Toast Paie : Assigner ou Changer les Postes ou Lieux des Employés

Dans cet Article :

• Avant de Commencer
• Étapes de Vue d'Ensemble
• Solution Rapide
• Aperçu des Postes et Positions de Toast Paie
• Quand Ajouter une Position Secondaire par Rapport à un Autre Poste
• Ajouter un Poste au Profil d'un Employé
• Changer le Poste d'un Employé
• Retirer un Poste du Profil d'un Employé
• Ajouter une Position Secondaire
• Retirer une Position Secondaire
• Mettre à Jour les Taux de Rémunération pour une Position Secondaire par Rapport à un Poste
• Dépannage
• Questions Fréquemment Posées
• Articles Connexes

Avant de Commencer

S'applique à : Toast Payroll

Permissions nécessaires :

• Rôle de sécurité RH

Ce que vous accomplirez : Ajoutez, modifiez ou supprimez un emploi, un poste secondaire ou un groupe de paie dans le profil de paie Toast d'un employé afin qu'il puisse pointer à son rôle et à son emplacement corrects, et être payé à partir du bon groupe de paie.

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Étapes d'aperçu

• Décidez si l'employé a besoin d'un nouvel emploi, d'un nouveau poste secondaire, ou des deux. Utilisez le tableau de solutions rapides ci-dessous.
• Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé et sélectionnez + Ajouter un emploi ou Ajouter+ sur la page de poste, selon le chemin qui s'applique.
• Remplissez les champs requis, y compris le code de raison lors de la modification d'un poste, et sélectionnez Enregistrer ou Soumettre.
• Pour les changements de taux de paie, dirigez-vous vers l'outil approprié : Outil de changement de paie pour l'emploi principal, l'onglet Emplois pour les emplois secondaires.
• Les changements se synchronisent immédiatement avec Toast Web.
• Si votre changement ne s'enregistre pas ou si vous voyez une erreur, consultez la section Dépannage.

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Solution rapide

Utilisez ce tableau pour diriger vers la bonne procédure en fonction des besoins de l'employé.

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Vue d'ensemble des emplois et postes de Toast Paie

Ces quatre termes apparaissent tout au long du reste de cet article. Utilisez les définitions ci-dessous pour correspondre au bon chemin.

• Emploi: Dans Toast Payroll, les emplois (rôles) sont la façon dont le restaurant classe le travail d'un employé. Par exemple, Hôte, Barman, BOH, Lave-vaisselle. Ces emplois contrôlent la capacité d'un employé à pointer dans et hors de travaux spécifiques sur un appareil Toast. Ils spécifient également le taux que l'employé est payé pour chaque emploi qu'il effectue.
• Poste: Un ensemble d'attributs tels que si un employé est à temps partiel ou éligible aux heures supplémentaires, ou à quel niveau de congé ou de prestations il appartient. Pour une répartition complète des champs de poste et des codes de raison, voir Toast Payroll : Mettre à jour les postes.
• Poste secondaire: Identique à un poste, mais utilisé lorsqu'un employé travaille dans plus d'un groupe de paie. Le poste secondaire contient les attributs de l'employé pour le poste occupé dans le groupe de paie secondaire.
• Groupe de paie: Portions de votre organisation regroupées pour le traitement des paiements de paie, ou groupes d'employés partageant une date de paie, une fréquence ou une méthode commune. Utilisé le plus souvent lorsque deux ou plusieurs FEIN traitent des paiements. Pour le guide complet des concepts, voir Toast Payroll : Examiner les groupes de paie.

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Quand ajouter un poste secondaire par rapport à un autre emploi

Un poste secondaire contrôle de quel(s) groupe(s) de paie un employé sera payé. Ajoutez un poste secondaire uniquement si votre compte a plusieurs groupes de paie et que l'employé sera payé à partir de plus d'un groupe de paie. Vous avez un groupe de paie pour chaque paie que votre entreprise effectue (par exemple, gestion hebdomadaire, personnel bi-hebdomadaire). Lorsque les membres du personnel travaillent dans un nouvel emplacement, ils peuvent avoir besoin d'un nouveau poste secondaire et d'un nouveau travail ajoutés à leur profil.

