Émettre un remboursement

Dans cet article :

• Aperçu des remboursements, autorisations et limitations
• Localiser une addition pour rembourser
  • Localiser une addition via le TPV
  • Localiser une addition via Toast Web
• Émettre une carte de crédit ou un remboursement en espèces via le TPV
• Émettre un remboursement par carte de crédit via Toast Web
• Émettre un remboursement sur une addition comportant plusieurs paiements
• Remboursements sur les comptes de membres, les cartes-cadeaux et autres paiements
  • Afficher les remboursements dans les reçus Toast
• Remboursements pour paiements différés
• Rapports sur les remboursements
• Émettre un remboursement sur la même addition plusieurs fois

Les informations contenues dans cet article seront également pertinentes si vous utilisez la Vente au détail de Toast et que votre client souhaite retourner un article acheté. Pour plus d’informations, consultez cet article de Toast Central : Commencez la Vente au détail de Toast.
 

Aperçu des remboursements, autorisations et limitations

Cette vidéo explique comment émettre un remboursement dans Toast Web, comment émettre un remboursement sur le TPV et comment suivre les remboursements dans les rapports Toast Web.
 

Le processus de remboursement vous permet d’émettre des remboursements aux clients à l’aide de votre TPV Toast ou de votre site Web Toast. Les remboursements ne sont pris en charge que sur les additions des jours précédents. Les annulations de paiements par carte de crédit, en espèces ou par carte-cadeau Toast le même jour sont considérées comme des annulations (voir pour plus d’informations). Tant que le paiement n’est pas saisi, vous pouvez annuler les articles de la commande. Une fois le paiement saisi, vous devez rembourser le paiement sur les articles. Les articles et les additions ne doivent plus être annulés avant ou après l’émission d’un remboursement. 

Pour les paiements par carte de crédit, le paiement est considéré comme saisi lorsqu’il a terminé le processus de saisie. Les paiements par carte de crédit annulés sont affichés dans le rapport >Gestion des pertes et espèces > Rapport Paiements annulés.

Les paiements en espèces et les paiements par carte-cadeau Toast sont considérés comme saisis à la fin de cette journée ouvrable. Le soutien technique de Toast configure la limite du jour ouvrable pour chaque restaurant. La limite est généralement fixée à 4 h dans votre fuseau horaire défini. 

Avant de pouvoir émettre un remboursement, un employé doit avoir l’autorisation de trouver des additions et rembourser ses paiements. Il existe également des limites et des recommandations concernant les types de paiements qui prennent en charge les remboursements et le moment où vous pouvez émettre des remboursements en espèces et par carte de crédit.
 

Les délais de traitement des remboursements peuvent varier légèrement selon l’institution financière. En général, les remboursements sont traités dans un délai de 2 à 5 jours ouvrables suivant la demande.

Le remboursement des additions dans Toast peut impliquer divers flux de travail, selon que vous utilisez le TPV Toast ou Toast Web. Le TPV Toast est idéal pour les transactions en restaurant et les remboursements en espèces, tandis que Toast Web permet des recherches et des flux de travail plus détaillés via l’interface dorsale.

Quelle est la différence entre l’annulation et le remboursement?

• Annulation : Infirme un paiement le jour même où il a été effectué avant qu’il ne soit saisi par la banque. Les transactions annulées sont complètement retirées du système. Si la transaction a été annulée avant l’autorisation du paiement, le client ne sera pas facturé. Toutefois, un montant partiel en attente peut apparaître sur son relevé selon la banque. 
• Remboursement : Émet un remboursement au client pour les transactions saisies une fois l’addition clôturée. Le traitement des remboursements prend généralement de 1 à 3 jours ouvrables.
  
  

En outre :

