Rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Retrouver la ventilation des pourboires
• Rapport de gestion des pourboires — Page de destination (aperçu de la plage de dates)
• Rapport de gestion des pourboires — Jour par jour (par employé pour une date)
• Rapport de gestion des pourboires — Reçu de l’employé (calculs mathématiques)
• Approuver et envoyer les pourboires à la paie
• Comment la gestion des pourboires se compare au sommaire des ventes
• Foire aux questions
• Avant de contacter le service à la clientèle
• Articles connexes

Avant de commencer

Le rapport Gestion des pourboires se trouve dans Toast Web dans Rapports > Travail > Gestion des pourboires.

Pour afficher les données de gestion des pourboires à tout niveau, votre rôle d’utilisateur doit inclure l’autorisation 4.1 Rapports de ventes dans Toast Web. Consultez la référence des autorisations d’accès pour voir comment les autorisations sont attribuées.

Vous avez également besoin de :

• Un abonnement Gestionnaire de pourboires de Toast actif.
• Une politique de partage des pourboires configurée pour cet emplacement.
• Données sur les ventes et les entrées d’heures pour les dates que vous souhaitez déclarer. Le rapport ne peut pas afficher les partages des pourboires pour une journée sans pointage ou sans ventes.

Si vous utilisez Gestion de paie Toast, vous devez également avoir complété le mappage d’intégration du Gestionnaire de pourboires de Toast avec Gestion de paie Toast. Tant que cela n’est pas fait, le bouton Envoyer à la paie n’apparaît pas.

Si quelque chose dans votre partage des pourboires vous semble incorrect, confirmez d’abord deux entrées :

• Entrées d’heures. Ouvrez les entrées d’heures et vérifiez que chaque employé a pointé son arrivée et son départ au bon poste à la bonne date et à la bonne heure. L’admissibilité au partage des pourboires découle du pointage d’arrivée.
• Politique de partage des pourboires. Ouvrez la page Politique de partage des pourboires. Le rapport de gestion des pourboires se met à jour dès que vous y enregistrez une modification, mais uniquement pour les jours qui n’ont pas encore été approuvés ou envoyés à la paie.

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Retrouver la ventilation des pourboires

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Rapport de gestion des pourboires — Page de destination (aperçu de la plage de dates)

À partir de la page d’atterrissage de la gestion des pourboires, consultez le rapport Gestion des pourboires lorsque vous souhaitez obtenir des totaux pour une plage de dates — par exemple, « Combien ce restaurant a-t-il versé en pourboires lors de la dernière période de paie? » ou « Quels jours sont encore en cours et lesquels ont été envoyés à la paie? »

Afficher les totaux par plage de dates

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Travail > Gestion des pourboires. La vue de la page de destination s’ouvre par défaut.
2. Sélectionnez une seule date ou une plage de dates à l’aide du menu déroulant du calendrier dans le coin supérieur gauche. La période maximale est d’un mois.
3. Passez en revue les colonnes. Les colonnes par défaut sont :
   • Date — Date ouvrable pour la ligne. Toast calcule le jour ouvrable en fonction du délai de saisie des paiements (la limite par défaut est de 4 h à 4 h, même si l’en-tête du rapport peut indiquer de 0 h à 0 h). Les entreprises qui travaillent tard le soir voient les pourboires d’un quart le jour où celui-ci a commencé.
   • Employés — Le nombre d’employés inclus dans le partage des pourboires de cette journée, même lorsque l’intervalle de partage est défini sur la période de service.
   • Total des pourboires — Le montant total des pourboires traités pour la date.
   • Situation — L’état actuel des pourboires pour cette journée. Consultez Approuver et envoyer les pourboires à la paie pour connaître la signification de chaque statut et la façon de passer d’un statut à l’autre.

Résultat attendu : Une ligne pour chaque date de la plage sélectionnée, avec les totaux et un statut. Les jours sans pointage ou sans ventes n’apparaissent pas.

Limitations de la gestion des pourboires

• Vous ne pouvez pas sélectionner une date future. Toast bloque les dates futures afin d’empêcher l’approbation des pourboires qui sont encore perçus.
• Aucune ligne ne s’affichera si la politique de partage des pourboires n’est pas configurée pour cet emplacement ou si la plage de dates ne contient pas de pointage d’arrivée ou de données de ventes.
• Le rapport affiche uniquement l’emplacement sélectionné dans la navigation principale. Le rapport de gestion des pourboires de chaque emplacement est basé sur sa propre configuration de partage des pourboires.

