Premiers pas avec plateforme de commandes centralisée

Plateforme de commandes centralisée est un mode sur votre TPV Toast qui regroupe toutes vos commandes À emporter et Livraison sur un seul écran. À partir d’une vue unique, vous pouvez approuver, Envoyer en cuisson, préparer et finaliser les commandes, envoyer aux clients un SMS de commande prête, gérer le volume de commandes en ligne et rechercher les additions passées. Cet article explique ce que fait chaque partie de plateforme de commandes centralisée afin que vous puissiez commencer à l'utiliser en toute confiance. Pour des instructions détaillées sur l ' exécution des commandes, voir Gérer les commandes hors établissement avec plateforme de commandes centralisée.

Dans cet article :

Quelle est la plateforme de commandes centralisée et quelles commandes apparaissent
Avant de commencer
Les cinq étapes de plateforme de commandes centralisée
Détails de la commande
Fonctionnalités supplémentaires
Envoi des SMS de commande prête aux clients
Foire aux questions
Articles connexes

Quelle est la plateforme de commandes centralisée et quelles commandes apparaissent

Plateforme de commandes centralisée regroupe toutes les commandes À emporter et Livraisons sur un seul écran dans l’application TPV Toast afin que vous puissiez les gérer sans avoir à changer de mode. Les commandes avec service À emporter ou Livraison apparaissent dans la plateforme de commandes centralisée, y compris les commandes Commander en ligne avec Toast, les commandes Toast Delivery Services®, les commandes Livraison intégrées par des tiers (DoorDash, Uber Eats, Grubhub) et les commandes par téléphone saisies manuellement À emporter ou Livraison. Les commandes sur place n’apparaissent pas par défaut.

Plateforme de commandes centralisée est une fonctionnalité du TPV Toast et est offerte sans frais supplémentaires. Il est actif pour tous les clients et vous n’avez pas besoin de l’activer. Vos modes existants fonctionnent toujours, vos flux de travail actuels ne sont donc pas interrompus pendant que votre équipe apprend la plateforme de commandes centralisée.

Pour ouvrir la plateforme de commandes centralisée, sélectionnez le logo Toast dans le coin supérieur gauche du TPV pour ouvrir le menu Mode, puis sélectionnez la plateforme de commandes centralisée.

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Avant de commencer

S’applique à : TPV Toast

Autorisations nécessaires :

1.5 Mode Commandes en attente/Plateforme de commandes centralisée — obligatoire pour accéder à toute plateforme de commandes centralisée
3.29 Limiter les commandes en ligne — requis pour utiliser Gérer les commandes en ligne
2.2 Mettre à jour toutes les commandes de Livraison (ou être affecté comme chauffeur-livreur) — nécessaires pour exécuter les commandes de Livraison directe

Les autorisations sont gérées sur la page Postes dans Toast Web. Pour plus de détails, consultez Guide de référence des autorisations.

Remarque : Au moins un appareil TPV Toast de votre restaurant doit être configuré pour Envoyer en cuisson automatiquement afin que les commandes programmées passent dans l’onglet Actif. La plateforme de commandes centralisée peut s’exécuter sur un appareil qui n’est pas un appareil Envoyé en cuisson automatique, mais sans appareil Envoyé en cuisson automatique, les commandes programmées ne passent jamais en mode actif. Pour configurer cela, consultez Configurer l’envoi automatique en cuisson des commandes.

Remarque : Plateforme de commandes centralisée est prise en charge sur la plupart des tablettes Toast. Il n’est pas disponible sur les appareils Elo V1. Il est disponible sur Elo V2 ou version ultérieure.

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La plateforme de commandes centralisée en cinq étapes

Plateforme de commandes centralisée organise les commandes en cinq onglets qui suivent une commande de son arrivée à sa finalisation. Le nombre de commandes dans chaque onglet apparaît à côté du nom de l’onglet. Lorsqu’une nouvelle commande arrive, un point bleu apparaît sur l’onglet et à côté de l’entrée de commande pour indiquer qu’aucune action n’a encore été effectuée. Le point bleu disparaît une fois la commande sélectionnée.

Les cinq étapes sont : Besoin d’approbation, Programmée, Active, Commande prête et Terminée. Pour une ventilation plus approfondie, par onglet, des champs et des actions, voir Plateforme de commandes centralisée : Ventilation du statut.