• Les remboursements peuvent être effectués sur des additions portant des paiements par carte de crédit, en espèces ou par carte-cadeau Toast.
• Vous ne pouvez émettre des remboursements que sur des paiements en espèces dans l’application TPV Toast. Vous ne pouvez pas rembourser les paiements en espèces effectués à partir de Toast Web.
• Les remboursements peuvent prendre de trois à cinq jours ouvrables, selon l’institution financière concernée.
• Vous avez jusqu’à 90 jours après le débit pour émettre un remboursement. 
• Le soutien technique de Toast recommande vivement d’émettre des remboursements en espèces sur un appareil TPV Toast associé à un tiroir-caisse. Cela permet au remboursement d’apparaître dans le rapport du tiroir-caisse (voir pour en savoir plus). Lorsque vous émettez un remboursement en espèces sur un appareil qui n’est pas associé à un tiroir-caisse, il n’y a aucun rapport de tiroir-caisse auquel enregistrer le remboursement. Il n’y aura aucun enregistrement du remboursement en espèces dans vos rapports.
• Les employés doivent toujours avoir l’autorisation de trouver des additions pour localiser une addition et doivent toujours avoir l’autorisation d’annuler/rembourser les paiements pour émettre un remboursement. En savoir plus sur les autorisations dans notre des autorisations.
• Les notifications de remboursement traitées sont envoyées à la fois au marchand et au client, offrant ainsi transparence et mises à jour de statut. Les clients sont généralement contactés par courriel avec confirmation attestant que le remboursement a été effectué.

Remarque : Si vous utilisez la Vente au détail de Toast, vous pouvez suivre les instructions de cet article pour localiser une addition via votre TPV ou le site Web de Toast. Si l’article doit être réintégré à votre inventaire, vous pouvez utiliser le mode Modification rapide pour ajuster la quantité en conséquence.

Localiser une addition pour rembourser

Pour émettre un remboursement, vous devez d’abord localiser l’addition originale sur votre TPV ou sur votre site Web Toast.  Les remboursements en espèces ne peuvent être effectués qu’à partir de votre TPV Toast et ne peuvent pas être remboursés sur le site Web de Toast. 


 

Localiser une addition via le TPV Toast

Si vous êtes sur le TPV Toast, commencez par sélectionner le logo Toast dans le coin supérieur jusqu’à ce que l’écran d’accueil du TPV Toast apparaisse et que vous soyez dans le menu principal de l’application Toast. Sous Activités du gestionnaire, sélectionnez Trouver des additions et émettre un remboursement.

Cela vous mènera à l’écran de recherche avancée d’additions.

Pour localiser l’addition :

1. Sélectionnez la date de l’addition dans le calendrier.
2. Entrez le numéro de l’addition.
3. Sélectionnez Rechercher.

Autrement, si l’addition a été payée par carte de crédit :

1. Sélectionner Rechercher par carte de crédit,
2. Entrez les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit et sélectionnez Rechercher.

Localiser une addition via Toast Web

Pour localiser une addition en arrière-plan, commencez par vous connecter à .

1. Accédez à Paiements > Transactions et remboursements > Trouver des additions et émettre un remboursement.
2. Pour localiser l’addition :
   1. Sélectionnez la date dans le calendrier.
   2. Entrez le numéro de l’addition.
   3. Sélectionnez Rechercher.

Autrement, si l’addition a été payée par carte de crédit :

1. Sélectionner Rechercher par carte de crédit,
2. Entrez les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit et sélectionnez Rechercher.

Émettre une carte de crédit ou un remboursement en espèces via le TPV

Il existe deux façons d’émettre un remboursement directement à partir du TPV :

Option 1 :
 

1. Après avoir localisé l’addition, sélectionnez Remboursement et choisissez le type de remboursement souhaité.
   • Par article(s) : Pour le remboursement d’articles spécifiques et/ou
   • Entièreté de l’addition : Pour le remboursement de tous les articles sur l’addition
   • Pourboire seulement : Pour rembourser uniquement une partie ou la totalité d’un pourboire sur une carte de crédit (cela n’inclut pas les frais de service conservés par l’employeur). Pour rembourser à la fois un pourboire et un pourboire, utilisez le type de remboursement Par article(s).
   • Taxe uniquement : Pour le remboursement uniquement de la taxe sur l’addition (par exemple, dans le cas d’un organisme exonéré d’impôt)
   • Montant personnalisé : Pour le remboursement d’un montant précis sur une addition qui n’est pas associé à un article, à des frais de service ou à un montant de taxe (par exemple, je souhaite simplement rembourser ce client 50 $)
     
     Remarque : Le pourboire par carte de crédit peut être remboursé dans le cadre des types de remboursement. Vous n’êtes pas limité au type de pourboire uniquement si vous souhaitez rembourser un pourboire en combinaison avec le remboursement d’articles, de frais de service ou de taxes. 
     
