Préparez-vous à fonctionner en mode hors-ligne pendant les interruptions de service ou les pannes

Dans cet article :

• Votre TPV en mode hors-ligne
• Réviser les paramètres de paiement et les autorisations
  
  • Traitement en arrière-plan pour les paiements par carte
  • Affecter les autorisations de traitement des cartes hors ligne/en arrière-plan
  • Risques liés aux paiements par carte en cas d’interruption
• Vérifier la configuration de votre connexion réseau et Internet
• Facultatif : Créer une option de service « hors-ligne »
• Configurer l’autorisation de la Kiosque en mode hors-ligne
• Former le personnel en mode hors-ligne

Votre TPV en mode hors-ligne

Le mode hors-ligne intervient automatiquement lorsque vos appareils Toast perdent la connexion à Internet, au réseau local ou à nos serveurs infonuagiques. Notre résilience hors-ligne intégrée offre le soutien invisible nécessaire pour sécuriser l’envoi en cuisson et les paiements, quelles que soient les interruptions du réseau. Après 40 secondes hors-ligne, une bannière apparaîtra en haut de votre écran pour vous expliquer ce qui se passe et ce que vous pouvez encore faire.

Cet article présente quelques configurations que vous pouvez vérifier à l’avance pour vous assurer que vos processus de traitement des paiements et de prise de commandes fonctionnent comme vous le souhaitez lorsque votre appareil fonctionne hors-ligne.

Pour vérifier l’état de tous les systèmes Toast et vous abonner aux alertes en temps réel par SMS ou par courriel, consultez status.toasttab.com.

Pour des informations générales sur ce à quoi vous pouvez vous attendre en cas de panne, consultez Utiliser Toast en mode hors-ligne.

Pour en savoir plus sur ce que vous pouvez faire une fois que votre TPV est de nouveau en ligne, consultez Récupérer et remettre en ligne après une panne ou une interruption.

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Examiner les paramètres de paiement et les autorisations en mode hors-ligne

Traitement en arrière-plan pour les paiements par carte

Il existe deux options pour gérer les paiements par carte de crédit et de débit en cas de panne ou d’interruption : 

• Prenez les paiements en arrière-plan et traitez-les lorsque vous êtes de nouveau en ligne - c’est le paramètre recommandé par défaut.
• Ne prenez aucun paiement par carte du tout.

Toast recommande fortement de laisser les paiements par carte en arrière-plan activés pour que votre entreprise reste opérationnelle en mode hors-ligne. Suivez les instructions ci-dessous pour passer en revue votre configuration (cela nécessite l’autorisation 6.3 Configuration des paiements). 

Remarque : Vous devez activer le traitement en arrière-plan pour les paiements par carte lorsque votre TPV est pleinement opérationnel. Vous ne pouvez pas ajuster ce paramètre lorsque votre appareil est en mode hors-ligne.

1. Dans Toast Web, allez à Paiements >Modes de paiement > Options de paiement. Faites défiler jusqu’à la section Crédit.
2. Sélectionnez le paramètre souhaité pour l’autorisation de la carte en cas d’interruption de paiement.
   
   • Continuer à accepter les paiements par carte sans attendre l’autorisation (recommandé)
     
     Nous savons à quel point il est important de maintenir des opérations fluides pour vos clients. Cette option par défaut garantira que les transactions par carte seront toujours acceptées en mode hors-ligne et stockées en arrière-plan sur votre appareil - vos clients ne remarqueront rien de différent! Une fois que vous serez de nouveau en ligne, les transactions seront soumises à l’autorisation du réseau de cartes. 
     
     Découvrez les risques ci-dessous.
   • N’acceptez pas les paiements par carte (attendez que l’autorisation soit disponible) – Utilisez ce paramètre si vous êtes d’accord avec le fait d’opérer uniquement en espèces pendant une panne. Vous ne pourrez accepter aucun paiement par carte tant que votre appareil sera en mode hors-ligne.
3. Si vous avez sélectionné Continuer à accepter les paiements par carte sans attendre l’autorisation (recommandé), envisagez de configurer les éléments suivants :
   
   • Facultatif : limite de transaction : En mode hors-ligne, les gestionnaires doivent remplacer toute transaction individuelle dépassant cette limite.
   • Ignorer l’autorisation à tout moment sur le TPV, quelles que soient les interruptions? Si la rapidité de traitement des paiements est importante (par exemple, dans le cas d’un bar occupé), vous pouvez choisir d’accepter tous les paiements sans attendre l’autorisation sur votre TPV. Il y a un risque que les cartes soient refusées après le départ des clients.
4. Enregistrez et publiez toutes les modifications.

Regardez comment activer le traitement des cartes de crédit en arrière-plan pour le mode hors-ligne.

