Dernière mise à jour : 24 juin 2026, 16 h 31
Déterminez si une erreur du formulaire W-2 nécessite une actualisation gratuite ou une modification payante, puis soumettez une demande qui couvre chaque employé, trimestre et FEIN.
S’applique à : Gestion de paie Toast
Autorisations nécessaires :
Ce que vous accomplirez : Déterminez si l’erreur du formulaire W-2 nécessite une actualisation gratuite ou une modification payante, recueillez les renseignements dont le service à la clientèle a besoin et soumettez une demande qui couvre chaque employé, trimestre et FEIN touché.
Utilisez ce tableau pour identifier le bon type de demande pour l’erreur que vous voyez sur le formulaire W-2. Chaque ligne associe un symptôme à son type de demande, à son coût et à son délai typique.
| Symptôme sur le formulaire W-2 | Type de demande | Coût | Délai habituel | Libre-service? |
|---|---|---|---|---|
| Nom de l’employé mal orthographié ou adresse personnelle incorrecte | Actualiser | Aucun frais dans la plupart des cas | Généré tous les vendredis vers 17 h HE; peut prendre plus de temps pendant la saison W-2 | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| Le nom de l’employé est sensiblement différent de ce qui devrait apparaître (par exemple, un changement légal de nom) | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| Le numéro d’assurance sociale (NAS/SSN) est incorrect ou manquant | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| Les salaires, les pourboires, les retenues ou les impôts sont erronés (trop, trop peu ou manquants) | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| Profil de Gestion de paie Toast en double, l’employé a reçu deux formulaires W-2 et un seul a le bon NAS/SSN | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| Le code de revenu ou le code de déduction n’est pas correctement configuré | Modification | Frais fixes de 250 $ par demande | 10 à 12 semaines | Non — l’utilisateur RH+ doit contacter le service à la clientèle |
| L’erreur se trouve sur un formulaire W-4, et non sur un formulaire W-2 | Non traité ici — consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4 | — | — | L’employé met à jour le formulaire W-4 dans son propre profil |
| L’erreur se trouve sur une ordonnance de retenue d’impôt (IWO) ou une ordonnance alimentaire pour enfants. | Non traité ici — contactez le service à la clientèle via le bouton de clavardage bleu dans Gestion de paie Toast | — | — | Non |
| Vous avez déjà soumis une modification au formulaire W-2 et souhaitez une mise à jour de votre statut | Attendez le courriel — ne soumettez pas de nouveau | — | 10 à 12 semaines à compter de l’approbation | Non |
Important : Un rafraîchissement et un amendement ne sont pas la même chose. Une actualisation met à jour les renseignements non fiscaux (nom, adresse) du formulaire W-2 et est habituellement gratuite. Une modification corrige les informations qui affectent la déclaration fiscale (NAS/SSN, salaires, déductions, impôts) et prévoit des frais fixes de 250 $ par demande. L’envoi du mauvais type de demande retardera la correction.
Si le nom ou l'adresse personnelle de l'employé est mal imprimé sur le formulaire W-2, demandez une actualisation plutôt qu'une modification. Dans la plupart des cas, une actualisation est gratuite.
Résultat attendu : Les formulaires W-2 actualisés sont générés tous les vendredis vers 17 h. ET et téléversé dans la page Formulaires fiscaux de l’employé sous la section Taxes et documents de son profil. L’employé peut également accéder au formulaire actualisé dans l’application MyToast.
Remarque : Les rafraîchissements sont traités manuellement par l’équipe Taxe sur la paie de Toast. Toast ne peut garantir que chaque actualisation soumise au cours d’une semaine donnée sera disponible le vendredi suivant. Au cours de la saison W-2, l’achèvement peut se prolonger au-delà de la semaine où la demande est reçue.
Important : Si le nom imprimé sur le formulaire W-2 original diffère considérablement de celui qui devrait apparaître (par exemple, un changement de nom légal), une mise à jour peut ne pas suffire; une modification peut s’avérer nécessaire. Envoyez les détails au service à la clientèle et celui-ci confirmera quel chemin s’applique.
Si le numéro d’assurance sociale (NAS/SSN) figurant sur le formulaire W-2 est incorrect ou manquant, Gestion de paie Toast doit émettre une modification — le formulaire W-2 ne peut pas être actualisé pour un changement de NAS/SSN. Contexte sur la façon dont Gestion de la paie de Toast gère les NAS/SSN manquants ou invalides dans Gestion de la paie de Toast : Politique d'information sur le numéro de sécurité sociale (NAS/SSN).
Important : Depuis février 2026, les modifications apportées au formulaire W-2 entraînent des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut porter sur un nombre illimité d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition qu’elle soit soumise ensemble. La modification est traitée une fois que l’utilisateur RH+ accepte les frais.
Résultat attendu : Une fois la modification effectuée, Gestion de paie Toast en informera l’utilisateur RH+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite disponible dans l’application MyToast et sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans son profil. Consultez Gestion de paie Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (Pour les employés) où les employés le récupèrent.
