Gestion de paie Toast : Guide de production de rapports EEO-1
Dernière mise à jour : 14 avr. 2026, 17 h 47
- Principaux points du rapport EEO-1
- Préparer les données du rapport
- Exécuter le rapport
- Soumettre le rapport
Points clés du rapport EEO-1
Les employeurs privés d’au moins 100 employés (y compris les travailleurs à temps partiel) et les entrepreneurs fédéraux d’au moins 50 employés qui peuvent avoir des exigences supplémentaires doivent soumettre certaines données démographiques sur la main-d’œuvre à la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC). Ces données sont téléversées sur le site Web de l’EEOC par votre entreprise soit par le biais de son formulaire en ligne sécurisé, soit par téléversement de données, soit par le biais de formulaires papier lorsque l’accès à Internet n’est pas disponible (attention : l’EEOC doit approuver l’utilisation du format papier avant la soumission). Le dépôt commence généralement en avril avec la date limite indiquée sur la page d’accueil de l’EEOC à www.eeoc.gov. L’EEOC envoie des lettres de notification à certaines entreprises contenant les informations de connexion et d’inscription pertinentes pour la collecte de données.
composantes du rapport
Élément 1 : Données démographiques (employés ventilés par sexe, race/origine ethnique et catégorie d’emploi).
Élément 2 : Données salariales (renseignements sur le revenu W-2 de l’employé ventilés par sexe, race/origine ethnique et catégorie d’emploi).
Auparavant, la COEE exigeait que les données salariales soient déclarées comme « Composant 2 ». Depuis 2019, ils ont décidé de ne plus poursuivre la collecte de ces données. Les informations ci-dessous concernent uniquement les rapports EEO-1.
Le rapport est un décompte du nombre d’employés dans chaque classification de poste EEO, de leur race/ethnicité et de leur sexe tels qu’ils les ont déclarés à l’embauche. L’EEOC utilise les données pour identifier les tendances de l’emploi dans les industries.
Le rapport est exécuté pour une période de paie de votre choix dans la plage de dates déclarée par l’EEOC. Les employés payés sur cette paie sont déclarés.
Préparer les données du rapport
Il y a deux points à prendre en compte lors de la préparation des données du rapport : Données sur les employés et données sur les établissements :
Données des employés
Commencez par préparer les données de l’employé. Le rapport EEO-1 final généré dans Gestion de paie Toast exportera uniquement les données EEO spécifiées dans les dossiers des employés de l’entreprise. Pour effectuer l’audit, nous recommandons de générer le rapport d’audit EEO afin de repérer toute information manquante ou incorrecte.
Le rapport se trouve dans Gestion de paie Toast en accédant à Rapports > Standard. Entrez EEO dans la barre de recherche. Utilisez le bouton flèche bleue pour exécuter le rapport d’audit EEO.
Le rapport est généré par date du chèque. Sélectionnez la date de chèque applicable dans la plage de dates autorisée par l’EEOC que vous avez l’intention d’utiliser pour soumettre vos données de sondage. Le rapport générera des données pour les employés ayant un statut Active pendant n’importe quelle partie de la période de paie associée à la date du chèque sélectionnée. Les données générées seront les données démographiques actuelles répertoriées sur les profils des employés, peu importe quelles étaient ces données au moment de la paie. Cela vous donne la possibilité de mettre à jour au besoin.
Le rapport d’audit EEO peut être présenté sous forme de rapport détaillé ou de résumé :
- L’option Rapport détaillé présente une ventilation par employé, y compris le nom de l’employé et d’autres attributs.
- Le rapport sommaire présente le nombre d’employés par EEO; combinaison établissement/sexe/origine ethnique/EEO. Le traitement du rapport de cette manière peut également être utilisé pour obtenir les données nécessaires si votre entreprise prévoit de remplir manuellement le formulaire standard 100, qui est la version papier du rapport.
Remarque : Si le rapport Sommaire génère des données vides, nous pourrons vous aider à corriger cela. Contactez-nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.
Mettre à jour
L’EEOC considère les données manquantes comme des attributs vides et lorsque les employés sélectionnent une option « Ne souhaite pas identifier » ou « Aucune » pour les classifications par sexe ou par appartenance ethnique. Si des informations sont manquantes ou incorrectes, veuillez vous rendre dans les dossiers de ces employés pour effectuer des mises à jour au besoin :
- Si les informations sur le sexe et/ou l’origine ethnique sont manquantes ou incorrectes, ces champs peuvent être modifiés sous le profil de l’employé.
- Si la classification EEOC d’un employé est manquante ou incorrecte, le champ se trouve sur son profil.
- Sélectionnez l’icône > carat à côté de son poste principal.
- Sélectionnez le bouton jaune Modifier.
- Définissez une raison en haut de la page et modifiez la classification EEO avant de sélectionner Soumettre.
