Toast Payroll : Lisez votre trousse fiscale trimestrielle

Dans cet article :

• Avant de commencer
• Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle
• Examinez et vérifiez votre trousse fiscale trimestrielle
• Trouvez les formulaires 940, 941 et 944 dans votre trousse
• Foire aux questions
• Articles connexes

Avant de commencer

S'applique à : Toast Payroll

Autorisations requises :

• Accès à la section Rapports de Toast Payroll, avec la déclaration de revenus activée

Ce que vous accomplirez : Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle la plus récente ou historique, puis examinez chaque partie pour confirmer que vos impôts ont été déclarés correctement.

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Trouvez votre trousse fiscale trimestrielle

Une trousse fiscale trimestrielle est un ensemble de documents qui contient tous les documents fiscaux et les déclarations produits auprès des agences fiscales fédérales et provinciales en votre nom par Toast Payroll. Les formulaires fédéraux 940, 941 et (le cas échéant) 944 sont inclus dans la trousse fiscale trimestrielle.

Lorsqu'une trousse fiscale est disponible, un courriel de notification est envoyé à la dernière personne ayant soumis la paie. Les trousses fiscales trimestrielles sont généralement disponibles la troisième semaine complète du mois suivant la fin du trimestre. Si vous ne voyez pas de trousse juste après la clôture du trimestre, c'est probablement qu'elle n'a pas encore été téléversée.

Pour trouver votre trousse fiscale trimestrielle la plus récente ou toute trousse historique, connectez-vous à payroll.toasttab.com et accédez à Rapports > Dépôt fiscal. (Lorsque vous sélectionnez Rapports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL qui commence par payroll.toasttab.com. Consultez Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Utilisez les menus déroulants Année et FEIN pour définir l'année et l'identifiant fiscal corrects, puis sélectionnez le bouton flèche bleue à côté du trimestre que vous devez consulter pour télécharger les fichiers.

Vous pouvez également accéder à votre trousse la plus récente à partir du Centre fiscal. Dans Toast Payroll, sélectionnez Taxes dans le menu de navigation de gauche, puis sélectionnez le bouton de téléchargement de la trousse fiscale. Pour en savoir plus sur le Centre fiscal, consultez Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie. (Si vous ne voyez pas Taxes sur le côté gauche de l'écran, sélectionnez Paie dans la barre de navigation de Toast Web à gauche pour faire apparaître la barre de navigation de Toast Payroll.)

Résultat attendu : La trousse fiscale trimestrielle sélectionnée se télécharge sous forme de fichier PDF que vous pouvez enregistrer pour vos dossiers.

Remarque : Si une trousse que vous attendez ne se trouve pas dans Rapports > Déclaration fiscale, ou si aucune trousse n'apparaît, consultez la section « Pourquoi ma trousse fiscale trimestrielle n'est-elle pas disponible pour téléchargement? » dans la section Foire aux questions ci-dessous.

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Examiner et vérifier votre trousse fiscale trimestrielle

Toast recommande d'examiner votre trousse fiscale trimestrielle en quatre parties, dans cet ordre :

1. Page sommaire
2. Récapitulatif de rapprochement et écarts
3. Déclarations et dépôts fiscaux
4. Dossier fiscal de l'entreprise (cela inclut un signalement pour les problèmes de déclaration)

Étape 1 - Page sommaire

La première page fournit un glossaire des termes relatifs aux activités fiscales pour le trimestre. Examinez la description au centre de cette page. Les chiffres figurant sur les pages suivantes sont des indicateurs de paiements en trop ou insuffisants qui peuvent avoir causé des écarts, lesquels seront crédités ou débités de votre compte bancaire.

Étape 2 - Récapitulatif de rapprochement et écarts

Votre écart fiscal global se trouve dans le coin supérieur droit de la deuxième page de la trousse fiscale trimestrielle. Un écart est la différence entre ce qui est dû aux organismes fiscaux et le montant perçu lors du traitement de la paie standard. Tous les écarts fiscaux, qu'il s'agisse d'un crédit ou d'un débit, sont portés à votre compte au milieu du mois, environ entre le 19 et le 25 du mois qui suit la fin du trimestre.

Si aucun fonds supplémentaire n'est requis, le Récapitulatif de rapprochement affiche un solde nul pour les perceptions.

Si des fonds supplémentaires sont requis, le montant indiqué est débité de votre compte.

La moitié inférieure de la page rapproche le montant des impôts que vous deviez par rapport aux montants retenus et versés aux agences fiscales fédérales et des États. Les colonnes sont :

• La colonne Passif indique ce qui est dû en fonction des salaires et des taux d'imposition pour ces impôts.
• La colonne Dépôts indique le montant des fonds perçus au cours du trimestre par la paie devant être versés aux agences.
• La colonne Ajustement antérieur indique tout crédit ou solde impayé pour l'impôt associé.
• La colonne Écart indique la différence entre les colonnes Passif, Dépôts et Ajustement antérieur.
• Le Type de dépôt décrit comment l'écart est inclus dans l'écart fiscal trimestriel global, soit un crédit à votre compte bancaire ou un débit à votre compte bancaire.

Remarque : Un écart est souvent causé par un taux d'imposition incorrect, comme un taux d'assurance-chômage de l'État (SUTA/SUI) qui diffère du taux que l'État vous a attribué. Pour examiner ou mettre à jour un taux, accédez à Paramètres > Paie > Comptes fiscaux. Pour en savoir plus sur la façon de trouver votre taux, consultez Toast Payroll : Trouvez votre taux SUTA/SUI.

Étape 3 - Examiner les déclarations et les dépôts fiscaux

Les pages suivant le Récapitulatif de rapprochement sont des copies de toutes les déclarations et de tous les dépôts fiscaux pour le trimestre, en ordre alphabétique par État. Les déclarations fédérales précèdent les déclarations des États, et ces documents constituent la majeure partie de votre trousse fiscale.

Ces documents sont conservés dans Toast Payroll, mais Toast recommande que vous les téléchargiez pour vos propres dossiers. Si vous faites appel à un comptable, il pourrait avoir besoin de ces documents.

Étape 4 - Dossier fiscal de l'entreprise

Examinez cette section pour confirmer que vos dépôts ont été effectués et que les renseignements dans certaines colonnes sont exacts. Si ce n'est pas le cas, cela pourrait entraîner des pénalités ou des intérêts de la part des agences fiscales. Pour examiner ceci, faites défiler jusqu'au tout dernier document de votre trousse fiscale trimestrielle.

1. Examinez la colonne Numéro d'identification de l'employeur (NIE). Cette colonne signale un problème potentiel concernant la déclaration. S'il y a un message Demandé dans cette colonne, Toast n'a pas été en mesure de déclarer une taxe particulière avec succès.
   1. Si vous avez déjà reçu votre NIE, ajoutez-le à votre page Comptes de taxes. Pour obtenir des instructions, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les comptes de taxes.
   2. Si vous n'avez pas encore reçu votre NIE, utilisez les liens dans Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes de taxes d'État pour le trouver, puis ajoutez-le à la page Comptes de taxes.
   3. Une fois ajouté, demandez une « exception de fin de trimestre » en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Incluez des détails sur le ou les trimestres concernés et sur le compte qui était dans un statut Demandé.

2. Examinez la colonne Taux (%) et vérifiez que les taux sont exacts. Pour obtenir de l'aide afin de trouver vos taux, consultez Toast Payroll : Inscrivez-vous aux comptes de taxes d'État. Si un taux n'est pas exact, accédez à Paramètres > Paie > Comptes de taxes dans Toast Payroll et modifiez le taux approprié.
3. Examinez la colonne Fréquence. Cela représente la fréquence à laquelle Toast Payroll verse les retenues d'impôt aux agences fiscales. Si elle n'est pas exacte, accédez à Paramètres > Paie > Comptes de taxes dans Toast Payroll pour modifier la fréquence de paiement.

Résultat attendu : Vous avez confirmé qu'il n'y a aucun message Applied For et que vos taux et fréquences de paiement sont exacts, ou vous avez suivi les étapes ci-dessus pour résoudre tout problème constaté.

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Trouver les formulaires 940, 941 et 944 dans votre trousse

Les formulaires fiscaux fédéraux se trouvent à l'intérieur de la trousse fiscale trimestrielle, et non dans un rapport distinct. Pour les trouver, accédez à Reports > Tax Filing, définissez le Year et le FEIN corrects, puis sélectionnez le bouton blue arrow pour ouvrir la trousse. (Lorsque vous sélectionnez Reports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Visitez Navigate Toast Payroll Within Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

• Le formulaire 940 est la déclaration annuelle fédérale de chômage (FUTA). Il est inclus uniquement dans votre trousse fiscale du quatrième trimestre et apparaît généralement vers la cinquième page.
• Le formulaire 941 est la déclaration fédérale trimestrielle pour l'impôt sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare. Il est inclus dans la trousse fiscale de chaque trimestre et se trouve généralement vers la sixième à la huitième page.
• Le formulaire 944 est la version annuelle du formulaire 941, produit par les plus petits employeurs. Si Toast Payroll produit le formulaire 944 pour vous, il est inclus dans votre trousse fiscale du quatrième trimestre. Une entreprise aura soit le formulaire 941, soit le formulaire 944, mais pas les deux.

Remarque : Si vous ne trouvez pas le formulaire 941 dans la trousse d'un trimestre, confirmez que vous avez ouvert le bon trimestre et le bon FEIN et que vous avez fait défiler les pages au-delà du Reconciliation Recap jusqu'aux déclarations fédérales. Pour plus de détails sur ces formulaires, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide avec les formulaires 940, 941 et 944.

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Foire aux questions

Où puis-je trouver ma trousse fiscale trimestrielle ?

Vous trouvez votre trousse fiscale trimestrielle en accédant à Reports > Tax Filing dans Toast Payroll.  (Lorsque vous sélectionnez Reports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Consultez Navigate Toast Payroll Within Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.) Définissez la bonne Year et le bon FEIN à l'aide des menus déroulants, puis sélectionnez le bouton blue arrow à côté du trimestre que vous devez consulter pour télécharger le dossier. Vous pouvez également accéder à votre dossier le plus récent en sélectionnant Taxes dans le menu de navigation de gauche pour ouvrir le Tax Center.

