Toast Payroll : Passer en revue les données manquantes

Dans cet article :

• Sommaire des données manquantes
  • Types de données manquantes
• Instructions sur les données manquantes
  • Données d'entreprise manquantes
  • Données d'employé manquantes
• Frais liés aux données manquantes
• Dépannage/FAQ

Sommaire des données manquantes

La page Données manquantes permet aux employeurs de passer en revue les renseignements fiscaux essentiels qui n'ont pas encore été saisis dans Toast Payroll. Lorsque des données sont manquantes, cela pourrait entraîner des déclarations fiscales incomplètes ou rejetées. Accédez à cette page en allant dans Paramètres > Paie.

Cette page affiche les renseignements manquants tant au niveau de l'employeur que de l'employé. Les données d'entreprise manquantes peuvent maintenant être saisies dans Toast Payroll sur la nouvelle page Comptes fiscaux. Travaillez avec vos employés pour saisir les renseignements qui les concernent, comme les numéros d'assurance sociale, directement dans leur profil.

De plus, les utilisateurs de RH+ verront une alerte fiscale pour mettre à jour leurs renseignements fiscaux fédéraux, provinciaux ou d'employé manquants avant les prochaines déclarations fiscales trimestrielles. Cette bannière n'apparaît que lorsque vous avez des tâches en attente dans le Centre fiscal.

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Types de données manquantes

La page Données manquantes donne un aperçu des différents types d'informations manquantes :

• Employeur
  • NE (numéros d'entreprise)
    • Un NE est un numéro de compte fourni par une province qui vous permet de retenir, de verser et de déclarer des impôts. Les NE sont fournis par l'autorité fiscale d'une province après que vous vous soyez inscrit à un compte fiscal.
    • En général, vous recevrez des NE distincts pour la retenue provinciale (le cas échéant) et pour l'assurance-emploi provinciale.
    • Un NE peut être différent de votre NEF (numéro d'entreprise fédéral attribué par l'ARC).
      

 

• Employés
  • NAS (numéros d'assurance sociale)
    • Un NAS est attribué par Service Canada comme moyen d'identification et d'enregistrement des salaires afin de garantir que les employés puissent recevoir des prestations de sécurité sociale.
    • Les agences fiscales provinciales continuent de mettre en œuvre des règles strictes concernant les NAS manquants. De nombreuses agences imposent des pénalités et des intérêts pour les NAS manquants sur les déclarations fiscales.
  • Codes PSD (codes de subdivision politique)
    • Les codes PSD ne s'appliquent qu'aux employés qui vivent ou travaillent en Pennsylvanie.
    • La Pennsylvanie impose des taxes locales qui sont déterminées en fonction du code PSD de l'adresse de résidence de l'employé et du lieu de travail de l'employeur.

 

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Instructions sur les données manquantes

Données d'entreprise manquantes

• Une fois que vous aurez reçu les NAS de votre entreprise de l'État, sélectionnez l'icône de crayon correspondante sur la page Données manquantes (le compte sera dans un état Demandé). Vous serez dirigé vers la page Comptes fiscaux pour saisir les renseignements dans Toast Payroll.
  • Si vous n'avez pas votre NAS sous la main, trouvez les sites Web des agences fiscales nationales et locales sur Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes de taxes d'État. Ils peuvent vous aider à trouver votre NAS, possiblement même sur le site Web. De plus, vous pouvez appeler l'IRS au 800-829-4933 pour obtenir votre NAS.
• Si un NAS manquant n'est pas reçu d'ici le 5 janvier de l'année suivante, Toast Payroll pourrait ne pas disposer des renseignements nécessaires pour effectuer avec succès les déclarations auprès de divers organismes pour les taxes trimestrielles et/ou annuelles de l'année en cours. De nombreuses administrations n'acceptent plus les déclarations électroniques avec un NAS fiscal dans un état Demandé et/ou avec des NAS manquants ou invalides; par conséquent, les déclarations avec ce statut pourraient être rejetées.
• Les entreprises pourraient se voir imposer des pénalités, des intérêts et/ou d'autres répercussions par les organismes directeurs. Toast Payroll n'est pas responsable des renseignements incomplets ou inexacts, ni de leur contenu. Fournissez les renseignements sur le NAS d'ici le 5 janvier pour éviter de telles conséquences et profiter d'une expérience de déclaration fiscale sans tracas.

