Dernière mise à jour : 14 juill. 2026, 14 h 38
Comment ajouter de nouveaux employés dans Gestion de paie Toast, gérer les courriels d’intégration, les adresses courriel manquantes, les documents, les codes d’accès et le dépôt direct.
Pour créer un nouvel employé dans Gestion de paie Toast, allez à Équipe et sélectionnez + Ajouter un membre pour démarrer le flux de travail des nouveaux employés. Vous saisirez les informations de base de l’employé, ses postes et sa paie, ses avantages sociaux et ses documents d’intégration, puis vous sélectionnerez Ajouter à l’équipe pour terminer votre portion. Pour le guide complet étape par étape, consultez Gestion de paie Toast : Employés nouvellement embauchés (Guide de l’employeur).
Aussi demandé comme :
Oui, vous pouvez créer plusieurs nouveaux employés à la fois à l’aide d’une fonction d’importation lors de l’intégration à Gestion de paie Toast. Collaborez avec votre consultant à l’intégration pour importer plusieurs employés, puis envoyez à ces employés le lien dans Gestion de paie Toast : Guide des nouveaux embauchés importés afin qu’ils puissent remplir leur profil. Les employés qui ne remplissent pas leur profil ne peuvent pas se connecter ni recevoir de paie par dépôt direct.
Avant qu’un employé puisse terminer son intégration, vous devez saisir les informations suivantes lors de la création de son profil :
Vous devriez également téléverser tous les documents d’entreprise que vous souhaitez que l’employé signe, tels qu’un manuel d’entreprise ou un document spécifique à l’État ou à la province. Pour plus de détails sur l’attribution de plus d’un poste, consultez Gestion de paie Toast : Affecter ou changer des postes ou des emplacements pour les employés.
L’employé reçoit automatiquement son courriel d’intégration après avoir sélectionné Ajouter à l’équipe pour terminer votre partie du flux de travail des nouveaux employés. Ce courriel de « bienvenue » est envoyé à l’adresse courriel que vous avez saisie et indique à l’employé de définir un mot de passe, de créer son compte Toast et d’effectuer ses propres étapes d’intégration.
Aussi demandé comme :
Si votre nouvel employé n’a pas reçu son courriel d’intégration, demandez-lui d’abord de vérifier son dossier de courriels indésirables ou de pourriels. Si l’adresse courriel a été mal saisie et que l’employé n’a pas encore utilisé le courriel de bienvenue original, accédez à son profil et sélectionnez Profil > Compte utilisateur > Mettre à jour pour corriger l’adresse. Si le courriel doit être envoyé de nouveau, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues.
Remarque : Le courriel de « bienvenue » original ne peut pas être renvoyé. Un courriel d’invitation distinct peut être envoyé à partir de la page de l’équipe.
Aussi demandé comme :
Si votre nouvel employé ne peut pas se connecter à partir du courriel d’intégration, la cause la plus fréquente est qu’il essaie plusieurs points d’entrée ou que son profil n’est pas encore actif. Demandez à l’employé de se connecter uniquement à partir du lien figurant dans son courriel d’intégration, puis de créer un mot de passe lorsqu’il y sera invité. S’il ne peut toujours pas se connecter, confirmez que l’employé est actif et apparaît sur votre page Équipe, puis envoyez un courriel d’invitation à partir de la page Équipe. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues. Si le problème persiste, contactez le service à la clientèle de Toast.
Oui, vous pouvez ajouter un employé qui n’a pas d’adresse courriel, mais Toast recommande vivement à chaque employé d’en avoir une. À l’étape Informations de base du flux de travail des nouveaux embauchés, sélectionnez Non pour Voulez-vous fournir une adresse courriel? Les employés ajoutés sans adresse courriel ne peuvent pas se connecter, remplir le formulaire I-9 ou le formulaire W-4, configurer un mode de paiement, consulter les fiches de paie ou accéder aux documents de fin d’année tels que le formulaire W-2. Pour tous les détails, consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel.
Oui, vous pouvez ajouter l’adresse courriel d’un employé plus tard si vous ne l’aviez pas au moment de son embauche. Accédez au profil de l’employé et sélectionnez Compte utilisateur dans l’onglet Profil, puis ajoutez l’adresse courriel. Après l’ajout du courriel, suivez Gestion de paie Toast : Renvoyer le courriel d’intégration des nouvelles recrues pour envoyer à l’employé un lien afin qu’il termine son intégration.
Pour terminer l’intégration d’un employé sans adresse courriel, vous effectuez les démarches requises en son nom. Vous pouvez saisir les renseignements de dépôt direct de l’employé, remplir son formulaire W-4 à partir d’une copie papier en accédant à son profil et en sélectionnant Impôts et documents > Formulaires fiscaux, et téléverser un formulaire papier I-9. Pour l’ensemble du processus, y compris la façon de marquer la nouvelle recrue comme terminée par la suite, consultez Gestion de paie Toast : Employés sans adresse courriel.
