Dernière mise à jour : 9 oct. 2026, 16 h 31
Comment ajouter de nouveaux employés dans Toast Payroll, gérer les courriels d'intégration, les adresses courriel manquantes, les documents, les codes d'accès et le dépôt direct.
Pour créer un nouvel employé dans Toast Payroll, accédez à Équipe et sélectionnez + Ajouter un membre de l'équipe pour lancer le processus d'embauche. (Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Vous saisirez les informations de base, les emplois et la rémunération, les avantages sociaux et les documents d'intégration de l'employé, puis vous sélectionnerez Ajouter à l'équipe pour terminer votre partie. Pour obtenir la procédure détaillée étape par étape, consultez Toast Payroll : Nouveaux employés (Guide de l'employeur).
Également demandé comme :
Oui, vous pouvez créer plusieurs nouveaux employés à la fois en utilisant une fonction d'importation pendant l'intégration à Toast Payroll. Travaillez avec votre conseiller en intégration pour importer plusieurs employés, puis envoyez-leur le lien dans Toast Payroll : Guide d'importation des nouvelles recrues afin qu'ils puissent remplir leur profil. Les employés qui ne remplissent pas leur profil ne peuvent pas se connecter ni recevoir leur paie par dépôt direct.
Avant qu'un employé puisse terminer son intégration, vous devez saisir les informations suivantes lors de la création de son profil :
Vous devriez également téléverser tous les documents de l'entreprise que vous souhaitez faire signer à l'employé, comme un manuel de l'employé ou un document propre à un État. Pour plus de détails sur l'attribution de plus d'un poste, consultez Toast Payroll : Attribuer ou modifier les postes ou les lieux de travail des employés.
L'employé reçoit son courriel d'intégration automatiquement après que vous ayez sélectionné Ajouter à l'équipe pour terminer votre partie du processus d'embauche. Ce courriel de « bienvenue » est envoyé à l'adresse courriel que vous avez saisie et dirige l'employé vers la création d'un mot de passe, la création de son compte Toast et la réalisation de ses propres étapes d'intégration.
Également demandé comme :
Si votre nouvel employé n'a pas reçu son courriel d'intégration, demandez-lui d'abord de vérifier son dossier de courrier indésirable ou pourriel. Si l'adresse courriel a été saisie incorrectement et que l'employé n'a pas encore utilisé le courriel de bienvenue original, accédez au profil Toast Payroll de l'employé et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour corriger l'adresse. Si le courriel doit être renvoyé, consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration du nouvel employé.
Remarque : Le courriel de « bienvenue » original ne peut pas être renvoyé. Un courriel d'« invitation » distinct peut être envoyé à partir de la page Équipe à la place.
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Si votre nouvel employé ne peut pas se connecter à partir du courriel d'intégration, la cause la plus fréquente est qu'il essaie plus d'un point d'entrée ou que son profil n'est pas encore actif. Indiquez à l'employé de se connecter uniquement à partir du lien figurant dans son courriel d'intégration, puis de créer un mot de passe lorsqu'il y sera invité. S'il ne parvient toujours pas à se connecter, confirmez que l'employé est actif et qu'il figure sur votre page Équipe, puis envoyez un courriel d'invitation à partir de la page Équipe. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration du nouvel employé. Si le problème persiste, communiquez avec le service à la clientèle de Toast.
Oui, vous pouvez ajouter un employé qui n'a pas d'adresse courriel, mais Toast recommande fortement que chaque employé en possède une. À l'étape Informations de base du flux de travail de recrutement, sélectionnez Non pour Fournirez-vous une adresse courriel ? Les employés ajoutés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, configurer un mode de paiement, consulter leurs talons de paie ou accéder aux documents de fin d'année tels que le formulaire W-2. Pour tous les détails, consultez Toast Payroll : Employés sans adresse courriel.
Oui, vous pouvez ajouter l'adresse courriel d'un employé plus tard si vous ne l'aviez pas au moment de son embauche. Accédez au profil de l'employé et sélectionnez Compte utilisateur dans l'onglet Profil, puis ajoutez l'adresse courriel. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Une fois l'adresse courriel ajoutée, suivez Toast Payroll : Renvoyer le courriel d'intégration du nouvel employé pour envoyer à l'employé un lien afin de terminer son intégration.
Pour terminer l'intégration d'un employé sans adresse courriel, vous devez effectuer les étapes requises en son nom. Vous pouvez saisir les renseignements pour le dépôt direct de l'employé, remplir son formulaire W-4 à partir d'une copie papier en accédant au profil de l'employé et en sélectionnant Taxes et documents > Formulaires fiscaux, puis téléverser une copie papier du formulaire I-9. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Pour le processus complet, y compris comment marquer la nouvelle recrue comme terminée par la suite, consultez Toast Payroll: Employés sans adresse courriel.
Pour téléverser des documents que vous voulez que vos nouvelles recrues signent, vous avez deux options. Pendant le flux de travail de la nouvelle recrue, vous pouvez joindre un document à l'étape Documents, et seul l'employé actuellement en cours d'embauche le verra. Pour remettre un document à toutes les nouvelles recrues, consultez Toast Payroll: Téléverser des documents pour les nouvelles recrues.
