Ajouter et gérer des employés dans Toast Web

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Dans cet article :

• Ajouter des employés dans Toast Web
• Statut du compte employé
  • Renvoyer une invitation par courriel
• Modifier un profil d’employé
  • Mettre à jour les informations sur les employés
  • Mettre à jour les autorisations de l’employé
  • Mettre à jour le courriel de l’employé
  • Mettre à jour les salaires
• Archiver (Supprimer) un employé
  • Employés archivés dans les rapports
• Désarchiver (restaurer) un employé
• Exporter la liste des employés actifs
• Ressources supplémentaires

Ajouter des employés dans Toast Web

En bref, il existe deux façons d’ajouter un employé à Toast Web.

1. Vous pouvez créer un profil simple avec un code d’accès au TPV et un poste (contenant les autorisations) afin que les employés puissent pointer leur arrivée, leur départ et utiliser les appareils Toast. Il s’agit de la méthode typique utilisée pour les employés horaires et de la méthode utilisée par Gestion de paie Toast pour créer un profil Toast Web associé à un nouvel employé.
2. Sinon, vous pouvez créer un profil avec un compte où une personne peut se connecter à Toast Web et consulter des rapports, modifier des menus et effectuer d’autres fonctions administratives, le tout selon ses autorisations. Un compte est généralement créé uniquement pour les propriétaires, gestionnaires, administrateurs et toute personne ayant besoin d’accéder aux données dorsales.
   1. Pour en savoir plus sur les différences entre un profil et un compte, consultez Connecter à Toast : Créer un compte.

Pour ajouter un nouvel employé dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez le bouton + Ajouter un nouvel employé.
   • Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous recevrez une fenêtre contextuelle indiquant qu’il est préférable d’ajouter un nouvel employé dans Gestion de paie Toast plutôt que dans Toast Web. Une fois qu’un profil Gestion de paie Toast aura été créé, nous créerons automatiquement un profil Toast Web correspondant et nous associerons (synchroniserons) les deux profils ensemble (voir Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés pour plus d’informations). Sélectionnez Ajouter dans Gestion de paie Toast pour continuer.
     • La sélection Ajouter dans TPV Toast peut toujours être utilisée, mais elle est généralement réservée uniquement aux personnes qui ont besoin d’un accès à Toast Web (en arrière-plan) mais qui ne sont pas payées par Gestion de paie Toast. Par exemple, un teneur de livres ou un comptable peut utiliser cette méthode. 
3. Pour les employés ajoutés sur Toast Web (et non sur Gestion de la paie), vous devez d’abord activer le bouton Si vous souhaitez que cet employé ait un compte Toast Web (le bouton Inviter à créer un compte). Un compte Toast Web est nécessaire si l’utilisateur a besoin d’accéder à l’arrière-plan du restaurant, ce qui peut être le cas des gestionnaires, des propriétaires, des partenaires d’exploitation, des comptables ou d’autres personnes, mais de nombreux membres du personnel standard n’auront pas besoin d’un compte Toast Web.
   
   • Si l’employé doit seulement pointer son arrivée et son départ et utiliser le TPV, sélectionnez Non pour le paramètre Invitation à créer un compte.
   • Si un employé a déjà été ajouté et que vous devez lui accorder l’accès à Toast Web plus tard, consultez les instructions dans Accorder ou supprimer l’accès à Toast Web.
4. Ensuite, entrez les détails de l’employé. Des champs différents apparaîtront selon qu’un compte Toast Web est créé ou non. Quelques éléments à noter :
   • Adresse courriel : Ce champ est obligatoire si le bouton Inviter à créer un compte est défini sur Oui pour cet employé. Voici le courriel qu’ils utiliseront pour se connecter à Toast Web.
   • Postes et rémunération : Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un poste dans la liste des options configurées. Entrez ensuite une valeur dans le champ Salaire si le rôle sélectionné est horaire. Si votre employé occupe plusieurs postes au sein du restaurant, sélectionnez + Ajouter un nouveau poste pour sélectionner un poste supplémentaire dans le menu déroulant. Le nouvel employé recevra toutes les autorisations du TPV et de Toast Web associées aux postes qui lui sont attribués maintenant.
   • Champs du nom : N’utilisez pas d’émojis.
5. Lorsque vous avez terminé, cochez la case correspondant à Ajouter un autre profil pour répéter les étapes 3 et 4 pour un autre employé, ou sélectionnez Ajouter pour enregistrer ce profil. 

