Modifier les entrées d’horloge de pointage des employés

Dans cet article :

• Aperçu de la gestion des entrées d’heures
  • Comment fonctionnent les entrées d’heures dans Toast Web
  • Gestion des entrées d’heures et navigation et autorisations des rapports
  • Rapport sur la gestion des entrées d ' heures
  • Détails du quart
  • Modifier les entrées et pauses de l’horloge de pointage d’un employé
    • Depuis le terminal de point de vente
    • À partir de la page de gestion des entrées de temps
    • À partir des détails du quart d’entrée d’heures
    • À partir du rapport sur l’entrée d’heures
  • Créer un quart
• Ajouter un quart au rapport sur l’entrée d’heures

Aperçu de la gestion des entrées d’heures

La révision et la modification des heures travaillées par votre employé, ainsi que l’utilisation de ces données pour soumettre la paie, constituent un processus essentiel dans Toast Web. C’est là que la nouvelle fonction de gestion des entrées de temps de Toast peut vous aider! En fournissant des informations plus fiables sur les entrées de temps d’un employé dans nos Détails simplifiés des quarts, le système vous aide à gérer les coûts de main-d’œuvre en : 

• Gérez les coûts de main-d’œuvre avec les rapports sur les pauses manquées et les données sur les écarts d’horaire.
• Comparer les données entre les jours et les emplacements pour améliorer la prise de décision et l’efficacité opérationnelle.
• Gagnez du temps grâce à des fonctionnalités telles que l’édition en ligne, afin de consacrer votre temps précieux à d’autres questions opérationnelles.

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Comment fonctionnent les entrées d’heures dans Toast Web

Lorsqu’un employé pointe à l’arrivée et au retour d’un quart ou d’une pause sur un appareil TPV Toast (ou si vous avez configuré une pointeuse bidirectionnelle via l’application ou Kiosque Sling), une entrée d’heures est instantanément créée dans Toast Web. Vous pouvez ensuite y accéder via le rapport Gestion des entrées de temps. Quelques considérations lors de la révision :

• Toutes les additions au nom d’un employé doivent être clôturées pour que l’employé puisse pointer son départ sur un terminal TPV.
  • Le quart ouvert d’un employé peut être fermé manuellement via la page Gestion de l’entrée de temps s’il a terminé sa révision de quart ou si son quart a été fermé par le pointage automatique du départ de nuit.
  • Si une entrée d’heures est modifiée pour un employé qui a effectué une révision de quart, le quart sera rouvert et la révision de quart devra être effectuée à nouveau.
• Si vous supprimez l’entrée d’heures d’un employé, non seulement la révision de quart sera rouverte, mais les pourboires et les espèces collectées de l’employé seront également retirés du rapport d’historique du tiroir-caisse.
• Si l’un de vos employés a été pointé à son départ par le système, il est considéré comme un « départ automatique ». La correction des pointages de départ automatiques peut aider votre entreprise à maintenir des données précises sur les heures d’arrivée et de départ des employés.
• Si votre employé pointe à son départ sans d'abord pointer à son départ, il n'y aura pas d'heure de « pointage de départ » saisie pour la pause. Notre système ne considère pas le pointage de départ comme un pointage de pause.

Remarque : Si vous utilisez Gestion de la paie de Toast, familiarisez-vous avec la façon dont Toast Web et Gestion de la paie de Toast gèrent les entrées de temps grâce à leur intégration. Gestion de paie Toast : Gérer les feuilles de temps contient plus d’informations.

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Gestion des entrées d’heures et navigation et autorisations des rapports

• Pour accéder au rapport modifiable de gestion des entrées d’heures dans Toast Web, sélectionnez Gestion des entrées d’heures dans le menu Actions rapides de la page d’accueil ou allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
• Pour accéder aux données historiques d’entrées d’heures et aux informations salariales de votre restaurant, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Rapports d’entrées d’heures.
• Pour afficher les entrées d’heures, les utilisateurs doivent disposer d’un compte et d’un profil dans Toast Web ainsi que de l’autorisation 4.3 Rapports de main-d’œuvre.
• Pour modifier les entrées d’heures, l’utilisateur doit disposer d’un compte et d’un profil dans Toast Web avec l’autorisation 3.14 Modifier les entrées d’heures.
  • Lorsque le rapport sur les entrées d’heures est vide mais qu’un utilisateur dispose de ces autorisations, résolvez le problème en effaçant le cache de votre navigateur.
  • Pour plus d’informations sur l’ajout ou la modification d’autorisations pour un utilisateur, consultez Affecter des autorisations d’accès aux utilisateurs.

