Dernière mise à jour : 11 sept. 2026, 13 h 39
Terminez toutes les tâches de fin de trimestre de Toast Payroll avant l'échéance de trois jours ouvrables afin que nous puissions produire des déclarations trimestrielles exactes.
| Toast Payroll pourrait ne pas être en mesure de produire certaines déclarations de revenus en votre nom si nous manquons des informations concernant le numéro d'identification de l'employeur (EIN) ou le numéro de sécurité sociale (SSN) avant la fin du trimestre. Pour examiner tout ce qui pourrait nous manquer, consultez Toast Payroll : Gérer les taxes sur la paie. |
S'applique à : Toast Payroll
Autorisations requises :
Rôle d'utilisateur RH+ dans Toast Payroll pour les tâches de fin de trimestre de l'employeur, comme les comptes fiscaux, les annulations et les demandes hors cycle. Les employés peuvent confirmer leur propre numéro d'assurance sociale, leur nom et leur adresse à partir de leur propre connexion.
Ce que vous accomplirez : Terminez toutes les tâches de fin de trimestre qui ont une incidence sur votre déclaration fiscale trimestrielle avant la date limite, afin que Toast Payroll puisse produire des déclarations exactes en votre nom et que vous évitiez les modifications et les frais.
Les questions de fin de trimestre se résument généralement à une seule tâche. Trouvez votre situation dans le tableau, puis accédez à la section correspondante ci-dessous pour connaître les étapes à suivre.
| Symptôme | Cause la plus fréquente | Solution rapide |
|---|---|---|
| Une erreur s'est glissée dans une paie déjà traitée et le trimestre est toujours ouvert | L'erreur peut être corrigée au cours du même trimestre | Demandez une annulation et enregistrez à nouveau le montant correct lors d'un cycle de paie au cours du même trimestre. Étapes complètes : voir Demander une annulation ci-dessous. |
| Une erreur s'est glissée dans une paie déjà déclarée ou dans une paie d'un trimestre précédent | Le trimestre est clos, le dépôt doit donc être corrigé | Communiquez avec le service à la clientèle de Toast pour entamer une modification (des frais s'appliquent généralement). Étapes complètes : voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide pour les modifications du formulaire W-2 ci-dessous. |
| Les salaires, les impôts ou un NAS sont erronés sur un formulaire W-2 | Le formulaire W-2 nécessite une actualisation ou une modification | Si les salaires, les impôts ou un NAS sont erronés sur un formulaire W-2, il nécessite soit une actualisation, soit une modification payante selon l'erreur. Étapes complètes : voir Toast Payroll : Obtenez de l'aide pour les modifications du formulaire W-2 ci-dessous. |
| Le numéro d'assurance sociale d'un employé est manquant ou incorrect | Le NAS doit être présent et exact avant le dépôt | Vérifiez et mettez à jour le NAS dans Toast Payroll avant la date limite. Étapes complètes : voir Vérifier et mettre à jour le NAS ci-dessous. |
| Vous avez reçu un avis ou une lettre d'une agence fiscale provinciale | Un numéro de compte fiscal, un taux ou une fréquence de paiement peut être obsolète | Vérifiez vos informations de compte fiscal, puis communiquez avec le service à la clientèle de Toast avec l'avis. Étapes complètes : voir Vérifier vos informations de compte fiscal ci-dessous. |
| Vous devez verser une prime, une indemnité de départ ou une correction en dehors de votre cycle de paie habituel | Le paiement nécessite une date de chèque différente de celle de votre paie Ordinaire | Demandez une paie hors cycle avant la date limite. Étapes complètes : voir Demander une paie hors cycle ci-dessous. |
| L'assurance vie collective, les indemnités de maladie versées par un tiers, les avantages sociaux ou les primes de société par actions (S-corp) doivent figurer sur le formulaire W-2 | Ces gains doivent être inscrits sur une paie au cours de l'année civile. | Inscrivez les gains supplémentaires (ceux-ci peuvent être répartis sur plusieurs trimestres). |
La date limite pour publier toute modification aux données inscrites sur les déclarations fiscales trimestrielles est de trois jours ouvrables suivant la fin du trimestre. Cela s'applique à toute date de chèque au cours du trimestre civil, peu importe les dates de la période de paie.
Après le quatrième jour ouvrable suivant la fin du trimestre, les modifications aux données dans les sections ci-dessous nécessitent une modification ou une correction à vos déclarations fiscales, ou des modifications aux formulaires W-2 des employés. Des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.
