Rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Localiser les répartitions des pourboires
• Rapport de gestion des pourboires — Page d'accueil (aperçu de la plage de dates)
• Rapport de gestion des pourboires — Par jour (par employé pour une date)
• Rapport de gestion des pourboires — Reçu de l'employé (calcul mathématique)
• Approuver et envoyer les pourboires à la paie
• Comparaison entre la gestion des pourboires et le sommaire des ventes
• Foire aux questions
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

Remarque : Le Gestionnaire de pourboires de Toast est un abonnement payant offert exclusivement aux États-Unis et n'est pas offert aux clients en Australie, au Canada, en Irlande ou au Royaume-Uni.

Le rapport de gestion des pourboires se trouve dans Toast Web sous Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires.

Pour consulter tout niveau de données de gestion des pourboires, votre rôle d'utilisateur doit inclure l'autorisation 4.1 Rapports de ventes dans Toast Web. Consultez la Référence des autorisations d'accès pour savoir comment les autorisations sont attribuées.

Vous avez également besoin de :

• Un abonnement actif au Gestionnaire de pourboires de Toast.
• Une politique de mise en commun des pourboires configurée pour cet emplacement.
• Des données sur les ventes et les entrées de temps pour les dates sur lesquelles vous souhaitez faire un rapport. Le rapport ne peut pas afficher les mises en commun de pourboires pour une journée sans pointage ou sans vente.

Si vous utilisez Toast Payroll, vous devez également avoir terminé le mappage de l'intégration Gestionnaire de pourboires de Toast avec Toast Payroll. Tant que cela n'est pas fait, le bouton Envoyer à la paie n'apparaît pas.

Si quelque chose semble anormal dans votre mise en commun de pourboires, confirmez d'abord deux éléments :

• Entrées de temps. Ouvrez les Entrées de temps et vérifiez que chaque employé a pointé son entrée et sa sortie pour le bon poste, à la bonne date et à la bonne heure. L'admissibilité à la mise en commun des pourboires découle du pointage.
• Politique de mise en commun des pourboires. Ouvrez la page de la Politique de mise en commun des pourboires. Le rapport de Gestionnaire de pourboires de Toast se met à jour dès que vous enregistrez une modification à cet endroit, mais seulement pour les jours qui n'ont pas encore été approuvés ou envoyés à la paie.

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Localiser les répartitions de pourboires

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Rapport de gestion des pourboires — Page d'accueil (aperçu de la plage de dates)

Depuis la page d'accueil de gestion des pourboires, consultez le rapport de gestion des pourboires lorsque vous souhaitez obtenir les totaux pour une plage de dates — par exemple, « Combien ce restaurant a-t-il versé en pourboires lors de la dernière période de paie ? » ou « Quels jours sont encore en cours et lesquels ont été envoyés à la paie ? »

Afficher les totaux par plage de dates

1. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires. La vue de la page d'accueil s'ouvre par défaut.
2. Sélectionnez une date unique ou une plage de dates à l'aide du menu déroulant du calendrier dans le coin supérieur gauche. La plage maximale est d'un mois.
3. Examinez les colonnes. Les colonnes par défaut sont :
   • Date — Date d'activité pour la ligne. Toast calcule la journée d'activité en fonction du moment de la saisie des paiements (la coupure par défaut est de 4 h 00 à 4 h 00, même si l'en-tête du rapport peut indiquer 0 h 00 à 0 h 00). Les entreprises ouvertes tard en soirée voient les pourboires d'un quart de travail le jour où ce quart a commencé.
   • Employés — Le nombre d'employés inclus dans la mise en commun des pourboires de cette journée, même lorsque l'intervalle de mise en commun des pourboires est réglé sur Période de service.
   • Total des pourboires et gratifications — Le montant total en dollars des pourboires et gratifications traités pour la date.
   • Statut — L'état actuel des pourboires pour cette journée. Consultez Approuver et envoyer les pourboires à la paie pour connaître la signification de chaque statut et savoir comment passer de l'un à l'autre.

Résultat attendu : Une ligne pour chaque date de la plage sélectionnée, avec les totaux et un statut. Les jours sans pointage ou sans ventes n'apparaissent pas.

Limites de la gestion des pourboires

• Vous ne pouvez pas sélectionner une date future. Toast bloque les dates futures pour éviter d'approuver des pourboires qui sont encore en cours de collecte.
• Vous ne verrez aucune ligne si la politique de mise en commun des pourboires n'est pas configurée pour cet emplacement, ou si la plage de dates ne contient aucune donnée d'enregistrement ou de vente.
• Le rapport affiche uniquement l'emplacement sélectionné dans la navigation principale. Le rapport de gestion des pourboires de chaque emplacement est basé sur la configuration de mise en commun des pourboires propre à cet emplacement.

Télécharger le rapport de gestion des pourboires

1. Sélectionnez la plage de dates ou les cases à cocher individuelles pour les dates que vous souhaitez inclure.
2. Sélectionnez l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Le rapport téléchargé inclut les montants des pourboires avant mise en commun et les pourboires répartis par catégories sources (pourboires en espèces, pourboires par carte de crédit non en espèces, etc.). Le rapport téléchargé inclut également une colonne nommée Ajustement de pourboire appliqué qui saisit toutes les entrées manuelles effectuées dans le champ Pourboires supplémentaires (non en espèces) gagnés sur la page de calcul des pourboires d'un employé.
3. Pour personnaliser le contenu de l'exportation, sélectionnez l'icône d'engrenage à côté de l'icône de téléchargement pour ouvrir la barre latérale des filtres. Vous pouvez sélectionner Réinitialiser à tout moment pour rétablir les paramètres par défaut ou Appliquer pour utiliser les filtres. Les filtres persistent jusqu'à ce que vous effaciez le cache de votre navigateur ou que vous changiez de navigateur. Filtres disponibles :
   • Format du nom — Basculez entre le format par défaut et Nom de famille, Prénom pour correspondre aux autres rapports Toast.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste sépare les pourboires d'un employé par poste; Employé combine tous les pourboires d'un employé en un seul total.
   • Répartition par date — Somme des dates sélectionnées combine toutes les dates sélectionnées en une seule ligne; Répartition quotidienne conserve une ligne par jour. Utilisez la répartition quotidienne lorsque vous avez besoin de chiffres quotidiens par employé, par exemple pour un système de paie alternatif.
   • Sélection de colonnes — Sélectionnez les colonnes à inclure. Utile pour le téléchargement dans un système de paie autre que Toast ou pour un employé qui souhaite obtenir son propre téléchargement de reçu d'employé.

Résultat attendu : Un fichier .csv contenant les lignes que vous avez sélectionnées, formaté avec les filtres appliqués, est téléchargé dans votre navigateur.

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Rapport de gestion des pourboires — Par jour (par employé pour une date)

Utilisez la vue Par jour lorsque vous voulez obtenir les pourboires de tous les employés pour une seule date, y compris les chiffres avant et après la mise en commun. C'est également la vue appropriée pour « montrer les pourboires par employé le [date] » ou « la ventilation quotidienne ».

Afficher les pourboires pour une date

1. À partir de la vue Niveau supérieur, sélectionnez n'importe quel endroit sur la ligne de la date, sauf la case à cocher. La vue Par jour s'ouvre pour cette date.
2. Examinez l'aperçu de haut niveau en haut :
   • Date — La date d'activité. La vue Par jour ne prend en charge qu'une seule journée à la fois.
   • Périodes de service (quarts) — Un menu déroulant. Si votre intervalle de mise en commun des pourboires est Journée de travail complète ou Commande, ce menu reflète la journée entière et ne peut pas être modifié. Si votre intervalle est Période de service, sélectionnez la ou les périodes de service que vous voulez consulter. Pour modifier les options du menu, mettez à jour les heures/services sous Rapports > Paramètres > Heures/services.
   • Organiser les pourboires par employé/poste — Un bouton à bascule qui réorganise la page. Avec l'intervalle Période de service, le bouton à bascule affiche les périodes de service que vous avez sélectionnées.
   • Pourboires et gratifications dans le bassin — Total des dollars distribués au cours de l'intervalle sélectionné.
   • Employés dans le bassin — Nombre d'employés inclus dans l'intervalle.
3. Faites défiler jusqu'à la section Pourboires par employé. Chaque ligne correspond à un employé avec ces colonnes par défaut :
   • Période de service (seulement si vous utilisez l'intervalle Période de service) — Le quart auquel les pourboires sont associés.
   • Poste — Le poste auquel l'employé a pointé.
   • Heures travaillées — Heures travaillées par l'employé à cette date.
   • Pourboires et gratifications avant mise en commun — Pourboires et gratifications perçus directement par l'entremise de chèques assignés à l'employé.
   • Pourboires et gratifications après mise en commun — Pourboires et gratifications gagnés par l'employé une fois les règles de la politique sur les pourboires appliquées.
4. Sélectionnez Colonnes dans le coin supérieur droit de la tuile Pourboires par employé pour ajouter des colonnes. Vous pouvez ventiler des colonnes spécifiques de pourboires et de gratifications et ajouter des montants de retenue sur pourboires.