Télécharger le rapport de gestion des pourboires

1. Cochez soit la plage de dates, soit les cases individuelles pour les dates que vous souhaitez inclure.
2. Sélectionnez l’icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Le rapport téléchargé comprend les montants des pourboires mis en commun à l’avance et les pourboires ventilés par catégories de sources (pourboires en espèces, pourboires par carte de crédit hors caisse, et ainsi de suite). Le rapport téléchargé comprend également une colonne nommée Ajustement appliqué qui saisit toutes les entrées manuelles effectuées dans le champ Pourboires supplémentaires (hors caisse) de la page de calcul des pourboires d’un employé.
3. Pour personnaliser le contenu de l’exportation, sélectionnez l’icône d’engrenage à côté de l’icône de téléchargement afin d’ouvrir la barre latérale du filtre. Vous pouvez sélectionnerRéinitialiserà tout moment pour rétablir les valeurs par défaut ouAppliquerpour utiliser les filtres. Les filtres persistent jusqu’à ce que vous vidiez le cache de votre navigateur ou que vous changiez de navigateur. Filtres disponibles :
   • Format du nom — Basculez entre le nom par défaut et Nom, Prénom pour correspondre aux autres rapports Toast.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste ventile les pourboires d’un employé par poste; L’employé combine tous les pourboires d’un employé en un seul total.
   • Ventilation des dates — La somme des dates sélectionnées regroupe toutes les dates sélectionnées en une seule ligne; la ventilation quotidienne conserve une ligne par jour. Utilisez Ventilation quotidienne lorsque vous avez besoin de chiffres quotidiens par employé, par exemple pour un autre système de paie.
   • Sélection des colonnes — Sélectionnez les colonnes à inclure. Utile pour télécharger dans un système de paie non-Toast ou pour un employé qui souhaite télécharger son propre reçu d’employé.

Résultat attendu : Un fichier .csv se télécharge dans votre navigateur contenant les lignes que vous avez sélectionnées, formaté avec les filtres appliqués.

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Rapport de gestion des pourboires — Jour par jour (par employé pour une date)

Utilisez la vue Par jour lorsque vous souhaitez obtenir les pourboires de tous les employés pour une seule date, y compris les chiffres avant et après la mise en commun. C’est également la bonne vue pour « afficher les pourboires par employé à la [date] » ou « la répartition quotidienne ».

Afficher les conseils pour une date

1. Dans la vue de haut niveau, sélectionnez n’importe où sur la ligne de la date, sauf la case à cocher. La vue Par jour s’ouvre pour cette date.
2. Examinez l’aperçu de haut niveau en haut :
   • Date — La date d’ouverture. La vue Jour par Jour ne prend en charge qu’un seul jour à la fois.
   • Périodes de service (quarts) - Menu déroulant. Si votre intervalle de partage des pourboires correspond à une journée de travail complète ou à une commande, ce menu reflète l’ensemble de la journée et ne peut pas être modifié. Si votre intervalle correspond à une période de service, sélectionnez la ou les périodes de service que vous souhaitez consulter. Pour modifier les options de menu, mettez à jour les heures/services dans Rapports > Paramètres > Heures/services.
   • Organiser les pourboires par employé/poste — Un bouton qui re-saisit la page. Avec l’intervalle Période de service, le bouton affiche les périodes de service que vous avez sélectionnées.
   • Pourboires et gratifications — Total des dollars distribués pendant l’intervalle sélectionné.
   • Employés mis en commun — Nombre d’employés inclus dans l’intervalle.
3. Faites défiler jusqu’à la section Pourboires par employé. Chaque ligne comprend un employé avec ces colonnes par défaut :
   • Période de service (seulement si vous utilisez l’intervalle Période de service) — Le quart auquel les pourboires sont associés.
   • Poste — Poste occupé par l’employé.
   • Heures travaillées — Heures travaillées par l’employé à cette date.
   • Pourboires et gratifications avant mise en commun — Pourboires et gratifications perçus directement par le biais des additions attribuées à l’employé.
   • Pourboires et gratifications après mise en commun — Pourboires et gratifications gagnés par l’employé une fois les règles de la politique de pourboires appliquées.
4. Sélectionnez Colonnes dans la partie supérieure droite de la vignette Pourboires par employé pour ajouter des colonnes. Vous pouvez ventiler certaines colonnes de pourboires et de pourboires et ajouter des montants de retenue.

