Dernière mise à jour : 25 août 2026, 15 h 13
Apprenez comment ajouter, modifier et supprimer des employés dans Toast Web. La modification des salaires des employés, des autorisations, des codes d'accès au point de vente et de la sécurité des mots de passe est également traitée dans cet article.
| Certains processus, pages et informations concernant les profils et les autorisations des employés seront bientôt mis à jour. Si votre expérience ne correspond pas aux informations contenues dans cet article, consultez Mises à jour des autorisations des employés et des postes dans Toast Web. |
S'applique à : Toast Web
Si vous utilisez Toast Payroll, ajoutez et modifiez les employés dans Toast Payroll afin que les feuilles de temps, les pourboires et la paie se synchronisent correctement. Consultez Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web.
Autorisations nécessaires :
Ce que vous accomplirez : Ajouter un nouvel employé à Toast Web avec le bon type de compte, modifier le profil ou les autorisations d'un employé existant, ou archiver un employé qui ne travaille plus pour vous.
Remarque : Les profils Toast Web servent à deux fins. Un code d'accès au point de vente (code NIP) permet à un employé d'enregistrer ses heures et d'utiliser les appareils Toast. Un compte Toast Web permet à un employé de se connecter à toasttab.com pour consulter des rapports, modifier des menus ou effectuer d'autres fonctions administratives. La plupart du personnel horaire n'a besoin que d'un code d'accès au point de vente; n'accordez un compte Toast Web qu'aux propriétaires, aux gestionnaires, aux administrateurs, aux comptables ou à toute personne ayant besoin d'un accès à l'arrière-guichet. Pour en savoir plus sur la différence entre un profil et un compte, consultez Connexion à Toast : Créer un compte.
Utilisez ce tableau pour accéder aux scénarios les plus courants :
| Symptôme ou objectif | Cause la plus courante | Solution rapide |
|---|---|---|
| Ajouter un employé sans exiger d'adresse courriel | Réglez Inviter à créer un compte sur Non afin qu'ils utilisent uniquement le point de vente | Consultez Ajouter un nouvel employé dans Toast Web |
| Besoin de donner toutes les permissions à un employé ou de copier celles d'un autre employé | Toast ne clone pas automatiquement les accès; assignez le ou les mêmes postes aux mêmes emplacements | Consultez Mettre à jour les permissions des employés dans Toast Web et Obtenir de l'aide sur les permissions utilisateur pour le point de vente Toast |
| Erreur de permissions : Le système indique que je n'ai pas les permissions, même si vous êtes le propriétaire | Vous devez déjà détenir toutes les permissions que vous tentez d'assigner, en plus de 8.2 Permissions utilisateur | Consultez Obtenir de l'aide sur les permissions utilisateur pour le point de vente Toast |
| Impossible d'archiver un employé — erreur d'utilisateur principal | L'utilisateur principal de votre restaurant ne peut pas être archivé | Le propriétaire ou l'administrateur du restaurant doit d'abord contacter le service à la clientèle pour changer l'utilisateur principal |
| Une nouvelle recrue ne peut pas se connecter à Toast Web après avoir reçu une invitation | Invitation expirée (sept jours), adresse courriel erronée ou invitation arrivée dans les pourriels | Consultez Renvoyer une invitation par courriel et Accorder ou supprimer l'accès à Toast Web pour les employés existants |
| Une nouvelle recrue ne peut pas pointer sur le PDV | Code d'accès au PDV manquant, profil de l'employé expiré ou invité, ou profil en double | Consultez Résoudre les problèmes de pointage et d'accès au PDV |
| Hériter ou remplacer : laquelle de ces options devrais-je utiliser? | Les autorisations héritées proviennent du poste; le remplacement définit une autorisation au niveau de l'employé individuel | Consultez l'entrée de la FAQ Quelle est la différence entre les autorisations héritées et les autorisations de remplacement? |
| Un client de Toast Payroll doit supprimer un employé | Mettez fin à l'emploi de l'employé dans Toast Payroll; le profil Toast Web s'archive automatiquement en moins de deux heures | Consultez Mettre fin à l'emploi ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll |
Il existe deux façons d'ajouter un employé à Toast Web :
Pour ajouter un nouvel employé dans Toast Web :
Résultat attendu : Le nouvel employé apparaît sur la page Employees avec le statut Actif (aucun compte requis) ou Invité (en attente que l'employé accepte l'invitation). Si vous avez attribué un code d'accès au point de vente, l'employé peut pointer au point de vente une fois la prochaine synchronisation des données effectuée.
