Gestion de paie Toast : Obtenir de l’aide pour les modifications au formulaire W-2

Dans cet article :

• Aperçu des amendements

Aperçu des amendements

Si un employé W-2 actuel ou ancien avait reçu un salaire versé par la Gestion de paie Toast au cours d’une année civile, Toast générera un formulaire W-2 pour cette personne et soumettra ce fichier à l’IRS*.

Il est toujours recommandé aux particuliers de et de vérifier d'éventuelles erreurs. Une erreur fréquente sur un formulaire W-2 est lorsque les salaires indiqués sur le formulaire ne correspondent pas aux salaires indiqués sur le ou les fiches de paie des employés. Dans ce cas, les employés sont invités à parler à leur employeur ou à un fiscaliste pour la suite.

S’il y a une irrégularité sur un formulaire W-2, vous pouvez la corriger avec Gestion de paie Toast. Les écarts se divisent généralement en deux catégories : 

1. Corrections du formulaire W-2 : Les incohérences dans les numéros de sécurité sociale (NAS), les revenus, les pourboires, les retenues ou d’autres renseignements sur la paie peuvent nécessiter une correction du formulaire W-2. Dans Gestion de la paie de Toast, ce processus nécessite une modification.
2. Mises à jour du formulaire W-2 : Lorsque les renseignements changent mais n’ont aucune incidence sur la déclaration fiscale, Gestion de paie Toast peut actualiser un formulaire W-2 contenant les renseignements mis à jour une fois qu’il est intégré au système de Gestion de paie Toast. Cela s'applique principalement aux mises à jour des noms ou des adresses résidentielles; toutefois, des changements importants apportés au nom d'un employé W-2 peuvent nécessiter une correction ou une modification.

Les corrections et mises à jour apportées au formulaire W-2 ne seront effectuées que sur des copies électroniques du formulaire W-2, mais elles peuvent être au besoin. Une fois que la copie électronique du formulaire W-2 a été mise à jour, un employé peut déclarer ses impôts fédéral et d’État, à condition que les renseignements figurant sur son formulaire W-2 aient été modifiés en conséquence. Il incombe à l’employé de s’assurer que toutes les informations sont exactes avant de déclarer afin d’éviter d’avoir à corriger sa déclaration de revenus individuelle.

Pour plus d’informations, consultez Gestion .

*Si une entreprise met fin à ses services avec Gestion de paie et Gestion d'équipes Toast en cours d'année, Toast ne générera pas de formulaire W-2 pour l'entreprise.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

Erreurs de nom et d’adresse

Si un employé W-2 remarque que son nom et/ou son adresse personnelle sont incorrects sur son formulaire W-2, il peut mettre à jour les renseignements dans le système de Gestion de paie Toast et demander un formulaire W-2 actualisé. Suivez les étapes ci-dessous pour demander un formulaire W-2 actualisé :

1. Les employés doivent . Cela doit être fait avant l’actualisation du formulaire W-2.
2. Par la suite, un utilisateur de RH+ doit contacter le service à la clientèle de Gestion de paie Toast pour demander une mise à jour du formulaire W-2.
   1. Les employés ne peuvent pas demander de mises à jour du formulaire W-2 à partir de Gestion de paie Toast.
   2. Remarque : Si le nom imprimé sur le formulaire W-2 original diffère considérablement de celui qui devrait apparaître, une modification peut s'avérer nécessaire au lieu d'une mise à jour.

Lorsque vous envoyez une demande de mise à jour du formulaire W-2, contactez-nous en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de toute page Gestion de paie Toast. Fournissez les renseignements suivants :

• le nom ou le numéro de l’employé;
• Le code de l’entreprise; et
• Quelles informations ont été mises à jour dans Gestion de paie Toast.

Les formulaires W-2 actualisés sont téléversés sur la page Formulaires fiscaux d'un employé dans la section Impôts et documents de son profil et peuvent être imprimés ou utilisés pour la déclaration au besoin. Les formulaires W-2 rafraîchis sont générés tous les vendredis vers 17 h (HNE) et ne sont pas soumis à des périodes d’interdiction comme les modifications. Dans la plupart des cas, les rafraîchissements ne sont soumis à aucuns frais.

Veuillez laisser à notre équipe suffisamment de temps pour honorer les demandes de mise à jour pendant la saison très occupée des formulaires W-2. Ces ajustements sont traités manuellement par l’équipe de Gestion de la paie de Toast. Rien ne garantit que chaque demande de mise à jour soumise sera disponible le vendredi suivant. Selon le moment de la demande et le nombre de profils touchés, la terminaison peut se prolonger au-delà de la semaine de réception de la demande.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

Erreurs de numéro d’assurance sociale (NAS/SSN)

Si un employé reçoit son formulaire W-2 et remarque que son NAS/SSN est incorrect ou , les employeurs peuvent demander à Toast de générer un formulaire W-2 mis à jour (le formulaire W-2 ne peut pas être actualisé dans ce cas) pour l’employé dans la Gestion de paie Toast en suivant les étapes suivantes : 

1. Tout d’abord, l’employé doit accéder à son profil et de sécurité sociale correct.
2. Une fois mis à jour dans le système de Gestion de paie Toast, l’employeur RH+ doit contacter Gestion de paie Toast.
   1. Les employés ne peuvent pas demander de modifications au formulaire W-2 à Gestion de paie Toast.

