Obtenir de l’aide pour corriger les écarts de pourboires dans les rapports

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Aperçu des étapes
• Correction rapide
• Si une révision de quart est ouverte ou a été laissée ouverte
• Si un employé pointait automatiquement son départ
• Si les pourboires ont été ajustés après la fermeture de la révision du quart
• Si la retenue des pourboires ne correspond pas à ce à quoi vous vous attendiez
• Si des conseils pour une commande future sont manquants dans le sommaire des ventes
• Si vous comparez les totaux du Gestionnaire de pourboires de Toast à ceux d’autres rapports
• Si les pourboires ne se synchronisent pas de Toast Web vers Gestion de paie Toast
• Foire aux questions
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

S’applique à : Toast Web, Gestion de paie Toast, Gestionnaire de pourboires de Toast (lorsqu’il est utilisé), Politique de partage des pourboires (lorsqu’il est utilisé)

Autorisations nécessaires :

• 4.1 Rapports de ventes — pour ouvrir les rapports Sommaire des ventes, Gestion des pourboires et Commandes.
• 4.3 Rapports sur la main-d’œuvre — pour ouvrir les rapports de gestion des quarts et des entrées d’heures

Ce que vous accomplirez : Identifiez pourquoi deux rapports Toast affichent des totaux de pourboires différents et appliquez le correctif correct, ou recueillez les bonnes informations avant de contacter le service à la clientèle.

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Aperçu des étapes

Lorsque les totaux des pourboires ne correspondent pas entre deux rapports, procédez comme suit :

1. Confirmez que les deux rapports utilisent la même plage de dates, le même emplacement et la même heure limite le jour ouvrable.
2. Identifiez les deux rapports que vous comparez (par exemple, Exportation de la paie vs. Sommaire de la main-d’œuvre, ou Gestionnaire de pourboires de Toast par rapport à Sommaire des ventes). Le bon correctif dépend de la paire.
3. Utilisez le tableau de correction rapide ci-dessous pour associer votre problème à la cause la plus fréquente.
4. Si la cause est une révision de quart ouverte, un pointage de départ automatique ou un ajustement de pourboire effectué après la fermeture d’un quart, suivez la section correspondante dans l’arbre de décision ci-dessous.
5. Si la comparaison implique le Gestionnaire de pourboires de Toast ou Gestion de paie Toast, accédez à la section correspondante pour voir quel article canonique possède l'explication.

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Correction rapide

Utilisez ce tableau pour faire correspondre vos symptômes à la cause la plus fréquente et à la solution la plus rapide.

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Si une révision de quart est ouverte ou a été laissée ouverte

Si une révision de quart est laissée ouverte ou si un employé ne pointe jamais pour en effectuer une, les pourboires collectés au cours de cette période n’apparaîtront pas dans l’exportation de la paie.

Confirmer si un quart a été laissé ouvert

1. Accédez à Toast Web > Rapports > Main-d’œuvre > Quarts, définissez la plage de dates sur un seul jour et sélectionnez l’emplacement.
2. Sélectionnez Mettre à jour.
3. Recherchez la section Ouvrir les quarts. Si un employé s’y présente, sa révision de quart est incomplète.

Résultat attendu : La liste des quarts ouverts pour ce jour ouvrable s’affiche.

Remarque : La plage de dates en haut de cette page doit être définie sur un seul jour; sinon, les quarts ouverts ne s’afficheront pas.

Fermer la révision du quart ouvert

Pour des instructions étape par étape afin de fermer une révision de quart ouverte, consultez la section Affecter des corrections à une révision de quart laissée ouverte de Obtenir de l’aide avec le tiroir-caisse et la révision de quart.

Exiger des révisions de quart à l’avenir

Pour s’assurer que les employés doivent effectuer une révision de quart :

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Révision de quart > Configuration avancée de la révision de quart.
2. Sous Révision de quart > Exiger une révision, sélectionnez Obligatoire.
3. Sélectionnez Enregistrer > puis Publier.

Résultat attendu : Les quarts futurs ne peuvent pas être laissés ouverts sans révision de quart.

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Si un employé pointait automatiquement son départ

Lorsqu’un employé pointe automatiquement à son départ par Toast et que la révision du quart n’est pas terminée par la suite, les pourboires pour ce quart peuvent être manquants dans l’exportation de la paie.

Vérifier les sorties avec pointage automatique

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des entrées d’heures.
2. Ajustez la plage de dates et le ou les emplacements au besoin.
3. Si le bouton de pointage automatique du départ affiche un chiffre à côté, activez le bouton pour afficher les employés concernés.

Résultat attendu : Vous voyez des employés pointés automatiquement à leur départ par Toast pour la plage de dates sélectionnée.