Doit être approuvée

L’onglet Besoins d’approbation affiche les commandes qui doivent être approuvées manuellement avant d’être envoyées en cuisine. Cet onglet apparaît lorsque votre restaurant utilise le mode d’approbation manuelle pour les commandes en ligne. Les commandes passées par l’entremise de Commander en ligne avec Toast ou de l’application Local by Toast atterrissent ici; les commandes de tiers sont approuvées automatiquement et passent cet onglet.

Pour approuver une commande, sélectionnez-la dans l’onglet Besoin d’approbation, puis sélectionnez Approuver. Les commandes ASAP approuvées passent à l’onglet Actif pour être préparées immédiatement. Les commandes futures approuvées passent à l’onglet Planifié et deviennent actives au moment de commencer la préparation. Pour configurer ou modifier le mode d’approbation manuelle, consultez Approuver manuellement les commandes en ligne.

Vous pouvez utiliser le bouton de filtre pour filtrer les commandes par date de commande, statut de paiement, options de service et types de service.

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Planifié

L’onglet Planifié répertorie les commandes futures qui ont été acceptées mais qui ne sont pas encore dues pour la cuisine, afin que vous puissiez voir ce qui s’en vient. Une commande programmée passe automatiquement à l’onglet Actif lorsqu’un appareil est configuré pour Envoyer en cuisson automatiquement et que le délai de préparation commence, selon les paramètres de préparation de votre cuisine et le délai d’exécution demandé.

Vous pouvez également commencer immédiatement toute commande programmée en utilisant le bouton Envoyer en cuisson sur l’écran de détails de la commande. Envoyer en cuisson maintenant n ' est disponible que sur un appareil configuré pour envoyer en cuisson automatiquement, et n ' apparaît que sur les commandes programmées qui n ' ont pas encore été envoyées en cuisson. Lorsqu’une commande est envoyée en cuisson, le bouton n’apparaît plus.

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Actif

L'onglet Actif est la vue par défaut lorsque vous ouvrez Plateforme de commandes centralisée. Il affiche les commandes en cours qui ont été envoyées à votre cuisine et qui sont en cours de préparation. Lorsqu’une commande est préparée, sélectionnez le bouton Commande prête pour la déplacer vers l’onglet Commande prête. Cela indique que la commande est prête à être récupérée par votre client ou remise à un chauffeur-livreur.

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Commande prête

L'onglet Commande prête affiche les commandes entièrement préparées et en attente de ramassage ou Livraison, vous permettant de voir rapidement ce qui doit sortir. Une fois que le client a reçu sa commande, sélectionnez le bouton Compléter pour la finaliser.

Vous ne pouvez marquer une commande comme terminée que si un paiement dû a été réglé. Si une commande est impayée, sélectionnez d’abord Payer pour effectuer le paiement.

Lorsqu'une commande passe de l'état actif à l'état prêt, la plateforme de commandes centralisée peut envoyer un SMS de commande prête au client. Cela fonctionne uniquement pour certains types de commandes et nécessite que la commande soit exécutée à une Station de préparation de préparation ou un Expéditeur d'aliments d’aliments. Voir ci-dessous la section Envoi de SMS de commandes prêtes pour les exigences.

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Terminé

L’onglet Terminé enregistre les commandes entièrement payées, récupérées ou livrées. Pour modifier une commande terminée, sélectionnez Rouvrir pour la renvoyer à l’onglet Actif afin qu’elle puisse être réactivée, ou sélectionnez Mettre à jour pour ajuster les détails de la commande. Si une mise à jour crée un nouveau solde dû, la commande repasse automatiquement à l’onglet Actif pour le paiement.

Remarque : Une commande terminée est différente d’une commande clôturée. Les commandes clôturées ne sont plus affichées dans Plateforme de commandes centralisée. Les commandes terminées plus anciennes peuvent également cesser d’apparaître une fois que le seuil de commande d’un appareil est atteint. Voir « Pourquoi mes commandes terminées ont-elles disparu de la plateforme de commandes centralisée? » dans la foire aux questions ci-dessous.

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Détails de la commande

Dans n’importe quel onglet, sélectionnez une commande pour afficher ses détails sur le côté droit de l’écran. Les champs affichés sont cohérents dans les cinq onglets.