Résultat attendu : Une liste de chaque employé dans la mise en commun des pourboires pour la date sélectionnée, avec les heures et les totaux avant/après la mise en commun.

Remarque : Le rapport de mise en commun des pourboires prolonge le début de la première période de service et la fin de la dernière période de service jusqu'à l'heure de coupure de la journée commerciale. Cela saisit les pourboires sur les commandes qui tombent en dehors des heures de service configurées.

Remarque : Les employés peuvent consulter leurs propres rapports de pourboires s'ils ont l'autorisation 4.1 Rapports de ventes activée. Vous pouvez restreindre les rapports qu'ils voient à l'aide des configurations de rapport de révision de quart. Voir Personnaliser les paramètres de révision de quart.

Télécharger le rapport par jour

1. Avec la vue par jour ouverte, sélectionnez l'icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Cela produit un rapport des données à l'écran.
2. Pour personnaliser le contenu de l'exportation, sélectionnez l'icône d'engrenage à côté de l'icône de téléchargement. Vous pouvez sélectionner Réinitialiser pour restaurer les valeurs par défaut ou Appliquer pour utiliser les filtres. Filtres disponibles :
   • Format du nom — Basculez entre le format par défaut et Nom de famille, Prénom.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste ou Employé.
   • Ventilation (visible uniquement avec l'intervalle Période de service) — Journée complète combine les périodes de service; Par service garde les périodes de service séparées.

Résultat attendu : Un fichier .csv se télécharge avec les détails par employé pour la date sélectionnée.

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Rapport de gestion des pourboires — Reçu de l'employé (calcul mathématique)

Utilisez le reçu de l'employé lorsque vous devez valider pourquoi un employé spécifique a gagné un montant en dollars spécifique à une date spécifique. Le reçu montre le calcul : quels bassins l'employé a intégrés, ce qui a été contribué et ce qui a été reçu.

Voir le calcul des pourboires d'un employé

1. Dans Toast Web, accédez à Rapports > Main-d'œuvre > Gestion des pourboires.
2. Sélectionnez la ligne d'une date sur la vue de la page d'accueil pour ouvrir la vue Par jour.
3. Dans la vue Par jour, sélectionnez un employé individuel. Le reçu de l'employé s'ouvre.
4. Sélectionnez l'icône de chevron v à côté d'un bassin pour le développer. Pour chaque bassin dont l'employé fait partie, Toast affiche la ventilation mathématique de ce qui est contribué et de ce qui est reçu.
5. Sélectionnez Fermer dans le coin inférieur droit pour revenir à la vue Par jour.

Résultat attendu : Une ventilation de style reçu de chaque bassin dont l'employé fait partie, avec un total de pourboires final qui correspond à la colonne Pourboires et gratifications après mise en commun dans la vue Par jour.

Télécharger un reçu d'employé

Pour télécharger les informations au niveau du reçu de l'employé, revenez à la vue de la page d'accueil, sélectionnez une seule date, puis sélectionnez l'icône de téléchargement. Les détails du reçu de l'employé font partie de ce téléchargement.

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Approuver et envoyer les pourboires à la paie

La colonne d'état dans la vue Niveau supérieur suit l'étape du flux de travail où se trouve le bassin de pourboires de chaque journée. Les pourboires passent par ces états :

• En cours — Apparaît généralement pour la date actuelle. Les employés n'ont pas encore pointé leur sortie, ou les heures d'ouverture ne sont pas terminées. Les calculs ne sont pas définitifs.
• Prêt — Les calculs sont terminés et prêts à être révisés.
• Approuvé — Vous avez approuvé les pourboires. Les modifications apportées à la politique ou aux quarts de travail ne changeront pas la mise en commun des pourboires, à moins que vous n'annuliez d'abord l'approbation de la journée. (Gestionnaire de pourboires de Toast seulement.)
• Envoyé à la paie — La mise en commun a été envoyée à Toast Payroll et est verrouillée. Les modifications apportées à la politique ou aux quarts de travail ne changeront pas la mise en commun des pourboires, à moins que vous n'annuliez d'abord l'envoi de la journée. (Clients de Toast Payroll seulement.)

