Rapports du Gestionnaire de pourboires de Toast

Dans cet article :

• Résumé du gestionnaire de pourboires
• Avant d’examiner les rapports
• Niveaux du rapport de gestion des pourboires
• Rapport de gestion des pourboires - Niveau supérieur
  • Télécharger le rapport de haut niveau
• Rapport de gestion des pourboires - De jour
  • Télécharger le rapport de jour
• Rapport de gestion des pourboires - Reçu employé
• Résumé des ventes et Gestionnaire des pourboires de Toast

Résumé du gestionnaire de pourboires

Le Gestionnaire de pourboires de Toast est une solution automatisée, intégrée et personnalisable de partage des pourboires. Selon la configuration de votre restaurant, il peut calculer et distribuer les pourboires et gratifications reçus par votre établissement.

Il y a deux composants dans le Gestionnaire de pourboires :

• Mise en commun des pourboires : Dans Toast Web, vous créerez vos règles en configurant les entrées sur la page Politique de partage des pourboires. Parmi les exemples, on peut citer les emplois qui contribuent et reçoivent des pourboires, les heures qui font partie de certaines périodes et les types de pourboires et de gratifications qui devraient être inclus.
• Rapport de gestion des pourboires : La sortie de votre configuration dans Mise en commun des pourboires est un rapport qui peut être intégré directement à Gestion de paie Toast ou téléchargé. Ce rapport comprend les reçus des employés, une ventilation des calculs mis en commun pour chaque employé.

Le gouvernement fédéral définit les règles de partage des pourboires dans la Loi sur les normes de travail équitables. Les administrations étatiques et locales peuvent également avoir leurs propres réglementations. Avant de mettre en place des partages des pourboires dans Toast Web, vous devez consulter un professionnel des ressources humaines et tenir compte des lois fédérales, provinciales et locales lorsque vous définissez la politique de pourboires et les règles de répartition de votre restaurant.

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avant d’examiner les rapports

Avant d’utiliser le rapport Gestion des pourboires, vous devez disposer de l’autorisation 4.1 Rapports de ventes dans Toast Web pour afficher les rapports de gestion des pourboires à tout niveau. En outre, vous devez d’abord avoir complété plusieurs étapes.

• Pour les clients qui ne sont pas membres de Gestion de paie Toast, cela comprend :
  • Achats Gestionnaire de pourboires de Toast
  • Configuration de la page Politique de partage des pourboires pour cet emplacement
  • Disposer des données relatives aux ventes et aux entrées d’heures qui peuvent être utilisées par votre politique du Gestionnaire de pourboires de Toast pour apparaître dans votre rapport
• Pour les clients de Gestion de paie Toast, cela comprend :
  • Achats Gestionnaire de pourboires de Toast
  • Achat de Gestion de paie Toast et collaboration avec votre consultant à l’intégration (CO) pour configurer votre base de données de paie
  • Configuration de la page Politique de partage des pourboires pour cet emplacement
  • Mappage de votre intégration Gestionnaire de pourboires à votre base de données Gestion de paie Toast
  • Disposer des données relatives aux ventes et aux entrées d’heures qui peuvent être utilisées par votre politique du Gestionnaire de pourboires de Toast pour apparaître dans votre rapport

De plus, il est préférable de vérifier l’exactitude de toutes vos données.

• Entrées d’heures : Vérifiez les entrées d’heures de vos employés et apportez les modifications nécessaires. Confirmez que tous les employés ont pointé leur arrivée et leur départ aux bons postes, dates et heures.
• Calculs de partage des pourboires : Confirmez que vous avez mis en place les bonnes règles sur votre page de politique de partage des pourboires. Si vous n’avez approuvé/envoyé aucune date de paie dans le rapport Gestion des pourboires, vous pouvez toujours le faire. Revenez à la page Politique de partage des pourboires pour modifier les contributeurs, destinataires, montants ou sources des pourboires. Dès l’enregistrement, il mettra instantanément à jour le rapport Gestion des pourboires.

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Niveaux du rapport de gestion des pourboires

Cet article explique comment accéder au rapport Gestion des pourboires, où vous pouvez consulter trois niveaux différents et télécharger les données de chaque niveau. Pour les étapes de dépannage, jetez un coup d’œil au Gestionnaire de pourboires de Toast.

