Toast Paie : Lisez votre trousse fiscale trimestrielle

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle
• Examinez et vérifiez votre trousse fiscale trimestrielle
• Trouvez les formulaires 940, 941 et 944 dans votre trousse
• Questions fréquemment posées
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Paie

Autorisations nécessaires :

• Accès à la zone des rapports dans Toast Paie, avec le reporting de dépôt fiscal activé

Ce que vous accomplirez : Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle la plus récente ou historique, puis examinez chaque partie pour confirmer que vos taxes ont été déposées correctement.

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Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle

Une trousse fiscale trimestrielle est un ensemble de documents qui contient tous les documents fiscaux et les déclarations déposées auprès des agences fiscales étatiques et fédérales en votre nom par Toast Payroll. Les formulaires fédéraux 940, 941 et (le cas échéant) 944 sont inclus dans la trousse fiscale trimestrielle.

Lorsqu'une trousse fiscale est disponible, un courriel de notification est envoyé à la dernière personne ayant soumis la paie. Les trousses fiscales trimestrielles sont généralement disponibles la troisième semaine complète du mois suivant la fin du trimestre. Si vous ne voyez pas de trousse juste après la clôture du trimestre, il est probable qu'elle n'ait pas encore été téléchargée.

Pour trouver votre trousse fiscale trimestrielle la plus récente ou toute trousse historique, naviguez vers Rapports > Dépôt fiscal. Utilisez les menus déroulants Année et FEIN pour définir l'année et l'identifiant fiscal corrects, puis sélectionnez le bouton flèche bleue à côté du trimestre que vous devez consulter et télécharger les fichiers.

Vous pouvez également accéder à votre trousse la plus récente depuis le Centre fiscal. Dans Toast Payroll, sélectionnez Taxes dans le menu de navigation à gauche, puis sélectionnez le bouton de téléchargement de la trousse fiscale. Pour en savoir plus sur le Centre fiscal, consultez Toast Payroll : Gérer les taxes de paie.

Résultat attendu : La trousse fiscale trimestrielle sélectionnée se télécharge en tant que PDF que vous pouvez enregistrer pour vos dossiers.

Remarque : Si une trousse que vous attendez n'est pas dans Rapports > Dépôt fiscal, ou si aucune trousse n'apparaît, consultez "Pourquoi ma trousse fiscale trimestrielle n'est-elle pas disponible au téléchargement ?" dans la section des questions fréquentes ci-dessous.

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Examinez et vérifiez votre trousse fiscale trimestrielle

Toast recommande de revoir votre dossier fiscal trimestriel en quatre parties, dans cet ordre :

1. Page de résumé
2. Récapitulatif de la réconciliation et écarts
3. Déclarations fiscales et dépôts
4. Dossier fiscal de l'entreprise (cela inclut un signalement sur les problèmes de dépôt)

Étape 1 - Page de résumé

La première page fournit un glossaire des termes d'activité fiscale pour le trimestre. Examinez la description au centre de cette page. Les chiffres des pages suivantes sont des indicateurs de trop-perçus ou de sous-perçus qui peuvent avoir causé des écarts, qui seront crédités ou débités de votre compte bancaire.

Étape 2 - Récapitulatif de la réconciliation et des écarts

Votre écart fiscal global se trouve dans le coin supérieur droit de la deuxième page du dossier fiscal trimestriel. Un écart est la différence entre ce qui est dû aux agences fiscales et le montant perçu lors du traitement standard de la paie. Tous les écarts fiscaux, qu'il s'agisse d'un crédit ou d'un débit, affectent votre compte à la mi-mois, environ entre le 19 et le 25, dans le mois qui suit la fin du trimestre.

Si aucun fonds supplémentaire n'est nécessaire, le Récapitulatif de la réconciliation affiche un solde nul pour les collectes.

Si des fonds supplémentaires sont nécessaires, le montant indiqué est débité de votre compte.

La moitié inférieure de la page réconcilie le montant des impôts que vous deviez par rapport aux montants retenus et remis aux agences fiscales fédérales et provinciales. Les colonnes sont :

• La colonne Responsabilité indique ce qui est dû en fonction des salaires et des taux d'imposition pour ces taxes.
• La colonne Dépôts montre le montant des fonds collectés au cours du trimestre par le biais de la paie à remettre aux agences.
• La colonne Ajustement Préalable indique tous les crédits ou soldes impayés pour la taxe associée.
• La colonne Écart montre la différence entre les colonnes Responsabilité, Dépôts et Ajustement Préalable.
• Le Type de Dépôt décrit comment l'écart est inclus dans l'écart fiscal trimestriel global, soit un crédit à votre compte bancaire, soit un débit à votre compte bancaire.

