Dernière mise à jour : 8 avr. 2026, 10 h 10
Un rapport sur les nouvelles embauches est un rapport exigé par le gouvernement fédéral qui transmet l’information relative aux employés et aux employeurs aux organismes d’État compétents. Les informations contenues dans ce rapport comprennent le Répertoire national des nouvelles recrues. Entre autres, le Bureau de l'application des pensions alimentaires pour enfants (BEOS) utilise cette base de données pour localiser les parents dans les cas de pensions alimentaires pour enfants. Un avantage potentiel pour les employeurs est la réduction et la prévention des fraudes liées au chômage et aux indemnités d'accident du travail. En savoir plus auprès de l’OCSE.
La Gestion de paie Toast produit ce rapport deux fois par mois en votre nom. À noter que les employeurs qui ne déclarent pas de nouvelles recrues risquent des pénalités. La loi fédérale exige que les pénalités de l’État en cas de non-déclaration ne puissent pas dépasser 25 $ par nouvelle recrue, sauf s’il y a complot entre l’employeur et l’employé, auquel cas la pénalité ne peut pas dépasser 500 $ par nouvelle recrue. Des sanctions civiles non pécuniaires peuvent également être imposées.
Fait important, si un employé n’a pas de NAS/SSN, la Gestion de paie Toast n’inclura pas cet employé dans le rapport. Les numéros d’identification fiscale individuels (ITIN) et les numéros de résident permanent étranger (carte verte) ne peuvent pas remplacer un NAS/SSN dans ce cas. Examiner Gestion de la paie de Toast : Obtenir de l’aide pour les numéros de sécurité sociale afin d’ajouter des NAS ou de vérifier les NAS dans votre base de données Gestion de paie Toast.
Si un nouvel employé n’a pas de NAS/SSN ou s’il est un employé de visa résident non américain (non résident), il peut remplir le Formulaire de sécurité sociale SS-5, appeler le 1-800-772-1213 ou se rendre à un bureau local de sécurité sociale pour demander un NAS/SSN. Les employeurs disposent de 20 jours civils pour déclarer la nouvelle recrue à compter de la date à laquelle la personne reçoit son NAS/SSN. En savoir plus ici.
Selon l’OCSE, la loi fédérale stipule que 7 éléments différents doivent être inclus pour chaque nouvelle recrue dans les rapports de nouvelle embauche :
Certains États peuvent avoir des exigences supplémentaires, qui se trouvent ici. La Gestion de paie Toast soumet des rapports aux 50 États ou provinces plus DC en votre nom, selon les renseignements contenus dans le système de Gestion de paie Toast. Pour rappel, les employés sans NAS/SSN ne sont pas inclus dans ce rapport.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.