Résultat attendu : Une liste de tous les employés dans le partage des pourboires pour la date sélectionnée, avec les heures et les totaux avant/après la mise en commun.

Remarque : Le rapport de mise en commun des pourboires étend le début de la première période de service et la fin de la dernière à l’heure limite du jour ouvrable. Cela permet de recueillir les pourboires sur les commandes qui se situent en dehors des heures de service configurées.

Remarque : Les employés peuvent voir leurs propres rapports de pourboires s’ils ont l’autorisation 4.1 Rapports de ventes activée. Vous pouvez restreindre les rapports qu’ils voient à l’aide des configurations de rapport de révision de quart. Consultez Personnaliser les paramètres de révision du quart.

Télécharger le rapport Par jour

1. Avec la vue Jour par jour ouverte, sélectionnez l’icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Cela produit un rapport des données à l’écran.
2. Pour personnaliser ce que contient l’exportation, sélectionnez l’icône d’engrenage à côté de l’icône de téléchargement. Vous pouvez sélectionnerRéinitialiserpour rétablir les valeurs par défaut ouAppliquerpour utiliser les filtres. Filtres disponibles :
   • Format du nom — Basculer entre le nom par défaut et Nom, Prénom.
   • Organiser les pourboires par — Employé + Titre de poste ou Employé.
   • Répartition (visible uniquement avec l’intervalle de période de service) — La journée complète combine les périodes de service; Par service, les périodes de service sont séparées.

Résultat attendu : Un fichier .csv se télécharge avec les détails par employé pour la date sélectionnée.

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Rapport de gestion des pourboires — Reçu employé (calculs mathématiques)

Utilisez le reçu d’employé lorsque vous devez valider pourquoi un employé spécifique a gagné un montant spécifique à une date précise. Le reçu montre les calculs : de quels partages l’employé faisait partie, ce qui a été contribué et ce qui a été reçu.

Afficher les calculs des pourboires d’un employé

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Travail > Gestion des pourboires.
2. Sélectionnez la ligne d’une date dans la vue de la page de destination pour ouvrir la vue Jour par jour.
3. Dans la vue Jour par jour, sélectionnez un employé individuel. Le reçu employé s’ouvre.
4. Sélectionnez l’icône v caret à côté d’un partage des pourboires. Pour chaque partage des pourboires auquel participe l’employé, Toast affiche la ventilation mathématique des contributions et des réceptions.
5. Sélectionnez Fermer dans le coin inférieur droit pour revenir à la vue Jour par jour.

Résultat attendu : Une ventilation, sous forme de reçu, de chaque partage des pourboires auquel l’employé participe, avec un total final correspondant à la colonne Pourboires et gratifications après partage dans la vue Par jour.

Télécharger un reçu employé

Pour télécharger les informations au niveau du reçu employé, revenez à la vue de la page de destination, sélectionnez une seule date, puis sélectionnez l’icône de téléchargement. Les détails du reçu employé font partie de ce téléchargement.

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Approuver et envoyer les pourboires à la paie

La colonne Statut de la vue de haut niveau indique où se trouve le partage des pourboires quotidien dans le flux de travail. Les pourboires passent par ces États :

• En cours — Apparaît généralement pour la date actuelle. Les employés n’ont pas encore pointé leur départ ou les heures d’ouverture ne sont pas terminées. Les calculs ne sont pas définitifs.
• Prêt — Les calculs sont terminés et prêts à être révisés.
• Approuvé — Vous avez approuvé les pourboires. Les modifications des politiques ou des quarts ne changeront pas le partage des pourboires à moins que vous désapprouviez d’abord la journée. (Gestionnaire de pourboires de Toast uniquement.)
• Envoyé à Gestion de paie — Le partage a été envoyé à Gestion de paie Toast et est verrouillé. Les modifications de politique ou de quart ne changeront pas le partage des pourboires à moins que vous n’annuliez d’abord la journée. (clients de Gestion de paie Toast seulement.)

