Dernière mise à jour : 30 sept. 2026, 13 h 40
Apprenez à ajouter, modifier et supprimer des employés dans Toast Web. La modification des salaires des employés, des autorisations, des codes d’accès au TPV et de la sécurité des mots de passe est également abordée dans cet article.
| Certains des processus, pages et informations présentés ici concernant les profils et autorisations des employés seront bientôt mis à jour. Si votre expérience ne correspond pas aux informations contenues dans cet article, visitez Mises à jour des autorisations des employés et des postes dans Toast Web. |
S’applique à : Toast Web
Si vous utilisez Gestion de paie Toast, ajoutez et modifiez plutôt des employés dans Gestion de paie Toast afin que les feuilles de temps, les pourboires et la paie se synchronisent correctement. Consultez Gestion de paie Toast : Synchroniser les informations avec Toast Web.
Autorisations nécessaires :
Ce que vous accomplirez : Ajoutez un nouvel employé dans Toast Web avec le bon type de compte, modifiez un profil d’employé existant ou les autorisations, ou archivez un employé qui ne travaille plus pour vous.
Remarque : Les profils Toast Web ont deux objectifs. Un code d’accès au TPV (code d’accès) permet à un employé de pointer et d’utiliser des appareils Toast. Un compte Toast Web permet à un employé de se connecter à toasttab.com pour consulter les rapports, modifier les menus ou effectuer d’autres fonctions administratives. La plupart des employés horaires n’ont besoin que d’un code d’accès au TPV — accordez un compte Toast Web uniquement aux propriétaires, gestionnaires, administrateurs, comptables ou à toute personne ayant besoin d’un accès dorsal. Pour en savoir plus sur la différence entre un profil et un compte, consultez Connecter à Toast : Créer un compte.
Utilisez ce tableau pour passer aux scénarios les plus courants :
| Symptôme ou objectif | Cause la plus fréquente | Correction rapide |
|---|---|---|
| Ajoutez un employé sans avoir à fournir d’adresse courriel | Définissez Inviter à créer un compte sur Non pour qu’il n’utilise que le TPV | |
| Besoin de donner toutes les autorisations à un employé ou de refléter un autre employé | Toast ne clone pas automatiquement l’accès; attribuez les mêmes tâches aux mêmes emplacements | Consultez Mettre à jour les autorisations des employés dans Toast Web et Obtenez de l’aide pour les autorisations des utilisateurs du TPV Toast |
| Erreur d’autorisations : Il est indiqué que je n’ai pas les autorisations même si vous êtes le propriétaire | Sans/Suspendre toutes les autorisations que vous essayez d’attribuer, plus 8.2 Autorisations utilisateur | Voir Obtenir de l’aide pour les autorisations d’utilisateur du TPV Toast |
| Impossible d’archiver un employé — erreur utilisateur principale | L’utilisateur principal de votre restaurant ne peut pas être archivé | Le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit d’abord contacter le service à la clientèle pour changer l’utilisateur principal |
| Le nouvel employé ne peut pas se connecter à Toast Web après une invitation | Invitation expirée (sept jours), courriel erroné ou invitation envoyée en spam | Voir Renvoyer une invitation par courriel et Accorder ou retirer l’accès à Toast Web pour les employés existants |
| Le nouvel employé ne peut pas pointer sur le TPV | Code d’accès au TPV manquant, profil d’employé expiré ou invité, ou profil en double | Voir Résoudre les problèmes d’horloge de pointage et d’accès au TPV |
| Hériter vs Remplacer — lequel devrais-je utiliser? | Les autorisations héritées proviennent du poste; le remplacement définit une autorisation au niveau de l’employé individuel. | Consultez l’entrée de la FAQ Quelle est la différence entre hériter et remplacer les autorisations? |
| Le client de Gestion de paie Toast doit retirer un employé | Licencier l’employé dans Gestion de paie Toast; le profil Web de Toast s’archive automatiquement dans les deux heures | Voir Terminer ou archiver un employé dans Gestion de paie Toast Web ou Gestion de paie Toast |
Il existe deux façons d’ajouter un employé à Toast Web :
Pour ajouter un nouvel employé dans Toast Web :
Résultat attendu : Le nouvel employé apparaît sur la page Employés avec le statut Actif (aucun compte requis) ou Invité (en attente que l’employé accepte l’invitation). Si vous avez attribué un code d’accès au TPV, l’employé pourra pointer à celui-ci dès l’exécution de la prochaine synchronisation des données.
Tous les employés actifs sont répertoriés dans l’onglet Employés actifs de la page Employés, avec l’une de ces étiquettes dans la colonne Statut :
Les employés inactifs sont répertoriés dans l’onglet Archivé de la page Employés. Voir Archiver (Supprimer) un employé dans Toast Web pour plus de détails.