     
     
     
2. Suivez les étapes de la fenêtre qui s’affiche une fois le type de remboursement souhaité sélectionné. Par exemple, si par article(s) est sélectionné(s), un nouvel écran s’affichera, vous invitant à sélectionner les articles remboursés à votre client. Vous pouvez également préciser la quantité à rembourser pour chaque article. Par défaut, la quantité entière est remboursée.
   
   Pour activer le champ Quantité, désélectionnez la case à côté de l’article, puis sélectionnez-le à nouveau. Lorsqu’un article est sélectionné, les options (-) e t (+) a pparaissent de chaque côté de la quantité de l’article. Vous pouvez également saisir manuellement la quantité que vous souhaitez rembourser (y compris les décimales pour les remboursements d’articles en nombres non entiers). Si vous saisissez une quantité supérieure à la quantité originale vendue à votre client, un message d’erreur s’affichera vous empêchant de passer à l’étape suivante.
3. Ajoutez le montant du pourboire s’il doit également être remboursé. Le montant original du pourboire apparaîtra sous la case. Sélectionnez Suivant.
   
   

Une fois le remboursement effectué, l’addition restera fermée et n’apparaîtra pas dans le rapport Commandes impayées. 
 

Option 2 :

Remarque : Ce flux de travail n’est pas disponible pour les additions restreintes. Les additions restreintes sont celles qui ont atteint un certain âge, par défaut 90 jours. Les additions restreintes ne peuvent pas être renvoyées vers l’application TPV Toast ni modifiées. Ainsi, après 90 jours d’addition, vous ne pouvez pas annuler les paiements. Pour traiter un remboursement sur des additions dont l’âge est restreint, contactez le service à la clientèle de Toast.

1. Après avoir localisé l’addition, sélectionnez Mettre à jour. 
2. Sélectionnez le bouton Payer ($). 
   
   
   
   
3. Sélectionnez le paiement. 
4. Sélectionnez Remboursement et le type de remboursement souhaité. Remarque : Si vous ne voyez pas l’option Remboursement comme détaillé dans l’image ci-dessous et consultez Annuler à la place, c’est parce que le paiement n’a pas encore été saisi. Procéder à l’annulation au lieu du remboursement.  
   
   
   
   
   • Par article(s) : Pour le remboursement d’articles spécifiques et/ou
   • Entièreté de l’addition : Pour le remboursement de tous les articles sur l’addition
   • Taxe uniquement : Pour le remboursement uniquement de la taxe sur l’addition (par exemple, dans le cas d’un organisme exonéré d’impôt)
   • Pourboire seulement : Pour rembourser uniquement une partie ou la totalité d’un pourboire sur une carte de crédit (cela n’inclut pas les frais de service conservés par l’employeur). Pour rembourser à la fois un pourboire et un pourboire, utilisez le type de remboursement Par article(s).
   • Montant personnalisé : Pour le remboursement d’un montant précis sur une addition qui n’est pas associé à un article, à des frais de service ou à un montant de taxe (par exemple, je souhaite simplement rembourser ce client 50 $)
5. Suivez les étapes de la fenêtre qui s’affiche une fois le type de remboursement souhaité sélectionné. Par exemple, si l’option Pa r article(s) e st sélectionnée(s), un nouvel écran s’affichera pour vous inviter à sélectionner les articles qui seront remboursés à votre client. Vous pouvez également préciser la quantité à rembourser pour chaque article. Par défaut, la quantité entière est remboursée. Pour activer le champ Quantité, désélectionnez la case à côté de l’article, puis sélectionnez-le à nouveau. Dans le champ Quantité, définissez la quantité à rembourser.
6. Ajoutez le montant du pourboire s’il doit également être remboursé. Le montant original du pourboire apparaîtra sous la case. Sélectionnez Suivant.
7. Ajoutez un commentaire (facultatif) et sélectionnez Suivant. 
8. Vérifiez le montant du remboursement et sélectionnez Confirmer. Veuillez noter que les remboursements ne peuvent pas être annulés ou modifiés sans appeler le service à la clientèle. Assurez-vous donc que le montant du remboursement est correct et utilisez les pour effectuer les modifications nécessaires. 

Une fois le remboursement effectué, l’addition restera fermée et n’apparaîtra plus dans le rapport Commandes impayées. 