 Lorsque vous communiquez avec Gestion de la paie de Toast par l’entremise du bouton de soutien bleu situé dans le coin inférieur droit d’une page, veuillez inclure les renseignements suivants :

• Le nom ou le numéro de l’employé;
• le code de l’entreprise;
• Confirmation que l’employé a mis à jour son numéro de sécurité sociale dans le système Gestion de paie Toast; et
• Indiquez le ou les trimestres de chaque année où le numéro de sécurité sociale a été incorrectement indiqué (par exemple : T1 - T3 de 2024).

Lorsque Gestion de la paie de Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications entraînent des frais de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que vous aurez accepté les frais.

Remarque : Les demandes peuvent prendre jusqu’à 10 à 16 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. De plus, en raison des déclarations trimestrielles, Gestion de la paie de Toast est en période d’interdiction au cours du premier mois de chaque trimestre (janvier, avril, juillet et octobre). Si une demande de modification est soumise au cours d’un de ces mois, elle sera traitée le mois suivant.

Une fois la demande traitée et la modification effectuée, Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, les employés peuvent corrigé dans l’application MyToast ou sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans leur profil.

Pour en savoir plus, consultez Gestion de la paie de d’information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

Erreurs de revenus, de déduction et d’impôt

Lorsqu’il examine son formulaire W-2, l’employé peut : 

• Remarquez un écart dans les revenus, pourboires, déductions et/ou impôts déclarés. Cela peut être trop, trop peu ou des revenus, pourboires, déductions et/ou impôts manquants.
• Posséder des profils Gestion de la paie de Toast en double et pouvoir recevoir deux formulaires W-2, mais le bon numéro de sécurité sociale ne peut être appliqué qu’à un seul.
• Remarquez que les codes de revenu ou les codes de déduction ne sont pas correctement configurés.

Les utilisateurs de RH+ peuvent demander un formulaire W-2 corrigé à Gestion de paie Toast en suivant les étapes suivantes : 

1. Commencez par identifier toutes les anomalies avant de demander des formulaires W-2 corrigés. Toast ne peut accepter plusieurs demandes de formulaire W-2 pour le même employé au cours de la même période de déclaration.
2. Un utilisateur RH+ de l’entreprise de l’employé doit alors contacter Gestion de paie Toast pour soumettre une demande.
   1.  Les employés ne peuvent pas demander à Toast de corriger le formulaire W-2.

Lorsque vous communiquez avec Toast via le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast, veuillez inclure les informations suivantes : 

• Le nom ou le numéro de l’employé;
• le code d’entreprise de l’employé;
• les montants précis qui sont incorrects et ce qu’ils devraient être; et
• Les années auxquelles cette mise à jour s’applique.

Lorsque Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications entraînent des frais de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que le client aura accepté de payer les frais.

Remarque : Les demandes peuvent prendre jusqu’à 10 à 16 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. De plus, en raison des déclarations trimestrielles, Gestion de la paie de Toast est en période d’interdiction au cours du premier mois de chaque trimestre (janvier, avril, juillet et octobre). Si une demande est soumise au cours d’un de ces mois, elle ne sera traitée que le mois suivant.

Une fois la demande traitée, Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, l'employeur et l'employé peuvent trouver le formulaire W-2 corrigé sur la page Formulaires fiscaux de l'employé dans la section Taxes et documents de son profil.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.

Calendrier et attentes

1. Un employeur communique avec Toast pour lui dire qu’un formulaire W-2 ou W-3 est incorrect.
   1. S’il s’agit d’un nom, d’une adresse ou d’une inexactitude du NAS/SSN, l’employeur doit apporter les corrections nécessaires au profil de l’employé dans le système de Gestion de paie Toast.
   2. S’il s’agit d’une modification salariale, l’employeur doit préciser à Toast ce qui est incorrect à propos des salaires. Aucune correction n’est requise par l’employeur.
2. Toast indiquera alors les frais de modification. Une fois que l’employeur aura confirmé les frais, Toast procédera à la modification tant qu’une période d’interdiction n’est pas en vigueur.
3. 10 à 16 semaines peuvent s’écouler avant que la modification ne soit complétée. Cela s’explique en partie par le fait que l’IRS n’accepte que les modifications papier et qu’elles prennent plus de temps à traiter.
4. À la fin de la période de modification, l’employeur recevra un courriel de Toast. Ce courriel annonce la finalisation de la modification et avertit l’entreprise qu’un ou plusieurs formulaires W-2 et/ou formulaires W-3 modifiés ont été téléversés dans le système Gestion de paie et Gestion d'équipes de Toast et peuvent être immédiatement utilisés par l’employé/l’employeur.

Un exemple avec des dates fictives est présenté ci-dessous : 

1. Un employé réalise que son NAS/SSN est incorrect sur son formulaire W-2 le 19 janvier.
2. L’employeur appelle Toast, corrige le NAS/SSN et confirme les frais de modification le 25 janvier.
3. La modification commencera au début de février au plus tôt (puisque janvier est un mois d'interdiction).
4. Cette modification prendra de 10 à 16 semaines, soit autour de la mi-juin (puisque avril est également un mois d’interdiction). Une fois remplis, les formulaires fiscaux modifiés seront téléversés dans Gestion de paie Toast et dans l’application MyToast.
5. Toast ne peut pas fixer de date précise pour l’achèvement d’une modification.

Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel.  Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.