Dernière mise à jour : 11 août 2026, 13 h 36
Un rapport sur les nouvelles embauches est un rapport exigé par le gouvernement fédéral qui transmet des renseignements sur l'employé et l'employeur aux organismes d'État appropriés. Les renseignements contenus dans ce rapport constituent le Répertoire national des nouvelles embauches. Entre autres choses, le Bureau de l'application de la pension alimentaire pour enfants (OCSE) utilise cette base de données pour localiser les parents dans les dossiers de pension alimentaire pour enfants. Un avantage potentiel pour les employeurs est la réduction et la prévention des paiements frauduleux d'assurance-emploi et d'indemnisation des accidents du travail. Apprenez-en davantage auprès de l'OCSE.
Toast Payroll produit ce rapport deux fois par mois en votre nom. Soit dit en passant, les employeurs qui ne déclarent pas les nouvelles embauches peuvent faire face à des pénalités. La loi fédérale exige que les pénalités imposées par l'État pour défaut de déclaration ne dépassent pas 25 $ par nouvelle embauche, à moins qu'il n'y ait une conspiration entre l'employeur et l'employé, auquel cas la pénalité ne peut dépasser 500 $ par nouvelle embauche. Des sanctions civiles non pécuniaires peuvent également être imposées.
Il est important de noter que si un employé n'a pas de numéro de sécurité sociale (SSN), Toast Payroll n'inclura pas cet employé dans le rapport. Les numéros d'identification individuelle du contribuable (ITIN) et les numéros de résident permanent (carte verte) ne peuvent pas remplacer un SSN dans ce cas. Consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide concernant les numéros de sécurité sociale pour ajouter des SSN ou vérifier les SSN dans votre base de données Toast Payroll.
Si une nouvelle recrue n'a pas de SSN ou est un employé titulaire d'un visa de non-résident américain (non-résident non-citoyen), elle peut remplir le formulaire SS-5 de la sécurité sociale, appeler le 1-800-772-1213 ou se rendre à un bureau local de la sécurité sociale pour demander un SSN. Les employeurs disposent de 20 jours civils pour déclarer la nouvelle recrue à compter de la date à laquelle la personne reçoit son SSN. Apprenez-en davantage ici.
Selon l'OCSE, la loi fédérale stipule que 7 éléments différents doivent être inclus pour chaque nouvelle recrue dans les rapports sur les nouvelles recrues :
Certains États peuvent avoir des exigences supplémentaires, et celles-ci peuvent être consultées ici. Toast Payroll soumet des rapports à l'ensemble des 50 États ainsi qu'au district de Columbia en votre nom, en fonction des informations contenues dans le système Toast Payroll. À titre de rappel, les employés sans SSN ne sont pas inclus dans ce rapport.
Toast Payroll exige également la date de naissance de chaque nouvelle recrue pour remplir la déclaration d'embauche, même dans les États où la date de naissance ne fait pas partie des éléments exigés par le gouvernement fédéral. Si la date de naissance d'une nouvelle recrue est manquante dans Toast Payroll, cet employé ne sera pas inclus dans la déclaration d'embauche transmise à l'État, ce qui peut entraîner un avis d'employé manquant, un retard de déclaration ou des pénalités. Assurez-vous que la date de naissance est saisie pour chaque nouvelle recrue avant votre prochain cycle de déclaration.
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.