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Rapport sur la gestion des entrées d ' heures

• Le menu déroulant des plage de dates est identique à celui des autres rapports et ajustera les entrées d’heures que vous verrez.
  • Vous pouvez afficher les quarts des 12 derniers mois. Il existe des préréglages de dates tels que les 2 dernières semaines, les 3 derniers mois, les 6 derniers mois, et ainsi de suite.
  • Si vous devez consulter des données datant de plus d’un an, utilisez le rapport sur les entrées d’heures (sélectionnez le lien dans le calendrier) pour consulter les entrées d’heures datant de 25 mois ou moins.
• Si vous avez besoin d'accéder ou de télécharger des entrées d'heures ou des informations de pointage datant de plus de deux ans, contactez le service à la clientèle via l'application Toast Now pour les entrées datant de plus de.
• Le menu déroulant des emplacements de la page Gestion des entrées d’heures vous permet de sélectionner toutes les entrées d’heures d’un groupe de restaurants ou d’un emplacement pour lesquels vous disposez des autorisations appropriées. Vous pouvez sélectionner plusieurs emplacements à la fois. Cette fonction est distincte du menu déroulant des emplacements à l’échelle du système.
• Le menu déroulant Sélectionner un employé vous permet de localiser des employés précis. Si la plage de dates sélectionnée comporte des quarts pour les employés archivés, ils s’afficheront en gris dans cette liste.
• Le bouton Colonnes vous permet d’ajouter ou de supprimer des informations sur la page.
  • Quatre articles ont été retirés de ce filtre de données : Rémunération Ordinaire, Heures supplémentaires, rémunération totale et salaire Pour afficher ces champs, accédez au rapport sur l’entrée d’heures. Accédez à Rapports > Main-d’œuvre > Rapports sur l’entrée d’heures.
• Trois boutons apparaissent dans le coin supérieur droit (visitez la section ci-dessous pour + Ajouter entrée) :
  • L’icône de flèche circulaire actualise la page pour obtenir les données les plus récentes directement à partir de vos TPV.
  • L’icône d’engrenage ouvre une page Paramètres du rapport. Pour l’instant, vous avez la possibilité de modifier l’espacement et la taille de la police. 
  • L’icône de téléchargement téléchargera toutes les informations contenues sur la page (avec des filtres appliqués).

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Détails du quart

Obtenez un aperçu plus détaillé du quart de votre employé à l’aide du menu Détails du quart. Pour afficher les détails du quart, sélectionnez le quart d’un employé en sélectionnant la ligne à côté de son nom sur la page Gestion des entrées d’heures. Voici quelques caractéristiques de cette vue :

• Heures normales : Si votre emplacement est connecté à un partenaire d’intégration de planification, le Sch. Le champ Heures affichera les informations relatives à l’employé pour le quart correspondant. Vous souhaitez explorer cette fonctionnalité? Essayez Sling by Toast gratuitement!
  
  • The Sch. Heure d'arrivée et heure de l'Est. Les champs de délai d’expiration sont des extensions de cette fonctionnalité et ne s’afficheront que lorsqu’une intégration de planification sera connectée. Lorsque ceux-ci sont manquants ou incorrects, l’erreur réside dans l’intégration du logiciel de planification et non dans Toast.
• Heures Ordinaires : Reflète les heures travaillées par votre employé, à l’exclusion des heures supplémentaires quotidiennes.
• Heures supplémentaires estimées : Ces heures sont basées sur la date de début de la semaine de travail et les paramètres des heures supplémentaires dans Toast Web (et non sur Gestion de paie Toast ou d’autres intégrations de paie).
• Conseils : Il s’agit des pourboires collectés par les employés via leurs ventes. Le champ Pourboires indique les montants mis en commun à l ' avance (le rapport Gestionnaire des pourboires de Toast indique, le cas échéant, les valeurs après mise en commun). Si le quart de l’employé est encore ouvert, ces montants pourraient ne pas être définitifs.
  • Cette section ne s’affichera que si le poste correspondant du quart est un poste à pourboire.
• Pauses : Pour que les pauses prises et manquées apparaissent dans les détails de votre quart, assurez-vous que le suivi des pauses est configuré.
  • Si le paramètre Suivre les pauses manquées est activé pour ce type de pause, les détails du quart afficheront également les pauses que votre employé n’a pas prises, mais auxquelles il était admissible.
  • Si le paramètre de reconnaissance de pause est activé pour ce type de pause, cette page affichera également la réponse de reconnaissance de pause de votre employé.

