Toast Payroll : Guide de déclaration EEO-1

Dans cet article :

• Points clés du rapport EEO-1
  • Composantes du rapport
• Préparer les données pour le rapport
  • Données sur les employés
  • Mettre à jour les données des employés
  • Données sur l'établissement EEO
• Exécuter le rapport
• Soumettre le rapport

Points clés du rapport EEO-1

Les employeurs du secteur privé comptant au moins 100 employés (y compris les travailleurs à temps partiel), ainsi que les entrepreneurs fédéraux comptant au moins 50 employés qui peuvent avoir des exigences supplémentaires, doivent soumettre certaines informations démographiques sur leur main-d'œuvre à l'Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Ces données sont téléversées sur le site Web de l'EEOC par votre entreprise, soit au moyen de leur formulaire en ligne sécurisé, d'un téléversement de données ou de formulaires papier lorsque l'accès à Internet n'est pas disponible (veuillez noter : l'EEOC doit approuver l'utilisation du format papier avant la soumission).  La période de déclaration débute généralement en avril et la date limite est indiquée sur la page d'accueil de l'EEOC à l'adresse www.eeoc.gov. L'EEOC envoie par la poste des lettres de notification à certaines entreprises, lesquelles contiennent les informations de connexion et d'inscription pertinentes pour la collecte de données.

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Composantes du rapport

• Composante 1 : Données démographiques (employés répartis par sexe, race/ethnicité et catégorie d'emploi).
  
• Composante 2 : Données salariales (informations sur le revenu W-2 de l'employé réparties par sexe, race/ethnicité et catégorie d'emploi).

L'EEOC exigeait auparavant que les données salariales soient déclarées en tant que « Composante 2 ». Depuis 2019, ils ont décidé de ne plus collecter ces données. Les informations ci-dessous se rapportent uniquement à la déclaration EEO-1.

Le rapport est un décompte du nombre d'employés dans chaque classification d'emploi EEO, leur race/ethnicité et leur sexe tels qu'ils ont été déclarés à l'embauche. L'EEOC utilise ces données pour identifier les tendances en matière d'emploi dans tous les secteurs.

Le rapport est exécuté pour une certaine période de paie de votre choix dans la plage de dates déclarée par l'EEOC. Les employés payés sur cette paie sont déclarés.

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Préparer les données pour le rapport 

Il y a deux endroits sur lesquels se concentrer lors de la préparation des données pour le rapport : Données sur les employés et Données sur l'établissement EEO :  

Données sur les employés 

D'abord, préparez les données sur les employés. Le rapport EEO-1 final généré dans Toast Payroll n'exportera que les données EEO spécifiées dans les dossiers des employés de l'entreprise. Pour effectuer une vérification, nous recommandons d'exécuter le Rapport de vérification EEO afin d'identifier toute information manquante ou incorrecte.

Le rapport se trouve dans Toast Payroll en accédant à Rapports > Standard. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.

Entrez EEO dans la barre de recherche. Utilisez le bouton flèche bleue pour exécuter le rapport d'audit EEO.

Le rapport est généré par date de paie. Sélectionnez la date de paie applicable dans la plage de dates autorisée par l'EEOC que vous avez l'intention d'utiliser lors de la soumission de vos données d'enquête. Le rapport générera des données pour les employés ayant un statut Actif pendant une partie quelconque de la période de paie associée à la date de paie sélectionnée. Les données générées seront les données démographiques actuelles figurant sur les profils des employés, indépendamment de ce qu'étaient ces données au moment de la paie. Cela vous donne l'occasion de faire des mises à jour au besoin.

Le rapport d'audit EEO peut être généré en tant que rapport détaillé ou sommaire :

• L'option Rapport détaillé fournit une ventilation par employé, incluant le nom de l'employé et d'autres attributs.
• Le Rapport sommaire fournit le nombre d'employés par combinaison de classe EEO, d'établissement, de genre et d'ethnicité. Générer le rapport de cette façon peut également servir à obtenir les données nécessaires si votre entreprise prévoit de remplir manuellement le formulaire standard 100, qui est la version papier du rapport.

Remarque : Si le rapport sommaire est vide, nous pouvons vous aider à corriger la situation. Communiquez avec nous via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

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Mettre à jour les données de l'employé

L'EEOC considère les données manquantes comme des attributs vides, ainsi que les cas où les employés sélectionnent l'option « Ne souhaite pas s'identifier », ou « Aucun » pour les classifications de genre ou d'ethnicité. Si des informations sont manquantes ou incorrectes, veuillez accéder aux dossiers de ces employés pour effectuer les mises à jour nécessaires :

• Si les informations sur le genre et/ou l'ethnicité sont manquantes ou incorrectes, ces champs peuvent être modifiés dans le profil de l'employé.
• Si la classification EEOC d'un employé est manquante ou incorrecte, le champ se trouve dans le profil Toast Payroll de l'employé.
  • Sélectionnez l'icône carat à côté de leur emploi principal.
  • Sélectionnez le bouton Modifier jaune.
  • Définissez un motif en haut de la page et modifiez la classification EEO avant de sélectionner Soumettre.
  • Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.

