Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les absences au travail (TAFW)

Dans cet article :

• Niveaux et politiques
• Actifs et soldes
• Demandes et approbations
• Paiements, résiliations et réembauches
• Rapports et accès
• Foire aux questions
• Articles connexes

Remarque : Le service Temps d’absence au travail (TAFW) est offert aux utilisateurs de Toast Gestion de paie Pro. Le module TAFW permet aux employés et aux gestionnaires de suivre, d’accumuler et d’utiliser les congés payés dans des catégories comme les congés payés, les congés payés payés, les congés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés payés. Pour la première configuration, consultez Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le temps passé loin du travail (TAFW).

Niveaux et politiques

Comment créer ou modifier un niveau ou une politique de TAFW?

Pour créer un nouveau niveau ou une nouvelle politique TAFW, ou pour en modifier un existant, contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast. Les modifications des niveaux et des politiques ne sont pas effectuées à partir du tableau de bord du TAFW. Lorsque vous communiquez avec vous, préparez les détails de votre politique, notamment les types de congés que le niveau doit inclure (vacances, congé payé, maladie ou autre), le taux d’accumulation, la fréquence d’accumulation, les règles de report et les plafonds. Pour savoir comment les niveaux, les types et les règles s’harmonisent avant de vous contacter, consultez Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le temps passé loin du travail (TAFW).

Aussi demandé comme :

• Comment configurer une politique de TAFW?
• Comment modifier mon niveau TAFW?
• Pouvez-vous créer un nouveau niveau TAFW pour moi?

Les taux d’accumulation peuvent-ils être personnalisés pour chaque employé?

Les taux d’accumulation ne peuvent pas être personnalisés pour des employés individuels à un niveau. Les taux d’accumulation des niveaux du TAFW sont universels pour chaque employé affecté à ce niveau, selon son ancienneté. Si vous avez besoin qu’un ou plusieurs employés accumulent des salaires à un taux unique, un nouveau niveau de TAFW doit être créé pour eux avec leurs informations d’accumulation spécifiques. Contactez le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast pour créer un nouveau niveau TAFW.

Si vous avez plutôt besoin d’un taux de rémunération différent pour les heures pendant lesquelles un employé est rémunéré au titre du TAFW, accédez au profil de l’employé > Emploi > Récurrent > Ajouter+ et remplissez les conditions suivantes :

1. Sélectionnez un revenu (soit un revenu de maladie, un revenu de banquet ou tout autre code de revenu configuré pour ses types de TAFW).
2. Définissez le nouveau taux, puis définissez la fréquence d’addition à la fréquence de versement de l’employé.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Résultat attendu : Le nouveau taux de rémunération apparaît dans l’onglet Récurrence de l’employé et s’applique aux versements futurs du TAFW pour ce revenu.

Remarque : Si un employé a déjà configuré un code de revenu pour une maladie, une prise de force ou un autre type de TAFW à un taux différent de celui dont vous avez besoin, l’actuel doit être daté de fin afin que vous ne receviez pas deux lignes de congé sur ses talons de paye.

Aussi demandé comme :

• Puis-je définir un taux d’accumulation différent pour un employé?
• Pourquoi tous les employés d’un niveau accumulent-ils le même montant?

Puis-je retirer un niveau TAFW mais garder le seau de report?

Vous ne pouvez pas garder un seau de report seul sans son niveau parent. Tous les seaux TAFW, y compris les seaux de report, sont affichés pour un employé en fonction du niveau TAFW auquel il est affecté. Bien que les seaux de report puissent être ajoutés manuellement par importation, le seau parent doit se trouver au niveau nouvellement attribué à l’employé. Par exemple, si un employé se trouve au niveau A avec 20 heures de prise de force (report) et qu’il est déplacé au niveau B, ses seaux se rafraîchissent avec des seaux de niveau B, et le seau de prise de force (report) ne peut être importé que si le niveau B comporte également un seau de prise de force (report).