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Modifier les entrées et pauses de l’horloge de pointage d’un employé

Il existe plusieurs façons de modifier le pointage d’arrivée, le pointage de départ, les pauses et les montants de pourboire déclarés de vos employés en fonction de leurs quarts travaillés. Remarque : Si vous ajustez manuellement une entrée/pause d’heures, la plateforme Toast recalcule les intervalles de temps pour cette entrée/pause d’heures et enregistre les pauses manquées en fonction de ces intervalles de temps recalculés. Si les reconnaissances de pause sont activées, elles ne peuvent pas être enregistrées pour les pauses saisies manuellement dans Toast Web.

Depuis le terminal de point de vente

Les gestionnaires peuvent mettre à jour les entrées de temps des employés pour la semaine de travail en cours sur le TPV en accédant au menu principal de l’application Toast et en sélectionnant Réviser les quarts des employés dans la section Activités du gestionnaire.

Remarque : Les quarts créés dans Toast Web plutôt que sur le TPV n’apparaîtront pas dans la fonction Ré viser les quarts des employés d e votre TPV. 



Sur cet écran, vous verrez les quarts actifs en haut et les quarts fermés en dessous, avec les informations sur le total des paiements, les espèces en caisse et les pourboires hors caisse affichées pour chaque employé.

Pour ajuster une entrée d’heures sur le TPV :

1. Accédez à Activités du gestionnaire > Réviser les quarts des employés sur le TPV. 
2. Sélectionnez le quart que vous souhaitez ajuster et apportez la modification souhaitée.
   1. Pour les quarts actifs, vous pouvez modifier l’heure de pointage à l’heure ou sélectionner Heure de pointage de départ pour l’employé. Les quarts doivent être fermés avant que les employés puissent pointer leur départ. Ainsi, lors de la sélection du bouton Contrôler le départ, vous serez automatiquement redirigé vers l’écran de révision du quart.
   2. Pour les quarts fermés, vous pouvez pointer le départ d’un employé, ajuster l’heure d’arrivée ou de départ, déclarer les pourboires en espèces ou supprimer l’heure de départ. Si la révision du quart n’a pas été effectuée, le bouton Dé clarer les pourboires e n espèces ne sera pas disponible.
      1. Pour rouvrir un quart de travail, sélectionnez Supprimer à côté de l’heure de pointage de départ, puis sélectionnez Enregistrer les modifications.
3. Assurez-vous de sélectionner Enregistrer les modifications si des ajustements ont été apportés. 

Remarque : Vous ne pourrez pas retirer l’heure d’arrivée ou de départ pour votre propre quart. 

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À partir de la de la page de gestion des entrées de temps

• La colonne Anomalies indique les irrégularités détectées dans les données de quart et s’affiche passivement lorsque les gestionnaires révisent les quarts terminés.
• La fonctionnalité la plus intéressante de la nouvelle expérience est la modification en ligne de l’entrée d’heures. En survolant les champs Heure d’arrivée, Heure de départ ou Pourboires en espèces (déclarés), vous pouvez remplir une case vide ou ajuster une case remplie. C’est la façon la plus simple de modifier ou de mettre à jour une entrée d’heures.
• Quelques considérations lors de la modification ou de l’ajout de données sur cette page :
  • Remplissez une case vide ou modifiez une case remplie.
  • L’heure doit être saisie dans un format de 12 heures.
  • Sélectionnez la coche adjacente ou cliquez sur Entrée de votre clavier pour enregistrer les ajustements effectués.

 
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Détails du quart à partir de l’entrée d’heures

Si vous devez modifier des champs supplémentaires non disponibles via une modification en ligne, sélectionnez la ligne du quart, en cliquant n’importe où en dehors des champs modifiables.