Les périodes trimestrielles pour chaque année sont :
Remarque : C'est la date de votre chèque — et non votre période de paie — qui détermine à quel trimestre les gains appartiennent. Tout ce qui est traité avec une date de chèque dans le trimestre en cours est déclaré dans ce trimestre. Pour que des gains soient déclarés dans un trimestre précédent après sa clôture, vous devez effectuer une modification.
Lorsqu'une erreur survient sur une paie déjà traitée, la solution appropriée dépend de si le trimestre est toujours ouvert.
Si le trimestre est toujours ouvert (vous êtes dans les trois jours ouvrables suivant la fin du trimestre) :
Une annulation supprime l'enregistrement de paie original et inverse ses gains, ses impôts et ses retenues. Enregistrez à nouveau le montant correct sur un cycle de paie dont la date de chèque tombe dans le même trimestre. Consultez la section sur les annulations ci-dessous.
Si le trimestre est déjà clos :
La suppression ou le nouvel enregistrement de gains ou de retenues d'un trimestre précédent nécessite une modification et entraîne généralement des frais. Communiquez avec le service à la clientèle de Toast pour commencer.
Si l'erreur figure sur un formulaire W-2 :
Une erreur de nom ou d'adresse se corrige par une mise à jour, tandis qu'une erreur de numéro d'assurance sociale (NAS), de salaire ou d'impôt nécessite une modification. Pour décider entre une mise à jour ou une modification, connaître les frais et savoir comment en faire la demande, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide pour les modifications de formulaires W-2.
Si un employé a été oublié ou a reçu un montant erroné sur une paie soumise :
Un calcul rapide, une paie hors cycle ou une paie future peut être une meilleure solution qu'une annulation. Consultez Toast Payroll : Employé oublié ou paie manquante sur la paie.
Une annulation dans Toast Payroll supprime un enregistrement de paie et inverse les gains, les impôts et les retenues de la transaction originale. Un enregistrement annulé empêche également ce chèque de paie d'apparaître sur le formulaire W-2 de l'employé.
Comme les annulations ont une incidence sur les taxes déclarées trimestriellement, une annulation doit être enregistrée lors d'un cycle de paie dont la date de chèque se situe dans le même trimestre que la transaction initiale. Les annulations doivent être initiées au plus tard trois jours ouvrables après la fin du trimestre. Si le trimestre est clos, une modification est nécessaire à la place.
Pour demander une annulation, communiquez avec le service à la clientèle de Toast en sélectionnant le bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de toute page de Toast Payroll. Si vous n'avez plus de cycle de paie restant dans le trimestre, une paie hors cycle peut être configurée pour effectuer l'annulation.
Pour savoir quand une annulation s'applique, quelles informations fournir et comment l'annulation apparaît sur votre paie, consultez Toast Payroll : Demander une annulation.
Résultat attendu : Votre annulation est enregistrée à une date de chèque située dans le même trimestre, de sorte que votre déclaration trimestrielle reflète les montants corrects.
Pour déclarer les salaires des employés dans le cadre de nos services de déclaration fiscale, chaque numéro de sécurité sociale (NSS) d'employé doit être présent et exact dans Toast Payroll avant l'échéance de trois jours ouvrables suivant la fin du trimestre.
De nombreux États n'acceptent pas les déclarations contenant des NSS manquants, invalides ou fictifs. Certains États peuvent accepter un NSS invalide, mais imposer des pénalités ou exiger des corrections.
Pour rester à jour sur tout NSS ou autre information manquante, consultez régulièrement le Centre fiscal en accédant à Taxes dans Toast Payroll. Pour examiner et mettre à jour les NSS, consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant les numéros de sécurité sociale. Pour vérifier si un NSS est valide, utilisez le système de vérification des NSS de la Social Security Administration.
Remarque : Si un NSS était erroné sur un formulaire W-2 déjà déclaré, sa correction nécessite une modification du formulaire W-2. Consultez Toast Payroll : Obtenir de l'aide concernant les modifications du formulaire W-2.
Vos renseignements fiscaux complets et à jour permettent à Toast Payroll de produire les déclarations fiscales de votre entreprise en votre nom. Nous devons avoir ces renseignements au plus tard trois jours ouvrables après la fin du trimestre.
Si vous n'êtes pas certain de vos numéros de compte fiscal de l'État, consultez les tableaux dans Toast Payroll : Register for State Tax Accounts pour vous aider à vous inscrire ou à trouver un numéro de compte fiscal.
Si vous recevez un avis de votre organisme fiscal local ou de l'État concernant vos numéros de compte fiscal de l'État (parfois appelés SIT EIN et SUTA EIN), votre taux d'imposition du chômage de l'État ou votre fréquence de paiement, accédez à Settings > Payroll > Tax Accounts pour saisir les renseignements mis à jour. Pour plus de détails sur la page Tax Accounts, consultez Toast Payroll : Get Help With Tax Accounts.