Après avoir sélectionné Ajouter, la personne recevra un courriel précisant ses prochaines étapes, y compris la création d’un mot de passe si elle a été invitée à créer un compte. Une coche apparaîtra à côté de leur nom dans la colonne Compte créé de la page Employés. 

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Statut du compte employé dans Toast Web

Tous les employés actifs seront listés dans l’onglet Active de la page Employés, avec les étiquettes suivantes dans la colonne Statut :
 

• Actif : L’employé a accès à son TPV et/ou à son compte Toast Web avec les autorisations configurées pour lui.
• Invités : Un courriel a été envoyé avec une invitation à créer un compte Toast Web. Les invitations expirent après sept jours. 
• Expiré : L’employé a reçu une invitation par courriel pour créer un compte Toast Web, mais n’a pas accepté l’invitation dans les sept jours. Sélectionnez le statut Expiré pour renvoyer le courriel.

Les employés inactifs sont répertoriés dans l’onglet Archivé de la page Employés. Voir ci-dessous pour plus de détails.

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Renvoyer une invitation par courriel

Lorsqu’un profil d’employé est créé et que l’option Inviter à créer un compte est Oui, son statut s’affiche comme Invité et un courriel lui est envoyé pour l’inviter à définir un mot de passe afin d’accéder à Toast Web. Si ce courriel a été perdu ou égaré, allez dans Employés > Gestion des employés > Employés et sélectionnez l’icône Statut d’invité pour renvoyer le courriel. Ces invitations expirent après sept jours. Si ce délai est dépassé, l’invitation devra être renvoyée à l’aide de ce processus.

Si le courriel n’est toujours pas reçu, vérifiez l’adresse courriel saisie. Ensuite, demandez à l’employé de vérifier ses dossiers indésirables ou de pourriels. Essayez ensuite d’archiver et de désarchiver son profil de poste existant avant de renvoyer l’invitation.

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Modifier un profil d’employé dans Toast Web

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés. Une fois que vous aurez sélectionné le lien hypertexte nom de famille de l’employé, vous verrez sa page de profil.
2. Dans l’onglet Aperçu, nous avons des informations de base, y compris le statut de l’employé dans Toast Web, son code d’accès au TPV (l’autorisation 4.9 Employee Info est requise pour afficher le code d’accès au TPV des autres utilisateurs) et les postes auxquels il est affecté. Sélectionnez soit les > icônes fléchées dans le coin des tuiles, soit les onglets en haut du profil de l’employé pour apporter des modifications.
   1. Les postes qui apparaissent au bas de l’onglet Aperçu concernent uniquement l’emplacement que vous consultez actuellement dans Toast Web.
   2. Dans la vignette Emploi et statut, vous verrez peut-être un lien vers Inviter à créer un compte. Ceci est utilisé pour offrir à un employé l’accès à l’application MyToast pour employés et à Toast Web (s’il dispose des autorisations nécessaires). Un employé doit avoir une adresse courriel valide pour créer un compte.
      1. La sélection de ce lien ouvrira une barre latérale. Vérifiez l’adresse courriel indiquée et sélectionnez Enregistrer et inviter à envoyer l’invitation par courriel.
         
         
         
         
3. L’onglet Profil vous permet de modifier le nom, le prénom choisi, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone d’un employé. Si vous faites défiler vers le bas ou sélectionnez Informations de compte à gauche, vous pouvez également vérifier ou modifier le code d’accès au TPV d’un employé (code d’accès). Sélectionnez Enregistrer en haut pour toutes les modifications que vous apportez ici.
   