Dans le rapport Gestion des pourboires, il existe différentes façons d’afficher les mêmes données :

• Sur la page de destination (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires) se trouve la vue de haut niveau du total des pourboires et des pourboires selon la plage de dates sélectionnée et l’état de la politique de partage des pourboires de chaque jour.
• Une fois que vous aurez sélectionné une date dans le rapport de haut niveau, vous verrez une vue de jour plus étroite. Voici la ventilation des employés qui ont pointé leur arrivée et les pourboires qu’ils ont gagnés avant et après la mise en commun.
• Sélectionnez un employé dans la vue Jour par jour pour afficher des informations encore plus étroites par employé ou par poste, selon le filtre que vous avez sélectionné. C’est ce qu’on appelle la vue reçu employé.

En dehors de ce rapport, ces données sont également disponibles dans d’autres produits :

• Application MyToast : Tous les employés qui font des pourboires peuvent consulter leurs données spécifiques dans l’onglet Quarts de l’application MyToast.
• Gestion de paie Toast : Vous pouvez accéder à une ventilation détaillée des salaires dans le rapport détaillé de Gestion de paie Toast. Ce rapport offre salaires, heures supplémentaires et revenus de pourboires séparés classés de manière appropriée.

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Rapport de gestion des pourboires - Niveau supérieur

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires.
   
    
    
2. À l’aide du menu déroulant des dates du calendrier dans le coin supérieur gauche, sélectionnez soit une seule date, soit une plage de dates pour afficher la répartition des pourboires. Vous pouvez sélectionner jusqu’à un mois à la fois. Ce rapport comporte certaines limites :
   1. Le rapport de pourboires ne vous permettra pas de choisir des dates à l’avenir. Il s’agit d’un garde-fou qui empêche d’approuver les pourboires qui sont encore activement collectés.
   2. Vous ne verrez rien dans ce rapport si vous n’avez pas configuré votre page de politique de partage des pourboires ou s’il n’y a pas de pointage ou de données de ventes.
   3. Cette page affichera uniquement l’emplacement sélectionné dans la navigation principale. Chaque rapport de gestion des pourboires est basé sur la configuration spécifique de partage des pourboires de chaque emplacement.
3. Le rapport s’affichera avec les colonnes suivantes :
   1. Date : Date d’ouverture de l’intervalle. Toast calcule le jour ouvrable selon l’heure de saisie des paiements (la valeur par défaut est de 4 h à 4 h, même si elle peut être comprise entre 0 h et 0 h dans le rapport Gestion des pourboires), de sorte que les entreprises tard dans la nuit verront les pourboires mis en commun par leurs employés le jour où la période de service (le quart) a commencé.
   2. Employés : Le nombre d’employés inclus dans le partage des pourboires de cette journée, même si votre intervalle de partage est défini sur Période de service.
   3. Total des pourboires : Le montant total en dollars des pourboires traités pour cette date.
   4. Statut : Statut actuel de l’intervalle de pourboires.
      • En cours : Apparaît généralement pour la date actuelle. Certains employés n’ont pas encore pointé leur départ et/ou les heures d’ouverture de l’emplacement ne sont pas encore terminées. Ces calculs ne sont pas considérés comme définitifs.
      • Prêt : Les calculs pour ces mises en commun sont terminés et prêts à être révisés.
      • Approuvé : Une fois approuvés les pourboires en vue Niveau supérieur et Jour, ils sont verrouillés; aucune modification de politique ou modification de quarts ne les modifiera sans désapprouver la journée.
      • Envoyé à la paie : Une fois les pourboires approuvés, les clients de Gestion de paie Toast verront ceci si les partages des pourboires de cette journée ont été envoyés à la paie et sont verrouillés; aucun changement de politique ni aucune modification de quart ne les modifiera.
4. Vous pouvez ajouter d’autres colonnes à afficher dans ce rapport en sélectionnant le bouton Colonnes .
   1. NOUVEAU! Il existe une nouvelle option de colonne pour le rapport de niveau supérieur nommée Ajustement de pourboire appliqué. Cela comprendra toute entrée manuelle effectuée dans le champ Pourboires supplémentaires (hors caisse) gagnés sur un reçu employé.
      