• Vérifiez les heures programmées par rapport aux données de pointage d’arrivée et de pointage de départ. Afin d’évaluer la performance en termes de temps, vous pouvez comparer les heures de quart prévues par un employé aux heures réelles travaillées. Cela vous aidera également à mieux prévoir et établir vos horaires en conséquence.
• Pour supprimer un quart et ses entrées d’heures de la page Gestion des entrées d’heures, ouvrez les détails du quart et sélectionnez le bouton Supprimer dans le coin inférieur gauche.
• Ajouter ou modifier les données de pointage d’entrée/de départ de pause
• Ajouter ou modifier les pourboires en espèces déclarés
• Modifier l’affectation du poste pour le quart

 
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À partir du rapport sur l’entrée d’heures

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Créer un quart

• Pour créer une nouvelle entrée d’heures, sélectionnez + Ajouter une entrée. Une fois les détails du quart ajoutés, sélectionnez Enregistrer l’entrée.
  • Prenez connaissance de la période de paie de votre entreprise lorsque vous ajoutez de nouvelles entrées d’heures. Si les heures d’une période de paie ont été soumises et/ou traitées dans votre système de paie, elles ne seront pas incluses dans le salaire de l’employé.
  • Si vous recevez une erreur indiquant qu’une carte de pointage a déjà été créée pour un employé, mais que vous ne parvenez pas à la voir sur la page Gestion de l’entrée d’heures, cela peut être dû au fait qu’un employé a pointé son arrivée à minuit ou avant la veille et qu’il a travaillé jusqu’au jour où vous consultez. Pour afficher l’entrée d’heures, développez votre filtre de dates pour inclure la veille et vous devriez le voir.
• Le système définira automatiquement l’emplacement sur celui auquel vous êtes connecté dans Toast Web, mais ce paramètre peut maintenant être modifié sans avoir à reculer et à corriger votre filtre/emplacement.
• Lors de la création d’un quart, les options du menu déroulant sont conditionnelles à vos sélections respectives. Par exemple, après avoir sélectionné un emplacement, seuls les employés ayant un profil à cet emplacement apparaîtront dans le menu déroulant Employé. De même, lorsqu’un employé est choisi, seuls les emplacements où son profil est actif apparaîtront dans le menu déroulant Emplacement.
• Le quart d’un employé ne peut pas être ajouté lorsqu’il n’existe pas à un emplacement ou qu’il n’est pas affecté à un poste. Les postes n’apparaîtront que si l’employé sélectionné y est affecté. Pour attribuer un poste à un employé, lisez la section Mettre à jour les postes du TPV Toast.
• Il existe des garde-fous dans Toast Web qui vous empêchent d’ajouter une entrée d’heure non valide. Il s’agit notamment des éléments suivants :
  • Les quarts ne peuvent pas dépasser 24 heures.
  • L’heure de départ doit être postérieure à l’heure de
  • Le montant des pourboires en espèces doit être valide (chiffres et ponctuation uniquement; pas besoin d’entrer un signe $)
  • Les quarts que vous créez pour un seul employé ne peuvent pas se chevaucher. Si un employé travaille déjà de 18 h à 22 h, mais qu’il occupe un poste différent de 15 h à 18 h, vous devez terminer le premier quart à 17 h 59 ou commencer le deuxième quart à 18 h 01.
    • Toutefois, ce chevauchement n ' est pas vrai pour Sling by Toast où les entrées qui se chevauchent sont autorisées.

 

 

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Ajouter un quart au rapport sur l’entrée d’heures

1. Dans le rapport sur les entrées d’heures, sélectionnez + Ajouter une entrée.
2. Sélectionnez un Employé dans le menu déroulant et remplissez le reste des détails du quart au besoin.
   1. Le cas échéant, vous devriez également sélectionner l’emplacement de restaurant approprié dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez Enregistrer l’entrée pour terminer.

Remarque : Si vous recevez une erreur indiquant qu’une carte de pointage a déjà été créée pour un employé, mais que vous ne pouvez pas la voir dans le rapport Entrées d’heures, cela peut être dû au fait qu’un employé a pointé son arrivée à minuit ou avant la veille et qu’il a travaillé jusqu’au jour où vous consultez. Pour afficher l’entrée d’heures, développez votre filtre de dates pour inclure la veille et vous devriez le voir.

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