Si un employé est déplacé vers un niveau sans seaux, aucun seau de retenue ne peut être ajouté pour lui. L’une des options consiste à ajouter des seaux qui n’atteignent jamais le niveau None; la plupart des employés de ce niveau n’ont alors pas d’heures de travail à temps partiel, mais les heures peuvent toujours être ajoutées manuellement au besoin.

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Actifs et soldes

Pourquoi les heures d’un employé ne s’accumulent-elles pas alors qu’elles devraient l’être?

Lorsqu’un employé n’accumule pas d’heures comme prévu, vérifiez la configuration de l’affectation des niveaux et du code de revenu. Accédez à Profil d’employé > Congés > Congés et confirmez que l’employé est affecté à un niveau avec un type actif. Vérifiez ensuite la configuration du code de revenu pour être admissible aux charges à payer du TAFW. Les codes de revenu les plus souvent définis comme étant admissibles aux charges à payer du TAFW sont Ordinaire, Salaire, Heures supplémentaires et Heures supplémentaires doublées. Ce paramètre peut être signalé ou dépersonnalisé uniquement sur un code de revenu existant, et certaines entreprises demandent expressément que les heures supplémentaires et les heures supplémentaires doubles ne soient pas admissibles aux charges à payer du TAFW.

Si l’employé est salarié, vérifiez également si la feuille de temps est liée à la paie en allant à Profil de l’employé > Poste > Modifier et en consultant le paramètre La feuille de temps est-elle liée à la paie?.

Aussi demandé comme :

• Pourquoi mon employé n’accumule-t-il pas de PTO?
• Les TAFW ne s’accumulent pas pour les gestionnaires?
• Les charges à payer ne sont pas comptabilisées — où dois-je vérifier le régime?

Pourquoi les heures ont-elles disparu après avoir changé de niveau de TAFW?

Les heures disparaissent après un changement de niveau, car la modification du niveau TAFW d’un employé annule ses seaux actuels et crée de nouveaux seaux basés sur le nouveau niveau. L’employé commence alors à accumuler des points en fonction du nouveau niveau. Si le nouveau niveau n’est accumulé qu’une seule fois par année, l’employé n’accumulera ces heures qu’à la date d’accumulation.

Les heures des derniers compartiments sont affichées dans l’onglet Historique des charges de la page Congés de l’employé. Au besoin, ajoutez manuellement ces heures aux nouveaux seaux de l’employé. Pour effectuer un rajustement manuel, consultez Gestion de paie Toast : Apporter des ajustements au temps d’absence au travail (TAFW).

Aussi demandé comme :

• Les heures de mon employé ont disparu après que j’ai changé de niveau ?
• Où sont passées les anciennes heures de prise de force après le changement de niveau?

Pourquoi le solde TAFW d’un employé a-t-il disparu après un changement de poste?

Un solde de TAFW peut disparaître après un changement de poste, car un nouveau poste peut ne pas avoir le même niveau de TAFW par défaut, ce qui peut faire passer l’employé à un niveau Sans objet et lui retirer son solde. Vérifiez le niveau de l’employé en allant à Profil d’employé > Congés > Congés. Si le niveau est maintenant sans objet ou incorrect, l’employé devra être réaffecté au bon niveau et les heures manquantes devront peut-être être réintégrées. Pour réaffecter un niveau, consultez Gestion de paie Toast : Affecter un employé à un niveau TAFW. Pour définir un niveau par défaut pour un poste afin que cela ne se reproduise pas, consultez Gestion de paie Toast : Attribuer un niveau TAFW par défaut à un poste.

Aussi demandé comme :

• Tous les TAFW de mon employé ont disparu après un transfert?
• Le TAFW a disparu après un changement de poste principal?
• Pourquoi le niveau affiché n’est-il pas applicable?

J'ai ajouté manuellement des heures, mais elles n'apparaissent pas dans un seau. Où vont-ils ?

