Usa los recuentos de ciclos para gestionar el inventario minorista

En este artículo:

• Recuentos de ciclos Descripción general
• Configura los artículos para un recuento de ciclos
• Crear una hoja de recuento
• Realizar un recuento del ciclo
• Revisa y completa el recuento de ciclos
• Preguntas frecuentes
  • ¿Qué significa la advertencia “Datos de recuento detectados actualizados” y cómo puedo resolverla?

Toast Retail Cycle Counts Descripción general

El recuento del ciclo es un método de auditoría de inventario en el que cuentas una parte de tu inventario en intervalos programados regularmente, en lugar de realizar un solo recuento físico masivo al final del año. Este proceso ayuda a identificar las discrepancias de inventario a tiempo, ayuda a un mejor control del stock y garantiza la exactitud de los informes a lo largo del año. 

La función de recuentos de ciclos de Toast Retail te permite:

• Contar artículos en varios locales
• Activa los recuentos ocultos para eliminar sesgos y supervisar la progresión del recuento en tiempo real
• Rastrea la variación entre las cantidades esperadas y reales
• Revisar los recuentos y la variación de auditoría antes de afectar el inventario de un artículo
• Exportar datos de recuento para contabilidad y auditorías

Para crear y administrar una hoja de recuento, necesitarás los permisos 4.5 Edición completa del menú. Para el personal que contará artículos de inventario, necesitará una cuenta de Toast Web con el permiso 5.2 Inventario y cantidad.

Prácticas recomendadas para el recuento de ciclos:

• Si almacenas el mismo artículo en más de un lugar —como en una estantería y en un fondo de stock— no crees hojas de recuento separadas. En su lugar, mantén todo en una hoja y asegúrate de que esos lugares de almacenamiento estén configurados como ubicaciones de artículos. De esta manera, puedes contar el mismo artículo en varios lugares, por separado, y aun así enrollarlo todo en un solo total limpio en la misma hoja de recuento
• Concéntrate en los artículos que tienen el mayor impacto en tus resultados o en aquellos que probablemente estén mal manejados.
• En lugar de un recuento grande de fin de año, programa recuentos recurrentes (por ejemplo, semanales o mensuales).
• Revisa las variaciones en los recuentos de ciclos para señalar diferencias significativas entre los recuentos esperados y reales, e investiga posibles causas, como robo, deterioro o etiquetado incorrecto.

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Configura tus artículos minoristas para un recuento de ciclos

Antes de comenzar un recuento del ciclo, asegúrate de haber completado los siguientes pasos para configurar tu inventario:

1. Asegúrate de que todos los productos existan en tu biblioteca de artículos minorista. No se pueden agregar nuevos artículos durante un recuento del ciclo activo.
2. Asigna las unidades de recepción para todos los artículos que cuentes en cajas, estuches u otras cantidades. Puedes hacerlo desde la biblioteca de artículos seleccionando uno o más artículos y, luego, seleccionando Conjunto de unidades de recepción en el menú desplegable Conjunto de valores.
3. Crear ubicaciones de artículos (Venta minorista > Gestión de artículos > Ubicaciones de artículos). Las ubicaciones de los artículos deben corresponder a los lugares de tu negocio donde se almacena el inventario (p. ej., trastienda, estantería delantera, cámara frigorífica, etc.) y te ayudarán a contar el mismo artículo por separado en diferentes ubicaciones. No crees hojas de recuento separadas para cada ubicación donde se almacena un artículo. Nota: Se pueden crear ubicaciones de artículos adicionales durante el proceso de recuento si es necesario.

Si el seguimiento de inventario aún no está habilitado para un artículo específico antes de un recuento del ciclo, se activará automáticamente cuando se complete el recuento de ese artículo.

Una vez que tu biblioteca de artículos esté lista, podrás crear una hoja de recuento.

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Crear una hoja de recuento en Toast Retail

Una hoja de recuento contiene todos los artículos que deseas auditar en un ciclo particular. Sigue estos pasos para crear una nueva hoja de recuento en Toast Retail. Este proceso debe completarse en una computadora (no en tu dispositivo móvil). 

Nota: Para crear y administrar una hoja de recuento, necesitarás los permisos 4.5 Edición completa del menú.

1. En Toast Web, ve a Venta minorista > Gestión de artículos > Recuentos de ciclos.
2. Selecciona Crear hoja de recuento.
3. Ingresa un nombre (p. ej. “Vinos tintos”) de tu hoja de recuento y, si lo deseas, activa la opción Ocultar cantidades esperadas en la posición Activada para mantener los recuentos imparciales.
4. Selecciona + Agregar artículos para elegir lo que quieres incluir en tu hoja de recuento. Usa las funciones de búsqueda y filtrado para encontrar rápidamente los artículos adecuados.
   
    
   
   
5. Selecciona Guardar como borrador cuando termines de agregar artículos.
6. Si terminas de hacer ediciones, selecciona Marcar como listo para contar. Nota: No podrás agregar artículos a tu hoja de recuento después de marcarla como “Listo”. Si no terminaste de crear tu hoja de recuento, cierra la página de la hoja de recuento sin seleccionar ese botón para poder regresar y seguir haciendo cambios más tarde.

Cuando tu hoja de recuento esté "lista", el estado cambiará a En curso en la p ágina Recuentos de ciclos, y tu personal podrá comenzar a realizar el recuento de ciclos en una computadora de escritorio o su dispositivo móvil.

Si deseas ejecutar un nuevo recuento utilizando una hoja de recuento creada anteriormente, selecciona el ícono de desbordamiento de tres puntos en la fila de esa hoja de recuento y, luego, selecciona Duplicar.

