Ajouter et gérer des employés dans Toast Web

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Dans cet article :

Ajouter des employés dans Toast Web

En bref, il existe deux façons d’ajouter un employé à Toast Web.

1. Vous pouvez créer un profil simple avec un code d’accès au TPV et un poste (contenant les autorisations) afin que les employés puissent pointer leur arrivée, leur départ et utiliser les appareils Toast. Il s’agit de la méthode typique utilisée pour les employés horaires et de la méthode utilisée par Gestion de paie Toast pour créer un profil Toast Web associé à un nouvel employé.
2. Sinon, vous pouvez créer un profil avec un compte où une personne peut se connecter à Toast Web et consulter des rapports, modifier des menus et exécuter d’autres fonctions administratives, le tout selon ses autorisations. Un compte est généralement créé uniquement pour les propriétaires, les gestionnaires, les administrateurs et toute personne ayant besoin d’accéder aux données administratives.
   1. Pour en savoir plus sur les différences entre un profil et un compte, consultez

Pour ajouter un nouvel employé dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Employés >Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez le bouton +Ajouter un nouvel employé.
   • Si vous êtes client de Gestion de paie Toast, vous recevrez une fenêtre contextuelle indiquant qu’il est préférable d’ajouter un nouvel employé dans Gestion de paie Toast plutôt que dans Toast Web. Une fois qu’un profil Gestion de paie Toast aura été créé, nous créerons automatiquement un profil Toast Web correspondant et nous associerons (synchroniserons) les deux profils ensemble (voir Gestion de des employés pour plus d’informations). Sélectionnez Ajouter dans Gestion de la paie de Toast pour continuer.
     • La sélection Ajouter dans le TPV Toast peut toujours être utilisée, mais elle est généralement réservée aux personnes qui ont besoin d’un accès à Toast Web (arrière-plan) mais qui ne sont pas payées par la Gestion de paie Toast. Par exemple, un teneur de livres ou un comptable peut utiliser cette méthode. 
3. Pour les employés ajoutés sur Toast Web (et non sur Gestion de la paie), vous devrez d’abord activer le bouton Si vous souhaitez que cet employé ait un compte Toast Web (le bouton Inviter à créer un compte). Un compte Toast Web est nécessaire si l’utilisateur a besoin d’accéder à l’arrière-plan du restaurant, ce qui peut être le cas des gestionnaires, propriétaires, partenaires d’exploitation, comptables ou autres personnes, mais de nombreux membres du personnel standard n’ont pas besoin d’un compte Toast Web. Remarque : Les personnes invitées à créer un compte Toast Web ne pourront pas pointer leur arrivée dans le TPV tant qu’elles n’auront pas accepté l’invitation dans leur boîte de réception de courriel. Cela signifie qu’un employé dira que son code d’accès au TPV (alias code d’accès ou numéro NIP) ne fonctionne pas, alors tenez compte du moment où vous sélectionnez cette option.
   • Si vous avez besoin qu’un employé commence à pointer son arrivée au TPV et à prendre des commandes immédiatement, envisagez de créer son profil sans avoir besoin d’accéder à Toast Web, puis de .
   • Si l’employé doit seulement pointer son arrivée et son départ et utiliser le TPV, sélectionnez Non pour le paramètre Invitation à créer un compte.
   • Si un employé a déjà été ajouté et que vous devez lui accorder l’accès à Toast Web plus tard, consultez les instructions dans .
4. Entrez ensuite les détails de l’employé. Différents champs apparaîtront selon qu’un compte Toast Web est créé ou non. Quelques points à noter :
   • Adresse courriel – Ce champ est requis si le bouton Inviter à créer un compte est défini sur pour cet employé. Voici le courriel qu’ils utiliseront pour se connecter à Toast Web.

Après avoir sélectionné Ajouter, la personne recevra un courriel précisant ses prochaines étapes, notamment la création d’un mot de passe si elle a été invitée à créer un compte. Une coche apparaîtra à côté de leur nom dans la colonne Compte créé de la page Employés.  

Remarque : Si l’employé reste invité, il ne pourra pas pointer son arrivée. Vérifiez si l’invitation par courriel a été reçue et acceptée. Si nécessaire, renvoyez l’invitation par courriel, vérifiez son adresse courriel ou archivez et recréez le profil pour résoudre le problème.

