Gestion de paie Toast : Obtenez de l'aide avec les comptes d'impôt

Dans cet article :

• Notions de base sur les comptes d'impôt
  • Comptes d'impôt locaux
• Mettre à jour un compte de retenue d'impôt d'État
• Mettre à jour un compte de taxe d'assurance-chômage d'État
• Mettre à jour un compte de congé familial payé d'État
• Ressources complémentaires

Notions de base sur les comptes d'impôt pour la gestion de paie Toast

Les utilisateurs de HR+ peuvent consulter la page des comptes d'impôt en naviguant vers Paramètres > Paie > Comptes d'impôt. Sélectionnez un FEIN dans le menu déroulant en haut, si applicable. Cette page contient les numéros de compte d'impôt d'État et locaux de votre entreprise () et des informations connexes pour tout État dans lequel vous opérez. Vous verrez une liste d'États avec des comptes d'impôt sur le côté gauche de cette page. Sélectionnez-en un pour voir les détails de son compte d'impôt.

Utilisez cette page pour mettre à jour les informations de votre compte fiscal. Dans de nombreux cas, les restaurants recevront des avis fiscaux par courrier papier ou par courriel. Vérifiez-les soigneusement. Si vous recevez un nouveau numéro de compte fiscal, mettez à jour le champ Demande sur cette page et ajoutez le numéro de compte et la date d'entrée en vigueur. De plus, mettez à jour toute fréquence de paiement, les changements de taux de chômage et/ou d'autres dates d'entrée en vigueur dont l'agence fiscale vous informe. Vous recevrez une notification sur votre tableau de bord et dans le si ces informations sont manquantes avant la date limite de dépôt des déclarations fiscales trimestrielles.

Si vous pensez que la page manque des comptes de taxes sur la paie qui devraient être déposés par Toast Payroll, contactez-nous via le point de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.

La plupart des États auront deux tuiles : une pour la retenue et une pour le chômage, mais gardez à l'esprit que certains États ne nécessitent pas de compte de retenue (indiqué par un "N/A" dans la première colonne du premier tableau sur ) car ils ne prélèvent pas d'impôt sur le revenu. Certains États peuvent également avoir des tuiles supplémentaires pour des éléments comme les taxes locales et/ou les comptes de taxes pour congé familial payé (PFML).

Remarque : Si vous voyez un marqueur rose Demande sur des comptes fiscaux, c'est une notification importante pour récupérer les informations manquantes. De nombreuses juridictions n'acceptent plus les dépôts/déclarations électroniques avec un numéro d'identification fiscale (EIN) en statut Demande et/ou avec des numéros de sécurité sociale manquants. À défaut de remédier à la situation, les entreprises peuvent se voir imposer des pénalités, des frais d'intérêt et/ou des répercussions supplémentaires par les organismes de réglementation. Toast Payroll n'est pas responsable des informations incomplètes ou inexactes.

Comptes de taxes locaux

Toast Payroll contient également les de chaque juridiction sur la page des comptes fiscaux. Vous pouvez gérer vos comptes de taxes locaux par État, y compris l'ajout de numéros de compte de taxes locaux et la mise à jour des fréquences de paiement. Cela peut être utile lorsque vous recevez un avis fiscal par courriel ou par courrier de votre autorité fiscale locale. Utilisez les mêmes concepts énumérés ci-dessous pour vous aider à gérer ces comptes de taxes locaux.

Tous les clients de Gestion de paie Toast ne sont pas soumis aux taxes locales. Parlez à vos autorités fiscales locales, à un CPA ou à un professionnel de la fiscalité pour confirmer votre statut. peut vous aider à en savoir plus.

Mettre à jour un compte de taxe de retenue d'État pour Gestion de paie Toast

Gestion de paie Toast a besoin de deux informations clés sur vos comptes de taxe de retenue d'État :

• Numéro de compte
• Fréquence de paiement

Si vous êtes dans un statut Demande faite et devez ajouter votre numéro de compte de retenue d'État délivré par l'agence de taxe de retenue d'État :

1. Accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux.
2. Sélectionnez un FEIN dans le menu déroulant en haut, si applicable.
3. Sélectionnez le icône de crayon dans le coin supérieur droit du compte fiscal que vous souhaitez modifier.
4. Modifiez le champ Statut en Enregistré.
5. Ajoutez maintenant le Numéro de compte que vous avez reçu et ajoutez une Date d'effet.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Pour mettre à jour votre fréquence de paiement selon ce qui est émis par l'agence de taxe de retenue d'État :

• Sélectionnez Mettre à jour la fréquence de paiement pour modifier rapidement juste la Fréquence de paiement (à quelle fréquence Gestion de paie Toast doit remettre les taxes de retenue d'État) si vous recevez une fréquence de paiement mise à jour de l'État et Date d'effet.
• Sélectionnez Voir l'historique pour afficher un audit des modifications apportées à ces données.

Sélectionner le icône de crayon ouvrira une liste plus grande d'éléments à vérifier ou à modifier :

• Nom légal : Ne peut pas être modifié.
• Statut : Doit être changé de Demande à Enregistré une fois qu'un numéro de compte fiscal est attribué à l'entreprise.
• Numéro de compte : Si vous venez de recevoir un numéro de compte pour lequel vous avez fait une demande, entrez-le ici, mettez à jour la Date d’entrée en vigueur, et changez le Statut en Enregistré. Si vous changez le numéro qui existe déjà ici, il est essentiel que vous contactiez pour vous assurer que les déclarations fiscales passées sont toujours exactes.
• Date d’entrée en vigueur : Mettez à jour cette date chaque fois que les informations adjacentes sont modifiées. La date d’entrée en vigueur doit correspondre à la date d’entrée en vigueur des informations que vous avez reçues de l’agence.
• Fréquence de paiement : Les États attribueront une fréquence de paiement aux entreprises qui y opèrent pour indiquer à quelle fréquence les impôts retenus doivent être envoyés à l’agence. Si un État vous contacte avec une nouvelle fréquence de paiement, mettez à jour ce champ et la Date d’entrée en vigueur en conséquence.

