Dernière mise à jour : 10 sept. 2026, 11 h 49
Un rapport sur les nouvelles embauches est un rapport prescrit par le gouvernement fédéral qui transmet l’information relative aux employés et à l’employeur aux organismes d’État compétents. Les informations contenues dans ce rapport comprennent le Répertoire national des nouvelles embauches. Entre autres, le Bureau de l’application des pensions alimentaires pour enfants (BESO) utilise cette base de données pour localiser les parents dans les cas de pensions alimentaires pour enfants. Un avantage potentiel pour les employeurs est la réduction et la prévention des paiements frauduleux du chômage et des accidents du travail. En savoir plus auprès de l’OCSE.
La Gestion de paie Toast produit ce rapport deux fois par mois en votre nom. À côté de cela, les employeurs qui ne déclarent pas les nouvelles embauches risquent des pénalités. La loi fédérale prévoit que les pénalités prévues par l’État en cas de non-déclaration ne peuvent pas dépasser 25 $ par nouvelle recrue, sauf s’il y a complot entre l’employeur et l’employé, auquel cas la pénalité ne peut pas dépasser 500 $ par nouvelle recrue. Des sanctions civiles non pécuniaires peuvent également être imposées.
La Gestion de paie Toast classe et envoie ces rapports en bloc, mais il n’y a pas de copie client pour le moment. Cependant, vous pouvez nous contacter pour recevoir la confirmation que vos nouvelles embauches ont été signalées.
Il est important de noter que si un employé n’a pas de NAS/SSN, la Gestion de paie Toast n’inclut pas cet employé dans le rapport. Les numéros d’identification fiscale individuels (ITIN) et les numéros de résident permanent étranger (carte verte) ne peuvent remplacer un NAS/SSN dans ce cas. Examiner Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les numéros de sécurité sociale afin d’ajouter des NAS/SSN ou de les vérifier dans votre base de données Gestion de paie Toast.
Si un nouvel employé n’a pas de NAS/SSN ou s’il est un employé de visa résident non américain (non résident), il peut remplir le Formulaire de sécurité sociale SS-5, appeler le 1-800-772-1213 ou se présenter à un bureau local de sécurité sociale pour demander un NAS/SSN. Les employeurs disposent de 20 jours civils pour déclarer la nouvelle embauche à compter de la date à laquelle la personne reçoit son NAS/SSN. En savoir plus ici.
Selon l’OSSE, la loi fédérale stipule que 7 éléments différents doivent être inclus pour chaque nouvelle embauche dans les rapports de nouvelles embauches :
Certains États peuvent avoir des exigences supplémentaires, qui se trouvent ici. La Gestion de paie Toast soumet des rapports aux 50 États ou provinces ainsi qu’à DC en votre nom, selon les renseignements contenus dans le système de Gestion de paie Toast. Pour rappel, les employés sans NAS/SSN ne sont pas inclus dans ce rapport.
La Gestion de paie Toast exige également que la date de naissance de chaque nouvel employé remplisse le rapport sur les nouvelles embauches, même dans les États où la date de naissance ne fait pas partie des éléments exigés par le gouvernement fédéral. Si la date de naissance d’un nouvel employé n’apparaît pas dans Gestion de paie Toast, cet employé ne sera pas inclus dans le rapport de nouvelle embauche déposé auprès de l’État ou de la province, ce qui peut entraîner un avis de départ d’employé, un rapport en retard ou des pénalités. Assurez-vous que la date de naissance est saisie pour chaque nouvelle recrue avant votre prochain cycle de déclaration.
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.