Remarque : Si vous ne précisez pas de valeur de remboursement pour le paiement lorsque vous remboursez une addition à plusieurs paiements, pour émettre ultérieurement un remboursement selon ce mode de paiement, vous devez utiliser la méthode de remboursement à valeur personnalisée. Par exemple, vous émettez un remboursement sur une addition de 40,00 $ comportant deux paiements par carte de crédit. Vous remboursez 15,00 $ sur l’une des cartes de crédit, mais vous ne remboursez rien sur l’autre carte de crédit. Pour émettre un remboursement sur l’autre carte de crédit, vous devez utiliser un remboursement sur mesure.

Émettre un remboursement par carte de crédit via Toast Web

Pour émettre un remboursement par carte de crédit via Toast Web, procédez comme suit :

1. Dans Toast Web, allez à Paiements > Transactions et remboursements > Trouver des additions et émettre un remboursement.
2. Sélectionnez l’onglet Rechercher par carte de crédit. Entrez ensuite les quatre derniers chiffres du numéro de carte de crédit et sélectionnez Rechercher.
3. Après avoir localisé la transaction par carte de crédit, sélectionnez Remboursement et choisissez le type de remboursement souhaité.
   • Par article(s) : Pour le remboursement d’articles spécifiques et/ou
   • Entièreté de l’addition : Pour le remboursement de tous les articles sur l’addition
   • Pourboire seulement : Pour rembourser uniquement une partie ou la totalité d’un pourboire sur une carte de crédit (cela n’inclut pas les frais de service conservés par l’employeur). Pour rembourser à la fois un pourboire et un pourboire, utilisez le type de remboursement Par article(s).
   • Taxe uniquement : Pour le remboursement uniquement de la taxe sur l’addition (par exemple, dans le cas d’un organisme exonéré d’impôt)
   • Montant personnalisé : Pour le remboursement d’un montant précis sur une addition qui n’est pas associé à un article, à des frais de service ou à un montant de taxe (par exemple, je souhaite simplement rembourser ce client 50 $)
     
     Remarque : Les pourboires par carte de crédit peuvent être remboursés dans le cadre des types de remboursement. Vous n’êtes pas limité au type de pourboire uniquement si vous souhaitez rembourser un pourboire en combinaison avec le remboursement d’articles, de frais de service ou de taxes. 
     
     
4. Suivez les étapes de la fenêtre qui s’affichent une fois le type de remboursement souhaité sélectionné. Par exemple, si l’addition entière est sélectionnée, un nouvel écran s’affichera pour vous indiquer ce qui sera remboursé et vous souhaiterez pouvoir vérifier et décocher les articles si nécessaire. 
5. Ajoutez le montant du pourboire s’il doit également être remboursé. Le montant original du pourboire apparaîtra sous la case. Sélectionnez Suivant.
6. Ajoutez un commentaire (facultatif) et sélectionnez Suivant. 
7. Vérifiez le montant du remboursement et sélectionnez Confirmer. Veuillez noter que les remboursements ne peuvent pas être annulés ou modifiés sans appeler le service à la clientèle. Assurez-vous donc que le montant du remboursement est correct et utilisez les boutons retour pour effectuer les modifications nécessaires. 

Une fois le remboursement effectué, l’addition restera fermée et n’apparaîtra pas dans le rapport Commandes impayées.

Émettre un remboursement sur une addition comportant plusieurs paiements

Les montants des remboursements sur un article, l’addition entière et les remboursements taxes uniquement peuvent être répartis entre les paiements originaux. Chaque type de paiement peut être remboursé jusqu’à concurrence de son montant initial. Ainsi, si un client a payé par carte de crédit 50 $ (avec pourboire), vous ne pourrez émettre un remboursement que jusqu’à concurrence de ce montant. 

Dans l’exemple ci-dessous, l’addition entière est remboursée. L’écran vous indiquera donc les cartes qui seront remboursées et les montants de chacune. De plus, vous pourrez saisir un montant de pourboire pour chaque carte.

Remarque : Les montants des remboursements ne peuvent pas être distribués à d’« autres paiements », à des comptes de membres ou à des cartes-cadeaux de tiers. Les montants des remboursements ne peuvent être distribués qu’aux paiements en espèces à l’aide du flux de travail du TPV.

Remboursements sur les comptes de membres, les cartes-cadeaux et autres paiements

Cartes cadeaux de Toast : Les paiements effectués avec Cartes cadeaux de Toast des jours précédents peuvent être remboursés en suivant les étapes ci-dessus. 