       
      
      
5. Dans le coin supérieur droit, il y a un bouton. Selon les modules que vous avez achetés ou l’endroit où vous en êtes dans votre configuration, ce bouton apparaîtra différemment :
   1. Valider les paramètres : Si vous n’avez pas encore envoyé vos pourboires à Gestion de la paie de Toast ou approuvé vos pourboires pour la première fois, un bouton Valider les paramètres s’affichera.
      1. Ce bouton était précédemment nommé Configuration complète.
   2. Approuver les pourboires : Pour approuver plusieurs journées à la fois, cochez plusieurs cases avant de sélectionner ce bouton.
   3. Envoyer à la paie : Ce bouton apparaît si vous utilisez Gestion de la paie de Toast et que vous avez sélectionné au moins un jour comme prêt.

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Téléchargez le rapport sur la gestion des pourboires de haut niveau 

1. Cochez la plage de dates ou les cases individuelles pour les dates que vous souhaitez inclure dans l’exportation. Sélectionnez maintenant l’icône de téléchargement dans le coin supérieur droit. Le résultat de ce rapport comprend également les montants des pourboires prémissés en commun et les pourboires ventilés en catégories de sources spécifiques (pourboires en espèces, pourboires hors caisse, etc.).
   1. NOUVEAU! Le rapport téléchargé comportera maintenant une nouvelle colonne intitulée Ajusté. Cela comprendra toute entrée manuelle effectuée dans le champ Pourboires supplémentaires (hors caisse) sur un reçu employé.
      
      
2. NOUVEAU! Vous pouvez maintenant sélectionner des filtres pour vos données de gestion des pourboires et exporter un fichier .csv selon votre ou vos sélections.
   1. Sélectionnez l’icône d’engrenage à côté pour ouvrir une barre latérale de filtres. À tout moment, vous pouvez sélectionner Réinitialiser pour rétablir les valeurs par défaut de tous les filtres ou sélectionner Appliquer pour utiliser ces filtres dans votre rapport téléchargé. À moins d’effacer le cache/les témoins de votre navigateur ou d’utiliser un autre navigateur, ces filtres resteront activés jusqu’à ce que vous les désactiviez.
      • Format du nom : Pour faire correspondre les autres rapports Toast, vous pouvez maintenant sélectionner le filtre Nom, Prénom.
      • Organiser les pourboires par : Si vous avez un employé qui occupe des postes différents dans le même restaurant, vous pouvez utiliser le filtre Employé + Titre de poste pour ventiler ses pourboires selon le poste qu’il a occupé. Sélectionner un employé ici combinera tous ses pourboires en un seul total, peu importe les postes occupés.
      • Ventilation par date : C’est une autre façon de combiner ou de diviser l’information. Vous pouvez consulter vos données dans leur ensemble en utilisant le filtre Somme des dates sélectionnées ou par jour en sélectionnant Ventilation quotidienne.
      • Sélection des colonnes : Cochez l’une des cases pour inclure ces données dans votre rapport. Ces filtres sont très utiles si vous utilisez ce rapport pour le téléverser dans un autre système de paie ou si votre employé souhaite télécharger son reçu d’employé.

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Rapport de gestion des pourboires - Par jour