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Realizar recuento de ciclos en Toast Retail

Cualquier empleado con el permiso 5.2 Inventario y cantidad puede realizar un recuento de ciclos en el móvil o la computadora siguiendo los pasos a continuación: las instrucciones seguirán el proceso en el móvil, lo que permite escanear el código de barras de un artículo con la cámara en tu dispositivo. Varios empleados pueden trabajar en la misma hoja de recuento simultáneamente para realizar juntos un recuento del ciclo.

1. En tu dispositivo móvil, inicia sesión en Toast Web y ve a Venta minorista.
2. Todas las hojas de recuento que estén “listas” se enumerarán en el panel móvil de Retail, en la sección Recuentos del ciclo. Selecciona el nombre de la hoja de recuento en la que quieres trabajar.
   
    
   
   
3. Selecciona el nombre de la ubicación del artículo donde quieres comenzar el recuento. 
4. Se mostrarán todos los artículos de la hoja de recuento. Busca un artículo por su nombre o selecciona el ícono de código de barras junto a la barra de búsqueda para escanear un código de barras usando la cámara de tu dispositivo móvil.
5. Ingresa la cantidad de ese artículo en el campo Recuento y cambia el menú desplegable Unidad de recuento si deseas cambiar las unidades de recepción. También puedes seleccionar Agregar nota para ingresar otra información relevante para el artículo que estás contando.
6. Selecciona Next. Los artículos que termines de contar se moverán a la pestaña Contado. Busca o escanea el siguiente artículo en esta ubicación para seguir contando, o selecciona la flecha hacia atrás en la parte superior para elegir una ubicación diferente.
7. Continúa el recuento de todos los artículos en todas las ubicaciones según sea necesario. Puedes hacer ediciones en tus recuentos o agregar nuevas ubicaciones de artículos si es necesario. Cuando termines, selecciona Marcar hoja como contada. 

Una vez que una hoja se marca como contada, ya no puedes hacer cambios en los recuentos de artículos a menos que vuelva a la etapa En curso. Un empleado con el permiso 4.5 Edición completa del menú podrá revisar y finalizar el recuento del ciclo para guardar los cambios en las cantidades de inventario. 

Nota: El recuento de artículos no se ve afectado por un ciclo hasta que la hoja de recuento se haya marcado como completa, como se detalla en la siguiente sección de este artículo.

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Revisa y completa el recuento de ciclos

Una vez que una hoja de recuento se haya marcado como contada, el estado cambiará a Contada en la página Recuentos del ciclo para que un gerente pueda revisar la hoja de recuento, identificar discrepancias y variaciones, editar recuentos de artículos si es necesario y finalizar el recuento para ese ciclo. Este proceso debe completarse en una computadora (no en tu dispositivo móvil).

1. En la página Recuentos de ciclos en Toast Retail, busca la hoja de recuento en Estado contado y selecciona Revisar.
   
   En la parte superior de la hoja de recuento, verás la cantidad de artículos contados, el costo total de los artículos, la variación del costo total, la variación total, el recuento total real y la tasa de precisión del inventario. La tabla de información del artículo mostrará datos específicos para todos los artículos en la hoja de recuento, incluido el nombre del usuario que contó el artículo, y la fecha y hora en que completó el recuento de ese artículo.
   
   Ten en cuenta que, independientemente de las unidades de recepción contadas, el recuento total real siempre mostrará la unidad más pequeña (por ejemplo, botellas de vino en lugar de cajas de vino).
   
   Para los artículos que se contaron en ubicaciones múltiples, podrás expandir la fila para ver la información de recuento de cada ubicación de artículo individual.
2. Si es necesario, puedes seleccionar Editar recuentos de artículos en la parte superior de la página. Desde aquí, puedes editar recuentos de artículos individuales o seleccionar múltiples artículos para usar acciones en bloque (eliminar la ubicación del artículo, configurar la cantidad en cero, borrar recuento o contar más tarde).
3. Si es necesario realizar más recuentos y ajustes, puedes seleccionar la flecha de retorno en la parte superior de la página para enviar la hoja de recuento de nuevo a En curso.
   
    
   
   
4. Cuando estés listo para completar una hoja de recuento, selecciona Marcar como completada. Esta acción enviará todos los valores ingresados a sus respectivos artículos y los guardará en tu biblioteca de artículos.

Una vez que una hoja de recuento se ha marcado como completa, no se pueden hacer más cambios. Puedes exportar tus datos de recuento como un archivo CSV o Excel para usar en informes de contabilidad, auditorías o variaciones.

Los ajustes de recuento de ciclos se mostrarán en la tabla de historial de inventario reciente en una página de detalles del artículo. Aquí se mostrará la variación y el recuento real en el momento en que se contó el artículo, no en el momento en que la hoja de recuento se marcó como "completada". Los recuentos de ciclos también tendrán su propia columna en el informe de prórroga de inventario (obtén más información: Toast Retail Inventory Reports).

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Preguntas frecuentes sobre recuentos de ciclos

¿Qué me advierte la opción “Datos de recuento detectados actualizados” y cómo puedo resolverlo?

Este error ocurre si un artículo de una hoja de recuento se ha contado o contado en ciclos más recientemente que el registro de la hoja de recuento actual. Esta medida de protección evita que los recuentos de inventario se vean comprometidos por información desactualizada. Para resolver estos recuentos, ingresa al modo de edición, selecciona los artículos afectados individualmente o en bloque (utiliza el filtro de recuento actualizado para identificar fácilmente estos artículos) y, luego, borra los recuentos o transfiere los artículos a una nueva hoja de recuento mediante la acción de recuento.

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