Paie Toast : Démarrer avec les congés (TAFW)

Dans cet article :

• Aperçu des congés (TAFW)
• Avant de commencer
• Pour les gestionnaires
  • Configurer ou modifier les niveaux et politiques de congés
  • Gérer les demandes de congés
    • Gérer les demandes de congés à partir du tableau de bord
    • Gérer les demandes de congés à partir du tableau de bord des congés
  • Afficher les congés des employés
  • Comprendre les colonnes de solde de congés
  • Mettre à jour manuellement les soldes de congés
  • Rapports sur les congés
• Pour les employés
  • Afficher vos soldes de congés
  • Demander un congé
  • Mettre à jour ou annuler une demande de congé
  • Notifications de demande de congé
• Articles connexes

Aperçu de TAFW

Time Away from Work (TAFW) est le système de gestion des congés payés (CP), des vacances et des congés de maladie de Toast Payroll. Il vous permet de suivre et de gérer les congés des employés — y compris les soldes de cumul, les approbations de demandes et les ajustements de solde — directement dans Toast Payroll.

Niveaux sont les politiques (aussi appelées régimes) qui offres du temps de congé, par exemple, congé de maladie obligatoire par l'État, CP horaire et CP salarié. Chaque niveau TAFW (aussi appelé régime de temps de congé) possède son propre ensemble de types de banques offres. Un seul niveau TAFW peut être attribué à un employé.

Types de banques sont les catégories de temps de congé que votre entreprise offres — par exemple, CP, vacances, congé de maladie, congé de deuil, service de juré, congé parental, etc. Chaque banque suit les soldes séparément.

Règles définissent la façon dont un cumul s'effectue. Chaque type de cumul possède son propre ensemble de règles. Les règles d'un cumul incluent, sans s'y limiter, le type de cumul (par heure travaillée, par période de paie, chargé au début, etc.), le taux de cumul, les limites de solde maximales sur les heures cumulées et les règles de report.

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Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll (Toast Payroll Pro requis pour TAFW)

Autorisations requises :

• Rôle RH+ ou gestionnaire pour gérer TAFW en tant que gestionnaire
• Accès employé pour consulter les soldes et soumettre des demandes

Ce que vous accomplirez : À la fin de ce guide, les gestionnaires seront en mesure de gérer les demandes de TAFW, de consulter et de mettre à jour les soldes des employés, et d'exécuter des rapports sur le TAFW. Les employés seront en mesure de consulter leurs soldes et de soumettre, de mettre à jour ou d'annuler des demandes de congé.

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Pour les gestionnaires

Configurer ou modifier les niveaux et les politiques de TAFW

Vous pouvez affecter un employé à un nouveau niveau de TAFW vous-même, mais la création d'un nouveau niveau de TAFW, l'ajout d'une catégorie ou la modification d'un taux d'accumulation nécessitent l'intervention du service à la clientèle. Ces modifications ne sont pas en libre-service dans Toast Payroll.

Quand communiquer avec le service à la clientèle pour la configuration d'un niveau de TAFW :

• Configuration initiale du TAFW
• Ajout d'une nouvelle catégorie de TAFW (congé payé, vacances, congé de maladie ou autre)
• Création ou modification des règles d'un niveau (type d'accumulation, taux d'accumulation, plafonds maximaux, règles de report, etc.)
• Modification des employés affectés à un niveau (si des modifications en bloc sont nécessaires)

Avant de communiquer avec le service à la clientèle, ayez les éléments suivants à portée de main :

• Votre code d'entreprise
• Le nom de chaque niveau et catégorie de TAFW que vous souhaitez configurer ou modifier (par exemple, la catégorie « Maladie » du niveau « Personnel horaire »)
• Le type d'accumulation pour chaque catégorie : horaire (par heure travaillée), par période de paie, anniversaire (somme forfaitaire à la date anniversaire) ou anticipé (somme forfaitaire au début de la période)
• Le taux d'accumulation ou le montant forfaitaire pour chaque catégorie (par exemple, 0,0385 heure par heure travaillée, ou 40 heures par année)
• S'il existe un plafond maximal pour le total des heures accumulées
• Règles de report à la fin de l'année (par exemple, report jusqu'à 40 heures, ou aucun report)
• Tous les employés spécifiquement touchés