Statut du compte employé dans Toast Web

Tous les employés actifs seront répertoriés dans l’onglet Active de la page Employés, avec les étiquettes suivantes dans la colonne Statut :
 

• Actif : L’employé a accès à son TPV et/ou à son compte Toast Web avec les autorisations configurées pour lui.
• Invités : Un courriel a été envoyé avec une invitation à créer un compte Toast Web. Les invitations expirent après sept jours. 
  • Il est important de noter que les employés ayant le statut « Invité » ne peuvent pas pointer leur arrivée et n’apparaîtront pas sur votre TPV tant qu’ils n’auront pas accepté l’invitation et activé leur compte. Lorsqu’ils essaient de se connecter, une erreur Non valide leur est envoyée.
• Expiré : L’employé a reçu une invitation par courriel pour créer un compte Toast Web, mais n’a pas accepté l’invitation dans les sept jours. Sélectionnez le statut Expiré pour renvoyer le courriel.

Les employés inactifs sont répertoriés dans l’onglet Archivé de la page Employés. Voir pour plus de détails.

Renvoyer une invitation par courriel

Lorsqu’un profil d’employé est créé et que l’option Oui est Inviter à créer un compte, son statut s’affiche comme Invité et un courriel lui est envoyé pour l’inviter à définir un mot de passe pour accéder au site Web de Toast. Si ce courriel a été perdu ou égaré, allez à Employés > Gestion des employés > Employés et sélectionnez l’icône Statut d’invité pour renvoyer le courriel. Ces invitations expirent après sept jours. Si ce délai est écoulé, l’invitation devra être renvoyée à l’aide de ce processus.

Si le courriel n’est toujours pas reçu, vérifiez l’adresse courriel saisie. Ensuite, demandez à l’employé de vérifier ses dossiers indésirables ou spam. Essayez ensuite d’archiver et de désarchiver son profil de poste existant avant de renvoyer l’invitation.

Modifier un profil d’employé dans Toast Web

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Une fois que vous aurez sélectionné l’hyperlien nom de famille de l’employé, vous verrez la page de profil de l’employé.
2. Dans l’onglet Aperçu, nous avons des informations de base, y compris le de l’employé dans Toast Web, son code d’accès au TPV (l’autorisation 4.9 Informations sur l’employé est requise pour afficher le code d’accès au TPV des autres utilisateurs) et les postes auxquels il est affecté. Sélectionnez soit les > icônes fléchées dans le coin des carreaux, soit les onglets en haut du profil de l’employé pour apporter des modifications.
   1. Les postes qui apparaissent au bas de l’onglet Aperçu concernent uniquement l’emplacement que vous consultez actuellement dans Toast Web.
   2. Dans la vignette Emploi et statut, vous verrez peut-être un lien vers Inviter à créer un compte. Elle est utilisée pour offrir à un employé l’accès à l’application MyToast pour employés et à Toast Web (si les autorisations nécessaires lui sont accordées). Un employé doit avoir une adresse courriel valide pour créer un compte.
      1. La sélection de ce lien ouvrira une barre latérale. Vérifiez l’adresse courriel indiquée, puis sélectionnez Enregistrer et inviter à envoyer l’invitation par courriel. Remarque importante : Cet employé ne pourra pas se connecter à un appareil TPV Toast tant qu’il n’aura pas accepté son invitation et créé le mot de passe de son compte.
         
         
3. L’onglet Profil vous permet d’apporter des modifications au nom d’un employé, à son nom choisi, à son adresse courriel ou à son numéro de téléphone. Si vous faites défiler vers le bas ou sélectionnez Informations sur le compte à gauche, vous pouvez également vérifier ou modifier le code d’accès au TPV d’un employé (code d’accès). Sélectionnez Enregistrer en haut pour toute modification apportée ici.
   1. Champs de nom – n’utilisez pas d’émojis.
      
      
4. Le troisième onglet, Postes et autorisations, vous permet d’attribuer de nouveaux postes et autorisations.
   
   
   
   1. Lors de l’attribution des autorisations, vous remarquerez un menu déroulant intitulé de restaurant/groupe si vous avez un ou plusieurs emplacements. Assurez-vous d’être au(x) bon(s) emplacement(s) avant d’attribuer des autorisations. Pour accorder des autorisations à un employé à un emplacement auquel il n’a pas accès, vous devez d’abord sélectionner l’onglet en haut de la page pour l’affecter à cet emplacement (voir ci-dessous pour plus d’informations sur cet onglet), puis revenir sur cette page pour attribuer les autorisations.

Mettre à jour les informations des employés dans Toast Web

Pour mettre à jour les informations relatives aux employés (nom, numéro choisi, adresse courriel, numéro de téléphone et code d’accès au TPV) dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous aurez besoin de l’autorisation 4.9 Informations sur l’employé pour pouvoir modifier ces champs.
2. Sélectionnez le nom de famille de l’employé.
3. L’onglet Aperçu est en lecture seule; sélectionnez donc l’onglet Profil.
4. Modifiez cette page et sélectionnez Enregistrer.
   1. Champs de nom – n’utilisez pas d’émojis.

