Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les modifications au formulaire W-2

Dans cet article :

• Aperçu des amendements
• Erreurs de nom et d’adresse
• Erreurs de numéro d’assurance sociale (NAS/SSN)
• Erreurs de revenus, de déduction et d’impôt
• Délai et attentes en matière de modification

Aperçu des amendements

Si un employé W-2 actuel ou ancien a reçu un salaire versé par l’entremise de Gestion de paie Toast au cours d’une année civile, Toast générera un formulaire W-2 pour cette personne et soumettra ce fichier à l’IRS*.

Il est toujours recommandé aux particuliers de lire leur formulaire W-2 et de vérifier toute erreur éventuelle. Une erreur fréquente sur un formulaire W-2 est lorsque les salaires indiqués ne correspondent pas aux salaires indiqués sur le(s) talon(s) de paie des employés. Dans ce cas, les employés sont invités à parler à leur employeur ou à un fiscaliste pour les prochaines étapes.

S’il y a une irrégularité sur un formulaire W-2, vous pouvez la corriger avec Gestion de paie Toast. Les écarts se divisent généralement en deux catégories : 

1. Corrections du formulaire W-2 : Les incohérences dans les numéros de sécurité sociale (NAS/SSN), les revenus, les pourboires, les retenues ou d’autres renseignements sur la paie peuvent nécessiter une correction du formulaire W-2. Dans Gestion de paie Toast, ce processus nécessite une modification.
2. Mises à jour du formulaire W-2 : Lorsque les renseignements changent mais n’ont aucune incidence sur la déclaration fiscale, Gestion de paie Toast peut rafraîchir un formulaire W-2 contenant les renseignements mis à jour une fois qu’il est intégré au système de Gestion de paie Toast. Cela s'applique principalement aux mises à jour des noms ou des adresses résidentielles; toutefois, des changements importants apportés au nom d'un employé W-2 peuvent nécessiter une correction ou une modification.

Les corrections et mises à jour apportées au formulaire W-2 ne seront effectuées que sur des copies électroniques du formulaire W-2, mais celles-ci peuvent être imprimées au besoin. Une fois que la copie électronique du formulaire W-2 a été mise à jour, un employé peut poursuivre la déclaration de ses impôts fédéral et d’État, à condition que les renseignements figurant sur son formulaire W-2 aient été modifiés en conséquence. Il incombe à l’employé de s’assurer que toutes les informations sont exactes avant de déclarer son revenu afin d’éviter d’avoir à corriger sa déclaration de revenus individuelle. Pour plus d’informations, visitez Gestion de paie Toast : Comprenez votre formulaire W-2.

*Si une entreprise met fin à ses services avec Gestion de paie et Gestion d'équipes Toast en cours d'année, Toast ne générera pas de formulaire W-2 pour l'entreprise.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

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Erreurs de nom et d’adresse

Si un employé W-2 remarque que son nom et/ou son adresse personnelle sont incorrects sur son formulaire W-2, il peut mettre à jour les renseignements dans le système de Gestion de paie Toast et demander un formulaire W-2 actualisé. Suivez les étapes ci-dessous pour demander un formulaire W-2 actualisé :

1. Les employés doivent corriger toute anomalie sur leur profil. Cela doit être fait avant une actualisation du formulaire W-2.
2. Ensuite, un utilisateur de RH+ doit contacter le service à la clientèle de Gestion de paie Toast pour demander une mise à jour du formulaire W-2.
   1. Les employés ne peuvent pas demander de mises à jour du formulaire W-2 à partir de Gestion de paie Toast.
   2. Remarque : Si le nom imprimé sur le formulaire W-2 original diffère considérablement du nom qui devrait apparaître, une modification pourrait être nécessaire au lieu d'une mise à jour.

Lorsque vous envoyez une demande d’actualisation du formulaire W-2, contactez-nous en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page de Gestion de paie Toast. Fournissez les renseignements suivants :

• le nom ou le numéro de l’employé;
• Le code d’entreprise; et
• Informations mises à jour dans Gestion de paie Toast.

Les formulaires W-2 actualisés sont téléversés dans la page Formulaires fiscaux d’un employé sous la section Impôts et documents de son profil et peuvent être imprimés ou utilisés pour produire des déclarations au besoin.  Dans la plupart des cas, les rafraîchissements ne sont soumis à aucuns frais. Les formulaires W-2 actualisés sont générés chaque vendredi vers 17 h (HNE). Cependant :

• Ces ajustements sont traités manuellement par l’équipe Taxe sur la paie de Toast.
• Rien ne garantit que chaque demande de mise à jour soumise sera disponible le vendredi suivant. Selon le moment où la demande est traitée et le volume de profils touchés, le traitement peut se prolonger au-delà de la semaine de réception de la demande.
• Veuillez laisser à notre équipe suffisamment de temps pour honorer les demandes de mise à jour pendant la saison très occupée des formulaires W-2.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

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Erreurs de numéro d’assurance sociale (NAS/SSN)

Si un employé reçoit son formulaire W-2 et remarque que son NAS/SSN est incorrect ou manquant, les employeurs peuvent demander à Toast de générer un formulaire W-2 mis à jour (le formulaire W-2 ne peut pas être actualisé dans ce cas) pour l’employé dans Gestion de paie Toast en suivant les étapes suivantes : 

1. Tout d’abord, l’employé doit accéder à son profil et rentrer son numéro de sécurité sociale correct.
2. Une fois mis à jour dans le système de Gestion de paie Toast, l’employeur RH+ doit contacter Gestion de paie Toast.
   1. Les employés ne peuvent pas demander de modifications au formulaire W-2 à Gestion de paie Toast.