Corriger l’entrée

1. Modifiez le champ Heure de départ directement sur la page Gestion de l’entrée d’heures pour indiquer l’heure de départ correcte.
2. Si l’employé était automatiquement pointé à son départ au cours de la même semaine ouvrable, suivez les instructions de la section Affecter des corrections à une révision de quart laissée ouverte de Obtenir de l’aide pour le tiroir-caisse et la révision de quart.

Résultat attendu : Les pourboires et les heures de l’employé apparaissent correctement dans l’exportation de la paie après la prochaine synchronisation.

Pour en savoir plus sur la modification des entrées d’horloge de pointage, consultez Modifier les entrées d’horloge de pointage des employés.

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Si les pourboires ont été ajustés après la fermeture de la révision du quart

Les ajustements de pourboire effectués après la fermeture d’un quart ne sont pas répercutés dans la révision du quart fermée. L’exportation de la paie reflète ce qui était dans la révision du quart à sa fermeture, et non des ajustements ultérieurs.

Retrouver les ajustements de pourboire effectués après la clôture

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Ventes > Commandes.
2. Utilisez les filtres pour affiner à un jour, un quart et un employé spécifiques.
3. Chaque commande affiche les détails finaux de son pourboire. Comparez ces éléments à la révision du quart fermé pour trouver tout ajustement qui s’est produit après la révision.

Résultat attendu : Vous voyez les commandes pour lesquelles le total des pourboires a changé après la fin de la révision du quart.

Rouvrir la révision du quart (si dans la même semaine ouvrable)

Si les ajustements ont été effectués avant la fin de la semaine ouvrable, vous pouvez rouvrir la révision du quart pour synchroniser les modifications. Voir Rouvrir le quart d’un employé des jours précédents.

Si un pourboire manque pour un employé en particulier — et non pour l’ensemble du rapport — consultez Pourquoi les pourboires manquent-ils dans la révision de quart de mon employé?

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Si la retenue des pourboires ne correspond pas à ce à quoi vous vous attendiez

La retenue des pourboires est un pourcentage que votre restaurant récupère sur les pourboires et gratifications versés par carte aux employés afin de couvrir les frais de traitement des cartes. Un pourcentage mal configuré - ou des attentes concernant le fonctionnement de la fonctionnalité - est l’une des causes les plus fréquentes d’un écart de pourboire.

Vérifiez votre pourcentage de retenue des pourboires

1. Dans Toast Web, allez à Employés > Gestion de paie > Retenue des pourboires.
2. Confirmez que l’option Activer la retenue des pourboires est sélectionnée si vous avez l’intention d’utiliser la fonctionnalité.
3. Confirmez la valeur dans le champ Pourcentage de retenue des pourboires.

Résultat attendu : Le pourcentage affiché correspond à ce que vous prévoyez voir déduit dans les révisions et les rapports de quart.

À quoi s’applique la retenue des pourboires

• La retenue des pourboires s’applique à la fois aux paiements par carte de crédit et de débit — les deux types de carte comportent des frais de traitement.
• La retenue des pourboires s’applique aux pourboires par carte de crédit (obligatoires ou automatiques versés par carte), en plus des pourboires par carte de crédit.
• La retenue de pourboire ne doit pas s’appliquer aux autres modes de paiement.
• La retenue des pourboires ne prend effet que lors d’un quart une fois la révision du quart terminée. Si une révision de quart est ouverte, le montant de la retenue n’a pas encore été appliqué.

Où apparaît la retenue des pourboires

• Révision de quart — une fois le quart terminé, le montant initial du pourboire et le montant de la retenue apparaissent tous deux; l’entrée d’espèces de pourboires correspond au pourboire initial moins la retenue.
• Jour de clôture et impression du rapport Z — la retenue apparaît dans la section Partages des pourboires des serveurs une fois toutes les révisions de quart de la journée terminées.
• Résumé des ventes — la retenue apparaît comme un sous-ensemble du total des pourboires et gratifications gagnés.
• Rapport des quarts — pour voir la retenue par employé par quart, allez dans Rapports > Ventes > Sommaire des ventes, sélectionnez l’onglet Quarts, sélectionnez Afficher/masquer les colonnes et cochez Pourboires retenus.

Pour les étapes de configuration complètes, les captures d’écran et le comportement Gestion de paie Toast, consultez Optimiser la retenue des pourboires.

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Si des conseils pour une commande future sont manquants dans le sommaire des ventes

Les pourboires attribués aux commandes futures diffèrent des pourboires du jour même. Ils apparaissent à deux endroits différents à deux moments différents.

Comment s’affichent les pourboires des commandes futures

• Le pourboire apparaît dans la révision du quart du jour où la commande a été passée.
• Le paiement apparaît dans le Sommaire des paiements du rapport Sommaire des ventes et dans la section Pourboires par carte de crédit/débit.
• Le pourboire n’apparaît pas dans le champ Pourboires en haut du rapport Sommaire des ventes avant le jour où la commande est complétée.

