Nómina Toast: Optimizar la biblioteca de informes

En este artículo:

Resumen de la biblioteca de informes
Informes de gestión
Informes estándar
Informes personalizados
Informes de presentación de impuestos

Resumen de la biblioteca de informes

Comience navegando a Informes. Aquí tiene cinco opciones:

Gestión: La página predeterminada. Estos son algunos de los informes más populares que los clientes utilizan para gestionar su negocio.
Estándar: Elija entre varios informes que extraen datos en tiempo real
Personalizado: Cree y agregue varios campos para construir su propio informe
Favorito: Marque informes de las pestañas de Gestión, Personalizados y Estándar para ejecutarlos de manera regular
Presentación de impuestos: Encuentre información del Formulario W-2, vea quién se ha inscrito para recibir formularios W-2 electrónicos y localice documentos de fin de año

Informes de gestión

Una variedad de informes se encuentra bajo esta pestaña. Desde TAFW (tiempo fuera del trabajo) hasta preparar una nómina y información demográfica y de contacto de emergencia, puedes encontrar información pertinente sobre varios aspectos de la gestión de restaurantes aquí. Cada uno de estos informes también se encuentra en la pestaña de informes estándar, pero estos son seleccionados a mano para un acceso fácil. Si no ves lo que buscas, revisa la pestaña de informes estándar o crea un informe personalizado.

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Informes estándar

Toast Payroll ofrece una amplia variedad de informes que cubren todos los aspectos del ciclo de vida de un empleado, varios temas de recursos humanos, datos históricos de nómina y otras necesidades fiscales, de nómina y financieras. Estos son conocidos como informes estándar y se pueden encontrar navegando a Informes > Estándar. Busca palabras clave en el cuadro de búsqueda en la parte superior o utiliza las pestañas grises en la parte superior para filtrar rápidamente a categorías de informes específicas. Selecciona el icono de flecha para poner en cola el informe o selecciona el icono de vista para una descripción del mismo. Consulta Nómina Toast: Revisa Informes de Nómina Comunes para los informes más populares en esta área. Además, no te olvides de los informes generados automáticamente con cada nómina.

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Informes personalizados

Las razones comunes por las que los clientes utilizan un informe personalizado son:

Para informes personalizados existentes, selecciona el nombre del informe para editar sus configuraciones o selecciona el flecha azul a la derecha para ejecutarlo.

Para crear un informe personalizado:

Navega a Informes > Personalizados.
Selecciona elbotón Agregar+ a la izquierda para comenzar.
Nombretu informe, agrega unaDescripción (opcional) y elige una de las siguientesPlantillas antes de seleccionarGuardar:
1. Atributos del Empleado: Incluye toda la información relacionada con un empleado, como información personal, fecha de contratación, estado, tarifa por hora, fecha de terminación, etc.
2. Deducciones del Empleado: Incluye un resumen de las deducciones del empleado.
3. Ganancias del Empleado: Incluye un resumen de las ganancias del empleado.
4. Nómina: Esto te permite extraer datos de nóminas enviadas que caen dentro del año calendario. Si seleccionas esta plantilla, consulta más información a continuación.
Hay cuadros de datos en la parte superior del Creador de Informes:
1. Nombre del Informe: Edita el nombre del informe aquí.
2. Nivel de Seguridad: Si este informe solo debe ser accesible por usuarios de HR+, puedes configurarlo aquí. No es posible hacer un informe disponible para usuarios con un nivel de seguridad de Empleado.
3. Descripción: Edita o agrega una descripción a tu informe. Esto puede facilitar la identificación del objetivo del informe en el futuro.
Ahora puedes comenzar a agregar información a tu informe seleccionando elicono +para un campo.
Los campos aparecerán en el informe en el orden en que están listados, pero puedes hacer clic y mantener presionado para arrastrar un campo hacia arriba o hacia abajo en la lista. Los campos en el informe pueden tener unencabezadoasignado, unfiltroaplicado, o pueden ser eliminados.
1. Un encabezado es la etiqueta que aparece en la fila 1 del informe generado. Si no se asigna uno, se utilizará la leyenda (nombre del campo).
2. Se puede aplicar un filtro para ordenar los datos según ciertos criterios que configurarás en la siguiente página. Consulta el paso 7 a continuación.
3. Para eliminar un campo, selecciona elicono rojo -a la derecha.
Una vez que el informe esté completamente personalizado, selecciona Guardar para solo guardar el informe en la lista de Informes Personalizados o selecciona Cola para guardar y ejecutar el informe de inmediato.
Si seleccionasteColay tienes un filtro aplicado a uno de tus campos, tu último paso te pedirá filtrar el informe antes de ejecutarlo (si no seleccionaste un filtro, pasa al paso 9). Selecciona el tipo de datos que deseas que aparezca en el informe. Por ejemplo, si eliges filtrarNombre de Gananciay luego eligesSALARIOyREGULARde la lista, generarás un informe con solo los códigos de ganancia SALARIO y REGULAR. Puedes seleccionar más de un tipo de dato de la lista de filtros. SeleccionaColapara generar tu informe.
Serás llevado alCourier de Documentosdonde tu informe estará disponible para descargar una vez que haya sido procesado. Si el estado de tu informe diceEn colaoProcesando, dale al sistema un momento para reunir tus datos; esta página se actualiza automáticamente cada 30 segundos. Una vez disponible, presionaDescargarpara recibir tu informe.