Si le formulaire W-2 indique des revenus, des pourboires, des déductions ou des impôts erronés (trop, trop peu ou manquants), Gestion de paie Toast doit émettre une modification. Cela couvre également les profils de paie Toast en double pour lesquels l’employé a reçu deux formulaires W-2 et un seul contient le bon NAS/SSN, ainsi que les cas où le code de revenu ou de retenue n’est pas configuré correctement.
Repérez toutes les anomalies avant de demander un formulaire W-2 corrigé. La Gestion de paie Toast ne peut pas traiter plusieurs demandes de modification du formulaire W-2 pour le même employé au cours d’une même période de déclaration. Il faut donc soumettre tout ce qui doit être modifié en une seule demande.
Important : Depuis février 2026, les modifications apportées au formulaire W-2 entraînent des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut porter sur un nombre illimité d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition qu’elle soit soumise ensemble. La modification est traitée une fois que l’utilisateur RH+ accepte les frais.
Résultat attendu : Une fois la modification effectuée, Gestion de paie Toast en informera l’utilisateur RH+ par courriel. Le formulaire W-2 corrigé est ensuite disponible sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans la section Taxes et documents de son profil.
Les modifications apportées au formulaire W-2 prennent de 10 à 12 semaines. La plupart du temps, c’est l’IRS - ils n’acceptent que les modifications papier, et celles-ci prennent plus de temps à traiter que les dépôts électroniques. La Gestion de paie Toast ne peut garantir une date d’achèvement précise ni que l’achèvement aura lieu avant la date limite de déclaration fiscale personnelle. Depuis avril 2026, les modifications ne sont plus soumises à des mois d’indisponibilité.
Un calendrier de modification typique ressemble à ceci :
L’étape de déclaration proprement dite nécessite le service à la clientèle — seul le service à la clientèle peut soumettre l’actualisation ou la modification à l’équipe Taxe sur la paie de Toast. Pour raccourcir le clavardage, préparez tout avant d’ouvrir le clavardage :
Résultat attendu : Le service à la clientèle confirmera les frais, puis acheminera le dossier à l’équipe Taxe sur la paie de Toast. Vous recevrez un courriel lorsque la modification sera terminée.
En février 2026, une modification au formulaire W-2 coûte 250 $ par demande. Une demande peut couvrir un nombre illimité d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit soumis ensemble. La modification est traitée une fois que l’utilisateur RH+ a accepté les frais.
Aussi demandé comme :
Une modification au formulaire W-2 prend de 10 à 12 semaines. La plupart de ce temps, c’est à l’IRS, qui n’accepte que les amendements papier. Gestion de paie Toast ne peut garantir que la date d’achèvement tombera avant toute date limite de déclaration fiscale personnelle.
Aussi demandé comme :
Prévoyez un délai de 10 à 12 semaines à compter du jour où vous avez accepté les frais, et surveillez le courriel de Gestion de paie Toast confirmant que la modification est complète. Ne soumettez pas de nouveau la demande — les demandes en double n’accélèrent pas le traitement. Si vous n’avez pas reçu le courriel de confirmation après 12 semaines, contactez le service à la clientèle avec la référence du cas original.
Aussi demandé comme :
Non. Les employés ne peuvent pas demander une actualisation ou une modification du formulaire W-2 directement auprès de Gestion de paie Toast. Un utilisateur RH+ de l’employeur doit soumettre la demande. Si un employé remarque une erreur, il doit la signaler à son gestionnaire ou à son équipe RH. Consultez Gestion de paie Toast : Gérez l’expérience du formulaire W-2 en fonction de ce que les employés et les utilisateurs de RH+ peuvent faire chacun.
Aussi demandé comme :
Si une entreprise met fin à ses services avec Gestion de paie Toast et Gestion d'équipes au cours de l’année, Toast ne générera pas de formulaire W-2 pour cette entreprise. Les formulaires W-2 pour cette année civile doivent être produits par le fournisseur de paie suivant de l’entreprise.
Non. Cet article ne couvre que le formulaire W-2. Pour les modifications apportées au formulaire W-4, consultez Gestion de paie Toast : Mettre à jour les renseignements du formulaire W-4 — les employés mettent à jour le formulaire W-4 dans leur propre profil, et les changements s’appliquent uniquement aux futures paies. Pour les modifications d’ordonnance de retenue sur le revenu (IWO) ou de pension alimentaire pour enfants, communiquez avec le service à la clientèle par l’entremise du bouton bleu Gestion de la paie de Toast. Pour les modifications de dépôt par l’État ou la province (par exemple, NYS-45 ou formulaire W-3), contactez le service à la clientèle.
Aussi demandé comme :
Le formulaire W-2 corrigé est téléversé sur la page Formulaires fiscaux de l’employé dans la section Taxes et documents de son profil et est également disponible dans l’application MyToast. Consultez Gestion de paie Toast : Trouvez votre formulaire W-2 (Pour les employés) pour connaître les étapes exactes utilisées par un employé pour le récupérer.
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue en aucun cas un conseil juridique, fiscal, RH ou professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis.