Gestion de paie Toast : Premiers pas avec le temps libre (TAFW)

Dans cet article :

• Aperçu du TAFW
• Avant de commencer
• Pour les gestionnaires
  • Configurer ou modifier les niveaux et politiques du TAFW
  • Gérer les demandes TAFW
    • Gérer les requêtes TAFW depuis le tableau de bord
    • Gérer les requêtes TAFW depuis le tableau de bord TAFW
  • Afficher le TAFW de l’employé
  • Comprendre les colonnes de solde du TAFW
  • Mettre à jour manuellement les soldes TAFW
  • Rapports TAFW
• Pour les employés
  • Afficher vos soldes TAFW
  • Demander un congé
  • Mettre à jour ou annuler une demande de TAFW
  • Notifications de demande de TAFW
• Articles connexes

Aperçu du TAFW

Temps libre du travail (TAFW) est le système de gestion des congés payés (PTO), des congés annuels et des congés de maladie de Gestion de la paie de Toast. Il vous permet de suivre et de gérer les congés des employés, y compris les soldes cumulés, les demandes d’approbation et les ajustements de solde, directement dans Gestion de paie Toast.

Les niveaux sont les polices (également appelées régimes) qui offrent du temps libre, par exemple, les régimes de soins de santé obligatoire par l’État, les régimes de soins primaires horaires et les régimes de soins primaires. Chaque niveau TAFW (également appelé plan de départ) a son propre ensemble de types de seaux offerts. Un seul niveau TAFW peut être attribué à un employé.

Les types de portefeuilles sont les catégories de temps que votre entreprise offre — par exemple, les congés payés, les congés payés, les congés maladie, les deuils, les fonctions de juré, les congés parentaux, etc. Chaque seau suit les soldes séparément.

Les règles définissent comment un seau s’accumule. Chaque type de seau a ses propres règles. Les règles d’un « bucket » comprennent, sans s’y limiter, le type d’accumulation (par heure travaillée, par période de paie, avec chargement initial, etc.), le taux d’accumulation, les limites maximales du solde plafond des heures accumulées et les règles de report.

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Avant de commencer

S’applique à : Gestion de la paie de Toast (Toast Payroll Pro requis pour TAFW)

Autorisations nécessaires :

• RH+ ou rôle de gestionnaire pour gérer le TAFW en tant que gestionnaire
• Accès des employés pour consulter les soldes et soumettre des demandes

Ce que vous accomplirez : À la fin de ce guide, les gestionnaires seront en mesure de gérer les demandes de TAFW, de consulter et de mettre à jour les soldes des employés et de produire des rapports de TAFW. Les employés pourront consulter leur solde et soumettre, mettre à jour ou annuler des demandes de congés.

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Pour les gestionnaires

Configurer ou modifier les niveaux et politiques du TAFW

La création d’un nouveau niveau TAFW, l’ajout d’un seau ou la modification d’un taux d’accumulation nécessitent un service à la clientèle. Ces modifications ne sont pas en libre-service dans Gestion de paie Toast.

Quand contacter le service à la clientèle pour la configuration des niveaux du TAFW :

• Configuration du TAFW pour la première fois
• Ajout d’un nouveau seau TAFW (congés payés, congés payés, congés maladie ou autre)
• Création ou modification des règles d’un niveau (type d’accumulation, taux d’accumulation, plafonds maximaux, règles de report, etc.)
• Modification des employés affectés à un niveau (si des modifications en bloc sont nécessaires)

Avant de contacter le service à la clientèle, préparez les éléments suivants :

• Votre code d’entreprise
• Le nom de chaque niveau TAFW et de chaque seau que vous souhaitez configurer ou modifier (par exemple, seau malade du niveau Personnel horaire)
• Le type d’accumulation pour chaque seau : horaire (par heure travaillée), par période de paie, anniversaire (montant forfaitaire à la date anniversaire) ou préchargé (montant forfaitaire au début de la période)
• Le taux d’accumulation ou le montant forfaitaire pour chaque seau (par exemple, 0,0385 heure par heure travaillée ou 40 heures par année)
• S’il existe un plafond pour le nombre total d’heures accumulées
• Règles de report à la fin de l’année (par exemple, report jusqu’à 40 heures ou aucun report)
• Tous les employés spécifiques touchés

Conformité aux lois nationales et locales : Si votre restaurant est situé dans un État ou une ville où les lois sur les congés de maladie payés sont obligatoires, il se peut que votre configuration du TAFW doive suivre des règles spécifiques en matière d’accumulation. Consultez Gestion de paie Toast : Configurations de congé de maladie payé par défaut du TAFW pour les configurations par défaut par juridiction.

Affectation de niveaux aux employés : Après que le service à la clientèle a configuré vos niveaux TAFW, vous pouvez affecter vous-même des employés individuels à un niveau TAFW. Consultez Gestion de paie Toast : Affectez un employé à un niveau TAFW pour les étapes.

