Activer la fermeture automatique ou l'annulation automatique pour les chèques impayés

Configurez la fermeture automatique ou l'annulation automatique sur Toast POS pour fermer ou annuler automatiquement les chèques impayés à la fin de votre journée de travail.

Dans cet article :

• À propos de la fermeture automatique, de l'annulation automatique et de la fermeture manuelle
• Avant de commencer
• Activer les paramètres de fermeture automatique ou d'annulation automatique
• Configurer les paramètres pour plusieurs emplacements
• Rapports sur les commandes de fermeture automatique et d'annulation automatique
• Questions fréquentes
• Articles connexes

À propos de la fermeture automatique, de l'annulation automatique et de la fermeture manuelle

Lorsque vous terminez vos activités de fin de journée, vous pouvez parfois trouver des chèques impayés qui doivent être réconciliés. Vous pouvez configurer votre Toast POS pour gérer ces chèques impayés de trois manières : les fermer automatiquement, les annuler automatiquement ou exiger une intervention manuelle. Par défaut, tous les restaurants sont configurés pour exiger une intervention manuelle pour fermer les chèques impayés.

Le bon choix dépend de ce que vos chèques ouverts représentent généralement à la fin de la journée.

Fermeture automatique

Les chèques impayés se ferment automatiquement à l'heure de coupure de votre journée de travail vers un autre type de paiement dédié nommé fermeture automatique. Ce type de paiement est créé pour vous lorsque vous activez la fermeture automatique. Pour plus d'informations sur d'autres types de paiement, consultez Configurer d'autres options de paiement.

La fermeture automatique préserve votre travail et les métriques de vide, et garantit que chaque transaction est enregistrée clairement, même lorsque aucun paiement n'a été capturé. C'est particulièrement utile lorsque les factures ouvertes représentent une activité de vente réelle, comme lorsque de la nourriture a été préparée et qu'un client a été servi, mais que le paiement n'a jamais été complété en raison d'une erreur du personnel ou opérationnelle. Ces commandes sont enregistrées comme payées avec le type de paiement de fermeture automatique et comptées dans l'inventaire et les ventes.

Les factures fermées automatiquement peuvent être enregistrées comme une perte ou associées à un écart de gestion de trésorerie, vous aidant à mettre en évidence des opportunités de formation pour votre personnel.

Remarque : La fermeture automatique ne ferme que les commandes du jour en cours, pas des jours précédents. Si une commande est partiellement payée, le paiement de fermeture automatique est appliqué uniquement au solde restant impayé. Les paiements partiels complétés ne sont pas écrasés ni supprimés.

Auto-Void

Les factures impayées sont automatiquement annulées à l'heure de coupure de votre journée d'affaires. Les factures annulées automatiquement sont suivies dans le rapport des commandes annulées. Pour plus d'informations, voir Vue d'ensemble des rapports de gestion de trésorerie et de pertes.

L'annulation automatique est particulièrement utile lorsque les factures ouvertes ne représentent pas de réelles ventes. Des exemples courants incluent :

• Le personnel effectuant des commandes de test pour des vérifications de prix ou des fins de formation
• Aucune commande sans fabrication / sans gaspillage

Lorsqu'une commande est annulée automatiquement, aucun revenu ni taxe n'est enregistré, et les articles associés ne sont pas déduits de l'inventaire.

Fermeture manuelle des factures

Les factures impayées restent ouvertes indéfiniment à moins que vous ne les annuliez ou ne les fermiez manuellement. Toast effectue toujours des regroupements automatiques à l'heure de coupure de votre journée d'affaires et complète les actions suivantes :

• Clôture toutes les vérifications non fermées qui étaient en statut Payé mais non fermées
• Capture automatiquement tous les paiements par carte de crédit non capturés de la journée d'affaires précédente (dans la plupart des cas, tous les paiements de la journée)

Les commandes non payées restent non fermées jusqu'à ce qu'elles soient résolues par un paiement ou annulées manuellement.

Remarque : Par défaut, la coupure de votre journée d'affaires est à 4 h du matin, selon votre fuseau horaire. Si vous souhaitez ajuster la coupure de votre journée d'affaires, contactez le service à la clientèle de Toast.

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Avant de commencer

Applicable à : Toast POS, Toast Web

Permissions requises :

• 3.31 Configurer la fermeture automatique des commandes à la fin de la journée

Ce que vous accomplirez : Activez la fermeture automatique ou l'annulation automatique afin que les vérifications non payées soient traitées automatiquement à la fin de chaque journée d'affaires, ou conservez la fermeture manuelle pour un contrôle total sur la façon dont les vérifications non payées sont résolues.

Remarque : Pour les clients ayant une gestion multi-sites, la possibilité de configurer la fermeture automatique ou l'annulation automatique n'est disponible que pour les employés ayant les permissions requises dans tous les magasins d'un groupe. Si un employé a la permission pour seulement certains magasins d'un groupe, la configuration peut être consultée mais pas modifiée. Si un employé n'a pas cette permission dans aucun emplacement, les paramètres de configuration sont cachés.

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Activer les paramètres de fermeture automatique ou d'annulation automatique

Pour activer la fermeture automatique ou l'annulation automatique pour votre restaurant :

1. Dans Toast Web, accédez à Finance > Liés > Paramètres > Commandes de fermeture automatique.
2. Sélectionnez Commandes de fermeture automatique à la fin de la journée.
3. Sélectionnez Fermer automatiquement ou Annuler automatiquement en fonction de votre configuration préférée.
4. Sélectionnez Enregistrer, puis sélectionnez Publier.

Résultat attendu : Votre restaurant est maintenant configuré pour fermer automatiquement ou annuler les factures impayées à la fin de votre journée d'affaires. Le changement s'applique à partir de la prochaine fin de journée.

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Configurer les paramètres pour plusieurs emplacements

Si vous avez la gestion de plusieurs emplacements, vous pouvez appliquer le même paramètre à chaque emplacement en même temps, ou vous pouvez appliquer des paramètres différents à des emplacements ou groupes spécifiques.

Pour appliquer le paramètre à tous vos emplacements, assurez-vous que tous les emplacements sont sélectionnés dans le menu déroulant des emplacements sélectionnés.

Si vous souhaitez des paramètres différents par magasin ou par groupe de magasins, sélectionnez + Ajouter des commandes de fermeture automatique personnalisées à la configuration de fin de journée pour choisir des paramètres pour un emplacement individuel secondaire ou un groupe d'emplacements.

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Rapport sur les commandes de fermeture automatique et d'annulation automatique

Le rapport sur les commandes de fermeture automatique et d'annulation automatique est le même que pour toute autre commande fermée ou annulée, avec une addition : le type de paiement dédié à la fermeture automatique. La fermeture automatique apparaît également comme une sélection dans le menu déroulant des filtres de rapport sur vos commandes.

Lorsqu'une commande est annulée automatiquement, aucun revenu ni taxe n'est enregistré, et les articles ne sont pas déduits de l'inventaire — comme si la commande n'avait jamais eu lieu. Les commandes annulées automatiquement apparaissent toujours dans le rapport des commandes annulées.

Lorsqu'une commande est fermée automatiquement, la commande impayée reste visible et est comptée comme une vente complétée. Le montant total du ticket est enregistré comme revenu, la taxe est appliquée comme d'habitude, et les articles sont déduits de l'inventaire. Parce qu'aucun paiement réel n'a été reçu, le type de paiement de fermeture automatique agit comme un espace réservé comptable. Cela vous permet de considérer ces montants comme des pertes ou de les mapper à un compte de caisse en trop / en moins pour la réconciliation.

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Questions Fréquemment Posées

Où se trouve le paramètre pour fermer automatiquement les commandes ?