Conformité aux lois provinciales et locales : Si votre restaurant est situé dans un État ou une ville ayant des lois sur les congés de maladie payés obligatoires, votre configuration TAFW pourrait devoir suivre des règles d'accumulation spécifiques. Consultez Toast Payroll : Configurations par défaut des congés de maladie payés TAFW pour les configurations par défaut selon la juridiction.

Attribuer des niveaux aux employés : Une fois que le service à la clientèle a configuré vos niveaux TAFW, vous pouvez attribuer vous-même des employés individuels à un niveau TAFW. Consultez Toast Payroll : Attribuer un employé à un niveau TAFW pour connaître les étapes.

Pour attribuer un niveau par défaut à un poste afin que les nouvelles embauches soient automatiquement inscrites, consultez Toast Payroll : Attribuer un niveau TAFW par défaut à un poste.

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Gérer les demandes de TAFW

Vous pouvez approuver ou rejeter les demandes de TAFW à partir du tableau de bord principal de Toast Payroll (via les notifications) ou à partir du tableau de bord TAFW.

Gérer les demandes de TAFW à partir du tableau de bord

1. Connectez-vous à Toast Payroll.
2. Sur le tableau de bord principal, repérez la liste Notifications. Les demandes de TAFW en attente apparaissent sous forme de notifications dans cette liste.
   
   
   
   
3. Sélectionnez la notification TAFW sur laquelle vous souhaitez intervenir. Choisissez Approuver, Rejeter ou Marquer comme nouveau parmi les options qui s'affichent.

Résultat attendu : Le statut de la demande est mis à jour et l'employé reçoit une notification de la décision.

Important : Approuvez ou rejetez les demandes TAFW avant d'exécuter la paie. Les heures TAFW approuvées sont incluses dans le traitement de la paie. Les demandes non approuvées ne sont pas payées.

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Gérer les demandes TAFW depuis le tableau de bord TAFW

1. Accédez à Temps > Congés dans Toast Payroll. Si vous ne voyez pas Temps sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation Toast Payroll.
   
   
   
   
2. Utilisez la vue Calendrier pour voir les demandes par date, ou sélectionnez Liste pour voir toutes les demandes dans une liste.
3. Pour restreindre la vue, sélectionnez le bouton Filtrer dans le coin supérieur gauche. Filtrez par employé, catégorie, plage de dates ou statut.
4. Sélectionnez une demande pour l'ouvrir. Choisissez Approuver ou Rejeter.

Résultat attendu : Le statut de la demande est mis à jour. Les demandes affichées en orange sont en attente; les demandes affichées en vert sont approuvées.

Important : Approuvez ou rejetez les demandes TAFW avant d'exécuter la paie. Les heures TAFW approuvées sont incluses dans le traitement de la paie. Les demandes non approuvées ne sont pas payées.

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Afficher le TAFW de l'employé

Pour consulter les soldes, les affectations ou l'historique des demandes de TAFW d'un employé spécifique :

1. Accédez à la page Équipe dans Toast Payroll, ou utilisez la fonction Recherche pour trouver l'employé.
   1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez le nom de l'employé pour ouvrir son profil.
3. Sélectionnez l'onglet Congés.