Pour attribuer un niveau par défaut à un poste afin que les nouvelles recrues soient automatiquement inscrites, consultez Gestion de paie Toast : Attribuer un niveau TAFW par défaut à un poste.

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Gérer les demandes TAFW

Vous pouvez approuver ou rejeter les demandes de TAFW à partir du tableau de bord principal Gestion de paie Toast (par le biais de notifications) ou du tableau de bord TAFW.

Gérer les requêtes TAFW depuis le tableau de bord

1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast et allez au tableau de bord principal.
2. Repérez laliste de notifications. Les demandes de TAFW en attente apparaissent sous forme de notifications dans cette liste.
   
   
   
   
3. Sélectionnez la notification TAFW sur laquelle vous souhaitez agir. Choisissez Approuver, Rejeter ou Marquer comme nouveau parmi les options qui s’affichent.

Résultat attendu : Le statut de la demande est mis à jour et l’employé reçoit une notification de la décision.

Important : Approuver ou rejeter les demandes de TAFW avant d’exécuter la paie. Les heures de TAFW approuvées sont incluses dans le traitement de la paie. Les demandes non approuvées ne sont pas payées.

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Gérer les requêtes TAFW depuis le tableau de bord TAFW

1. Accédez à Heures >Congés dans Gestion de paie Toast.
   
   
   
   
2. Utilisez l’affichage Calendrier pour afficher les demandes par date, ou sélectionnez Liste pour afficher toutes les demandes dans une liste.
3. Pour affiner la vue, sélectionnez le bouton Filtrer dans le coin supérieur gauche. Filtrez par employé, seau, plage de dates ou statut.
4. Sélectionnez une demande pour l’ouvrir. Choisissez Approuver ou Rejeter.

Résultat attendu : Le statut de la demande est mis à jour. Les demandes affichées en orange sont en attente; les demandes affichées en vert sont approuvées.

Important : Approuver ou rejeter les demandes de TAFW avant d’exécuter la paie. Les heures de TAFW approuvées sont incluses dans le traitement de la paie. Les demandes non approuvées ne sont pas payées.

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Afficher le TAFW de l’employé

Pour consulter les soldes, affectations ou historique des demandes TAFW d’un employé spécifique :

1. Accédez à la page Équipe dans Gestion de paie Toast ou utilisez la fonction Recherche pour trouver l’employé.
2. Sélectionnez le nom de l’employé pour ouvrir son profil.
3. Sélectionnez l’onglet Congés.

L’onglet Congés comprend :

• Un calendrier qui affiche les congés demandés.
• Détails du régime actuel — affectation de niveau TAFW actuelle de l’employé et soldes actuellement disponibles pour les seaux TAFW
• Historique des charges — journal des charges à payer antérieures
• Demandes — toutes les demandes TAFW soumises et leur statut d’approbation

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Comprendre les colonnes de solde du TAFW

Les soldes du TAFW sont indiqués en quatre colonnes dans Gestion de paie Toast. Le tableau suivant définit chaque colonne :

Pour une explication détaillée de la logique de calcul des charges à payer, du comportement de report et des scénarios de correction du solde, consultez Gestion de paie Toast : Comprendre les équilibres du temps d’absence.

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Mettre à jour manuellement les soldes TAFW

Utilisez des mises à jour manuelles du solde pour corriger les écarts, appliquer une prime unique ou ajuster le solde après un congé.

1. Accédez à la page Équipe dans Gestion de paie Toast et sélectionnez l’employé dont vous souhaitez mettre à jour le solde.
2. Sélectionnez l’onglet Congés.
3. Sélectionnez le crayon jaune sur le seau que vous souhaitez ajuster (par exemple, prise de force, congés payés ou temps de maladie).
   
   
   
   
4. Dans la fenêtre contextuelle Modifier le solde, saisissez les champs suivants :
   1. Sélectionnez la date que vous souhaitez modifier. Cela peut être défini comme n’importe quel jour, mais à des fins de suivi, la date actuelle est généralement choisie.
   2. Entrez le nombre d’heures et indiquez si vous souhaitez augmenter ou réduire le solde global de ce seau de TAFW.
   3. Entrez une description pour l’ajustement (facultatif)
   4. Mise à jour prise : Lorsque cette option est définie sur Oui, Gestion de paie Toast déduit les heures des colonnes Retirées et Retirées. Définissez cette option sur Ouilorsqu’un employé a utilisé des heures TAFW, mais que ces heures n’ont pas été reflétées dans Gestion de paie Toast.Remarque :Toast ne recommande pas de définir cette option sur Nonlorsque vous augmentez le solde global.
      
      
      
      
5. Sélectionner Terminer

Le solde est mis à jour immédiatement. Actualisez votre page pour refléter le solde mis à jour.

Résultat attendu : Le solde disponible de l’employé reflète le rajustement. La modification apparaît dans son historique de solde avec la raison pour laquelle vous l’avez saisie.