Données d’établissement
Une fois que les données des employés ont été examinées pour en vérifier l’exactitude, le deuxième point à prendre en compte est la configuration de l’établissement EEO. Les rapports EEO-1 de Gestion de paie Toast sont effectués par établissement. Le rapport final peut vous aider à déterminer si votre entreprise est classée comme employeur unique ou à établissements multiples aux fins de la production de rapports. Aux fins de la production de rapports sur les OEE, la COEE précise qu’une entreprise qui exerce ses activités dans plus d’un établissement est considérée comme ayant plusieurs établissements.
Par défaut, chaque emplacement fiscal défini pour votre entreprise dans Gestion de paie Toast est considéré comme un établissement. Pour les employeurs ayant plusieurs établissements, la déclaration EEO-1 est requise pour le « bureau principal ou le siège social ». Il ne doit y avoir qu’un seul lieu de travail/établissement fiscal désigné comme siège social, qui s’affichera comme le type de site « Siège social ».
Les utilisateurs de RH+ peuvent définir les informations de l’établissement en accédant à Paramètres > Rapports. C’est ici que vous ajoutez le numéro d’unité EEO fourni par l’EEOC et que vous associez les lieux de travail imposables à un « établissement parent » s’ils ne sont pas eux-mêmes un établissement. Les établissements mères sont utilisés pour lier les lieux de travail à distance imposables à un autre lieu où l’entreprise est réellement située.
Modifiez les informations suivantes relatives aux rapports d’EEO en sélectionnant le crayon de modification :
- Numéro d’unité : Le numéro qui vous a été fourni par l’EEOC
- Nom de l'établissement : Nom créé par vous-même. Ce général correspond au nom de l’emplacement fiscal du travail
- Comté : Ce champ permet de signaler l’emplacement de l’établissement
- Établissement parent : S’il s’agit d’un lieu de travail fiscal éloigné, utilisez ce champ pour le lier à l’emplacement physique réel de l’entreprise, sinon laissez « Tout ». Si cela est fait, aucun autre champ n’est à remplir. Ne liez pas un établissement à lui-même. Par exemple, si vous créez Chicago, ne faites pas de l’établissement parent « Chicago ».
- Déposé l’année dernière : Déclarez si vous avez déposé une déclaration pour cet établissement l’année dernière
- Question D2 : L’établissement est-il un contrat « fédéral » ou est-il exempté? Cette question précise si l’établissement n’est pas exempté comme le stipule la clause d’égalité des chances 41 CFR 60-1.5 de l’établissement est défini comme un maître d’œuvre.
- 1–Oui si vous êtes un entrepreneur fédéral qui répond à tous les critères indiquant une exigence de soumettre un rapport EEO-1.
- 2–Non, si vous ne répondez pas aux exigences pour être exempté de soumettre un rapport EEO-1 en tant qu’entrepreneur fédéral.
Lorsqu’elles sont modifiées, les informations liées à l’emplacement fiscal du travail s’affichent en haut. Si l’une de ces informations doit être mise à jour, clavardez avec nous en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast.
Exécuter le rapport EEO-1
Un rapport appelé EEO-1 Data File Report se trouve dans le système de paie en accédant à Rapports > Standard. Entrez EEO dans la barre de recherche.
Utilisez le bouton flèche bleue pour générer le rapport de fichier de données EEO-1. Le rapport est exécuté par date de chèque et générera des données pour les employés ayant un statut Active pendant n’importe quelle partie de la période de paie liée à la date de chèque sélectionnée, et pas seulement pour les employés payés sur les paies désignées. Utilisez le bouton Réviser votre configuration en haut pour obtenir de l’aide concernant ce rapport.
Lors de l’exécution du rapport, vous pourrez définir des informations supplémentaires nécessaires à la déclaration. Nous intégrerons vos réponses à ces questions dans le rapport.
Il existe une option pour inclure des en-têtes?. Cochez cette case si vous êtes toujours en mode révision. Une fois le rapport prêt à être soumis, n’incluez pas les en-têtes, dans la mesure où le CEVE demande aux déclarants d’omettre les en-têtes.
Sélectionnez Soumettre pour finaliser.
Soumettre le rapport
Vous (ou quelqu’un de votre entreprise) devez soumettre le rapport EEO-1 à l’EEOC. Le système de Gestion de paie Toast peut recueillir une partie ou la totalité des données nécessaires au rapport, mais ne peut pas soumettre le sondage en votre nom. Votre entreprise est responsable de la collecte et de la soumission appropriées du rapport à l’EEOC. Cela peut se faire par formulaire en ligne sur le site web de l’EEOC ou par téléversement de fichiers de données. Les rapports du système de Gestion de paie Toast peuvent vous aider avec l’une ou l’autre option.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.