Cartes-cadeaux, comptes de membres et autres paiements de tiers : Les paiements doivent être annulés pour être annulés. Cela entraînera la réouverture de l’addition et nécessitera soit l’application d’un nouveau type de paiement, soit l’annulation d’articles, soit l’annulation de l’addition, soit l’application d’un rabais pour la clôture de l’addition. Vous trouverez plus d’informations sur l’application des rabais ici :  à rabais.

Afficher les remboursements dans les reçus Toast

Les informations sur le remboursement sont imprimées au bas du reçu.

Les informations de remboursement comprennent :

• Date du remboursement
• Rembourser les articles et les montants
• Total du remboursement
• Pour les remboursements sur des articles ou la totalité de l’addition, le paiement qui a reçu le remboursement

Pour en savoir plus sur la façon dont les remboursements seront reflétés dans les rapports, consultez dans les rapports Toast. 

Pour un guide plus détaillé sur l’émission des remboursements dans Toast, consultez notre de remboursement ou notre page remboursements pour plus d’informations.

Remboursements pour paiements différés

Un paiement différé désigne l’argent reçu à l’avance avant la fourniture des biens ou services connexes. En d’autres termes, le produit n’est pas constaté au moment du paiement mais uniquement lorsque l’obligation sous-jacente est exécutée ou échangée.

Voici quelques exemples courants :

• Commandes futures (comme le service traiteur payé à l’avance) :
  • Jour de commande – Le montant total payé reflète le paiement, mais aucune vente n’est reconnue. Pourboires = 0 $.
  • Jour d’exécution – Les revenus sont comptabilisés dans les ventes de dépôt collectées et les pourboires (le cas échéant) sont comptabilisés.
• Articles différés (cartes-cadeaux, bons et crédits des comptes de membres) :
  • Exclure des ventes nettes lorsqu’il est vendu. Les revenus ne sont comptabilisés que lorsqu’ils sont échangés.
  • Dans les rapports, ils apparaissent dans les catégories différées dans Sommaire des ventes et Aperçu de la comptabilité.
• Dépôts ou crédits perçus à l’avance (comme les dépôts de bouteilles ou les retours de contenants) :
  • Les espèces sont collectées à l’avance, mais les recettes ne sont comptabilisées que si/lorsque le dépôt n’est pas remboursé.
  • Si le client retourne plus tard l’article, le dépôt est remboursé plutôt que reconnu comme des ventes.

Étant donné que les paiements différés sont exclus des ventes jusqu’à ce qu’ils soient reconnus, les remboursements sur les articles différés doivent être traités avec soin :

• Remboursement par article(s) ou addition entière (recommandé) :
  • Associe directement le remboursement à l’article différé.
  • Maintient des rapports corrects, puisque l’article n’a jamais été pris en compte dans les ventes reconnues.
• Remboursement par montant personnalisé (non recommandé) :
  • Soustrait des ventes reconnues même si l’article différé n’a jamais été inclus dans les ventes.
  • Ne gère pas correctement les taxes associées, puisqu’elle n’est pas liée à la configuration des taxes d’un article.
  • Cela peut entraîner des problèmes de rapports et de rapprochement inexacts.

Guide du type de remboursement pour les articles différés :

• Par article(s) : À utiliser lors du remboursement d’articles différés spécifiques ou lors de pourboires obligatoires/frais de service conservés par l’employeur.
• Addition complète : À utiliser lors du remboursement de tous les articles, y compris les articles différés, sur l’addition.
• Pourboire seulement : À utiliser uniquement pour rembourser les pourboires versés par carte de crédit (non applicable aux articles différés).
• Taxe uniquement : À utiliser lors du remboursement de la taxe uniquement (par exemple, pour un client exempt d’impôt).
• Montant personnalisé : À éviter pour les articles différés, car cela réduit inexactement les ventes et ne tient pas compte de la taxe.

Rapports sur les remboursements

Les rapports seront les mêmes, que vous procédiez à un remboursement dans Toast Web ou dans le TPV.  Accédez à Rapports puis Sommaire des ventes. Lorsque les données de ventes sont chargées, vous verrez toutes les ventes nettes, y compris les remboursements émis pour la journée.

Émettre un remboursement sur la même addition plus d’une fois

Si vous avez déjà émis un remboursement partiel pour la transaction de paiement d’une addition et que vous devez rembourser la totalité ou la totalité du montant restant au client, veuillez contacter le service à la clientèle pour ce faire.