Que vérifier

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Ventes > Sommaire des ventes.
2. Définissez la plage de dates au jour où la commande a été passée.
3. Repérez le sommaire des paiements et recherchez le pourboire dans la section Pourboires par carte de crédit/débit, et non dans le champ Pourboires principal.
4. Pour voir le pourboire dans le champ supérieur Pourboires, définissez la plage de dates sur le jour où la commande a été complétée.

Résultat attendu : Vous voyez le pourboire dans la section Pourboires par carte de crédit/débit à la date de commande et dans le champ Pourboires en haut à la date d’achèvement.

Pour plus d’informations, consultez Rapports sur les commandes/factures futures.

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Si vous comparez les totaux du Gestionnaire de pourboires de Toast à ceux d’autres rapports

Le Gestionnaire de pourboires de Toast est le module de partage et de distribution des pourboires de Toast. Les totaux affichés ne sont pas directement comparables au sommaire des ventes ou à l’exportation de la paie. Ils mesurent des éléments différents.

Pourquoi les chiffres diffèrent

• Le résumé des ventes présente le total prémissaire — les pourboires bruts et les pourboires collectés avant l’application des règles de répartition.
• Le rapport du Gestionnaire des pourboires de Toast indique le total post-partagé, c ' est-à-dire ce que chaque employé gagne réellement après application de la politique de partage des pourboires.

Pour comparer correctement

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Travail > Gestion des pourboires.
2. Sélectionnez la plage de dates, puis sélectionnez l’icône de téléchargement pour télécharger le rapport Gestion des pourboires.
3. Le rapport téléchargé comprend des chiffres prémisses et postmisses en commun, ainsi qu’une colonne Ajustement appliqué qui saisit toutes les entrées manuelles effectuées dans le champ Pourboires supplémentaires (hors caisse) de la page de calcul des pourboires d’un employé.
4. Comparez le total prémissaire dans le téléchargement à la ligne Pourboires du tableau Sommaire des ventes Sommaire des revenus.

Résultat attendu : Les totaux prémissés en commun correspondent entre le téléchargement de la Gestion des pourboires et le tableau Sommaire des revenus du Sommaire des ventes. Les totaux post-mis en commun correspondent entre le rapport de gestion des pourboires et les montants payés par les employés.

Si les totaux prémisses en commun diffèrent encore, retournez au tableau Réparation rapide. La cause sous-jacente est l’un des scénarios de révision de quart ou d’ajustement de pourboire mentionnés ci-dessus, et non un problème lié au Gestionnaire de pourboires.

Pour une comparaison complète, chaque définition de colonne et la réponse à la question « Pourquoi les totaux de mon Gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon sommaire des ventes? », voir Rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast.

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Si les pourboires ne se synchronisent pas de Toast Web vers Gestion de paie Toast

Si les pourboires apparaissent correctement dans Toast Web mais sont manquants ou incorrects dans Gestion de paie Toast, le problème est généralement un problème de synchronisation ou de mappage plutôt qu’un problème de rapports dans Toast Web.

Causes courantes

• Le poste de l’employé n’est pas configuré comme poste à pourboire dans Toast Web.
• Les pourboires en espèces déclarés n’ont pas été saisis lors de la révision du quart.
• Les règles de mise en commun du Gestionnaire des pourboires de Toast excluaient l'employé.
• Le profil Toast Web de l’employé n’est pas associé à son profil Gestion de paie Toast.

Que vérifier en premier

• Dans Toast Web, confirmez que le poste comporte une coche pour À pourboire? dans Employés > Gestion des employés > Poste.
• Dans Gestion de paie Toast, assurez-vous que le profil de l’employé est correctement associé à son profil Toast Web. Consultez le Gestionnaire de pourboires avec Gestion de paie Toast.

Pour le diagnostic complet — y compris l’association des codes de revenus, les problèmes de synchronisation directe et les exclusions du partage des pourboires du Gestionnaire de pourboires de Toast — voir Gestion de paie Toast : Pourboires non synchronisés depuis Toast Web et Gestion de paie Toast : Gérer et intégrer les pourboires.

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Foire aux questions

Pourquoi mon gratification automatique pour un grand groupe n’apparaît-elle pas lors de la révision du quart?

Le pourboire automatique pour un grand groupe est un frais de service, et non un pourboire. Les frais de service n’apparaissent dans la révision du quart sous les codes de revenus de pourboire que lorsque les frais de service sont configurés pour affecter au propriétaire de l’addition. Pour vérifier :

1. Dans Toast Web, allez à Paiements > Configuration des additions et reçus > Frais de service.
2. Sélectionnez les frais de service par nom.
3. Consultez l’option Affecter au propriétaire de l’addition.