L'onglet Congés comprend :

• Un calendrier qui affiche les congés demandés.
• Détails du régime actuel — l'affectation au niveau TAFW actuel de l'employé et les soldes actuellement disponibles pour les catégories TAFW
• Historique des régularisations — un journal des régularisations précédentes
• Demandes — toutes les demandes de TAFW soumises et leur état d'approbation

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Comprendre les colonnes de solde TAFW

Les soldes TAFW sont affichés dans quatre colonnes dans Toast Payroll. Le tableau suivant définit chaque colonne :

Pour une explication détaillée de la logique de calcul des droits acquis, du comportement de report et des scénarios de correction de solde, consultez Toast Payroll : Comprendre les soldes de temps d'absence du travail.

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Mettre à jour manuellement les soldes de TAFW

Utilisez les mises à jour manuelles de solde pour corriger les écarts, appliquer une prime unique ou ajuster les soldes après un congé.

1. Accédez à la page Équipe dans Toast Payroll et sélectionnez l'employé dont vous souhaitez mettre à jour le solde.
   1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez l'onglet Congés.
3. Sélectionnez le crayon de modification jaune sur le compartiment que vous souhaitez ajuster (par exemple, congés payés, vacances ou congés de maladie).
   
   
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Modifier le solde, remplissez les champs suivants :
   1. Sélectionnez la date que vous souhaitez modifier. Cela peut être défini comme n'importe quel jour, mais à des fins de suivi, la date actuelle est généralement choisie.
   2. Entrez le nombre d'heures et indiquez si vous souhaitez augmenter ou diminuer le solde global de ce compartiment de TAFW.
   3. Entrez une description pour l'ajustement (facultatif)
   4. Pris à jour :Lorsque ce paramètre est réglé sur Oui, Toast Payroll déduira les heures des colonnes Accumulé et Pris. Réglez ceci sur Oui lorsqu'un employé a utilisé des heures TAFW, mais que ces heures n'ont pas été reflétées dans Toast Payroll. Remarque :Toast ne recommande pas de régler ceci sur Non lorsque vous augmentez le solde global.
      
      
      
      
5. Sélectionnez Terminer

Le solde est mis à jour immédiatement. Actualisez votre page pour refléter le solde mis à jour.

Résultat attendu : Le solde disponible de l'employé reflète l'ajustement. Le changement apparaît dans son historique de solde avec la raison que vous avez entrée.

Pour des scénarios détaillés — notamment la correction d'une accumulation, le retrait d'heures ou l'ajustement pour un congé — consultez Toast Payroll : Effectuer des ajustements au temps d'absence du travail (TAFW).

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Rapports TAFW

Toast Payroll comprend trois rapports TAFW standard. Pour y accéder, accédez à Rapports > Standard et filtrez pour les rapports TAFW. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.

Les rapports suivants sont disponibles :

Important : Le rapport sur l'historique des cumuls peut être gourmand en données pour les restaurants ayant de grandes équipes ou de longs historiques de cumul. Réduisez la plage de dates ou filtrez par employé pour améliorer le temps de chargement.

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Pour les employés

Consultez vos soldes TAFW

1. Connectez-vous à Toast Payroll. Si vous avez besoin d'aide pour vous connecter, consultez Connexion à un produit ou appareil Toast.
2. Accédez àMon profil>Congés.
   1. Si vous ne voyez pas Mon profil sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.

Votre tableau de bord TAFW affiche :

• Votre solde disponible actuel pour chaque catégorie (congés payés, vacances, congés de maladie ou autre)
• À venir congés approuvés qui n'ont pas encore été payés
• Pris heures payées lors des cycles de paie précédents
• Heures gagnées accumulées à ce jour
• Votre historique des accumulations — un journal de l'évolution de votre solde au fil du temps
• Demandes — toutes les demandes de TAFW soumises et leur état d'approbation

Pour obtenir une explication sur la signification de chaque colonne de solde, consultez Comprendre les colonnes de solde TAFW ci-dessus.

Pour une explication détaillée sur la façon dont l'accumulation est calculée, consultez Toast Payroll : Comprendre les soldes de temps d'absence du travail.

