Obtén ayuda: Cargos duplicados en la tarjeta de crédito del huésped

¿Qué debo hacer si un huésped dice que recibió un cargo duplicado en su tarjeta?

Puedes tomar varios pasos para ayudar a tu huésped a reembolsar el pago idéntico si es aplicable o guiarlos sobre los próximos pasos para una resolución. Una causa común de cargos duplicados percibidos es la preautorización y los cargos pendientes. Los bancos a menudo colocan retenciones de autorización cuando se utiliza una tarjeta, que aparecen junto a los cargos finalizados hasta que desaparecen (típicamente dentro de 1 a 5 días hábiles). Además, los ajustes de pago, como las propinas añadidas, pueden causar una autorización secundaria temporal, que aparece en los estados de cuenta hasta que se resuelve. Por lo tanto, prueba estos consejos de solución de problemas:

1. Confirma que solo debería haber un cargo. En algunas ocasiones, un huésped puede realizar múltiples transacciones en un día.
2. Pregunta a tu huésped si su cargo aparece como "pendiente" en su cuenta. Los cargos pendientes pueden tardar varios días hábiles en desaparecer, dependiendo del banco emisor de la tarjeta y sus políticas.
3. Busca los últimos cuatro dígitos del número de tarjeta de crédito del huésped usando Buscar cheques y emitir reembolso en el menú principal de la aplicación Toast en la sección Actividades del gerente. Aquí es donde puedes confirmar si hay transacciones duplicadas.  
   1. Selecciona Buscar por tarjeta de crédito.
   2. Ingresa los últimos 4 dígitos de la tarjeta.
   3. Selecciona Buscar.
4. Si hay múltiples transacciones, aconseja al huésped que revise su cuenta para pagos liquidados y pendientes. Esta transacción puede deberse a un pago anulado o autorización. En este caso, el huésped debe esperar que los cargos pendientes se eliminen dentro de varios días hábiles, dependiendo del banco emisor de la tarjeta y sus políticas. Los escenarios de pago sin conexión también pueden resultar en cargos duplicados si el sistema procesa una transacción nuevamente una vez que se reconecta a la red. Anime al personal a revisar y confirmar los cargos cuidadosamente para prevenir tales problemas.
5. En caso de un cargo incorrecto, puede seguir los pasos en el siguiente artículo sobre Ajustar Pagos con Tarjeta de Crédito , si corresponde.
6. Para cheques con saldos negativos después de manejar un cargo duplicado, agregue un ítem abierto a los pedidos que muestren el saldo negativo para que el cheque pueda cerrarse una vez en cero.

Comunicación Guiada para Escenarios Específicos

1. Pagos Anulados: Explique que una transacción anulada aparecerá como pendiente pero no está capturada. Comparta pruebas de los registros de Toast para tranquilizar a los clientes.
2. Correcciones de Pagos Divididos: Tranquilice al cliente que las transacciones anuladas de pagos divididos no serán capturadas y proporcione capturas de pantalla de las anulaciones y los montos realmente capturados de Toast.
3. Cargos Denegados: Informe a los clientes que las transacciones denegadas pueden aparecer como pendientes, pero estas no son procesadas. Los montos pendientes expirarán y se eliminarán según lo determine el banco del cliente.
4. Facturas que No Coinciden con los Cargos: Investigue discrepancias inesperadas a fondo consultando el sistema. Informe errores de facturación o depósitos de seguridad duplicados al equipo de facturación de Toast para una resolución final.

Consejos para Prevenir Problemas Futuros

• Utilice Ethernet para Auto-fuego: Configurar el sistema Toast a través de Ethernet en lugar de Wi-Fi previene comportamientos del sistema como rechazos de pedidos o cargos duplicados.
• Monitorear Pagos Divididos: Asegúrese de que todas las divisiones de pago estén registradas y verificadas con precisión antes de cerrar las mesas.