Pour les étapes de configuration complètes, consultez Gestion de paie Toast : Gérez et intégrez les pourboires et commencez avec les frais de service et les pourboires obligatoires.

Aussi demandé comme :

• J’ai automatiquement ajouté un pourboire aux groupes de 8 personnes ou plus, mais ma révision de quart ne reflète pas les pourboires des grands groupes. Comment corriger cela?

La retenue des pourboires est-elle déduite du pourboire?

Oui. La retenue des pourboires s’applique aux pourboires par carte de crédit en plus des pourboires par carte de crédit. Elle ne s’applique pas aux paiements en espèces. Pour plus de détails sur les montants couverts par la retenue des pourboires, consultez Optimiser la retenue des pourboires.

Aussi demandé comme :

• La retenue des pourboires s’applique-t-elle au pourboire obligatoire?
• La retenue des pourboires pour couvrir le traitement des cartes de crédit est-elle retirée du pourboire?

Où se trouve la retenue des pourboires dans Toast Web?

La retenue des pourboires est configurée dans Toast Web > Employés > Gestion de paie > Retenue des pourboires. Vous verrez l’option Activer la retenue des pourboires de la maison et le champ Pourcentage de retenue des pourboires une fois activés.

Pourquoi mes pourboires dans l’exportation de la paie ne correspondent-ils pas à ceux du sommaire des ventes ou du sommaire de la main-d’œuvre?

L’exportation de la paie est un rapport statique — il saisit les données au moment où l’exportation a été générée, sur la base des révisions de quarts fermées et terminées. Le résumé de la main-d’œuvre et le résumé des ventes sont des rapports en temps réel basés sur les informations de l’addition fermée. Si un chèque est modifié ou qu’un paiement est effectué en dehors d’une révision de quart après la génération de l’exportation de la paie, la modification apparaît dans les rapports en temps réel, mais pas dans l’exportation statique de la paie. Utilisez le tableau Réparation rapide pour trouver la cause précise.

Pourquoi les totaux de mon Gestionnaire de pourboires de Toast ne correspondent-ils pas à mon sommaire des ventes?

La ligne Pourboires du Sommaire des ventes dans le tableau Sommaire des revenus est un montant prémissaire. Les totaux du rapport de gestion des pourboires sont mis en commun après application des règles de répartition. Téléchargez le rapport de gestion des pourboires, qui comprend des chiffres prémisses et postmisses en commun afin de pouvoir comparer directement. Voir Rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast.

Pourquoi les pourboires sont-ils absents de la révision de quart d’un employé en particulier?

S’il manque un pourboire pour un employé — et non pour l’ensemble du rapport — la cause la plus fréquente est un pourboire qui a été ajouté ou ajusté après la fin de la révision du quart. Utilisez le chemin Détails de la commande > Afficher l’historique des mises à jour sur chaque commande suspectée pour confirmer. Pour l’étape par étape, consultez Pourquoi les pourboires sont-ils absents de la révision de quart de mon employé?

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Avant de contacter le service à la clientèle

Si votre écart concerne un montant spécifique qui ne se rapproche pas après avoir parcouru les sections ci-dessus, rassemblez les informations suivantes pour accélérer le règlement. La plupart des écarts de pourboires qui s’aggravent impliquent une enquête au niveau du compte qui nécessite ce contexte.

• La date exacte ou la plage de dates, ainsi que l’emplacement sélectionné lorsque vous avez exécuté chaque rapport.
• Les chiffres en dollars spécifiques que vous attendiez par rapport aux chiffres indiqués dans chaque rapport.
• Des captures d’écran des deux rapports que vous comparez — par exemple, Exportation de la paie et sommaire des ventes, ou le rapport Gestionnaire de pourboires et sommaire des ventes.
• Le nom de l’employé et le titre de poste si la question concerne un seul employé. (Utilisez la fiche de l’employé dans Toast Web — n’incluez pas d’informations d’identification personnelle dans votre message.)
• Si les révisions de quart pertinentes sont ouvertes, fermées ou rouvertes.
• Si vous avez déjà essayé l’une des étapes du tableau Correction rapide.

Remarque : Le service à la clientèle ne peut pas recalculer les pourboires à votre place, mais avec ces informations, il peut enquêter sur les problèmes de délai, les transactions annulées ou les paramètres au niveau du compte qui peuvent en être la cause première.

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Articles connexes

• Gestion de paie Toast : Gérer et intégrer les pourboires
• Rapports du Gestionnaire des pourboires de Toast
• Gestionnaire de pourboires avec Gestion de paie Toast
• Optimiser la retenue des pourboires
• Obtenir de l’aide pour le tiroir-caisse et la révision du quart

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