Toast Payroll : Attribuer ou modifier les emplois ou les lieux de travail des employés

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Étapes générales
• Solution rapide
• Aperçu des emplois et des postes dans Toast Payroll
• Quand ajouter un poste secondaire plutôt qu'un autre emploi
• Ajouter un emploi au profil d'un employé
• Modifier l'emploi d'un employé
• Supprimer un emploi du profil d'un employé
• Ajouter un poste secondaire
• Supprimer un poste secondaire
• Mettre à jour les taux de rémunération pour un poste secondaire par rapport à un emploi
• Dépannage
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations requises :

• Rôle de sécurité RH+

Ce que vous accomplirez : Ajoutez, modifiez ou supprimez un emploi, un poste secondaire ou un groupe de paie sur le profil Toast Payroll d'un employé afin qu'il puisse pointer au bon rôle et au bon emplacement, et être payé à partir du bon groupe de paie.

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Étapes de présentation

• Déterminez si l'employé a besoin d'un nouvel emploi, d'un nouveau poste secondaire ou des deux. Utilisez le tableau de correction rapide ci-dessous.
• Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé et sélectionnez + Ajouter un emploi ou Ajouter+ sur la page du poste, selon le chemin qui s'applique.
• Remplissez les champs requis, y compris le Code de motif lors de la modification d'un poste, et sélectionnez Enregistrer ou Soumettre.
• Pour les changements de taux de rémunération, utilisez l'outil approprié : Outil de changement de rémunération pour l'emploi principal, onglet Emplois pour les emplois secondaires.
• Les changements sont synchronisés immédiatement avec Toast Web.
• Si votre changement ne s'enregistre pas ou si vous voyez une erreur, consultez la section Dépannage.

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Correction rapide

Utilisez ce tableau pour trouver la procédure appropriée selon les besoins de l'employé.

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Aperçu des emplois et des postes dans Toast Payroll

Ces quatre termes sont utilisés tout au long du reste de cet article. Utilisez les définitions ci-dessous pour trouver le bon chemin.

• Poste : Dans Toast Payroll, les emplois (rôles) sont la façon dont le restaurant classifie le travail d'un employé. Par exemple, hôte, barman, cuisine (BOH), plongeur. Ces emplois contrôlent la capacité d'un employé à pointer son entrée et sa sortie pour des emplois spécifiques sur un appareil Toast. Ils précisent également le taux auquel l'employé est payé pour chaque emploi qu'il occupe.
• Position : Un ensemble d'attributs tels que le fait qu'un employé soit à temps partiel ou admissible aux heures supplémentaires, ou le niveau de congés ou d'avantages sociaux auquel il appartient. Pour une ventilation complète des champs de position et des codes de motif, consultez Toast Payroll : Mise à jour des positions.
• Poste secondaire : Identique à un poste, mais utilisé lorsqu'un employé travaille dans plus d'un groupe de paie. Le poste secondaire contient les attributs de l'employé pour le poste occupé dans le groupe de paie secondaire.
• Groupe de paie : Portions de votre organisation regroupées pour le traitement de la paie, ou groupes d'employés partageant une date, une fréquence ou une méthode de paie commune. Le plus souvent utilisé lorsque deux FEIN ou plus traitent des paiements. Pour le guide conceptuel complet, consultez Toast Payroll : Révision des groupes de paie.

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Quand ajouter un poste secondaire par rapport à un autre emploi

Un poste secondaire contrôle le ou les groupes de paie à partir desquels un employé sera payé. N'ajoutez un poste secondaire que si votre compte comporte plusieurs groupes de paie et que l'employé sera payé à partir de plus d'un groupe de paie. Vous avez un groupe de paie pour chaque paie que votre entreprise effectue (par exemple, hebdomadaire pour la direction, bimensuelle pour le personnel). Lorsque des membres du personnel travaillent à un nouvel emplacement, ils peuvent avoir besoin à la fois d'un nouveau poste secondaire et d'un nouvel emploi ajoutés à leur profil.

Utilisez ces trois scénarios pour décider.