   
   
   
4. Le troisième onglet, Postes et autorisations, vous permet d’attribuer de nouveaux postes et autorisations.
   
   
   
   
   1. Lors de l’attribution des autorisations, vous remarquerez un menu déroulant intitulé Afficher les autorisations de restaurant/groupe si vous avez un ou plusieurs emplacements. Assurez-vous d’être sur le ou les bons emplacements avant d’attribuer des autorisations. Pour donner des autorisations à un employé à un emplacement auquel il n’a pas accès, vous devez d’abord sélectionner l’onglet Accès au restaurant en haut de la page afin de l’affecter à cet emplacement (voir ci-dessous pour plus d’informations sur cet onglet), puis revenir sur cette page pour attribuer les autorisations.
      
      
      
      
   2. Lorsque cet employé possède également un profil Gestion de paie Toast, une notification jaune s’affiche en haut de son profil. Il est fortement recommandé de modifier les postes et les salaires dans Gestion de paie Toast afin d’éviter les problèmes de synchronisation et d’enregistrement (la modification des autorisations Toast Web et TPV Toast se fait toujours plus bas sur cette page). Sélectionnez Aller à Gestion de paie Toast pour accéder à l’écran de connexion Gestion de paie Toast. Sinon, si vous en êtes sûr, vous pouvez cocher la case pour modifier directement les informations relatives au poste et à la rémunération de cet employé dans Toast Web.
      
      
      
      
5. Sous l’onglet Accès au restaurant, vous pouvez afficher les groupes de restaurants et les emplacements auxquels un employé est affecté. Sélectionnez le menu déroulant Gérer l’accès pour affecter cet utilisateur à d’autres emplacements ou groupes de restaurants. Si un employé a un emplacement affecté, mais aucune autorisation à cet emplacement, il ne pourra pointer qu’à cet emplacement. Vous souhaiterez donc peut-être visiter l’onglet Postes et autorisations après avoir affecté un employé à un nouvel emplacement.
   1. Après avoir sélectionné Gérer l’accès, utilisez les groupes de restaurants et les onglets Emplacements en haut ou, pour les grands comptes, utilisez la barre de recherche pour trouver un emplacement précis.
      
      
      
      
6. Enfin, l’onglet Historique de paie n’est visible que pour les utilisateurs sans Gestion de paie Toast. Sélectionnez-le pour découvrir les avantages d’utiliser Gestion de paie Toast ainsi que les données de main-d’œuvre existantes dont vous disposez dans Toast Web.

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Mettre à jour les informations des employés dans Toast Web

Pour mettre à jour les informations des employés (nom, numéro choisi, adresse courriel, numéro de téléphone et code d’accès au TPV) dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous devrez obtenir l’autorisation 4.9 Informations sur les employés pour pouvoir modifier ces champs.
2. Sélectionnez le nom de famille de l’employé.
3. L’onglet Aperçu est en lecture seule, sélectionnez donc l’onglet Profil.
4. Apportez toutes les modifications nécessaires à cette page et sélectionnez Enregistrer.
   1. Champs du nom - n’utilisez pas d’émojis.

Pour plus d’informations sur la manière dont les employés peuvent mettre à jour l’adresse courriel ou le mot de passe de leur propre compte, consultez Connecter à Toast : Mettez à jour votre compte .

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Mettre à jour les autorisations des employés dans Toast Web

Pour rappel, les autorisations sont couramment associées aux postes auxquels un employé est affecté. Par exemple, un poste de barman aura un ensemble d’autorisations par défaut qu’un utilisateur héritera lorsqu’il sera affecté à ce poste. Vous pouvez modifier les autorisations d’un poste plutôt que celles d’un individu. Consultez la section Mettre à jour les salaires et autorisations des postes de Créer et modifier des postes (rôles) pour le TPV Toast pour voir comment procéder.

Il est conseillé de vérifier et de mettre à jour périodiquement les autorisations des employés afin de s’assurer qu’aucun emploi ou employé n’a plus d’accès que nécessaire à leur poste. Suivez les étapes ci-dessous pour effectuer des mises à jour et des remplacements si nécessaire afin de restreindre les actions sensibles à des utilisateurs spécifiques (par exemple, mettre à jour d’autres informations sur les employés, accéder à des informations financières sensibles, intégrer des achats, etc.).