Lorsque vous créez un profil d’employé avec Inviter à créer un compte défini sur Oui, le statut de l’employé s’affiche comme Invité et Toast lui envoie un courriel pour définir un mot de passe. En cas de perte ou d’égarement du courriel :
Résultat attendu : Un nouveau courriel d’invitation est envoyé. La minuterie d’expiration se réinitialise à sept jours.
Si le courriel n’arrive toujours pas :
Pour plus de dépannage d’invitations, y compris les rejets de courriels de la série 550 et le message d’erreur « Non valide ou en cours d’utilisation » documenté dans Accorder ou supprimer l’accès Web de Toast pour les employés existants, consultez Accorder ou supprimer l’accès Web de Toast.
Remarque : Si vous utilisez à la fois Toast Web et Gestion de paie Toast, la nouvelle présentation de Toast Web ressemble à Gestion de paie Toast. Pour confirmer dans quel système vous êtes, vérifiez l’URL — Toast Web se trouve sur toasttab.com et Gestion de paie Toast se trouve sur payroll.toasttab.com.
Pour ouvrir le profil d’un employé dans Toast Web :
La page de profil comporte ces onglets :
Important : Si cet employé possède également un profil Gestion de paie Toast, une notification jaune s’affichera dans l’onglet Emplois et autorisations. Apportez des modifications au poste et au salaire dans Gestion de paie Toast pour éviter les problèmes de synchronisation et d’enregistrement. La modification des autorisations Toast Web et TPV Toast est toujours effectuée sur cette page. Sélectionnez Aller à Gestion de paie Toast pour accéder à l’écran de connexion Gestion de paie Toast. Si vous êtes sûr de vouloir modifier le poste et payer directement dans Toast Web, cochez la case pour remplacer l’avertissement. Consultez Gestion de la paie de Toast : Synchronisez les informations avec Toast Web pour obtenir les règles de synchronisation complètes.
Pour mettre à jour le nom, le prénom choisi, l’adresse courriel, le numéro de téléphone ou le code d’accès au TPV (code d’accès) d’un employé :
Résultat attendu : Les informations mises à jour apparaissent dans l’onglet Aperçu. Les modifications apportées au code d’accès au TPV prennent effet sur le TPV après la prochaine synchronisation des données.
Remarque : Si l’employé a déjà activé son compte Toast Web, il (et non un gestionnaire) doit mettre à jour sa propre adresse courriel ou mot de passe à partir de la page Mon compte. Voir Connecter à Toast : Mettez à jour votre compte pour ces étapes.
Les autorisations sont généralement liées aux postes auxquels un employé est affecté. Par exemple, un poste de barman dispose d’un ensemble d’autorisations par défaut qu’un employé hérite lorsqu’il lui est affecté. Dans la plupart des cas, modifiez les autorisations du poste plutôt que celles de l’individu. Consultez la section Mettre à jour les autorisations d’un poste de Créer et modifier des postes (rôles) pour TPV Toast.
Il est conseillé de revoir et de mettre à jour périodiquement les autorisations des employés afin qu’aucun poste ou employé n’ait plus d’accès qu’il n’en a besoin.
Pour mettre à jour les autorisations d’un employé :
Résultat attendu : Les autorisations effectives de l’employé reflètent le remplacement. L’employé doit se déconnecter et se reconnecter pour que la modification prenne effet sur le TPV.
Remarque : Si vous voyez l’erreur Toast, vous ne pouvez pas modifier des autorisations que vous n’avez pas (documentées dans Obtenir de l’aide sur les autorisations d’utilisateur pour le TPV Toast), une erreur interdite ou le bouton Remplacement est manquant, vous ne tentez pas d’attribuer toutes les autorisations Sans/Suspendre. Demandez à un administrateur ou à un propriétaire qui détient les autorisations manquantes d’effectuer la modification, ou demandez-lui d’accorder d’abord les autorisations manquantes à votre profil. Pour un dépannage complet — y compris le scénario « Je-suis-le-propriétaire-mais-il-dit-que-je-n’ai-pas-les-autorisations », qui reflète l’accès d’un autre employé, et le message « Quelqu’un doit déverrouiller » — consultez Obtenir de l’aide pour les autorisations d’utilisateur du TPV Toast.
Pour mettre à jour le poste ou le rôle d’un employé dans Toast Web :
Résultat attendu : Les postes sélectionnés apparaissent sous le profil de l’employé. L’employé hérite des autorisations pour tout poste nouvellement attribué.
Remarque : Si le poste dont vous avez besoin n’existe pas encore, créez-le d’abord. Voir Créer et modifier des postes (rôles) pour le TPV Toast.