Scénario 1 : L'employé occupe plusieurs postes ou travaille à plusieurs emplacements au sein du même groupe de paie

Si les postes ou les emplacements sont payés à partir du même groupe de paie, ajoutez un poste dans Toast Payroll et assignez l'employé à ce poste. N'ajoutez pas de poste secondaire. L'ajout d'un poste secondaire lorsque le groupe de paie est le même déclenchera l'erreur « Plus d'un poste par groupe de paie » — consultez la section de dépannage ci-dessous.

Scénario 2 : L'employé travaille à des emplacements payés à partir de groupes de paie différents

Si les emplacements sont payés à partir de groupes de paie différents, ajoutez un poste secondaire. Le poste secondaire est ce qui permet à l'employé d'être payé à partir du groupe de paie supplémentaire.

Scénario 3 : L'employé travaille à plusieurs emplacements avec plusieurs postes dans différents groupes de paie

Si les emplacements sont payés à partir de différents groupes de paie et que l'employé occupe des postes différents à ces emplacements, ajoutez un poste secondaire pour chaque groupe de paie à partir duquel vous avez l'intention d'effectuer le paiement, puis ajoutez les emplois pertinents sous ces postes. Le poste secondaire permet à l'employé d'être payé à partir du groupe de paie pendant que l'emploi assure le suivi de ses heures.

Lorsque les employés travaillent dans plusieurs emplacements :

• Chaque emplacement peut avoir des juridictions fiscales et des exigences de déclaration différentes.
• Utilisez des groupes de paie distincts pour un calcul précis de l'impôt et pour la déclaration du formulaire W-2.
• Évitez de déplacer manuellement les heures entre les groupes de paie, car cela pourrait entraîner des problèmes de conformité fiscale.

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Ajouter un emploi au profil d'un employé

Lorsqu'un employé occupe plusieurs rôles au sein du restaurant, ajoutez un emploi pour chaque rôle sous le groupe de paie à partir duquel il sera payé (voir Scénario 1).

Par exemple, un employé qui peut pointer comme caissier ou comme gestionnaire de formation à l'emplacement de Chicago, gagnant 16 $ l'heure en tant que caissier et 22 $ l'heure en tant que gestionnaire de formation, aurait deux emplois dans son profil Toast Payroll. L'emploi précise quel taux l'employé gagne pour quel rôle.

Pour ajouter un emploi :

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé, faites défiler vers le bas et sélectionnez + Ajouter un emploi.

    

   

    

2. Remplissez les champs obligatoires et sélectionnez Enregistrer.
   • Le champ ID d'exportation n'est généralement pas utilisé.
   • Si vous ne voyez pas l'emploi que vous souhaitez ajouter, l'emploi doit d'abord être créé dans Toast Web. Consultez Créer et modifier des postes (rôles) pour Toast POS.

    

   

Résultat attendu : Le nouveau poste apparaît sur le profil de l'employé dans Toast Payroll et se synchronise avec son profil Toast Web dans les 30 minutes. L'employé peut maintenant pointer sous ce poste sur un appareil Toast.

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Modifier le poste d'un employé

1. Dans Toast Payroll, accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'icône > en forme de chevron à droite du poste que vous souhaitez mettre à jour.

    

   

    

2. Sélectionnez le crayon de modification pour le poste contenant cet emploi. Si l'employé occupe plus d'un poste, identifiez le bon en comparant le champ Niveau 3 - Poste.

    

   

    

3. Ajoutez un motif en haut. Mise à jour de poste fonctionne bien ici. Différents codes de motif déverrouillent différents champs sur le poste — l'utilisation du mauvais code peut empêcher la modification de champs obligatoires (comme le taux de rémunération). Pour une ventilation complète de ce que chaque code de motif déverrouille, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les postes avant de sélectionner un motif ici.
4. Mettez à jour le champ Poste au milieu de la page et sélectionnez Soumettre vers le bas.

Résultat attendu : Le poste sur le profil de l'employé est mis à jour. Si la rémunération de l'employé doit également changer, consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de rémunération.