Pour mettre à jour les autorisations d’un employé, procédez comme suit :

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous aurez besoin des autorisations 8.2 Autorisations d’utilisateur, 4.10 Postes et salaires des employés, et vous devez avoir TOUTES les mêmes autorisations (ou plus) que l’utilisateur que vous tentez de modifier.
2. Sélectionnez le crayon de modification de l’employé sur le côté droit.
3. Vous atterrirez dans l’onglet Emplois et autorisations, alors faites défiler vers le bas pour voir la vignette Autorisations et accès.
4. Le cas échéant, assurez-vous d’avoir le restaurant ou le groupe de restaurants approprié sélectionné. Tuile Autorisations et accès avec le menu déroulant Afficher les autorisations du restaurant/groupe en surbrillance
5. Pour cocher une case autorisation sur cette page, vous devez d’abord basculer le curseur sur Remplacement, puis sélectionner la case. Une fois les autorisations correctement définies, sélectionnez Enregistrer. Lorsque vous utilisez le paramètre « Remplacer » pour les autorisations de groupe, cela garantit que les employés n’obtiennent que des autorisations spécifiques plutôt que d’hériter des valeurs par défaut. Cette approche est particulièrement utile pour des tâches telles que la gestion de configurations sensibles telles que les modifications de menu ou les modifications de commandes en ligne.
   
   

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Mettre à jour les postes des employés dans Toast Web

Pour mettre à jour le poste ou le rôle d’un employé dans Toast Web, procédez comme suit :

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous devrez obtenir l’autorisation 4.10 Postes et salaires des employés pour modifier leur poste.
2. Repérez l’employé et sélectionnez le crayon de modification à droite de son nom.
3. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous recevrez un avertissement. Il est essentiel de mettre à jour les informations relatives aux postes et aux salaires dans Gestion de paie Toast à des fins de synchronisation et de mappage. Une modification salariale sur cette page ne sera pas reflétée dans Gestion de paie Toast et une modification du poste sur cette page entraînera des erreurs de synchronisation des feuilles de temps dans Gestion de paie Toast. Vous devez sélectionner Je veux modifier Toast pour modifier directement cette page.
4. Cochez la case correspondant à un poste que vous souhaitez ajouter ou supprimer pour cet employé. Sélectionnez Enregistrer une fois que vous avez terminé.

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Mettre à jour les salaires des employés dans Toast Web

Pour remplacer/mettre à jour le salaire d’un employé pour un emploi spécifique, procédez comme suit :

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés. Vous devrez obtenir l’autorisation 4.10 Postes et salaires des employés pour modifier leur poste.
2. Repérez l’employé et sélectionnez le crayon de modification à droite de son nom.
3. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous recevrez un avertissement. Il est essentiel de mettre à jour les informations relatives aux postes et aux salaires dans Gestion de paie Toast à des fins de synchronisation et de mappage. Une modification salariale sur cette page ne sera pas reflétée dans Gestion de paie Toast, et une modification de poste sur cette page entraînera des erreurs de synchronisation des feuilles de temps dans Gestion de paie Toast. Vous devez sélectionner Je veux modifier Toast pour modifier directement cette page.
4. Pour tous les postes auxquels cet employé est actuellement affecté, vous pouvez ajouter ou modifier la valeur dans la case Remplacement du salaire. Le bouton Salaire doit être réglé sur Activé pour afficher les salaires par défaut et les remplacements de salaire. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
   
   
5. Si vous souhaitez définir ce remplacement de salaire à une date ultérieure, faites défiler vers le bas jusqu’au paramètre Quand cela doit-il entrer en vigueur? Choisissez votre date et Enregistrer. Ce paramètre ne devient actif qu’une fois qu’un remplacement de salaire est défini.
   1. Remarque : La possibilité de sélectionner une date d’entrée en vigueur future n’est offerte que pour les clients disposant de Gestion de paie Toast. Si vous n’avez pas Gestion de paie Toast, les modifications salariales (pour les particuliers et les emplois) ne peuvent pas être planifiées à l’avenir et prendront effet dès l’épargne.
      
