Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant les numéros d'assurance sociale

Dans cet article :

• Renseignements sur le numéro d'assurance sociale (NAS)
• Vérifier ou mettre à jour le NAS
• Examiner tous les NAS/NAS manquants
• Ressources supplémentaires

Renseignements sur le numéro d'assurance sociale (NAS)

Si un employé reçoit un message sur un terminal de point de vente Toast alors qu'il tente de pointer, n'ignorez pas ce message! Toast Payroll exige son numéro d'assurance sociale afin de produire ses déclarations fiscales avec exactitude et précision. Les gestionnaires peuvent consulter le Centre fiscal dans Toast Payroll pour ajouter rapidement tout NAS manquant pour chacun de vos employés.

Des numéros d'assurance sociale (NAS) exacts pour les employés sont essentiels à la production des déclarations fiscales, tant pour l'employeur que pour l'employé. Des NAS inexacts ou manquants peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les organismes et/ou des pénalités financières.

Toast reconnaît ces NAS comme étant invalides :

• Un NAS commençant par « 9 », « 000 » ou « 666 »
• Un NAS dont les deux chiffres du milieu sont « 00 »
• Un NAS dont les quatre derniers chiffres sont « 0000 »
• Un NAS avec une séquence numérique telle que 123-45-6789 ou 987-65-4321

Le système Toast Payroll recueille les numéros de sécurité sociale des employés pendant le processus d'intégration. Les salaires des employés enregistrés sur la paie sont déclarés à la Social Security Administration (SSA) et à d'autres agences fiscales en utilisant le NAS saisi dans Toast Payroll. Le NAS figure sur les déclarations fiscales trimestrielles de l'employeur et sur les documents de fin d'année qu'un employé pourrait recevoir, comme un formulaire W-2.

Certaines agences fiscales d'État n'accepteront pas les déclarations fiscales dont le NAS est manquant. De plus, certaines n'accepteront pas les déclarations contenant des NAS manifestement faux, comme 123-45-6789. Ces types d'inexactitudes pourraient entraîner l'impossibilité de produire une déclaration pour ce trimestre, des pénalités pour chaque NAS manquant, ou une déclaration tardive ou inexacte. Des frais peuvent être imposés à l'employeur pour des déclarations fiscales manquantes, tardives ou inexactes.

Au niveau de l'employé, les salaires sont déclarés à la SSA à l'aide du NAS qui figure sur le formulaire W-2 et qui est utilisé pour produire les déclarations de revenus annuelles. Un NAS inexact peut rendre difficile la production de ces déclarations de revenus. La SSA utilise également le NAS de votre employé pour lui accorder des crédits de gains en vue de futures prestations de sécurité sociale. De plus, les salaires sont déclarés aux organismes d'assurance-emploi provinciaux à l'aide du NAS de l'employé. Sans le bon NAS, ces salaires ne peuvent pas être déclarés correctement, ce qui pourrait causer un problème si l'employé devait un jour faire une demande d'assurance-emploi.

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Vérifier ou mettre à jour le NAS

Si vous souhaitez vérifier les numéros de sécurité sociale de votre personnel, la Social Security Administration a mis en place deux méthodes qui peuvent vous aider. Commencez par vous inscrire et demander un code d'activation avant d'utiliser l'une ou l'autre de ces méthodes. Toast Payroll recommande de vérifier les NAS de vos employés pour faciliter l'exactitude de la déclaration des salaires, de la production des déclarations fiscales et de la génération des formulaires W-2.

Les employés peuvent mettre à jour leur propre NAS en suivant les instructions dans Toast Payroll : Vérifiez ou mettez à jour mon numéro d'assurance sociale (NAS).

Vous serez avisé lorsqu'un numéro d'assurance sociale d'un employé sera manquant avant la production des déclarations fiscales de chaque trimestre. Référence Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie pour en savoir plus.

Le ou les gestionnaires directs d'un employé et tous les utilisateurs RH+peuvent mettre à jour le NAS d'un employé en suivant ces étapes :

1. Accédez au profilToast Payrollde l'employé en utilisant l'ongletÉquipeou la barre de rechercheRechercher des employés.
   1. Lorsque vous sélectionnez Équipe dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Visitez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez l'ongletProfilpuis sélectionnez le boutonModifieren haut de la tuile Renseignements personnels .
   
   
   
   
3. Repérez le champNuméro d'assurance socialesur la page et ajustez-le en conséquence. SélectionnezEnregistrer les modifications au bas de la page pour effectuer la mise à jour.
   1. Dans le cas rare où vous modifiez un NAS et sélectionnez Enregistrer les modifications, mais qu'il revient au NAS original, essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter. Vous devriez voir votre modification appliquée.
   2. Si vous voyez Veuillez entrer un numéro d'assurance sociale valide ou Impossible d'enregistrer le numéro d'assurance sociale, consultez Obtenir de l'aide avec une erreur Toast Payroll : Veuillez entrer un numéro d'assurance sociale valide pour plus de détails.

 

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Examiner tous les NAS/NAS manquants

Pour vérifier les NAS de tous les employés, exécutez un rapport personnalisé :

1. Connectez-vous àpayroll.toasttab.comet accédez àRapports > Personnalisé.
   1. Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Visitez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour apprendre comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.
2. Sélectionnez Ajouter+ pour ajouter un nouveau rapport personnalisé.
   
   
   
    
3. Donnez à ce rapport le titre de votre choix et choisissez le menu déroulant de modèle Attributs des employés. Appuyez sur Enregistrer pour commencer.
4. Créez votre rapport en ajoutant Prénom, Nom, et NAS. Sélectionnez l'icône + pour chaque champ que vous souhaitez ajouter au rapport.
5. Cliquez sur le bouton bleu File d'attente pour exécuter le rapport dans Excel.

Sinon, vous pouvez rechercher uniquement les NAS manquants en utilisant la page Données manquantes (ou le Centre fiscal, non illustré) :

1. Les utilisateurs HR+ peuvent ouvrir Toast Payroll et accéder à Paramètres > Paie.
   1. Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.
2. Faites défiler jusqu'à la section Données des employés et recherchez toute entrée de NAS.
   
   
   
   
3. Sélectionnez l'icône de crayon à droite de l'employé pour accéder directement à son profil personnel.
4. À partir du profil de l'employé, sélectionnez Modifier dans la section Renseignements personnels.
   
   
   
   
5. Remplissez le champ Numéro d'assurance sociale et sélectionnez Enregistrer les modifications au bas de la page.

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Ressources supplémentaires

• Toast Payroll : Vérifier ou mettre à jour mon numéro d'assurance sociale (NAS)
• Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro d'assurance sociale (NAS)
• Toast Payroll : Examiner les données manquantes
• Toast Payroll : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4
• Toast Payroll : Liste de vérification de fin d'année

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.