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Données des employés manquantes

• Travaillez directement avec vos employés pour mettre à jour toute information manquante dans leur profil.
• À partir de la page Données manquantes, sélectionnez l'icône de crayon à droite de la ligne de données manquantes pour être redirigé vers le profil de l'employé où vous pourrez mettre à jour l'information.
  • Les NAS sont saisis dans le profil d'un employé en sélectionnant l'icône de crayon à côté de Informations de base sous l'onglet Profil.
  • Les codes PSD (Pennsylvanie seulement) sont saisis sur le formulaire de certification de résidence sur la page Taxes et documents > Formulaire fiscal. Votre employé devrait remplir ce formulaire avec ses renseignements personnels appropriés.
    

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Frais pour données manquantes

Lorsque les clients ont un identifiant de compte fiscal provincial dans un état en demande depuis plus de 30 jours après la date du premier chèque associé à ce NIE, des frais mensuels de 100 $ par code d'entreprise leur seront facturés jusqu'à ce que Toast Payroll reçoive l'identifiant de compte fiscal provincial manquant. Le statut En demande indique que Toast Payroll ne possède pas ce numéro. Ces frais peuvent s'appliquer aux nouveaux clients et aux clients existants qui ajoutent un nouvel emplacement ou un nouveau FEIN. Consultez la page Données manquantes sous Paramètres > Paie pour trouver les renseignements manquants sur le compte fiscal.

Les clients sont informés de ces frais à venir par le biais de courriels réguliers et de messages dans le produit. Un montant de 100 $ est débité du compte au dossier le lundi suivant le délai de 30 jours et apparaîtra sur le relevé bancaire sous la mention MissEIN. Les débits se poursuivront chaque mois jusqu'à ce que Toast Payroll reçoive ces renseignements.

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Dépannage/FAQ

Je ne trouve pas mon NIE. Que dois-je faire?

• Essayez de trouver tout document reçu de votre organisme fiscal provincial; le numéro d'identification de l'employeur (NIE) pourrait y figurer.
• Sinon, communiquez avec l'organisme fiscal pour obtenir votre NIE. Toast Payroll : L'inscription aux comptes d'impôt provincial peut aider à trouver ces organismes. La plupart des organismes fiscaux fourniront le numéro de compte directement par téléphone au propriétaire de l'entreprise ou à la personne responsable. L'organisme pourrait également envoyer un avis fiscal à l'employeur contenant le NIE.
• Une autre option consiste à communiquer avec la ligne des entreprises et des taxes spéciales de l'IRS au 800 829-4922, de 7 h à 19 h, heure locale, du lundi au vendredi.

L'employé dont les données sont manquantes ne travaille plus pour moi. Comment puis-je obtenir ces renseignements?

Communiquez avec votre ancien employé pour que ses renseignements soient saisis dans Toast. Si l'ancien employé ne répond pas, documentez vos tentatives pour récupérer les renseignements manquants.

Je n'ai pas été en mesure d'entrer mes données manquantes dans le système avant la date limite trimestrielle ou annuelle. Que dois-je faire maintenant?

Parlez à un CPA ou à un conseiller fiscal pour comprendre les répercussions propres à votre entreprise et savoir comment prendre cette décision. Toast ne peut fournir de conseils ou de recommandations dans cette situation. Si vous décidez d'apporter des modifications aux formulaires W-2, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide pour les modifications aux formulaires W-2 pour obtenir des détails sur la façon dont Toast peut vous aider à cet égard, si vous choisissez d'utiliser les services de Toast Payroll de cette manière. Si vous avez déjà reçu un avis de déclaration fiscale rejetée, cet article pourrait vous aider à prendre les prochaines mesures.

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Ce contenu est fourni à titre informatif seulement et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.