Gestionnaire de pourboires et commandes en ligne

Dans cet article :

• Gestionnaire de pourboires et bases des commandes en ligne
• Créez un emploi et un employé de commande en ligne générique
  • Créez un emploi de commande en ligne générique
  • Créez un employé de commande en ligne générique
  • Assignez l'employé aux commandes en ligne
• Configuration du pool de commandes en ligne
  • Méthode par défaut
  • Méthode personnalisée
• Frais de service pour les commandes en ligne et la livraison
• Services de livraison tiers

Gestionnaire de pourboires et bases de la commande en ligne

Le gouvernement fédéral décrit les réglementations sur le partage des pourboires dans la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA). Les gouvernements des États et locaux peuvent également avoir leurs propres réglementations. Avant de mettre en place des pools de pourboires et/ou des parts pour votre restaurant dans Toast Web, vous devriez consulter un professionnel des ressources humaines et prendre en compte les lois fédérales, étatiques et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de distribution de votre restaurant.
 

Avec Toast Online Ordering, les clients ont la possibilité de laisser un pourboire lors du paiement. En configurant un serveur de commande en ligne générique (un employé non humain), les pourboires et gratifications collectés par les ventes de commandes en ligne peuvent être regroupés avec le Gestionnaire de pourboires de Toast pour être redistribués aux employés en service.
 

Si vous avez déjà configuré la commande en ligne dans Toast, il est toujours important de revoir ces étapes pour les meilleures pratiques lors de la configuration du produit.
 

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Créer un emploi et un employé de commande en ligne générique

Pour regrouper et/ou partager avec succès les pourboires des commandes en ligne en utilisant le Gestionnaire de pourboires de Toast, suivez cet article jusqu'à la fin de la section Attribuer l'employé aux commandes en ligne. Ensuite, choisissez de configurer le pool de commande en ligne par défaut ou personnalisé.

Créer un emploi de commande en ligne générique

Pour créer un emploi de commande en ligne générique, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Employés > Gestion des employés > Emplois.
2. Sélectionnez + Ajouter un emploi > Créer un nouvel emploi.
3. Entrez les informations suivantes dans les champs de la page :
   1. Titre du poste: Commandes en ligne
   2. Code de poste : Laisser vide
   3. Base de paie : Horaire
   4. Paie par défaut : Laisser vide
   5. Rapports : Ne pas inclure les heures et la paie liées à ce poste dans le récapitulatif sur la main-d’œuvre du restaurant
   6. Pourboire donné? : Oui. Cet employé doit saisir les pourboires en espèces à la clôture. 
   7. Caissier : Oui
   8. Chauffeur : Non
   9. Autorisations d’utilisateur par défaut : Cochez les autorisations suivantes en plus de toutes les autres que vous souhaitez inclure : 
      1. 1.2 Mode de commande rapide
      2. 1.6 Appliquer les paiements en espèces
      3. 1.12 Données de ventes de la révision de quart
      4. 3.12 Révision du quart
4. Enregistrer cette nouvelle tâche.

Maintenant que vous avez créé votre tâche de commande en ligne générique, créons un employé générique pour cela. Si vous avez déjà un employé de commande en ligne générique, assurez-vous qu'il a le même emploi de commande en ligne que vous venez de créer avant de continuer.
 

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Créer un employé de commande en ligne générique

Pour créer un employé de commande en ligne générique, suivez ces étapes :

1. Dans Toast Web, accédez à Employés > Employés gestion > Employés.
2. Sélectionnez + Ajouter un nouvel employé.
3. Remplissez les champs suivants :
   1. Prénom : En ligne
   2. Nom de famille : Commande
   3. Code d’accès au TPV : Attribuez-en un qui n'est pas utilisé par un autre employé
   4. Postes et paie : Sélectionnez le titre de poste de commande en ligne que vous venez de créer. Vous pouvez laisser Rémunération vide.
4. Sélectionnez + Ajouter nouveau poste. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer et de publier lorsque vous créez un employé.

Maintenant que vous avez un employé générique attribué à un poste générique, il est temps de les ajouter à vos paramètres de commande en ligne.
 

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Attribuer l'employé aux commandes en ligne

Une fois que vous avez créé à la fois un poste et un employé spécifiques aux commandes en ligne, nous devons attribuer l'employé à toutes les commandes en ligne.

1. Dans Toast Web, accédez à À emporter et livraison > Disponibilité > Commande en ligne.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à Sélection du serveur et sélectionnez l'employé de commande en ligne que vous venez de créer. 
   
   
3. Enregistrer vos modifications. Ils seront publiés automatiquement.

Notre dernière étape pour mettre en place le partage des pourboires pour les commandes en ligne sera de créer la règle qui distribue ces pourboires.