Mettre à jour un compte de taxe de chômage d'État pour Toast Payroll

Gestion de paie Toast a besoin de deux informations clés sur vos comptes de taxe de retenue d'État :

• Numéro de compte
• Taux de chômage

Si vous êtes dans un statut Demande et devez ajouter votre numéro de compte de chômage d'État délivré par l'agence de taxe de chômage de l'État :

1. Accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux.
2. Sélectionnez un FEIN dans le menu déroulant en haut, si applicable.
3. Sélectionnez le icône de crayon dans le coin supérieur droit du compte fiscal que vous souhaitez modifier.
4. Modifiez le champ Statut en Enregistré.
5. Ajoutez maintenant le Numéro de compte que vous avez reçu et ajoutez une Date d'effet.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Pour mettre à jour vos taux de taxe de chômage :

• Vous pouvez plutôt sélectionner Mettre à jour les taux de taxe d'emploi pour mettre à jour rapidement le Taux de chômage de l'employeur (SUTA) et l'Année d’entrée en vigueur que Toast Payroll doit utiliser lors de la déclaration des impôts.
• Sélectionnez Voir l'historique pour afficher un audit des modifications apportées à ces données.
• Remarque : Vérifiez l'avis fiscal pour voir si le taux est indiqué en pourcentage. Si ce n'est pas le cas, il est important de convertir correctement ce taux en pourcentage. Par exemple, si l'agence indique un taux de 0,027, vous pouvez le convertir en un pourcentage de 2,7 %.

Les taux de chômage sont généralement publiés annuellement par l'agence. Il est vital que Toast Payroll ait votre taux exact pour des calculs de paie et des déclarations fiscales précis.
 

Sélectionner le icône de crayon ouvrira une liste plus grande d'éléments à vérifier ou à modifier :

• Nom légal de l’entreprise : Ne peut pas être modifié.
• Statut : Doit être changé de Demande à Enregistré une fois qu'un numéro de compte fiscal est attribué à l'entreprise.
• Numéro de compte (visible uniquement lorsque le statut est Enregistré) : Si vous venez de recevoir un numéro de compte pour lequel vous avez postulé, entrez-le ici, mettez à jour la Date d’effet, et changez le Statut en Enregistré. Si vous changez le numéro qui existe déjà ici, il est vital que vous contactiez pour vous assurer que les déclarations fiscales passées sont toujours exactes.
• Date d’effet (visible uniquement lorsque le statut est Enregistré) : Mettez à jour cette date chaque fois que les informations adjacentes sont modifiées.
• Chômage de l’employeur : Les États attribueront un taux de taxe de chômage (SUTA) aux entreprises qui y opèrent. Si un État vous contacte avec un nouveau taux, mettez à jour ce champ et la Date d’effet en conséquence.
  • Vous pouvez voir d'autres champs ici pour certains États, comme le Colorado.

Mettre à jour un compte de congé familial médical payé de l’État pour Toast Payroll

Certains États ont des programmes de congé familial médical payé, également connus sous le nom de PFML et parfois FLI. Selon le Département du Travail, le congé familial médical payé fait référence à des politiques qui permettent aux travailleurs de recevoir un remplacement de salaire lorsqu'ils prennent un congé prolongé du travail pour des raisons qualifiantes, telles que le lien avec un nouvel enfant, la récupération d'une maladie grave ou le soin d'un proche ayant une maladie grave. Vérifiez auprès de vos agences d'État, d'un comptable ou d'un professionnel de la fiscalité pour plus d'informations sur le programme de congé familial médical payé de votre État. Vous pouvez également utiliser le pour obtenir de l'aide concernant les programmes de congé payé de l'État.

Toast Payroll a besoin de deux informations clés pour vos comptes de taxe PFML de l'état :

• Numéro de compte
• Toute exemption à laquelle vous pourriez avoir droit

Si vous êtes dans un statut Demande Appliquée et devez ajouter votre numéro de compte PFML de l'état délivré par l'agence d'état :

1. Accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux.
2. Sélectionnez un FEIN dans le menu déroulant en haut, si applicable.
3. Sélectionnez le icône de crayon dans le coin supérieur droit du compte fiscal que vous souhaitez modifier.
4. Modifiez le champ Statut en Enregistré.
5. Ajoutez maintenant le Numéro de compte que vous avez reçu et ajoutez une Date d'effet.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Les paramètres du compte de taxe PMFL incluront une liste d'exemptions auxquelles vous pourriez avoir droit. Celles-ci se présentent sous la forme de cases à cocher au bas d'un compte de taxe PMFL.

1. Accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux.
2. Sélectionnez un FEIN dans le menu déroulant en haut, si applicable.
3. Sélectionnez le icône de crayon dans le coin supérieur droit du compte fiscal que vous souhaitez modifier.
4. Faites défiler vers le bas pour localiser les exemptions applicables pour le programme PFML de cet état. Sélectionnez une case à cocher si vous souhaitez activer une exemption.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Ressources supplémentaires

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.