xtraCHEF: Primeros pasos con la integración de QuickBooks Desktop

 En este artículo:

• Resumen de integración de escritorio de QuickBooks
• Cómo configurar tu conector web
  • Configuración de extracción
  • Configuración del conector web
  • Contraseñas y sincronización
• Próximos pasos
• Sincronización de archivo IIF

Resumen de integración con QuickBooks Desktop

Si eres cliente de xtraCHEF y usas QuickBooks Desktop para tu contabilidad, xtraCHEF te permite transferir cuentas y asientos contables a tu cuenta de QuickBooks Desktop al ejecutar una sincronización a través del conector web de Intuit, lo que simplifica el flujo de trabajo de las cuentas por pagar y te ahorra tiempo valioso.

Para comenzar, conéctate con tu director de proyectos de xtraCHEF. Configurarán la extracción de tu cuenta para que admita una conexión con QuickBooks Desktop. Asegúrate de tener en cuenta el sistema operativo de tu computadora (Mac o PC) para asegurarte de que la configuración esté configurada correctamente.

Nota: El conector web de Intuit no es compatible con equipos Mac OS. Para obtener información relevante sobre las extracciones de QuickBooks Desktop para usuarios de Mac, ve a nuestra sección de IIF.

Nota: Los errores de autenticación de escritorio de QuickBooks pueden ocurrir al conectar el conector web. Para evitarlo, asegúrate de seguir los pasos de configuración de la cuenta y de que el archivo .QWC se haya descargado. Este error también se puede evitar asegurándose de que la persona que descargó el archivo .QWC sea quien ejecute el proceso de configuración del Conector web.

Cómo configurar tu conector web

Con la extracción de QuickBooks Desktop activada en tu cuenta, tienes todo listo para comenzar los pasos de configuración con tu cuenta. Para los usuarios de PC, esta integración utiliza el conector web de Intuit.

El conector web establece una conexión entre tu sistema contable basado en computadora de escritorio y la plataforma en línea de xtraCHEF. Esto crea una forma automatizada de transferir datos entre aplicaciones web y QuickBooks. Una vez completada la integración, podrás hacer lo siguiente:

Extraer configuración

Para comenzar a configurar la configuración de extracción en xtraCHEF, ve al ícono de engranaje en la esquina superior derecha de tu aplicación xtraCHEF y selecciona Configuración de cuenta en el menú desplegable.
  

Esto te llevará a la página Configuración de cuenta. A continuación, selecciona la pestaña Integraciones para ver la configuración relacionada con el Conector web de QuickBooks:

Aquí puedes definir con qué frecuencia quieres sincronizar con tu cuenta de QuickBooks Desktop.

Las categorías de sincronización aplicables son:
 

• Proveedor: Cuando se sincroniza, xtraCHEF captura actualizaciones de la información de tu proveedor, como el nombre, el código y las direcciones de los proveedores, entre otros.
• GL: Cuando se sincroniza, xtraCHEF captura las actualizaciones de tus planes de cuentas y códigos del libro mayor.
• Cliente: Esto te permite sincronizar o actualizar la información del cliente.
• Método de pago: De esta manera, podrás sincronizar tus métodos de pago y cualquier cambio.

 
Puedes establecer una frecuencia de sincronización para cada una de estas categorías según tus preferencias y la frecuencia con la que pretendas ejecutar extractos. Al elegir sincronizar en intervalos definidos, configuras la frecuencia con la que xtraCHEF puede sincronizar con tu archivo de escritorio de QuickBooks. En comparación, para sincronizar a pedido, debes iniciar manualmente una sincronización en xtraCHEF. 

Configuración del conector web
En la página Integraciones, también encontrarás una guía paso a paso para configurar sincronizaciones de xtraCHEF con tu cuenta de QuickBooks Desktop a través del conector web de Intuit.

También puedes ver estos pasos a continuación.

Nota: Antes de comenzar, asegúrate de que tu nivel de acceso en QuickBooks sea de administrador o administrador y de que estés en modo de usuario único al sincronizar datos con el conector web.
 

1. Abre QuickBooks Desktop e inicia sesión en el archivo de la empresa al que quieres que se conecte xtraCHEF desde QuickBooks Desktop.
2. Asegúrate de tener acceso administrativo al archivo de la empresa y de encontrarte en modo de usuario único.
3. Selecciona el menú Archivo. En el menú desplegable, verifica si la opción “Actualizar servicios web” está disponible.
4. Si la opción no está disponible, puedes instalar el conector web (¡solo debería tardar unos segundos!).
5. Ahora descarga los archivos QWC. Estos archivos son específicos para tus cuentas únicas y se pueden descargar a través de la página de integraciones.
   • Para sincronizar cuentas, proveedores y planes de cuentas, descarga el archivo de configuración .QWC para tu empresa. (El archivo QWC descargable se encuentra en el paso 6 de la cuenta de xtraCHEF).
   • Para sincronizar diarios, descarga el archivo de configuración .QWC para tu empresa. (El archivo QWC descargable se encuentra en el paso 6 de la cuenta de xtraCHEF).
6. En la aplicación QuickBooks Desktop, ve al archivo -> Actualizar servicios web. Se abrirá el programa QuickBooks Web Connector.

Ahora, podrás comenzar la configuración de tu QuickBooks Web Connector. Para empezar, abre QuickBooks y tu conector web. Luego, selecciona Agregar una aplicación.

Se te solicitará seleccionar y cargar los archivos QWC que descargaste en el paso 6. Selecciona el archivo y, luego, selecciona Abrir.

