Dernière mise à jour : 14 avr. 2026, 10 h 10
| À compter des déclarations du premier trimestre prévues pour avril 2024, Gestion de paie Toast exclura les employés et leur salaire de certaines déclarations s’ils ne disposent pas d’un numéro de sécurité sociale (NAS/SSN). Découvrez comment cela fonctionne et pourquoi Gestion de paie Toast a apporté cette modification dans Comment Gestion de paie Toast gère le NAS/SSN manquant ou invalide. |
Un numéro de sécurité sociale (SSN) est un numéro à 9 chiffres délivré aux citoyens et résidents américains à des fins d’identification, notamment à des fins fiscales.
Les salaires des employés enregistrés sur la liste de paie sont déclarés à l ' Administration de sécurité sociale et à d ' autres organismes fiscaux à l ' aide du NAS/SSN. Le NAS/SSN figure sur les déclarations fiscales trimestrielles de l’État ou de la province de l’employeur et sur les documents de fin d’année qu’un employé peut recevoir, tels qu’un formulaire W-2. Un NAS/SSN inexact ou manquant peut entraîner des déclarations fiscales inexactes, des déclarations fiscales non acceptées par les agences fiscales d’État et/ou des pénalités financières pour les employeurs.
Au niveau des employés, les salaires sont déclarés à l’Administration de la sécurité sociale à l’aide du NAS/SSN, qui apparaît sur le formulaire W-2 et sert à déclarer les impôts annuels. Un NAS/SSN manquant ou inexact peut rendre difficile la déclaration de ces taxes. Les salaires sont également déclarés aux agences d’assurance-chômage des États ou des provinces à l’aide du NAS/SSN de l’employé. Sans le bon NAS/SSN, ces salaires ne peuvent pas être déclarés correctement, ce qui pourrait poser problème si l’employé doit un jour déclarer son chômage.
Au nom de votre entreprise, Gestion de paie Toast déclare les salaires de vos employés et leurs impôts retenus dans les déclarations de cotisations salariales trimestrielles et annuelles. Toutes les agences fiscales fédérales et provinciales utilisent des numéros de sécurité sociale pour ces processus de déclaration des salaires; par conséquent, Gestion de paie Toast a besoin d’un NAS/SSN valide enregistré sur le profil de chaque employé. Sans ces informations, il y a un risque d’erreurs dans les rapports salariaux et fiscaux pour votre restaurant et vos employés.
Il existe trois façons d’afficher les numéros de sécurité sociale sur les profils des employés :
Si un employé n’a pas de NAS/SSN sur son profil Gestion de paie Toast, les employeurs en sont informés par :
Toast continue d’explorer comment nous pouvons accroître la sensibilisation et aider les clients à recueillir des informations sur le NAS/SSN.
La date limite pour s’assurer que Gestion de paie Toast dispose des informations NAS/SSN nécessaires à la déclaration est le troisième jour ouvrable suivant la fin du trimestre. La Gestion de paie Toast soumet les taxes sur les salaires et les déclarations aux agences fiscales compétentes pour tous les clients actifs. Lorsqu’ils soumettent une déclaration à un organisme fiscal, la plupart des organismes fiscaux confirment l’acceptation ou le rejet de la déclaration.
Si un employé est manquant ou a un NAS/SSN invalide dans Gestion de paie Toast au moment des déclarations trimestrielles ou annuelles, voici les mesures prises pour diverses déclarations afin d’assurer le mieux possible le succès des déclarations.
Un NAS/SSN invalide dans ce contexte est défini comme suit :
Gestion de paie Toast s’attend à ce que les déclarations ci-dessous soient rejetées si elles concernent un employé ayant un NAS/SSN manquant :
Gestion de paie Toast tentera toujours de déposer auprès de l’agence, mais s’attend à ce que la déclaration complète, ainsi que tous les employés inclus, soit rejetée par l’agence. Gestion de paie Toast tentera d’informer les exploitants lorsqu’un dépôt est rejeté par l’agence en raison d’informations manquantes sur le NAS/SSN.
