Gestion de paie Toast : Examiner les données manquantes

Dans cet article :

• Résumé des données manquantes
  • Types de données manquantes
• Instructions relatives aux données manquantes
  • Données d’entreprise manquantes
  • Données manquantes
• Frais de données manquants
• Dépannage/FAQ

Résumé des données manquantes

La page Données manquantes permet aux employeurs d’examiner les informations fiscales essentielles qui n’ont pas encore été saisies dans Gestion de paie Toast. Lorsque les données sont manquantes, cela pourrait entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou rejetées. Repérez cette page en vous connectant à payroll.toasttab.com et en accédant à Paramètres > Paie.

Cette page affiche les informations manquantes au niveau de l’employeur et de l’employé. Les données d’entreprise manquantes peuvent maintenant être saisies dans Gestion de paie Toast sur la nouvelle page Comptes fiscaux. Collaborez avec vos employés pour saisir directement dans leur profil des informations relatives à leurs employés, telles que des numéros de sécurité sociale.

En outre, les utilisateurs de RH+ verront une alerte fiscale pour mettre à jour leurs informations fiscales fédérales, provinciales ou relatives aux employés manquantes avant les déclarations fiscales trimestrielles à venir. Cette bannière n’apparaît que lorsque vous avez des tâches en suspens dans le Centre fiscal.

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Types de données manquantes

La page Données manquantes fournit des informations sur différents types d’informations manquantes :

• Employeur
  • EIN (numéros d’identification de l’employeur)
    • Un EIN est un numéro de compte fourni par un État ou une province qui vous permet de retenir, de verser et de déclarer des impôts. Les EIN sont fournis par l’autorité fiscale d’un État ou d’une province après l’ouverture d’un compte fiscal.
    • En général, vous recevrez des EIN distincts pour les retenues d’impôt de l’État ou de la province (le cas échéant) et pour le chômage de l’État ou de la province.
    • Un EIN peut être différent de votre FEIN (numéro d’identification fédéral de l’employeur attribué par l’IRS).
      

 

• Employés
  • NAS/SSN (numéros de sécurité sociale)
    • Un NAS/SSN est attribué par l ' Administration de la sécurité sociale comme moyen d ' identification et d ' enregistrement des salaires afin de garantir que les employés peuvent recevoir des prestations de sécurité sociale.
    • Les autorités fiscales d’État continuent de mettre en œuvre des règles strictes concernant les NAS/SSN manquants. De nombreuses agences imposent des pénalités et des intérêts pour les NAS/SSN manquants dans les déclarations fiscales.
  • Codes DSP (codes de subdivisions politiques)
    • Les codes PSD s’appliquent uniquement aux employés qui vivent ou travaillent en Pennsylvanie.
    • La Pennsylvanie impose des taxes locales qui sont déterminées en fonction du code DSP de l’adresse résidentielle de l’employé et du lieu de travail imposable de l’employeur.

 

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Instructions relatives aux données manquantes

Données d’entreprise manquantes

• Une fois que vous avez reçu les EIN de votre entreprise de l’État ou de la province, sélectionnez l’icône de crayon correspondantesur la page Données manquantes (le compte sera dans une demande d’état). Vous serez dirigé vers la page Comptes fiscauxpour entrer les informations dans Gestion de paie Toast.
  • Si vous n’avez pas votre NE en main, consultez les sites Web des agences fiscales d’État et locales sur Gestion de paie Toast : Inscrivez-vous à des comptes fiscaux d’État ou de province. Ils peuvent vous aider à localiser votre EIN, éventuellement même sur le site Web. En outre, vous pouvez appeler l’IRS au 800-829-4933 pour obtenir votre EIN.
• Si l’EIN manquant n’est pas reçu avant le 5 janvier de l’année suivante, il se peut que Gestion de paie Toast ne dispose pas des renseignements nécessaires pour déclarer avec succès les taxes trimestrielles et/ou annuelles de l’année en cours auprès de divers organismes. De nombreuses juridictions n’acceptent plus les déclarations électroniques avec l’EIN fiscal dans un État Appliqué ou avec des NAS/SSN manquants ou invalides, et peuvent donc être rejetées.
• Les organismes de réglementation peuvent imposer des pénalités, des frais d’intérêt et/ou des répercussions supplémentaires aux entreprises. Gestion de paie Toast n’est pas responsable des informations incomplètes ou inexactes, ni de leur contenu. Fournissez les renseignements sur l’EIN avant le 5 janvier afin d’éviter de telles conséquences et d’assurer une déclaration fiscale fluide.

