Gestion de paie Toast : Examiner les données manquantes

Dans cet article :

• Résumé des données manquantes
  • Types de données manquantes
• Instructions sur les données manquantes
  • Données commerciales manquantes
  • Données des employés manquantes
• Frais de données manquantes
• Dépannage/FAQ

Résumé des données manquantes

La page des données manquantes est disponible pour les employeurs afin d'examiner les informations fiscales critiques qui n'ont pas encore été saisies dans Toast Payroll. Lorsque des données sont manquantes, cela peut entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou des déclarations fiscales rejetées. Localisez cette page en naviguant vers Paramètres > Paie.

Cette page affiche à la fois les informations manquantes au niveau de l'employeur et de l'employé. Les données commerciales manquantes peuvent désormais être saisies dans Toast Payroll sur la nouvelle page des comptes fiscaux. Travaillez avec vos employés pour saisir les informations liées aux employés, telles que les numéros de sécurité sociale, directement dans leurs profils.

De plus, les utilisateurs de HR+ verront une alerte fiscale pour mettre à jour leurs informations fiscales fédérales, étatiques ou d'employé manquantes avant les prochaines déclarations fiscales trimestrielles. Cette bannière n'apparaît que lorsque vous avez des tâches en attente dans le Centre fiscal.
 

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Types de données manquantes

La page des données manquantes fournit un aperçu des différents types d'informations manquantes :

• Employeur
  • NIE (Numéros d'identification de l'employeur)
    • Un NIE est un numéro de compte fourni par un État qui vous permet de retenir, de remettre et de déclarer des impôts. Les NIE sont fournis par l'autorité fiscale d'un État après que vous vous soyez inscrit pour un compte fiscal.
    • En général, vous recevrez des NIE séparés pour la retenue d'impôt de l'État (le cas échéant) et le chômage de l'État.
    • Un NIE peut être différent de votre FEIN (Numéro d'identification de l'employeur fédéral attribué par l'IRS).
       

 

• Employés
  • NSS (Numéros de sécurité sociale)
    • Un NSS est attribué par l'Administration de la sécurité sociale comme moyen d'identification et d'enregistrement des salaires pour garantir que les employés peuvent recevoir des prestations de sécurité sociale.
    • Les agences fiscales des États continuent de mettre en œuvre des règles strictes concernant les NSS manquants. De nombreuses agences imposent des pénalités et des intérêts pour les NSS manquants sur les déclarations fiscales.
  • Codes PSD (Codes de subdivision politique)
    • Les codes PSD ne s'appliquent qu'aux employés qui vivent ou travaillent en Pennsylvanie.
    • La Pennsylvanie impose des taxes locales qui sont déterminées en fonction du code PSD de l'adresse de résidence de l'employé et du lieu de travail de l'employeur.

 

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Instructions sur les données manquantes

Données commerciales manquantes

• Une fois que vous avez reçu les EIN de votre entreprise de l'État, sélectionnez le  icône de crayon correspondant sur la page des données manquantes (le compte sera dans un état Demande faite). Vous serez dirigé vers la page des comptes fiscaux pour entrer les informations dans Toast Payroll.
  • Si vous n'avez pas votre EIN sous la main, trouvez les sites Web des agences fiscales étatiques et locales sur Toast Payroll : Inscrivez-vous pour les comptes fiscaux de l'État. Ils peuvent vous aider à localiser votre EIN, peut-être même sur le site Web. De plus, vous pouvez appeler l'IRS au 800-829-4933 pour obtenir votre EIN.
• Si un EIN manquant n'est pas reçu d'ici le 5 janvier de l'année suivante, Toast Payroll peut ne pas avoir les informations nécessaires pour déposer avec succès auprès de diverses agences pour les impôts trimestriels et/ou annuels de l'année en cours. De nombreuses juridictions n'acceptent plus les dépôts électroniques avec le EIN fiscal dans un état Demande faite  et/ou avec des SSN manquants ou invalides et donc les dépôts avec ce statut peuvent être rejetés.
• Les entreprises peuvent se voir imposer des pénalités, des frais d'intérêt et/ou des répercussions supplémentaires par les agences de réglementation. Toast Payroll n'est pas responsable des informations incomplètes ou inexactes, ni de leur contenu. Fournissez les informations EIN d'ici le 5 janvier pour éviter de telles conséquences et avoir une expérience de dépôt fiscal fluide.