Tous les employés actifs sont répertoriés sous l'onglet Actif de la page Employés, avec l'une de ces étiquettes dans la colonne État :
Les employés inactifs sont répertoriés sous l'onglet Archivé de la page Employés. Consultez Archiver (supprimer) un employé dans Toast Web pour plus de détails.
Lorsque vous créez un profil d'employé avec Inviter à créer un compte réglé sur Oui, l'état de l'employé s'affiche comme Invité et Toast lui envoie un courriel pour définir un mot de passe. Si le courriel est perdu ou égaré :
Résultat attendu : Un nouveau courriel d'invitation est envoyé. Le minuteur d'expiration est réinitialisé à sept jours.
Si le courriel n'arrive toujours pas :
Pour plus d'aide sur le dépannage des invitations, y compris les rejets de courriels de la série 550 et le message d'erreur Invalid or in Use documenté dans Grant or Remove Toast Web Access for Existing Employees, consultez Grant or Remove Toast Web Access for Existing Employees.
Remarque : Si vous utilisez à la fois Toast Web et Toast Payroll, la nouvelle mise en page de Toast Web ressemble à celle de Toast Payroll. Pour confirmer le système que vous utilisez, vérifiez l'URL : Toast Web se trouve sur toasttab.com et Toast Payroll se trouve sur payroll.toasttab.com.
Pour ouvrir le profil d'un employé dans Toast Web :
La page de profil contient ces onglets :
Important : Si cet employé possède également un profil Toast Payroll, vous verrez une notification jaune dans l'onglet Emplois et autorisations. Effectuez les changements d'emploi et de paie dans Toast Payroll pour éviter les problèmes de synchronisation et d'enregistrement — la modification des autorisations Toast Web et Toast POS se fait toujours sur cette page. Sélectionnez Aller à Toast Payroll pour accéder à l'écran de connexion de Toast Payroll. Si vous êtes certain de vouloir modifier l'emploi et la paie directement dans Toast Web, cochez la case à cocher pour ignorer l'avertissement. Consultez Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web pour connaître les règles de synchronisation complètes.
Pour mettre à jour le nom, le nom choisi, l'adresse courriel, le numéro de téléphone ou le code d'accès au point de vente (NIP) d'un employé :
Résultat attendu : Les informations mises à jour apparaissent dans l'onglet Aperçu. Les modifications apportées au code d'accès du point de vente prennent effet sur le point de vente après la prochaine synchronisation des données.
Remarque : Si l'employé a déjà activé son compte Toast Web, il (et non un gestionnaire) doit mettre à jour sa propre adresse courriel ou son mot de passe à partir de la page My Account. Voir Log in to Toast: Update Your Account pour ces étapes.
Les autorisations sont généralement liées aux postes auxquels un employé est affecté. Par exemple, un poste de barman possède un ensemble d'autorisations par défaut qu'un employé hérite lorsqu'il est affecté à ce poste. Dans la plupart des cas, modifiez les autorisations du poste plutôt que celles de l'individu — voir la section Update a job's permissions de Create and Edit Jobs (Roles) for Toast POS.
C'est une bonne idée de revoir et de mettre à jour périodiquement les autorisations des employés afin qu'aucun poste ou employé n'ait plus d'accès que nécessaire.
Pour mettre à jour les autorisations d'un employé :
Résultat attendu : Les autorisations effectives de l'employé reflètent la substitution. L'employé doit se déconnecter et se reconnecter pour que le changement prenne effet sur le point de vente.
Remarque : Si vous voyez l'erreur Toast Désolé, vous ne pouvez pas modifier des autorisations que vous n'avez pas (documentée dans Obtenir de l'aide sur les autorisations utilisateur pour Toast POS), une erreur Forbidden ou si le bouton Override est manquant, vous ne détenez pas toutes les autorisations que vous essayez d'attribuer. Demandez à un administrateur ou au propriétaire qui détient les autorisations manquantes d'effectuer le changement, ou demandez-lui d'accorder d'abord les autorisations manquantes à votre profil. Pour un dépannage complet — incluant le scénario « Je suis le propriétaire mais il est indiqué que je n'ai pas les autorisations », la duplication de l'accès d'un autre employé et le message Quelqu'un doit déverrouiller ceci pour vous — consultez Obtenir de l'aide sur les autorisations utilisateur pour Toast POS.
Pour mettre à jour le poste ou le rôle d'un employé dans Toast Web :
Résultat attendu : Les postes sélectionnés apparaissent sous le profil de l'employé. L'employé hérite des autorisations de tout nouveau poste attribué.
Remarque : Si le poste dont vous avez besoin n'existe pas encore, créez-le d'abord. Consultez Créer et modifier des postes (rôles) pour Toast POS.