Une nouvelle recrue signe les documents de l'entreprise après s'être connectée à Toast Payroll. Sur son tableau de bord pendant l'intégration des employés, l'employé sélectionne l'élément de liste de contrôle Signer les documents de l'entreprise, ce qui l'amène à une page pour consulter et signer les documents.
Remarque : Les documents qui ne nécessitent pas de signature électronique sont marqués comme terminés lorsque l'employé les ouvre, mais ils ne sont pas enregistrés dans le profil de l'employé.
Oui, vous pouvez téléverser une copie papier d'un formulaire I-9 dans Toast Payroll. D'abord, demandez à l'employé de terminer les étapes restantes de sa partie de l'intégration. Ensuite, accédez à Équipe > Intégration, sélectionnez le crayon de modification pour l'employé et choisissez Marquer cette nouvelle recrue comme terminée pour le retirer du flux de travail des nouvelles recrues. (Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Enfin, suivez Toast Payroll: Téléversez un fichier dans la bibliothèque de documents d'un employé pour téléverser le formulaire I-9.
Le code d'accès est créé dans Toast Web lorsque vous ajoutez un nouvel employé dans Toast Payroll, car Toast Payroll synchronise le nouveau profil avec Toast Web. Le code d'accès au point de vente (aussi appelé NIP ou code de pointage) est défini à l'étape Postes et paie du flux de travail d'embauche dans Toast Payroll. Il correspond par défaut au numéro d'employé et peut être modifié à cette étape avant que vous ne terminiez votre partie. Après cela, le code d'accès ne peut pas être modifié dans Toast Payroll, seulement dans Toast Web.
Également demandé comme :
Pour modifier un code d'accès après l'embauche de l'employé dans Toast Payroll, vous devez effectuer la modification dans Toast Web, car le code d'accès ne peut plus être modifié dans Toast Payroll. Consultez la section Modifier le profil d'un employé dans Toast Web de Ajouter et gérer des employés dans Toast Web.
Pour savoir quels employés sont configurés pour le dépôt direct dans Toast Payroll, accédez à Paramètres > Paie > Dépôt direct. (Si vous ne voyez pas Paramètres sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.) Le haut de la page dresse la liste des employés dont les renseignements sur le dépôt direct sont incomplets, et vous pouvez leur envoyer une notification par courriel à partir de cette page. La deuxième section dresse la liste de chaque employé dont la configuration est réussie. Pour plus de détails, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les comptes de dépôt direct.
Également demandé comme :
Tant que le nom de famille de l'employé est bien orthographié dans son profil, la raison la plus courante pour laquelle il s'affiche incorrectement sur ces formulaires est qu'il n'est pas séparé par un trait d'union. Si plus d'un nom est saisi dans le champ Nom de famille pendant le processus d'embauche (ou à tout moment par la suite), assurez-vous d'utiliser des traits d'union (-) pour séparer chaque nom et n'incluez pas d'espaces dans ce champ. Sinon, son nom de famille complet sera incomplet sur les talons de paie et son formulaire W-2.
L'écran « peut déjà avoir un profil » signifie que Toast Payroll a détecté un profil existant avec un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaire. Examinez les profils suggérés. Si l'un d'eux correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour regrouper les dossiers et éviter les doublons. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer la création d'un nouveau profil. Pour obtenir des détails sur les types de badges, consultez Toast Payroll : Détection de profils en double dans Toast.
Si votre nouvelle recrue est un ancien employé et que son intégration ne se termine pas, il est fort probable qu'un profil ancien ou en double bloque le nouveau. Pendant le processus d'embauche, examinez l'écran « peut déjà avoir un profil » et sélectionnez le profil correspondant pour regrouper les dossiers au lieu de créer un doublon. Si vous ne pouvez pas résoudre le conflit vous-même, communiquez avec le service à la clientèle de Toast.
Si le champ NAS indique « Ce NAS est déjà utilisé », sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Ignorer et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivez Toast Payroll : Résoudre les numéros d'assurance sociale (NAS) en double pour identifier le profil en double et le résoudre avant de redémarrer le flux de travail de la nouvelle embauche.
Oui, vous pouvez exécuter la paie pour une nouvelle embauche même si elle n'a pas terminé son intégration. L'employé peut terminer ses étapes plus tard sans affecter la paie. Cependant, un employé qui n'a pas terminé son intégration ne peut pas être payé par dépôt direct tant que ses renseignements bancaires ne sont pas au dossier, et sa retenue d'impôt pourrait ne pas être configurée correctement sans un formulaire W-4 rempli.
Avant de pouvoir payer une nouvelle embauche, l'employé doit terminer sa partie de l'intégration. Cela comprend le formulaire W-4, le formulaire I-9 et la sélection d'un mode de paiement comme le dépôt direct. Pour chaque étape effectuée par l'employé, consultez Toast Payroll : Intégration des employés (guide de l'employé).
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.