Les heures ajoutées manuellement qui n’apparaissent pas dans un seau sont généralement en dehors de la plage de dates actives du seau. Lorsque vous ajoutez manuellement des heures dans l’onglet Détails du régime de la page Congés d’un employé, le système demande une date à laquelle les heures doivent prendre effet. Les heures s’affichent uniquement si cette date se situe dans les dates de début et de fin de période, également affichées dans l’onglet Détails de l’abonnement actuel.

Si une date est entrée antérieure à la date de début de période, ces heures n’apparaîtront jamais dans le bucket de l’employé. Si une date est entrée postérieure à la date de fin de période, ces heures apparaissent une fois que le TAFW se réinitialise et cette date entre dans les nouvelles dates de début et de fin de période.

Aussi demandé comme :

• Mon ajout manuel au TAFW ne s’affiche pas?
• Où vont les heures ajoutées manuellement?

Combien de temps faut-il pour qu’une addition manuelle apparaisse dans le solde disponible?

Un ajout manuel d’accumulation apparaît dans le solde disponible après la réinitialisation nocturne du système, de sorte qu’il s’affiche généralement le lendemain plutôt qu’instantanément. Confirmez que la date d’entrée en vigueur que vous avez saisie se situe dans les dates de début et de fin de période actuelles dans l’onglet Détails de l’abonnement; si elle se situe en dehors de cette plage, les heures ne s’afficheront pas dans le compartiment actuel.

Aussi demandé comme :

• Combien de temps faut-il pour que ma modification manuelle du TAFW s’affiche?
• J’ai ajouté des heures — quand le solde sera-t-il mis à jour?

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Demandes et approbations

Lorsque le TAFW est demandé, sort-il du seau immédiatement ou au moment du versement?

Le TAFW sort automatiquement du seau lorsque la demande est faite, et non lorsqu’elle est versée sur la paie. Les heures sont soustraites du solde disponible de l’employé et passent à la colonne À venir. Si la demande est refusée, les heures retournent dans le seau.

Aussi demandé comme :

• La demande de TAFW entraîne-t-elle une déduction immédiate du solde?
• Quand le TAFW quitte-t-il le seau?

Lorsque la demande de TAFW d’un employé est supprimée, que deviennent ces heures?

Lorsqu’une demande de TAFW est supprimée, les heures sont retirées de la colonne « À venir » et réintégrées au solde disponible de l’employé. Lorsque l’heure a été demandée pour la première fois, les heures ont été soustraites du compartiment de solde disponible pour le type sélectionné et affichées dans la colonne « À venir ». La suppression de la demande annule cela. Vous pouvez consulter cela dans l’onglet Détails de l’abonnement en allant à profil de l’employé > Congés > Détails de l’abonnement.

Aussi demandé comme :

• Les heures TAFW supprimées reviennent-elles?
• Que se passe-t-il lorsque je supprime une demande de congé?

Que signifie « heures non réintégrées » après la suppression d’une demande?

Si les heures ne retournent pas dans le bucket après la suppression d’une demande, le niveau TAFW de l’employé a très probablement changé depuis la demande. Dans ce cas, le seau qu’il a demandé apparaît maintenant dans l’onglet Détails historiques et contient des heures qui ne sont plus disponibles pour l’employé.

Pour confirmer cela, cochez l’onglet Demandes et changez le filtre de Statut de Approuvé à Supprimé. Cela montre à quel niveau l’employé avait accès lorsqu’il a demandé les heures. Si ce niveau correspond au niveau de l’onglet Détails historiques, les heures ont été renvoyées au compartiment précédent.

Aussi demandé comme :

• Les heures TAFW supprimées ne sont pas revenues?
• Pourquoi mon solde n’a-t-il pas augmenté après la suppression d’une demande?

Pourquoi une demande de TAFW a-t-elle été approuvée sans examen par un gestionnaire?

Une demande de TAFW est approuvée automatiquement lorsqu’aucun flux de travail d’approbation n’est configuré. Si un flux de travail pour l’approbation du congé n’est pas configuré sous Paramètres > Flux de travail > Heure d’absence, toute demande d’employé est approuvée automatiquement. Pour configurer un flux de travail d’approbation et diriger les demandes vers un gestionnaire, consultez Gestion de paie Toast : Personnaliser les flux de travail.