Pour des scénarios détaillés, notamment la correction d’une accumulation, la suppression d’heures ou l’ajustement en fonction d’un congé, consultez Gestion de paie Toast : Apporter des ajustements au temps d’absence au travail (TAFW).

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Rapports TAFW

Gestion de la paie de Toast comprend trois rapports TAFW standard. Pour y accéder, allez dans Rapports > Standard et filtrez les rapports TAFW.

Les rapports suivants sont disponibles :

Important : Le rapport sur l’historique des charges à payer peut être lourd en données pour les restaurants ayant des équipes nombreuses ou de longs antécédents d’accumulation. Réduisez la plage de dates ou filtrez par employé pour améliorer le temps de chargement.

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Pour les employés

Afficher vos soldes TAFW

1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast. Si vous avez besoin d’aide pour vous connecter, consultez Connecter à un produit ou appareil Toast.
2. Accédez à Mon profil > Congés.

Votre tableau de bord TAFW indique :

• Votre solde disponible actuel pour chaque seau (congés payés, congés payés, congés maladie ou autre)
• Congé approuvé à venir qui n’a pas encore été payé
• Heures prises payées lors des cycles de paie précédents
• Heures acquises à ce jour
• Votre historique des charges — un journal de l’évolution de votre solde au fil du temps
• Demandes — toutes les demandes TAFW soumises et leur statut d’approbation

Pour une explication de la signification de chaque colonne de solde, consultez Comprendre les colonnes de solde du TAFW ci-dessus.

Pour une explication détaillée du mode de calcul des charges à payer, consultez Gestion de paie Toast : Comprendre les équilibres du temps d’absence.

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Demander un congé

1. Connectez-vous à Gestion de paie Toast. Si vous avez besoin d’aide pour vous connecter, consultez Connecter à un produit ou appareil Toast.
2. Accédez à Mon profil > Congés.
3. Sélectionnez Demande+ dans le coin supérieur droit
4. Sélectionnez la ou les dates de votre demande et le type de TAFW que vous souhaitez utiliser. Puis sélectionnez Suivant.
   • Lorsque vous souhaitez décoller un seul jour, sélectionnez ce jour dans le calendrier deux fois.
   • Lorsque vous souhaitez décoller plusieurs jours consécutifs, sélectionnez le premier jour de congé de votre TAFW, puis le dernier jour.
     
     
     
     
5. Entrez les heures de chaque jour que vous souhaitez désactiver. Consultez le nombre total d’heures demandées et le solde restant après votre demande au bas de cette étape. Puis sélectionnez Suivant.
   
   
   
   
6. Entrez toutes les notes ou tous les commentaires que vous souhaitez inclure dans la demande. Le gestionnaire approbateur verra ces notes. Sélectionnez Suivant.
7. Sélectionnez Terminer.

Résultat attendu : Votre demande est soumise et votre gestionnaire reçoit une notification. Les heures apparaissent comme à venir dans votre solde jusqu’à ce qu’elles soient approuvées et payées. Si votre employeur n’a pas configuré de processus d’approbation, la demande est automatiquement approuvée.

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Mettre à jour ou annuler une demande de TAFW

Pour modifier une demande soumise, supprimez-la et soumettez de nouveau avec les informations correctes.

1. Accédez à Mon profil > Congés.
2. Sélectionnez l’onglet Demandes.
3. Trouvez la demande que vous souhaitez annuler. Sélectionnez l’icône de corbeille à côté.
   
   
   
   
4. Confirmer la suppression.

Résultat attendu : La demande est retirée et les heures ne sont plus affichées comme à venir dans votre solde. Pour soumettre une demande corrigée, suivez les étapes de la demande de congé ci-dessus.

Remarque : Vous ne pouvez supprimer que des demandes qui n’ont pas encore été payées dans le cadre d’une exécution de paie. En d’autres termes, vous ne pouvez supprimer des demandes que si la date demandée est dans le futur. Si le congé a déjà été traité dans la paie, communiquez avec votre gestionnaire pour effectuer un rajustement manuel du solde.

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Notifications de demande de TAFW

Lorsque votre gestionnaire approuve ou rejette votre demande de TAFW, vous recevez :

• Une notification par courriel a été envoyée à l’adresse courriel figurant sur votre profil Gestion de paie Toast
• Une notification au tableau de bord visible lorsque vous vous connectez à Gestion de paie Toast

Si vous ne recevez pas d’avis après avoir soumis une demande, vérifiez que votre adresse courriel est correcte dans votre profil Gestion de paie Toast et confirmez auprès de votre gestionnaire qu’un flux de travail d’approbation est configuré.

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les liés au temps d’absence du travail (TAFW)
• Gestion de paie Toast : Apporter des ajustements à la des absences au travail
• Gestion de paie Toast : Comprendre les de soldes de temps libre
• Gestion de paie Toast : Affecter un employé à un de niveau TAFW
• Gestion de paie Toast : de configuration par défaut des congés de maladie payés du TAFW

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.