1. À partir du niveau supérieur du rapport Gestion des pourboires (Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires), sélectionnez n’importe où dans la ligne de la date (à côté de la case à cocher) pour accéder au rapport et aux détails des employés pour chaque date précise.
2. Pour la date sélectionnée, vous verrez un aperçu de haut niveau en haut, comprenant :
   1. Date : La date d’ouverture. Ce niveau de rapports ne peut être consulté qu’un jour à la fois.
   2. Périodes de service (quarts)
      1. Si vous distribuez les pourboires en utilisant la Journée complète ou l’intervalle de partage des pourboires de commande, ce menu déroulant reflétera l’ensemble de la journée et vous ne pourrez pas le mettre à jour à moins que vous ne choisissiez de distribuer les pourboires par période de service.
      2. Si vous distribuez les pourboires à l’aide de l’intervalle de partage des pourboires pour la période de service, sélectionnez la période de service que vous souhaitez afficher dans le rapport en sélectionnant la période de service dans ce menu déroulant. Vous pouvez en sélectionner plusieurs. Si vous souhaitez modifier les options de ce menu, mettez à jour vos heures/services dans Rapports > Paramètres > Heures/services.
   3. Organiser les pourboires par employé/poste : Ce bouton filtrera dynamiquement la page et vous permettra de voir les informations d’une autre manière. Si vous utilisez l’intervalle de partage des pourboires pour les périodes de service et que vous activez ce bouton, il honorera les périodes de service (quarts) que vous avez sélectionnées.
   4. Pourboires et gratifications au partage : La deuxième vignette indique le montant total en dollars des pourboires et gratifications distribués au cours de l’intervalle sélectionné.
   5. Employés au partage des pourboires : La troisième vignette indique le nombre d’employés inclus dans l’intervalle.
3. Tous les employés ayant accumulé des pourboires pendant l’intervalle seront affichés plus bas sur cette page. Les restaurants pourront voir des détails tels que :
   
   1. Période de service : Si vous utilisez l’intervalle de partage des pourboires pour la période de service, cette colonne indiquera le quart auquel les pourboires sont associés. Si vous utilisez la journée de travail complète ou l’intervalle de partage des pourboires de commande, cette colonne ne s’affichera pas.
   2. Poste : Le poste dans lequel l’employé a pointé.
   3. Heures travaillées : Le nombre d’heures travaillées par un employé ce jour-là.
   4. Pourboires et gratifications avant mise en commun : La valeur en pourboires perçus par l’employé directement par le biais des additions qui lui ont été attribuées.
   5. Pourboires et gratifications après la mise en commun : La valeur en pourboires gagnés par l’employé une fois les règles de la politique de pourboires appliquées.
      
       
       
4. Sélectionnez Colonnes dans le coin supérieur droit de cette vignette pour ajouter dynamiquement plus d’informations à ce rapport. Vous pouvez ventiler des colonnes spécifiques de pourboires, ajouter des montants de retenue des pourboires, et plus encore.
5. Enfin, utilisez le bouton Approuver les pourboires dans le coin supérieur droit pour finaliser les montants sur cette page. Une fois sélectionné, le bouton changera pour permettre à un utilisateur de désapprouver les pourboires si nécessaire.
   1. Si vous utilisez Gestion de la paie de Toast, vous verrez plutôt un bouton Envoyer à la paie dans le même coin. Il passera à un bouton « Annuler l’envoi de la paie » lorsque le bouton « Envoyer à la paie » sera sélectionné

Remarques :

• Les employés peuvent voir leurs rapports de pourboires personnels tant qu’ils ont l’autorisation 4.1 Rapports de ventes activée. Vous pouvez limiter leur accès à certains rapports en décochant certaines options dans Configurations de rapport de révision du quart; consultez plus de détails sur cette page dans Personnaliser les paramètres de révision du quart.
• Le rapport de mise en commun des pourboires étend l’heure de début des premières périodes de service et l’heure de fin de vos dernières périodes de service pour s’aligner sur l’heure limite du jour ouvrable et tenir compte des pourboires sur toute commande qui pourrait se situer en dehors des périodes de service ou d’heures configurées. 
  
  

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Télécharger le rapport de gestion des pourboires par jour