Les employés qui n’ont pas de NAS/SSN avec salaire de chômage dans les États ou provinces suivants ne seront pas inclus dans la déclaration de cotisations à l’assurance-chômage (SUTA) que Toast Payroll effectue au nom de ses clients :
La Gestion de paie Toast retirera ces employés et salaires du dossier. Cela n’aura aucune incidence sur les autres déclarations trimestrielles ou annuelles effectuées au nom du client dans cet État, dans d’autres États ou au niveau fédéral. Les employés exclus de la déclaration pourraient se voir refuser les prestations d’assurance-chômage de l’État s’ils en font la demande. Les clients peuvent voir les détails de la déclaration dans leur dossier fiscal trimestriel. Vous pouvez obtenir plus de détails sur les employés exclus en contactant le service à la clientèle.
Il s’agit d’un changement de politique qui commence avec les déclarations effectuées pour le premier trimestre de 2024. Au cours des années et trimestres précédents, Gestion de paie Toast avait soumis une déclaration incluant ces employés et la déclaration entière était rejetée, ce qui avait une incidence sur tous les employés inscrits. Le changement de processus visant à exclure les employés ayant un NAS/SSN manquant/invalide et leur salaire augmente les chances que la déclaration soit acceptée par l’agence et aide ainsi à atténuer les pénalités liées aux déclarations manquantes/en retard. Cela permet aux employés titulaires d’un NAS/SSN d’accéder à d’éventuelles prestations de chômage.
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Les dossiers des employés ayant un NAS/SSN manquant recevront un formulaire W-2 dans Gestion de paie Toast qui contient « 000-00-0000 » dans le champ NAS/SSN du formulaire. Le NAS/SSN « 000-00-0000 » sera également utilisé par Gestion de paie Toast lors du dépôt du formulaire W-2 auprès de l’IRS au nom des clients.
Bien que ce type de déclaration soit accepté par l’IRS, le fait de ne pas avoir le NAS réel et exact d’un employé peut rendre plus difficile pour celui-ci de produire ses déclarations de revenus personnelles.
Trois options s’offrent aux employeurs pour valider le NAS/SSN à des fins de déclaration salariale :
Si un NAS/SSN est incorrect ou a été ajouté à un profil d’employé après la date limite trimestrielle (trois jours ouvrables après la fin du trimestre), une modification est nécessaire pour déclarer correctement les salaires de ce trimestre aux agences. Cela est vrai quelle que soit la méthode de déclaration décrite ci-dessus. Des frais de modification s’appliqueront. Contactez-nous par l’entremise du point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n’importe quelle page Gestion de paie Toast pour commencer le processus.
Lorsque vous communiquez avec Gestion de paie Toast, veuillez inclure les renseignements suivants :
Lorsque Gestion de paie Toast recevra ces informations, l’équipe du service à la clientèle comparera la demande à ce qui est indiqué dans le système. Depuis février 2026, les modifications entraînent des frais fixes de 250 $ par demande. Une demande peut inclure n’importe quel nombre d’employés, de trimestres et de FEIN, à condition que tout soit inclus dans une seule demande. La demande sera traitée une fois que le client aura accepté de payer les frais.
Remarque : Les demandes de modification peuvent prendre de 10 à 12 semaines et Toast ne peut garantir que la date d’achèvement sera antérieure aux dates limites de dépôt. Depuis avril 2026, les modifications ne sont plus soumises à des mois d’indisponibilité.
Une fois la demande traitée, Gestion de paie Toast en informera l’employeur par courriel. À ce moment-là, l’employeur et l’employé peuvent trouver des renseignements à jour dans la section Impôts et documents de leur profil de paie.
Ce contenu est fourni à titre indicatif et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Gestion de paie Toast n’est pas responsable des pénalités résultant de renseignements manquants. Le contenu de cet article peut être modifié. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils précis et à jour.