Dernière mise à jour : 15 mai 2026, 11 h 59
Identifiez si une erreur sur le formulaire W-2 nécessite une mise à jour gratuite ou un amendement payant, puis soumettez une demande qui couvre chaque employé, trimestre et FEIN.
S’applique à : Gestion de paie Toast
Autorisations nécessaires :
Ce que vous accomplirez : Déterminez si l'erreur du formulaire W-2 nécessite un rafraîchissement gratuit ou une modification payante, rassemblez les informations dont le service à la clientèle a besoin et soumettez une demande qui couvre chaque employé, trimestre et FEIN affecté.
Utilisez ce tableau pour identifier le bon type de demande pour l'erreur que vous voyez sur le formulaire W-2. Chaque ligne associe un symptôme à son type de demande, coût et délai typique.
| Symptôme sur le formulaire W-2 | Type de demande | Coût | Délai typique | Libre-service ? |
|---|---|---|---|---|
| Nom de l'employé mal orthographié ou adresse domiciliaire incorrecte | Actualiser | Aucun frais dans la plupart des cas | Généré chaque vendredi vers 17 h. HE ; peut prendre plus de temps pendant la saison des W-2 | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| Le nom de l'employé est significativement différent de ce qui devrait apparaître (par exemple, un changement de nom légal) | Modification | Frais fixe de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| Numéro de sécurité sociale (NSS) incorrect ou manquant | Modification | Frais fixe de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| Salaires, pourboires, déductions ou impôts incorrects (trop, trop peu ou manquants) | Modification | Frais fixe de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| Profil de paie Toast en double, l'employé a reçu deux formulaires W-2 et un seul a le bon NSS | Modification | Frais fixe de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| Le code de gain ou le code de déduction n'est pas correctement configuré | Modification | Frais fixe de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur HR+ doit contacter le service à la clientèle |
| L'erreur se trouve sur un formulaire W-4, pas sur un formulaire W-2 | Non traité ici — voir Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations du formulaire W-4 | — | — | L'employé met à jour le formulaire W-4 dans son propre profil |
| L'erreur se trouve sur un ordre de retenue de revenu (IWO) ou un ordre de pension alimentaire | Non traité ici — contactez le service à la clientèle via le bouton de chat bleu dans Gestion de paie Toast | — | — | Non |
| Vous avez déjà soumis un amendement de formulaire W-2 et souhaitez une mise à jour de statut | Attendez l'email — ne soumettez pas à nouveau | — | 10 à 12 semaines à partir de l'approbation | Non |
Important : Un rafraîchissement et un amendement ne sont pas la même chose. Un rafraîchissement met à jour les informations non fiscales (nom, adresse) sur le formulaire W-2 et est généralement gratuit. Un amendement corrige des informations qui affectent le dépôt fiscal (numéro de sécurité sociale, salaires, déductions, impôts) et a des frais fixes de 250 $ par demande. Envoyer le mauvais type de demande retardera la correction.
Si le nom ou l'adresse de l'employé est imprimé incorrectement sur le formulaire W-2, demandez un rafraîchissement au lieu d'un amendement. Un rafraîchissement n'a pas de frais dans la plupart des cas.
Résultat attendu : Les formulaires W-2 rafraîchis sont générés chaque vendredi vers 17 h. HE et téléchargés sur la page des formulaires fiscaux de l'employé sous la section Taxes et documents de son profil. L'employé peut également accéder au formulaire rafraîchi dans l'application MyToast.
Remarque : Les rafraîchissements sont traités manuellement par l'équipe fiscale de Toast Payroll. Toast ne peut pas garantir que chaque rafraîchissement soumis au cours d'une semaine donnée sera disponible le vendredi suivant. Pendant la saison des W-2, l'achèvement peut s'étendre au-delà de la semaine où la demande est reçue.
Important : Si le nom imprimé sur le formulaire W-2 original est significativement différent du nom qui devrait apparaître (par exemple, un changement de nom légal), un rafraîchissement peut ne pas suffire — un amendement peut être nécessaire à la place. Envoyez les détails au service à la clientèle et ils confirmeront quel chemin s'applique.
Si le numéro de sécurité sociale (SSN) sur le formulaire W-2 est incorrect ou manquant, Toast Payroll doit émettre un amendement — le formulaire W-2 ne peut pas être rafraîchi pour un changement de SSN. Des informations sur la façon dont Toast Payroll gère les SSN manquants ou invalides se trouvent dans Toast Payroll : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (SSN).
Important : À partir de février 2026, les modifications du formulaire W-2 sont soumises à des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut couvrir un nombre quelconque d'employés, de trimestres et de numéros d'identification d'employeur tant qu'elle est soumise ensemble. Le processus de modification commence une fois que l'utilisateur HR+ accepte les frais.
Résultat attendu : Lorsque la modification est terminée, la gestion de paie Toast notifiera l'utilisateur HR+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite disponible dans l'application MyToast et sur la page des formulaires fiscaux de l'employé dans son profil. Voir Gestion de paie Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (pour les employés) pour savoir où les employés peuvent le récupérer.