Aussi demandé comme :

• Le TAFW a été approuvé automatiquement sans moi?
• Pourquoi ma demande de TAFW ne s’adresse-t-elle pas à un gestionnaire?

Pourquoi une demande de TAFW n’apparaît-elle pas sur la paie ou sur la feuille de temps d’un employé?

Une demande de TAFW n’apparaît pas sur la paie ou sur une feuille de temps le plus souvent parce qu’elle n’a pas été approuvée avant l’approbation des feuilles de temps ou le début de la paie. Tant qu’une demande n’est pas approuvée, elle n’est pas considérée comme prise et n’affecte pas les seaux de TAFW de l’employé. Si cela se produit et que vous souhaitez ajouter la demande après coup, consultez la question suivante sur l’enregistrement des demandes datées du passé.

Aussi demandé comme :

• Le TAFW de mon employé n’apparaît pas sur la liste de paie?
• Les congés approuvés ne s’affichent pas sur la feuille de temps?

Puis-je enregistrer des demandes de TAFW dans le passé (rétroactivement)?

Oui, vous pouvez enregistrer des demandes TAFW datées du passé dans Gestion de paie Toast. Les employés peuvent soumettre des demandes datées, et les employeurs qui gèrent le TAFW peuvent soumettre des demandes datées au nom d’autres employés. Cela se produit généralement lorsqu’un employé rate une journée en raison d’une maladie et enregistre sa journée de maladie plus tard.

Si la période de paie couvrant la date de la demande a déjà été affichée, les heures de la demande sont déduites du droit au congé, et les heures de congé doivent être ajoutées manuellement à une paie future de l’employé à verser. Pour ce faire, accédez au profil de l’employé et sélectionnez Congés > Demandes, sélectionnez le compartiment TAFW approprié à l’aide de l’icône de crayon, et dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez Diminuer le solde global et basculez Mise à jour effectuée? à Oui. Complétez les autres détails et sélectionnez Terminer.

Aussi demandé comme :

• Puis-je ajouter des congés pour une date passée?
• Comment saisir le TAFW qu’un employé a oublié de demander?

Comment un employé demande-t-il un congé pour une date postérieure à la réinitialisation de son TAFW?

Un employé peut demander un congé pour une date postérieure à la réinitialisation de son TAFW. Les heures demandées ne s’afficheront pas comme à venir ni n’affecteront le bucket actuel. Une fois le seau réinitialisé, les heures s’affichent comme à venir et sont soustraites du total du nouveau seau. Si un seau de report est créé lors de la réinitialisation, la demande n’utilisera pas le seau de report mais utilisera tout de même le nouveau seau principal.

Aussi demandé comme :

• Demande de congé après la date de réinitialisation?
• Comment demander une prise de force pour l’année prochaine avant sa réinitialisation?

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Paiements, résiliations et réembauches

Comment verser le TAFW pour un employé licencié?

Pour verser le TAFW à un employé licencié, vous pouvez inclure ce versement dans le processus de licenciement. Pour personnaliser le modèle de résiliation afin d’inclure un versement TAFW, allez dans Paramètres > Modifications de statut et suivez les instructions de Galerie Toast : Créer des modèles et des raisons de résiliation.

Si vous souhaitez payer des employés hors cessation d’emploi, faites-le manuellement : ajoutez les heures directement à la paie, puis soustrayez-les manuellement des compartiments du TAFW dans l’onglet Détails du régime actuel pour chaque employé au profil de l’employé > Congés. Si vous souhaitez qu’un autre code de revenu TAFW soit étiqueté comme versement, il se peut que Toast doive le créer; contactez le service à la clientèle de Toast par l’entremise du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Remarque : Lorsqu’un employé est licencié, il n’accumule plus d’heures supplémentaires, sauf s’il les accumule en fonction des heures travaillées et qu’il est payé après sa cessation d’emploi. Les montants déjà accumulés s’affichent toujours sur leur tableau de bord TAFW et sur les rapports à des fins de versement.