Également demandé comme :

• Où puis-je trouver mes rapports fiscaux trimestriels?
• Où dois-je aller pour trouver le dossier de déclaration fiscale trimestrielle?
• Comment puis-je télécharger mon dossier fiscal trimestriel?

Pourquoi mon dossier fiscal trimestriel n'est-il pas disponible au téléchargement?

Votre dossier fiscal trimestriel pourrait ne pas encore être disponible au téléchargement, car les dossiers sont généralement téléversés durant la troisième semaine complète du mois suivant la fin du trimestre. Si le trimestre vient de se terminer, revenez vérifier après cette période. Si le délai est passé et qu'il manque un dossier pour lequel vous avez traité la paie dans Reports > Tax Filing, communiquez avec le service à la clientèle de Toast en sélectionnant le blue chat dot dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll afin qu'ils puissent confirmer si un dossier aurait dû être émis. (Lorsque vous sélectionnez Reports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com.) Consultez Navigate Toast Payroll Within Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

Également demandé comme :

• Pourquoi mon dossier fiscal du T1 est-il manquant?
• Mes dossiers trimestriels n'apparaissent pas dans la section de déclaration fiscale, que dois-je faire?
• Le dossier n'est pas là, comment puis-je l'obtenir?

Où se trouve le formulaire 941 dans mon dossier fiscal trimestriel?

Le formulaire 941 se trouve à l'intérieur de votre dossier fiscal trimestriel, il est inclus dans le dossier de chaque trimestre et apparaît généralement vers la sixième à la huitième page après la section Récapitulatif de rapprochement. Pour ouvrir le dossier, accédez à Reports > Tax Filing, définissez la bonne Year et le bon FEIN, puis sélectionnez le bouton blue arrow. Si vous avez besoin du formulaire 941 pour plusieurs trimestres passés, ouvrez et téléchargez chaque dossier fiscal trimestriel pour les périodes dont vous avez besoin. (Lorsque vous sélectionnez Reports dans Toast Payroll, vous devriez voir une URL commençant par payroll.toasttab.com. Visitez Navigate Toast Payroll Within Toast Web pour savoir comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll.)

Également demandé comme :

• Je n'ai pas de formulaire 941 dans mes trousses trimestrielles, où se trouve-t-il?
• Je ne trouve pas le formulaire 941 dans notre trousse fiscale trimestrielle.
• Comment puis-je obtenir mon formulaire 941 pour les trimestres précédents?

Que signifie mon écart fiscal et quand sera-t-il porté à mon compte?

Votre écart fiscal est la différence entre ce que vous deviez aux organismes fiscaux et ce qui a été perçu pendant le traitement de la paie standard, et il est indiqué dans le coin supérieur droit de la deuxième page de votre trousse fiscale trimestrielle. L'écart, qu'il s'agisse d'un crédit ou d'un débit, est porté à votre compte bancaire au NIC, environ entre le 19 et le 25 du mois suivant la fin du trimestre. Un écart est souvent causé par un taux d'imposition incorrect, comme un taux SUTA/SUI qui ne correspond pas au taux attribué par votre État.

Également demandé comme :

• Qu'est-ce que la perception de fonds supplémentaire sur ma trousse fiscale?
• Pourquoi ai-je été débité pour un écart fiscal?
• Où puis-je voir mon écart du T1?

Que dois-je faire si j'ai reçu un avis d'un organisme ou si ma déclaration a été rejetée?

Si vous avez reçu un avis d'un organisme fédéral ou provincial, ou si votre déclaration trimestrielle a été rejetée, examinez d'abord la section Dossier fiscal de l'entreprise de votre trousse fiscale trimestrielle pour y trouver un message Demandé ou un taux, un numéro de compte ou une fréquence incorrects, et corrigez-les sur la page Paramètres > Paie > Comptes fiscaux dans Toast Payroll. (Apprenez comment fonctionne la nouvelle navigation de Toast Payroll en visitant Naviguer dans Toast Payroll au sein de Toast Web.) Si le problème ne peut pas être résolu sur la page Comptes fiscaux, communiquez avec le service à la clientèle de Toast en sélectionnant le point de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll. Pour en savoir plus sur les déclarations rejetées, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant les rejets de déclarations fiscales.

Également demandé comme :

• Nos déclarations fiscales trimestrielles ont été rejetées, que dois-je faire?
• J'ai reçu une lettre de l'IRS concernant mes formulaires.
• Ma déclaration a été produite avec la mauvaise adresse.

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Articles connexes

• Paie Toast : Gérer les taxes sur la masse salariale
• Paie Toast : Obtenir de l'aide pour les formulaires 940, 941 et 944
• Paie Toast : FAQ sur la déclaration fiscale et la fin d'année fiscale
• Paie Toast : Optimiser la bibliothèque de rapports
• Paie Toast : Obtenir de l'aide pour les comptes fiscaux

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