Résultat attendu : Vos numéros de compte fiscal de l'État, votre taux de chômage et votre fréquence de paiement sont exacts dans Toast Payroll avant la date limite.
Remarque : Un taux de chômage inexact est une cause fréquente d'écart fiscal lors de la déclaration trimestrielle ou d'un avis ultérieur de l'organisme. Si vous recevez une lettre indiquant qu'un trimestre n'a pas été déclaré ou a été déclaré incorrectement, vérifiez vos renseignements de compte fiscal, puis communiquez avec le service à la clientèle de Toast en fournissant les détails de l'avis.
Toast Payroll peut configurer des paies supplémentaires en dehors de votre cycle de paie habituel, appelées paies hors cycle. Les raisons de créer une paie hors cycle incluent :
Pour créer une paie hors cycle, accédez à Payroll > One time payment > Schedule a payment > Off-cycle. Cela doit être fait avant trois jours ouvrables après la fin du trimestre. Pour les détails de configuration, consultez Toast Payroll : Configurer et paramétrer les paies hors cycle.
Résultat attendu : Votre paie hors cycle est prévue avec une date de chèque qui tombe dans le bon trimestre.
Tout élément qui doit figurer sur le formulaire W-2 doit également être enregistré sur une paie au cours de l'année civile, souvent en même temps que d'autres salaires. Pour cette raison, ces éléments peuvent être répartis sur plusieurs trimestres plutôt que tous à la fin du trimestre. Les éléments courants comprennent :
Pour enregistrer l'un de ces éléments, communiquez avec le service à la clientèle de Toast par l'entremise du bouton de clavardage bleu dans le coin inférieur droit de n'importe quelle page de Toast Payroll.
La date limite de fin de trimestre dans Toast Payroll est fixée à trois jours ouvrables après la fin du trimestre. D'ici cette date, enregistrez toute modification aux données figurant sur les déclarations fiscales trimestrielles, demandez toute annulation, vérifiez les numéros de sécurité sociale des employés et confirmez les renseignements sur votre compte de taxe d'État. Après le quatrième jour ouvrable, les modifications nécessitent une rectification ou une correction, et des frais supplémentaires peuvent s'appliquer.
Également demandé sous la forme :
Pour corriger une paie d'un trimestre précédent, vous avez besoin d'une modification, car le trimestre a déjà été déclaré. Communiquez avec le service à la clientèle de Toast pour commencer, et notez que des frais s'appliquent généralement. Si le trimestre est toujours ouvert, vous pouvez plutôt demander une annulation et enregistrer à nouveau le montant correct sur un cycle de paie du même trimestre.
Également demandé sous la forme :
Le besoin d'une annulation, d'un cycle hors paie ou d'une modification dépend du moment. Si le trimestre est toujours ouvert, demandez une annulation et enregistrez à nouveau le montant correct sur un cycle de paie du même trimestre; s'il ne vous reste aucun cycle de paie dans le trimestre, un cycle hors paie peut prendre en charge l'annulation. Si le trimestre est déjà clos, vous avez besoin d'une modification. Pour une paie oubliée ou un employé omis sur une paie soumise, un calcul rapide ou une paie future peut s'appliquer — voir Toast Payroll : Employé oublié ou paie manquante sur la paie.
Également demandé sous la forme :
Toast Payroll produit vos déclarations de taxes sur la masse salariale trimestrielles lorsque vous avez utilisé Toast Payroll pour le trimestre et que vous avez des renseignements fiscaux complets et exacts au dossier. Si vous avez reçu un avis d'un organisme d'État indiquant qu'un trimestre n'a pas été déclaré, a été déclaré incorrectement ou est en retard, vérifiez d'abord les renseignements de votre compte fiscal, puis communiquez avec le service à la clientèle de Toast en fournissant les détails de l'avis afin que nous puissions l'examiner.
Également demandé sous la forme :
Un NAS doit être exact avant la date limite de fin de trimestre, car de nombreux États n'acceptent pas les déclarations contenant des numéros d'assurance sociale manquants, invalides ou fictifs, et certains États imposent des pénalités pour les numéros invalides. Vérifiez et mettez à jour les NAS dans Toast Payroll avant la date limite. Si un NAS était déjà erroné sur un formulaire W-2 produit, sa correction nécessite une modification au formulaire W-2.
Également demandé sous la forme :
Ce contenu est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique, fiscal, en ressources humaines ou tout autre conseil professionnel. Veuillez communiquer avec un avocat ou un autre professionnel pour obtenir des conseils.