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je payer le paiement par carte de crédit lorsque je licencie quelqu’un?
• Payer le solde du TAFW après avoir licencié un employé?

Lorsque vous versez un TAFW par l’intermédiaire du module de résiliation, le versement peut-il être associé à un hors-cycle?

Non, un versement TAFW provenant du module de résiliation ne peut pas être joint à une paie hors cycle. Lorsque vous complétez l’étape TAFW d’un modèle de licenciement, la liste des dates de chèque affiche uniquement les dates de chèque des calendriers de paie normaux créés pour le groupe de paie de l’employé. Les paies hors cycle n’apparaissent pas dans cette liste. Pour associer le versement à un hors-cycle, utilisez cette étape pour calculer son montant, puis ajoutez-le manuellement au hors-cycle au besoin.

Aussi demandé comme :

• Un versement de résiliation du TAFW peut-il être effectué hors cycle?
• Pourquoi mon hors-cycle n’apparaît-il pas dans les dates du chèque de versement?

Quel est le processus pour mettre à jour les seaux TAFW après un versement de prise de force?

Pour mettre à jour les seaux TAFW après un versement de prise de force, ajustez les soldes de l’employé sur son tableau de bord TAFW après avoir ajouté le versement à l’étape Gains de l’employé de la paie. Accédez au profil de l’employé > Congés > modifier le crayon pour effectuer l’ajustement. Si vous devez mettre à jour 15 employés ou plus, communiquez avec le service à la clientèle de Toast à l’aide du bouton de clavardage bleu situé dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast au sujet de l’importation de l’ajustement.

Remarque : Le compartiment d’un employé ne peut être mis à jour que s’il est toujours affecté à un niveau TAFW.

Aussi demandé comme :

• Comment ajuster le TAFW après avoir payé la prise de force?
• Mettre à jour les seaux après un versement?

Comment fonctionne le TAFW pour les employés licenciés et les réembauches?

Pour les employés licenciés, les heures accumulées restent visibles pour le versement, et les employés réembauchés conservent ou perdent des heures selon le niveau auquel ils retournent. Lorsqu’un employé est licencié, il cesse d’accumuler des heures supplémentaires, sauf s’il les accumule en fonction des heures travaillées et qu’il est payé après la cessation d’emploi; les montants déjà accumulés s’affichent toujours dans son tableau de bord TAFW et dans les rapports.

Lorsqu’un employé est réembauché, le résultat dépend de son niveau. S’ils sont réembauchés dans un autre niveau de TAFW, ils perdent les heures précédemment accumulées et commencent à les accumuler selon les règles du nouveau niveau. S’ils sont réembauchés dans leur catégorie d’origine TAFW, les heures qu’ils ont accumulées précédemment demeurent dans leur solde basé sur leurs dates d’expiration antérieures.

Aussi demandé comme :

• Que se passe-t-il pour PTO lorsque je réembauche quelqu’un?
• Un employé licencié conserve-t-il son TAFW accumulé?

Est-ce qu’un congé (LdA) arrête toujours l’accumulation des TAFW?

Oui, un congé arrête toujours les accumulations de TAFW. Le statut de LI empêche l’employé d’accumuler des TAFW, et il n’existe aucun moyen de générer automatiquement les TAFW accumulés pour les employés en congé. Si vous souhaitez qu’un employé en LOA accumule des heures de TAFW pendant cette période, les heures doivent être ajoutées manuellement.

Aussi demandé comme :

• La LOA suspend-elle les charges à payer?
• Les employés peuvent-ils accumuler des TAFW pendant leur congé?

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Rapports et accès

Quel rapport devrais-je utiliser pour examiner ou ajuster les soldes des TAFW?