Le bouton dans le coin supérieur droit de la vue de la page de destination change en fonction de ce qui est sélectionné et des modules de produits que vous avez :

• Valider les paramètres — Apparaît si vous n’avez pas encore envoyé vos pourboires à Gestion de paie Toast ou approuvé vos pourboires pour la première fois. (Ce bouton était précédemment nommé Terminer la configuration.) Consultez le Gestionnaire de pourboires de Toast avec Gestion de paie Toast.
• Approuver les pourboires — Apparaît une fois la configuration validée. Pour approuver plusieurs journées à la fois, cochez plusieurs cases avant de sélectionner le bouton.
• Envoyer à la paie — Apparaît pour les clients de Gestion de paie Toast lorsqu’au moins un jour sélectionné est prêt.

Approuver les pourboires pour un ou plusieurs jours

1. Dans la vue de la page de destination, cochez la ou les cases correspondant aux jours que vous souhaitez approuver. Les jours doivent être au statut Prêt.
2. Sélectionnez Approuver les pourboires dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut passe à Approuvé pour chaque jour sélectionné. Le bouton devient Désapprouver les pourboires lorsqu’un jour approuvé est sélectionné.

Envoyer les pourboires approuvés à la paie (clients de Gestion de paie Toast)

1. Dans la vue de haut niveau, cochez la ou les cases correspondant aux jours que vous souhaitez envoyer. Les jours doivent être au statut Prêt.
2. Sélectionnez Envoyer à la paie dans le coin supérieur droit.

Résultat attendu : Le statut passe à Envoyé à la paie. Le bouton devient Annuler de la paie lorsqu’un jour envoyé à la paie est sélectionné.

Désapprouver ou annuler l’envoi des pourboires

Si vous devez corriger une entrée d’heures, modifier la politique de partage des pourboires ou corriger une erreur lors d’une journée déjà approuvée, vous devez d’abord inverser le statut. Remarque : Les pourboires ne peuvent être annulés que si les feuilles de temps de Gestion de paie Toast sont ouvertes/désapprouvées et que la paie n’a pas été commencée. Si les pourboires doivent être annulés et que les feuilles de temps ont été approuvées, il faut rouvrir toutes les feuilles de temps des employés dans le partage des pourboires pour cette date.

1. Dans la vue de la page de destination, cochez la ou les cases correspondant au(x) jour(s) touché(s).
2. Sélectionnez Désapprouver les pourboires (Gestionnaire de pourboires de Toast) ou Annuler de la paie (Galerie de Toast). Le statut revient à Prêt.
3. Apportez des modifications à votre politique d’entrée d’heures ou de partage des pourboires.
4. Approuver ou renvoyer la journée.

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Comment la gestion des pourboires se compare au sommaire des ventes

Le résumé des ventes dans Rapports > Ventes > Sommaire des ventes fournit une autre fenêtre sur les pourboires, mais les chiffres ne sont pas directement comparables au rapport Gestion des pourboires. La question de rapprochement la plus fréquente est « Pourquoi les totaux de mon Gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon Sommaire des ventes? » — consultez la Foire aux questions.

Les tableaux récapitulatifs des ventes les plus pertinents pour le Gestionnaire de pourboires :

• Tableau récapitulatif des recettes. La ligne Pourboires est un montant prémissaire en commun. Le rapport de gestion des pourboires présente les montants post-mis en commun (et les montants prémis en commun dans le téléchargement de la page de destination du sommaire des ventes).
• Tableau récapitulatif des paiements. Ne comprend pas les paiements en temps réel provenant de commandes futures, les commandes en cours, la facturation des clients, les commandes en ligne de service traiteur ou les commandes en ligne de tiers. Les ventes ou pourboires provenant de sources autres que le profil (comme la facturation client sans profil de serveur) sont également exclus.
• Tableau récapitulatif par catégorie de ventes. Utile pour les politiques de pourboires qui contribuent en fonction des pourcentages par catégorie de ventes. Si aucune catégorie de ventes n’est attribuée, sélectionnez l’hyperlien Articles pour trouver les articles nécessitant une catégorie.
• Tableau récapitulatif des frais de service. Indique les pourboires obligatoires et les frais de service pris en charge par l’employeur. Voir Pourboires et frais de service obligatoires dans le TPV Toast et Gestion de paie Toast.

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Foire aux questions

Pourquoi la zone des pourboires mis en commun est-elle vide pour une date?