Le bouton dans le coin supérieur droit de la page d'accueil change selon ce qui est sélectionné et les modules de produit dont vous disposez :

• Valider les paramètres — Apparaît si vous n'avez pas encore envoyé les pourboires à Toast Payroll ou approuvé les pourboires pour la première fois. (Ce bouton s'appelait auparavant Terminer la configuration.) Voir Gestionnaire de pourboires de Toast avec Toast Payroll.
• Approuver les pourboires — Apparaît une fois la configuration validée. Pour approuver plusieurs jours à la fois, cochez plusieurs cases avant de sélectionner le bouton.
• Envoyer à la paie — Apparaît pour les clients de Toast Payroll lorsqu'au moins un jour sélectionné est au statut Prêt.

Approuver les pourboires pour un ou plusieurs jours

1. Sur la page d'accueil, cochez la ou les cases correspondant au(x) jour(s) que vous souhaitez approuver. Les jours doivent être au statut Prêt.
2. Sélectionnez Approuver les pourboires dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut est mis à jour à Approuvé pour chaque journée sélectionnée. Le bouton devient Annuler l'approbation des pourboires lorsqu'une journée approuvée est sélectionnée.

Envoyer les pourboires approuvés à la paie (clients Toast Payroll)

1. Dans la vue de niveau supérieur, sélectionnez la ou les cases à cocher pour la ou les journées que vous souhaitez envoyer. Les jours doivent être au statut Prêt.
2. Sélectionnez Envoyer à la paie dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut est mis à jour à Envoyé à la paie. Le bouton devient Annuler l'envoi à la paie lorsqu'une journée envoyée à la paie est sélectionnée.

Annuler l'approbation ou l'envoi des pourboires

Si vous devez corriger une entrée de temps, modifier la politique de mise en commun des pourboires ou corriger une erreur sur une journée déjà approuvée, vous devez d'abord inverser le statut. Remarque : Les pourboires ne peuvent être renvoyés que si les feuilles de temps dans Toast Payroll sont ouvertes/non approuvées et que la paie n'a pas été lancée. Si les pourboires doivent être renvoyés et que les feuilles de temps ont été approuvées, les feuilles de temps de tous les employés du groupe pour cette date doivent être rouvertes.

1. Sur la page d'accueil, sélectionnez la ou les cases à cocher pour la ou les journées concernées.
2. Sélectionnez Annuler l'approbation des pourboires (Gestionnaire de pourboires de Toast) ou Annuler l'envoi à la paie (Toast Payroll). Le statut revient à Prêt.
3. Effectuez vos modifications d'entrée de temps ou de politique de mise en commun des pourboires.
4. Réapprouvez ou renvoyez la journée.

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Comparaison entre la gestion des pourboires et le résumé des ventes

Le résumé des ventes sous Rapports > Ventes > Résumé des ventes offre une autre perspective sur les pourboires, mais les chiffres ne sont pas directement comparables au rapport de gestion des pourboires. La question de rapprochement la plus courante est « Pourquoi mes totaux du Gestionnaire de pourboires de Toast ne correspondent-ils pas à mon résumé des ventes ? » — consultez la Foire aux questions.

Les tableaux de sommaire des ventes les plus pertinents pour le gestionnaire de pourboires :

• Tableau de sommaire des revenus. La ligne Pourboires est un montant pré-mis en commun. Le rapport de gestion des pourboires affiche les montants post-mis en commun (et les montants pré-mis en commun dans le téléchargement de la page d'accueil du sommaire des ventes).
• Tableau de sommaire des paiements. N'inclut pas les paiements en temps réel provenant de commandes futures, de commandes ouvertes actuelles, de facturation client, de commandes en ligne pour traiteur ou de commandes en ligne tierces. Les ventes ou les pourboires provenant de sources sans profil (comme la facturation client sans profil de serveur) sont également exclus.
• Tableau de sommaire par catégorie de vente. Utile pour les politiques de pourboires basées sur des pourcentages de catégories de vente. Si vous voyez « Aucune catégorie de vente attribuée », sélectionnez le lien hypertexte Articles pour trouver les articles qui nécessitent une catégorie.
• Tableau de sommaire des frais de service. Affiche les pourboires obligatoires et les frais de service conservés par l'employeur. Consultez Pourboires obligatoires et frais de service dans le PDV et la paie Toast.

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Foire aux questions

Pourquoi la zone de mise en commun des pourboires est-elle vide pour une date donnée ?