Le paramètre pour fermer automatiquement les commandes se trouve dans Toast Web à Finance > Liés > Paramètres > Fermer automatiquement les commandes. Sélectionnez Fermer automatiquement les commandes à la fin de la journée, puis choisissez Fermer automatiquement ou Annuler automatiquement.

Aussi demandé comme :

• • Où puis-je activer la fermeture automatique ?
  • Comment puis-je trouver le paramètre de fermeture automatique ?

Que se passe-t-il avec les chèques impayés à la fin de la journée ?

Ce qui arrive aux chèques impayés à la fin de la journée dépend du paramètre utilisé par votre restaurant. Avec la fermeture automatique activée, les chèques impayés se ferment sur le type de paiement de fermeture automatique à votre heure de coupure de journée d'affaires. Avec l'annulation automatique activée, les chèques impayés sont annulés et suivis dans le rapport des commandes annulées. Avec la fermeture manuelle des chèques (par défaut), les chèques impayés restent ouverts jusqu'à ce que vous les fermiez ou les annuliez.

Aussi demandé comme :

• • Que se passe-t-il avec les chèques ouverts à la fin de la journée ?
  • Comment les commandes impayées sont-elles gérées pendant la nuit ?

Puis-je changer l'heure à laquelle la fermeture automatique s'exécute ?

Vous ne pouvez pas changer l'heure à laquelle la fermeture automatique s'exécute depuis la page des paramètres de fermeture automatique des commandes. La fermeture automatique s'exécute à votre heure de coupure de journée d'affaires, qui est par défaut à 4 h du matin. Pour ajuster l'heure de coupure de journée d'affaires pour votre restaurant, contactez le service client de Toast.

Aussi demandé comme :

• • Comment puis-je changer l'heure de fermeture automatique ?
  • Puis-je définir une date limite différente pour la fermeture automatique ?

La fermeture automatique ferme-t-elle les commandes des jours précédents ?

La fermeture automatique ne ferme pas les commandes des jours précédents. Elle ne ferme que les chèques impayés de la journée d'affaires actuelle à votre date limite de journée d'affaires. Les chèques impayés des jours antérieurs doivent être réglés par paiement ou annulés manuellement.

Aussi demandé comme :

• • La fermeture automatique va-t-elle effacer mes anciennes commandes impayées ?
  • La fermeture automatique s'applique-t-elle aux jours passés ?

La fermeture automatique affecte-t-elle les paiements partiels ?

La fermeture automatique n'affecte pas les paiements partiels. Si une commande est partiellement payée, le paiement de fermeture automatique est appliqué uniquement au solde restant impayé. Les paiements partiels complétés ne sont pas écrasés ni supprimés.

Aussi demandé comme :

• • Que se passe-t-il avec un paiement partiel lorsque la fermeture automatique s'exécute ?

Les montants fermés automatiquement doivent-ils être comptés comme des ventes réelles dans mes rapports ?

Les montants fermés automatiquement sont enregistrés comme des revenus dans vos rapports car la commande est considérée comme une vente complétée, mais aucun paiement réel n'a été reçu. De nombreux restaurants considèrent le type de paiement de fermeture automatique comme une perte ou l'associent à un compte de caisse excédentaire / déficitaire. Examinez vos besoins en matière de rapports avec votre comptable pour décider comment catégoriser ces montants.

Aussi demandé comme :

• • Dois-je considérer les montants de fermeture automatique comme de l'argent reçu ?
  • Les commandes de fermeture automatique sont-elles de vraies ventes ?

Comment puis-je annuler un paiement de fermeture automatique sur un chèque spécifique ?

Pour annuler un paiement de fermeture automatique sur un chèque spécifique après que le chèque a été fermé automatiquement et que vous souhaitez entrer un paiement réel, contactez le service client de Toast.

Aussi demandé comme :

• • Comment puis-je annuler une fermeture automatique sur un chèque ?
  • Puis-je annuler un paiement à fermeture automatique ?

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