Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant les numéros d'assurance sociale

Dernière mise à jour : 7 juill. 2026, 16 h 13

Apprenez l'importance de numéros d'assurance sociale exacts pour une déclaration de revenus appropriée et comment vérifier et modifier les numéros d'assurance sociale manquants ou inexacts.
Toast Payroll exclura les employés et leurs salaires de certaines déclarations s'il leur manque un numéro d'assurance sociale (NAS). Apprenez-en davantage sur le fonctionnement et la raison pour laquelle Toast Payroll a apporté ce changement dans Toast Payroll : Politique sur les renseignements relatifs au numéro d'assurance sociale (NAS).

 

Dans cet article :

 

Renseignements sur le numéro d'assurance sociale (NAS)

Si un employé reçoit un message sur un terminal de point de vente Toast alors qu'il tente de pointer, ne l'ignorez pas ! Toast Payroll exige son numéro d'assurance sociale afin de produire ses déclarations fiscales avec exactitude et précision. Les gestionnaires peuvent consulter le Centre fiscal dans Toast Payroll pour ajouter rapidement tout NAS manquant pour chacun de vos employés.


Des numéros d'assurance sociale (NAS) exacts sont essentiels pour la production des déclarations fiscales, tant pour l'employeur que pour l'employé. Des NAS inexacts ou manquants peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les organismes et/ou des pénalités financières.

 

Toast reconnaît ces NAS comme étant invalides :

 

  • Un NAS commençant par « 9 », « 000 » ou « 666 »
  • Un NAS dont les deux chiffres du milieu sont « 00 »
  • Un NAS dont les quatre derniers chiffres sont « 0000 »
  • Un NAS avec une séquence numérique telle que 123-45-6789 ou 987-65-4321

 

Le système Toast Payroll recueille les numéros de sécurité sociale des employés pendant le processus d'intégration. Les salaires des employés enregistrés sur la paie sont déclarés à la Social Security Administration (SSA) et à d'autres agences fiscales à l'aide du NAS saisi dans Toast Payroll. Le NAS figure sur les déclarations fiscales trimestrielles de l'employeur et sur les documents de fin d'année qu'un employé pourrait recevoir, comme un formulaire W-2.


Certaines agences fiscales d'État n'accepteront pas les déclarations fiscales comportant des NAS manquants. De plus, certaines n'accepteront pas les déclarations comportant des NAS manifestement faux tels que 123-45-6789. Ces types d'inexactitudes pourraient entraîner l'impossibilité de produire une déclaration pour ce trimestre, des pénalités pour chaque NAS manquant, ou une déclaration tardive ou inexacte. Des frais peuvent être imposés à l'employeur pour des déclarations fiscales manquantes, tardives ou inexactes.


Au niveau de l'employé, les salaires sont déclarés à la SSA à l'aide du NAS qui figure sur le formulaire W-2 et qui est utilisé pour produire les déclarations de revenus annuelles. Un NAS inexact peut rendre difficile la production de ces déclarations de revenus. La SSA utilise également le NAS de votre employé pour lui accorder des crédits de gains en vue de futures prestations de sécurité sociale. De plus, les salaires sont déclarés aux organismes d'assurance-emploi provinciaux à l'aide du NAS de l'employé. Sans le bon NAS, ces salaires ne peuvent pas être déclarés correctement, ce qui pourrait causer un problème si l'employé devait un jour faire une demande d'assurance-emploi.


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Vérifier ou mettre à jour le NAS

Si vous souhaitez vérifier les numéros de sécurité sociale de votre personnel, la Social Security Administration a mis au point deux méthodes qui peuvent vous aider. Commencez par vous inscrire et demander un code d'activation avant d'utiliser l'une ou l'autre de ces méthodes. Toast Payroll recommande de vérifier les NAS de vos employés pour faciliter l'exactitude de la déclaration des salaires, de la production des déclarations de revenus et de la production des formulaires W-2.


Les employés peuvent mettre à jour leur propre NAS en suivant les instructions dans Toast Payroll : Vérifiez ou mettez à jour mon numéro de sécurité sociale (NSS).


Vous serez avisé lorsqu'un numéro de sécurité sociale d'un employé sera manquant avant la déclaration fiscale de chaque trimestre. Référence Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie pour en savoir plus.


Le ou les gestionnaires directs d'un employé et tous les utilisateurs RH+ peuvent mettre à jour le NSS d'un employé en suivant ces étapes :

 

  1. Accédez au profil de l'employé en utilisant l'onglet Équipe ou la barre de recherche Rechercher des employés.
  2. Sélectionnez l'ongletProfil puis sélectionnez le boutonModifier en haut de la tuile Renseignements personnels .

    Profil personnel avec le bouton Modifier mis en surbrillance

  3. Localisez le champNuméro de sécurité sociale sur la page et ajustez-le en conséquence. SélectionnezEnregistrer les modifications au bas de la page pour mettre à jour.
    1. Dans le cas rare où vous modifiez un NSS et sélectionnez Enregistrer les modifications, mais qu'il revient au NSS original, essayez de vous déconnecter et de vous reconnecter. Vous devriez voir votre modification appliquée.
    2. Si vous voyez Veuillez entrer un numéro de sécurité sociale valide ou Impossible d'enregistrer le numéro de sécurité sociale, consultez Obtenir de l'aide avec une erreur de Toast Payroll : Veuillez entrer un numéro de sécurité sociale valide pour plus de détails.

 

Modification d'un champ de numéro de sécurité sociale
 

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Examiner tous les NSS/NSS manquants

Pour vérifier les NSS de tous les employés, exécutez un rapport personnalisé :

 

  1. Accédez à Rapports > Personnalisé.
  2. SélectionnezAjouter+ pour ajouter un nouveau rapport personnalisé.


    Ajout d'un rapport personnalisé
     
  3. Donnez à ce rapport le titre que vous voulez et choisissez le modèle Attributs de l'employé dans le menu déroulant. Appuyez sur Enregistrer pour commencer.
  4. Créez votre rapport en ajoutant Prénom, Nom, et NSS. Sélectionnez l'icône + pour chaque champ que vous souhaitez ajouter au rapport.
  5. Cliquez sur le bouton bleu Mettre en file d'attente pour exécuter le rapport dans Excel.

 

Sinon, vous pouvez rechercher uniquement les NSS manquants en utilisant la page Données manquantes (ou le Centre fiscal, non illustré) :

 

  1. Les utilisateurs de RH+ peuvent accéder à Paramètres > Paie.
  2. Faites défiler jusqu'à la section Données de l'employé et recherchez toute entrée de NSS.

    Section Données de l'employé de la page Données manquantes

  3. Sélectionnez l'icône de crayon à droite de l'employé pour accéder directement à son profil personnel.
  4. À partir du profil de l'employé, sélectionnez Modifier dans la section Renseignements personnels.

    Profil personnel avec le bouton Modifier mis en surbrillance

  5. Remplissez le champ Numéro de sécurité sociale et sélectionnez Enregistrer les modifications au bas de la page.

 

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Ressources supplémentaires

 

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.