Les causes les plus courantes sont :

Pourquoi mes totaux du gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon sommaire des ventes?

La ligne Pourboires du sommaire des ventes dans le tableau Sommaire des revenus est un montant avant mise en commun. Les totaux du rapport de gestion des pourboires sont après mise en commun. Pour une comparaison exacte, téléchargez le rapport de gestion des pourboires — il inclut les chiffres avant et après mise en commun. Le montant avant mise en commun sur le rapport de gestion des pourboires devrait correspondre au total des pourboires/gratifications du sommaire des ventes. Si les totaux avant mise en commun diffèrent toujours, consultez Obtenir de l'aide concernant les écarts de pourboires dans les rapports.

Puis-je ajuster les pourboires d'un employé après l'approbation de la journée?

Oui, tant que les feuilles de temps dans Toast Payroll n'ont pas été approuvées. Suivez ces étapes :

Puis-je limiter les employés qui peuvent voir les rapports de pourboires?

Oui, en combinant deux paramètres :

Pourquoi un poste spécifique (aide-serveur, propriétaire, employé en formation) n'affiche-t-il pas les pourboires?

L'admissibilité à la mise en commun des pourboires est définie sur la page Politique de mise en commun des pourboires, et non sur le rapport de gestion des pourboires. Confirmez :

Si le poste est configuré correctement et que l'employé n'apparaît toujours pas, retournez à la page Politique de mise en commun des pourboires pour examiner les listes de contributeurs et de bénéficiaires.

Comment puis-je trouver les pourboires d'un employé spécifique sur une plage de dates personnalisée?

Pour les pourboires couvrant la semaine de travail la plus récente, consultez Examiner les pourboires des employés de la semaine dernière.

Où puis-je voir le calcul derrière le montant des pourboires d'un seul employé?

Ouvrez le reçu de l'employé. Depuis la vue de la page d'accueil, sélectionnez la ligne d'une date. Depuis la vue Par jour, sélectionnez le nom de l'employé. Développez chaque groupe avec l'icône v caret pour voir le calcul des contributions et des reçus.

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Avant de contacter le service à la clientèle

La plupart des questions sur la déclaration des pourboires peuvent être résolues en suivant les étapes ci-dessus. Si vous devez tout de même contacter le service à la clientèle, rassemblez d'abord les éléments suivants pour accélérer la résolution :

• La date ou la plage de dates en question.
• Le nom de l'établissement et l'établissement sélectionné dans la navigation principale lorsque vous avez exécuté le rapport.
• Les montants en dollars spécifiques que vous attendiez par rapport aux chiffres indiqués dans le rapport.
• Des captures d'écran de la vue de la page d'accueil et, le cas échéant, de la vue Par jour et du Reçu de l'employé pour l'employé concerné.
• Une capture d'écran du Sommaire des revenus du Sommaire des ventes si votre question concerne un écart entre le Gestionnaire de pourboires de Toast et le Sommaire des ventes.
• Le nom et le titre de poste de l'employé si la question concerne un seul employé.
• Si le statut de la journée est En cours, Prêt, Approuvé ou Envoyé à la paie.
• Les étapes que vous avez déjà essayées, y compris si vous avez annulé l'approbation et réapprouvé la journée.

Si votre question concerne spécifiquement les pourboires qui ne se synchronisent pas avec Toast Payroll, consultez Toast Payroll : Les pourboires ne se synchronisent pas depuis Toast Web avant de contacter le service à la clientèle.

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Articles connexes

• Planifiez votre politique de mise en commun des pourboires
• Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Gestionnaire de pourboires de Toast avec Toast Payroll
• Gestionnaire de pourboires de Toast et commande en ligne
• Obtenir de l'aide avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Personnaliser les paramètres de révision de quart
• Pourboires obligatoires et frais de service dans le PDV et la paie Toast
• Configurer les heures et les services du restaurant
• Référence des autorisations d'accès
• Vidéo de formation à la demande sur le Gestionnaire de pourboires
• S'inscrire à une formation en direct

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Le gouvernement fédéral décrit les règlements sur la mise en commun des pourboires dans la Fair Labor Standards Act (FLSA). Les gouvernements provinciaux et locaux peuvent avoir leurs propres règlements. Avant de configurer des mises en commun ou des partages de pourboires pour votre restaurant dans Toast Web, consultez un professionnel des RH et tenez compte des lois fédérales, provinciales et locales lors de la définition de la politique de pourboires et des règles de distribution de votre restaurant.

Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.