La vue détaillée de la commande affiche les informations du client, y compris son nom, son nom d’addition, son numéro de téléphone et son adresse si disponible. Il affiche également les informations relatives aux commandes, y compris le serveur, les articles, les prix, les rabais et les frais de service, les taxes, le total et tout solde restant.

La fenêtre de détail de la commande offre également plusieurs actions:

Imprimer imprime le reçu À emporter ou Livraison de la commande.
La mise à jour ouvre l’écran Commande rapide, où vous pouvez ajouter ou supprimer des articles, ou ajouter des rabais ou des frais de service. La plateforme de commandes centralisée prend en charge les mises à jour des commandes tierces, mais ces modifications sont reflétées uniquement sur Toast et ne sont pas transmises au fournisseur tiers.
Le paiement apparaît lorsque la commande a un solde dû et vous amène à l’écran de paiement.
La réouverture apparaît sur les commandes terminées et ramène la commande à l’état Actif.

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Fonctionnalités supplémentaires

Plateforme de commandes centralisée comprend plusieurs outils pour vous aider à trouver et à gérer rapidement les commandes.

Le bouton Trier par définit l ' ordre de tri pour tout onglet de la plateforme de commandes centralisée. Vous pouvez trier par heure d’échéance (première ou dernière) ou par numéro de commande (la plus ancienne ou la plus récente).

Le bouton Rechercher ouvre un champ de recherche où vous pouvez trouver des commandes précises. Vous pouvez rechercher par numéro de commande, nom du client, adresse courriel du client, numéro de téléphone du client et option de service. Les commandes sur place n’apparaissent pas dans les résultats de recherche.

Le bouton < < Gérer les commandes en ligne > > vous permet d ' activer, de mettre en veille ou de désactiver les commandes en ligne, et de gérer les temps de limitation des commandes À emporter et des Livraisons. Le temps de limitation est ajouté à vos temps de préparation ou Livraison définis et apparaît en haut de la plateforme de commandes centralisée après avoir rechargé le mode. Ce bouton nécessite l’autorisation 3.29 Limiter les commandes en ligne. Pour en savoir plus sur la limitation, consultez Gérer le volume de commandes en ligne (retard/mise en veille des commandes).

Le bouton + Nouvelle commande vous permet de créer une nouvelle commande rapide directement à partir de la plateforme de commandes centralisée. C’est pratique pour un terminal dédié aux commandes hors établissement, afin que vous puissiez créer et gérer des commandes tout en restant dans un seul mode.

L’option Rechercher des additions et émettre des remboursements dans le menu de débordement ouvre la page de recherche avancée d’additions. Utilisez-le pour consulter une addition d’une journée précédente ou pour émettre un remboursement sur une addition précédente.

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Envoi des SMS de commande prête aux clients

Plateforme de commandes centralisée peut envoyer automatiquement des SMS aux clients lorsque leur commande passe de l'état actif à l'état prêt, mais le SMS n'est envoyé que sous certaines conditions. Connaître ces conditions empêche la surprise la plus courante: un client qui ne reçoit jamais de SMS.

Les SMS « Commande prête » sont envoyés uniquement pour les commandes passées par l’entremise de Commander en ligne avec Toast, de l’application Local by Toast ou du service en bordure de trottoir. Elles ne sont pas envoyées pour des commandes Sur place, des commandes Kiosques, des commandes de Livraison directe ou des commandes de tiers (DoorDash, Uber Eats, Grubhub).

La commande doit également être exécutée à une Station de préparation de préparation ou à un Expéditeur d'aliments d’aliments pour que le SMS puisse être envoyé. Un article réglé sur « Étiquette seule » ou « Sans Imprimer », ou dirigé uniquement vers une Imprimante sans écran d’affichage en cuisine, n’est jamais marqué comme exécuté. Aucun SMS n’est donc envoyé même si la commande est prête.

Le paramètre Messagerie client prête doit être activé dans Toast Web > À emporter et Livraison > Plateforme de commandes centralisée. Les textes « Commande prête » ne sont pas disponibles pour les indicatifs régionaux suivants : 684, 268, 246, 441, 345, 767, 809, 473, 671, 876, 664, 670, 787, 869, 758, 784, 868 et 649.

Pour une configuration et un dépannage complets, voir Gérer les SMS des commandes prêtes depuis la plateforme de commandes centralisée.

