o cambiar un contratista, incluido el cambio de un empleado existente de W-2 a 1099, consulta Nómina Toast: Gestionar contratistas 1099.

Nota: Un 1099-NEC informa lo que le pagaste a un contratista a través de la nómina. Una tarjeta 1099-K es una declaración separada del procesamiento de pagos con tarjeta de tu restaurante y no es un documento de nómina. Si buscas el extracto de ventas con tarjeta de tu restaurante, consulta Comprender formulario 1099-K.

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Actualizar información de la cuenta fiscal después de un aviso fiscal

Los clientes de Nómina Toast son responsables de mantener actualizada la información fiscal. Esto incluye tu número de cuenta de retención fiscal estatal y su frecuencia de pago, tu número de cuenta del seguro de desempleo estatal (SUTA) y su tasa. Las tasas imprecisas pueden causar una variación impositiva en la declaración trimestral o un aviso fiscal.

Si recibes un aviso de una agencia tributaria, ve a Configuración > Nómina > Cuentas fiscales para verificar o actualizar la información de tu cuenta fiscal. Para obtener más información en la página Cuentas fiscales, consulta Nómina Toast: Obtener ayuda con las cuentas fiscales.

Resultado previsto: Los números de tu cuenta fiscal estatal, las tasas y las frecuencias de pago son precisos en Nómina Toast.

Nota: Si tu estado tiene una reducción de crédito FUTA (California solo en 2026), prepárate para una variación mayor del cuarto trimestre en tu paquete fiscal del primer trimestre.

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Prepárate para el Año Nuevo

Después de enviar toda la información aplicable para 2025, prepara tu cuenta para el nuevo año de nómina.

Forma W-2 timing y la One Big Beautiful Bill. El proyecto de ley One Big Beautiful incluye disposiciones como “no hay impuestos sobre las propinas” y “no hay impuestos sobre las horas extra”, que permiten deducciones de impuestos individuales para los empleados elegibles en sus declaraciones de impuestos sobre la renta personal de 2025 presentadas en 2026. Nómina Toast lista estos montos de propinas y horas extras en los perfiles de empleados, en Mi perfil > Impuestos y documentos > Documentos de fin del año. Para más información, consulta Nómina Toast: Sin impuestos sobre propinas y/o horas extra. Consulta a un contador o profesional fiscal para obtener asesoramiento.

Actualizaciones de salario mínimo. Revisa las tarifas estatales y locales del salario mínimo y actualiza los empleados afectados antes de la fecha de entrada en vigencia. Muchos cambios entran en vigencia el 1 de enero y el 1 de julio. Consulta el sitio web de tu estado o del Departamento de Trabajo local para conocer los requisitos. Para conocer las tarifas actuales, consulta Nómina Toast: Primeros pasos con los salarios mínimos de 2026. Para conocer los pasos para actualizar a un empleado, consulta Nómina Toast: Hacer un cambio en el pago.

Fiestas de la empresa. Si planeas ofrecer el pago de las vacaciones de año nuevo, actualiza las vacaciones de tu empresa. Para ver los pasos, consulta Nómina Toast: Agregar feriados de la empresa.

Resultado previsto: Las tasas de salario mínimo, los feriados de la empresa y la información de la cuenta fiscal están listos para el nuevo año de nómina.

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo están disponibles los formularios W-2?

Los formularios W-2 están disponibles en Nómina Toast y la aplicación MyToast el lunes 19 de enero de 2026, incluso para ex empleados. Los empleados encuentran su formulario en la aplicación MyToast, en Pagar > Acceder a formularios de impuestos o iniciando sesión en Nómina Toast. Para más detalles, consulta Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2.

También se pregunta como:

• ¿Cuándo estará listo mi W2?
• ¿Cuándo lanza Toast W2?
• ¿Dónde puedo encontrar los documentos W2 de 2025?

¿Cómo encuentro el formulario W-2 de un empleado?

Para encontrar el formulario W-2 de un empleado, inicia sesión en Nómina Toast o en la aplicación MyToast y recupera su propio formulario de su perfil a partir del 19 de enero de 2026. Los empleadores pueden descargar copias en bloque desde Impuestos. Si no aparece un formulario, las causas más comunes son un inicio de sesión vinculado a un perfil diferente o una empresa que abandonó Nómina Toast ese año. Para ver los pasos completos, consulta Nómina Toast: Gestiona la experiencia con el formulario W-2.

También se pregunta como:

• ¿Dónde puedo encontrar un empleado W2?
• ¿Mi formulario W2 dice que no tengo formularios de impuestos?
• ¿Un empleado inactivo no puede obtener su W2?

¿Cómo puedo cambiar un empleado de W-2 a 1099?

Para cambiar un empleado de W-2 a 1099, sigue los pasos de configuración y reclasificación del contratista en Nómina Toast: Gestionar contratistas 1099. Nómina Toast no declara impuestos del contratista 1099, pero puede proporcionar las cifras que un contratista debe presentar.

También se pregunta como:

• ¿Cómo cambiamos un empleado de W2 a 1099?
• ¿Convertir un empleado W-2 en contratista 1099?
• ¿Necesitas cambiar un empleado a 1099?

¿Presentó Toast mis formularios W-2, ACA o 1099 de contratista?

Nómina Toast genera y archiva tus formularios W-2 cuando usaste Nómina Toast durante todo el año y tienes guardada toda la información fiscal. Si lo utilizas, la presentación de ACA se completa a través del módulo de beneficios clásicos. Nómina Toast no declara impuestos del contratista 1099. Si recibes un aviso de una agencia estatal sobre una presentación fallida, ponte en contacto con el servicio de atención al cliente de Toast para obtener los detalles del aviso.

También se pregunta como:

• ¿Toast presentó nuestros formularios ACA y 1095c?
• ¿Ofreces la presentación de ACA?
• ¿Se prepararon 1099 para 2025?

¿Dónde puedo encontrar la declaración de ACA en Nómina Toast?

Para presentar la declaración de ACA, ve a Beneficios > Ver y gestionar beneficios médicos > Solicitar la declaración de ACA si utilizas el módulo Beneficios clásicos de Nómina Toast. Completa todos los elementos de la lista de verificación de ACA allí. Para obtener informes de ACA y detalles del 1095-C, consulta Nómina Toast: Preguntas frecuentes frecuentes sobre declaración de impuestos y fin de año.

También se pregunta como:

• ¿Dónde encuentras las presentaciones de ACA?
• ¿Dónde puedo cargar mis datos de presentación de ACA?
• ¿Hay informes de ACA?

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Artículos relacionados

• Nómina Toast: Gestionar la experiencia con el formulario W-2
• Nómina Toast: Gestionar impuestos de nómina
• Nómina Toast: Lista de verificación de fin del trimestre
• Nómina Toast: Obtener ayuda con las enmiendas del formulario W-2
• Nómina Toast: Preguntas frecuentes sobre declaración de impuestos y fin de año

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