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Mise en place du partage des commandes en ligne

Une fois que vous avez configuré votre employé générique pour les commandes en ligne, le dernier pas est de créer un partage de commandes en ligne. Naviguez vers Employés > Gestion de la paie > Politique de partage des pourboires. Vous avez deux options à ce stade :
 

• Si vous utilisez des livreurs internes, des livreurs sous contrat ou des services de commande/livraison en ligne tiers (à l'exception de Grubhub, UberEats et DoorDash qui sont automatiquement exclus), utilisez une configuration personnalisée.
• Si vous souhaitez diviser les pourboires et gratifications des commandes en ligne en fonction du type de repas (à emporter et livraison), utilisez une configuration personnalisée.
• Si vous souhaitez que toutes les sources de pourboires et de gratifications soient distribuées comme une seule, utilisez la configuration par défaut.

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Méthode par défaut

1. Pour configurer le partage par défaut, sélectionnez + Créer un partage de commande en ligne en haut.
   
   
2. Après avoir sélectionné ce bouton, une fenêtre contextuelle explique que cette méthode séparera le travail par défaut de Commandes en ligne et Salarié en travaux séparés : Salarié et Commandes en ligne.
   1. Si vous n'avez pas encore configuré de politiques sur cette page, sélectionnez simplement Confirmer.
   2. Ce message n'est pertinent que si vous avez déjà configuré d'autres partages de pourboires d'abord et que vous configurez les commandes en ligne par défaut ensuite. Si vous suivez les étapes de Commencer avec le Gestionnaire de pourboires Toast, ce message vous informe que Toast retire toutes les instances de contributions de commandes en ligne de toutes les autres règles que vous avez créées. C'est une partie de la fonction de la méthode par défaut.
      
      
3. Le travail du contributeur est verrouillé sur Commandes en ligne afin que tous les pourboires et gratifications collectés à partir de la commande en ligne soient distribués au destinataire de votre choix.
4. Continuez à configurer le reste de la carte. La politique de mise en commun des pourboires peut vous aider avec les options restantes. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
   
   
   
   
5. Si vous souhaitez plusieurs pools de commande en ligne par défaut, sélectionnez + Ajouter un pool de commande en ligne sous le premier pool par défaut. 
6. Si vous décidez de recommencer ou d'utiliser un pool personnalisé à la place, sélectionnez Supprimer le pool en bas de la carte. Le pop-up indiquera que l'inverse de l'étape 2 est en cours.

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Méthode personnalisée

1. Ignorez/contournez le pool par défaut. Ne pas sélectionner + Créer un pool de commande en ligne.
2. Créez un nouveau pool dans la section Pools personnalisés en sélectionnant + Ajouter un pool. Nous suggérons de le nommer Pool de pourboires de commande en ligne personnalisé.
3. Sélectionnez le poste Commande en ligne et salarié comme contributeur. Pour configurer le reste des options de la carte, consultez la section Configurer une politique de pourboires de Commencer avec le gestionnaire de pourboires Toast.
4. Une fois la carte terminée, vous souhaiterez peut-être utiliser les boutons Déplacer vers le haut et Déplacer vers le bas pour placer cette carte de manière appropriée. Nous recommandons de placer cette carte en haut de votre politique, afin que tous les pourboires de commande en ligne soient pris en compte dans les règles suivantes. Voir la section Ordre des opérations de Commencer avec le gestionnaire de pourboires Toast pour plus de détails sur l'ordre de vos cartes.
5. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.
   
   

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Frais de service pour les commandes en ligne et la livraison

Remarque : Les frais de service ne peuvent pas être appliqués aux commandes en ligne exclusivement. Tout frais de service créé peut être appliqué aux commandes en ligne et saisies au point de vente. Les frais de service à emporter s'appliquent également aux commandes de ramassage en bordure de route.
 

Pour créer des frais de service pour les commandes en ligne et la livraison, suivez ces étapes :
 