Remarque : Un écart est souvent causé par un taux d'imposition incorrect, tel qu'un taux de chômage d'État (SUTA/SUI) qui diffère du taux qui vous a été attribué par l'État. Pour examiner ou mettre à jour un taux, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Pour plus d'informations sur la localisation de votre taux, consultez Toast Paie : Trouvez votre taux SUTA/SUI.

Étape 3 - Examiner les déclarations fiscales et les dépôts

Les pages suivant le Récapitulatif de Réconciliation sont des copies de toutes les déclarations fiscales et dépôts pour le trimestre, par ordre alphabétique par État. Les déclarations fédérales viennent avant les déclarations d'État, et ces documents constituent la majorité de votre paquet fiscal.

Ces documents sont stockés dans Toast Paie, mais Toast recommande de les télécharger pour vos propres dossiers. Si vous utilisez un comptable, il peut avoir besoin de ces documents.

Étape 4 - Dossier Fiscal de l'Entreprise

Examinez cette section pour confirmer que vos dépôts ont été effectués et que les informations dans certaines colonnes sont correctes. Si ce n'est pas le cas, cela pourrait entraîner des pénalités ou des frais d'intérêt de la part des agences fiscales. Pour examiner cela, faites défiler jusqu'au tout dernier document de votre paquet fiscal trimestriel.

1. Examinez la colonne Numéro d'Identification de l'Employeur (EIN). Cette colonne fournit un signal d'alerte concernant le dépôt. S'il y a un message dans cette colonne, Toast n'a pas pu déposer avec succès un impôt particulier.
   1. Si vous avez déjà reçu votre EIN, ajoutez-le à votre page des comptes fiscaux. Pour des instructions, voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les comptes fiscaux.
   2. Si vous n'avez pas encore reçu votre EIN, utilisez les liens dans Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes fiscaux de l'État pour le localiser, puis ajoutez-le à la page des comptes fiscaux.
   3. Une fois qu'il a été ajouté, demandez une "exception de fin de trimestre" en sélectionnant le point de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Incluez des détails sur le trimestre ou les trimestres concernés et quel compte était en statut "Demandé".

Le message "Demandé" sur la page du profil fiscal de l'entreprise est mis en surbrillance.

2. Examinez la colonne des taux (%) et vérifiez que les taux sont corrects. Pour obtenir de l'aide pour localiser vos taux, voir Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes fiscaux de l'État. Si un taux n'est pas correct, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux et modifiez le taux approprié.
3. Examinez la colonne de fréquence. Cela représente la fréquence à laquelle Toast Payroll remet les impôts retenus aux agences fiscales. S'il n'est pas correct, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux pour modifier la fréquence de paiement.

Résultat attendu : Vous avez confirmé qu'il n'y a pas de messages "Demandé" et que vos taux et fréquences de paiement sont corrects, ou vous avez pris les mesures ci-dessus pour résoudre les problèmes que vous avez trouvés.

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Trouvez les formulaires 940, 941 et 944 dans votre paquet.

Les formulaires fiscaux fédéraux se trouvent à l'intérieur du paquet fiscal trimestriel, et non dans un rapport séparé. Pour les trouver, naviguez vers Rapports > Dépôt d'impôt, définissez l'Année correcte et le FEIN, puis sélectionnez le bouton flèche bleue pour ouvrir le paquet.

• Le formulaire 940 est la déclaration annuelle fédérale de chômage (FUTA). Il est inclus uniquement dans votre paquet fiscal du quatrième trimestre et apparaît généralement vers la cinquième page.
• Le formulaire 941 est la déclaration fédérale trimestrielle pour l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare. Il est inclus dans le paquet fiscal de chaque trimestre et apparaît généralement entre la sixième et la huitième page.
• Le formulaire 944 est la version annuelle du formulaire 941, déposée par les plus petits employeurs. Si Toast Payroll dépose le formulaire 944 pour vous, il est inclus dans votre paquet fiscal du quatrième trimestre. Une entreprise aura soit le formulaire 941, soit le formulaire 944, mais pas les deux.

Remarque : Si vous ne trouvez pas le formulaire 941 dans le paquet d'un trimestre, confirmez que vous avez ouvert le bon trimestre et le FEIN, et faites défiler les pages Récapitulatif de réconciliation jusqu'aux déclarations fédérales. Pour plus de détails sur ces formulaires, consultez Toast Payroll : Obtenez de l'aide avec les formulaires 940, 941 et 944.

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Questions Fréquemment Posées

Où puis-je trouver mon paquet fiscal trimestriel ?

Vous trouvez votre paquet fiscal trimestriel en naviguant vers Rapports > Dépôt d'impôt dans Toast Payroll. Définissez l'Année et le FEIN corrects à l'aide des menus déroulants, puis sélectionnez le bouton flèche bleue à côté du trimestre que vous devez consulter pour télécharger le paquet. Vous pouvez également accéder à votre paquet le plus récent en sélectionnant Impôts dans le menu de navigation à gauche pour ouvrir le Centre des impôts.