Utilisez ces trois scénarios pour décider.

Scénario 1 : L'employé a plusieurs emplois ou travaille à plusieurs emplacements dans le même groupe de paie

Si les emplois ou les emplacements sont payés à partir du même groupe de paie, ajoutez un emploi dans Toast Payroll et assignez l'employé à l'emploi. Ne pas ajouter de poste secondaire. Ajouter un poste secondaire lorsque le groupe de paie est le même déclenchera l'erreur "Plus d'un poste par groupe de paie" — voir la section de dépannage ci-dessous.

Scénario 2 : L'employé travaille dans des emplacements payés à partir de différents groupes de paie

Si les emplacements sont payés à partir de différents groupes de paie, ajoutez un poste secondaire. Le poste secondaire est ce qui permet à l'employé d'être payé à partir du groupe de paie supplémentaire.

Scénario 3 : L'employé travaille à plusieurs emplacements avec plusieurs emplois dans différents groupes de paie

Si les lieux sont payés à partir de différents groupes de paie et que l'employé a différents emplois dans ces lieux, ajoutez un poste secondaire pour chaque groupe de paie à partir duquel vous prévoyez de payer, puis ajoutez les emplois pertinents sous ces postes. Le poste secondaire permet à l'employé d'être payé à partir du groupe de paie pendant que le poste suit son temps.

Lorsque les employés travaillent dans plusieurs lieux :

• Chaque lieu peut avoir différentes juridictions fiscales et exigences de déclaration.
• Utilisez des groupes de paie séparés pour un calcul fiscal précis et un reporting sur le formulaire W-2.
• Évitez de déplacer manuellement des heures entre les groupes de paie, car cela peut causer des problèmes de conformité fiscale.

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Ajouter un emploi au profil d'un employé

Lorsqu'un employé a plusieurs rôles au sein du restaurant, ajoutez un emploi pour chaque rôle sous le groupe de paie à partir duquel il sera payé (voir Scénario 1).

Par exemple, un employé qui peut pointer en tant que caissier ou responsable de formation au lieu de Chicago, gagnant 16 $ de l'heure en tant que caissier et 22 $ de l'heure en tant que responsable de formation, aurait deux emplois sur son profil Toast Payroll. L'emploi précise quel taux l'employé gagne pour quel rôle.

Pour ajouter un emploi :

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé, faites défiler vers le bas et sélectionnez + Ajouter un emploi.

    

   

    

2. Remplissez les champs requis et sélectionnez Enregistrer.
   • Le champ ID d'exportation n'est généralement pas utilisé.
   • Si vous ne voyez pas l'emploi que vous souhaitez ajouter, l'emploi doit d'abord être créé dans Toast Web. Voir Créer et modifier des emplois (rôles) pour Toast POS.

    

   

Résultat attendu : Le nouvel emploi apparaît sur le profil de l'employé dans Toast Payroll et se synchronise avec le profil Web de l'employé dans Toast dans les 30 minutes. L'employé peut maintenant pointer sous cet emploi sur un appareil Toast.

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Modifier l'emploi d'un employé

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'icône > de caret à droite de l'emploi que vous souhaitez mettre à jour.

    

   

    

2. Sélectionnez le crayon d'édition pour le poste contenant cet emploi. Si l'employé a plus d'un poste, identifiez le bon en comparant le champ Niveau 3 - Emploi.

    

   

    

3. Ajoutez une raison en haut. La mise à jour du poste fonctionne bien ici.
4. Mettez à jour le champ Emploi au milieu de la page et sélectionnez Soumettre vers le bas.

Résultat attendu : L'emploi sur le profil de l'employé est mis à jour. Si le salaire de l'employé doit également changer, consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de salaire.

