Dernière mise à jour : 20 août 2026, 13 h 45
Déterminez si une erreur sur le formulaire W-2 nécessite une mise à jour gratuite ou une modification payante, puis soumettez une seule demande couvrant tous les employés, tous les trimestres et tous les numéros d'identification fédéraux (FEIN).
S'applique à : Toast Payroll
Autorisations requises :
Ce que vous accomplirez : Déterminez si l'erreur sur le formulaire T4 nécessite une actualisation gratuite ou une modification payante, rassemblez les renseignements dont le Service à la clientèle a besoin et soumettez une seule demande couvrant tous les employés, trimestres et NE concernés.
Utilisez ce tableau pour déterminer le type de demande approprié pour l'erreur que vous voyez sur le formulaire T4. Chaque ligne associe un symptôme à son type de demande, son coût et son délai habituel.
| Symptôme sur le formulaire T4 | Type de demande | Coût | Délai habituel | Libre-service? |
|---|---|---|---|---|
| Nom de l'employé mal orthographié ou adresse personnelle erronée | Actualisation | Aucuns frais dans la plupart des cas | Généré chaque vendredi vers 17 h HE; peut prendre plus de temps pendant la saison des T4 | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| Nom de l'employé significativement différent de ce qui devrait apparaître (par exemple, un changement de nom légal) | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| Le numéro d'assurance sociale (NAS) est incorrect ou manquant | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| Les salaires, les pourboires, les déductions ou les impôts sont erronés (trop élevés, trop bas ou manquants) | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| Profil Toast Payroll en double, l'employé a reçu deux formulaires W-2 et un seul contient le bon NAS | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| Le code de gain ou le code de déduction n'est pas correctement configuré | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l'utilisateur RH+ doit communiquer avec le Service à la clientèle |
| L'erreur figure sur un formulaire W-4, et non sur un formulaire W-2 | Non traité ici — voir Toast Payroll : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4 | — | — | L'employé met à jour le formulaire W-4 dans son propre profil |
| L'erreur figure sur une ordonnance de retenue sur le revenu (IWO) ou une ordonnance de pension alimentaire pour enfants | Non traité ici — communiquez avec le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans Toast Payroll | — | — | Non |
| Vous avez déjà soumis une modification au formulaire W-2 et souhaitez obtenir une mise à jour de l'état | Attendez le courriel — ne soumettez pas de nouveau | — | 10 à 12 semaines après l'approbation | Non |
Important : Une actualisation et une modification ne sont pas la même chose. Une actualisation met à jour les renseignements non fiscaux (nom, adresse) sur le formulaire W-2 et est généralement gratuite. Une modification corrige les renseignements qui ont une incidence sur la déclaration de revenus (NAS, salaires, déductions, impôts) et entraîne des frais fixes de 250 $ par demande. L'envoi d'un mauvais type de demande retardera la correction.
Si le nom ou l'adresse du domicile de l'employé est imprimé incorrectement sur le formulaire W-2, demandez une actualisation plutôt qu'une modification. Une actualisation n'entraîne aucuns frais dans la plupart des cas.
Résultat attendu : Les formulaires W-2 actualisés sont générés chaque vendredi vers 17 h. HE et téléchargés sur la page des formulaires fiscaux de l'employé, sous la section Taxes et documents de son profil. L'employé peut également accéder au formulaire actualisé dans l'application MyToast.
Remarque : Les actualisations sont traitées manuellement par l'équipe fiscale de Toast Payroll. Toast ne peut garantir que chaque actualisation soumise au cours d'une semaine donnée sera disponible le vendredi suivant immédiatement. Pendant la saison des formulaires W-2, le traitement peut s'étendre au-delà de la semaine où la demande est reçue.
Important : Si le nom imprimé sur le formulaire W-2 original est significativement différent du nom qui devrait apparaître (par exemple, un changement de nom légal), une actualisation pourrait ne pas suffire — une modification pourrait être requise à la place. Envoyez les détails au service à la clientèle et ils confirmeront quelle procédure s'applique.
Si le numéro de sécurité sociale (NSS) sur le formulaire W-2 est incorrect ou manquant, Toast Payroll doit émettre une modification — le formulaire W-2 ne peut pas être actualisé pour un changement de NSS. Des informations générales sur la façon dont Toast Payroll gère les NSS manquants ou invalides se trouvent dans Toast Payroll : Politique sur les renseignements relatifs au numéro de sécurité sociale (NSS).
Important : Depuis février 2026, les modifications de formulaires W-2 sont assujetties à des frais fixes de 250 $ par demande. Une seule demande peut couvrir n'importe quel nombre d'employés, de trimestres et de numéros d'identification fédéraux de l'employeur (FEIN), pourvu qu'elle soit soumise en une seule fois. La modification est traitée une fois que l'utilisateur RH+ accepte les frais.
Résultat attendu : Une fois la modification terminée, Toast Payroll avisera l'utilisateur RH+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite accessible dans l'application MyToast et sur la page des formulaires fiscaux de l'employé dans son profil. Voir Toast Payroll : Trouver votre formulaire W-2 (pour les employés) pour savoir où les employés peuvent le récupérer.