Pour téléverser les documents que vous souhaitez faire signer à vos nouveaux employés, vous avez deux options. Lors du processus d’embauche, vous pouvez joindre un document à l’étape Documents, et seul l’employé actuellement embauché le verra. Pour remettre un document à tous les nouveaux employés, consultez Gestion de paie Toast : Téléverser des documents pour les nouveaux embauchés.
Un nouvel employé signe les documents de l’entreprise après s’être connecté à Gestion de paie Toast. Sur son tableau de bord lors de l’intégration des employés, l’employé sélectionne l’article de la liste de vérification Signer les documents de l’entreprise, ce qui l’amène à une page pour consulter et signer les documents.
Remarque : Les documents qui ne nécessitent pas de signature électronique sont marqués comme complets lorsque l’employé les ouvre, mais ils ne sont pas enregistrés dans son profil.
Oui, vous pouvez téléverser une copie papier d’un formulaire I-9 dans Gestion de paie Toast. Tout d’abord, demandez à l’employé de compléter les étapes restantes de sa partie de l’intégration. Accédez ensuite à Équipe > Intégration, sélectionnez le crayon de modification pour l’employé et choisissez Marquer cette nouvelle recrue comme terminée pour la retirer du flux de travail. Enfin, suivez Gestion de paie Toast : Téléversez un fichier dans la bibliothèque de documents d'un employé pour téléverser le formulaire I-9.
Le code d’accès est créé dans Toast Web lorsque vous ajoutez un nouvel employé dans Gestion de paie Toast, car Gestion de paie Toast synchronise le nouveau profil avec Toast Web. Le code d’accès au TPV (aussi appelé NIP ou code perforé) est défini à l’étape Emplois et paie du flux de travail des nouveaux employés. Par défaut, le numéro de l’employé correspond et peut être modifié à cette étape avant que vous n’ayez terminé votre portion. Ensuite, le code d’accès ne peut pas être modifié dans Gestion de paie Toast, uniquement dans Toast Web.
Aussi demandé comme :
Pour modifier un code d’accès après l’embauche de l’employé dans Gestion de paie Toast, vous devez le faire dans Toast Web, car il ne peut plus être modifié dans Gestion de paie Toast. Consultez la section Modifier un profil d’employé dans Toast Web de Ajouter et gérer des employés dans Toast Web.
Pour savoir quels employés sont configurés pour le dépôt direct, accédez dans Gestion de paie Toast à Paramètres > Paie > Dépôt direct. Le haut de la page répertorie les employés dont les informations de dépôt direct sont incomplètes. Vous pouvez leur envoyer une notification par courriel à partir de cette page. La deuxième section répertorie chaque employé configuré avec succès. Pour plus de détails, consultez Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les comptes de dépôt direct.
Aussi demandé comme :
L’écran « peut déjà avoir un profil » signifie que Gestion de paie Toast a détecté un profil existant avec un nom, une adresse courriel ou un numéro de téléphone similaires. Examinez les profils suggérés. S’il correspond à la personne que vous embauchez, sélectionnez-le pour consolider les dossiers et éviter les doublons. Si aucun ne correspond, sélectionnez Continuer la création du profil. Pour plus de détails sur les types d’insignes, consultez Gestion de paie Toast : Détection de profil en double dans Toast.
Si votre nouvel employé est un ancien employé et que son intégration ne sera pas terminée, un profil en double ou ancien bloquera très probablement le nouveau. Pendant le processus d’embauche, consultez l’écran « peut-être déjà un profil » et sélectionnez le profil correspondant pour consolider les dossiers plutôt que de créer un double. Si vous ne pouvez pas résoudre le conflit vous-même, contactez le service à la clientèle de Toast.
Si le champ NAS/SSN affiche « Ce NAS/SSN est déjà utilisé », sélectionnez X dans le coin supérieur droit, puis sélectionnez Supprimer et quitter pour fermer le flux de travail sans enregistrer. Suivre Gestion de paie Toast : Résolvez les numéros d’assurance sociale (NAS) en double afin d’identifier le profil en double et de le résoudre avant de relancer le flux de travail des nouveaux employés.
Oui, vous pouvez traiter la paie d’un nouvel employé même s’il n’a pas terminé son intégration. L’employé peut terminer ses étapes plus tard sans affecter la paie. Toutefois, un employé qui n’a pas terminé son intégration ne peut pas être payé par dépôt direct tant que ses informations bancaires ne sont pas enregistrées, et sa retenue d’impôt risque de ne pas être configurée correctement sans remplir le formulaire W-4.
Avant de pouvoir payer une nouvelle recrue, l’employé doit compléter sa partie de l’intégration. Cela inclut le formulaire W-4, le formulaire I-9, et le choix d’un mode de paiement tel que le dépôt direct. Pour chaque étape franchie par l’employé, consultez Gestion de paie Toast : Intégration des employés (Guide de l’employé).
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.