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Demander un congé

1. Remarque : Si vous appelez pour signaler une absence pour maladie ou pour une autre raison qui vous empêche de travailler une journée où vous êtes déjà prévu à l'horaire, il est important d'en parler à votre gestionnaire. Informez-le de votre situation, renseignez-vous sur la politique de l'entreprise concernant les congés de maladie et demandez comment procéder pour vous absenter durant vos heures prévues. L'ajout d'un congé de maladie dans ce module pourrait ne pas suffire pour compléter cette demande selon la politique de votre entreprise.
2. Connectez-vous à Toast Payroll. Si vous avez besoin d'aide pour vous connecter, consultez Se connecter à un produit ou appareil Toast.
3. Accédez àMon profil>Congés.
   1. Si vous ne voyez pas Mon profil sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
4. Sélectionnez Request+ dans le coin supérieur droit
5. Sélectionnez la ou les dates de votre demande et le type de TAFW que vous souhaitez utiliser. Sélectionnez ensuite Next.
   • Si vous souhaitez prendre congé une seule journée, sélectionnez cette journée deux fois dans le calendrier.
   • Si vous souhaitez prendre plus d'une journée consécutive, sélectionnez le premier jour de votre TAFW, puis le dernier jour.
     
     
     
     
6. Entrez le nombre d'heures pour chaque journée que vous souhaitez demander en congé. Consultez le total des heures demandées et le solde restant après votre demande au bas de cette étape. Sélectionnez ensuite Next.
   
   
   
   
7. Entrez toute note ou tout commentaire que vous souhaitez inclure avec la demande. Le gestionnaire responsable de l'approbation verra ces notes. Sélectionnez Suivant.
8. Sélectionnez Terminer.

Résultat attendu : Votre demande est soumise et votre gestionnaire reçoit une notification. Les heures apparaissent comme À venir dans votre solde jusqu'à ce qu'elles soient approuvées et payées. Si votre employeur n'a pas configuré de flux de travail d'approbation, la demande est automatiquement approuvée.

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Mettre à jour ou annuler une demande de congé

Pour modifier une demande soumise, supprimez-la et soumettez-la de nouveau avec les informations correctes.

1. Dans Toast Payroll, accédez à Mon profil > Congés.
   1. Si vous ne voyez pas Mon profil sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez l'onglet Demandes.
3. Repérez la demande que vous souhaitez annuler. Sélectionnez l'icône corbeille à côté de celle-ci.
   1. Remarque : Vous pouvez uniquement supprimer les demandes qui n'ont pas encore été payées dans une paie. En d'autres termes, vous pouvez uniquement supprimer les demandes si la date demandée est dans le futur. Si le congé a déjà été traité dans la paie, vous ne verrez pas l'icône de corbeille; communiquez donc avec votre gestionnaire pour effectuer un ajustement manuel du solde.
      
      
      
      
4. Confirmez la suppression.

Résultat attendu : La demande est supprimée et les heures ne sont plus affichées comme À venir dans votre solde. Pour soumettre une demande corrigée, suivez les étapes de la section Demander un congé ci-dessus.

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Notifications de demande de congé

Lorsque votre gestionnaire approuve ou rejette votre demande de TAFW, vous recevez :

• Une notification par courriel envoyée à l'adresse courriel figurant dans votre profil Toast Payroll
• Une notification dans le tableau de bord visible lorsque vous vous connectez à Toast Payroll

Si vous ne recevez pas de notification après avoir soumis une demande, vérifiez que votre adresse courriel est correcte dans votre profil Toast Payroll et confirmez auprès de votre gestionnaire qu'un flux de travail d'approbation est configuré.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant le temps d'absence du travail (TAFW)
• Toast Payroll : Apporter des ajustements au temps d'absence du travail (TAFW)
• Toast Payroll : Comprendre les soldes de temps d'absence du travail (TAFW)
• Toast Payroll : Attribuer un employé à un niveau de TAFW
• Toast Payroll : Configurations par défaut des congés de maladie payés pour le TAFW

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.