Si le formulaire W-2 indique des gains, des pourboires, des déductions ou des impôts erronés (trop élevés, trop faibles ou manquants), Toast Payroll doit émettre une modification. Cela s'applique également aux profils Toast Payroll en double où l'employé a reçu deux formulaires W-2 et qu'un seul comporte le bon numéro de sécurité sociale (SSN), ainsi qu'aux cas où un code de gain ou de déduction n'est pas configuré correctement.
Identifiez tous les écarts avant de demander un formulaire W-2 corrigé. Toast Payroll ne peut pas traiter plusieurs demandes de modification de formulaire W-2 pour le même employé au cours de la même période de déclaration; veuillez donc soumettre tous les changements requis en une seule demande.
Important : Depuis février 2026, les modifications de formulaires W-2 sont assujetties à des frais fixes de 250 $ par demande. Une seule demande peut couvrir n'importe quel nombre d'employés, de trimestres et de numéros d'identification fédéraux de l'employeur (FEIN), pourvu qu'elle soit soumise en une seule fois. La modification est traitée une fois que l'utilisateur RH+ accepte les frais.
Résultat attendu : Une fois la modification terminée, Toast Payroll avisera l'utilisateur RH+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite accessible sur la page des formulaires fiscaux de l'employé, dans la section Taxes et documents de son profil.
Le traitement des modifications au formulaire W-2 prend de 10 à 12 semaines. La majeure partie de ce délai est attribuable à l'IRS : ils n'acceptent que les modifications sur papier, et le traitement des modifications sur papier est plus long que celui des déclarations électroniques. Toast Payroll ne peut garantir une date d'achèvement précise ni que le traitement sera terminé avant toute date limite de production de déclaration de revenus personnelle. Depuis avril 2026, les modifications ne sont plus assujetties à des mois d'interdiction.
Un calendrier de modification typique ressemble à ceci :
L'étape de production réelle nécessite le service à la clientèle — seul le service à la clientèle peut soumettre la mise à jour ou la modification à l'équipe fiscale de Toast Payroll. Pour accélérer le clavardage, ayez tout en main avant d'ouvrir la fenêtre de clavardage :
Résultat attendu : Le service à la clientèle confirmera les frais, puis acheminera le dossier à l'équipe fiscale de Toast Payroll. Vous recevrez un courriel lorsque la modification sera terminée.
En date de février 2026, une modification de formulaire W-2 entraîne des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut couvrir n'importe quel nombre d'employés, de trimestres et de FEIN, tant que tout est soumis en même temps. Le traitement de la modification commence une fois que l'utilisateur RH+ a accepté les frais.
Également posé comme :
Une modification de formulaire W-2 prend de 10 à 12 semaines à réaliser. La majeure partie de ce délai est attribuable à l'IRS, qui n'accepte que les modifications sur papier. Toast Payroll ne peut garantir que la date d'achèvement précédera toute date limite de déclaration de revenus personnelle.
Également posé comme :
Prévoyez de 10 à 12 semaines à partir du jour où vous avez accepté les frais, et surveillez l'arrivée d'un courriel de Toast Payroll confirmant que la modification est terminée. Ne soumettez pas à nouveau la demande — les demandes en double n'accélèrent pas le traitement. Si vous n'avez pas reçu le courriel de confirmation après 12 semaines, communiquez avec le service à la clientèle en indiquant la référence du dossier original.
Également posé comme :
Non. Les employés ne peuvent pas demander une mise à jour ou une modification de formulaire W-2 directement auprès de Toast Payroll. Un utilisateur RH+ chez l'employeur doit soumettre la demande. Si un employé remarque une erreur, il doit la signaler à son gestionnaire ou à son équipe des RH. Consultez Toast Payroll : Gérez l'expérience du formulaire W-2 pour savoir ce que les employés et les utilisateurs RH+ peuvent faire chacun de leur côté.
Également posé comme :
Si une entreprise met fin à ses services avec Toast Payroll & Gestion d'équipes au cours de l'année, Toast ne générera pas de formulaires W-2 pour cette entreprise. Les formulaires W-2 pour cette année civile doivent être produits par le prochain fournisseur de paie de l'entreprise.
Non. Cet article couvre uniquement le formulaire W-2. Pour les changements au formulaire W-4, consultez Toast Payroll : Mise à jour des renseignements du formulaire W-4 — les employés mettent à jour le formulaire W-4 dans leur propre profil, et les modifications ne s'appliquent qu'aux paies futures. Pour les ordonnances de retenue sur le revenu (IWO) ou les modifications relatives à la pension alimentaire pour enfants, communiquez avec le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans Toast Payroll. Pour les modifications aux déclarations d'État (par exemple, NYS-45 ou formulaire W-3), communiquez avec le service à la clientèle.
Également posé comme :
Le formulaire W-2 corrigé est téléversé dans la page des formulaires fiscaux de l'employé, dans la section Taxes et documents de son profil, et est également accessible dans l'application MyToast. Consultez Toast Payroll : Consultez « Trouver votre formulaire W-2 (pour les employés) » pour connaître les étapes exactes qu'un employé doit suivre pour le récupérer.
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.