Les salaires sont généralement liés au poste auquel un employé est affecté plutôt qu'à l'individu. Par exemple, un poste de barman a un salaire par défaut dont l'employé hérite lorsqu'il est affecté à ce poste. Dans la plupart des cas, modifiez le salaire par défaut au niveau du poste plutôt que de remplacer un salaire individuel — consultez la section Mise à jour des salaires d'un poste de Créer et modifier des postes (rôles) pour Toast POS.
Pour remplacer ou mettre à jour le salaire d'un employé individuel pour un poste spécifique :
Résultat attendu : Le remplacement de salaire apparaît sous l'onglet Postes et autorisations de l'employé. Les calculs de paie utilisent le remplacement à partir de la date d'entrée en vigueur.
Remarque : La planification d'une date d'entrée en vigueur future n'est offerte qu'aux restaurants utilisant Toast Payroll. Sans Toast Payroll, les changements de salaire pour les individus et les postes ne peuvent pas être planifiés et entrent en vigueur immédiatement lors de l'enregistrement.
L'archivage d'un employé le retire de votre liste d'employés actifs, ce qui le désactive effectivement. Il ne peut plus se connecter à Toast Web ni utiliser les appareils Toast, mais il apparaît toujours dans les rapports de main-d'œuvre pour les rapports historiques. L'autorisation 4.9 Informations sur l'employé est requise pour archiver ou restaurer un employé.
Important : Si vous utilisez Toast Payroll, mettez plutôt fin à l'emploi de l'employé dans Toast Payroll — cela archive automatiquement le profil Toast Web associé dans un délai de deux heures. La seule raison courante d'archiver uniquement dans Toast Web (lorsque vous utilisez Toast Payroll) est si un employé possède des profils Toast Web en double. Consultez Terminer ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll.
Besoin de « désinviter » un employé de Toast Web ? Si vous avez créé un compte d'employé avec accès à l'arrière-guichet mais que vous souhaitez l'empêcher d'accéder à Toast Web, archivez son compte, puis recréez le profil sans adresse courriel. Si vous utilisez Toast Payroll, vérifiez la correspondance de l'employé après l'avoir désarchivé — consultez Toast Payroll : Gérer la correspondance des employés. Alternativement, pour restreindre l'accès à l'arrière-guichet sans archiver, remplacez l'adresse courriel associée par un espace réservé. Cela supprime la capacité de l'employé à se connecter à Toast Web tout en préservant son profil d'employé et son accès au point de vente.
Pour archiver un profil d'employé dans Toast Web :
Résultat attendu : L'employé est retiré de l'onglet Actif et apparaît dans l'onglet Archivé. Il ne peut plus se connecter à Toast Web ni utiliser le code d'accès au point de vente.
Important : Si vous recevez un message d'erreur lors de la tentative d'archivage d'un employé, c'est peut-être parce que vous essayez d'archiver l'utilisateur principal de votre restaurant. L'utilisateur principal ne peut pas être archivé. Pour demander un changement d'utilisateur principal, le propriétaire ou l'administrateur du restaurant doit contacter le service à la clientèle.
Les employés archivés ayant des heures travaillées continuent d'apparaître dans les rapports s'ils se situent dans la plage de dates sélectionnée, mais ils ne sont pas disponibles dans les options de filtrage des employés. Si vous souhaitez utiliser le filtre d'employé pour rechercher une personne par son nom, vous pouvez désarchiver temporairement cet employé et consulter le rapport.
Si vous accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps et que vous filtrez le rapport selon les dates souhaitées, vous verrez les entrées de temps de tous les employés, y compris ceux qui sont archivés.
Les employés archivés apparaissent également toujours dans le rapport des feuilles de temps, et ces feuilles de temps sont modifiables. Le rapport de gestion des pourboires affiche également les informations des employés archivés et les envoie toujours à Toast Payroll. Remarque : Si un employé archivé dans Toast Payroll a également été licencié (ce qui est courant), la synchronisation des pourboires entraîne une erreur.
Les employés archivés peuvent être réactivés pour restaurer leur accès au point de vente et à Toast Web.
Résultat attendu : L'employé retourne dans l'onglet Actif avec ses autorisations et son code d'accès au point de vente précédents. Si vous utilisez Toast Payroll, vérifiez le mappage après la restauration — consultez Toast Payroll : Gérer le mappage des employés.