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Affecter les autorisations de traitement des cartes hors ligne/en arrière-plan

L’autorisation 1.15 de traitement hors ligne/en arrière-plan des cartes de crédit permet aux utilisateurs d’effectuer des paiements hors ligne par carte de crédit et de débit qui dépassent la limite de transaction définie dans Toast Web. Nous recommandons d’attribuer cette autorisation à tout poste (généralement les gestionnaires) impliquant la prise en charge de paiements ou la gestion d’autres employés qui encaissent des paiements.

1. Dans Toast Web, allez à Employés >Gestion des employés > Postes.
2. Sélectionnez le poste qui devrait pouvoir approuver les paiements hors-ligne par carte, quelle que soit leur valeur.
3. Faites défiler jusqu’à la section Autorisations d’utilisateur par défaut et assurez-vous que l’autorisation 1.15 Traitement des cartes de crédit hors ligne/en arrière-plan est activée.
4. Enregistrez et publiez toutes les modifications apportées. 
5. Répétez les étapes 1 à 4 pour tout autre travail devant être activé avec cette autorisation.

Si nécessaire, vous pouvez ajouter ou retirer cette autorisation pour une personne spécifique en accédant au profil de cet employé et en sélectionnant Remplacer pour 1.15 Traitement des cartes de crédit hors ligne/en arrière-plan (en savoir plus : Ajouter et gérer des employés dans Toast Web).

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Risques liés aux paiements par carte en cas d’interruption

Encaisser des paiements en cas de panne ou d’interruption comporte des risques, car les paiements ne peuvent pas être autorisés tant que la connexion réseau n’est pas rétablie. Cela signifie qu’il est possible qu’un paiement effectué pendant une interruption soit refusé lorsque votre système est de nouveau en ligne. 

• Vous êtes responsable de tout paiement refusé, expiré ou contesté en mode hors-ligne.
• Il est préférable de vérifier le nom du titulaire de la carte et la date d’expiration de celle-ci, surtout lorsque vous êtes en mode hors-ligne.
  
  • Si vous le souhaitez, vous pouvez créer une option de service personnalisée pour recueillir les noms et les numéros de téléphone des clients lorsque vous prenez des commandes en mode hors-ligne. Ainsi, si le paiement par carte d’un client est refusé une fois que votre système est de nouveau en ligne, vous disposez d’un moyen de le contacter pour le paiement. Voir plus ci-dessous. 
• Toast ne recommande pas d’enregistrer manuellement les numéros de carte et de les saisir ultérieurement comme transaction Carte non présente (CNP). Si nécessaire, n’oubliez pas que vous devez disposer du numéro CVV pour traiter rétroactivement les paiements. Vous devez également protéger les données du titulaire de la carte afin de rester conforme PCI (en savoir plus : Aperçu de la conformité PCI).
• Les autorisations de paiement peuvent ne plus être valables si un délai trop long (déterminé par les réseaux de cartes) s’est écoulé entre le moment où la transaction a eu lieu, et 24 heures après la date de la transaction dans certains cas. Toast recommande aux restaurants de résoudre dès que possible tout problème de connectivité réseau susceptible d’interférer avec la saisie des paiements afin d’éviter cela. Passé ce délai, l’autorisation peut expirer, entraînant le refus du paiement, ce qui entraîne une perte pour l’entreprise à moins qu’elle ne soit en mesure de récupérer le montant auprès du client.
  
  • Utiliser une connexion de secours cellulaire peut aider à éviter les paiements refusés en raison d’autorisations expirées.

Si cela vous préoccupe, vous pouvez définir une limite de transaction pour les paiements effectués hors-ligne ou désactiver complètement les autorisations de carte en cas d’interruption de paiement.

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Vérifier la configuration de votre connexion réseau et Internet

Examinez les paramètres et les recommandations de configuration ci-dessous pour réduire le risque de panne de votre réseau ou de votre connexion Internet :
 