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Supprimer un emploi du profil d'un employé

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'onglet Emplois de la page d'emploi.
2. Sélectionnez l'icône de poubelle pour l'emploi que vous souhaitez supprimer de cet employé, puis sélectionnez Supprimer dans la fenêtre contextuelle. Si le poste que vous souhaitez supprimer est celui lié à la position principale (le premier poste listé), vous devez d'abord modifier la position :
   1. Naviguez vers l'onglet Position à gauche.
   2. Sélectionnez Modifier sur la page suivante.
   3. Ajoutez une raison en haut. La mise à jour du poste fonctionne bien ici.
   4. Mettez à jour le champ Emploi au milieu de la page et sélectionnez Soumettre vers le bas. Si le salaire de l'employé doit également changer, consultez Toast Payroll : Effectuez un changement de salaire.

    

   

    

Résultat attendu : Le poste est supprimé du profil de paie Toast de l'employé et le changement se synchronise immédiatement avec Toast Web.

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Ajouter une position secondaire

Si un employé travaille dans un emplacement ou un rôle qui est payé à partir d'un groupe de paie séparé, une position secondaire doit être ajoutée. La position secondaire permet à l'employé d'être payé à partir de ce nouveau groupe de paie (voir Scénario 2). Cela se produit généralement lorsque l'employé fait partie de deux FEIN différents sous le même code d'entreprise.

Pour ajouter une position secondaire :

1. Naviguez vers le profil de l'employé et sélectionnez l'icône>caret à droite de leur poste principal.

    

   

    

2. SélectionnezAjouter+sur la page suivante.

    

   

    

   Remarque : Si vous ne voyez pas le bouton Ajouter+, consultez Je ne vois pas l'option d'ajouter ou mon changement ne s'enregistre pas ci-dessous.

    

3. Remplissez les champs requis et sélectionnez Enregistrer. Pour un guide sur la complétion de chaque champ, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les positions.

    

   

    

4. Notez que les informations sur les positions secondaires ne sont pas affichées sur la page des emplois ; seules les informations sur la position principale de l'employé sont affichées. La page des emplois est celle qui communique avec Toast Web, tandis que les détails de la page de position permettent à Toast Payroll d'associer les emplois au bon groupe de paie (Toast Payroll utilise le FEIN des emplois pour faire correspondre le FEIN indiqué sur la page de détails de la position).

Résultat attendu : La position secondaire apparaît sur le profil de l'employé sous la position principale existante. L'employé peut maintenant être payé à partir du groupe de paie supplémentaire.

Ajouter une position secondaire avec des emplois supplémentaires (Multi-FEIN, Multi-Emploi)

Si l'employé travaille sous plusieurs FEIN avec différents emplois (voir Scénario 3), vous aurez besoin de plusieurs positions et de plusieurs emplois :

1. Commencez par ajouter une position secondaire pour le FEIN/groupe de paie alternatif.
2. Si l'employé a également besoin de la possibilité de pointer à une nouvelle location, ajoutez un nouvel emploi pour chaque rôle que l'employé occupe dans cette nouvelle location. Naviguez vers le profil de l'employé > Emplois onglet > Ajouter+. Ajoutez un emploi distinct pour chaque rôle.

Résultat attendu : L'employé a les bonnes positions secondaires pour chaque groupe de paie et un emploi pour chaque rôle qu'il occupe dans chaque groupe de paie.

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Supprimer une position secondaire

Si un employé a plus d'une position mais ne travaillera plus à partir d'un emplacement ou d'un groupe de paie secondaire, vous pouvez désactiver sa position secondaire. Les positions principales ne peuvent pas être désactivées. Pour échanger quelle position est principale d'abord, voir Toast Payroll : Changer une position secondaire en position principale.

1. Naviguez vers le profil de l'employé et sélectionnez l'icône caret > à droite de son emploi principal.
2. Sélectionnez le bouton Modifier pour la position appropriée (ne peut pas être la position principale).
3. Entrez une raison. La mise à jour de la position peut être la meilleure option dans cette situation.
4. Juste en dessous du menu déroulant Raison, sélectionnez la case à cocher intitulée Désactiver la position.

    

   

    

5. Sélectionnez Soumettre en bas de la page.

Résultat attendu : La position secondaire est désactivée sur le profil de l'employé. L'employé ne peut plus être payé à partir de ce groupe de paie.

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Mettre à jour les taux de paie pour une position secondaire par rapport à un emploi

Les taux de paie sont acheminés vers deux endroits différents selon le taux de l'emploi que vous mettez à jour.

• Emploi principal (le premier emploi sur le profil d'un employé) : Les taux de paie pour un emploi principal doivent être modifiés à l'aide de l'outil de changement de paie. Voir Toast Paie : Effectuer un changement de salaire.
• Emplois secondaires : Les taux de paie pour tous les emplois secondaires peuvent être modifiés directement dans l'onglet Emplois. Modifiez l'emploi pertinent et mettez à jour le nouveau taux.

Pour mettre à jour plusieurs taux d'employés à la fois ou pour des mises à jour de taux secondaires en masse, voir Toast Paie : Effectuez un changement de paie .

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Dépannage

Je ne vois pas l'option d'ajouter ou mon changement ne s'enregistre pas

Si le bouton Ajouter+ est manquant sur la page de position, ou si le bouton + Ajouter un emploi est manquant sur le profil de l'employé, les causes les plus courantes sont :

• Votre rôle d'utilisateur dans Toast Payroll n'a pas la permission d'ajouter ou de modifier des postes. Contactez l'administrateur de Toast Payroll de votre entreprise.
• Le paramètre permettant d'assigner plusieurs postes n'a pas été activé. Contactez le service à la clientèle pour obtenir de l'aide.

Si aucune des options ci-dessus ne s'applique, discutez avec le service à la clientèle via le point bleu de chat dans le coin inférieur droit de la page.

Erreur : Plus d'un poste par groupe de paie

Si vous voyez l'erreur "Il ne peut y avoir plus d'un poste par groupe de paie" lors de l'ajout d'un poste secondaire, cela signifie que le poste que vous essayez d'ajouter est lié à un groupe de paie sous lequel l'employé a déjà un poste. Chaque employé ne peut avoir qu'un seul poste par groupe de paie.

Pour corriger l'erreur :

• Si le deuxième rôle partage le même groupe de paie que le poste existant, ne pas ajouter de poste secondaire. Ajoutez un emploi sous le poste existant à la place.
• Si le deuxième rôle est payé à partir d'un groupe de paie différent, confirmez que le groupe de paie sélectionné dans la fenêtre contextuelle Ajouter un poste est différent de celui du poste existant.

Pour en savoir plus sur cette erreur, consultez Obtenir de l'aide avec l'erreur de paie : Plus d'un poste par groupe.

Le système ne me permet pas de changer le groupe de paie ou le FEIN

Si vous ne pouvez pas changer le groupe de paie ou le FEIN principal d'un employé sur la page Détails du poste, les causes courantes incluent :

• Changer le groupe de paie directement n'est pas pris en charge dans Toast Payroll. Pour changer le groupe de paie d'un employé, vous devez mettre à jour le poste (le groupe de paie est déterminé par le poste). Voir Toast Payroll : Réviser le groupe de paie.
• L'employé se déplace entre les FEIN. Utilisez le code de raison Transfert inter-entreprises plutôt que Mise à jour de poste, car cela ouvrira le champ FEIN à l'édition. Voir Toast Paie : Transferts inter-entreprises.

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Questions fréquemment posées

Comment changer le poste secondaire d'un employé en son poste principal?

Pour changer le poste secondaire d'un employé en son poste principal, vous désactivez le secondaire existant, modifiez le principal pour qu'il corresponde à celui qui a été désactivé, puis réajoutez l'ancien principal comme nouveau secondaire. La procédure complète est documentée dans Toast Payroll : Changer une position secondaire en position principale.

Également demandé comme :

• Comment changez-vous un emploi secondaire en emploi principal ?
• Comment changer un poste secondaire en poste principal ?
• Comment puis-je échanger le poste principal d'un employé avec son poste secondaire ?

Comment déplacer un employé de façon permanente d'un emplacement à un autre ?

Pour déplacer un employé de façon permanente entre des emplacements :

• Si les emplacements partagent le même groupe de paie, ajoutez un emploi au nouvel emplacement et supprimez l'emploi à l'ancien emplacement.
• Si les emplacements sont dans différents groupes de paie, échangez le poste principal en utilisant Toast Payroll : Changez un poste secondaire en poste principal, puis supprimez le poste maintenant secondaire pour l'emplacement où ils ne travaillent plus.
• Si les emplacements sont sous différents FEIN, utilisez Toast Payroll : Transferts inter-entreprises.

Également demandé comme :

• Comment transférez-vous un employé de son magasin principal à son magasin secondaire ?
• Je dois mettre fin à l'emploi de quelqu'un dans un endroit qui est son poste principal et faire en sorte que son poste secondaire devienne son principal ?

Un employé peut-il être dans plus d'un groupe de paie ?

Oui, un employé peut être payé à partir de plus d'un groupe de paie, mais cela nécessite un poste secondaire pour le groupe de paie supplémentaire. Le poste principal détermine un groupe de paie ; chaque poste secondaire en ajoute un autre. Voir Ajouter un poste secondaire ci-dessus.

Quelle est la différence entre un emploi, un poste et un groupe de paie ?

Un emploi est un rôle que l'employé peut enregistrer sur un appareil Toast (caissier, barman, etc.) et a un taux de paie. Un poste est un ensemble d'attributs de l'employé (temps partiel/temps plein, admissibilité aux heures supplémentaires, niveau TAFW, niveau des avantages). Un groupe de paie est un groupe d'employés qui partagent une date de paie, une fréquence et une méthode, et est lié au poste. Voir le Résumé ci-dessus, Paie Toast : Examiner les groupes de paie et Paie Toast : Mettre à jour les postes pour les guides de concepts complets.

Également demandé comme :

• Dois-je entrer un poste ou un emploi en premier dans la paie ?
• Dois-je choisir secondaire 1 sur la page de poste lorsqu'il s'agit d'un poste secondaire ou le laisser comme principal ?

Dois-je ajouter un poste secondaire lorsque mon employé travaille simplement à plusieurs endroits ?

Pas nécessairement. Si tous les endroits où l'employé travaille sont payés à partir du même groupe de paie, vous devez seulement ajouter un emploi — pas de poste secondaire. Un poste secondaire n'est nécessaire que lorsque l'employé est payé à partir de différents groupes de paie. Voir Scénario 1 et Scénario 2 ci-dessus. Ajouter un poste secondaire dans le même groupe de paie déclenchera l'erreur Plus d'un poste par groupe de paie.

Comment ajouter un taux horaire secondaire pour un employé existant ?

Pour ajouter un taux horaire secondaire, ajoutez un emploi pour le rôle secondaire au taux que l'employé gagne pour ce rôle. Chaque emploi a son propre taux. Voir Mettre à jour les taux de rémunération pour un poste secondaire par rapport à un emploi ci-dessus pour quel outil utiliser lors du changement de taux plus tard.

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Articles connexes

• Toast Paie : Examiner les groupes de rémunération
• Toast Paie : Mettre à jour les postes
• Toast Paie : Effectuer un changement de rémunération
• Toast Paie : Changer un poste secondaire en poste principal
• Toast Paie : Transferts inter-entreprises
• Obtenir de l'aide concernant une erreur de paie : Plus d'un poste par groupe
• Toast Paie : Synchroniser les informations avec Toast Web

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à des conseils juridiques, fiscaux, RH ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.