Pour générer une liste des employés actifs sous forme de fichier .csv, sélectionnez Exporter tous les employés depuis la page principale Employés. Le fichier comprend les noms des employés, leurs coordonnées, les postes assignés, les identifiants d'employé, et plus encore. Remarque : La liste des employés exportée ne comprend pas de colonne pour le code d'accès au point de vente (POS). Pour consulter ou gérer les codes d'accès au point de vente, ouvrez le profil individuel de l'employé (nécessite 4.9 Informations sur l'employé) plutôt que de vous fier à l'exportation.
Résultat attendu : Un fichier .csv se télécharge automatiquement.
Pour ajouter un employé sans exiger d'adresse courriel, réglez le commutateur Inviter à créer un compte sur Non lors de la création du profil. Le personnel horaire qui pointe seulement et utilise le point de vente n'a pas besoin d'un courriel ou d'un compte Toast Web. Consultez Ajouter un nouvel employé dans Toast Web pour connaître toutes les étapes.
Les autorisations héritées proviennent du poste assigné à l'employé; elles apparaissent sous forme de cases à cocher grises et sont appliquées automatiquement. Les autorisations remplacées sont définies manuellement au niveau de l'employé individuel; elles apparaissent sous forme de cases à cocher bleues et diffèrent des paramètres par défaut du poste. Utilisez Remplacer lorsqu'un employé a besoin d'un accès au-delà des paramètres par défaut de son poste ou lorsque vous devez restreindre une autorisation spécifique pour une personne. Pour obtenir des conseils complets, consultez Obtenir de l'aide sur les autorisations utilisateur pour Toast POS.
Toast ne prend pas en charge le clonage ou la duplication automatique d'un profil d'employé. Pour correspondre à l'accès d'un autre employé, assignez les mêmes postes aux mêmes emplacements. L'utilisation d'autorisations basées sur le poste (plutôt que des remplacements individuels) rend cela cohérent et plus facile à maintenir. Pour accorder toutes les autorisations à une personne, vous devez vous-même Sans toutes les autorisations, en plus de 8.2 Autorisations utilisateur. Pour obtenir des conseils étape par étape, consultez Obtenir de l'aide sur les autorisations utilisateur pour Toast POS.
Lorsque vous voyez l'erreur Toast Désolé, vous ne pouvez pas modifier les autorisations que vous n'avez pas, une erreur Forbidden ou un commutateur Remplacer manquant, le compte connecté ne Sans pas toutes les autorisations de l'employé en cours de modification, même si vous êtes le propriétaire. Vous devez déjà avoir toutes les autorisations que l'autre employé possède, en plus de 8.2 Autorisations utilisateur. Pour connaître toutes les étapes de dépannage, y compris le scénario où vous avez des autorisations à plusieurs emplacements et avez besoin d'autorisations au niveau du groupe, consultez Obtenir de l'aide sur les autorisations utilisateur pour Toast POS.
Si vous obtenez une erreur lors de l'archivage d'un employé, la cause la plus fréquente est que l'employé est l'utilisateur principal de votre restaurant. L'utilisateur principal ne peut pas être archivé. Pour demander un changement d'utilisateur principal, le propriétaire ou l'administrateur du restaurant doit communiquer avec le Service à la clientèle. Si vous utilisez Toast Payroll, une demande d'archivage de profil de propriétaire nécessite également l'aide du Service à la clientèle, car la réactivation implique des changements au niveau du compte.
Commencez par ces vérifications :
Si vous utilisez Toast Payroll, ajoutez les nouveaux employés dans Toast Payroll. Une fois que vous avez embauché quelqu'un dans Toast Payroll, Toast crée automatiquement un profil Toast Web associé et synchronise les deux profils (entrées de temps, pourboires, postes, paie, statut). Pour supprimer un employé, mettez fin à son emploi dans Toast Payroll; le profil Toast Web associé est archivé automatiquement dans un délai de deux heures. Consultez Mettre fin à l'emploi ou archiver un employé dans Toast Web ou Toast Payroll et Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web.
Dans Toast Payroll, l'identifiant d'employé (numéro d'employé) est un identifiant unique généré automatiquement lors de l'embauche, et il est synchronisé avec Toast Web en tant qu'identifiant d'employé. Si vous modifiez le numéro d'employé dans Toast Payroll après l'embauche, le code d'accès au point de vente dans Toast Web n'est pas mis à jour automatiquement. Pour définir ou modifier un identifiant d'employé Toast Web pour un employé existant, modifiez son onglet Profil dans Toast Web. Pour tous les détails concernant le volet Toast Payroll, consultez Toast Payroll : Centre de gestion des employés.
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que le problème persiste, rassemblez ces informations avant de contacter le service à la clientèle. Les scénarios ci-dessous nécessitent généralement une intervention au niveau du compte qui ne peut pas être résolue par le libre-service :
Ayez les éléments suivants à portée de main :