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Supprimer un emploi du profil d'un employé

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'onglet Emplois à partir de la page Emploi.
2. Sélectionnez l'icône de corbeille pour l'emploi que vous souhaitez supprimer de cet employé, puis sélectionnezSupprimerdans la fenêtre contextuelle. Si l'emploi que vous souhaitez supprimer est celui lié au poste principal (le premier emploi listé), vous devez d'abord modifier le poste :
   1. Accédez à l'onglet Poste sur la gauche.
   2. Sélectionnez Modifier sur la page suivante.
   3. Ajoutez un motif en haut. Mise à jour de poste fonctionne bien ici. Différents codes de motif déverrouillent différents champs sur le poste — l'utilisation du mauvais code peut empêcher la modification de champs obligatoires (comme le taux de rémunération). Pour une ventilation complète de ce que chaque code de motif déverrouille, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les postes avant de sélectionner un motif ici.
   4. Mettez à jour le champ Poste au milieu de la page et sélectionnez Soumettre vers le bas. Si la paie de l'employé doit également changer, consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de paie.

    

   

    

Résultat attendu : L'emploi est supprimé du profil Toast Payroll de l'employé et la modification est synchronisée immédiatement avec Toast Web.

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Ajouter un poste secondaire

Si un employé travaille à un emplacement ou dans un rôle qui est payé à partir d'un groupe de paie distinct, un poste secondaire doit être ajouté. Le poste secondaire donne à l'employé la possibilité d'être payé à partir de ce nouveau groupe de paie (voir Scénario 2). Cela se produit généralement lorsque l'employé fait partie de deux FEIN différents sous le même code d'entreprise.

Pour ajouter un poste secondaire :

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'icône de chevron>à droite de son emploi principal.

    

   

    

2. SélectionnezAjouter+sur la page suivante.

    

   

    

   Remarque : Si vous ne voyez pas le bouton Add+, consultez Je ne vois pas l'option d'ajout ou ma modification ne s'enregistre pas ci-dessous.

    

3. Remplissez les champs obligatoires et sélectionnez Enregistrer. Pour obtenir un guide sur la façon de remplir chaque champ, consultez Toast Payroll : Mettre à jour les postes.

    

   

    

4. Notez que les informations sur le poste secondaire ne sont pas affichées sur la page Emplois ; seules les informations sur le poste principal de l'employé le sont. La page Emplois est ce qui communique avec Toast Web, tandis que les détails de la page Détails du poste permettent à Toast Payroll de faire correspondre le ou les emplois au groupe de paie approprié (Toast Payroll utilise le FEIN des emplois pour faire correspondre le FEIN indiqué sur la page Détails du poste).

Résultat attendu : Le poste secondaire apparaît sur le profil de l'employé sous le poste principal existant. L'employé peut maintenant être payé à partir du groupe de paie supplémentaire.

Ajouter un poste secondaire avec des emplois supplémentaires (multi-FEIN, multi-emploi)

Si l'employé travaille sous plusieurs FEIN avec des emplois différents (voir Scénario 3), vous devrez créer plusieurs postes et plusieurs emplois :

1. Commencez par ajouter un poste secondaire pour l'autre FEIN/groupe de paie.
2. Si l'employé doit également pouvoir pointer à l'entrée ou à la sortie à un nouvel emplacement, ajoutez un nouvel emploi pour chaque rôle que l'employé occupe à ce nouvel emplacement. Accédez au profil de l'employé > onglet Emplois > Add+. Ajoutez un emploi distinct pour chaque rôle.

Résultat attendu : L'employé possède le ou les postes secondaires corrects pour chaque groupe de paie et un emploi pour chaque rôle qu'il occupe sous chaque groupe de paie.

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Supprimer un poste secondaire

Si un employé occupe plus d'un poste mais ne travaillera plus à partir d'un emplacement ou d'un groupe de paie secondaire, vous pouvez désactiver son poste secondaire. Les postes principaux ne peuvent pas être désactivés. Pour savoir comment changer le poste principal en premier, consultez Toast Payroll : Changez un poste secondaire en poste principal.

1. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez l'icône de curseur > à droite de son emploi principal.
2. Sélectionnez le bouton Modifier pour le poste approprié (ne peut pas être le poste principal).
3. Entrez un motif. La mise à jour de poste peut être la meilleure solution dans cette situation.
4. Juste en dessous du menu déroulant Motif, cochez la case intitulée Désactiver le poste.

    

   

    

5. Sélectionnez Soumettre au bas de la page.

Résultat attendu : Le poste secondaire est désactivé sur le profil de l'employé. L'employé ne peut plus être payé à partir de ce groupe de paie.

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Mise à jour des taux de rémunération pour un poste secondaire par rapport à un emploi

Les taux de rémunération sont acheminés vers deux endroits différents selon le taux d'emploi que vous mettez à jour.

• Emploi principal (le premier emploi sur le profil d'un employé) : Les taux de rémunération pour un emploi principal doivent être modifiés à l'aide de l'outil Changement de rémunération. Consultez Toast Payroll : Effectuer un changement de rémunération.
• Emplois secondaires : Les taux de rémunération pour tous les emplois secondaires peuvent être modifiés directement dans l'onglet Emplois. Modifiez l'emploi pertinent et mettez à jour le nouveau taux.

Pour mettre à jour plusieurs taux d'employés à la fois ou pour des mises à jour en bloc des taux secondaires, consultez Toast Payroll : Effectuez un changement de rémunération.

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Dépannage

Je ne vois pas l'option d'ajout ou ma modification ne s'enregistre pas

Si le bouton Ajouter+ est absent de la page Poste, ou si le bouton + Ajouter un emploi est absent du profil de l'employé, les causes les plus courantes sont :

• Votre rôle d'utilisateur dans Toast Payroll n'a pas la permission d'ajouter ou de modifier des postes. Communiquez avec l'administrateur Toast Payroll de votre entreprise.
• Le paramètre permettant l'attribution de plusieurs postes n'a pas été activé. Communiquez avec le Service à la clientèle pour obtenir de l'aide.

Si rien de ce qui précède ne s'applique, clavardez avec le Service à la clientèle via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de la page.

Erreur : Plus d'un poste par groupe de paie

Si vous voyez l'erreur « Il ne peut y avoir plus d'un poste par groupe de paie » lors de l'ajout d'un poste secondaire, cela signifie que le poste que vous tentez d'ajouter est lié à un groupe de paie pour lequel l'employé possède déjà un poste. Chaque employé ne peut avoir qu'un seul poste par groupe de paie.

Pour corriger l'erreur :

• Si le deuxième rôle partage le même groupe de paie que le poste existant, n'ajoutez pas de poste secondaire. Ajoutez un emploi sous le poste existant plutôt.
• Si le deuxième rôle est payé à partir d'un groupe de paie différent, confirmez que le groupe de paie sélectionné dans la fenêtre contextuelle Ajouter un poste est différent de celui du poste existant.

Pour en savoir plus sur cette erreur, consultez Obtenir de l'aide avec l'erreur de paie : Plus d'un poste par groupe.

Le système ne me permet pas de modifier le groupe de paie ou le FEIN

Si vous ne pouvez pas modifier le groupe de paie ou le FEIN principal d'un employé sur la page Détails du poste, les causes courantes sont :

• Il n'est pas possible de modifier directement le groupe de paie dans Toast Payroll. Pour modifier le groupe de paie d'un employé, vous devez mettre à jour le poste (le groupe de paie est déterminé par le poste). Voir Toast Payroll : Réviser le groupe de paie.
• L'employé change de FEIN. Utilisez le code de motif Transfert interentreprises plutôt que Mise à jour de poste, car cela permettra de modifier le champ FEIN. Consultez Toast Payroll : Transferts interentreprises.

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Foire aux questions

Comment puis-je changer le poste secondaire d'un employé pour son poste principal ?

Pour faire passer le poste secondaire d'un employé à son poste principal, vous devez désactiver le poste secondaire existant, modifier le poste principal pour qu'il corresponde à celui qui a été désactivé, puis ajouter à nouveau le poste principal original en tant que nouveau poste secondaire. La procédure complète est documentée dans Toast Payroll : Changez un poste secondaire en poste principal.