Pour en savoir plus sur la façon dont les employés peuvent mettre à jour l’adresse courriel ou le mot de passe de leur propre compte, consultez .

Mettre à jour les autorisations des employés dans Toast Web

Pour rappel, les autorisations sont couramment associées aux postes auxquels un employé est affecté. Par exemple, un poste de barman aura un ensemble d’autorisations par défaut qu’un utilisateur héritera lorsqu’il sera affecté à ce poste. Vous pouvez modifier les autorisations d’un poste plutôt que celles d’un individu. Consultez la section Mettre à jour les salaires et autorisations de pour voir comment procéder.

Il est conseillé de revoir et de mettre à jour périodiquement les autorisations des employés afin de s’assurer qu’aucun emploi ou employé n’a plus d’accès que nécessaire à son poste. Suivez les étapes ci-dessous pour effectuer des mises à jour et des remplacements si nécessaire afin de restreindre les actions sensibles à des utilisateurs spécifiques (par exemple, mise à jour d’autres informations sur les employés, accès à des informations financières sensibles, intégrations d’achats, etc.).

Pour mettre à jour les autorisations d’un employé, procédez comme suit :

1. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous aurez besoin des autorisations 8.2 Autorisations d’utilisateur, 4.10 Postes et salaires des employés, et vous devez avoir TOUTES les mêmes autorisations (ou plus) que l’utilisateur que vous essayez de modifier.
2. Sélectionnez le crayon de modification de l’employé sur le côté droit.
3. Vous arriverez dans l’onglet Postes et autorisations, faites défiler vers le bas pour voir la vignette Autorisations et accès.
4. Le cas échéant, assurez-vous d’avoir le restaurant ou le groupe de restaurants approprié sélectionné. Tuile Autorisations et accès avec le menu déroulant Afficher les autorisations du restaurant/groupe en surbrillance
5. Pour cocher une case autorisation sur cette page, vous devez d’abord passer le curseur à Remplacement, puis sélectionner la case. Une fois les autorisations correctement définies, sélectionnez Enregistrer. Lorsque vous utilisez le paramètre « Remplacer » pour les autorisations de groupe, cela garantit que les employés n’obtiennent que des autorisations spécifiques plutôt que d’hériter des valeurs par défaut. Cette approche est particulièrement utile pour des tâches telles que la gestion de configurations sensibles telles que les changements de menu ou les modifications de commandes en ligne.
   
   

Mettre à jour les postes des employés dans Toast Web

Pour mettre à jour le poste ou le rôle d’un employé dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous aurez besoin d’une autorisation 4.10 Postes et salaires des employés pour modifier le poste d’un employé.
2. Repérez l’employé et sélectionnez le crayon de modification à droite de son nom.
3. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous recevrez un avertissement. Il est essentiel de mettre à jour les informations relatives aux postes et aux salaires dans Gestion de la paie de Toast à des fins de synchronisation et de mappage. Une modification salariale sur cette page ne sera pas reflétée dans Gestion de la paie de Toast et une modification de poste sur cette page entraînera des erreurs de synchronisation des feuilles de temps dans Gestion de la paie de Toast. Vous devez sélectionner Je veux modifier Toast pour modifier directement cette page.
4. Cochez la case correspondant à un emploi que vous souhaitez ajouter ou supprimer pour cet employé. Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Mettre à jour les salaires des employés dans Toast Web

Pour remplacer/mettre à jour le salaire individuel d’un employé pour un emploi spécifique, procédez comme suit :

1. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous aurez besoin d’une autorisation 4.10 Postes et salaires des employés pour modifier le poste d’un employé.
2. Repérez l’employé et sélectionnez le crayon de modification à droite de son nom.
3. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous recevrez un avertissement. Il est essentiel de mettre à jour les informations relatives aux postes et aux salaires dans Gestion de la paie de Toast à des fins de synchronisation et de mappage. Une modification salariale sur cette page ne sera pas reflétée dans Gestion de la paie de Toast, et une modification de poste sur cette page entraînera des erreurs de synchronisation des feuilles de temps dans Gestion de la paie de Toast. Vous devez sélectionner Je veux modifier Toast pour modifier directement cette page.
4. Pour tout emploi auquel cet employé est actuellement affecté, vous pouvez ajouter ou modifier la valeur dans la case Remplacement du salaire . Le bouton à bascule du salaire doit être activé pour afficher les salaires par défaut et les remplacements de salaire. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
   
