Gestion de paie Toast : Obtenez de l'aide avec les numéros de sécurité sociale

Dans cet article :

• Information sur le numéro de sécurité sociale (NSS)
• Vérifier ou mettre à jour le NSS
• Examiner tous les NSS manquants
• Ressources complémentaires

Information sur le numéro de sécurité sociale (NSS)

Si un employé reçoit un message sur un appareil Toast POS en essayant de pointer, ne négligez pas ce message ! La gestion de paie Toast exige leur numéro de sécurité sociale afin de déposer leurs impôts de manière précise et correcte. Les gestionnaires peuvent consulter le Centre fiscal dans la gestion de paie Toast pour ajouter rapidement tout NSS manquant pour chacun de vos employés.

Des numéros de sécurité sociale (NSS) d'employés précis sont essentiels pour le dépôt d'impôts au niveau de l'employeur et de l'employé. Des NSS inexacts ou manquants peuvent entraîner des dépôts d'impôts inexacts, des dépôts d'impôts non acceptés par les agences, et/ou des pénalités financières.

Toast reconnaît ces NSS comme invalides :

• Un NSS qui commence par "9", "000" ou "666"
• Un NSS avec les deux chiffres du milieu "00"
• Un NSS où les quatre derniers chiffres sont "0000"
• Un NAS avec une séquence numérique telle que 123-45-6789 ou 987-65-4321

Le système de paie Toast recueille les numéros de sécurité sociale des employés lors du processus d'intégration des employés. Les salaires des employés enregistrés sur la paie sont déclarés à l'Administration de la sécurité sociale (ASS) et à d'autres agences fiscales en utilisant le NAS qui est saisi dans Toast Payroll. Le NAS est mentionné sur les déclarations fiscales trimestrielles de l'employeur et sur les documents de fin d'année qu'un employé pourrait recevoir, tels qu'un formulaire W-2.

Certaines agences fiscales d'État n'accepteront pas les déclarations fiscales avec des NAS manquants. De plus, certaines n'accepteront pas les déclarations avec des NAS clairement faux tels que 123-45-6789. Ces types d'inexactitudes pourraient entraîner l'incapacité de déclarer pour ce trimestre, des pénalités pour chaque NAS manquant, ou des déclarations tardives ou inexactes. Des frais peuvent être imposés à l'employeur pour des déclarations fiscales manquantes, tardives ou inexactes.

Au niveau de l'employé, les salaires sont déclarés à l'ASS en utilisant le NAS qui apparaît sur le formulaire W-2 et qui est utilisé pour déclarer les impôts annuels. Un NAS inexact peut rendre difficile la déclaration de ces impôts. L'ASS utilise également le NAS de votre employé pour fournir un crédit de gains pour de futurs avantages de sécurité sociale. De plus, les salaires sont déclarés aux agences d'assurance chômage de l'État en utilisant le NAS de l'employé. Sans le NAS correct, ces salaires ne peuvent pas être déclarés correctement et cela pourrait poser un problème si l'employé doit un jour demander des prestations de chômage.

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Vérifier ou Mettre à Jour le NAS

Si vous souhaitez vérifier les numéros de sécurité sociale de votre personnel, l'Administration de la sécurité sociale a rassemblé deux méthodes qui peuvent vous aider. Commencez par vous inscrire et demander un code d'activation avant d'utiliser l'une ou l'autre méthode. Toast Payroll recommande de vérifier les NAS de vos employés pour aider à une déclaration précise des salaires, à la déclaration fiscale et à la génération du formulaire W-2.

Les employés peuvent mettre à jour leur propre NAS en suivant les instructions dans Toast Payroll : Vérifier ou Mettre à Jour Mon Numéro de Sécurité Sociale (NAS).

Vous serez informé lorsqu'un numéro de sécurité sociale d'un employé est manquant avant chaque déclaration fiscale trimestrielle. Référence Toast Payroll : Gérez les taxes de paie pour en savoir plus.

Le(s) gestionnaire(s) direct(s) d'un employé et tous les utilisateurs HR+ peuvent mettre à jour le numéro de sécurité sociale d'un employé en suivant ces étapes :

1. Accédez au profil de l'employé en utilisant l'onglet Équipe ou la barre de recherche Rechercher des employés.
2. Sélectionnez l'onglet Profil puis cliquez sur le bouton Editer en haut de la tuile Informations personnelles .
   
   
   
   
3. Localisez   le champ Numéro de sécurité sociale sur la page et ajustez-le en conséquence. Sélectionnez Enregistrer Modifications en bas de la page pour mettre à jour.
   1. Dans le cas rare où vous changez un numéro de sécurité sociale et sélectionnez Enregistrer les modifications, mais qu'il revient au numéro de sécurité sociale original, essayez de vous déconnecter puis de vous reconnecter. Vous devriez voir votre changement appliqué.
   2. Si vous voyez Veuillez entrer un numéro de sécurité sociale valide ou Impossible d'enregistrer le numéro de sécurité sociale, consultez Obtenir de l'aide avec l'erreur de Toast Payroll : Veuillez entrer un numéro de sécurité sociale valide pour plus de détails.

 

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Examiner tous les numéros de sécurité sociale manquants

Pour vérifier les numéros de sécurité sociale de tous les employés, exécutez un rapport personnalisé :

1. Accédez à Rapports > Personnalisé.
2. Sélectionnez Ajouter+  pour ajouter un nouveau rapport personnalisé.
   
   
   
    
3. Nommez ce rapport comme vous le souhaitez et choisissez le menu déroulant  Attributs des employés. Appuyez sur Enregistrer pour commencer.
4. Créez votre rapport en ajoutant Prénom, Nom de famille, et Numéro de sécurité sociale. Sélectionnez le + icône pour chaque champ que vous souhaitez ajouter au rapport.
5. Cliquez sur le bouton bleu File d'attente pour exécuter le rapport dans Excel.

Sinon, vous pouvez rechercher uniquement les numéros de sécurité sociale manquants en utilisant la page Données manquantes (ou le Centre fiscal, non affiché) :

1. Les utilisateurs de HR+ peuvent naviguer vers Paramètres > Paie.
2. Faites défiler jusqu'à la sectionDonnées des employés et recherchez les entrées de numéro de sécurité sociale.
   
   
   
   
3. Sélectionnez l'icône de crayon à droite de l'employé pour naviguer directement vers son profil personnel.
4. Depuis le profil de l'employé, sélectionnezModifierdans la sectionInformations personnelles.
   
   
   
   
5. Remplissez le champ Numéro de sécurité sociale et sélectionnez Enregistrer les modifications en bas.

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Ressources supplémentaires

• Gestion de paie Toast : Vérifier ou mettre à jour mon numéro de sécurité sociale (NSS)
• Gestion de paie Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NSS)
• Gestion de paie Toast : Examiner les données manquantes
• Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations du formulaire W-4
• Gestion de paie Toast : Liste de vérification de fin d'année

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.