Dernière mise à jour : 25 févr. 2026, 10 h 54
| À compter des déclarations du premier trimestre prévues pour avril 2024, Gestion de la paie de Toast exclura les employés et leurs salaires de certaines déclarations s’ils n’ont pas de numéro de sécurité sociale (NAS/SSN). Découvrez comment cela fonctionne et pourquoi la Gestion de paie Toast a apporté cette modification dans Comment la Gestion de paie Toast gère les NAS manquants ou invalides. |
Un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN) est un numéro à 9 chiffres délivré aux citoyens et résidents américains à des fins d’identification, notamment à des fins fiscales.
Les salaires des employés enregistrés sur la liste de paie sont déclarés à l ' sociale et à d ' autres organismes fiscaux à l ' aide du NAS/SSN. Le NAS/SSN est indiqué dans les déclarations fiscales trimestrielles de l’État ou de la province et dans les documents de fin d’année qu’un employé pourrait recevoir, comme un formulaire W-2. Des NAS/SSN inexacts ou manquants peuvent entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les agences fiscales de l’État et/ou des pénalités financières pour les employeurs.
Au niveau des employés, les salaires sont déclarés à l'administration de la sécurité sociale à l'aide du NAS/SSN, qui apparaît sur le formulaire W-2 et sert à déclarer les impôts annuels. Un NAS/SSN manquant ou inexact peut rendre difficile la déclaration de ces taxes. Les salaires sont également communiqués aux agences d’assurance-chômage des États ou des provinces à l’aide du NAS/SSN de l’employé. Sans le bon NAS/SSN, ces salaires ne peuvent pas être déclarés correctement, ce qui pourrait poser problème si l’employé devait un jour déclarer son emploi.
Au nom de votre entreprise, Gestion de paie Toast déclare les salaires de vos employés et leurs impôts retenus dans les déclarations fiscales trimestrielles et annuelles sur la paie. Toutes les agences fiscales fédérales et provinciales utilisent des numéros de sécurité sociale pour ces processus de déclaration salariale; par conséquent, Gestion de paie Toast a besoin d’un NAS/SSN valide enregistré sur le profil de chaque employé. Sans ces informations, il y a un risque d’erreurs dans les rapports salariaux et fiscaux pour votre restaurant et vos employés.
Il existe trois façons d’obtenir les numéros de sécurité sociale sur les profils des employés :
Si un employé n’a pas de NAS/SSN dans son profil Gestion de paie Toast, les employeurs en sont informés par les moyens suivants :
Toast continue d’explorer comment nous pouvons accroître la sensibilisation et aider les clients à recueillir des informations sur le NAS/SSN.
La date limite pour s’assurer que Gestion de la paie de Toast dispose des informations nécessaires pour produire le NAS/SSN est le troisième jour ouvrable suivant la fin du trimestre. La Gestion de paie Toast soumet les taxes sur les salaires et les déclarations aux agences fiscales compétentes pour tous les clients actifs. Lorsqu’ils soumettent une déclaration à un organisme fiscal, la plupart des organismes fiscaux confirment l’acceptation ou le rejet des déclarations.
Si un employé est manquant ou n’a pas de NAS/SSN valide dans Gestion de la paie de Toast au moment des déclarations trimestrielles ou annuelles, voici les mesures prises pour différentes déclarations afin d’assurer le mieux possible le succès des déclarations.
Un NAS/SSN invalide dans ce contexte est défini comme :
La Gestion de paie Toast s’attend à ce que les déclarations ci-dessous soient rejetées si elles concernent un employé sans NAS/SSN :
Gestion de la paie de Toast tentera toujours de déposer auprès de l’agence, mais s’attend à ce que la déclaration complète, ainsi que tous les employés inclus, soit rejetée par l’agence. Gestion de la paie de Toast tentera d’aviser les exploitants lorsqu’une déclaration est rejetée par l’agence en raison d’informations manquantes sur le NAS/SSN.
Les employés sans NAS/SSN avec salaire au chômage dans les États ou provinces suivants ne seront pas inclus dans la déclaration de cotisation au chômage (SUTA) effectuée par Gestion de paie Toast au nom de ses clients :
Gestion de la paie de Toast supprimera ces employés et salaires de la déclaration. Cela n’aura aucune incidence sur les autres déclarations trimestrielles ou annuelles effectuées au nom du client dans cet État, dans d’autres États ou au niveau fédéral. Les employés exclus de la déclaration pourraient se voir refuser les prestations d’assurance-chômage de l’État s’ils en font la demande. Les clients peuvent voir les détails de la déclaration dans leur . Vous pouvez obtenir plus de détails sur les employés exclus en contactant le service à la clientèle.
Il s’agit d’un changement de politique à compter des déclarations effectuées pour le premier trimestre de 2024. Au cours des années et trimestres précédents, Gestion de la paie de Toast a soumis une déclaration comprenant ces employés et la déclaration entière était rejetée, ce qui avait une incidence sur tous les employés inscrits. Le changement de processus visant à exclure les employés dont le NAS/SSN est manquant/invalide et leur salaire augmente les chances que la déclaration soit acceptée par l’organisme et contribue ainsi à atténuer les pénalités liées aux déclarations manquantes/en retard. Cela permet aux employés titulaires d’un NAS d’accéder à d’éventuelles prestations de chômage.
Les dossiers des employés dont le NAS/SSN est manquant recevront un formulaire W-2 dans Gestion de la paie de Toast qui contient « 000-00-0000 » dans le champ NAS/SSN du formulaire. Le NAS/SSN « 000-00-0000 » sera également utilisé par Gestion de paie Toast lors de la production du formulaire W-2 auprès de l’IRS au nom des clients.
Bien que ce type de déclaration soit accepté par l’IRS, le fait de ne pas avoir le numéro de sécurité sociale réel et exact d’un employé peut rendre plus difficile pour celui-ci de produire ses déclarations de revenus personnelles.
Trois options s’offrent aux employeurs pour valider les NAS à des fins de déclaration salariale :
Si un NAS/SSN est incorrect ou a été ajouté à un profil d’employé après la date limite trimestrielle (trois jours ouvrables après la fin du trimestre), une modification est nécessaire pour déclarer avec exactitude les salaires de ce trimestre aux agences. Cela est vrai quelle que soit la méthode de déclaration décrite ci-dessus. Contactez pour commencer les démarches. Des frais de modification s’appliqueront.
Lorsque vous communiquez avec Gestion de paie Toast par courriel, veuillez inclure les renseignements suivants :
Lorsque Gestion de la paie de Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications entraînent des frais de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que le client aura accepté de payer les frais.
Remarque : Les demandes de modification peuvent prendre jusqu’à 10-16 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. De plus, en raison des déclarations trimestrielles, Gestion de la paie de Toast est en période d’interdiction le premier mois de chaque trimestre (janvier, avril, juillet et octobre). Si une demande est soumise pendant l’un de ces mois, elle sera traitée dans l’ordre où elle a été reçue lorsque la panne aura pris fin.
Une fois la demande traitée, Gestion de paie Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, l’employeur et l’employé peuvent trouver des informations mises à jour dans la section Taxes et documents de leur profil de paie.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Gestion de paie Toast n’est pas responsable des pénalités résultant de renseignements manquants. Le contenu de cet article est susceptible d’être modifié. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis et à jour.