Gestionnaire de pourboires Toast

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Localiser les détails des pourboires
• Rapport de gestion des pourboires — Page d'accueil (aperçu de la période)
• Rapport de gestion des pourboires — Par jour (par employé pour une date)
• Rapport de gestion des pourboires — Reçu de l'employé (calcul des montants)
• Approuver et envoyer les pourboires à la paie
• Comment la gestion des pourboires se compare au résumé des ventes
• Questions fréquemment posées
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

Remarque : Le gestionnaire de pourboires Toast est un abonnement payant exclusivement disponible aux États-Unis et n'est pas disponible pour les clients en Australie, au Canada, en Irlande ou au Royaume-Uni.

Le rapport de gestion des pourboires se trouve dans Toast Web à Rapports > Travail > Gestion des pourboires.

Pour voir n'importe quel niveau de données de gestion des pourboires, votre rôle d'utilisateur doit inclure la permission 4.1 Rapports de ventes dans Toast Web. Voir Référence des permissions d'accès pour savoir comment les permissions sont attribuées.

Vous avez également besoin de :

• Un abonnement actif au gestionnaire de pourboires Toast.
• Une politique de regroupement de pourboires configurée pour cet emplacement.
• Données de ventes et d'entrées de temps aux dates que vous souhaitez rapporter. Le rapport ne peut pas afficher les regroupements de pourboires pour un jour sans pointage ou sans ventes.

Si vous utilisez la paie Toast, vous devez également avoir complété la cartographie d'intégration du gestionnaire de pourboires Toast avec la paie Toast. Jusqu'à ce que cela soit fait, le bouton Envoyer à la paie n'apparaît pas.

Si quelque chose dans votre regroupement de pourboires semble incorrect, confirmez d'abord deux éléments :

• Les entrées de temps. Ouvrez les entrées de temps et vérifiez que chaque employé a pointé à l'entrée et à la sortie pour le bon emploi à la bonne date et heure. L'éligibilité au regroupement de pourboires découle du pointage.
• Politique de regroupement de pourboires. Ouvrez la page de politique de regroupement de pourboires. Le rapport de gestion des pourboires se met à jour dès que vous enregistrez un changement, mais uniquement pour les jours qui n'ont pas encore été approuvés ou envoyés à la paie.

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Localiser les détails des pourboires

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Rapport de gestion des pourboires — Page d'accueil (aperçu de la plage de dates)

Depuis la page d'accueil de gestion des pourboires, consultez le rapport de gestion des pourboires lorsque vous souhaitez des totaux pour une plage de dates — par exemple, "Combien ce restaurant a-t-il versé en pourboires la dernière période de paie ?" ou "Quelles journées sont encore en cours et lesquelles ont été envoyées à la paie ?"

Voir les totaux par plage de dates

1. Dans Toast Web, naviguez vers Rapports > Travail > Gestion des pourboires. La vue de la page d'accueil s'ouvre par défaut.
2. Sélectionnez une seule date ou une plage de dates à l'aide du menu déroulant du calendrier dans le coin supérieur gauche. La plage maximale est d'un mois.
3. Examinez les colonnes. Les colonnes par défaut sont :
   • Date — Date d'affaires pour la ligne. Toast calcule le jour ouvrable en fonction du moment de la capture de paiement (la date limite par défaut est de 4 h à 4 h, même si l'en-tête du rapport peut indiquer 0 h à 0 h). Les entreprises de nuit tardive voient les pourboires d'un quart de travail le jour où le quart a commencé.
   • Employés — Le nombre d'employés inclus dans le pool de pourboires de ce jour-là, même lorsque l'intervalle de pooling de pourboires est défini sur Période de service.
   • Total des pourboires et des gratifications — Le montant total en dollars des pourboires et des gratifications traités pour la date.
   • État — L'état actuel des pourboires pour ce jour-là. Voir Approuver et envoyer les pourboires à la paie pour ce que chaque état signifie et comment passer d'un état à l'autre.

Résultat attendu : Une ligne pour chaque date dans votre plage sélectionnée, avec des totaux et un état. Les jours sans pointage ou sans ventes n'apparaissent pas.

Limitations de la gestion des pourboires

• Vous ne pouvez pas sélectionner une date future. Toast bloque les dates futures pour éviter d'approuver des pourboires qui sont encore en cours de collecte.
• Vous ne verrez aucune ligne si la politique de pooling de pourboires n'est pas configurée pour cet emplacement, ou si la plage de dates n'a pas de données de pointage ou de ventes.
• Le rapport montre uniquement l'emplacement sélectionné dans la navigation principale. Le rapport de gestion des pourboires de chaque emplacement est basé sur la configuration de pooling de pourboires propre à cet emplacement.

Télécharger le rapport de gestion des pourboires

1. Sélectionnez soit la plage de dates, soit les cases à cocher individuelles pour les dates que vous souhaitez inclure.
2. Sélectionnez l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Le rapport téléchargé comprend les montants de pourboires pré-poolés et les pourboires répartis par catégories de source (pourboires en espèces, pourboires par carte de crédit non en espèces, etc.). Le rapport téléchargé comprend également une colonne nommée Ajustement de pourboire appliqué qui capture toutes les entrées manuelles effectuées dans le champ Pourboires supplémentaires (non en espèces) gagnés sur la page de calcul des pourboires d'un employé.
3. Pour personnaliser le contenu de l'exportation, sélectionnez l'icône d'engrenage à côté de l'icône de téléchargement pour ouvrir la barre latérale des filtres. Vous pouvez sélectionner Réinitialiser à tout moment pour restaurer les paramètres par défaut ou Appliquer pour utiliser les filtres. Les filtres persistent jusqu'à ce que vous effaciez le cache de votre navigateur ou que vous changiez de navigateur. Filtres disponibles :
   • Format de nom — Alternez entre le format par défaut et Nom de famille, Prénom pour correspondre à d'autres rapports Toast.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste sépare les pourboires d'un employé par emploi ; Employé combine tous les pourboires d'un employé en un seul total.
   • Répartition par date — La somme des dates sélectionnées combine toutes les dates sélectionnées en une seule ligne ; La répartition quotidienne maintient une ligne par jour. Utilisez la répartition quotidienne lorsque vous avez besoin de chiffres quotidiens par employé, comme pour un système de paie alternatif.
   • Sélection de colonnes — Sélectionnez les colonnes à inclure. Utile pour le téléchargement dans un système de paie non-Toast ou pour un employé qui souhaite son propre téléchargement de reçu d'employé.

Résultat attendu : Un fichier .csv est téléchargé dans votre navigateur contenant les lignes que vous avez sélectionnées, formatées avec les filtres appliqués.

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Rapport de gestion des pourboires — Par jour (par employé pour une date)

Utilisez la vue Par jour lorsque vous souhaitez voir les pourboires de tous les employés pour une seule date, y compris les chiffres avant et après le pooling. C'est également la bonne vue pour "montrez-moi les pourboires par employé le [date]" ou "la répartition quotidienne."

Voir les pourboires pour une date

1. Depuis la vue de niveau supérieur, sélectionnez n'importe où sur la ligne de la date, sauf la case à cocher. La vue par jour s'ouvre pour cette date.
2. Examinez l'aperçu général en haut :
   • Date — La date commerciale. La vue par jour ne prend en charge qu'un seul jour à la fois.
   • Périodes de service (quarts) — Un menu déroulant. Si votre intervalle de regroupement des pourboires est une journée de travail complète ou une commande, ce menu reflète l'ensemble de la journée et ne peut pas être modifié. Si votre intervalle est une période de service, sélectionnez la ou les périodes de service que vous souhaitez consulter. Pour modifier les options du menu, mettez à jour les heures/services à Rapports > Paramètres > Heures/services.
   • Organiser les pourboires par employé/emploi — Un commutateur qui réinitialise la page. Avec l'intervalle de période de service, le commutateur affiche les périodes de service que vous avez sélectionnées.
   • Pourboires et pourboires dans le pool — Total des dollars distribués dans l'intervalle sélectionné.
   • Employés dans le pool — Nombre d'employés inclus dans l'intervalle.
3. Faites défiler jusqu'à la sectionPourboires par employé. Chaque ligne représente un employé avec ces colonnes par défaut :
   • Période de service (uniquement si vous utilisez l'intervalle de période de service) — Le quart auquel les pourboires sont associés.
   • Emploi — L'emploi dans lequel l'employé a pointé.
   • Heures travaillées — Heures travaillées par l'employé à cette date.
   • Pourboires et gratifications avant le regroupement — Pourboires et gratifications collectés directement par le biais des chèques attribués à l'employé.
   • Pourboires et gratifications après le regroupement — Pourboires et gratifications gagnés par l'employé une fois que les règles de la politique de pourboires sont appliquées.
4. Sélectionnez Colonnes dans le coin supérieur droit de la tuile Pourboires par Employé pour ajouter des colonnes. Vous pouvez décomposer des colonnes spécifiques de pourboires et de gratifications et ajouter des montants de retenue sur les pourboires.

Résultat attendu : Une liste de chaque employé dans le pool de pourboires pour la date sélectionnée, avec les heures et les totaux avant/après le regroupement.

Remarque : Le rapport de regroupement de pourboires prolonge le début de la première période de service et la fin de la dernière période de service jusqu'à l'heure de coupure de la journée d'affaires. Cela capture les pourboires sur les commandes qui tombent en dehors des heures de service configurées.

Remarque : Les employés peuvent voir leurs propres rapports de pourboires s'ils ont la permission 4.1 Rapports de Ventes activée. Vous pouvez restreindre les rapports qu'ils voient en utilisant les Configurations de Rapport de Révision de Quart. Voir Personnaliser les Paramètres de Révision de Quart.

Télécharger le rapport par jour

1. Avec la vue par jour ouverte, sélectionnez l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Cela produit un rapport des données à l'écran.
2. Pour personnaliser ce que contient l'exportation, sélectionnez l'icône d'engrenage à côté de l'icône de téléchargement. Vous pouvez sélectionner Réinitialiser pour restaurer les paramètres par défaut ou Appliquer pour utiliser les filtres. Filtres disponibles :
   • Format de nom — Alterner entre le format par défaut et Nom de famille, Prénom.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste ou Employé.
   • Détails (visible uniquement avec l'intervalle de Période de Service) — Une journée complète combine les périodes de service ; Par service garde les périodes de service séparées.

Résultat attendu : Un fichier .csv est téléchargé avec les détails par employé pour la date sélectionnée.

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Rapport de gestion des pourboires — Reçu de l'employé (calcul mathématique)

Utilisez le reçu de l'employé lorsque vous devez valider pourquoi un employé spécifique a gagné un montant en dollars spécifique à une date précise. Le reçu montre le calcul : quels pools l'employé faisait partie, ce qui a été contribué et ce qui a été reçu.

Voir le calcul des pourboires d'un employé

1. Dans Toast Web, naviguez vers Rapports > Travail > Gestion des pourboires.
2. Sélectionnez une ligne de date dans la vue de la page d'accueil pour ouvrir la vue par jour.
3. Dans la vue par jour, sélectionnez un employé individuel. Le reçu de l'employé s'ouvre.
4. Sélectionnez l'icône en forme de caret v à côté d'un pool pour l'étendre. Pour chaque pool auquel l'employé appartient, Toast montre la répartition mathématique de ce qui est contribué et de ce qui est reçu.
5. Sélectionnez Fermer dans le coin inférieur droit pour revenir à la vue par jour.

Résultat attendu : Une répartition de style reçu de chaque pool auquel l'employé appartient, avec un total final de pourboires qui correspond à la colonne Pourboires et pourboires après regroupement dans la vue par jour.

Télécharger un reçu d'employé

Pour télécharger des informations au niveau du reçu de l'employé, retournez à la vue de la page d'accueil, sélectionnez une date unique, puis sélectionnez l'icône de téléchargement. Les détails du reçu de l'employé font partie de ce téléchargement.

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Approuver et envoyer les pourboires à la paie

La colonne de statut dans la vue de niveau supérieur suit où se trouve chaque pool de pourboires de la journée dans le flux de travail. Les pourboires passent par ces états :

• En cours — Apparaît généralement pour la date actuelle. Les employés ne se sont pas encore déconnectés, ou les heures d'ouverture ne sont pas complètes. Les calculs ne sont pas définitifs.
• Prêt — Les calculs sont complets et prêts pour révision.
• Approuvé — Vous avez approuvé les pourboires. Les modifications de politique ou de quart ne changeront pas le pool de pourboires à moins que vous ne désapprouviez d'abord la journée. (Gestionnaire de pourboires Toast uniquement.)
• Envoyé à la paie — Le pool a été envoyé à la paie Toast et est verrouillé. Les modifications de politique ou de quart ne changeront pas le pool de pourboires à moins que vous ne renvoyiez d'abord la journée. (Clients de la paie Toast uniquement.)

Le bouton dans le coin supérieur droit de la vue de la page d'accueil change en fonction de ce qui est sélectionné et des modules de produit que vous avez :

• Valider les paramètres — Apparaît si vous n'avez pas encore envoyé de pourboires à la paie Toast ou approuvé des pourboires pour la première fois. (Ce bouton s'appelait auparavant Terminer la configuration.) Voir Gestionnaire de pourboires Toast avec la paie Toast.
• Approuver les pourboires — Apparaît une fois la configuration validée. Pour approuver plusieurs jours à la fois, sélectionnez plusieurs cases à cocher avant de sélectionner le bouton.
• Envoyer à la paie — Apparaît pour les clients de la paie Toast lorsque au moins un jour sélectionné est en statut Prêt.

Approuver les pourboires pour un ou plusieurs jours

1. Dans la vue de la page d'accueil, sélectionnez la ou les case(s) à cocher pour le(s) jour(s) que vous souhaitez approuver. Les jours doivent être en statut Prêt.
2. Sélectionnez Approuver les pourboires dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut est mis à jour à Approuvé pour chaque jour sélectionné. Le bouton change pour Désapprouver les pourboires lorsque qu'un jour approuvé est sélectionné.

Envoyer les pourboires approuvés à la paie (clients de Toast Payroll)

1. Dans la vue de niveau supérieur, sélectionnez la ou les cases à cocher pour le ou les jours que vous souhaitez envoyer. Les jours doivent être en statut Prêt.
2. Sélectionnez Envoyer à la paie dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut se met à jour à Envoyé à la paie. Le bouton devient Désenvoyer de la paie lorsque qu'un jour envoyé à la paie est sélectionné.

Désapprouver ou désenvoyer des pourboires

Si vous devez corriger une entrée de temps, changer la politique de regroupement des pourboires, ou corriger une erreur sur un jour déjà approuvé, vous devez d'abord inverser le statut. Remarque : Les pourboires ne peuvent être désenvoyés que si les feuilles de temps dans Toast Payroll sont ouvertes/non approuvées et que la paie n'a pas été commencée. Si les pourboires doivent être désenvoyés et que les feuilles de temps ont été approuvées, toutes les feuilles de temps des employés dans le groupe pour cette date doivent être rouvertes.

1. Dans la vue de la page d'accueil, sélectionnez la ou les cases à cocher pour le ou les jours concernés.
2. Sélectionnez Désapprouver les pourboires (Gestionnaire de pourboires Toast) ou Désenvoyer de la paie (Toast Payroll). Le statut revient à Prêt.
3. Apportez vos modifications à votre entrée de temps ou à votre politique de regroupement des pourboires.
4. Réapprouvez ou renvoyez le jour.

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Comment la gestion des pourboires se compare au résumé des ventes

Le résumé des ventes à Rapports > Ventes > Résumé des ventes fournit une autre vue des pourboires, mais les chiffres ne sont pas directement comparables au rapport de gestion des pourboires. La question de réconciliation la plus courante est "Pourquoi mes totaux du Gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon résumé des ventes ?" — voir les Questions fréquentes.

Les tableaux de résumé des ventes les plus pertinents pour le Gestionnaire de pourboires :

• Tableau de résumé des revenus. La ligne des pourboires est un montant pré-agrégé. Le rapport de gestion des pourboires montre les montants post-agrégés (et les montants pré-agrégés sur la page de téléchargement du résumé des ventes).
• Tableau du résumé des paiements. N'inclut pas les paiements en temps réel des commandes futures, des commandes ouvertes actuelles, de la facturation client, des commandes de traiteur en ligne, ou des commandes en ligne de tiers. Les ventes ou pourboires provenant de sources non profilées (comme la facturation client sans profil de serveur) sont également exclus.
• Tableau du résumé des catégories de ventes. Utile pour les politiques de pourboire qui contribuent en fonction des pourcentages des catégories de ventes. Si vous voyez Aucune catégorie de vente assignée, sélectionnez le lien hypertexte Articles pour trouver les articles qui nécessitent une catégorie.
• Tableau du résumé des frais de service. Montre la gratuity obligatoire et les frais de service conservés par l'employeur. Voir Gratuity obligatoire et frais de service dans Toast POS et la paie.

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Questions fréquemment posées

Pourquoi la zone des pourboires agrégés est-elle vide pour une date ?