Utilisez le rapport sur les soldes du TAFT pour examiner les soldes et pour faciliter les rajustements manuels. La meilleure pratique consiste à exécuter le rapport avant et après avoir apporté des modifications afin de confirmer le résultat. Vous pouvez également consulter les Détails historiques de l’abonnement sur la page Congés d’un employé pour voir si son niveau TAFW a récemment changé, puisqu’un changement de niveau a une incidence sur son seau et son solde. Pour la liste complète des rapports TAFW, consultez Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le temps passé loin du travail (TAFW).

Aussi demandé comme :

• Quel rapport affiche les soldes des TAFW?
• Rapport pour vérifier les congés accumulés?

À quelles pages TAFW un accès par défaut aux rôles de gestionnaire peut-il s’appliquer?

Un rôle de sécurité par défaut de gestionnaire ne peut pas accéder au module TAFW à Heure > Congés, mais peut accéder à la page TAFW de tout employé qui lui rend compte à l’aide de Profil d’employé > Congés. Les flux de travail peuvent être configurés afin que les responsables de la sécurité soient avertis des demandes de TAFW, ce qui leur permet d’approuver une demande directement à partir de la fonctionnalité À faire de leur propre tableau de bord Gestion de paie Toast. Pour configurer cela, consultez Gestion de paie Toast : Personnaliser les flux de travail.

Aussi demandé comme :

• Les gestionnaires peuvent-ils voir le tableau de bord du TAFW?
• Quel est l’accès au TAFW pour un rôle de gestionnaire?

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Foire aux questions

Le TAFW apparaîtra-t-il sur les revenus de quart ou sur les fiches de paie?

Les heures des TAFW apparaissent sur la liste de paie une fois la demande approuvée et les heures transmises à la feuille de temps de l’employé. Le fait que les soldes des TAFW apparaissent sur les fiches de paie dépend de la configuration de votre entreprise. Si vous souhaitez que les soldes TAFW soient ajoutés aux fiches de paie des employés horaires et salariés, ou si vous ne savez pas comment votre compte est configuré, contactez le service à la clientèle de Toast par le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast.

Aussi demandé comme :

• Le TAFW apparaît-il sur le talon de paye?
• Les soldes des congés seront-ils Imprimés sur les additions?

Comment désapprouver ou supprimer une demande de TAFW approuvée?

Pour désapprouver ou supprimer une demande de TAFW déjà approuvée, ouvrez l’onglet Demandes de l’employé dans Profil de l’employé > Congés > Demandes et localisez la demande. Un utilisateur RH+ peut supprimer une demande à venir en sélectionnant l’icône de corbeille, qui soustrait les heures du compartiment à venir et les ajoute à nouveau au compartiment disponible. Si la date demandée est déjà dépassée et que l’heure est marquée comme Prise, un rajustement manuel s’impose; consultez Gestion de la paie de Toast : Apporter des ajustements au temps d’absence au travail (TAFW).

Aussi demandé comme :

• Comment puis-je désapprouver les heures du TAFW?
• Puis-je supprimer une demande de congé approuvée?
• Je ne peux pas supprimer le TAFW déjà approuvé?

Pourquoi vois-je « Cas de congé maladie à New York » dans l’onglet Historique des charges à payer?

Le message « Cas de congé maladie à New York » dans l’onglet Historique des revenus est un avis automatisé connu qui peut être ignoré en toute sécurité. Sous certaines conditions, l’onglet Historique des charges à payer sur le profil Gestion de paie Toast d’un employé peut afficher ce message. Elle n’affecte pas les soldes de l’employé.

Aussi demandé comme :

• Que signifie le cas de congé de maladie à New York dans l’historique des charges à payer?
• Le message sur les congés maladie à New York pose-t-il problème?

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le temps passé loin du travail (TAFW)
• Gestion de paie Toast : Apporter des ajustements au temps d’absence au travail (TAFW)
• Gestion de paie Toast : Affecter un employé à un niveau TAFW
• Gestion de paie Toast : Comprendre les périodes d’absence
• Gestion de paie Toast : Attribuer un niveau TAFW par défaut à un poste

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