1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez l’icône de téléchargement. Ce bouton produira un rapport des informations figurant sur cette page. Si vous souhaitez télécharger des informations supplémentaires, vous pouvez modifier le sélecteur de dates sur cette page ou poursuivre votre lecture pour utiliser des filtres.
   1. Avant de sélectionner l’icône de téléchargement, vous pouvez maintenant personnaliser les informations qui apparaîtront dans le rapport.
   2. Sélectionnez l’icône d’engrenage à côté pour ouvrir une barre latérale de filtres. À tout moment, vous pouvez sélectionner Réinitialiser pour rétablir les valeurs par défaut de tous les filtres ou sélectionner Appliquer pour utiliser ces filtres dans votre rapport téléchargé. À moins d’effacer le cache/les témoins de votre navigateur ou d’utiliser un autre navigateur, ces filtres resteront activés jusqu’à ce que vous les désactiviez.
      1. Format du nom : Pour faire correspondre les autres rapports Toast, vous pouvez maintenant sélectionner le filtre Nom, Prénom.
      2. Organiser les pourboires par : Si vous avez un employé qui occupe des postes différents dans le même restaurant, vous pouvez utiliser le filtre Employé + Titre de poste pour ventiler ses pourboires selon le poste qu’il a occupé. Sélectionner un employé ici combinera tous ses pourboires en un seul total, peu importe les postes occupés.
      3. Ventilation : Cela est visible pour les politiques qui utilisent l’intervalle de partage des pourboires pour la période de service. C’est une autre façon de combiner ou de diviser l’information. Vous pouvez consulter vos données dans leur ensemble à l’aide du filtre Journée complète ou par période de service individuelle en sélectionnant Par service.
   3. NOUVEAU! Le rapport téléchargé comportera maintenant une nouvelle colonne intitulée Ajusté. Cela comprendra toute entrée manuelle effectuée dans le champ Pourboires supplémentaires (hors caisse) sur un reçu employé.
      
       

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Rapport de gestion des pourboires - Reçu employé

1. Dans Toast Web, allez à Rapports > Main-d’œuvre > Gestion des pourboires. Utilisez le sélecteur de dates dans le coin supérieur gauche si nécessaire.
2. Dans le rapport, sélectionnez n’importe où dans la ligne de la date (à côté de la case à cocher) pour examiner la vue de jour.
3. Dans la vue Jour par jour, sélectionnez un employé individuel pour ouvrir son reçu employé. Cela vous permet de jeter un coup d’œil aux calculs derrière la politique de pourboires afin de valider le montant calculé par Toast.
   
    
   
   
4. Sélectionnez l’icône v caret (indiquée par la flèche ci-dessus) pour développer le ou les partages et voir comment Toast atteint le montant final des pourboires distribués à cet employé lors de cette journée. Pour chaque partage auquel participe un employé, Toast vous affichera une ventilation mathématique des contributions et des réceptions.
   1. Si vous souhaitez télécharger les informations sur le niveau de reçu de l’employé, revenez à la vue de haut niveau et sélectionnez une seule journée avant de sélectionner l’icône de téléchargement. Les détails des reçus des employés font partie de ce rapport.
5. Sélectionnez Fermer dans le coin inférieur droit pour revenir à la vue Par jour du rapport Gestion des pourboires.

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Résumé des ventes et Gestionnaire des pourboires de Toast

Le résumé des ventes est un rapport très utile qui s'avère utile avec le Gestionnaire de pourboires de Toast. Dans Toast Web, allez à Rapports > Ventes > Sommaire des ventes pour ouvrir ce rapport. Les modifications que vous apportez aux champs date, emplacement, employés et heures personnalisées s’appliqueront automatiquement.

Le tableau Récapitulatif des revenus présente brièvement chaque source de données de ventes. La ligne Pourboires de ce tableau est un montant prémissaire; vous trouverez les montants postmissifs dans les rapports de gestion des pourboires mentionnés ci-dessus.

Plus bas dans le sommaire des ventes, vous verrez le tableau Résumé des paiements. Il est important de noter que ce tableau peut ne pas inclure les paiements en temps réel provenant de commandes futures, de commandes en cours (ouvertes), de facturation des clients, de commandes en ligne de service traiteur ou de commandes en ligne de tiers. Il n’affiche pas non plus les ventes ou les pourboires provenant d’une source non liée au profil (c’est-à-dire qu’aucun profil serveur n’est sélectionné pour la facturation client).

Le tableau Récapitulatif des catégories de ventes sert à identifier les catégories de ventes dans les opérations de service. Ces données peuvent être utiles pour les politiques de pourboires qui ajoutent des pourboires basés sur les pourcentages des catégories de ventes. Si aucune catégorie de vente n’est attribuée au bas de ce tableau, sélectionnez l’hyperlien Articles pour voir quels articles doivent être attribués à une catégorie de ventes.

Enfin, le tableau Récapitulatif des frais de service offre des informations sur les pourboires obligatoires et les frais de service pris en charge par l ' employeur pour la période sélectionnée.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.