A continuación, verás una ventana emergente en la que se te solicitará permiso para permitir el acceso de xtraCHEF a tus datos de QuickBooks. Para continuar, selecciona Aceptar.  

Al seleccionar Aceptar, aparecerá otra ventana emergente. Puedes elegir entre cualquiera de las tres últimas opciones según tus preferencias. Sin embargo, normalmente recomendamos elegir la última opción: Sí, siempre; permite el acceso incluso si QuickBooks no está funcionando. A continuación, verifica que quieres que esta aplicación tenga acceso a tus datos de QuickBooks. Selecciona Continuar una vez que hayas hecho una selección.

Al seleccionar Continuar, aparecerá otra ventana emergente de confirmación para verificar tu selección. Selecciona Listo para continuar.




Contraseñas y sincronización

El siguiente paso es proporcionar tu contraseña y conectarte con el servicio en línea de xtraCHEF. En la ventana Conector web, ingresa la contraseña para el inicio de sesión de xtraCHEF. Luego, se te indicará que guardes tu contraseña. Elige Sí.

Si deseas que el conector web se sincronice automáticamente a intervalos Regulares, selecciona la casilla de verificación de la columna Ejecutar automáticamente e ingresa la frecuencia en minutos.

Nota: La función de ejecución automática solo está activa cuando el conector web de Intuit está en funcionamiento. Cuando el conector está cerrado o la computadora que lo aloja está apagada, la función Ejecutar automáticamente no funcionará hasta que el conector se reabra.

Para una sincronización manual, selecciona la casilla de verificación al principio de la fila y selecciona Actualizar seleccionada en la parte superior. Se comenzarán a sincronizar los datos de xtraCHEF con tu empresa QuickBooks Desktop. Al realizar esas acciones, verás el progreso de sincronización en tiempo real en tu pantalla.

xtraCHEF capturará tu plan de cuentas, códigos de libro mayor y proveedores al actualizar los seleccionados por primera vez.

Nota: A menos que se active una extracción de archivo IIF en tu cuenta, tus ventas y las sincronizaciones de facturas serán archivos QWC separados. Para asegurarte de que ambas sincronizaciones estén activadas, repite estos pasos en consecuencia.

Próximos pasos

Con QuickBooks y Toast integrados con tu cuenta de xtraCHEF, es hora de comenzar la configuración de ventas. La configuración de ventas crea el marco para que xtraCHEF desglose automáticamente tus datos de ventas en informes más avanzados y envíe las entradas diarias del diario de ventas al archivo de tu empresa.

Para obtener más información sobre este próximo paso, consulta .

Sincronización de archivo IIF

Nota: Para utilizar la sincronización de archivos IIF, el equipo de atención al cliente debe configurar primero la extracción. Puedes iniciarlo escribiendo a .

En algunos casos, el sistema operativo de tu computadora puede requerir que las entradas del libro diario se carguen como un archivo IIF. Por lo general, este es el caso si tu cuenta de escritorio de QuickBooks está alojada en un Mac OS

Descargar el archivo IIF para asientos del diario de ventas

Una vez que se haya reconfigurado la extracción y completado la , puedes descargar las entradas contables desde la pestaña Monitor de sincronización.

1. Para hacerlo, selecciona Sincronizar monitor en la barra de navegación.
2. Tu Monitor de sincronización mostrará todas tus ventas en una vista de calendario. Para descargar un asiento contable para cargar en el archivo IIF, selecciona una fecha en tu calendario. Luego, selecciona el enlace Ventas.
   
   
   
   
3. Esto te permitirá obtener una vista previa del asiento contable en xtraCHEF. Para descargar un archivo IIF de esta entrada del diario, selecciona Acción > Descargar archivo IIF de escritorio de QuickBooks.
   
   
   
   
4. Una vez descargado, el archivo se puede cargar directamente en tu cuenta de QuickBooks Desktop. Para hacerlo, abre tu aplicación QuickBooks Desktop. Luego, selecciona Archivo > Utilidades > Importar > Archivos IIF.
   
   
   
   
5. Se abrirá la ventana Importar archivo IIF. Selecciona Importar archivo IIF y elige el archivo IIF que acabas de extraer de tu monitoreo de sincronización de xtraCHEF.
   
   
   
   
6. Por último, obtén una vista previa del asiento contable en QuickBooks Desktop y selecciona Guardar y nuevo.
7. Se completará la importación de tu archivo IIF y se agregará la entrada contable al archivo de la empresa QuickBooks.
   
   

Descargar el archivo IIF para asientos contables de nómina

Para descargar entradas del diario de la nómina, ve al Monitor de sincronización y selecciona el día con la entrada de nómina. Si ves un mensaje que indica que el archivo IIF no se descargó, no te preocupes. Siempre que todas tus categorías de nómina estén asignadas a un código de LM, puedes seleccionar la entrada para descargar el archivo IIF. Una vez descargado, podrás cargar el archivo IIF de QuickBooks Desktop directamente en tu cuenta de QuickBooks Desktop y sincronizar los datos de la nómina con tu contabilidad.

Descargar archivo IIF para facturas

Para extraer tus facturas, busca las que están marcadas como listas para extraer. Selecciona una factura y se te dirigirá al Monitor de extracciones.

Una vez allí, sigue estos pasos:

1. En el menú desplegable, selecciona Extracción IIF.
2. Selecciona Enviar.
3. Selecciona Extracción a pedido para obtener listos los archivos IIF de las facturas.