Gérer les dépôts avec Restauration et événements de Toast

Dans cet article :

• Demander un dépôt pour une commande de Restauration et événements de Toast
• Créer un article ouvert pour les dépôts
• Rapport sur les dépôts
• Foire aux questions
  • Où puis-je trouver les dépôts et les rapports de pourboire obligatoires pour la Restauration et les événements ? 
  • Puis-je recevoir un rappel par e-mail pour envoyer un dépôt ou une facture avec la Restauration et les événements ?
  • Puis-je configurer des paiements récurrents par carte de crédit pour la Restauration et les événements ?
  • Comment puis-je confirmer que j'ai reçu un paiement d'un dépôt payé ?
  • Mon invité a payé un dépôt, mais il doit changer la date de son événement. Comment puis-je déplacer leur dépôt à la nouvelle date ?
• Ressources complémentaires

Demander un dépôt pour une commande de Restauration et événements de Toast

Restauration et événements de Toast inclut la possibilité de collecter des dépôts de vos invités - aucune configuration requise ! 

Il y aura toujours exactement une commande de POS pour chaque facture, qu'il y ait ou non un dépôt sur la facture. Vous pouvez ajouter plus d'un dépôt ou demander des paiements partiels supplémentaires, et tous les paiements pour une facture (y compris le dépôt) seront des paiements réguliers qui apparaissent sur la commande de facture POS.  

Suivez les étapes ci-dessous pour demander un dépôt à votre invité :

1. Dans Toast Web, accédez à Restauration et événements > Factures.
2. Sélectionnez Créer une facture dans le coin supérieur droit. 
3. Suivez les instructions pour trouver ou ajouter votre client, et entrez toutes les informations nécessaires à la commande. Remarque : Pour pouvoir demander un acompte, la valeur totale des articles de la commande doit être au moins égale au montant de l'acompte. Si vous n'avez pas besoin de sélections de menu lors de la réservation d'un événement, vous voudrez pour les acomptes dans Toast Web d'abord pour servir cet objectif.
4. Dans la section Calendrier de paiement, sélectionnez + Ajouter une demande d'acompte. Cela créera un Acompte élément de ligne dans le tableau Calendrier de paiement . 
5. Entrez une Date d'échéance pour le paiement de l'acompte.
6. Entrez le Montant que vous souhaitez collecter pour votre acompte. Vous pouvez utiliser le Montant $ / Montant % interrupteur si vous devez passer d'un acompte en montant en dollars à un acompte en pourcentage.
7. Si vous devez demander des paiements supplémentaires après la demande d'acompte initiale, vous pouvez sélectionner + Ajouter une demande de paiement pour créer des lignes de paiement supplémentaires. Vous pouvez ajuster la date d'échéance et le montant dans chaque nouvelle ligne. 
8. Lorsque vous avez terminé de créer votre facture, sélectionnez Examiner l'acompte dans le coin supérieur droit. Vous pouvez voir la demande d'acompte qui sera envoyée à votre invité, et vous pouvez télécharger ou imprimer cette facture pour vos dossiers sur cette page.
9. Sélectionnez Envoyer l'acompte une fois que vous avez examiné la facture et que vous êtes prêt à l'envoyer à votre invité. 
   

Quelques notes sur la gestion des acomptes avec Toast Catering & Events :

• Vous pouvez envoyer plus d'une demande d'acompte pour une seule facture si vous le souhaitez - sélectionnez + Ajouter une demande de paiement sur la facture si vous souhaitez demander un paiement supplémentaire.
• Il n'y a pas de montant minimum requis pour une facture ou un acompte.
• Avec Toast Catering & Events Pro, vous pouvez stocker les informations de carte de votre invité s'ils souhaitent effectuer le paiement avec la même carte qu'ils ont utilisée pour leur acompte (en savoir plus : ).

Remarque : La fonction Carte enregistrée n'est actuellement pas disponible au Canada, en Irlande et au Royaume-Uni.

Créer un élément ouvert pour les dépôts

Si vous ne nécessitez pas de sélections de menu lors de la réservation d'un événement mais que vous souhaitez pouvoir collecter un dépôt, vous devez créer un élément de menu ouvert à ajouter à vos factures :

1. Créez une catégorie de vente "Dépôt d'événement/restauration" à des fins de reporting en naviguant vers Menus > Paramètres > Catégories de vente. Pour des instructions détaillées, voir . Enregistrer et publier vos modifications. 
2. Ensuite, vous créerez un élément de menu ouvert (par exemple. "Dépôt d'événement") pour votre dépôt en naviguant vers Menus > Paramètres > Éléments ouverts.
   1. Laissez le paramètre Plat et Station de préparation vide.
   2. Dans la section Reporting , sélectionnez la catégorie de vente de dépôt que vous avez créée dans le menu déroulant Catégorie de vente .
   3. Pour Différer les revenus, sélectionnez Oui pour exclure le dépôt de vos ventes nettes.
   4. Enregistrer et publier vos modifications. 

Vous pourrez ajouter cet élément ouvert à votre facture et choisir un prix qui correspond au montant du dépôt que vous souhaitez collecter de votre invité.

Reporting sur les dépôts pour Toast Catering & Events

Pour simplifier votre reporting, tous les revenus des factures (y compris les dépôts) n'apparaîtront plus comme des revenus différés jusqu'à la date de votre événement. Tous les paiements seront traités à la date à laquelle le paiement a été capturé, et toutes les ventes seront rapportées à la date à laquelle la commande est exécutée. Tous les paiements capturés seront toujours listés sur votre facture au POS. 

Pour en savoir plus, voir :

Foire aux questions : Dépôts avec Toast Catering & Events

Où puis-je trouver les dépôts et le rapport de pourboire obligatoire pour Restauration et événements de Toast?

Le pourboire obligatoire via les frais de service est divisé entre le dépôt et la facture. S'il est activé, le pourcentage de pourboire de la facture sera basé sur sa valeur totale. En savoir plus : .

Puis-je recevoir un rappel par e-mail pour envoyer un dépôt ou une facture avec Restauration et événements de Toast?

Non, vous ne pouvez pas recevoir de rappel par e-mail pour envoyer un dépôt ou une facture dans Restauration et événements de Toast, mais vous pouvez programmer la facture du solde à payer après avoir envoyé le dépôt. 
 

Puis-je configurer des paiements récurrents par carte de crédit pour Restauration et événements de Toast?

Non, Restauration et événements de Toast ne prend pas en charge les paiements récurrents. Vous devrez demander la carte de crédit à chaque fois.
 

Mon invité a payé le dépôt sur sa facture, mais je ne le vois pas sur notre relevé bancaire pour cette période. Comment puis-je confirmer que j'ai reçu ces fonds?

Pour confirmer que vous avez reçu un paiement de dépôt, accédez à la facture en question et consultez la section Historique pour trouver le numéro de chèque associé et la date. Sur le rapport Détails quotidiens des dépôts réglés dans Toast Web (Rapports> Paiements> Détails quotidiens des dépôts réglés), ajustez la plage de dates pour inclure la date associée à la facture. Vous devriez pouvoir voir le paiement ici.

Mon invité a payé un dépôt, mais il doit changer la date de son événement. Comment puis-je déplacer son dépôt à la nouvelle date?

Si votre invité doit modifier la date de son événement, mais a déjà payé son dépôt, vous pouvez facilement ajuster son dépôt en modifiant simplement l'événement et en changeant la date. Le dépôt s'ajustera automatiquement. 

Ressources supplémentaires pour Restauration et événements de Toast

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.