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Foire aux questions

Pourquoi mon SMS « Commande prête » n’est-il pas envoyé au client?

Il se peut que votre SMS « Commande prête » ne soit pas envoyé parce que le type de commande ou la configuration d’exécution ne respecte pas les exigences. Les SMS « Commander prêt » sont envoyés uniquement pour les commandes passées par l’entremise de Commander en ligne avec Toast, de l’application Local by Toast ou de Curbside, et non pour les commandes sur place via le TPV, Kiosque, Livraison directe ou par des tiers. La commande doit également être exécutée à une Station de préparation de préparation ou à un Expéditeur d'aliments, et l’article ne peut pas être étiqueté uniquement, « Pas d’Imprimer » ou Imprimante uniquement sans écran d’affichage en cuisine. Confirmez que la messagerie client prête est activée dans Toast Web > À emporter et livraison > Plateforme de commandes centralisée et que l'indicatif régional du client ne figure pas sur la liste ci-dessus. Pour un dépannage complet, voir Gérer les SMS de commandes prêtes à partir de la plateforme de commandes centralisée.

Pourquoi mon client reçoit-il deux SMS Commande prête?

Votre client reçoit deux SMS lorsque le SMS d’exécution en cuisine et le SMS Messagerie client prête pour la plateforme de commandes centralisée sont activés en même temps. Pour n ' en envoyer qu ' un, désactivez le message Commande prête que vous ne souhaitez pas dans Toast Web > À emporter et Livraison > Plateforme de commandes centralisée. Pour les détails de configuration, voir Gérer les SMS de commandes prêtes à partir de la plateforme de commandes centralisée.

Pourquoi je ne vois pas un bouton Envoyer en cuisson sur ma commande ?

Vous ne voyez pas de bouton Envoyer en cuisson maintenant, car il n ' apparaît que sur les commandes programmées qui n ' ont pas encore été envoyées en cuisson, et uniquement sur un appareil configuré pour l ' Envoyer en cuisson automatiquement. Lorsqu’une commande est envoyée en cuisson, le bouton n’apparaît plus, ce qui est attendu. Si aucun bouton Envoyer en cuisson maintenant n ' apparaît sur une commande programmée, confirmez qu ' un appareil de votre restaurant est automatiquement Envoyé en cuisson. Voir Configurer l’envoi automatique en cuisson des commandes.

Pourquoi mes commandes terminées ont disparu de la plateforme de commandes centralisée ?

Les commandes terminées disparaissent de plateforme de commandes centralisée pour deux raisons courantes. Tout d'abord, une commande terminée est différente d'une commande clôturée, et les commandes clôturées ne sont plus affichées dans plateforme de commandes centralisée. Deuxièmement, chaque appareil a un seuil de commande et, une fois que le nombre de commandes atteint ce seuil, les commandes plus anciennes sont retirées de la vue. Pour trouver une commande qui ne s’affiche plus, utilisez Rechercher des additions et émettre des remboursements dans le menu de débordement pour rechercher les additions passées.

Les commandes programmées peuvent-elles passer seules à Active?

Les commandes programmées passent automatiquement à l’état actif uniquement lorsqu’un appareil de votre restaurant est configuré pour Envoyer en cuisson automatiquement et que le temps de préparation commence. Si aucun appareil n’est Envoyé en cuisson automatique, les commandes programmées restent dans l’onglet Planifié et ne sont pas Envoyées en cuisson. Vous pouvez aussi Envoyer en cuisson une commande programmée en utilisant Envoyer en cuisson automatiquement. Voir Configurer l’envoi automatique en cuisson des commandes.

Ai-je besoin d'un appareil Envoyé en cuisson automatique pour utiliser la plateforme de commandes centralisée ?

Vous n’avez pas besoin d’utiliser l’appareil d’Envoyé en cuisson automatique lui-même pour fonctionner dans la plateforme de commandes centralisée, mais au moins un appareil de point de vente Toast de votre restaurant doit être configuré pour Envoyé en cuisson automatique. L’appareil d’Envoi en cuisson automatique déplace les commandes programmées dans l’onglet Actif et imprime les tickets en cuisine. Pour en configurer une, consultez Configurer l’envoi automatique en cuisson des commandes.

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Articles connexes

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