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Données manquantes

• Travaillez directement avec vos employés pour mettre à jour toute information manquante dans leur profil.
• Dans la page Données manquantes, sélectionnez l’icône de crayonà droite de la ligne de données manquantes pour être redirigé vers le profil de l’employé où vous pouvez mettre à jour les informations.
  • Les NAS/SSN sont capturés sur le profil d’un employé en sélectionnant l’icône de crayon à côté de Basic dans l’onglet Profil.
  • Les codes DSP (Pennsylvanie uniquement) sont saisis sur le formulaire de certification de résidence à la page Impôts et documents > Formulaire fiscal. Votre employé doit remplir ce formulaire avec ses renseignements personnels appropriés.
    

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Frais de données manquants

Lorsque les clients ont un identifiant de compte fiscal d’État ou de province dans un état Appliqué à plus de 30 jours après la date du premier chèque de l’EIN, des frais mensuels de 100 $ par code d’entreprise leur seront facturés jusqu’à ce que Gestion de paie Toast reçoive l’identifiant de compte fiscal d’État ou de province manquant. Le statut Demandé pour indique que Gestion de paie Toast n’a pas ce numéro. Ces frais peuvent s’appliquer aux nouveaux clients et aux clients existants qui ajoutent un nouvel emplacement et/ou un FEIN. Consultez la page Données manquantes sous Paramètres > Paie pour repérer les informations de compte fiscal manquantes.

Les clients sont avisés lorsque ces frais sont facturés par courriel régulier et par message dans le produit. Un montant de 100 $ est débité du compte enregistré le lundi suivant la période de 30 jours et apparaîtra sur un relevé bancaire comme MissEIN. Les prélèvements se poursuivront chaque mois jusqu’à ce que Gestion de paie Toast reçoive cette information.

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Dépannage/FAQ

Je ne trouve pas mon EIN. Que dois-je faire?

• Essayez de localiser tout document reçu de votre organisme fiscal d’État; il se peut qu’il porte l’EIN.
• Sinon, contactez l’agence fiscale pour obtenir votre EIN. Gestion de paie Toast : S’inscrire à un compte fiscal d’État peut aider à localiser ces agences. La plupart des agences fiscales fournissent directement le numéro de compte au propriétaire ou à la personne exerçant un contrôle par téléphone. L’agence peut également envoyer un avis d’imposition à l’employeur avec l’EIN.
• Une autre option consiste à contacter la ligne de l’IRS chargée de la fiscalité des entreprises et des spécialités au 800-829-4922, de 7 h à 19 h, heure locale, du lundi au vendredi.

L’employé qui a des données manquantes ne travaille plus pour moi. Comment puis-je obtenir ces informations?

Contactez votre ancien employé pour que ses informations soient saisies dans Toast. Si l’ancien employé ne répond pas, documentez vos efforts pour tenter de récupérer les informations manquantes.

Je n’ai pas pu insérer mes données manquantes dans le système avant la date limite trimestrielle ou annuelle. Que dois-je faire maintenant?

Discutez avec un CPA ou un conseiller fiscal pour vous rendre compte des implications propres à votre entreprise et de la manière de prendre cette décision. Toast ne peut pas fournir de conseils ou de recommandations dans cette situation. Si vous décidez de modifier le formulaire W-2s, consultez Gestion de paie Toast : Obtenez de l’aide pour les modifications apportées au formulaire W-2 afin d’obtenir des détails sur la façon dont Toast peut vous aider si vous choisissez d’utiliser les services de Gestion de paie Toast de cette manière. Si vous avez déjà reçu un avis de rejet de déclaration, cet article pourrait vous aider à passer aux étapes suivantes.

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Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.