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Données d'établissement EEO

Une fois les données des employés vérifiées pour en assurer l'exactitude, le deuxième point sur lequel se concentrer est la configuration de l'établissement EEO. Le rapport EEO-1 de Toast Payroll est effectué par établissement. Le rapport final peut vous aider à déterminer si votre entreprise est classée comme employeur à établissement unique ou multi-établissement à des fins de déclaration. Aux fins des rapports EEO, l'EEOC déclare qu'une entreprise qui exerce ses activités dans plus d'un établissement est considérée comme multi-établissement.

Par défaut, chaque emplacement fiscal de travail configuré pour votre entreprise dans Toast Payroll est considéré comme un établissement. Pour les employeurs multi-établissements, le dépôt du rapport EEO-1 est requis pour le « siège social ou bureau principal ». Il ne devrait y avoir qu'un seul emplacement fiscal de travail/établissement désigné comme siège social, qui s'affichera sous le type de site « Siège social ».

Les utilisateurs de RH+ peuvent définir les informations sur l'établissement en se connectant à payroll.toasttab.com et en accédant à Paramètres > Rapports. Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web sur la gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.

C'est ici que vous ajoutez le numéro d'unité EEO fourni par l'EEOC et que vous liez les emplacements fiscaux de travail à un « établissement parent » s'ils ne constituent pas eux-mêmes un établissement. Les établissements parents sont utilisés pour lier les emplacements fiscaux de travail à distance à un autre emplacement où l'entreprise est réellement située.

Modifiez les informations suivantes relatives aux rapports EEO en sélectionnant le crayon de modification :

• Numéro d'unité EEO : Le numéro qui vous a été fourni par l'EEOC
• Nom de l'établissement : Nom créé par vous-même. Ce champ correspond généralement au nom du lieu de travail fiscal.
• Comté : Il s'agit d'un champ pour déclarer l'emplacement de l'établissement.
• Établissement parent : S'il s'agit d'un lieu de travail fiscal distant, utilisez ce champ pour le lier à l'emplacement physique réel de l'entreprise, sinon laissez-le à « Tous ». Si cela est fait, aucun autre champ n'a besoin d'être rempli. Ne liez pas un établissement à lui-même. Par exemple, si vous configurez Chicago, ne définissez pas l'établissement parent comme étant « Chicago ».
• Déclaré l'an dernier : Indiquez si vous avez fait une déclaration pour cet établissement l'an dernier.
• Question D2 : L'établissement est-il un contrat « fédéral » ou est-il exonéré ? Cette question précise si l'établissement n'est pas exonéré tel que stipulé par la clause d'égalité des chances 41 CFR 60-1.5 de l'établissement défini comme entrepreneur principal.
  • 1–Oui si vous êtes un entrepreneur fédéral qui répond à tous les critères indiquant une exigence de soumettre un rapport EEO-1.
  • 2–Non si vous ne remplissez pas les exigences ou si vous êtes exonéré de soumettre un rapport EEO-1 en tant qu'entrepreneur fédéral.

Une fois modifié, les renseignements liés au lieu de travail fiscal s'afficheront en haut. Si l'un des renseignements énumérés doit être mis à jour, clavardez avec nous en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

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Exécuter le rapport EEO-1

Un rapport intitulé Rapport de fichier de données EEO-1 se trouve dans Toast Payroll en accédant à Rapports > Standard. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.

Entrez EEO dans la barre de recherche.

Utilisez le bouton flèche bleue pour générer le rapport de fichier de données EEO-1. Le rapport est exécuté par date de chèque et générera des données pour les employés ayant un statut Actif pendant une partie quelconque de la période de paie liée à la date de chèque sélectionnée, et non seulement pour les employés payés sur les paies désignées. Utilisez le bouton Examiner votre configuration en haut pour obtenir de l'aide avec ce rapport.

Lors de l'exécution du rapport, vous pourrez définir des informations supplémentaires nécessaires au dépôt. Nous intégrerons vos réponses à ces questions dans le rapport.

Il existe une option pour Inclure les en-têtes ?. Cochez cette case si vous êtes toujours en mode révision. Une fois prêt à exécuter le rapport pour soumission, n'incluez pas les en-têtes, dans la mesure où l'EEOC demande aux déclarants d'omettre les en-têtes.

Sélectionnez Soumettre pour finaliser.

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Soumettre le rapport

Vous (ou une personne de votre entreprise) devez soumettre le rapport EEO-1 à l'EEOC. Le système Toast Payroll peut recueillir une partie ou la totalité des données nécessaires au rapport, mais ne peut pas soumettre l'enquête en votre nom. Votre entreprise est responsable d'assurer la collecte et la soumission appropriées du rapport à l'EEOC. Cela peut être fait au moyen d'un formulaire en ligne sur le site Web de l'EEOC ou par téléversement de fichier de données. Les rapports du système de paie Toast pourraient vous aider avec l'une ou l'autre de ces options.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.