Les causes les plus courantes sont :

Pourquoi mes totaux du gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon résumé des ventes ?

La ligne des pourboires du résumé des ventes dans le tableau des revenus est un montant pré-poolé. Les totaux du rapport de gestion des pourboires sont post-poolés. Pour une véritable comparaison, téléchargez le rapport de gestion des pourboires — il inclut à la fois les chiffres pré-poolés et post-poolés. Si les totaux pré-poolés diffèrent toujours, consultez Obtenir de l'aide concernant les écarts de pourboires dans les rapports.

Puis-je ajuster les pourboires d'un employé après que la journée soit approuvée ?

Oui, tant que les feuilles de temps dans Toast Payroll n'ont pas été approuvées. Suivez ces étapes :

Puis-je limiter quels employés peuvent voir les rapports de pourboires ?

Oui, en combinant deux paramètres :

Pourquoi un emploi spécifique (serveur, propriétaire, employé en formation) ne montre-t-il pas de pourboires ?

L'éligibilité au partage des pourboires est définie sur la page de politique de partage des pourboires, et non sur le rapport de gestion des pourboires. Confirmer :

Si l'emploi est configuré correctement et que l'employé n'apparaît toujours pas, retournez à la page de politique de partage des pourboires pour examiner les listes de contributeurs et de bénéficiaires.

Comment puis-je trouver les pourboires d'un employé spécifique sur une période de dates personnalisée ?

Pour les pourboires couvrant la semaine de travail la plus récente, consultez Examiner les pourboires des employés de la semaine dernière.

Où puis-je voir le calcul derrière le montant des pourboires d'un employé ?

Ouvrez le reçu de l'employé. Depuis la vue de la page d'accueil, sélectionnez une ligne de date. Depuis la vue Par jour, sélectionnez le nom de l'employé. Développez chaque pool avec le icône de caret v pour voir le calcul de la contribution et du reçu.

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Avant de contacter le service client

La plupart des questions concernant les rapports de pourboire peuvent être répondues en utilisant les étapes ci-dessus. Si vous devez toujours contacter le service à la clientèle, rassemblez d'abord les éléments suivants pour accélérer la résolution :

• La date ou la plage de dates en question.
• Le nom de l'emplacement et l'emplacement sélectionné dans la navigation principale lorsque vous avez exécuté le rapport.
• Les chiffres spécifiques que vous attendiez par rapport aux chiffres affichés dans le rapport.
• Des captures d'écran de la vue de la page d'accueil et, si pertinent, de la vue par jour et du reçu de l'employé concerné.
• Une capture d'écran du résumé des revenus du résumé des ventes si votre question concerne un désaccord entre le gestionnaire de pourboire et le résumé des ventes.
• Le nom de l'employé et le titre du poste si la question concerne un seul employé.
• Si le statut du jour est En cours, Prêt, Approuvé ou Envoyé à la paie.
• Les étapes que vous avez déjà essayées, y compris si vous avez désapprouvé et réapprouvé le jour.

Si votre question concerne spécifiquement les pourboires qui ne se synchronisent pas avec Toast Payroll, consultez Toast Payroll : Pour les pourboires ne se synchronisant pas depuis Toast Web avant de contacter le service à la clientèle.

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Articles connexes

• Planifiez votre politique de mise en commun des pourboires
• Commencez avec le gestionnaire de pourboires Toast
• Gestionnaire de pourboires Toast avec Toast Payroll
• Gestionnaire de pourboires Toast et commandes en ligne
• Obtenez de l'aide avec le gestionnaire de pourboires Toast
• Personnalisez les paramètres de révision des quarts
• Pourboire obligatoire et frais de service dans Toast POS et Payroll
• Configurer les heures et services du restaurant
• Référence des autorisations d'accès
• Vidéo de classe à la demande du gestionnaire de pourboires
• S'inscrire à une classe en direct

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Le gouvernement fédéral décrit les règlements sur le partage des pourboires dans la Loi sur les normes de travail équitables (FLSA). Les gouvernements des États et locaux peuvent avoir leurs propres règlements. Avant de mettre en place des pools ou des parts de pourboires pour votre restaurant dans Toast Web, consultez un professionnel des ressources humaines et tenez compte des lois fédérales, étatiques et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de distribution de votre restaurant.

Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à des conseils juridiques, fiscaux, en ressources humaines ou de tout autre type professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.