Gestion de paie : Commencer avec le temps d'absence du travail (TAFW)

Dans cet article :

Notions de base sur le temps d'absence du travail (TAFW)
TAFW en tant que gestionnaire
TAFW en tant qu'employé

Notions de base sur le temps d'absence du travail

Le temps d'absence du travail (TAFW) est une absence rémunérée du travail fournie par votre entreprise. TAFW permet différents types de temps d'absence, connus sous le nom de buckets, qui peuvent inclure des vacances, des congés personnels, des congés de maladie, des congés payés et des congés de deuil. Les paramètres et soldes de TAFW sont basés sur la politique de l'entreprise et les demandes de TAFW nécessitent généralement l'approbation du manager.

Les utilisateurs de Toast Payroll Pro ont accès à cette fonctionnalité. Si vous souhaitez passer à Toast Payroll Pro, contactez-nous via le point bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

TAFW en tant que Manager

Ajouter ou Modifier les Niveaux/Politiques TAFW

Pour modifier un niveau/politique TAFW existant ou en créer un nouveau, contactez-nous via le point bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Nos représentants travailleront avec vous pour mettre à jour vos informations.

Gérer les Demandes TAFW depuis le Tableau de Bord de la Paie

Si un TAFW n'est pas configuré via Paramètres > Flux de travail, toutes les demandes TAFW seront automatiquement approuvées.

Lorsqu'un employé qui vous rend compte soumet une demande TAFW, vous pourriez recevoir un e-mail vous informant de la demande (selon les paramètres de l'entreprise). Pour des raisons de sécurité, l'e-mail ne vous donnera pas les détails spécifiques, mais vous informera de vous connecter et de consulter la demande.

Lorsque vous recevez un e-mail, connectez-vous à Toast Payroll et recherchez la demande dans la liste Notifications sur le tableau de bord. Si les e-mails ne sont pas configurés pour les notifications TAFW, vous pouvez consulter vos demandes en vous connectant et en consultant la liste des Notifications sur le tableau de bord.

Ici, vous verrez toutes les demandes en attente d'approbation. Pour accéder aux détails de la demande, sélectionnez-la. Vous pouvez soit Approuver soit Rejeter cette demande, ou sélectionner Marquer Comme Nouveau pour garder la notification sur votre tableau de bord et la revoir plus tard. Les demandes approuvées apparaîtront sur la feuille de temps d'un employé de la même manière que les entrées de temps. Le type de TAFW sera indiqué sur la feuille de temps. Assurez-vous d'approuver toutes les demandes applicables avant d'approuver les feuilles de temps et de commencer/soumettre la paie.

Gérer les demandes TAFW depuis le tableau de bord TAFW

Une autre façon de gérer les demandes TAFW de vos employés est via le tableau de bord TAFW. Naviguez vers Temps > Congé.

Vous pouvez voir les demandes dans deux modes différents en sélectionnant Calendrier ou Liste dans le coin supérieur droit. Dans la vue Liste, vous pouvez approuver ou refuser plusieurs demandes à la fois en sélectionnant les cases à cocher à droite et en appuyant soit sur Approuver sélectionné ou Refuser sélectionné. Les demandes approuvées apparaîtront sur la feuille de temps d'un employé de la même manière que les entrées de temps. Le type de TAFW sera indiqué sur la feuille de temps. Assurez-vous d'approuver toutes les demandes applicables avant d'approuver les feuilles de temps et de commencer/soumettre la paie.

Les demandes en orange sont encore en attente d'approbation. Les demandes en vert ont déjà été approuvées. Sélectionnez le bouton Filtrer dans le coin supérieur gauche et affinez votre vue par Statut, Emplacement ou Rapports directs.

Voir le TAFW de l'employé

Pour voir le solde et l'historique du TAFW d'un employé, utilisez la page Équipe ou la barre de recherche d'employés pour localiser cet employé. Depuis leur profil, sélectionnez l'onglet Congé.

Voir et gérer ce qui suit depuis le tableau de bord TAFW de l'employé :

Les soldes disponibles actuels pour les catégories TAFW.
Un calendrier qui affiche le temps de congé demandé.
L'onglet Demandes offre toutes les demandes TAFW en attente.
L'onglet Historique d'accumulation affiche combien de TAFW a été gagné par période de paie.
L'onglet Détails du plan actuel (lisez-en plus juste en dessous).

Lire les soldes TAFW

Sous l'onglet Détails du plan actuel vers la fin de la page, vous verrez plusieurs soldes affichés pour chaque type de TAFW. Chaque solde est affiché en heures, pas en jours.

Gagné : le montant de TAFW que l'employé a reçu ou accumulé.
Pris : le montant de TAFW qu'un employé a pris.
À venir : le montant de TAFW qui a été demandé, mais qui n'a pas encore été approuvé et/ou pris. Le temps restera dans l'état À venir jusqu'à ce qu'il soit pris ou que la demande soit refusée.
Solde disponible : le montant de TAFW disponible à demander qui n'est pas À venir ou Pris. Selon la politique de l'entreprise, cela pourrait s'afficher comme un solde négatif.

Mettre à jour les soldes TAFW

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être mettre à jour manuellement le solde d'un type de TAFW. Cela peut se produire lorsque des soldes sont importés, que du TAFW supplémentaire est offert à un employé, ou que le module n'a pas été utilisé pour le TAFW qui a déjà eu lieu.

Accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'onglet Temps libre.
Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet Détails du plan actuel.
Choisissez le crayon de modification pour le seau approprié de TAFW.
Entrez les détails suivants :
1. Sélectionnez le date que vous souhaitez modifier. Cela peut être défini comme n'importe quel jour, mais pour des raisons de suivi, la date actuelle est généralement choisie.
2. Entrez le nombre d'heures et si vous souhaitez augmenter ou diminuer le solde global de ce seau TAFW.
3. Laissez une description si vous le souhaitez, mais c'est facultatif.
4. Mettre à jour pris : Lorsque cela est défini comme Oui, Toast Payroll déduira les heures des colonnes Gagnées et Prises. Définissez ceci sur Oui lorsqu'un employé a utilisé des heures TAFW, mais que ces heures n'ont pas été reflétées dans Toast Payroll. Remarque : Toast ne recommande pas de définir cela comme Non lorsque vous augmentez le solde global.
Sélectionnez Terminer pour appliquer ces modifications.

Rapports TAFW

Pour trouver des rapports utiles à la gestion TAFW, accédez à Rapports > Standard. Recherchez chaque rapport ci-dessous.

Rapport d'historique d'accumulation TAFW : Ce rapport fournit des informations complètes sur l'accumulation et la déduction manuelle pour tous les employés. Vous trouverez ce rapport utile lorsque vous vous référez aux montants de solde historiques, car il peut être filtré par plage de dates. Attention : cela peut être un rapport très intensif en données et il commence à s'exécuter lorsque le titre est sélectionné dans la bibliothèque de rapports, alors essayez de ne le sélectionner qu'une seule fois.
Rapport de soldes TAFW (Par plage de dates) : C'est le rapport le plus couramment utilisé et il fournira un aperçu détaillé de tous les soldes TAFW actuels dans toute l'entreprise. Utilisez le rapport de plage de dates pour ne voir que les détails dans cette période. Le rapport de soldes inclut également des informations sur les soldes historiques. Vous pouvez même filtrer les employés qui n'ont pas d'informations sur les soldes.
Rapport des demandes TAFW et des changements manuels: Ouvrez ce rapport pour des détails complets sur les demandes de congé ainsi que sur tout changement manuel, y compris l'utilisateur qui a effectué le changement.

TAFW en tant qu'employé

Voir votre TAFW

Si vous souhaitez demander un congé ou voir votre solde actuel de congé, et naviguez vers Mon profil > Congé. Voir et gérer les éléments suivants depuis le tableau de bord TAFW :

Les soldes disponibles actuels pour vos catégories TAFW.
Un calendrier qui affiche vos demandes de congé.
L'onglet Demandes offre toutes les demandes TAFW en attente.
L'onglet Historique d'accumulation affiche combien de TAFW a été gagné par période de paie.
L'onglet Détails du plan actuel (lisez-en plus juste en dessous).

Lire les soldes TAFW

Sous l'onglet Détails du plan actuel, vous verrez plusieurs soldes affichés pour chaque type de TAFW. Chaque solde est affiché en heures, pas en jours.

Demander TAFW

Naviguez vers Mon profil > Congé.
Sélectionnez le bouton Demander dans le coin supérieur droit de la page.
Sélectionnez la date(s) de votre demande et le type de TAFW que vous souhaitez utiliser. Puis sélectionnez Suivant.
1. Lorsque vous souhaitez prendre un jour de congé, sélectionnez ce jour dans le calendrier deux fois.
2. Lorsque vous souhaitez prendre plus d'un jour consécutif, sélectionnez le premier jour de votre TAFW puis le dernier jour.
Entrez les heures de chaque jour que vous souhaitez être absent. Consultez le total des heures demandées et le solde restant après votre demande en bas de cette étape. Puis sélectionnez Suivant.
Entrez toutes les notes ou commentaires que vous souhaitez inclure avec la demande. Le gestionnaire approbateur verra ces notes. Sélectionnez Suivant.
Examinez votre demande et sélectionnez Soumettre.

Après avoir soumis votre demande, elle sera acheminée à la personne appropriée pour approbation. Les heures resteront dans l'état En attente jusqu'à approbation. Une fois la demande approuvée, les heures apparaîtront dans l'état Approuvé.

Mettre à jour une demande de TAFW

Qu'une demande ait été approuvée ou non, elle devra être supprimée pour être mise à jour. Le TAFW déjà pris ne peut pas être mis à jour.

Naviguez vers Mon profil > Congé.
Faites défiler vers le bas jusqu'à l'onglet Demandes et localisez la demande que vous souhaitez mettre à jour.
Sélectionnez l'icône de poubelle pour supprimer la demande.
Suivez pour soumettre une nouvelle demande, si nécessaire.

Notifications lorsque la demande de TAFW est approuvée ou refusée

Lorsque votre demande de TAFW est approuvée ou refusée, vous recevrez une notification par e-mail avec les résultats. Vous pourriez également voir une notification sur le tableau de bord de la paie (l'écran que vous voyez après vous être connecté). Ouvrez l'e-mail ou sélectionnez la notification du tableau de bord pour voir les résultats et lire une note du gestionnaire approbateur, s'il en a laissé une.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.