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Plantilla de Informe de Nómina

Esta plantilla es ligeramente más compleja que otras. Mira cómo funciona:

Los datos en este informe provienen de los períodos de pago enviados. Esto significa que no es un informe de 'punto en el tiempo', sino más bien un reflejo de lo que sucedió en una nómina. Los números, empleados, etc. mostrados se mostrarán exactamente como lo hacen en el Informe Resumen de Nómina, Informe de Auditoría de Nómina por Período de Pago, etc.
Puedes construir encabezados (primera fila de tu hoja de cálculo) y tráilers (última fila) en el formato del informe. Esto podría ser necesario si vas a subir el informe a un proveedor externo. Para agregar un encabezado o tráiler, selecciona el(los) campo(s) apropiado(s) de la sección de Encabezados y Tráilers cerca de la parte inferior de Campos.
Puedes agrupar el informe por Empleado (una línea por empleado que suma todos los totales a través de todos los períodos de pago para los que se ejecuta el informe) o Nómina (una línea que suma todos los totales a través de los períodos de pago para los que se ejecuta el informe y no muestra ninguna información específica del empleado). Si ninguno de estos es seleccionado, el informe se configurará por defecto a una fila por empleado por período de pago.
Tienes la opción de ejecutar el Tipo de Informe como Campos Fijos, lo cual a veces es necesario si estás subiendo el informe a un proveedor externo. Esto te permite editar la longitud, dirección y carácter de cada campo. Si un informe necesita ser ejecutado con campos fijos, el tipo de Extensión de Archivo debe cambiarse a txt.

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Informes de Declaración de Impuestos

Para ver los informes de declaración de impuestos como sus paquetes de impuestos trimestrales y Formularios W-2, navegue a Informes > Declaración de Impuestos. Desde esta página, asegúrese de tener seleccionado el Año y el FEIN (Número de Identificación del Empleador Federal) correctos para localizar lo que está buscando. Una vez que encuentre su informe, seleccione el ícono de flecha azul para ejecutarlo.

Siempre habrá dos informes aquí: Informe de Auditoría W2 (resumen de todos los Formularios W-2 de todos los empleados para el año) y el Informe W3 (la suma de todos los Formularios W-2 dentro de un FEIN).
Alrededor de 3-4 semanas después de cada trimestre en el que procesó nómina con nosotros, puede encontrar su paquete de impuestos trimestral. Los paquetes de impuestos trimestrales contienen información importante para su información de impuestos sobre nómina, incluyendo cualquier variación fiscal específica para su FEIN.
Una vez que estén disponibles, también encontrará archivos que contienen Formularios W-2 para sus empleados para el año y FEIN seleccionados. Están etiquetados como empleados_OptaronElectrónico y empleados_OptaronPapel. Los empleados que soliciten un formulario en papel deben recibirlos imprimidos y distribuidos por la fecha límite de la SSA del 31 de enero de cada año.
Por último, seleccione el botón Documentos de Fin de Año para confirmar cuáles de sus empleados han optado por un Formulario W-2 electrónico y cuáles han elegido recibir un Formulario W-2 en papel (verifique la columna ¿Formas Electrónicas?). Puede hacer cambios en esta configuración en nombre de su empleado seleccionando la casilla junto a su nombre y eligiendo Editar.

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Este contenido se publica con fines informativos y no tiene como propósito brindar asesoramiento legal, fiscal ni referido a recursos humanos, ni constituye ningún otro tipo de recomendación profesional. Para recibir asesoramiento, comunícate con un abogado u otro profesional.