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Données des employés manquantes

• Travaillez directement avec vos employés pour mettre à jour toute information manquante dans leurs profils.
• Depuis la page Données manquantes, sélectionnez l'icône de crayon à droite de la ligne de données manquantes pour être redirigé vers le profil de l'employé où vous pouvez mettre à jour les informations.
  • Les SSN sont capturés sur le profil d'un employé en sélectionnant l'icône de crayon à côté de Base sur l'onglet Profil.
  • Les codes PSD (Pennsylvanie uniquement) sont capturés sur le formulaire de certification de résidence sur la page Taxes & Documents > Formulaire fiscal. Votre employé doit remplir ce formulaire avec ses informations personnelles appropriées.
     

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Frais de données manquantes

Lorsque les clients ont un ID de compte fiscal d'État dans un état Demande faite pendant plus de 30 jours après la première date de vérification de cet EIN, ils se verront imposer des frais mensuels de 100 $ jusqu'à ce que Toast Payroll reçoive l'ID de compte fiscal d'État manquant. Le statut Demande indique que la gestion de paie de Toast n'a pas ce numéro. Cette charge peut s'appliquer aux nouveaux clients et aux clients existants qui ajoutent un nouvel emplacement et/ou un FEIN. Consultez la page Données manquantes sous Paramètres > Paie pour localiser les informations de compte fiscal manquantes.

Les clients sont informés lorsque cette charge est imminente par le biais d'e-mails programmés régulièrement et de messages dans le produit. 100 $ sont débités du compte enregistré le lundi suivant la période de 30 jours et cela apparaîtra sur un relevé bancaire comme MissEIN. Les débits continueront chaque mois jusqu'à ce que la gestion de paie de Toast reçoive ces informations.

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Dépannage/FAQ

Je ne parviens pas à trouver mon EIN. Que dois-je faire?

• Essayez de localiser toute documentation reçue de votre agence fiscale d'État ; elle peut contenir l'EIN.
• Sinon, contactez l'agence fiscale pour obtenir votre EIN. Gestion de paie de Toast : S'inscrire pour les comptes fiscaux d'État peut aider à localiser ces agences. La plupart des agences fiscales fourniront directement le numéro de compte à un propriétaire d'entreprise ou à une personne responsable par téléphone. L'agence peut également envoyer un avis fiscal à l'employeur avec l'EIN.
• Une autre option est de contacter la ligne des affaires et des impôts spécialisés de l'IRS au 800-829-4922 de 7 h à 19 h, heure locale, du lundi au vendredi.

L'employé qui a des données manquantes ne travaille plus pour moi. Comment puis-je obtenir ces informations ?

Contactez votre ancien employé pour faire entrer ses informations dans Toast. Si l'ancien employé ne répond pas, documentez vos efforts pour tenter de récupérer les informations manquantes.

Je n'ai pas pu entrer mes données manquantes dans le système avant la date limite trimestrielle/annuelle. Que dois-je faire maintenant ?

Parlez à un CPA ou à un conseiller fiscal pour comprendre les implications spécifiques à votre entreprise et comment prendre cette décision. Toast ne peut pas fournir de conseils ou de recommandations dans cette situation. Si vous décidez de modifier les formulaires W-2, consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les modifications de formulaire W-2 avec des détails sur la façon dont Toast peut vous aider, si vous choisissez d'utiliser les services de Toast Payroll de cette manière. Si vous avez déjà reçu un avis de déclaration fiscale rejetée, cet article peut vous aider à prendre les prochaines mesures.

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Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.