1. Assurez-vous que vos terminaux sont configurés pour utiliser uniquement Ethernet ou le Wi-Fi. Si vos terminaux Toast sont configurés pour utiliser à la fois Ethernet et le Wi-Fi, ils pourraient rencontrer des problèmes de connectivité. Pour éviter cela, nous recommandons de désactiver le Wi-Fi sur tous les terminaux. 
2. Assurez-vous que tous les appareils sont connectés au réseau sécurisé Toast. Si votre appareil est connecté à votre réseau via un câble Ethernet ou USB-C, assurez-vous que les paramètres réseau de l’appareil sont définis en Ethernet. Pour les appareils sans fil, assurez-vous d’être connecté au réseau _Toast par Wi-Fi. Pour des instructions détaillées sur la vérification de ces paramètres, consultez notre article Vérifier votre connexion Internet. 
3. Révisez la configuration de votre réseau et l’emplacement de votre point d’accès sans fil. Regardez notre vidéo Basic Site Readiness pour passer en revue les exigences en matière d’Internet, d’alimentation et de câblage. Regardez également la vidéo Exigences pour la connectivité sans fil afin de vous assurer que vos points d’accès sans fil sont correctement configurés pour prendre en charge vos appareils portatifs Toast Go®. 
4. Vérifiez votre vitesse Internet. Toast recommande une vitesse Internet de 15 Mbps en téléchargement et 5 Mbps en téléversement. Utilisez www.speedtest.net pour tester la vitesse de téléchargement et de téléversement de votre réseau. Lisez l’article Testez votre vitesse Internet pour plus d’informations. 
5. Envisagez une solution de sauvegarde cellulaire. Toast recommande d’utiliser une solution de sauvegarde cellulaire pour éviter les paiements refusés en raison d’autorisations expirées. Veuillez parler à votre professionnel de l’informatique ou à un consultant en réseau pour plus d’informations.
6. Oubliez les autres réseaux sur tous les appareils portatifs. Si vos appareils portatifs Toast Go® ont déjà été connectés à d’autres réseaux Wi-Fi, ils peuvent essayer de se reconnecter à ces réseaux lorsqu’ils sont déplacés dans plusieurs zones de service. Pour éviter que cela ne se produise et n’interrompe le service, nous vous recommandons d’oublier les autres réseaux sur vos appareils. Suivez notre article Oublier un réseau sur un appareil Toast pour des instructions détaillées. 

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Facultatif : Créer une option de service « hors-ligne »

Toast vous offre la flexibilité de configurer des options de service personnalisées et d’ajuster leur comportement ainsi que les informations client qu’elles recueillent sur votre appareil Toast. Cette option peut être utile en mode hors-ligne, car vous pouvez recueillir les coordonnées du client dont vous pourriez avoir besoin en cas d'interruption du service. 

Par exemple, vous pouvez configurer une nouvelle option de service appelée, « Dîner sur place - mode hors-ligne », et choisir le type de Livraison (pour recueillir le nom et le numéro de téléphone) ou le type de service À emporter (pour recueillir le nom, le numéro de téléphone et l’adresse). Ensuite, vous pouvez choisir cette option de service lorsque votre restaurant est en mode hors-ligne afin d'obtenir les informations sur le client et le contacter dans le cas où sa carte de crédit refuserait le paiement lorsque le système serait de nouveau en ligne. Pour plus d’informations, consultez Configurer des options de service personnalisées.

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Configurer une autorisation de Kiosque en mode hors-ligne

Si votre entreprise utilise les bornes de commande autonomes de Toast, la création d’un profil utilisateur « Serveur de Kiosque » permettra à l’appareil de se reconnecter automatiquement et de reprendre là où il s’était arrêté dans le cas où votre Kiosque passerait hors ligne. Vous n'aurez pas besoin de vous reconnecter manuellement à la Kiosque en cas de panne du système ou de perte de connexion. La Kiosque affectera toutes les additions et les opérations d'audit spécifiques à la Kiosque à cet utilisateur.

Remarque : Si vous utilisez le Système d'affichage de cuisine Toast (KDS), votre terminal Kiosque doit être sur le même réseau que vos appareils KDS. Cela permettra à votre Kiosque de continuer à envoyer des tickets au KDS dans le cas où vos appareils passeraient en mode hors-ligne pendant une panne ou une interruption de service.

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion des employés > Employés.
2. Sélectionnez + Ajouter un nouvel employé.
3. Saisissez les champs obligatoires suivants :
   
   • Pour inviter à créer un compte, assurez-vous que le paramètre est activé sur Non.
   • Prénom : Saisissez « Kiosque » dans ce champ
   • Nom de famille : Entrez « Serveur » dans ce champ
   • Code d’accès : Entrez un code d’accès numérique dans ce champ
   • Remarque : Une personne réelle n’est pas liée à ce profil d’employé, vous n’avez donc pas besoin de saisir des informations dans les champs restants.
4. Sélectionnez Ajouter pour terminer l’ajout de l’employé.
5. Allez à Façade > Solutions mobiles > Kiosque.
6. Faites défiler jusqu'à la section Serveur Kiosque. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner "Serveur, Kiosque" (le profil employé que vous venez de créer).
7. Enregistrez et publiez vos modifications.

Si votre restaurant a activé les pourboires et que vous avez configuré l’autorisation de la Kiosque en suivant les étapes ci-dessus, il n’est pas nécessaire d’effectuer une révision de quart pour cet utilisateur spécifique à la Kiosque.

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Former le personnel en mode hors-ligne

Utilisez les vidéos de formation mode hors-ligne pour employés et gestionnaires ci-dessous afin de préparer votre personnel à manipuler le TPV en mode hors-ligne.

Formation des gestionnaires : Donnez à votre équipe le détail de votre fonctionnement en mode hors-ligne avec cette vidéo de quatre minutes. 

Formation des employés : Apprenez ce qu’il faut faire lorsque votre restaurant a une interruption de service et passe en mode hors-ligne

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