Aussi demandé comme :

• Où puis-je trouver mes rapports fiscaux trimestriels ?
• Où dois-je aller pour trouver le paquet de dépôt fiscal trimestriel ?
• Comment puis-je télécharger mon paquet fiscal trimestriel ?

Pourquoi mon paquet fiscal trimestriel n'est-il pas disponible en téléchargement ?

Votre paquet fiscal trimestriel peut ne pas être disponible en téléchargement car les paquets sont généralement téléchargés la troisième semaine complète du mois suivant la fin du trimestre. Si le trimestre vient de se terminer, revenez après ce point. Si la période de temps est écoulée et qu'un paquet pour lequel vous avez traité la paie est toujours manquant dans Rapports > Dépôt fiscal, contactez le service client de Toast en sélectionnant le point de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast afin qu'ils puissent confirmer si un paquet aurait dû être émis.

Aussi demandé comme :

• Pourquoi mon paquet fiscal du T1 est-il manquant ?
• Mes paquets trimestriels n'apparaissent pas dans la section de dépôt fiscal, que dois-je faire ?
• Le paquet n'est pas là, comment puis-je l'obtenir ?

Où se trouve le formulaire 941 dans mon paquet fiscal trimestriel ?

Le formulaire 941 se trouve à l'intérieur de votre paquet fiscal trimestriel, inclus dans chaque paquet trimestriel, et apparaît généralement entre la sixième et la huitième page après la section de récapitulation de la réconciliation. Pour ouvrir le paquet, allez à Rapports > Dépôt fiscal, définissez l'année et le FEIN, puis sélectionnez le flèche bleue bouton. Si vous avez besoin du formulaire 941 pour plusieurs trimestres passés, ouvrez et téléchargez chaque paquet fiscal trimestriel pour les périodes dont vous avez besoin.

Aussi demandé comme :

• Je n'ai pas de 941 dans mes paquets trimestriels, où est-il ?
• Je ne trouve pas le formulaire 941 dans notre paquet fiscal trimestriel.
• Comment puis-je obtenir mon 941 pour les trimestres précédents ?

Que signifie ma variance fiscale et quand sera-t-elle débitée de mon compte ?

Votre variance fiscale est la différence entre ce que vous deviez aux agences fiscales et ce qui a été collecté lors du traitement standard de la paie, et elle est indiquée dans le coin supérieur droit de la deuxième page de votre paquet fiscal trimestriel. La variance, qu'elle soit un crédit ou un débit, est débitée de votre compte bancaire à la mi-mois, généralement entre le 19 et le 25, dans le mois suivant la fin du trimestre. Une variance est souvent causée par un taux fiscal incorrect, tel qu'un taux SUTA/SUI qui ne correspond pas au taux attribué par votre État.

Aussi demandé comme :

• Quelle est la collecte de fonds supplémentaire sur mon paquet fiscal ?
• Pourquoi ai-je été débité pour une variance fiscale ?
• Où puis-je voir ma variance du premier trimestre ?

Que dois-je faire si j'ai reçu un avis d'agence ou si ma déclaration a été rejetée ?

Si vous avez reçu un avis d'agence d'État ou fédéral, ou si votre déclaration trimestrielle a été rejetée, commencez par consulter la section Fichier fiscal de l'entreprise de votre paquet fiscal trimestriel pour un message Demande faite ou un taux, un numéro de compte ou une fréquence incorrects, et corrigez-le sur la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux . Si le problème n'est pas quelque chose que vous pouvez résoudre sur la page des Comptes fiscaux, contactez le service client de Toast en sélectionnant le point de chat bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de paie Toast. Pour plus d'informations sur les déclarations rejetées, consultez Toast Paie : Obtenez de l'aide avec les rejets de déclarations fiscales .

Aussi demandé comme :

• Nos déclarations fiscales trimestrielles ont été rejetées, que dois-je faire ?
• J'ai reçu une lettre de l'IRS concernant mes formulaires.
• Ma déclaration a été déposée avec la mauvaise adresse.

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Articles connexes

• Toast Paie : Gérer les taxes de paie
• Toast Paie : Obtenez de l'aide avec les formulaires 940, 941 et 944
• Toast Paie : FAQ sur les déclarations fiscales et la fin d'année fiscale
• Toast Paie : Optimiser la bibliothèque de rapports
• Toast Paie : Obtenez de l'aide avec les comptes fiscaux

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Ce contenu est à des fins d'information et n'est pas destiné à être un conseil juridique, fiscal, RH ou tout autre conseil professionnel. Veuillez contacter un avocat ou un autre professionnel pour des conseils.