Nómina Toast: Optimizar la biblioteca de informes

En este artículo:

• Acerca de la biblioteca de informes de Nómina Toast
• Quién puede usar la biblioteca de informes
• Informe de pestañas de la biblioteca de un vistazo
• Informes de gestión
• Informes estándar
• Informes personalizados
  • Crear un informe personalizado
  • Plantilla de informe de nómina
• Informes de presentación de impuestos
  • Paquetes fiscales trimestrales
  • Formulario W-2 y documentos de fin de año
• Artículos relacionados

Acerca de la biblioteca de informes de Nómina Toast

La Biblioteca de informes de Nómina Toast es el centro de todos los informes de nómina. En Nómina Toast, ve a Informes para acceder a cinco pestañas: Gestión (informes populares seleccionados a mano), Estándar (biblioteca completa de informes en tiempo real), Personalizado (informes que elaboras campo por campo), Favorito (informes que marcaste para Uso Regular) y Presentación de impuestos (paquetes fiscales trimestrales, archivos del formulario W-2 y documentos de fin de año). Los informes en cola, incluidos los informes personalizados, se entregan a través del mensajero de documentos una vez procesados.

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Quién puede usar la biblioteca de informes

• Los usuarios de RR. HH.+ tienen acceso total a las cinco pestañas y pueden ver los datos de todos los empleados.
• Los usuarios de gerentes van directamente a la lista de informes estándar cuando seleccionan Informes. Los gerentes solo pueden obtener datos de los empleados que les presentan informes.
• Los usuarios del empleado no pueden acceder a la biblioteca de informes.

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Informe de pestañas de biblioteca de un vistazo

En Nómina Toast, ve a Informes para ver las siguientes pestañas:

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Informes de gestión

La pestaña Gestión es la vista predeterminada cuando navegas a Informes en Nómina Toast. Muestra informes seleccionados a mano para la gestión diaria de restaurantes, entre los que se incluyen los siguientes:

• Informes de tiempo fuera del trabajo (TAFW)
• Datos de preparación de nómina
• Información demográfica y de contacto de emergencia del empleado

Cada informe en Gestión también vive en la pestaña Estándar, la pestaña Gestión es un acceso directo seleccionado. Si no encuentras lo que necesitas aquí, revisa la pestaña Estándar o crea un informe personalizado.

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Informes estándar

Los informes estándar de Nómina Toast cubren todos los aspectos del ciclo de vida de los empleados: Temas de RR. HH., datos históricos de nómina, impuestos, finanzas de nómina y registro de horas. Los informes estándar obtienen datos en tiempo real.

Para buscar y ejecutar un informe estándar:

1. Ve a Informes > Estándar.
2. Busca palabras clave en el cuadro de búsqueda en la parte superior o selecciona una de las pestañas de filtro de categoría gris para acotar la lista por tipo de informe.
3. Selecciona el ícono de flecha para poner el informe en cola y descargarlo, o selecciona el ícono de vista u ojo para leer una descripción del informe antes de ejecutarlo.

Resultado previsto: El informe se descarga inmediatamente o se envía al mensajero de documentos, en la pestaña Mis informes. La página se actualiza cada 30 segundos. Una vez que el estado muestre Descargar, selecciónalo para recibir el informe.

Nota: Para ver descripciones y casos de uso de los informes estándar más comunes, incluidos el informe trimestral de auditoría de nómina de empleados (QEPAR), el informe de auditoría de nómina de empleados (PEPAR) y el informe de horas y ganancias por rango de fechas, consulta Nómina Toast: Revisa los informes comunes de nómina.

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Informes personalizados

Los informes personalizados te permiten seleccionar campos de datos específicos y aplicar filtros para crear un informe adaptado a las necesidades de tu negocio. Los casos de uso comunes incluyen:

• Gestionar deducciones de beneficios
• Análisis de horas extra
• Validando direcciones de correo electrónico de empleados
• Informes del censo 401(k)
• Informe de salario bruto hasta la fecha (YTD)
• Desglose de ingresos por empleado o categoría de ingresos

Para ejecutar o editar un informe personalizado existente: Selecciona el nombre del informe para editar su configuración o el ícono de flecha para ejecutarlo de inmediato.

Crear un informe personalizado

1. Ve a Informes > Personalizado.
2. Selecciona el botón Agregar + para comenzar.
   
   
   
   
3. Ingresa un nombrepara el informe, agrega una descripción (opcional) y elige una de las siguientes plantillasantes de seleccionarGuardar:
   • Atributos del empleado: toda la información del empleado, incluidos datos personales, fecha de contratación, estado del empleo, tarifa por hora, fecha de despido y más.
   • Deducciones del empleado: resumen de las deducciones del empleado
   • Ingresos del empleado: resumen de los ingresos del empleado
   • Nómina: extrae datos de las nóminas enviadas dentro del año calendario; consulta Plantilla de informe de nómina para conocer cómo funciona esta plantilla.
4. En el “Generador de informes”, revisa y configura las casillas de datos en la parte superior de la página:
   • Nombre del informe: edita el nombre del informe
   • Nivel de seguridad: configurado en RR. HH.+ para restringir el acceso; no es posible hacer que un informe sea accesible para usuarios con un nivel de seguridad del empleado
   • Descripción: Agrega o edita una descripción para que el propósito del informe sea fácil de identificar en el futuro.
     