1. Connectez-vous à Toast Web et accédez à Paiements > Configurations de chèques et de reçus > Service charges.
2. Sélectionnez + Ajouter pour créer un nouveau frais de service.
3. Configurez ces options sur votre écran :
   1. Nom : Nom du frais de service. Les invités qui commandent en ligne ne voient pas les noms des frais de service que vous créez, mais les frais individuels seront séparés dans les rapports Toast.
   2. Type de frais : Sélectionnez Pourcentage fixe ou Montant fixe. Le montant ouvert ne peut pas être utilisé si le frais de service est pour à emporter ou livraison.
   3. Pourcentage/Montant de frais : Combien sera facturé. Sa configuration dépend du type de frais.
   4. Appliquer après le seuil de montant : Après qu'une commande atteigne ce montant en dollars, ce frais de service sera automatiquement ajouté au chèque. Conseil pro : Définir cela à 0,01 $ appliquera automatiquement ce frais de service à toute commande.
   5. Affecter au propriétaire de l’addition (pourboire?) :
      1. Si vous sélectionnez Oui, ce frais de service sera configuré comme pourboire et sera versé au propriétaire de l’addition (pourboire obligatoire). Lorsqu’un frais de service est attribué au propriétaire de l’addition de cette manière, l’invite de pourboire sur le reçu numérique affichera toujours 3 %, 5 % et 7 % comme options de pourboire.
      2. Si vous sélectionnez Non, ce frais de service sera inclus dans ventes nettes pour l’entreprise (frais de service conservés par l’employeur). Cela réduira le pourboire suggéré sur les reçus physiques et numériques par le pourcentage du frais de service.
      3. Sélectionnez Oui ici pour permettre à ce frais d’être inclus dans le Gestionnaire de pourboires de Toast.
   6. Taxés ? : Sélectionner Oui ici inclura le frais de service dans le montant imposable de l’addition. Sélectionner Non empêchera l’application de la taxe sur le frais de service. Remarque : Si vos paramètres de pourboire dans les options de l’interface utilisateur sont configurés pour calculer le pourboire après la taxe, cela s’appliquera également à la configuration fiscale pour les frais de service non liés aux pourboires. Veuillez consulter votre conseiller fiscal pour des conseils sur vos obligations fiscales applicables. La conformité aux lois fiscales applicables est votre responsabilité.
   7. Calculé sur le total avant ou après rabais ? : Si vous avez sélectionné Oui pour Taxés ?, cela personnalise davantage quand le frais de service doit être imposé. Si vous avez sélectionné Non pour Taxés ?, vous pouvez ignorer ce paramètre.
   8. Livraison ? : Sélectionner Oui ici attribuera automatiquement ce frais de service à toutes les additions avec une Livraison option de restauration. Ce frais de service apparaîtra sur les reçus comme "Frais de Livraison" sur les reçus des invités et dans les rapports, peu importe le nom qui lui est donné. Sélectionner Non n’appliquera pas automatiquement ce frais de service.
      1. Si plusieurs frais de service ont l'option Livraison? définie sur Oui, ils seront combinés en un seul "Frais de Livraison" sur les reçus et les rapports.
      2. En raison de la structure de renommage des "Frais de Livraison", nous ne recommandons pas de configurer un frais de service avec à la fois Livraison? et À emporter? définis sur Oui. Cela fera en sorte que ces frais de service sur les vérifications à emporter soient catégorisés comme "Frais de Livraison".
      3. Au lieu de cela, créez des frais de service séparés pour les commandes de Livraison et d'À emporter.
   9. À emporter?: Sélectionner Oui ici assignera automatiquement ce frais de service à toutes les vérifications avec une option de restauration À emporter, y compris les commandes de ramassage en bordure de route. Sélectionner Non n'appliquera pas automatiquement ce frais de service.
      1. Les invités verront cela sur un reçu numérique dans une ligne combinée appelée Taxes & Frais.
   10. Sur place?: Sélectionnez Non.
4. Enregistrer et publier votre travail.
5. Une zone de service n'a pas besoin d'être créée pour les frais de service de commande en ligne puisque l'option de restauration que vous avez sélectionnée applique déjà automatiquement le frais de service.

 

Un frais de service à emporter apparaîtra aux invités au moment du paiement dans la ligne Taxes & Frais.

 

 

Si l'invité sélectionne le bouton ? à côté de Taxes & Frais dans l'image ci-dessus, il verra un écran similaire à celui-ci. Si un frais de service de commande en ligne a été attribué au propriétaire d'un chèque, il apparaîtra dans le bloc Pourboires. S'il est attribué au restaurant, il apparaîtra dans le bloc Frais de Service.
 

 

Un frais de service de livraison apparaîtra aux invités au moment du paiement comme Coût de Livraison, même si vous avez nommé ce frais de service différemment.
 

 

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Services de livraison tiers

Les services de livraison UberEats, Grubhub et DoorDash ne peuvent pas être intégrés au Gestionnaire de pourboires de Toast, car les pourboires des services de livraison tiers sont versés aux conducteurs de ces entreprises et non aux restaurants Toast. Cependant, cela ne concerne que les commandes de livraison passées par ces services. Les pourboires sur les commandes à emporter seront versés à votre restaurant et feront partie de votre politique de commande en ligne. Les pourboires sur les commandes passées par d'autres services de commande en ligne tiers (Chowly, ChowNow, etc.) peuvent également faire partie de votre politique de commande en ligne.
 

Dans cet esprit, élaborez vos règles de commande en ligne comme vous le feriez pour n'importe quelles autres règles de Gestionnaire de pourboires. Si une politique de commande en ligne n'est pas mise en place, les pourboires à emporter d'UberEats, Grubhub et DoorDash ainsi que tous les pourboires d'autres services de commande en ligne tiers ne seront pas distribués à votre personnel.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.