Également posée comme :

• Comment changer un emploi secondaire en emploi principal ?
• Comment changer un poste secondaire en poste principal ?
• Comment puis-je intervertir le poste principal et le poste secondaire d'un employé ?

Comment puis-je transférer un employé de façon permanente d'un établissement à un autre ?

Pour transférer un employé de façon permanente entre des établissements :

• Si les établissements partagent le même groupe de paie, ajoutez un emploi au nouvel établissement et supprimez l'emploi à l'ancien établissement.
• Si les établissements appartiennent à des groupes de paie différents, intervertissez le poste principal à l'aide de Toast Payroll : Modifier un poste secondaire en poste principal, puis supprimez le poste devenu secondaire pour l'établissement où l'employé ne travaille plus.
• Si les emplacements sont sous des FEIN différents, utilisez Toast Payroll : Transferts interentreprises.

Également posée comme :

• Comment transférez-vous un employé de son magasin principal à son magasin secondaire ?
• Je dois mettre fin à l'emploi d'une personne dans un emplacement qui est son poste principal et faire de son poste secondaire son poste principal ?

Un employé peut-il appartenir à plus d'un groupe de paie ?

Oui, un employé peut être payé à partir de plus d'un groupe de paie, mais cela nécessite une fonction secondaire pour le groupe de paie supplémentaire. La fonction principale détermine un groupe de paie ; chaque fonction secondaire en ajoute un autre. Voir Ajouter une fonction secondaire ci-dessus.

Quelle est la différence entre un poste, une fonction et un groupe de paie ?

Un poste est un rôle pour lequel l'employé peut pointer à l'entrée et à la sortie sur un appareil Toast (caissier, barman, etc.) et qui est assorti d'un taux de rémunération. Une fonction est un ensemble d'attributs de l'employé (temps partiel/temps plein, admissibilité aux heures supplémentaires, niveau TAFW, niveau d'avantages sociaux). Un groupe de paie est un groupe d'employés qui partagent une date, une fréquence et une méthode de paie, et qui est lié à la fonction. Consultez la Vue d'ensemble ci-dessus, Toast Payroll : Réviser les groupes de paie et Toast Payroll : Mettre à jour les fonctions pour les guides conceptuels complets.

Également posée comme :

• Dois-je d'abord saisir une fonction ou un poste dans la paie ?
• Dois-je choisir secondaire 1 sur la page de la fonction lorsqu'il s'agit d'une fonction secondaire ou dois-je la laisser comme principale ?

Dois-je ajouter une fonction secondaire lorsque mon employé travaille simplement dans plusieurs emplacements ?

Pas nécessairement. Si tous les emplacements où l'employé travaille sont payés à partir du même groupe de paie, vous n'avez qu'à ajouter un poste — aucune fonction secondaire n'est requise. Un poste secondaire n'est requis que lorsque l'employé est payé à partir de différents groupes de paie. Voir Scénario 1 et Scénario 2 ci-dessus. L'ajout d'un poste secondaire dans le même groupe de paie déclenchera l'erreur Plus d'un poste par groupe de paie.

Comment ajouter un taux horaire secondaire pour un employé existant ?

Pour ajouter un taux horaire secondaire, ajoutez un emploi pour le rôle secondaire au taux que l'employé gagne pour ce rôle. Chaque emploi a son propre taux. Voir Mettre à jour les taux de paie pour un poste secondaire par rapport à un emploi ci-dessus pour savoir quel outil utiliser lors de la modification ultérieure du taux.

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Articles connexes

• Toast Payroll : Examiner les groupes de paie
• Toast Payroll : Mettre à jour les postes
• Toast Payroll : Effectuer un changement de paie
• Toast Payroll : Changer un poste secondaire pour un poste principal
• Toast Payroll : Transferts interentreprises
• Obtenir de l'aide concernant une erreur de paie : Plus d'un poste par groupe
• Toast Payroll : Synchroniser les informations avec Toast Web

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