 Lorsque vous communiquez avec Gestion de paie Toast par l’entremise du bouton bleu dans le coin inférieur droit d’une page, veuillez inclure les renseignements suivants :

• Le nom ou le numéro de l’employé;
• le code d’entreprise;
• Confirmation que l’employé a mis à jour son numéro de sécurité sociale dans le système de Gestion de paie Toast; et
• Indiquez le ou les trimestres de chaque année où le numéro de sécurité sociale a été incorrectement indiqué (par exemple : T1 - T3 de 2024).

Lorsque Gestion de paie Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications s’accompagnent de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que vous aurez accepté les frais.

Remarque : Les demandes peuvent prendre jusqu’à 10-12 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. Depuis avril 2026, les modifications ne sont plus soumises à des mois d’indisponibilité.

Une fois la demande traitée et la modification effectuée, Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, les employés peuvent trouver le formulaire W-2 corrigé dans l’application MyToast ou sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans leur profil.

Pour en savoir plus, consultez Gestion de la paie de Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

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Erreurs de revenus, de déduction et d’impôt

Lorsqu’il examine son formulaire W-2, l’employé peut : 

• Remarquez un écart dans les revenus, pourboires, déductions et/ou impôts déclarés. Cela peut être trop, trop peu ou des revenus, pourboires, déductions et/ou impôts manquants.
• Posséder des profils de paie Toast en double et pouvoir recevoir deux formulaires W-2, mais le bon numéro de sécurité sociale ne peut s’appliquer qu’à un seul.
• Les codes de revenu des avis ou les codes de déduction ne sont pas correctement configurés.

Les utilisateurs de RH+ peuvent demander un formulaire W-2 corrigé à Gestion de paie Toast en suivant les étapes suivantes : 

1. Commencez par identifier toutes les anomalies avant de demander des formulaires W-2 corrigés. Toast ne peut pas traiter plusieurs demandes de formulaire W-2 pour le même employé au cours d’une même période de déclaration.
2. Un utilisateur RH+ de l’entreprise de l’employé doit alors contacter Gestion de paie Toast pour soumettre une demande.
   1.  Les employés ne peuvent pas demander de corrections au formulaire W-2 à Toast.

Lorsque vous communiquez avec Toast via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast, veuillez inclure les informations suivantes : 

• Le nom ou le numéro de l’employé;
• le code d’entreprise de l’employé;
• les montants précis qui sont incorrects et ce qu’ils devraient être; et
• Les années auxquelles cette mise à jour s’applique.

Lorsque Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications s’accompagnent de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que le client aura accepté de payer les frais.

Remarque : Les demandes peuvent prendre jusqu’à 10-12 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. Depuis avril 2026, les modifications ne sont plus soumises à des mois d’indisponibilité. 

Une fois la demande traitée, Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, l’employeur et l’employé peuvent trouver le formulaire W-2 corrigé sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans la section Taxes et documents de son profil.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

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Délai et attentes des modifications

1. Un employeur communique avec Toast pour lui dire qu’un formulaire W-2 ou W-3 est incorrect.
   1. S’il s’agit d’un nom, d’une adresse ou d’une inexactitude du NAS/SSN, l’employeur doit apporter les corrections nécessaires au profil de l’employé dans le système de Gestion de paie Toast.
   2. S’il s’agit d’une modification salariale, l’employeur doit préciser à Toast ce qui est incorrect dans les salaires. Aucune correction n’est requise par l’employeur.
2. Une fois que l’employeur aura confirmé les frais de 250 $, Toast procédera à la modification.
3. 10 à 12 semaines peuvent s’écouler avant que la modification ne soit complétée. Cela s’explique en partie par le fait que l’IRS n’accepte que les modifications papier et qu’elles prennent plus de temps à traiter.
4. À la fin de la période de modification, l’employeur recevra un courriel de Toast. Ce courriel annonce la finalisation de la modification et avise l’entreprise qu’un ou plusieurs formulaires W-2 et/ou formulaires W-3 modifiés ont été téléversés dans le système Gestion de paie et Gestion d'équipes de Toast et peuvent immédiatement être utilisés par l’employé/l’employeur.

Un exemple avec des dates fictives est présenté ci-dessous : 

1. Un employé réalise que son NAS/SSN est incorrect sur son formulaire W-2 le 19 janvier.
2. L’employeur corrige le NAS/SSN, contacte Toast et confirme les frais de modification le 25 janvier.
3. Cette modification prendra de 10 à 12 semaines, autour du milieu ou de la fin avril. Une fois remplis, les formulaires fiscaux modifiés seront téléversés dans Gestion de paie Toast et dans l’application MyToast.
4. Toast ne peut pas indiquer de date précise pour l’achèvement d’une modification.

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