   
5. Si vous souhaitez définir ce remplacement de salaire à une date ultérieure, faites défiler jusqu’au bas de cette tuile Emplois et paie et sélectionnez le menu déroulant pour Quand cela doit-il entrer en vigueur? Choisissez votre date et Enregistrer. Ce menu déroulant ne devient actif qu’une fois qu’un remplacement de salaire est défini.
   1. Remarque : La possibilité de sélectionner une date d’entrée en vigueur future est offerte uniquement aux clients utilisant Gestion de paie Toast. Si vous n’utilisez pas Gestion de la paie de Toast, les modifications salariales (pour les particuliers et les emplois) ne peuvent pas être planifiées à l’avenir et prendront effet dès l’épargne.
      
      

Archiver (supprimer) un employé dans Toast Web

L’archivage d’un employé le retire de votre liste d’employés actifs, ce qui le désactive. Ils ne peuvent plus se connecter à Toast Web ou aux appareils Toast, mais seront toujours visibles dans les rapports de main-d’œuvre pour les rapports historiques. Tout utilisateur qui archive ou restaure un employé doit disposer de l’autorisation 4.9 Informations sur l’employé pour accomplir sa tâche. 

Besoin de « désinviter » un employé de Toast Web? Si vous avez créé un compte employé avec un accès dorsal mais que vous souhaitez l’empêcher d’accéder à Toast Web, suivez les instructions pour archiver son compte. Vous pouvez ensuite recréer son compte sans ajouter d’adresse courriel si vous ne souhaitez pas qu’il ait accès à Toast Web. 

Autrement, si vous souhaitez restreindre l’accès à l’application dorsale après la création du compte, vous pouvez modifier l’adresse courriel associée pour une adresse courriel d’espace réservé. Cela retire à un employé la possibilité de se connecter aux zones non prévues de l’accès à Toast Web tout en préservant son profil d’employé (et son accès au TPV s’il en dispose).  

 
Pour désactiver un employé en archivant son profil, procédez comme suit :

1. Allez à Employés >Gestion des employés > Employés. 
2. Trouvez l’individu que vous souhaitez archiver et sélectionnez le bouton archiver (flèche vers le bas) à l’extrême droite du tableau.
3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Archiver pour confirmer cette action.

Si vous recevez un message d’erreur lorsque vous essayez d’archiver un employé, c’est peut-être parce que vous essayez de sélectionner l’utilisateur principal de votre restaurant. Pour demander un changement à votre utilisateur principal, le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit contacter le . 

Employés archivés dans les rapports Web de Toast

Il est important de noter que les employés archivés ayant travaillé des heures continueront d’apparaître dans les rapports s’ils se situent dans la plage de dates sélectionnée, mais qu’ils ne sont pas disponibles dans les options de filtre des employés. Si vous souhaitez pouvoir utiliser le filtre des employés pour rechercher une personne par son nom, vous pouvez temporairement désarchiver cet employé et consulter le rapport. 

Si vous accédez au rapport Gestion des entrées d’heures (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures) et que vous filtrez le rapport aux dates souhaitées, les entrées d’heures de tous les employés, y compris les archivés, s’afficheront.

Les feuilles de temps des employés archivées apparaissent également dans le rapport Feuilles de temps. Les feuilles de temps sont également modifiables. Le rapport Gestion des pourboires présente également les informations archivées des employés et les envoie tout de même à Gestion de la paie de Toast (Notez toutefois que cela entraînerait une erreur si l’employé archivé dans Gestion de la paie de Toast était également licencié, ce qui est typique). 

Désarchiver (restaurer) un employé dans Toast Web

Les employés archivés peuvent être réactivés pour rétablir leur accès au TPV et au site Web de Toast.
 

1. Allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez l’onglet Archivé en haut de la page. 
   
   
   
   
3. Trouvez l’employé que vous souhaitez restaurer et sélectionnez le bouton Désarchiver (flèche haut) à l’extrême droite du tableau.
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Confirmer pour restaurer cet employé.

Exporter une liste d’employés actifs du site Web de Toast

En tant que gestionnaire, vous pouvez générer et exporter une liste d’employés actifs pour faciliter la gestion de la main-d’œuvre et de la paie. Sélectionnez le bouton Exporter tous les employés à partir de la page principale Employés pour générer automatiquement un fichier .csv comprenant les noms des employés, leurs coordonnées, les postes attribués, le code d’accès et plus encore. 

Ressources supplémentaires