     
     
     
5. Selecciona el + ícono junto a cualquier nombre de campo para agregarlo al informe.
   
   
   
   
6. Los campos aparecen en el informe en el orden en que se agregan. Selecciona y Omite un campo para arrastrarlo hacia arriba o hacia abajo. Para cada campo, puedes hacer lo siguiente:
   • Asigna un encabezado: la etiqueta que aparece en la fila 1 del informe generado. Si no hay encabezado asignado, se utiliza el pie de foto del campo.
   • Aplica un filtro: ordena los datos del informe por criterios que definas en el paso 8 a continuación.
   • Elimina el campo. Selecciona el ícono – para eliminarlo.
     
     
     
     
7. Cuando el informe esté configurado, selecciona Guardar para guardarlo en tu lista de informes personalizados, o selecciona Cola para guardar y ejecutar el informe de inmediato.
8. Si seleccionaste Colay tienes un filtro aplicado a uno o más campos: selecciona los valores de datos que deseas incluir en el informe y, luego, seleccionaCola para generarlos. Por ejemplo, si aplicaste un filtro al campo Nombre de ganancia y seleccionaste SALARIO y REGULAR, el informe incluirá solo esos códigos de ganancia.
   
   
   
   
9. Te llevarán al mensajero de documentos, donde podrás descargar el informe una vez procesado. La página se actualiza automáticamente cada 30 segundos. Una vez que el estado muestre Descargar, selecciónalo para recibir el informe.
   
   

Resultado previsto: Tu informe personalizado está guardado y disponible en Informes > Personalizado. Si seleccionaste Cola, el informe se descarga desde Courier una vez que se completa el procesamiento.

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Plantilla de informe de nómina

La plantilla de Nómina es más compleja que las otras plantillas de informes personalizados. Detalles clave:

• Fuente: Extracciones de períodos de pago enviados, no una instantánea puntual. Los números, empleados y totales que se muestran coinciden con lo que aparece en el informe de resumen de nómina y el informe de auditoría de nómina de empleados por período de pago.
• Encabezados y remolques: Puedes crear una fila de encabezado (primera fila de tu hoja de cálculo) y una fila de remolque (última fila) en el formato de informe. Esto puede ser necesario si cargas el informe en un proveedor de terceros. Para agregar un encabezado o remolque, selecciona los campos correspondientes de la sección Encabezados y remolques en Campos.
• Opciones de agrupación: Agrupa el resultado del informe con una de las siguientes configuraciones:
  • Empleado: una línea por empleado, que suma todos los totales de todos los períodos de pago en el rango de fechas del informe
  • Nómina: una línea que suma todos los totales de todos los períodos de pago, sin información específica del empleado
  Si no se selecciona ninguna de las dos opciones, el informe se configura de manera predeterminada como una fila por empleado y período de pago.
• Campos fijos: Ejecuta el informe como campos fijos si es necesario para una carga de terceros. Campos fijos te permite editar la longitud, dirección y carácter de cada campo. Si usas campos fijos, cambia el tipo de extensión de archivo a txt.

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Informes de declaración de impuestos

Para ver los informes de declaración de impuestos, ve a Informes > Presentación de impuestos en Nómina Toast. Selecciona el año y el FEIN (Número de Identificación Federal del Empleador) correctos para localizar tus documentos y, luego, selecciona el ícono de flecha para ejecutar o descargar un informe.

Dos informes siempre están disponibles en Presentación de impuestos, independientemente del año:

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Paquetes fiscales trimestrales

Aproximadamente tres o cuatro semanas después de cada trimestre en el que procesaste la nómina con Toast, tu paquete fiscal trimestral aparece en Informes > Presentación de impuestos. Los paquetes fiscales trimestrales contienen información sobre el impuesto de nómina, incluidas las variaciones impositivas específicas de tu FEIN.

Nota: Para ver un resumen de cómo leer tu paquete fiscal trimestral, incluida la sección Recapitulación de la conciliación y variaciones, consulta Nómina Toast: Lee tu paquete fiscal trimestral.

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Formulario W-2 y documentos de fin de año

Una vez que estén disponibles, los formularios W-2 para tus empleados del año seleccionado y FEIN aparecerán en Presentación de impuestos. Los archivos se etiquetan como:

• empleados_OptadosElectrónicos: empleados que suscribieron el Envío electrónico del Formulario W-2
• empleados_en_papel: empleados que eligieron recibir un formulario W-2 en papel

Los empleados que soliciten un formulario W-2 en papel deben imprimirlo y distribuirlo antes de la fecha límite de la SSA, el 31 de enero de cada año. Para obtener instrucciones de impresión, consulta Nómina Toast: Descarga e Imprime formularios W-2 (para empleadores).

Para ver y gestionar las preferencias de Envío W-2 de los empleados:

1. Selecciona el botón Documentos de fin del año para ver qué empleados optan por Envío electrónico y cuáles han elegido Envío en papel. Revisa la columna ¿Formularios electrónicos?
2. Para cambiar la configuración de Envío W-2 de un empleado, selecciona la casilla de verificación junto a su nombre y selecciona Editar.
3. Esto debe ocurrir antes de que se haya enviado la última nómina del año.

Resultado previsto: Se actualizó la preferencia de Envío W-2 del empleado. El cambio se aplica al año impositivo actual y al futuro.

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Artículos relacionados

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal, de recursos humanos ni ningún otro tipo de recomendación profesional. Ponte en contacto con un abogado u otro profesional para recibir asesoramiento.