Pointer à l'entrée et à la sortie pour les quarts de travail et les pauses

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Solution rapide
• Pointer à l'entrée et à la sortie sur le point de vente
• Commencer et terminer une pause sur le point de vente
• Renonciations aux pauses
• Dépanner les erreurs de pointage et d'horloge
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast POS, Toast Web (pour la configuration du profil d'employé), Toast Payroll (si votre restaurant utilise Toast Payroll)

Autorisations requises :

• 4.9 Renseignements sur l'employé (pour vérifier ou modifier un profil d'employé)
• 4.10 Postes et salaires des employés (pour vérifier l'affectation de poste d'un employé)
• 7.1 Configuration du terminal (pour initialiser un appareil de point de vente)

Ce que vous accomplirez : Pointer à l'entrée pour un quart de travail, commencer et terminer une pause, pointer à la sortie pour la journée et résoudre les erreurs de pointage les plus courantes sans contacter le service à la clientèle.

Important : Prérequis — le profil de l'employé doit exister. Un employé ne peut pas pointer son entrée ou sa sortie tant qu'il n'a pas de profil d'employé dans Toast Web avec un code d'accès PDV (aussi appelé code de pointage, NIP ou numéro de pointage). Si le profil affiche un badge Invité, l'employé doit accepter l'invitation par courriel avant de pointer son entrée. Si aucun profil n'existe, les clients de Toast Payroll doivent consulter Toast Payroll : Nouveaux employés (Guide de l'employeur) et les clients sans Toast Payroll doivent visiter Ajouter et gérer des employés dans Toast Web.

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Solution rapide

Pour un diagnostic plus approfondi des échecs de pointage à l'entrée (profil expiré, problèmes propres au terminal, accès propre à l'établissement, mappage Toast Payroll manquant, problèmes persistants), consultez Résoudre les problèmes de pointage et d'accès au point de vente.

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Pointer à l'entrée et à la sortie sur le terminal de point de vente

Pointer à l'entrée marque le début de votre quart de travail. Pointer à la sortie marque la fin de celui-ci. Les gestionnaires et les employés utilisent le même bouton de pointage; cette procédure est aussi appelée pointer à l'entrée ou pointer à la sortie.

1. Sur le terminal de point de vente, entrez votre code d'accès (aussi appelé NIP ou code confidentiel) et sélectionnez Pointage dans le coin inférieur droit.
2. Sélectionnez le poste pour lequel vous pointez à l'entrée.
3. Sélectionnez Pointer à l'entrée pour commencer votre quart de travail.
4. Sélectionnez Terminé pour confirmer.

Résultat attendu : Votre quart de travail commence et le rapport de gestion des entrées de temps dans Toast Web affiche votre heure de pointage à l'entrée.

Pour pointer votre sortie à la fin de votre quart de travail, suivez la même procédure et sélectionnez Pointer la sortie au lieu de Pointer l'entrée à l'étape 3. Si le point de vente vous demande de fermer les chèques, de rapprocher les espèces ou de terminer la révision du quart de travail avant de pointer votre sortie, effectuez d'abord ces étapes.

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Commencer et terminer une pause sur le point de vente

Le fait de commencer une pause met votre quart de travail en pause. Le fait de terminer une pause le reprend. L'écran de l'horodateur suit la durée de la pause active en minutes.

1. Sur l'appareil de point de vente, entrez votre code d'accès et sélectionnez Horodateur.
2. Sélectionnez Commencer la pause. Si votre restaurant propose plusieurs types de pauses, sélectionnez le type de pause que vous prenez.
3. Sélectionnez Terminé pour revenir à l'écran du code d'accès.
4. À la fin de la pause, entrez votre code d'accès, sélectionnez Horodateur, puis sélectionnez Terminer la pause. Le nombre entre parenthèses à côté de Terminer la pause correspond au nombre de minutes pendant lesquelles la pause a été active.

Résultat attendu : Les heures de début et de fin de pause apparaissent dans Détails du quart sur le rapport de gestion des entrées de temps.

Remarque : Si l'écran de l'horodateur de votre point de vente n'affiche pas l'option Commencer la pause, le suivi des pauses n'a pas été configuré dans Toast Web. Consultez Créer des pauses pour les employés dans Toast.

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Renonciations aux pauses

Les renonciations aux pauses sont une configuration facultative offerte aux restaurants ayant une règle de pause par intervalle avancée où le suivi des pauses est activé. Consultez Créer des pauses pour les employés dans Toast pour savoir comment configurer les renonciations aux pauses.

Si les renonciations aux pauses sont activées et configurées, lorsqu'un employé pointe son entrée sur un appareil de point de vente, il voit le message de renonciation et choisit de prendre ou de renoncer à la pause.

Remarque : Un employé ne peut pas modifier sa réponse à la renonciation après avoir répondu lors du pointage. S'ils n'ont pas renoncé à la pause et ne l'ont pas prise pendant la période admissible, la pause est enregistrée comme manquée dans le rapport de gestion des entrées de temps.

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Dépannage des erreurs de pointage et de l'horodateur

Les erreurs de pointage les plus courantes et leurs solutions sont documentées ci-dessous. Pour un diagnostic plus approfondi (profil expiré, profil Toast Payroll manquant, problèmes propres à un terminal ou à un emplacement), consultez Résoudre les problèmes d'accès à l'horodateur et au point de vente.

Si vous voyez « Appareil non initialisé »

Cette erreur signifie que l'appareil de point de vente nécessite une configuration supplémentaire avant qu'un employé puisse pointer.

1. Un utilisateur disposant de l'autorisation 7.1 Configuration du terminal saisit son code d'accès au point de vente pour initialiser l'appareil.
2. Une fois l'appareil initialisé, l'employé sélectionne Changer d'utilisateur.
3. Un autre utilisateur saisit son code d'accès au point de vente pour pointer.

Résultat attendu : L'écran de pointage accepte les codes d'accès des employés suivants une fois l'appareil initialisé.

Si vous voyez « Permission refusée »

Cette erreur survient généralement lorsqu'un utilisateur sélectionne Go au lieu de Timeclock lors du pointage.

1. Saisissez de nouveau votre code d'accès au point de vente et assurez-vous de sélectionner Timeclock (et non Go) avant de continuer.
2. Si l'erreur persiste, déconnectez-vous du point de vente et reconnectez-vous avec une adresse courriel et un mot de passe.
3. Pour vous déconnecter, sélectionnez les trois points dans le coin supérieur droit du point de vente et sélectionnez Logout. Saisissez ensuite l'adresse courriel et le mot de passe, puis sélectionnez Log in.

Remarque : L'adresse courriel et le mot de passe utilisés pour la connexion déterminent les fonctionnalités du point de vente accessibles; utilisez donc l'adresse courriel et le mot de passe d'un utilisateur de haut niveau.

Résultat attendu : L'écran de pointage accepte le code d'accès au point de vente après une nouvelle saisie ou après une connexion avec une adresse courriel et un mot de passe.

Si vous voyez « Code d'accès non valide »

Cette erreur signifie que le point de vente ne reconnaît pas le code saisi. Cela peut se produire si le code a été mal saisi, s'il a été modifié dans Toast Web ou si l'appareil n'a pas synchronisé les modifications récentes apportées au profil de l'employé.

1. Vérifiez le code d'accès au point de vente de l'employé dans Toast Web. Accédez à Employés > Gestion des employés > Employés, sélectionnez le nom de famille hyperlié de l'employé et vérifiez la section Informations du compte sous l'onglet Profil.
2. Sur l'appareil de point de vente, resynchronisez les données. Sélectionnez l'icône de menu dans le coin supérieur droit et choisissez Resynchroniser toutes les données.
3. Si le code ne fonctionne toujours pas, saisissez un nouveau code d'accès au point de vente dans le profil de l'employé dans Toast Web, enregistrez la modification et resynchronisez à nouveau l'appareil de point de vente.

Remarque : Les codes d'accès au point de vente doivent comporter de trois à huit chiffres. Si l'employé a été configuré via Toast Payroll, le code peut avoir été généré à partir du numéro d'employé.

Résultat attendu : L'employé peut pointer avec le code d'accès au point de vente vérifié ou mis à jour.

Si Code d'accès non valide persiste après une resynchronisation et un changement de code, consultez Résoudre les problèmes de pointage et d'accès au point de vente pour obtenir des étapes de diagnostic supplémentaires.

Si vous voyez « Les entrées de temps ne peuvent pas dépasser 24 heures »

Cette erreur survient généralement lorsque le restaurant est en mode test, car les employés ne sont pas automatiquement dépointés après avoir quitté le mode test. Le quart de travail dépasse 24 heures et bloque la tentative de dépointage.

1. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps.
2. Localisez l'entrée de temps de l'employé concerné.
3. Modifiez le champ Heure de sortie directement pour une valeur inférieure à 24 heures après la valeur Heure d'entrée. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
4. Pour supprimer complètement le quart de travail (souvent approprié pour une entrée en mode test), sélectionnez le quart de travail pour ouvrir Détails du quart et sélectionnez Supprimer.

Résultat attendu : L'entrée de temps ne dépasse plus 24 heures et l'employé peut pointer pour de nouveaux quarts de travail.

Pour connaître toutes les options de modification, consultez Modifier les entrées de l'horodateur des employés.

Commencer et terminer une pause sur le point de vente

Si le terminal de point de vente n'affiche pas d'option de pause, le type de pause pourrait ne pas être activé. Un administrateur doit activer un type de pause dans Toast Web (Employés > Gestion des feuilles de temps > Types de pause) avant que les employés puissent commencer ou terminer des pauses sur le terminal de point de vente.

Consultez Créer des pauses pour les employés dans Toast.

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Foire aux questions

Où puis-je trouver mon code d'accès au terminal de point de vente ?

Pour trouver le code d'accès au terminal de point de vente d'un employé, accédez dans Toast Web à Employés > Gestion des employés > Employés, sélectionnez le nom de famille hyperlié de l'employé et vérifiez la section Informations du compte sous l'onglet Profil. Le même code est utilisé pour pointer sur le terminal de point de vente et peut également être appelé code de pointage, NIP ou numéro de pointage.

Également demandé comme :

• Quel est mon code de pointage ?
• Où puis-je trouver le NIP d'un employé ?
• Comment puis-je modifier mon numéro de pointage ?

Que faire si un employé a oublié de pointer à l'entrée ou à la sortie ?

Si un employé a oublié de pointer à l'entrée ou à la sortie, un gestionnaire peut modifier l'entrée de temps pour ajouter ou corriger l'heure. Sur le terminal de point de vente, utilisez Activités du gestionnaire > Réviser les quarts de travail des employés. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des entrées de temps et modifiez l'entrée directement ou dans Détails du quart de travail. Pour obtenir des instructions complètes, consultez Modifier les entrées de l'horodateur des employés.

Également demandé comme :

• Comment puis-je ajouter un pointage d'entrée manqué ?
• Un employé a oublié de pointer à la sortie — comment puis-je corriger cela ?
• Puis-je ajouter du temps pour un employé?

Pourquoi le nom d'un autre employé apparaît-il lorsque je pointe?

Lorsqu'un autre nom d'employé apparaît au moment du pointage, il est fort probable que deux employés partagent le même code d'accès au point de vente. Chaque code doit être unique au sein d'un établissement. Dans Toast Web, sous Employés > Gestion des employés > Employés, vérifiez les codes d'accès au point de vente des deux employés, attribuez un code unique à l'un d'eux, enregistrez et resynchronisez l'appareil de point de vente. Pour d'autres causes (profils en double, problèmes de mappage), consultez Résoudre les problèmes de pointage et d'accès au point de vente.

Également demandé comme :

• Le mauvais nom apparaît lorsque je pointe?
• Pourquoi le nom de mon collègue apparaît-il sur mon écran de pointage?
• Deux employés ont le même code d'accès?

Pourquoi demande-t-on à mon employé une approbation de gestionnaire pour pointer?

Lorsqu'on demande à un employé une approbation de gestionnaire pour pointer, il est fort probable que l'application de l'horaire soit activée dans Toast Web. L'application de l'horaire exige qu'un gestionnaire autorise les tentatives de pointage qui surviennent en dehors de la plage horaire prévue. Pour examiner ou modifier ce paramètre, accédez dans Toast Web à Employés > Gestion des employés > Application de l'horaire.

Également demandé comme :

• Le pointage demande un code d'accès de gestionnaire?
• Comment puis-je désactiver l'approbation de gestionnaire pour pointer?
• Pourquoi mon employé ne peut-il pas pointer sans moi?

Puis-je modifier l'heure à laquelle le pointage de sortie automatique se produit?

Pour modifier l'heure à laquelle le pointage de sortie automatique s'exécute (aussi appelé Fin de la journée commerciale), ou pour activer ou désactiver la fonctionnalité, consultez Activer ou désactiver la fonctionnalité de pointage de sortie automatique. Le paramètre de pointage de sortie automatique s'applique à tous les employés d'un établissement et ne peut pas être limité à un seul employé.

Également demandé comme :

• Comment puis-je désactiver le pointage de sortie automatique?
• Puis-je modifier l'heure de pointage de sortie automatique de 4 h ?
• Empêcher le pointage de sortie automatique des employés ?

Pourquoi l'écran de PDV de mon employé n'affiche-t-il pas l'option Commencer une pause ?

Lorsque l'écran de pointage du PDV n'affiche pas l'option Commencer une pause, c'est que le suivi des pauses n'a pas été configuré dans Toast Web. Pour activer les pauses et choisir entre les règles d'intervalle de base et avancées, consultez Configurer les pauses des employés dans Toast.

Également demandé comme :

• Bouton de pause manquant sur le PDV ?
• Le PDV affiche seulement le pointage d'entrée et de sortie ?
• Comment activer les pauses ?

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Articles connexes

• Résoudre les problèmes d'accès au pointage et au PDV
• Modifier les entrées de pointage des employés
• Configurer les pauses des employés dans Toast
• Activer ou désactiver la fonction de pointage de sortie automatique
• Aperçu de la gestion des entrées de temps

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