Les causes les plus fréquentes sont :

Pourquoi les totaux de mon Gestionnaire de pourboires ne correspondent-ils pas à mon Résumé des ventes?

La ligne Pourboires du Sommaire des ventes dans le tableau Sommaire des revenus est un montant prémissaire. Les totaux du rapport de gestion des pourboires sont mis en commun après coup. Pour une comparaison fidèle, téléchargez le rapport Gestion des pourboires — il comprend à la fois des chiffres prémisses et postmisses en commun. Si les totaux prémisses en commun diffèrent encore, consultez Obtenir de l’aide pour les écarts de pourboires dans les rapports.

Puis-je ajuster les pourboires d’un employé après l’approbation de la journée?

Oui, tant que les feuilles de temps de Gestion de paie Toast n’ont pas été approuvées. Suivez ces étapes :

Puis-je limiter les employés qui peuvent voir les rapports de pourboires?

Oui, en combinant deux paramètres :

Pourquoi un poste spécifique (busser, propriétaire, employé formateur) n’affiche-t-il pas les pourboires?

L’admissibilité au partage des pourboires est définie sur la page Politique de partage des pourboires, et non dans le rapport Gestion des pourboires. Confirmer :

Si le poste est correctement configuré et que l’employé n’apparaît toujours pas, retournez à la page Politique de partage des pourboires pour consulter les listes de contributeurs et de destinataires.

Comment trouver des pourboires pour un employé précis sur une plage de dates personnalisée?

Pour des conseils couvrant la semaine de travail la plus récente, consultez Réviser les pourboires des employés de la semaine dernière.

Où puis-je voir les calculs derrière le montant du pourboire d’un seul employé?

Ouvrez le reçu employé. Dans la vue de la page de destination, sélectionnez une ligne de date. Dans la vue Jour par jour, sélectionnez le nom de l’employé. Développez chaque partage avec l’icône v caret pour voir les calculs de contribution et de reçu.

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Avant de contacter le service à la clientèle

Vous pouvez répondre à la plupart des questions relatives aux rapports de pourboires en suivant les étapes ci-dessus. Si vous devez encore contacter le service à la clientèle, rassemblez d’abord les éléments suivants pour accélérer la résolution :

• La date ou la plage de dates en question.
• Le nom de l’emplacement et l’emplacement sélectionnés dans la navigation principale lorsque vous avez exécuté le rapport.
• Les chiffres en dollars spécifiques que vous attendiez par rapport aux chiffres indiqués dans le rapport.
• Des captures d’écran de la vue de la page de destination et, le cas échéant, de la vue Jour par jour et du reçu employé pour l’employé concerné.
• Une capture d’écran du résumé des revenus du résumé des ventes si votre question concerne un décalage entre le Gestionnaire de pourboires et le résumé des ventes.
• Le nom de l’employé et le titre de poste si la question concerne un seul employé.
• Si le statut de la journée est en cours, prêt, approuvé ou envoyé à la paie.
• Étapes que vous avez déjà essayées, notamment si vous avez désapprouvé et réapprouvé la journée.

Si votre question porte spécifiquement sur les pourboires qui ne se synchronisent pas avec Gestion de paie Toast, consultez Gestion de paie Toast : Pourboires non synchronisés depuis Toast Web avant de contacter le service à la clientèle.

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Articles connexes

• Planifier votre politique de partage des pourboires
• Démarrer avec le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Gestionnaire de pourboires de Toast avec Gestion de paie Toast
• Gestionnaire de pourboires de Toast et commandes en ligne
• Obtenir de l’aide pour le Gestionnaire de pourboires de Toast
• Personnaliser les paramètres de révision de quart
• Pourboires et frais de service obligatoires dans le TPV Toast et Gestion de paie
• Configurer les heures et les services du restaurant
• Référence des autorisations d’accès
• Vidéo de classe sur demande du Gestionnaire de pourboires
• S’inscrire à une salle de classe en direct

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Le gouvernement fédéral définit les règles relatives à la mise en commun des pourboires dans la Loi sur les normes du travail équitable (LNE). Les administrations étatiques et locales peuvent avoir leurs propres réglementations. Avant de créer des partages de pourboires pour votre restaurant dans Toast Web, consultez un professionnel des ressources humaines et tenez compte des lois fédérales, provinciales et locales lorsque vous définissez la politique et les règles de répartition de votre restaurant.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.