      

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Archiver (Supprimer) un employé dans Toast Web

L’archivage d’un employé le retire de votre liste d’employés actifs, ce qui le désactive. Ils ne peuvent plus se connecter à Toast Web ou aux appareils Toast, mais resteront visibles dans les rapports de main-d’œuvre pour les rapports historiques. Tout utilisateur qui archive ou restaure un employé doit disposer de l’autorisation 4.9 Informations sur l’employé pour accomplir sa tâche. 

Besoin de « désinviter » un employé de Toast Web? Si vous avez créé un compte employé avec un accès dorsal mais que vous souhaitez l’empêcher d’accéder à Toast Web, suivez ces instructions pour archiver son compte. Vous pouvez ensuite recréer son compte sans ajouter d’adresse courriel si vous ne souhaitez pas qu’il ait accès à Toast Web. Si vous utilisez également Gestion de paie Toast, vérifiez attentivement l’association de cet employé après l’avoir désarchivé afin de vous assurer que ses informations se synchronisent entre chaque système.

Autrement, si vous souhaitez restreindre l’accès à l’application dorsale après la création du compte, vous pouvez modifier l’adresse courriel associée pour une adresse courriel réservée. Cela retire à un employé la possibilité de se connecter aux zones non prévues de l’accès à Toast Web tout en préservant son profil d’employé (et son accès au TPV s’il en dispose).  

 
Pour désactiver un employé en archivant son profil, procédez comme suit :

1. Accédez à Employés >Gestion des employés > Employés. 
2. Trouvez l’individu que vous souhaitez archiver et sélectionnez le bouton Archiver (flèche vers le bas) à l’extrême droite du tableau.
3. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Archiver pour confirmer cette action.

Si vous recevez un message d’erreur lorsque vous essayez d’archiver un employé, c’est peut-être parce que vous tentez de sélectionner l’utilisateur principal de votre restaurant. Pour demander un changement à votre utilisateur principal, le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit contacter le service à la clientèle. 

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Employés archivés dans les rapports Web de Toast

Il est important de noter que les employés archivés avec des heures travaillées continueront d’apparaître dans les rapports s’ils se situent dans la plage de dates sélectionnée, mais ne sont pas disponibles dans les options de filtre des employés. Si vous souhaitez pouvoir utiliser le filtre d’employé pour rechercher une personne par son nom, vous pouvez temporairement désarchiver cet employé et consulter le rapport. 

Si vous accédez au rapport Gestion des entrées d’heures (Rapports> Main-d’œuvre> Gestion des entrées d’heures) et que vous filtrez le rapport aux dates souhaitées, vous verrez les entrées d’heures de tous les employés, y compris les archivés.

Les feuilles de temps des employés archivées apparaissent également dans le rapport Feuilles de temps. Les feuilles de temps sont également modifiables. Le rapport de gestion des pourboires affiche également les informations archivées des employés et les envoie tout de même à Gestion de paie Toast (Veuillez noter toutefois que cela entraînerait une erreur si l’employé archivé dans Gestion de paie Toast était également licencié, ce qui est typique). 

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Désarchiver (restaurer) un employé dans Toast Web

Les employés archivés peuvent être réactivés pour rétablir leur accès au TPV et à Toast Web.
 

1. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez l’onglet Archivé en haut de la page. 
   
   
   
   
3. Trouvez l’employé que vous souhaitez restaurer et sélectionnez le bouton Désarchiver (flèche haut) à l’extrême droite du tableau
4. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Confirmer pour restaurer cet employé.

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Exporter une liste d’employés actifs depuis Toast Web

En tant que gestionnaire, vous pouvez générer et exporter une liste d’employés actifs pour faciliter la gestion de la main-d’œuvre et de la paie. Sélectionnez le bouton Exporter tous les employés de la page principale Employés pour générer automatiquement un fichier .csv comprenant les noms des employés, leurs coordonnées, les postes attribués, leur code d’accès, etc. 

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Ressources supplémentaires

• Gérer les tâches et autorisations des utilisateurs dans la gestion multi-emplacements
• Affecter des employés à plusieurs emplacements
• Créer et modifier des rôles professionnels
• Modifier les entrées de l’horloge de pointage des employés
• Guide de référence des autorisations
• Obtenir de l’aide pour les autorisations d’utilisateur du TPV Toast

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