Si le formulaire W-2 indique des gains, des pourboires, des déductions ou des taxes incorrects (trop, trop peu ou manquants), la gestion de paie Toast doit émettre une modification. Cela couvre également les profils de gestion de paie Toast en double où l'employé a reçu deux formulaires W-2 et qu'un seul porte le numéro de sécurité sociale correct, ainsi que les cas où un code de gain ou de déduction n'est pas configuré correctement.
Identifier toutes les divergences avant de demander un formulaire W-2 corrigé. La gestion de paie Toast ne peut pas accepter plusieurs demandes de modification de formulaire W-2 pour le même employé durant la même période de déclaration — donc soumettez tout ce qui doit être modifié dans une seule demande.
Important : À partir de février 2026, les modifications du formulaire W-2 sont soumises à des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut couvrir un nombre quelconque d'employés, de trimestres et de numéros d'identification d'employeur tant qu'elle est soumise ensemble. Le processus de modification commence une fois que l'utilisateur HR+ accepte les frais.
Résultat attendu : Lorsque la modification est terminée, la gestion de paie Toast notifiera l'utilisateur HR+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite disponible sur la page des formulaires fiscaux de l'employé dans la section Taxes et documents de son profil.
Les modifications du formulaire W-2 prennent de 10 à 12 semaines à compléter. La majeure partie de ce temps est due à l'IRS — ils n'acceptent que les modifications sur papier, et les modifications sur papier prennent plus de temps à traiter que les dépôts électroniques. Toast Payroll ne peut garantir une date de complétion spécifique ni que la complétion se fera avant une date limite de déclaration de revenus personnelle. À partir d'avril 2026, les modifications ne sont plus soumises à des mois de blackout.
Un calendrier typique des modifications ressemble à ceci :
L'étape de dépôt réelle nécessite le service à la clientèle — seul le service à la clientèle peut soumettre le rafraîchissement ou la modification à l'équipe fiscale de Toast Payroll. Pour raccourcir le chat, ayez tout prêt avant d'ouvrir le chat :
Résultat attendu : Le service à la clientèle confirmera les frais, puis transmettra le dossier à l'équipe fiscale de Toast Payroll. Vous recevrez un courriel lorsque la modification sera terminée.
À partir de février 2026, une modification de formulaire W-2 coûte des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut couvrir n'importe quel nombre d'employés, de trimestres et de numéros d'identification d'employeur tant que tout est soumis ensemble. La modification est traitée une fois que l'utilisateur HR+ a accepté les frais.
Également demandé comme :
Une modification de formulaire W-2 prend de 10 à 12 semaines pour être complétée. La plupart de ce temps se passe à l'IRS, qui n'accepte que les modifications sur papier. Toast Payroll ne peut garantir que la date d'achèvement sera avant toute date limite de déclaration de revenus personnelle.
Également demandé comme :
Prévoyez 10 à 12 semaines à partir du jour où vous avez accepté les frais, et surveillez l'email de Toast Payroll confirmant que la modification est complète. Ne soumettez pas à nouveau la demande — les demandes en double n'accélèrent pas le traitement. Si vous n'avez pas reçu l'email de confirmation après 12 semaines, contactez le service client avec la référence de dossier originale.
Également demandé comme :
Non. Les employés ne peuvent pas demander directement une actualisation ou une modification de Formulaire W-2 auprès de Toast Payroll. Un utilisateur HR+ chez l'employeur doit soumettre la demande. Si un employé remarque une erreur, il doit la signaler à son gestionnaire ou à son équipe RH. Voir Gestion de paie Toast : Gérez l'expérience du Formulaire W-2 pour ce que les employés et les utilisateurs HR+ peuvent chacun faire.
Également demandé comme :
Si une entreprise met fin aux services de Toast Payroll & Team Management au cours de l'année, Toast ne générera pas de Formulaires W-2 pour cette entreprise. Les formulaires W-2 pour cette année civile doivent être produits par le prochain fournisseur de paie de l'entreprise.
Non. Cet article couvre uniquement le formulaire W-2. Pour les changements de formulaire W-4, voir Gestion de paie Toast : Mettre à jour les informations du formulaire W-4 — les employés mettent à jour le formulaire W-4 dans leur propre profil, et les changements s'appliquent uniquement aux prochaines paies. Pour les ordres de retenue de revenu (IWO) ou les amendements de soutien aux enfants, contactez le service client via le bouton de chat bleu dans Gestion de paie Toast. Pour les amendements de dépôt d'état (par exemple, NYS-45 ou formulaire W-3), contactez le service client.
Également demandé comme :
Le formulaire W-2 corrigé est téléchargé sur la page des formulaires fiscaux de l'employé dans la section Taxes et documents de son profil et est également disponible dans l'application MyToast. Voir Gestion de paie Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (pour les employés) pour les étapes exactes qu'un employé utilise pour le récupérer.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils spécifiques.