Le salaire est généralement lié au poste auquel l’employé est affecté plutôt qu’à l’individu. Par exemple, un emploi de barman a un salaire par défaut que l’employé hérite lorsqu’il lui est affecté. Dans la plupart des cas, modifiez le salaire par défaut au niveau de l’emploi plutôt que de remplacer un salaire individuel — consultez la section Mettre à jour les salaires d’un emploi de Créer et modifier des emplois (rôles) pour le TPV Toast.
Pour remplacer ou mettre à jour le salaire d’un employé pour un poste spécifique :
Résultat attendu : Le remplacement de salaire apparaît dans l’onglet Postes et autorisations de l’employé. Les calculs de paie utilisent le remplacement à compter de la date d’entrée en vigueur.
Remarque : La planification d’une date d’entrée en vigueur ultérieure n’est offerte que pour les restaurants utilisant Gestion de paie Toast. Sans Gestion de paie Toast, les modifications salariales, tant pour les particuliers que pour les emplois, ne peuvent pas être planifiées et prendre effet immédiatement après l’épargne.
L’archivage d’un employé le retire de votre liste d’employés actifs, ce qui le désactive. Ils ne peuvent plus se connecter à Toast Web ni utiliser les appareils Toast, mais ils apparaissent toujours dans les rapports de main-d’œuvre pour les rapports historiques. L’autorisation 4.9 Informations sur l’employé est requise pour archiver ou restaurer un employé.
Important : Si vous utilisez Gestion de la paie de Toast, mettez plutôt fin à l’emploi de l’employé dans Gestion de la paie de Toast. Cela archive automatiquement le profil Web de Toast associé dans un délai de deux heures. La seule raison habituelle d’archiver dans Toast Web seul (lorsque vous utilisez Gestion de paie Toast) est si un employé possède des profils Toast Web en double. Consultez Terminer ou archiver un employé dans Toast Web ou Gestion de paie Toast.
Besoin de « désinviter » un employé de Toast Web? Si vous avez créé un compte employé avec un accès dorsal mais que vous souhaitez l’empêcher d’accéder à Toast Web, archivez son compte, puis recréez le profil sans adresse courriel. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vérifiez le mappage de l’employé après l’avoir désarchivé — consultez Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés. Autrement, pour restreindre l’accès en arrière-plan sans archivage, changez l’adresse courriel associée en espace réservé. Cela retire à l’employé la possibilité de se connecter à Toast Web tout en préservant son profil d’employé et son accès au TPV.
Pour archiver un profil d’employé dans Toast Web :
Résultat attendu : L’employé est retiré de l’onglet Actif et apparaît dans l’onglet Archivé. Ils ne peuvent plus se connecter à Toast Web ni utiliser le code d’accès au TPV.
Important : Si vous recevez un message d’erreur lorsque vous essayez d’archiver un employé, c’est peut-être parce que vous tentez d’archiver l’utilisateur principal de votre restaurant. L’utilisateur principal ne peut pas être archivé. Pour demander un changement à votre utilisateur principal, le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit contacter le service à la clientèle.
Les employés archivés avec des heures travaillées continuent d’apparaître dans les rapports s’ils se situent dans la plage de dates sélectionnée, mais ils ne sont pas disponibles dans les options de filtre des employés. Si vous souhaitez utiliser le filtre d’employé pour rechercher une personne par son nom, vous pouvez temporairement désarchiver cet employé et consulter le rapport.
Si vous allez dans Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures et que vous filtrez le rapport aux dates souhaitées, vous verrez les entrées d’heures de tous les employés, y compris ceux archivés.
Les employés archivés apparaissent toujours dans le rapport Feuilles de temps, et ces feuilles de temps sont modifiables. Le rapport Gestion des pourboires affiche également les informations archivées des employés et les envoie tout de même à Gestion de paie Toast. Remarque : Si un employé archivé dans Gestion de paie Toast a également été licencié (ce qui est typique), la synchronisation des pourboires entraîne une erreur.
Les employés archivés peuvent être réactivés pour rétablir leur accès au TPV et à Toast Web.
Résultat attendu : L’employé retourne à l’onglet Actif avec ses autorisations précédentes et son code d’accès au TPV. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vérifiez le mappage après la restauration — consultez Gestion de paie Toast : Gérer le mappage des employés.
Pour générer une liste d’employés actifs au format .csv, sélectionnez Exporter tous les employés à partir de la page principale Employés. Le fichier comprend les noms des employés, leurs coordonnées, les postes qui leur sont attribués, les identifiants des employés et plus encore. Remarque : La liste des employés exportés n’inclut pas de colonne de code d’accès au TPV. Pour afficher ou gérer les codes d’accès au TPV, ouvrez le profil individuel de l’employé (nécessite 4.9 Informations sur l’employé) plutôt que de vous fier à l’exportation.
Résultat attendu : Un fichier .csv se télécharge automatiquement.
Pour ajouter un employé sans avoir à fournir d’adresse courriel, définissez le bouton Inviter à créer un compte sur Non lors de la création du profil. Le personnel horaire qui pointe uniquement à l’arrivée et utilise le TPV n’a pas besoin d’une adresse courriel ni d’un compte Toast Web. Voir Ajouter un nouvel employé dans Toast Web pour les étapes complètes.
Les autorisations héritées proviennent du poste assigné à l’employé — elles apparaissent sous forme de cases grises et sont appliquées automatiquement. Les autorisations remplacées sont définies manuellement au niveau de chaque employé — elles apparaissent sous forme de cases à cocher bleues et diffèrent des valeurs par défaut du poste. Utilisez Remplacement lorsqu’un employé a besoin d’un accès au-delà des valeurs par défaut de son poste ou lorsque vous devez restreindre une autorisation spécifique pour une seule personne. Pour obtenir des conseils complets, consultez Obtenir de l’aide concernant les autorisations d’utilisation du TPV Toast.
Toast ne prend pas en charge le clonage ou la mise en miroir automatique d’un profil d’employé. Pour correspondre à l’accès d’un autre employé, affectez les mêmes postes aux mêmes emplacements. Utiliser des autorisations basées sur le poste (plutôt que des remplacements individuels) rend cela cohérent et plus facile à maintenir. Pour accorder toutes les autorisations à une seule personne, vous devez Sans/Suspendre vous-même toutes les autorisations, plus 8.2 Autorisations d’utilisateur. Pour obtenir des conseils étape par étape, consultez Obtenir de l’aide pour les autorisations d’utilisateur du TPV Toast.
Désolé, vous ne pouvez pas modifier les autorisations dont vous ne disposez pas, une erreur Interdite ou un bouton Remplacement manquant. Le compte connecté Sans/Suspendre toutes les autorisations de l’employé en cours de modification, même si vous êtes le propriétaire. Vous devez déjà disposer de toutes les autorisations dont dispose l’autre employé, plus les autorisations d’utilisateur 8.2. Pour les étapes complètes du dépannage, y compris le scénario où vous avez des autorisations à plusieurs emplacements et devez obtenir des autorisations au niveau du groupe, consultez Obtenir de l’aide pour les autorisations d’utilisateur du TPV Toast.
Si vous obtenez une erreur lors de l’archivage d’un employé, la cause la plus fréquente est que l’employé est l’utilisateur principal de votre restaurant. L’utilisateur principal ne peut pas être archivé. Pour demander un changement à votre utilisateur principal, le propriétaire ou l’administrateur du restaurant doit contacter le service à la clientèle. Si vous utilisez Gestion de paie Toast, une demande d’archivage de profil propriétaire nécessite également l’assistance du service à la clientèle, car la réactivation implique des modifications au niveau du compte.
Commencez par ces additions :
Si vous utilisez Gestion de paie Toast, ajoutez de nouveaux employés dans Gestion de paie Toast. Une fois que vous recrutez quelqu’un dans Gestion de paie Toast, Toast crée automatiquement un profil Web associé et garde les deux profils synchronisés (entrées d’heures, pourboires, emplois, paie, statut). Pour retirer un employé, mettez-le à pied dans Gestion de paie Toast — le profil Toast Web associé s’archive automatiquement en moins de deux heures. Consultez Terminer ou archiver un employé dans Toast Web, Gestion de paie Toast et Gestion de paie Toast : Synchroniser les informations avec Toast Web.
Dans Gestion de paie Toast, l’identifiant d’employé (numéro d’employé) est un identifiant unique généré automatiquement lorsque vous embauchez quelqu’un, et il se synchronise avec Toast Web sous le nom d’identifiant d’employé. Si vous modifiez le numéro d’employé dans Gestion de paie Toast après l’embauche, le code d’accès au TPV dans Toast Web n’est pas mis à jour automatiquement. Pour définir ou modifier un ID d’employé Toast Web pour un employé existant, modifiez son onglet Profil dans Toast Web. Pour obtenir tous les détails du côté de Gestion de paie Toast, consultez Gestion de paie Toast : Centre de gestion des employés.
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus et que le problème persiste, recueillez ces informations avant de contacter le service à la clientèle. Les scénarios ci-dessous nécessitent généralement une intervention au niveau du compte qui ne peut être résolue en libre-service :
Préparez les éléments suivants :